Bengt Karlsson - bd477 E-post: bengt.karlsson@vasteras.se TJÄNSTESKRIVELSE 1 (1) 2016-01-13 Dnr: 2015/593-FSN-041 Kopia till Verksamhetens årsplan 2016 Förslag till beslut Förskolenämnden fastställer verksamhetens årsplan för 2016. Ärendebeskrivning Budget avseende tilldelningsekonomi är beslutad av förskolenämnden den19 oktober 2015. Verksamhetsekonomin lämnar härmed ett förslag till budget utifrån de förutsättningar som fastställts av nämnden. Budgeten redovisas på totalnivå för verksamhetsområdet, resultatkrav per resultatenhet samt verksamhetsmått per område. Bilagor Verksamhetens årsplan 2016 Skickad av: Bengt Karlsson - bd477
Dnr 2015/593-FSN Barn- och utbildningsförvaltningen 2016-01-13 Bengt Karlsson Förskolenämnden Verksamhetens årsplan 2016
Innehållsförteckning INLEDNING... 3 BUDGETFÖRUTSÄTTNINGAR FRÅN NÄMNDEN... 3 EKONOMISKA FÖRUTSÄTTNINGAR... 3 KOSTNADSUTVECKLING... 4 BARNANTAL... 5 TOTALBUDGET... 5 FÖRSKOLANS ENHETER... 6 FINANSIERING AV CENTRAL FÖRVALTNING/TÄCKNINGSBIDRAG... 6 EKONOMISKT UNDERLAG... 8 RESULTATRÄKNING PER VERKSAMHETSOMRÅDE 1)... 8 VERKSAMHETSMÅTT... 8 ENHETERNAS RESULTATKRAV... 9 SPECIFIKATION AV TÄCKNINGSBIDRAG... 10 2
Inledning Budget avseende tilldelningsekonomi är beslutad av förskolenämnden den19 oktober 2015. Verksamhetsekonomin lämnar härmed ett förslag till budget utifrån de förutsättningar som fastställts av nämnden. Budgeten redovisas på totalnivå för verksamhetsområdet, resultatkrav per resultatenhet samt verksamhetsmått per område. Budgetförutsättningar från nämnden Utgångspunkten i budgetarbetet är att de barnersättningarna som beslutats av nämnden ska täcka motsvarande kostnader för verksamheten. Det är dock ett antal enheter som främst på grund av för låga barnvolymer och utökat ledningsstöd har svårt att få en budget i balans. För att kunna balansera helheten har förvaltningen därför föreslagit att ett antal enheter ska erhålla eller lämna medel i form av resultatkrav. Barnersättningarna är uppräknade med full kompensation för beräknade pris- och löneökningar. Nämnden har beslutat om två förändringar i ersättningsmodellen för 2016. Dag för dag-beräknad ersättning, tidigast från höstterminen 2016. 100 % fast lokalersättning till kommunala utförare. Kommunfullmäktige tog i september beslut om införande av självkostnadsbaserade funktionshyror. Det innebär bland annat att hyrorna för kommunägda lokaler minskas med det avkastningskrav fastighetskontoret tidigare varit ålagda. Ramen för nämnden minskas med motsvarande belopp. Denna förändring innebära att samtliga internhyreskontrakt ska skrivas om. Detta arbete beräknas av fastighetskontoret vara klart i februari. Budgeten för lokalkostnaden är upprättad efter beräknade hyror. Ekonomiska förutsättningar Den kommunala förskolan redovisade ett utfall för 2014 om -10 Mkr och många av enheterna hade ett underliggande underskott i verksamheten inför 2015. Ett antal besparingsåtgärder har därför genomförts under året. En del åtgärder har handlat om att stänga mindre enheter som är mindre effektiva att driva ur verksamhetsmässiga och ekonomiska skäl. I huvudsak har dock åtgärderna handlat om att öka antalet barn där det varit möjligt samt minska personalkostnader. Prognosen för 2015 beräknades till -7 Mkr i samband med tertialbokslutet 2015-08- 31. Den negativa prognosen beror främst på att antalet barn med ersättningsnivån heltid är betydligt lägre än den budgeterade. Samtidigt har antalet barn med deltidsersättning varit betydligt högre. Skillnaden har dock inneburit ett stort intäktsbortfall. Sedan september har dock resultatet för förskolan varit i balans och tendensen är att utfallet kan bli något bättre än den lämnade prognosen. Ett antal enheter kommer dock att redovisa negativa resultat för 2015 vilket innebär att dessa haft ett underliggande underskott att hantera i budgetarbetet för 2016. 3
Kostnadsutveckling Beräknat per barn har lokalkostnaden och övriga kostnader legat oförändrade de senaste åren medan personalkostnaden ökat på grund av löneökningar. Prognosen för 2015 visar på motsvarande utveckling. Av övriga kostnader är måltidskostnader, läromedel och köpta tjänster såsom IT, städning, administration med mera de största kostnadsposterna. Under 2014 påbörjades ett inköpsprojekt för att hjälpa enheterna att ha rationella inköpsprocesser och se till att enheterna har bra avtal samt använder de avtal som ger bäst priser. Under projekttiden har flera åtgärder genomförts såsom upphandling och tecknande av nya avtal, byte av kopiatorer och kaffemaskiner till nya avtalsleverantören samt ett inköpsanalysverktyg har tagits fram för det fortsatta arbetet. En inköpsorganisation inom barn- och utbildningsförvaltningen har även etablerats för att säkerställa att upphandlingar och avtal sker med våra verksamheter i fokus. En särskild kontaktperson är utsedd på servicepartners upphandlings- och inköpscenter och inom beställarverksamheten har förvaltningen en avtalscontroller som är länken inom förvaltningen och till andra förvaltningar för att säkerställa att vi har ändamålsenliga avtal för våra verksamheter. Inom förskolan har under året ett inköpsråd etablerats. Kontinuerligt sker en uppföljning av inköpsstatistik och utvecklingen av inköp som sker i inköpssystemet VIP ligger på en bra nivå och ökar kontinuerligt. Detta resulterar därmed i lägre kostnader, högre avtalstrohet, effektivare administration och bättre statistik inför kommande upphandlingar. 4
Barnantal I tilldelningsbudgeten beräknades att antalet barn i förskoleverksamheten ska uppgå till 4 796 barn i förskolan och 110 barn i pedagogisk omsorg, d v s sammanlagt 4 906 barn. Verksamhetsbudgeten har i budgeten beräknat 4 912 barn i förskolan och 104 barn i pedagogisk omsorg vilket totalt blir 5 016 barn. Detta innebär en oförändrad budget i förhållande till 2015 och en ökning med 51 barn (1 %) utifrån utfallet 2015. Att den kommunala verksamheten budgeterar något högre barnantal beror på ett ökat tryck på förskoleplatser. Utveckling de senaste åren syns i diagrammet nedan. Totalbudget De totala intäkterna är budgeterade till 665 Mkr vilket är en ökning med 18 Mkr (3 %) i jämförelse med 2015 års budget. Personalkostnaderna uppgår till 438 Mkr vilket är en ökning med 25 Mkr (6 %) i jämförelse med 2015 års budget. Mer resurser har kunnat budgeteras på personal tack vare att lokalkostnader och övriga kostnader är i paritet med 2015 och den uppräkning av barnersättningar som gjorts för att täcka prisökningar har inte behövt utnyttjas till fullo för lokaler och övriga kostnader. Lokalkostnaderna uppgår till 64 Mkr vilket innebär en minskning med 8,5 Mkr (-12 %) jämfört med budgeten för 2015. Minskning beror på att internhyrorna mot fastighetskontoret sänkts eftersom det tidigare avkastningskravet hos fastighetskontoret tagits bort samt att internräntan har sänkts. Förskolenämnden har fått motsvarande ramminskning vilket innebär att denna förändring blir ett nollsummespel. Under 2015 har några förskolor stängts vilket minskar lokalkostnaden. Samtidigt har dock de nya förskolorna Lillhamra och Gäddeholm helårshyra för 2016 vilket ökar lokalkostnaden. Sammantaget blir dessa förändringar endast en marginell resultatpåverkan. Budgeten bygger på beräkningsunderlag som är avstämda med fastighetskontoret. Samtliga internhyreskontrakt ska skrivas om enligt den nya funktionshyresmodellen och en slutlig avstämning görs därefter. Detta beräknas vara klart i februari. Övriga kostnader uppgår till 138 Mkr vilket är 1 Mkr (1 %) högre än budget 2015. 5
Förskolans enheter Utgångspunkten är att enheterna ska klara sig på den tilldelade barnersättningen. Den nya lokalersättningsmodellen som beslutats för 2016 innebär att enheterna tilldelas ersättning för sina budgeterade lokalkostnader. Detta skapar större möjligheter än mot tidigare år att klara en budget i balans. Ett antal enheter har dock budgeterats med positiva och negativa avvikelser, så kallade resultatkrav. Anledningen är främst att ett antal enheter i budgeten har kompletterats med ledningsstöd i form av biträdande chefer och administrativt stöd. Oftast är det en andel av en tjänst. För vissa enheter har det inte varit möjligt att klara detta ledningsstöd i befintlig budget och 7 enheter har därmed budgeterats med ett negativt resultatkrav. Det finns även 7 enheter som har haft svårt att erhålla en ekonomi i balans och som är budgeterade med negativa resultatkrav. Obalanserna beror på främst på att de har haft svårt att få fulla grupper och därmed anpassa sina personalkostnader utifrån ersättningsnivån på förskolan. Dessa enheter som vi benämnt svåra ekonomiska förutsättningar har förslagits utmanande budgetar som ändå är realistiska att uppnå. För att klara totalekonomin för verksamhetsområdet har därför vissa enheter som har bra volymer och en stabil ekonomi budgeterats att ge överskott. Dessa enheter kommer att redovisa positiva resultat 2015 så förutsättningarna att klara de budgeterade resultatkraven är goda. Det finns också avsatt en summa av ofördelade medel för Bibass+, statsbidrag och omstruktureringspott om sammanlagt 3,4 Mkr på den gemensamma verksamheten under VC-chefen som balanserar helheten. Omstruktureringspotten tas in från enheterna och är till för att täcka obalanser mellan dem. I budgeten har därmed 14 enheter budgeterats med negativa resultatkrav mellan -200 tkr till -500 tkr och 6 enheter som budgeterats med positiva resultatkrav om 100 tkr vardera. Därmed återstår det 15 enheter som har en nollbudget. Finansiering av central förvaltning/täckningsbidrag I budgeten avseende tilldelningsekonomi har i bilaga 2 lämnats en redovisning över hur den centrala förvaltningen inom barn- och utbildningsförvaltningen finansieras. Dessutom har en redovisning lämnats avseende övriga gemensamma resurser som köps eller fördelas från servicepartner och statsledningskontoret. De kostnader som verksamheten ska finansiera fördelas på enheterna genom täckningsbidrag. Det täckningsbidrag som fördelas på förskolans enheter består av följande poster: Täckningsbidrag 2016 2015 Skillnad % Servicepartner och stadsledning 7 041 6 849 2,8% Antagning och placering 2 094 2 930-28,5% Bufs centrala förvaltning 8 936 9 104-1,8% Utvecklingsresurser och gemensamm resurser 7 962 4 391 81,3% Summa 26 033 23 274 11,9% 6
Servicepartner 1% Buf central adm/antagning 2% Gemensamma resurser 1% Verksamhet 96% Av förskolans totala kostnader uppgår täckningsbidraget till 4,0 % varav 1,4 % är förvaltningens centrala administration. En stor del av dessa kostnader avser personalkostnader så vid oförändrad personalstyrka är det rimligt med en kostnadsökning mellan åren på knappt 3 %. Kostnaderna för antagning och placering har minskat med drygt 0,8 Mkr tack vare en mer korrekt fördelning av kostnaderna mellan förskolan och grundskolan. Den centrala förvaltningen har minskat något på grund av besparing på administrativ personal. Utvecklingsresurser och gemensamma resurserna har ökat mellan åren med 3,6 Mkr. Det beror på att två nya tjänster har placerats centralt som ska förbättra förskolornas IT-administration och IKT-utveckling. Det är också budgeterat för en ökad kostnad för IT-system i förskolan samtidigt som gemensamma licenser som tidigare fördelades till enheterna nu har lagts i täckningsbidraget för att förenkla administrationen. Dessa IT-kostnader uppgår till 1,7 Mkr vilket innebär 1,1 Mkr högre täckningsbidrag än 2015. Det finns också budgeterat en halvtidstjänst för kartläggning av nyanlända på Origo och en halvtidstjänst för pedagogisk utveckling på förskolan. Statsbidrag kommer att sökas för kartläggningen och om denna beviljas uppstår en reserv om 0,5 Mkr. En specifikation av kostnader framgår i det ekonomiska underlaget. 7
Ekonomiskt underlag Resultaträkning per verksamhetsområde 1) Förskola Budget 2016 Budget 2015 Intäkter 665 100 647 449 Kostnader: Personalkostnader -462 633-437 668 Lokalkostnader -63 970-72 476 Övriga kostnader -138 497-137 305 Summa kostnader -665 100-647 449 Resultat 0 0 1) Beloppen mellan de olika resultatposterna kan komma att korrigeras tills budgeten slutligen registreras av Staden i ekonomisystemet. Detta är planerat att ske i februari. Verksamhetsmått Verksamhetsmått Budget Budget Utfall Utfall Utfall Utfall (inklusive självstyrande) 2016 2015 2015 2014 2013 2012 Förskola Antal inskrivna barn: Förskola 4 912 4 881 4 842 4 786 4 830 4 798 Fam daghem/fam fritidshem 104 135 123 142 158 170 Summa 5 016 5 016 4 965 4 928 4 988 4 968 8
Enheternas resultatkrav Budget Budget Enhet Intäkter Kostnader Resultakrav Kommentar Barkarö förskolor 30 894-31 294-400 Ledningsstöd Bjurhovda förskolor 28 726-28 726 0 Bäckby förskolor 20 188-20 588-400 Svåra ekonomiska förutsättningar Centrums förskolor 21 903-22 403-500 Ledningsstöd Dingtuna landsbygds förskolor 15 959-15 959 0 Fyrtornets förskola 6 458-6 458 0 Gideonsbergs förskolor 24 378-24 278 100 God ekonomi Hammarby förskolor 17 506-18 006-500 Svåra ekonomiska förutsättningar Håkantorps förskola 16 150-16 050 100 God ekonomi Hökåsens förskolor 21 256-21 156 100 God ekonomi Irsta förskolor 21 065-20 965 100 God ekonomi Irsta landsbygds förskolor 18 003-18 003 0 Korsängens förskolor 23 864-24 064-200 Svåra ekonomiska förutsättningar Malmabergs förskola 10 855-10 855 0 N:a Centrums förskolor 21 952-22 152-200 Svåra ekonomiska förutsättningar N:a Vallby förskolor 17 150-17 150 0 N:a Viksängs förskolor 11 724-11 624 100 God ekonomi Norra Gryta förskolor 12 136-12 236-100 Ledningsstöd Oxbackens förskolor 17 469-17 669-200 Svåra ekonomiska förutsättningar Pedagogisk omsorg 12 667-12 767-100 Ledningsstöd Pettersbergs förskolor 23 487-23 487 0 Råby förskolor 21 446-21 446 0 Rådhusets förskola 3 713-3 813-100 Svåra ekonomiska förutsättningar Rönnby förskola 21 702-21 702 0 Rösegårds förskola 19 266-19 266 0 Skallbergets förskolor 15 510-15 810-300 Svåra ekonomiska förutsättningar Skiljebo förskolor 22 258-22 758-500 Ledningsstöd Södra Gryta förskolor 24 666-24 866-200 Ledningsstöd V:a Viksäng förskolor 18 111-18 111 0 Vallby förskola 14 519-14 519 0 Vetterstorps förskolor 15 914-15 814 100 God ekonomi Ö:a Viksängs förskolor 22 972-22 972 0 Önsta förskolor 25 148-25 448-300 Ledningsstöd Placering 4 188-4 188 0 Specialpedagoger förskola 4 694-4 694 0 Gem Fsk o Ped.Omsorg 37 203-33 803 3 400 Ofördelad bibass+, statsbidrag och omstruktureringspott Summa 665 100-665 100 0 9
Specifikation av täckningsbidrag Specifikation av Servicepartner och stadsledning 2016 2015 Ekonomi, ekonomisystem 960 1 102 HR 1 424 1 431 Löner och HR-system 2 365 2 015 Upphandling 350 340 Intranät, diarehantering 377 421 Försäkringar 524 490 Porto och posthantering 349 454 Säkerhet och brandskyddsutbildning 220 227 Växel 416 369 Övrigt 56 Summa 7 041 6 849 Centrala förvaltningsenheter VC, utvecklingsledare, strateg, 2 568 2 438 Ekonomistöd 2 293 2 193 Stöd från IKT och Planeringsenheten 833 1 036 Stöd från Beställarverksamheten 381 515 HR-stöd 1 920 1 901 Informatörstöd 669 584 Registraturstöd 272 437 Summa 8 936 9 104 Utvecklingsresurser och gemensamma kostnader Skolstrategiskt stöd 526 679 Gemensamma resurser, IKT-mentorer m m 3 739 890 IT-system skola i verksamheten 1 671 610 Gemensam hyra, projekt, utbildningar m m 2 026 2 212 Summa 7 962 4 391 10