Revisionsrapport Uppföljande granskning av leverantörsfakturor samt granskning av kundfakturor Pajala kommun Conny Erkheikki Auktoriserad revisor Anna Carlénius Revisonskonsult
Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning och förslag 1 2. Bakgrund 3 2.1. Revisionsfrågor 4 2.2. Metod och avgränsning 4 3. Granskningsresultat 5 3.1. Hantering av inkomna leverantörsfakturor 5 3.2. Hanteringen av kundfakturor 7 3.2.1. Riktlinjer och rutinbeskrivningar 7 3.2.2. Stickprov kundfakturor 8 3.2.3. Hantering av avvikelser från regler och rutiner 8 3.2.3.1. Klagomål 9 Pajala kommun
1. Sammanfattande bedömning och förslag har i en uppföljande granskning på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Pajala kommun granskat om kommunstyrelsen säkerställt internkontrollen i enlighet med de förslag revisionen lämnade i en tidigare granskning 2011 rörande leverantörsfakturor och utbetalningar. Vidare har granskat om kommunens rutiner för hanteringen av kundfakturor är ändamålsenlig och säkerställd ur internkontrollsynpunkt.. Efter genomförd granskning bedömer vi att kommunens interna kontroll avseende kundfakureringen i huvudsak är tillräcklig. Utifrån granskningens resultat och de bedömningar vi gjort lämnar vi följande rekommendationer: Kommunstyrelsen och nämnderna bör löpande se över riktlinjer, rutinbeskrivningar, anvisningar, policys etc. så att dessa är aktuella och speglar rådande förutsättningar. Med utförliga process- och rutinbeskrivningar minskar personbundenheten i processerna och risken för att fel uppstår i samband med personalomsättning och semestrar minskar. Samtliga kontroller som ska utföras i samband med faktureringen bör vara dokumenterade för att minska sårbarheten vid t.ex. personalomsättning, sjukdom, semester eller annan frånvaro. Det saknas beskrivning för när fakturering ska ske. För de stora faktureringsvolymerna exempelvis VA-renhållningsfakturor finns verksamhetssystem för registrering och upprättande av debiterings- /faktureringsunderlag. Vår generella bedömning, baserad på intervjuerna och verifieringarna är att kundfakturor i all väsentlighet överensstämmer med upprättade faktureringsunderlag. Som nämnts tidigare finns det verksamhetssystem för de största faktureringsvolymerna där debiterings-/faktureringsunderlag går iväg som fil till ekonomisystemet. Noteras ska att granskningen inte har omfattat om registrering av debiterings-/faktureringsunderlag sker vid rätt tidpunkt. När det gäller de största faktureringsvolymerna på Tekniska enheten sker dock fakturering periodiskt och med stöd från verksamhetssystem. Det finns centrala riktlinjer, policys och rutinbeskrivningar. Riktlinjer etc. bör vid specifika fall upprättas per förvaltning för att passa verksamhetens karaktär. Pajala kommun 1 av 9
Hanteringen av avvikelser från rutiner och regler, kommer ekonomikontoret att arbeta med under våren 2013. Ekonomikontoret är medvetna om vad som kan uppstå vid olika situationer men behöver dokumentera det mer utförligt. Den sammanfattande bedömningen avseende leverantörsfakturor är att den interna kontrollen avseende externa fakturor i huvudsak är god och har förbättrats sedan den föregående granskningen men att det finns utrymme för förbättringar inom hanteringen av leverantörsfakturor och andra utbetalningar. Vi noterar som positivt att kommunen har förbättrat informationen kring hantering av leverantörsfakturor. Våra rekommendationer sammanfattas nedan. Kommunen bör fortsätta att verka för att fler fakturor åsätts/märks med referensnummer då fakturor fortfarande saknar detta. Detta kommer att underlätta hanteringen och säkerställa att flödet går snabbare, att fakturan med större sannolikhet bokförs på rätt projekt, objekt och konto. Att få till en märkning av fakturorna måste ske redan vid beställning och ansvaret vilar på beställarna. o o Åtgärder som Pajala kommun gör för att öka antalet märkta fakturor är att regelbundna leverantörer får en handling av kommunen där det framgår vilken information som ska efterfrågas av beställaren samt att den ställs till rätt adress inom kommunen. Vidare bör arbetet ledas av någon på ekonomikontoret som under en tidsperiod intensivt samverkar med nämnder och bolag. Mätningar bör sedan ske hur antalet (rätt) märkta fakturor ökar. Tydliga och mätbara mål bör sättas ut och följas upp regelbundet. Kommunstyrelsen bör dokumentera och fastställa rutinen för utbetalningar som inte sker mot faktura. Pajala kommun 2 av 9
2. Bakgrund Brister i den interna kontrollen avseende externa leverantörsfakturor kan innebära att kommunen felaktigt betalar för varor och tjänster som inte levererats/beställts eller att ett felaktigt pris betalas för levererade varor och tjänster. Kommunens regelverk för den interna kontrollen av leverantörsfakturor ska förhindra att detta sker. Vidare ska den interna kontrollen tillse att endast personer som har behörighet att köpa in varor och tjänster gör det. Kommunen tillhandahåller och utför en mängd olika tjänster för vilka avgifter debiteras till kommuninvånare, andra kommuner, företag med flera. Det handlar exempelvis om äldreomsorgsavgifter, VA-avgifter, planavgifter, barnomsorgsavgifter etc. Att ha en välfungerande administration är således viktigt för att uppnå en effektiv hantering av kommunens fakturering. Revisionella insatser styrs av risk och väsentlighet. Det vill säga väsentligheten är hög då dessa tjänster genererar stora intäkter till kommunen. Det finns dessutom risker förknippade med faktureringsadministrationen. Det är nämnderna som ansvarar för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde, både till utformning och till utförande. Nämnderna ska således utforma anvisningar för den egna interna kontrollens organisation, utformning och funktion. Kommunstyrelsen har till uppgift att främja den interna kontrollen. Viktigt är att den interna kontrollen utformas utifrån ett för alla nämnder gemensamt synssätt. Revisorerna granskade 2011 om kommunen hade ändamålsenliga rutiner och tillräcklig intern kontroll av externa fakturor och andra utbetalningar från kommunen. Den sammanfattade bedömningen var att den interna kontrollen generellt sett var god men att det fanns utrymme för förbättringar. Följande förslag lämnades: Kommunen bör skriftligt dokumentera exakt vilka kontroller av inkommande fakturor som ska ske. Kommunen bör tydligare dokumentera hur fakturor skall hantera där det visar sig att aktuell F-skattsedel saknas och vilken skyldighet kommunen som beställare har att kontrollera detta. Kommunen bör verka för att fler fakturor åsätts märke med objekt eller projekt då en stor andel fakturor saknar detta. Kommunen bör dokumentera och fastställa rutinen för utbetalningar som inte sker mot faktura. Pajala kommun 3 av 9
2.1. Revisionsfrågor Har kommunstyrelsen säkerställt internkontrollen i enlighet med revisionens förslag? Är kommunens rutiner för hanteringen av kundfakturor ändamålsenlig och säkerställd ur internkontrollsynpunkt? Granskningen har skett utifrån följande kontrollmål; Befintliga regelverk, rutiner och processer för hanteringen av kundfakturor. Dokumentation och praxis. Uppföljning av att hanteringen av kundfakuror sker enligt fastställda regler och rutiner. Hantering av avvikelser från regler och rutiner, samt av klagomål. 2.2. Metod och avgränsning Dokumentstudier och stickprov samt intervju med ekonomichef, controller, tekniskchef och kortare samtal med tjänstemän utifrån vad som framkommer i stickprovet. Stickprov har tagits för att se om fler leverantörsfakturor åsatts med objekt eller projekt. Stickprov har även tagits på tekniska enhetens kundfakturor för att se att kommunens rutiner för hanteringen av kundfakturor är ändamålsenlig och säkerställd ur internkontrollsynpunkt. Stickproven är avgränsade till viss del av året, september-december 2012. Granskningen omfattar inte kommuninterna fakturor och betalningar. Pajala kommun 4 av 9
3. Granskningsresultat 3.1. Hantering av inkomna leverantörsfakturor Utifrån revisorernas granskning 2011 lämnades följande förslag: Kommunen bör skriftligt dokumentera exakt vilka kontroller av inkommande fakturor som ska ske. Detta underlättar hanteringen och kvalitetssäkrar den. Ekonomienheten har upprättat en ny information till beställare inom Pajala kommun. I informationen står det bland annat att man vill effektivisera arbetet med leverantörsfakturorna och för att säkerställa att kostnaden hamnar på rätt verksamhet kräver vi att objekt eller projekt anges på fakturorna. Ekonomienheten skriver vidare att objekt/projekt samt namn är det viktigaste. Pajala kommun har även gått ut med en information till kommunens leverantörer där kommunen förklarar varför objekt eller projekt måste finnas med på fakturan. Kommunen bör tydligare dokumentera hur fakturor skall hantera där det visar sig att aktuell F-skattsedel saknas och vilken skyldighet kommunen som beställare har att kontrollera detta. Ekonomienheten har kompletterat de skriftliga instruktionerna med vad som skall göras när en faktura anländer där leverantören saknar F-skatt. Kommunen bör verka för att fler fakturor åsätts märke med objekt eller projekt då en stor andel fakturor saknar detta. Totalt gjordes 40 stickprov på leverantörsfakturor från 2012-09-01--2012-12-31 ur ekonomisystemet. Urvalet gjordes utifrån alla leverantörsfakturor under angiven tid och därefter slumpmässigt. Nedan redovisas en tabell på de fakturor som saknade objekt eller projekt nummer. Totalt var det 9 stycken (23 %) av fakturor som saknade objekt eller projekt nr. De övriga har granskats utan anmärkning. Sammanfattningsvis kan man säga att det finns en referens men ej rätt referens. Avsaknaden av rätt referens gör att den person som hanterar dessa orsakas merarbete och handpåläggning, samtidigt som det finns en risk att fakturan konteras på fel ansvar, projekt, objekt eller konto. Nedan visas en tabell på referenserna som de 9 fakturorna som saknade objekt eller projekt nummer hade. Pajala kommun 5 av 9
Faktura Referens Ver nr 1 Kulturskolan 3158 2 Namn 4705 3 Adm.enhet 1396 4 Namn 2643 5 Namn 4523 6 Namn 1426 7 Badhusfiket 1317 8 Centralskolan 1295 9 Pajala kommun 1438 Kommunen bör dokumentera och fastställa rutinen för utbetalningar som inte sker mot faktura. Ekonomienheten förklarar det så här: När ekonomienheten gör utbetalningar utan faktura har de en blankett som ska fyllas i. Den finns i två upplagor: 1) En som skannas in och går samma väg som en leverantörsfaktura. Detta görs bland annat med föreningsbidrag, vägbidrag, HAB ersättning, partibidrag som är återkommande utbetalningar utan fakturor. Det är en tjänsteman på verksamheten som ansvarar för utbetalningen som skapar ett underlag där de hänvisar till ett beslut eller till gällande regler för utbetalningen. Denna skickas till ekonomikontoret och skannas in och behandlas därefter som vilken leverantörsfaktura som helst. 2) När en utbetalning är bråttom eller om det gäller en privatpersons utlägg fylls en blankett i där man konterar och attesterar, en gransknings- och en beslutsattest. Blanketten skickas till ekonomikontoret där en av våra två handläggare som hanterar kassaflödet lägger upp betalningen på internetbanken. Denna kontrasigneras av den andre handläggaren eller någon av oss ekonomer. Kommunen använder denna rutin för bland annat utlägg som anställda gjort. Det finns i attest- och utanordningsreglementet krav på två attester och i vår teckningsrättsbeslut på att kommunen signerar två i föreningsutbetalningar. Pajala kommun 6 av 9
3.2. Hanteringen av kundfakturor 3.2.1. Riktlinjer och rutinbeskrivningar Kommunen har ett centralt dokument/policy Finanspolicy Pajala kommun som ekonomienheten hänvisar till när det gäller kundfakturor. Ekonomienheten kommer att göra en översyn av kommunens policy och regelverk under år 2013. Ekonomienheten har även fått i uppdrag att upprätta ett internreglemente och ska påbörja detta under våren 2013. Nedan presenteras de mest centrala delarna som berör kundfaktureringen: Kravtermer - Nedskrivning; borttag av intäkt och tillgång i redovisningen görs när fordran bedöms vara osäker t ex när den går vidare till kronofogdemyndighet. - Avskrivning; borttag av fordran som bedöms omöjlig att driva in ex vid konkurs. Försvinner för gott ur kravkedjan. - Kreditering; borttag eller rättelse (delkreditering) av felaktig faktura. Betalningsströmmar Rutiner ska utformas så att kommunkoncernen får in sina betalningar så snabbt som möjligt och att utbetalningar sker på rätt dag. - Kommunens normala betalningsvillkor skall vara 30 dagar netto. - Beloppsgräns för fakturering via kundreskontran är 20 kronor, vid lägre belopp används inbetalningskort. - Ansökan om bidrag samt rekvisition av bidrag skall ske så snabbt som möjligt. Förskott skall sökas i de fall det är möjligt. - Ersättning externa arbeten; fakturering skall ske snarast efter arbetets slutförande. Kravrutiner Åtgärd Tidfrist: Betalningspåminnelse: förfallodag +10 dagar. Inkassokrav: förfallodag +20 dagar. Betalningsföreläggande: förfallodag +30 dagar. Kommunen fakturerar lagstadgade avgifter i kravhanteringen. Om skulden inte är reglerad efter avslutad kravkedja kan avstängning av tjänsten bli aktuell. Pajala kommun 7 av 9
Kravverksamheten bedrivs av ekonomienheten som äger rätt att besluta om ett ärendes handläggning. 3.2.2. Stickprov kundfakturor Totalt gjordes 15 stickprov på kundfakturor från Tekniska enheten. Urvalet exkluderade VA- och renhållningsfakturorna eftersom dessa sköts via ett system och risken för fel är liten. Avgränsning i tid gjordes till september-december 2012. Totalt fanns det 38 kundfakturor på enheten av dessa valdes 15 stycken ut, ett urval på 40 %. Kundfakturorna har granskats utan anmärkning. Beloppsgräns för fakturering via kundreskontran är 20 kronor, vid ett lägre belopp används inbetalningskort. Enligt samtal med tjänstemän på tekniska enheten används inbetalningskort i samband med att kommunmedborgare har lämnat in något på återvinningen och då till belopp som är under 20 kr. Förekommer vid enstaka fall. 3.2.3. Hantering av avvikelser från regler och rutiner När kunden anser att fakturan är felaktig meddelar verksamheten det till ekonomikontoret. På ekonomikontoret utreds fakturan. Vid fel görs antingen en kreditfaktura eller en makulering av fakturan. När kunden betalar in för mycket t.ex. dubbelbetalar. uppmärksammas detta vid avstämningarna på ekonomikontoret. Ett underlag upprättas som ekonomichef undertecknar, vidare läggs underlaget in på banken av personal på ekonomikontoret och kontrasigneras av personal på ekonomikontoret. En återbetalning sker sedan via internetbanken. Enligt samtal med tjänstemän på Pajala kommun betalar oftast kunderna. Om det visar sig att kunden inte har betalat följer kommunen rutinen med inkassokrav. Internt är arbetsgången den att en lista på kunder som inte betalat skickas till t ex handläggarna på skolan vad gäller exempelvis förskoleavgift. Ofta tar förskolan kontakt med föräldrarna och därefter brukar betalningen komma in. På Socialförvaltningen används ibland autogiro för att få in betalningen. Enligt samtal med personal på ekonomikontoret är uppfattningen att det sällan är någon som beviljas anstånd med betalning eller avskriver fordran. Det beror nog inte alltid på att personalen på kommunen känner till finanspolicyn utan för att de vill ta beslut frågan. Det har däremot hänt att tjänstemän sagt att kunden kan betala när kunden får lön. När det händer markerar ekonomikontoret att de inte har rätt att ta de besluten. På ekonomikontoret är detta ett utvecklingsområde som prioriteras. Ekonomikontoret kommer att göra en översyn av finanspolicyn samt arbeta med att utveckla en internkontrollpolicy. Uppfattningen är att det saknas tydliga regler för att hantera avvikelser. Pajala kommun 8 av 9
3.2.3.1. Klagomål Klagomål på en kundfaktura går till den som upprättat fakturan alternativt chefen för verksamheten. Dessa gör bedömning om klagomålen har någon grund och fattar beslut om kreditering/makulering av fakturor. Nedskrivning av osäkra fakturor görs av förvaltningschef eller samråd med ekonomichef. Avskrivning av faktura görs av kommunstyrelsen om det avser fordran på över 10 000 kronor, annars är det ekonomichef som avskriver fakturan. Avskrivning görs framförallt vid dödsfall om dödsboet saknar utmätningsbara tillgångar. 11 Conny Erkheikki, projektledare Hans Forsström, uppdragsledare Pajala kommun 9 av 9