Ett bättre intranät genom redaktörerna

Transkript

1 1

2 och den redaktionella organisationen 2

3 6,8 miljoner Orange kuvert 3

4 260 miljarder Betalade vi ut till 2 miljoner pensionärer 4

5 2,7 miljoner Sidvisningar på 1 år 5

6 2 min Genomsnittlig tid på en sida 6

7 = orter Ca 1000 medarbetare 7

8 Generell information Arbetsstöd, främst handläggarstöd 8

9 Den fasansfulla klippan 9

10 Svårt att hitta otydliga rubriker För många träffar när man söker Är informationen aktuell? Allt bör vara på ett ställe. Nu finns det litet här och litet där 10

11 Så här såg det ut 120 personer som har redaktörsbehörighet Ingen är utbildad eller van att arbeta med kommunikation Uppdaterar (ibland) men ingen som tar bort Kan inte rikta utbildningsinsatser Alla sidor faktaansvarig men inte tydliggjort vad ansvaret innebär 11

12 Förbättra intranätet 12

13 Workshop Vad är inte bra? Hur kan det förbättras? Skisser Enkät Digital kortsorteringsövning Intervjuer 13

14 Dålig sökfunktion Hittar inte Rörigt Flera versioner av samma sak Inaktuellt Ej målgruppsanpassat Många olika begrepp Stämmer det? Redaktionellt innehåll 14

15 Re-design Ny redaktionell organisation Struktur och innehållsarbete Samordnare Förmåns- och ämnesredaktörer Specialister Stödjande redaktörer Faktaansvarig Ortsredaktör 15

16 Ny redaktionell organisation Organisationen utgår från webbplatsens struktur. -Ny struktur, nya ansvarsområden. Definierat uppdrag och ansvar, alla roller Fortbildning och nätverk! 16

17 1 samordnare per nod 17

18 1 ämnesansvarig per ämne Specialistredaktörer -kan ämnet och verktyget Stödjande redaktör -kan inte ämnet, hjälper andra 18

19 Bemanna och få resurser Sanktionerat! Beslut fattat i ledningsgruppen Visa på effekter i siffror 4,55 årsarbetskrafter att lägga på annat än leta efter information 19

20 Vinst med ny redaktionell organisation Handläggare kan spara (min per v) 40 Antal arbetsveckor per år 40 Antal handläggare 507 Antal minuter Antal timmar 17333,3 Sparad arbetstid i årsarbetskrafter 8,45 20

21 Kostnader för ny redaktionell organisation Samordnare 5-10%, 5 st Förmånsredaktör 10-20%, 5 st Ämnesredaktör 5-20% 40 tim 80 tim 120 tim Specialistredaktör 10-20% Redaktör 5-20% 150 tim Publicerare 2-5% (Vid behov) %-tjänster 390 tim 21

22 Faktisk vinst (i tid) Sparad arbetstid 8,45 Kostnader för ny organisation 3,9 Summa antal årsarbetskrafter 4,55 22

23 Framgångsfaktorer Kompetenser istället för resurser. Få rätt person med rätt kompetens. Prata om att vi får tid att lägga på annat. Prata inte om att vi sparar pengar eller personalresurser. Investera tid i början. Ta fram en gemensam bild av vad vi ska ha intranätet till, effektmålskarta. 23

24 Skapa en gemensam bild; vad ska vi uppnå? 24

25 Ökat användningen med 376% Kundservice var först ut En ämnesredaktör Exempel som har tid avsatt Användningen av kundservicesidorna har ökat med 376% Tidsperiod Sidvisningar Mar Feb Okt Mar

26 Ökat förtroende och attityd leder till nöjdare kunder Dessutom har kundservice-ord ökat ännu mer (än 376%) i den interna sökfunktionen = Ökat förtroende och attityd = Nöjda medarbetare = Nöjda kunder 26

27 Hur ska innehållet vara utformat? Workshop med fokus på situationer, -i vilka situationer behöver användaren hjälp och vilka frågor behöver besvaras? Underlag till ny struktur 28

28 Innehåll Hur ser innehållet ut idag? (mall för rensning) Målgruppanpassa texter Vem ska läsa detta? Hur ser mottagarens situation ut? Vad ska de göra när de läst? Jakten på en perfekt sida Ta fram exempel Olika för olika sidtyper/innehåll Diskussioner i grupper/nätverk Det finns inte ett svar 29

29 Mall för rensning 30

30 Städa, städa, städa, städa, städa, städa, städa Ta bort (sökbarheten) av gamla nyheter Rensa inaktuell information (dokument) Namnge rubriker och dokument rätt Annat som brusar ned sökfunktionen? Färre dokument och fler webbsidor Testa att söka på ord som förekommer i sökfunktionen Hålla koll på nya ord 31

31 Återkoppling Ge feedback till redaktörer om förändringar Ökningar av sidvisningar Förändrat sökbeteende 32

32 Tack till Johannes Bäckström och Anna Lantz på Valtech som hjälpt oss på vägen! 34

33 Slutligen lite tips Gör en prognos för hela din pension på pensionmyndigheten.se/prognos Jobba länge Jobba vitt Se till att ha en tjänstepension Du behöver inte välja fonder! 35