11 september 2008 KS 2007/271.111 1 (8) HANDLÄGGARE Åke Holmqvist 08-535 30 217 ake.holmqvist@huddinge.se Kommunstyrelsen E-strategi för Huddinge kommun Förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Förslag till e-strategi för Huddinge kommun enligt bilaga 1 till tjänsteutlåtande daterat 11 september 2008 godkänns. E-strategin ersätter den IT-strategi som beslutades av kommunfullmäktige februari 2002 Sammanfattning En projektgrupp med representanter från olika förvaltningar har arbetat fram ett förslag till ny e-strategi för de närmaste åren. Dokumentet har behandlats i ett remissförfarande där samtliga nämnder har yttrat sig. E-strategin förändrar fokus i vår användning av datorer från teknik till verksamhetsutveckling. Kommunen ska genom att etablera e-förvaltning och e-service effektivisera verksamheter och inbjuda till delaktighet och insyn i handläggning av enskilda ärenden. Politiskt engagemang och dialog med förtroendevalda ska stimuleras genom e-demokrati. Kommunens invånare erbjuds möjligheter att göra egna val och till delaktighet i effektivisering av de kommunala verksamheterna. Föreliggande förslag till e-strategi är reviderat med utgångspunkt från remissinstansernas yttrande, förvaltningens egna synpunkter och samråd i kommunens ledningsgrupp. Revision sker vid behov. Beskrivning av ärendet Den kommunala verksamheten har under decennier växt fram i olika organisationsformer med i huvudsak papper, penna och pärmar som administrativa verktyg. De senaste tio åren har utvecklingen gått rasande snabbt. Varje verksamhet använder IT och hela samhället har förändrats. IT-utrustning finns i många olika skepnader. Kontorsdatorer, handdatorer, mobiltelefoner, telefonväxlar, digital TV/radio, Internet, bredband mm. Listan över tekniska plattformar blir allt längre och förteckningen över kryptiska förkortningar är inom IT-området så omfattande att inte ens aktiva IT-proffs POSTADRESS Kommunstyrlsens förvaltning Servicekontoret BESÖKSADRESS TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB
11 september 2008 KS 2007/271.111 2 (8) behärskar dem alla. Olika former av datorer finns inbyggda i många av de apparater vi använder dagligen utan att vi någonsin funderar över det. De flesta hushåll har nu tillgång till dator och använder den i vardagen. Vi har skapat ett informationssamhälle som gjort oss beroende av teknik. Ändå har vi bara sett början. IT är en integrerad del i varje verksamhet och en möjliggörare för utveckling av verksamheter. Utvecklingen kommer i hög grad att påverka Huddinge kommun, dess medborgare och näringsliv. Tekniken ger helt nya möjligheter när det gäller att utforma effektiva och humana arbetsprocesser. Många olika kompetenser måste samverka för att åstadkomma de nya processer som blir möjliga när det handlar om att bedriva verksamhet på ett delvis nytt sätt. Därför är utvecklingen inom detta område i högsta grad en ledningsfråga. IT skapar nya möjligheter i arbetslivet och på 2000-talet fokuserar vi med e på de elektroniska tjänster som den breda allmänheten efterfrågar med bankerna som förebild. Vi tar våra första steg in i nästa skede: e-samhället. Ett syfte med e-strategin är att ändra fokus från teknik till verksamhetsutveckling. De krav som idag ställs på all verksamhet kräver ett nytt strategiskt förhållningssätt till IT-frågor. Vi ska genom e effektivisera de interna verksamhetsprocesserna (e-förvaltning) på ett sådant sätt att de även samverkar med de elektroniska tjänster (e-service) som kommuninvånare och näringsliv förväntar sig. Den enskilde ska på sikt bara behöva en myndighetskontakt för att utföra även komplicerade ärenden som kräver intyg eller tillstånd från flera myndigheter. Detta kan ske genom att myndigheterna samverkar med varandra så att den enskilde på en plats kan hämta och lämna den information som krävs i varje enskilt ärende oavsett hur ansvaret är fördelat mellan olika offentliga instanser. De nya utmaningarna ställer krav på nya tekniska lösningar och nya arbetsprocesser såväl inom som mellan offentliga myndigheter. E-strategin har sänts på remiss till samtliga nämnder för synpunkter. Remissinstansernas synpunkter Samtliga yttranden finns i sin helhet i bilagor 2-9 Kultur- och fritidsnämnden
11 september 2008 KS 2007/271.111 3 (8) Nämnden påpekar att man har starkt önskemål från allmänheten att kunna erbjuda möjlighet att använda portabla lagringsenheter för att ansluta till kommunens publika datorer i t.ex. biblioteken. En annan synpunkt är att man i strategidokumentet inte bör hantera frågan om budget och finansieringsmodell för datorer. Gymnasienämnden, Grundskolenämnden och Förskolenämnden Nämnderna anser att man i strategidokumentet inte bör hantera frågan om budget och finansieringsmodell för datorer. Man anser dessutom att avsnitten om PA-frågor, kompetens och standardisering av programvara inte bör hanteras i strategidokumentet. Socialnämnden Nämnden påpekar att en text som avser bilars navigationssystem inte bör ingå i e-strategin. En annan synpunkt är att vissa brukare i praktiken kräver personlig kontakt även i enkla ärenden och att man därför ibland måste tillhandahålla även denna möjlighet parallellt med kommande e-service. Man anser även att man bör tillhandahålla information på främmande språk och att alla avsiktsförklaringar om åtgärder ska åtföljas av uppgift om vem som har ansvar för genomförande. Det bör även klarläggas inom vilka områden som förvaltningarna själva ska ta fram handlingsplaner och vilka som ska tas fram centralt. Samma frågeställning finns när det gäller kompetens: Vilken ska finnas vid respektive förvaltning respektive centralt och hur ska samverkan ske. GIS kan användas av socialtjänsten för att geografiskt avgöra var olika behov av insatser finns samt underlätta för mobila teamet och personlig assistans vid ruttplanering. Det bör förtydligas vem i kommunen som ansvarar för processorientering av de nya e-tjänsterna. Nämnden efterlyser även en beskrivning av hur standardisering av programvara ska ske. Man anser dessutom avsnittet om PA-frågor inte hör hemma i strategidokumentet. Slutligen anser man att det bör framgå vem som ska göra handlingsplanerna och vem som ska besluta om användning av de medel som föreslås bli avsatta för att realisera e-strategin. Äldreomsorgsnämnden Nämnden anger att det är av yttersta vikt att datoriserade databaser och journalsystem finns tillgängliga dygnet runt, året runt ute på enheterna, även vid driftstörningar Samhällsbyggnadsnämnden och miljönämnden Nämnden anger att e-strategins giltighetstid bör utsträckas till år 2015 och revideras vartannat år. Nämnden påpekar att en text som avser bilars navigationssystem inte bör ingå i e-strategin. Man anser dessutom att det ska ges möjligheter att använda kommersiella portaler, t.ex. Google earth för
11 september 2008 KS 2007/271.111 4 (8) presentationer t.ex. i samhällsbyggnadsprocessen. Nämnden anser vidare att den text som säger att information inom kommunen som berör den enskilde ska vara tillgänglig vid den tid och på det sätt som passar honom bör omformuleras eftersom den kan tolkas på flera sätt. Miljönämnden Det är nämndens uppfattning att datorer ska stängas av när de inte används. Man anser även att mobiltelefoni och trådlösa nätverk inte regelmässigt bör användas av skolelever. Förvaltningens synpunkter Förvaltningen har sammanställt remissinstansernas synpunkter och egna synpunkter enligt följande Portabla lagringsenheter i bibliotekens datorer Förvaltningen synpunkt: Portabla lagringsenheter inkopplade direkt i bibliotekens datorer utgör en allvarlig säkerhetsrisk eftersom sådana enheter kan innehålla skadlig programvara. Tillgängliga lösningar som gör det lämpligt att tillåta att allmänheter kopplar in egna portabla enheter i datorerna finns tyvärr ännu inte på marknaden. Avsnittet budget och finansieringsmodell för datorer bör utgå Förvaltningens synpunkt: Avsnittet har utgått ur strategidokumentet Strategin bör avse tiden fram till 2015 och revideras vartannat år Förvaltningens synpunkt: Dokumentet har ändrats och avser nu tiden fram till 2015 samt bör revideras vid behov. Näringslivet lockar kunder genom att i bilens navigationssystem låta sig presenteras Avsnittet bör utgå Förvaltningens synpunkt: Avsnittet har utgått. Det ska ges möjlighet att utnyttja kommersiella portaler som t.ex. google Earth för presentationer, bl. a. i samhällsbyggnadsprocessen Förvaltningens synpunkt: Avsnittet är kompletterat med önskad uppgift. Information inom kommunen som berör den enskilda "ska vara tillgänglig vid den tid och på det sätt som passar honom"- Texten kan tolkas på många sätt, den bör formuleras om. Förvaltningens synpunkt: Avsnittet har utgått Datorer ska stängas av när de inte används
11 september 2008 KS 2007/271.111 5 (8) Förvaltningens synpunkt: Uppmaningen att datorer ska stängas av när de inte används är inte aktuell och uppgiften utgår ur strategidokumentet av följande skäl: Automatiska rutiner använder datorn nattetid för att uppdatera dess mjukvara och installera nya program. Uppdatering nattetid säkerställer att datorn fungerar bra följande morgon. Att uppdatera eller installera under dagtid skulle innebära mycket stora problem för verksamheterna med höga kostnader eftersom beläggningen på IT-nätverket skulle bli alltför hög. Att starta datorn på morgonen skulle ofta ta mycket lång tid eftersom tvingande installationer måste genomföras innan den är klar att använda. Vissa av verksamheternas IT-system skulle under förmiddagarna ibland inte fungera alls av detta skäl. Rekommendationen är tills vidare att inte stänga av datorn vid hemgång. IT-avdelningen utreder tekniska lösningar som gör det möjligt att automatiskt starta och stänga av datorer nattetid när uppdatering krävs. Så snart denna teknik är tillgänglig kommer nya rekommendationer att ges. Komplettering vid information på interna webben: För att spara energi bör bildskärmen stängas av med dess egen strömbrytare. Mobiltelefoni och trådlösa nätverk bör inte regelmässigt användas av skolelever Förvaltningens synpunkt: Aktuellt avsnitt i dokumentet avser en vision. Inga centrala instanser inom kommunen tillhandahåller för närvarande lösningar av aktuellt slag men sådana önskemål börjar komma från såväl skola som från elever. I samhället finns farhågor om risker med radiobaserade lösningar men ingen vetenskaplig visshet. Så länge inget avvikande policybeslut finns i frågan får texten kvarstå i strategidokumentets visionära del. Det bör förtydligas att parallella system krävs eftersom inte alla av socialförvaltningens brukare kommer att kunna inrätta sig i ett och samma system Förvaltningens synpunkt: Det grundläggande syftet med strategidokumentet är att effektivisera verksamheten och öka servicen till kommuninvånarna. Vi bör sträva efter e-lösningar - men sista stycket i strategidokumentets första avsnitt samt sista stycket i inledningen till avsnitt tre understryker att den enskildes behov ska styra. Det bör utredas hur info kan tillhandahållas på främmande språk Förvaltningens synpunkt: Avsnittet har kompletterats med avseende på detta.
11 september 2008 KS 2007/271.111 6 (8) Förtydligande av ansvar: På flera ställen står: "Kommunen avser att". Vem avses: förvaltning, KS info-avd alla förvaltningar? Vid varje tillfälle bör detta framgå. Inom vilka områden ska förvaltningarna ha egna handlingsplaner? Förvaltningens synpunkt: Strategidokumentets avsnitt 7 anger att respektive nämnd/förvaltning ansvarar inom sitt område för att ta fram de handlingsplaner som krävs för att realisera kommunens gemensamma e- strategi. Formuleringen kommunen avser att har utgått. Handlingsplaner: Inom vilka områden ska förvaltningarna ha egna handlingsplaner - Detta måste framgå Förvaltningens synpunkt: Strategidokumentets avsnitt 7 anger att respektive nämnd/förvaltning ansvarar inom sitt område för att ta fram de handlingsplaner som krävs för att realisera kommunens gemensamma e- strategi. Kompetens: Frågan bör inte hanteras i e-strategin Förvaltningens synpunkt: Avsnittet har utgått. Övrigt: GIS kan användas av socialtjänsten för att geografiskt avgöra var olika behov av insatser finns samt underlätta för mobila teamet och personlig assistans när de lägger sina rutter till brukare Förvaltningens synpunkt: Avsnitt 3.3 i e-strategin är kompletterad med önskat innehåll. Processorientering: Det bör förtydligas vem i kommunen som ansvarar för dessa frågor Förvaltningens synpunkt: Avsnittet har utgått Standardisering: Hur ska detta ske? Bör inte finnas i e-strategin. Förvaltningens synpunkt: Avsnittet har utgått. PA-frågor hör inte till e-strategin Förvaltningens synpunkt: Avsnittet har utgått. Det bör framgå vem som ska göra handlingsplanerna Förvaltningens synpunkt: Kommunstyrelsens förvaltning avser att rekrytera en person som får i uppdrag att stödja förvaltningarnas processutveckling och utarbetande av handlingsplaner. Respektive nämnd/förvaltning ansvarar dock
11 september 2008 KS 2007/271.111 7 (8) inom sitt område för att ta fram de handlingsplaner som krävs för att realisera kommunens gemensamma e-strategi. Det är av yttersta vikt att datoriserade databaser och journalsystem finns tillgängliga dygnet runt, året runt ute på enheterna, även vid driftstörningar Förvaltningens synpunkt: Kommunens IT-organisation är inte dimensionerad för att hantera driftstörningar utanför ordinarie arbetstid. Den som är systemägare för respektive IT-system ansvarar för att manuella reservrutiner finns på plats och är övade så att situationer med kortare eller längre driftstörningar kan hanteras. Information om detta finns i IT-handboken. Kommunen bör avsätta medel för att realisera e-strategin. Man bör ange var beslut ska tas om användning av dessa medel. Förvaltningens synpunkt: Genomförande av e-strategin kräver inledningsvis extra insatser. Det kan handla om såväl personal som teknisk utrustning. Frågan ska ges hög prioritet vid kommande överväganden om disposition av tillgängliga medel. Föreliggande förslag till e-strategi är reviderat med utgångspunkt från remissinstansernas yttranden i bilagor 2-9, förvaltningens egna synpunkter och samråd i kommunens ledningsgrupp. Revision sker vid behov. Olof Öhman Kommundirektör Rudi Gebauer Chef servicekontoret Åke Holmqvist IT-strateg
11 september 2008 KS 2007/271.111 8 (8) Bilagor 1. Förslag till e-strategi 2. Socialnämndens yttrande 3. Äldreomsorgsnämndens yttrande 4. Samhällsbyggnadsnämndens yttrande 5. Miljönämndens yttrande 6. Kultur- och fritidsnämndens yttrande 7. Gymnasienämndens yttrande 8. Grundskolenämndens yttrande 9. Förskolenämndens yttrande Beslutet delges Alla nämnder