Mötesprotokoll Datum: 2015-05-20 Tid: 12:15 Plats: R19 Närvarande: Amund Lindgren, Terese Eriksson, Sophie Sandberg, Viktor Eriksson, Hanna Ericson, Carl Westin, Cecilia Skalk, Simon Berntsson, William Andersson, Johanna Hedegård, Camilla Blomberg 1. Mötets öppnande Amund Lindgren förklarade mötet öppnat. 2. Val av mötesordförande Amund Lindgren valdes till mötesordförande. 3. Val av sekreterare Sophie Sandberg valdes till sekreterare. 4. Val av justeringsperson Hanna Ericson valdes till justeringsperson. 5. Adjungeringar Ingen adjungerades. 6. Fastställande av dagordningen Dagordningen fastställdes i sin helhet. 7. Rapporter och meddelanden Amund Lindgren, Ordförande Sedan förra mötet har jag varit tillgänglig för Terese i arbetet med äskningarna och haft möten med några för vidare diskussion kring vissa punkter. Jag har haft möte med Carl och en D:are som eventuellt ska bygga om hemsidan och agera som webmaster. Sedan har jag jobbat en del administrativt inför sommaren och början av hösten. Till slut har jag varit på sektionsstyrelseutbildning samt ledarskapsutbildning via LinTek. Terese Eriksson, Vice Ordförande Sedan förra mötet har jag jobbat mycket med att sammanställa äskningarna. Jag har till SkattU planerat mycket för att kunna byta bokföringsprogram och hur vi ska göra det, om vi vill ha ett tillhörande faktureringssystem och hur det ska samordnas med alla bifirmor så vi kan utveckla vårt samarbete. Jag har haft mycket diskussioner med Axel om MPiREs ekonomiska verksamhet.
Sophie Sandberg, Aktivitetssamordnare Sen senaste mötet har jag haft möten med MAktKo och PubM, samt separata möten med ordförande i de båda kommittéerna. Jag planerar även inför kickoffer för de båda kommittéerna, en gemensam med de gamla samt en för de nya själv. Jag har även haft möte med Nikodemus där vi bland annat diskuterade hur vi skulle kunna utveckla tacken till sektionsaktvia. Sedan har jag tillsammans med de andra ansvariga för stormötet planerat inför det på torsdag. Viktor Eriksson, Internationellt Ansvarig Har sedan förra mötet tillsatt och haft möten med M-IntU, fortsatt med planeringen av Mastermottagningen samt sagt farväl till de studenter som ska utomlands HT15. Cecilia Skalk, Marknadsföringsansvarig Sedan förra mötet har jag tillsatt alla ansvarsposter i MafU och även haft första mötet med dem. Jag har även närvarat på NärU:s framtidsevent, där vi marknadsförde våra tre program mot företag samt skrivit på min äskning för 2016. Jag har även varit på Juristgruppens föreläsning i föreningsjuridik. Carl Westin, InformationsChef Sedan förra mötet har jag haft det första mötet med utskottet. Jag tillsammans med Amund har haft möte med Adam för att konkretisera allt kring podcasten. Vi har även haft möte med den eventuellt tillträdande Webmastern. Han skall bestämma sig under dagen om han vill ta på sig ansvaret eller inte. Jag har även haft ett första möte med Marknadsbyrån om ett trycksamarbete för alla sektionens föreningar. Pratar mer om det senare. Jag har även tagit fram nya förslag på kläder. Simon Berntsson, Näringslivsansvarig Sedan förra mötet har jag varit med och anordnat ett marknadsföringsevent för sektionens utbildningar, ut mot företag. Detta event blev mycket lyckat! Jag har också anordnat en kick/fuckoff för hela sektionens näringslivsverksamhet vilken också blev mycket lyckad. Jag har haft de två första mötena med NärU, varav ett var ett överlämningsmöte tillsammans med gamla NärU. Jag har ändrat i posterna till utskottet, och min tidigare vice ordförande är nu ordförande. Jag har också haft enskilda möten tillsammans med denne. Arbetat med äskningar, och haft möte med Terese och Amund angående dessa. Mikael Lundgren, Studieutvecklingssamordnare Sen senaste mötet har jag planerat och genomför överlämningar, utskottsmöte och kickoff. Utöver detta har jag representerat sektionen i våra programplanegrupper. Moa Källgren, Intendent Jag har lagat dörren och planerar att köpa in ny lampor till A15. Har även haft mitt första Kakismöte där det diskuterades hur övergångsperioden ska se ut. Jag planerar även en Kickoff för de nya Kakisarna. Hanna Ericson, Alumniansvarig Jag har startat upp med mitt utskott och vi har planerat vad som kommer behöva göras innan sommaren. Har haft möten med Jossan, min vice ordförande, för att diskutera
hennes roll och börja strukturera upp utskottsarbetet. Vi har planerat en kick-off tillsammans och en kickoff/fuckoff med gamla alumniutskottet. Vi har fortsatt med överlämningen och jag har diskuterat långsiktiga frågor tillsammans med Johan, bokat in ett möte med Mats Karlsson på måndag angående Placement report. Vidare har jag färdigställt min del av äskningen. William Andersson, Festmaskinist Sedan sist har jag suttit i möte med andra festerichefer och diskuterat inför FFs bokningsmöte. Planering kring höstens aktiviteter såsom Le Mans och Nolle-P har dragit igång. Jag har även börjat med avstämningsmöten för oss i FM. Camilla Blomberg, Phadderigeneral Haft möte med Chefsgruppen inför stormötet, diskussionsmöte med styret och FM angående nolle-p, haft utvecklingssamtal med alla (snart) i phadderiet. Startat upp tävling för ny M-sång. Johanna Hedegård, BästEmma Sedan senaste mötet har jag planerat och haft biljettsläpp till EMMAzing race med mina EMMOR och pateter, sytt på EMMAs representationsklädsel, tagit emot en juiceleverans och börjat planera EMMAs kväll under NolleP. 8. Uppföljning av föregående möte Under förra mötet diskuterades klädvalet men kläderna har sedan dess krånglat och därför ska det diskuteras igen idag. Terese och Amund är nu firmatecknade för vårt verksamhetsår. Det har varit otydligheter kring vilket datum stormötet skulle hållas men nu är det beslutat att det kommer hållas den 21/5. 9. Revisorn har ordet Revisorn är inte närvarande. 10. Delegerar beslutsrätt till ordförande för sommaren Beslut: Vi delegerar beslutsrätt till ordförande Amund Lindgren för sommaren. 11. Post under sommaren Under sommaren kommer det komma post som någon bör ta hand om, förslagsvis någon som är i Linköping under sommaren. Camilla tar ansvar för posten då hon kommer vara här mycket. 12. Höstmötet Den 19-30 oktober är olämpliga datum för höstmötet då det är omtenta-p samt tentap. Därför kommer mötet samt diskussionsmötet, som ska vara en vecka innan höstmötet, hållas någon gång under vecka 45-47. Karin tycker att diskussionsmötet bör vara under vecka 46 och höstmötet då under vecka 47 för att då skulle de nominerade till valberedningen slippa gå och tänka på nomineringen under tenta-p. Sophie vill helst inte sitta under slutet av tenta-p och skriva ihop handlingarna till mötet och ser därför att det hålls tidigare än Karin föreslog. Amund påpekar att det inte ska vara för nära inpå eller krocka med Le Mans eftersom det är svårt att dra folk till höstmötet. Camilla påpekar att valberedningen hade det väldigt stressigt förra året och vill inte att mötet ska ligga senare än i fjol.
Preliminärt bestämmer vi att diskussionsmötet kommer hållas den 4/11 och höstmötet den 10/11. 13. Sommarträffen Vi kommer vara hos Sophie. Amund kommer skicka ut mer information efter att tentorna är skrivna. 14. Protokollskrivande Många tycker det är positivt att vi tar postspecifikt under RoM, då det kan vara kul och bra att veta lite mer vad som händer för alla andra i Styret. Vid möten när Sophie inte närvarar kommer någon annan att skriva mötesprotokoll. Då är det väldigt viktigt att dessa protokoll skrivs i hennes mappar då det annars kommer finnas protokoll utspridda över hela Driven. Alla beslutsmötesprotokoll ska justeras vilket gör smidigast genom att Google Drive först laddas ner på datorn. Sedan går justeraren in i mappen Protokoll för justering. Där kommer det ligga ett Word-dokument med protokollet som ska justeras. Detta öppnas upp på datorn. Sedan går justeraren in på fliken Granska och sätter på funktionen Spåra ändringar. Sedan kan justeraren ändra och kommentera protokollet. Genom den funktionen kan Sophie enkelt se vem som justerat. I slutändan är det Sophie som alltid har sista ordet på vad som står i protokollet men vid tillfällen när justeraren och Sophie är oense kommer en diskussion självklart att föras. Justera gärna så fort som möjligt då det är lättare när mötet är färskt i minnet. 15. Kläder Carl har varit på möte med Marknadsbyrån och tagit fram förslag på nya kläder från därifrån. Detta bland annat på grund utav att jackan från Topman inte finns i allas storlekar och Topman inte svarar på Carls senaste mail. Vi tittar på klädförslagen som finns upplagda i Carls mapp i Driven. Det finns dam- och herrmodell på allt förutom jackan Nimbus Freshmont som bra finns i herrmodell. Marknadsbyrån har två veckors leveranstid vilket gör att vi utan problem kan ha fått kläderna till sommarträffen. Efter en kort diskussion bestämdes det att jackan kommer vara av modell Nimbus Oxbridge och skjortan av modell Rochester. Carl sätter deadline den 24/5 på att klädstorlekar ska vara inskickade från alla. 16. Övriga frågor Simon lyfter frågan om hur de utskott och kommittéer som har egna Facebook-sidor ska marknadsföra sina evenemang. Vi bestämmer oss för att ta ett beslut men att diskutera frågan vidare under ett diskussionsmöte. Beslut: Utskott och kommittéer använder sektionens hemsida vid marknadsföring förutom vid särskilda bestämmelser EMMA vill inte samarbeta med Styret under mattefikan på nolle-p.
17. Nästa möte I augusti 2015. 18. Dagens vicedomsord Terese låg igår kväll i sin säng och tänkte på SOF-helgen och kom på massa bra saker hon skulle säga men nu har hon glömt bort alla. Så vicedomsordet blir: tänk inte för mycket sent på kvällen. 19. Mötets avslutande Amund Lindgren förklarade mötet avslutat. Sophie Sandberg, Aktivitetssamordnare Amund Lindgren, Ordförande Hanna Ericson, Justeringsperson