Skapat av Kommunikationsstaben ITM Verksamhetsplan För kommunikationsstaben vid skolan för industriell teknik och management, ITM 2013-2014
Skapat av Kommunikationsstaben ITM 1 Organisation Kommunikations- och inköps (KS 100 %): Dokumentsamordnare (KS 80% ): Kommunikatör (KS 75%): Ledningskommunikatör (KS 100%) Vetenskaplig skribent/kommunikatör (KS 40%) Anne Somp Palmberg Emma Bayne 2 Verksamhet Staben har ansvar för intern och extern kommunikation på skolnivå, dokumenthantering samt inköp. 2.1 Kommunikation Staben ansvarar och arbetar med skolans externa och interna webbplatser, skolans årsrapport samt olika skolbroschyrer. Till viss del arbetar vi även med studentrekrytering. Vi arbetar även med ledningkommunikation dvs ledningens kommunikation till och från verksamheten. Vi hjälper även skolans anställda med att producera trycksaker alternativt är kontakten med den grafiska byrån. Vi kan även fungera som stöd och hjälp för den som behöver ta fram en webbplats eller bara sin egen webbsida. 2.2 Inköp och upphandling Staben är övergripande för inköp på skolan, samt samordnare för skolans upphandlingar. Vi kan i förekommande fall hjälpa till med avrop och direktupphandlingar. 2.3 Dokumenthantering Inom dokumenthantering samordnar staben rutiner kring diarieföring på skolan. Vidare handhar staben förfrågningar efter handlingar enligt offentlighetsprincipen, samt utbildar handläggare i diariesystemet. 2.4 Miljösamordning Staben har tillsammans med personalstaben ITM ansvar för miljösamordningen på skolan. 2.5 Avtal och lokaler För skolans lokaler på skolnivå har staben ansvar för kontrakt och dyl. Staben har även ansvar för avtal på Deans office som ex skrivare, fruktkorg. 2.6 Processarbete Staben samordnar processarbetet inom Deans office, med avseende på visualisering av processerna. 1 (12)
Nätverk Kommunikationsstaben deltar i följande av KTH:s och skolans nätverk deltar i: ITM:s administrativa ledningsgrupp Nätverket för kommunikationsa på KTH (KIR är sammankallande) KTH:s kommunikationsnätverk (nätverk för KTH kommunikatörer, skolorna är sammakallande.) KTH:s skolwebbgrupp (KIR är sammankallande) ITM-skolans webbgrupp (ITM Kommunikationsstab sammankallande) KTH:s nätverk för inköp och upphandling. Marit Ströberg deltar i: KTH:s kommunikationsnätverk (nätverk för KTH kommunikatörer, skolorna är sammankallande.) KTH:s studentwebbsgrupp (KIR är sammankallande) KTH:s rekryteringgrupp för rekrytering av civil- och högskoleingenjörer (KIR är sammankallande) KTH:s utbildningswebbsgrupp (KIR är sammankallande) KTH:s skolwebbgrupp (KIR är sammankallande) ITM-skolans webbgrupp (ITM Kommunikationsstab sammankallande) Trycksaksbanken (KIR som är sammankallande) deltar i: KTH:s nätverk för miljösamordnare (UF som är sammankallande) KTH:s lokalgrupp KTH:s Intranätsgrupp (KIR som är sammankallande) ITM-skolans webbgrupp (ITM Kommunikationsstab sammankallande) Anne Somp Palmberg deltar i gruppen: Nätverket för dokumentsamordnare (UF sammankallande) Emma Bayne deltar i grupperna: KTH:s kommunikationsnätverk KTH:s redaktörsnätverk ITM-skolans webbgrupp 2 (12)
3 och aktiviteter för verksamheten 2013 2014 3.1 Effektivisering av kommunikationsstabens arbete 3.1.1 för verksamhetsåret 1. Hålla tidplaner Egen kontroll juni 2014 3.1.2 Aktivitet Aktivitet Beskrivning Tidsperiod Resurs Kompetens och Excelfil Skapa Excelfil för uppföljning av alla delaktiviteter - 30 okt Maarit Ströberg 3.2 Dokumenthantering 3.2.1 Organisation och ansvar Kommunikationsstaben sköter diarieföringen för skolans samtliga institutioner och deans office. Utbildningskansliet sköter diarieföringen för ärenden inom grundutbildning. Inom dokumenthantering ska staben säkerställa att lagstiftningens krav samt KTH:s interna föreskrifter och anvisningar på området följs. Huvud dokumenthantering: Anne Somp Palmberg 3.2.2 för verksamhetsåret 2. Ett gemensamt arkiv för skolans handlingar Alla handlingar i nya arkivet. juni 2014 3. Fungerande och korrekt arbetsrutin kring diarieföring hos Utbildningskansliet Alla handlingar förs in i diariet löpande. juni 2014 3 (12)
5.2.3. Aktivitet Aktivitet Beskrivning Tidsperiod Resurs Kompetens och Förteckningsarbete Förteckningsarbete av skolans inklusive institutionernas handlingar 2005-2010. 7 okt 20 dec Anne Somp Palmberg och Kajsa Mattsson (UF) Anne Somp Palmberg Arkivering Arkivering av skolans handlingar i ny skolgemensam arkivlokal Brinellvägen 23. feb -14 - juni -14 Dokumentinnehavare och inhyrd bärhjälp. Anne Somp Palmberg Nulägeskontroll diarieföring Undersöka status av diariehantering på Utbildningskansliet 30 nov Anne Somp Palmberg Anne Somp Palmberg Vidareutbildning i diarieföring Real case scenario med studievägledare och utbildningshandläggare jan -14 maj -14 Anne Somp Palmberg Anne Somp Palmberg 3.3 Digitala medier Skolan ansvarar för skolans externa webbplats och intranät. Viss delaktighet har skolan i KTH:s Studentwebb och Utbildningswebb. 5.3.1. Organisation och ansvar 3.3.1.1 Skolwebb - www.itm.kth.se Skolans externa webbplats omfattar de skolcentrala webbsidorna samt underliggande institutioner och centra, skapade inom skolans webbplats, i publiceringssystemet Polopoly. Huvud skolwebb: 3.3.1.2 ITM Intranät intra.itm.kth.se Skolans intranät med information för anställda. Huvud ITM intranät: 3.3.1.3 Sociala medier KTH Södertäljes Facebook-sida Huvud sociala medier: 4 (12)
3.3.2 för digitala medier 1. Webbstrategi för externa webben Färdigt dokument dec -14 2. Artikelserier kring utbildning och forskning en artikel Egen kontroll jun -14 varannan vecka. 3. Webbstrategi för intranät Färdigt dokument apr -14 okt -14 4. Alla intranätsidor på såväl svenska som engelska Egen kontroll dec -13 5. Plan för sociala medier Strategiskt dokument april -14 6. Plan för omvärldsbevakning Strategiskt dokument okt -14 3.3.3 Aktivitet Webbanalys Genomgång av externwebb med Google Analytics 1 okt 20 dec Webbstrategi Ta fram en strategi med hjälp av analys, ITM:s verksamhetsplan jun 2014 Emma Bayne webba vid institutionerna Implementering av webbstrategi Bygger om webbplats enligt strategin 20 aug -14 30 nov -14 Emma Bayne webba vid institutionerna Utbildning på djupet Intervjuer med lärare, publicering på skolwebb 20 dec Emma Bayne Emma Bayne 5 (12)
Forskningsartiklar Intervjuer med forskare kring deras forskning samt forskningsresultat. jun -14 Emma Bayne Emma Bayne Intranät startsida Omstrukturering av startsidan nu 31 okt, och Maarit Ströberg Översätta alla intranätsidor från svenska till engelska Genomgång av sidorna och uppdatera/lägga till 30 nov, Nyhetsflöde på ITM intranät Omarbeta Intranätet Arbeta om skolans Intranät i samråd med KIR 6 okt - jan -14 - apr -14, Strategi för sociala medier Vilka kanaler? Ledningens plan? I vilket syfte? apr -14 Emma Bayne Strategi kring omvärldsbevakning Vilka kanaler? Ledningens plan? I vilket syfte? okt -14 3.4 Studentaktiviteter 3.4.1 Organisation och ansvar 3.4.1.1 Studentwebben/programwebbar I dagsläget ska används studentwebben för information till studenterna. Under året ska nyhetsrelaterad programinformation överföras till KTH Social. Drift, i form av nyheter, studentinfo och dylikt, sköts av utbildningskansliet. Kommunikationsstaben konsulteras vid utveckling. Huvud studentwebb: 3.4.1.2 för verksamhetsåret 1. Uppföljning av programwebbar KTHs webbplats Avstämning med kansliet nov -13 6 (12)
3.4.1.3 Aktiviteter Boka möte med Utbildningskansliet Diskutera och visa programwebbar. okt -13 3.4.1.4 Rekrytering av studenter Huvud studentrekrytering: 3.4.1.5 för verksamhetsåret 1. Samordning med utbildningskansliet Färdigställda processbeskrivningar apr -14 3.4.1.6 Aktiviteter Möte med utbildningskansliet Diskussion kring rollfördelning jan -14 Processarbete Skapa processer kring rekryteringsarbetet. apr -14 3.5 Forskningsinformation 3.5.1 Organisation och ansvar I dagsläget finns ingen strategi för hur vi ska arbeta med forskningsinformation på skolan. Huvud forskningsinformation: 3.5.2 förverksamhetsåret 1. Strategi för forskningsinformation Färdigt dokument Okt - 14 7 (12)
3.5.3 Aktiviteter 3.6 Processbeskrivningar, visuellt Inom DO sker ett arbete med att ta fram processbeskrivningar för olika arbetsuppgifter. Kommunikationsstaben hjälper här till att få ner processerna i flödesscheman/beskrivningar. På detta sätt får samtliga processer inom DO ett enhetlig utseende. Huvud processer: 3.6.1 för verksamhetsåret 1. DO:s processer är alla beskrivna i samma form Egen kontroll Juni 2014 2. 3.6.2 Aktiviteter Utbildning i Visio Genomgång av Skolans visualisering av processer Löpande uppföljning Utsedda går utbildning Hur vi jobbar med dokument i Visio och i Word. Aktivt kvalitetskontrollera enhetlig visualisering av processer innan publicering. 10 okt -13 Addskills okt -13 Löpande 8 (12)
3.7 Tryckt informationsmaterial 3.7.1 för verksamhetsåret 1. Årsrapport för 2013 Rapport tryckt 28 feb -14 2. Information för anställda, version 4 vid behov 3. Skolmapp Mapp tryckt??? 4. Utbildning på djupet 5. Masterkatalog för interna studenter 6. Välkomstbroschyr för nya studenter Kataloger tryckta mar -14 Broschyr tryckt jun -14 3.7.2 Aktiviteter Tidsplan för Årsrapport Produktion av Årsrapport Uppdatera Information för anställda Möte med ledning och fastslå tidplan, målgrupp, layout och innehåll. okt -13 nov -13 feb -14 vid behov Skolmapp Framtagande av skolmapp till personalstaben Utbildning på djupet. När var hur? Emma Bayne 9 (12)
Masterkatalog för interna studenter. Framtagande av katalog till studenter i åk 2. mar -14 Välkomstbroschyr till nyantagna studenter. Framtagande av broschyr till TMT och Utbildningskansliet jun -14 3.8 Ledningskommunikation Huvud ledningskommunikation: 3.8.1 för verksamhetsåret 1. Strukturera dokumentation kring ledningsmöten 2. Skapa rutiner och struktur på gruppsidorna för skolledningen på KTH Social. Egen kontroll nov -13 Egen kontroll nov -13 3.8.2 Aktiviteter Lägga ut ledningsprotokoll på KTH Social Skapa rutiner nov -13 3.9 Miljösamordning Huvud miljösamordning: 3.9.1 för verksamhetsåret 1. Miljöcertifiering ISO 14001 certifikat dec -14 10 (12)
3.9.2 Aktiviteter Bestämma våra betydande miljöaspekter Sätta miljömål och handlingsplaner Fastslå miljöpolicy 30 okt -13 Sofia Granberg Pär Jönsson 30 nov -13 Sofia Granberg Pär Jönsson 30 nov -13 Sofia Granberg Pär Jönsson Skapa rutiner kring miljöaspekter jan -14 Sofia Granberg Pär Jönsson 3.10 Inköp och upphandling Kommunikationsstaben är huvud för inköp på skolan samt samordnare för upphandling. Huvud inköp och upphandling: Henrik 3.10.1 för verksamhetsåret 1. Rutiner för inköp av lärarkonsulter 2. Att skolan följer lagar och riktlinjer för inköp och upphandling till 80% (tidigare 50%) 3. Utvärdering okt -14 dec -15 11 (12)
3.10.2 Aktiviteter Inköp av lärarkonsulter Processbeskrivning Nu nov -13 Jessica Matz Hammarlund Caroline Pettersson Inköpsorganisation på skolan Nu dec -13 Jessica Matz Hammarlund Eva Werner Sundén Inköpsrutiner Jan apr -14 12 (12)