Riktlinjer för intranät och extern webbplats. Luleå kommun

Transkript

1 Riktlinjer för intranät och extern webbplats Luleå kommun

2 Dokumenttyp Dokumentnamn Fastställd Giltighetstid Riktlinje Webb och intranät Löpande Dokumentansvarig Senast reviderad Beslutsinstans Dokument gäller för Kommunikationschef Kommundirektör Luleå kommuns förvaltningar

3 LULEÅ KOMMUN PM Dnr 1 (3) Roger Jönsson Riktlinjer för Luleå kommuns intranät och externa webbplats lulea.se Bakgrund Den digitala utvecklingen de senaste årtiondena har fullständigt förändrat vårt sätt att kommunicera. Tidigare var telefonen i princip det enda verktyg som överbryggade den geografiska distansen mellan personer och organisationer som ville kommunicera i realtid. Idag har telefonen kompletterats med en stor mängd nya kanaler som sms, webb, e- post, sociala medier, chatt o s v, kanaler som är öppna dygnets samtliga timmar året om. Som exempel kan nämnas att Luleå kommuns publika webbplats (lulea.se) årligen besöks av drygt 1,5 miljon besökare. Detta ställer stora krav att den information som finns i våra digitala kanaler är kvalitetssäkrad och korrekt. Därför har nedanstående riktlinjer tagits fram. I fortsättningen används samlingsnamnet webb för kommunens externa webbplats lulea.se, intranätet och de kanaler i sociala medier som respektive förvaltning använder. Riktlinjer för Luleå kommuns närvaro i sociala medier finns beslutade sedan december Beskrivning av dagens webbsystem Systemet identifierar automatiskt den som loggat in för att skapa eller ändra på en sida. När sidan publiceras kopplas redaktörens namn till texten i sidfoten, "ʺSenast publicerad av: N N"ʺ. I samband med att sidan publiceras finns möjlighet att göra en del inställningar. Publicera senare/avpublicera Redaktören kan välja när sidan ska publiceras respektive tas bort. Om inget val görs publiceras sidan omgående och ligger kvar tills den tas bort manuellt. Bäst före datum Det finns även möjlighet att ange sidans Bäst före datum. Datumet ställs automatiskt in på ett år. Men redaktören kan själv välja att ställa in annat datum. När datumet infaller får den som har publicerat sidan ett e-

4 LULEÅ KOMMUN Dnr 2 (3) postmeddelande som berättar att sidan behöver ses över. Redaktören förväntas därefter granska innehållet på webbsidan. Om ingenting görs ligger webbsidan kvar. Roller och ansvar För att säkerställa att den information som finns i våra digitala kanaler är kvalitetssäkrad och korrekt ska följande gälla för Luleå kommun. Vägledande är att ansvar och befogenheter delegeras så nära verksamheten som möjligt. Samtliga förvaltningar/kontor ansvarar för att: utse personer som ska arbeta med webben uppdatera och publicera sin egen information på webben. ansvarar för: den information som övergripande beskriver Luleå kommun på webben att utbilda förvaltningsredaktörer och webbpublicerare via Lärcentrum kommunens nätverk med förvaltningsredaktörerna produktrådet för intranät och webb att webbpubliceringssystemet uppdateras med senaste version från leverantören att utveckla kommunens webbplatser lulea.se och intranätet att utveckla kommunens närvaro i sociala medier att ta fram riktlinjer för kommunens arbete med webben att lägga upp förvaltningsredaktörers behörigheter i dialog med förvaltningen samt att ta fram manualer för behörighets- administration helpdesk för webben kring ovanstående. Förvaltnings- och kontorschef Har det övergripande ansvaret för innehållet på förvaltningens eller kontorets webbsidor. Utser redaktörer respektive webbpublicerare. Delegerar efter behov detta ansvar. Förvaltningen/kontoret ska säkerställa att personer utses i sådan omfattning att man kan publicera och uppdatera sin egen information även under semester och vid annan frånvaro. Förvaltningsredaktör Har en samordnande och stödjande funktion på sin förvaltning/kontor.

5 LULEÅ KOMMUN Dnr 3 (3) Lägger upp behörighet för förvaltningens webbpublicerare utifrån förvaltningens behov. Deltar i kommunens övergripande redaktörsnätverk. Har även rollen som webbpublicerare. Webbpublicerare Publicerar information på intranätet och på den externa webbplatsen. Webbpubliceraren noterar innan en sida publiceras eller uppdateras vem som är faktaansvarig. Detta görs i SiteVision. Faktaansvarig Den faktaansvarige ska kvalitetssäkra att informationen på sidan är korrekt när den publiceras eller uppdateras. Webbpubliceraren eller förvaltningsredaktören vänder sig till honom/henne när systemet signalerar att informationen på webbsidan ska ses över. Riktlinjerna fastställs dag som ovan. Anne Karlenius, Kommunchef