Arbetsgruppen för projektbeskrivning över Projekt 24-timmarskommunen i Halmstad 2005-03-09 Projektbeskrivning över Projekt 24-timmarskommunen i Halmstad
Innehåll 1 Inledning... 3 1.1 Förord... 3 2 Syfte, inriktning och huvudmål... 4 2.1 Projektets syfte... 4 2.2 Inriktning... 4 2.3 Huvudmål... 5 3 Delmål Utbud - innehåll... 6 3.1 Inledning... 6 3.2 Tjänster... 6 3.3 Administrationen... 6 4 Delmål Kommunikation... 7 4.1 Inledning... 7 4.2 IT-plattform...7 5 Avgränsningar... 8 5.1 Vad projektet inte omfattar... 8 6 Projektorganisation... 9 6.1 Beställare, styrgrupp, projektledare, projektmedarbetare... 9 6.2 Samarbetspartners och referensgrupper... 9 7 Budget och tidplan... 10 7.1 Budget... 10 7.2 Tidplan... 10 8 Utvärdering... 11 8.1 Avrapporteringar och utvärdering... 11
1 Inledning 1.1 Förord Hur ska Halmstads kommun arbeta med 24-timmarsfrågorna? En arbetsgrupp bestående av Anette Johansson, Anne Petäjäjärvi, Charlotte Fredin, Catarina Eriksson, Hans Olsson, Håkan Pålemo, Jan Nilsson och Udo Metz som också varit samordnare, ger med denna projektbeskrivning ett förslag på Projekt 24-timmarskommunen i Halmstad. Vi har utgått från en förstudie Modell för 24-timmarskommunen i Halmstads kommun, författad av Stadskontoret våren 2004, erfarenheter från den egna verksamheten och från pågående arbeten och diskussioner i och utanför Sverige. Denna projektbeskrivning remitteras till bolag och förvaltningar inom Halmstads kommun. Efter bearbetning av remissvaren gör arbetsgruppen en revidering av projektbeskrivningen för en slutlig bedömning. Hela vårt arbete är samlat i en databas, HK 24-timmar, som kan tjäna som referensmaterial för det tänkta projektet. Arbetsgruppen för projektbeskrivning 24-timmarskommunen Halmstad 2005-03-09 3
2 Syfte, inriktning och huvudmål 2.1 Projektets syfte Syftet med projektet 24-timmarskommunen i Halmstad är att: utveckla en modern, effektiv och medborgarorienterad verksamhet och organisation samt förbättra kvalitén i vår service. 2.2 Inriktning Projektet ska vara en inspirationskälla till att tänka i nya banor, arbetssätt och metoder. En lyckad 24-timmarskommun innebär att organisation och arbetsprocesser påverkas. Därför måste projektet belysa de behov av förändringar i organisationen som följer av ändringar i ärende- och arbetsprocesser. Vi måste dra nytta av varandras arbeten och investeringar. Ett sammanhållande projekt förhindrar att 24-timmarskommunen utvecklas utifrån enstaka behov för enstaka arbetsuppgifter. - Samtliga förvaltningar och bolag ska samverka för att med utgångspunkt från brukarens 1 behov tillhandahålla tjänster och nödvändig information - Samtliga förvaltningar och bolag ska fungera som en enda 24- timmarskommun även om ansvaret för olika delar av hanteringen av ett ärende vilar på flera. - Vi måste samarbeta med externa intressenter. - Parallellt med nya e-baserade lösningar krävs en utveckling av andra kanaler som det personliga mötet och telefonservicen. - All utveckling ska gagna organisationen för att möta framtidens krav på ökad service med framtida pensionsavgångar i åtanke. - För att identifiera och värdera den indirekta och direkta nyttan av tjänster, förändrade processer och investeringar använder vi Peng-metoden. - Kostnadseffektivitet, nytta för brukaren och innovation ska vara ledstjärna i arbetet. 1 Brukaren: Den som på något sätt, i något sammanhang använder sig av kommunens tjänster oavsett geografisk tillhörighet. Brukaren är även anställda inom organisationen. 4
2.3 Huvudmål - Införa en infrastruktur som möjliggör en 24-timmarsservice utifrån en gemensam plattform och ett gemensamt gränssnitt fullt utbyggt år 2010. - Göra det möjligt för brukaren att senast år 2010 bara behöva kontakta kommunen en gång för att få sitt ärende behandlat eller förklarat. - Inventera, analysera, föreslå och ta i drift de tjänster som före utgången av år 2010 helt eller delvis ska kunna självbetjänas. - Få igång ett samarbete med andra kommuner och organisationer för gemensam utveckling. - Rationalisera, effektivisera och förändra interna processer i enlighet med ovanstående mål. 5
3 Delmål Utbud - innehåll 3.1 Inledning Samtliga tjänster i vårt utbud inriktas mot så hög grad av självbetjäning som möjligt. Viktigt är också att det sker en samordning mellan automatiserade tjänster och manuella rutiner. Tjänsternas nyttighet bedöms efter PENG-metoden och liknande metoder som mäter nyttan och vinsten av investeringar, och som avgör vilka förslag som ska genomföras. 3.2 Tjänster - Tillsammans med varje förvaltning och bolag inventera och välja ut de verksamhetsområden och tjänster som ska beröras och utvecklas. - Det utbud av tjänster som beslutas ingå i 24-timmarsprojektet ska före utgången av år 2010 kunna tas i drift och kunna självbetjänas via it-stöd och telefoni. - Besluta vilka av kommunens e-tjänster som före utgången av år 2010 ska erbjudas i kommunnätet, HitNet. - Undersök och ge förslag på hur telefonmediet ska utvecklas. - Undersök och ge förslag på hur det personliga mötet ska utvecklas, när det gäller geografisk plats och utbudets innehåll. 3.3 Administrationen - Service ska tillhandahållas med automatiserade system men inte innebära högre kostnader. - Alla åtgärder ska på sikt medföra att tid och resurser som idag läggs på informationslämning, blankett-, post-, och pappershantering minskas med 50%. - Alla åtgärder ska på sikt leda till 50% kortare svarstider, ledtider och snabbare reaktioner på brukarens behov. 6
4 Delmål Kommunikation 4.1 Inledning Den tekniska IT-plattformen och dess teknikval ska fungera utifrån våra verksamhetssystem, men verksamhetssystemen måste anpassas så att de kan kommunicera med varandra. Viktigt är att bestämma utifrån vilka kriterier en portallösning bör byggas, t ex lönsamhet, effektivisering, kundnytta, besparingar. Utvecklingen av IT-plattformen ska alltså gå hand i hand med det som bestäms i delmål Innehåll - utbud. Det måste också vara enkelt för brukaren att använda portallösningen. 4.2 IT-plattform Ta fram en kravspecifikation på hur IT-plattformen och dess teknikval ska fungera utifrån verksamheternas system och utifrån denna kravspecifikation välja och sätta i drift en ITplattform som: - kan samordna befintliga och nya system och program så att de kommunicerar med varandra. - stödjer teknik avseende internet- och intranättjänster, teletjänster och AV-tjänster och teknik för att underlätta det personliga mötet. - Stödjer standarder för internet- och intranättjänster, teletjänster och AV-tjänster, autencifiering och sekretess. - gör det möjligt att med en inloggning komma åt de tjänster jag som brukare behöver och har behörighet till. 7
5 Avgränsningar 5.1 Vad projektet inte omfattar - Projektet omfattar inte utveckling av nya, förvaltningsspecifika verksamhetssystem som inte kan kommunicera med varandra i en tänkt IT-plattform. - Ingen utveckling får ske utifrån enstaka behov för enstaka arbetsuppgifter. 8
6 Projektorganisation 6.1 Beställare, styrgrupp, projektledare, projektmedarbetare Projektets beställare är Kommunstyrelsen, Halmstads kommun. Styrgruppen föreslås bestå dels av förtroendevalda, dels av personer ur förvaltningschefsgruppen. En projektledare ska ansvara för hela projektet. Som projektledare föreslås någon från verksamheterna utanför Stadskontoret, som har visioner, verksamhetsförankring och god kompetens i organisationsutveckling. En delprojektansvarig ska finnas för delprojektet Kommunikation och två delprojektansvariga för Utbud-innehåll där den ena ska vara inriktad på kärnverksamhet och den andra på administration. Referens- och arbetsgrupper ska bildas. 6.2 Samarbetspartners och referensgrupper Samarbete ska etableras med de aktörer som projektet finner lämpliga, som - kommunens förvaltningar och bolag - Region Halland och de halländska kommunerna - de 15 kommunerna inom LIS/LÄR-samarbetet - jämförelsekommunerna i KKKVH - Sambruksplattformen - systemleverantörer och konsulter inom området - projekt som tangerar detta - redan tagna kontakter inom projektets verksamhetsområde Samarbetet ska möjliggöra samordning av till exempel investeringar, finna och ta i anspråk gemensamma lösningar. En kontinuerlig omvärldsbevakning vad som händer inom området bör ske, där kontakter med Statskontoret, e-nämnden, Kommun- och landstingsförbunden, konferenser och seminarier i ämnet, är viktiga. 9
7 Budget och tidplan 7.1 Budget En noggrann budget görs av projektets ledning. Budgetens storlek är avhängig av hur mycket av investeringarna som kan samordnas med samarbetspartners och hur mycket av gemensamma lösningar som kan verkställas. Så här långt kan följande beräkning göras: År 1: Administration: ca 100.000 kr för researcharbetet År 2: Administration: ca 100.000 kr för fortsatt researcharbete och utbildningsinsatser Kapital: ca 2 mkr för investeringar. År 3-5: Preciseras av projektet. Fyra projektanställda (projektledare och delprojektansvariga) behöver anställas under fem år. Lön för dessa beräknas till ca 2 mkr per år. 7.2 Tidplan Projektet i dess nuvarande utformning skall pågå under fem år med start år 2006. År 1: År 2: År 3-5: Inventeringar, researcharbete, förstudier och omvärldsbevakning. Handlingsplan görs för de närmaste åren. Avrapporteringar till styrgrupp. Budgetförslag för hela projektet tas fram och presenteras. Med ledning av första årets inventering och researcharbete: - ge förslag på applikationer, system och processer. - testa applikationer, system och processer. - revidera handlingsplan och budget. - avrapportera till styrgrupp. Reviderad handlingsplan och budget. Fortsatt arbete med test och framtagning. Planering av drift. Avrapporteringar till styrgrupp. Slutrapport. 10
8 Utvärdering 8.1 Avrapporteringar och utvärdering Projektledningen avrapporterar kontinuerligt, minst fyra gånger per år, till styrgruppen. Efter halva projekttiden bör en större avrapportering ske, i form av en enklare utvärdering tillsammans med projektets samtliga berörda. Utvärderingen ligger till grund för det fortsatta arbetet. Efter projekttidens slut gör projektledningen en slutrapport som lämnas till kommunstyrelsen. Av slutrapporten ska framgå i vilken mån man uppfyllt projektets mål med efterföljande analys samt ekonomisk redovisning. Slutrapporten ligger till grund för diskussioner om fortsatt arbete. 11