Övertorneå kommun inbjuder till anbudsgivning - direktupphandling av Leverans och plantering av sommarblommor 2014

ÖVERTORNEÅ KOMMUN FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Dnr 1 (8) 2014-05-13 Övertorneå kommun inbjuder till anbudsgivning - direktupphandling av Leverans och plantering av sommarblommor 2014 Övertorneå kommun inbjuder Er att lämna anbud på rubricerad direktupphandling i enlighet med detta dokument och nedanstående bilagor. Bilaga 1 Placering, Planteringsytor och Kruktyper Bilaga 2 A-E - Anbudsformulär (4 sidor) Allmänt Övertorneå kommun ämnar direktupphandla leverans och plantering av sommarblommor för tiden 2014-06-17 2014-09-30. Märkning Anbudet ska vara skriftligt och märkt enligt nedanstående: Anbud: Sommarblommor 2014. Sista inlämningsdag Anbudet ska vara inlämnat senast: 2014-05-26. Med vänlig hälsning Övertorneå kommun Carl-Axel Sundbaum POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON/ VÄXEL MOBILTELEFON PLUSGIRO E-POSTADRESS Övertorneå Kommun Tingshusvägen 2 0927-720000 12 71 50-1 upphandling@overtornea.se 957 85 Övertorneå BANKGIRO 758-1218

ÖVERTORNEÅ KOMMUN Dnr 2 (8) 2014-05-13 OMFATTNING Upphandlingen avser leverans och plantering av Övertorneå kommuns sommarblommor enligt bilaga 1 till detta förfrågningsunderlag. Uppskattad volym kan förändras och är inte förpliktigande för beställaren. Anbudsgivaren skall själv besiktiga grönytorna för att skapa sig en tydlig bild av det som kan påverka uppdragets utförande. Anbudsgivare får inte redigera eller förändra innehållet i bilagorna. ALLMÄN INFORMATION Kontaktuppgifter Carl-Axel Sundbaum Teknisk chef Övertorneå kommun/tekniska enheten Tingshusvägen 2, 957 85 Övertorneå Tfn 0927-720 25, mobil 0725-777787 Fax 0927-774 04 Handläggare: Kaarina Koski E-post: upphandling@overtornea.se Beställare Övertorneå kommun / Tekniska enheten Tingshusvägen 2 957 85 ÖVERTORNEÅ Beställarens ombud under anbudstiden Upplysningar gällande planteringsytor, sommarblommor, mm besvaras av Carl-Axel Sundbaum, tfn 0927-720 25 eller 0725-777787. ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER Upphandlingsform Denna upphandling genomförs som en direktupphandling enligt Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Kommunen kan komma att anta anbud utan föregående förhandling. POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON/ VÄXEL MOBILTELEFON PLUSGIRO E-POSTADRESS Övertorneå Kommun 12 71 50-1 upphandling@overtornea.se 957 85 Övertorneå BANKGIRO 758-1218

ÖVERTORNEÅ KOMMUN Dnr 3 (8) 2014-05-13 Anbudets lämnande Anbud skall lämnas i original och skall vara skriftlig avgett på det svenska språket. Anbudet skall följa förfrågningsunderlaget och avges enligt tillhandahållet anbudsformulär. Anbud som ej avges enligt anbudsformulär kommer att förkastas. Utelämnade uppgifter och dokument tolkas som att krav inte uppfylles eller accepteras, vilket leder till att anbud förkastas. Anbudet skall vara undertecknat av behörig firmatecknare och lämnas i ett förslutet, neutralt kuvert senast 2014-05-26 som tydligt märkts med "Anbud: Sommarblommor 2014" och skickas till: Övertorneå Kommun 957 85 Övertorneå Brevlåda för avlämning av anbud efter receptionens stängning finns på Tingshusvägen 2, bredvid entrédörren till kommunhuset. OBS! Fax-anbud eller e-post-anbud godkännes ej med anledning av att sekretessen ej kan garanteras. Beställaren svarar för att anbud inte delges obehöriga och att de förvaras på ett betryggande sätt intill tiden för ärendets avgörande. Anbudets giltighet Anbudsgivaren skall vara bunden av sitt anbud i sextio (60) dagar efter anbudstidens utgång. Antagande av anbud Anbudet antas på delegation. Frågor under anbudstiden Frågorna skickas till handläggaren via e-post: upphandling@overtornea.se. Endast skriftliga uppgifter lämnade av handläggaren under anbudstiden är bindande för både kommunen och anbudsgivare. KVALIFICERINGSKRAV - LEVERANTÖREN Beställaren kommer att begära uppgifter från Skatteverket huruvida anbudsgivare är registrerad i organisationsnummerregistret, registrerad som arbetsgivare, registrerad för mervärdesskatt samt registrerad för F-skatt. Vidare kan beställaren begära uppgifter från kronofogdemyndigheten huruvida arbetsgivare står i skuld för skatter och sociala avgifter. Anbudssökande kommer uteslutas från deltagande i upphandlingen om någon av de uteslutningsgrunder som anges i 10 kap. 1 eller i 10 kap. 2 LOU föreligger. POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON/ VÄXEL MOBILTELEFON PLUSGIRO E-POSTADRESS Övertorneå Kommun 12 71 50-1 upphandling@overtornea.se 957 85 Övertorneå BANKGIRO 758-1218

ÖVERTORNEÅ KOMMUN Dnr 4 (8) 2014-05-13 I det fall anbudsgivaren avser att använda underleverantörer för att utföra uppgifter som ingår i uppdraget skall även dessa leverantörer uppfylla ovanstående krav. Ekonomisk kapacitet Anbudsgivaren skall inneha sådan finansiell och ekonomisk ställning att uppdraget kan fullgöras. Kommunen kan komma att begära uppgifter från Upplysningscentralen eller motsvarande om företagets riskklass. Anbud från företag som uppvisar betyg lägre än riskklass 3 kan komma att förkastas. Företagspresentation Anbudsgivaren skall lämna en kort beskrivning av företaget i bilaga 2. Teknisk och yrkesmässig kapacitet Anbudsgivarens personal skall ha erforderlig kompetens eller utbildning inom området som krävs för att genomföra uppdraget. Arbetsmiljö Entreprenören förbinder sig för egen del likaväl som för anlitade underentreprenörer att följa arbetsmiljölagen och driva ett systematiskt arbetsmiljöarbete enligt Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 2001:1. Miljökrav Kommunen vill värna om miljön på så många områden som möjligt. I sitt arbete bör anbudsgivaren sträva efter att effektivisera och minska förbrukningen av naturresurser samt ombesörja återtagande av sitt avfall genom exempelvis återvinning. I de fall transporter utförs helt eller delvis i personbilar skall dessa fordon uppfylla minst 2000 års miljö- och avgaskrav (MK 2000). Fordon som används för tjänsten skall drivas med miljöklass 1 bensin/diesel eller miljömässigt bättre drivmedel. Kontaktpersoner Anbudsgivaren skall lämna information om vem som är kontaktperson avseende ansvarig person/arbetsledare för de tjänster som efterfrågas. Namngiven person/arbetsledare skall ha relevant utbildning och erfarenhet för uppdraget. Namn, telefonnummer samt e- postadress skall lämnas på kontaktpersonen samt arbetsledaren. Försäkringar Anbudsgivaren skall under avtalstiden inneha gällande erforderliga försäkringar som täcker skador på egendom som orsakats av anbudsgivaren. Intyg om gällande försäkringar skall uppvisas vid anmodan. Underleverantörer och samarbetspartners I den mån underleverantörer eller samarbetspartners anlitas, skall dessa tydligt redovisas i anbudet. POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON/ VÄXEL MOBILTELEFON PLUSGIRO E-POSTADRESS Övertorneå Kommun 12 71 50-1 upphandling@overtornea.se 957 85 Övertorneå BANKGIRO 758-1218

ÖVERTORNEÅ KOMMUN Dnr 5 (8) 2014-05-13 KRAVSPECIFIKATION UPPDRAGET/VARAN/TJÄNSTEN Sommarblommor Samtliga sommarblommor enligt bilaga 1 skall ingå. Blommande plantorna skall vid leverans vara i knopp och visa färg. Alla växter skall vara väl rotade. De skall också vara fria från sjukdomar och skadedjur. Växterna skall även vara fria från mekaniska skador och får ej visa tecken på torka. Samtliga arbeten som utställning av krukor, jord, montering av blommor, skall ingå. Entreprenören tillhandahåller blommor med en mångfald på minst 15 st olika sorters blommor. Sommarblommorna skall vara utställda senast 2014-06-23 Utbildning/överlämning Entreprenören skall under 1 dag informera/utbilda kommunens arbetsledare om hur blommorna skall skötas under perioden. ANBUDSÖPPNING Anbudsöppning sker enligt reglerna i LOU. Sluten anbudsöppning tillämpas. Anbud öppnas med endast representanter för beställaren närvarande. ANBUDSUTVÄRDERING Inkomna anbud kommer att utvärderas enligt följande: Kvalificering - Krav på anbudsgivaren/leverantören I detta steg bedöms om alla skall-krav på anbudsgivaren/leverantören uppfylls samt att anbudet är komplett. Dessa skall-krav måste uppfyllas för att anbudet ska kvalificeras till nästa steg. Anbudsprövning Krav på varan/tjänsten I detta steg kontrolleras att anbud och den efterfrågade varan/tjänsten uppfyller de skall-krav som kvalificerar för nästa steg utvärdering av anbud. Skall-kraven är ett resultat av våra behov och är inte förhandlingsbara. Om anbudsgivaren glömmer bort eller avstår från att svara på ett skall-krav kan anbudet komma att diskvalificeras. Utvärdering av kvalificerade anbud I detta steg utvärderas de anbud som gått vidare från föregående steg. Kommunen kommer att utvärdera kvalificerade anbud enligt principen om lägsta pris. Det anbud som har det lägsta priset kommer att antas. POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON/ VÄXEL MOBILTELEFON PLUSGIRO E-POSTADRESS Övertorneå Kommun 12 71 50-1 upphandling@overtornea.se 957 85 Övertorneå BANKGIRO 758-1218

ÖVERTORNEÅ KOMMUN Dnr 6 (8) 2014-05-13 När beslut om antagande av leverantör är fattat kommer samtliga anbudsgivare underrättas om tilldelningsbeslutet och skälen där för. Beslutet skickas genom e-post (ange e-postadress i anbudet). ANBUDETS PRIS OCH EKONOMISKA VILLKOR Pris för sommarblommor skall anges i fast pris per år. I priset skall samtliga kostnader för entreprenaden ingå. Pris för utbildning/information skall anges i fast pris per år. Anbudspriser skall anges netto, i svenska kronor (SEK), exklusive mervärdesskatt. Enligt Lagen om offentlig upphandling får inga priskompletteringar göras efter det att anbud lämnats. Detta innebär att prisreservationer ej får förekomma. Eventuell dröjsmålsränta skall debiteras enligt räntelagens bestämmelser. Dröjsmålsräntor under 50 kr SEK godkännes ej. Fakturering skall ske varje månad. Faktura skickas till: Övertorneå kommun, Tekniska enheten, Ref TEK 136, 957 85 Övertorneå. Övertorneå kommun betalar faktura för godkänd utförd tjänst efter 30 dagar. Fakturerings-, expeditions- eller motsvarande avgifter godkänns ej. BESTÄLLNING OCH GARANTI Beställaren äger rätt att kontrollera de levererade växterna för att säkerställa kvalitén. Kontroll av växterna görs i samband med leverans. Leverantör ansvarar för att kvalitén är god och följer det som anges i förfrågningsunderlaget gällande kvalitén. Om någon växt bedöms av beställaren som undermålig betalas kostnaderna för byte av växt av leverantören. Det åligger beställaren att inom fyra arbetsdagar anmäla brister i det levererade varorna. HÄVANDEKLAUSUL Övertorneå kommun äger rätt att med omedelbar verkan häva avtalet om leverantören: - försätts i konkurs, likvidation eller eljest är på sådant obestånd att han/hon inte kan förväntas fullgöra sina åligganden. - inte erlägger skatter eller fullgör andra förpliktelser gentemot det allmänna som följer av lag eller lagakraftvunna domar eller beslut. POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON/ VÄXEL MOBILTELEFON PLUSGIRO E-POSTADRESS Övertorneå Kommun 12 71 50-1 upphandling@overtornea.se 957 85 Övertorneå BANKGIRO 758-1218

ÖVERTORNEÅ KOMMUN Dnr 7 (8) 2014-05-13 - inte innehar för uppdragets utförande erforderliga tillstånd och godkännanden och inte omedelbart införskaffar sådana efter uppmaning från kommunen. - använder utrustning som inte uppfyller de minimikrav som kommunen har rätt att ställa ur arbetsmiljö- och miljösynpunkt. - i övrigt inte uppfyller åtaganden enligt avlämnat anbud och rättelse inte sker utan dröjsmål efter skriftlig eller muntlig erinran från kommunen. Leverantören äger rätt att häva avtalet med omedelbar verkan om Övertorneå kommun i väsentligt hänseende underlåter att fullgöra sina åligganden och rättelse inte sker utan dröjsmål efter skriftlig eller muntlig erinran från leverantören. TVIST Tvist om tolkning av avtalsbestämmelser skall i första hand lösas genom förhandlingar parterna emellan. Där oenighet fortfarande kvarstår skall tvist lösas i allmän domstol. I avvaktan på att tvist löses skall kommunen ha tolkningsföreträde. POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON/ VÄXEL MOBILTELEFON PLUSGIRO E-POSTADRESS Övertorneå Kommun 12 71 50-1 upphandling@overtornea.se 957 85 Övertorneå BANKGIRO 758-1218

ÖVERTORNEÅ KOMMUN Dnr 8 (8) 2014-05-13 Tips vid anbudslämning - Gå igenom förfrågningsunderlaget noggrant i god tid. Läs även eventuella kompletteringar samt frågor och svar som inkommit under anbudstiden. - Upphandlaren är kontaktperson under hela upphandlingsprocessen, och endast skriftliga svar från denne person är bindande. - Alla presumtiva leverantörer får ta del av uppkomna frågor. - Fråga om något är oklart eller känns fel, ju tidigare i processen desto bättre. Kommunen kan göra förtydliganden eller justera förfrågningsunderlaget under anbudstiden. - Kontrollera alla viktiga datum. - Utforma ert anbud enligt anvisningarna i förfrågningsunderlaget. - Bifoga de dokument, intyg och bilagor som efterfrågas till anbudet. - Notera de krav som vi ställer i förfrågningsunderlaget och se till att ni uppfyller dem även om kraven inte känns relevanta för er. - Följ instruktionerna som ges i förfrågningsunderlaget, annars kan ditt anbud bli förkastat. - Se till att anbudet kommer in i tid och är undertecknad av behörig person! Checklista Jag har läst och följt anvisningarna Jag har svarat på alla frågor Jag uppfyller alla skallkrav Jag har använt anbudsformulären (digitala) Jag har bifogat alla begärda handlingar Behörig person har skrivit under anbudet Anbudet lämnas på det sätt som det föreskrivs i underlaget POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON/ VÄXEL MOBILTELEFON PLUSGIRO E-POSTADRESS Övertorneå Kommun 12 71 50-1 upphandling@overtornea.se 957 85 Övertorneå BANKGIRO 758-1218

ÖVERTORNEÅ KOMMUN ANBUDSFORMULÄR - BILAGA 2 A SOMMARBLOMMOR 2014 LEVERANTÖRSINFORMATION För anbudsgivare i annat land än Sverige gäller motsvarande krav i tillämplig omfattning Denna bilaga ska bifogas anbud, samtliga uppgifter fylls i och bilagan undertecknas av behörig person 1.1 Anbudsgivares företagsuppgifter Organisationsnamn Postadress Postnummer och ort Organisationsnummer Telefonnummer Hemsida E-post Fax PG alt BG 1.2 Kontaktperson för anbud Namn Befattning Telefonnummer E-post 1.3 Kontaktperson under avtalstid Namn Befattning Telefonnummer E-post 1.4 E-postadress dit tilldelningsbeslut skall sändas E-post Ort datum Underskrift behörig person Namnförtydligande ÖVERTORNEÅ KOMMUN 1 (1)

ÖVERTORNEÅ KOMMUN ANBUDSFORMULÄR - BILAGA 2 B SOMMARBLOMMOR 2014 FÖRETAGSPRESENTATION Lämna en kort beskrivning av företagets organisation och verksamhet. Denna bilaga ska bifogas anbud och bilagan undertecknas av behörig person Anbudsgivares företagspresentation Ort datum Underskrift behörig person Namnförtydligande ÖVERTORNEÅ KOMMUN 1 (1)

ÖVERTORNEÅ KOMMUN ANBUDSFORMULÄR - BILAGA 2 C SOMMARBLOMMOR 2014 LEVERANTÖRSFÖRSÄKRAN Denna försäkran återsändes ifylld och undertecknad av behörig person tillsammans med anbudet. Härmed försäkras på heder och samvete att företaget: 1) är registrerat i aktiebolags-, handels- eller föreningsregistret och registrerat för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A-skatt samt arbetsgivaravgifter 2) innehar giltig F-skattesedel 3) inte är i konkurs eller likvidation, under tvångsförvaltning eller föremål för ackord eller tills vidare inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud 4) inte är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller liknande förfarande 5) inte är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom 6) inte gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen 7) är fritt från skulder för skatter och sociala avgifter i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker. Är så ej fallet ska kommentar lämnas nedan om förhållandet 8) inte är dömd för brott med lagakraftvunnen dom gällande sådan brottslighet som avses i artikel 2.1 i rådets gemensamma åtgärd 98/733/RIF av den 21 december 1998 beslutad av rådet på grundval av artikel K 3 i föredraget om Europeiska unionen om att göra deltagande i en kriminell organisation i Europeiska Unionens medlemsstater till ett brott 9) inte är dömd för brott enligt lagakraftvunnen dom gällande bestickning enligt definition i artikel 3 i rådets akt av den 26 maj 1997 om utarbetandet på grundval av artikel K 3.2 c i föredraget Europeiska unionen av konventionen om kamp mot korruption som tjänstemän i Europeiska gemenskaperna eller Europeiska unionens medlemsstater är delaktiga i, respektive artikel 3.1 i rådets gemensamma åtgärd 98/742/RIF av den 22 december 1998 beslutad av rådet på grundval av artikel K 3 i fördraget om Europeiska unionen rörande korruption inom den privata sektor 10) inte är dömd för brott enligt lagakraftvunnen dom gällande bedrägeri i den mening som avses i artikel 1 i konventionen som utarbetats på grundval av artikel K 3 i fördraget om Europeiska gemenskapernas finansiella intressen 11) inte är dömd för brott enligt lagakraftvunnen dom gällande penningtvätt enligt definitionen i artikel 1 i rådets direktiv 91/308/EEG av den 10 juni 1991 om åtgärder för att förhindra att det finansiella systemet används för tvättning av pengar, ändrat genom Europaparlamentets och rådets direktiv 2001/97/EG. Om företaget under avtalets gång kommer att häfta i skuld för skatter eller sociala avgifter och rättelser ej sker omgående efter anmodan är detta rättslig grund för upphandlande myndighet att häva avtalet utan att ekonomiska krav kan ställas på upphandlande myndighet. Dylik hävning kan ske med omedelbar verkan om uppgift framkommer under avtalstid att lämnad uppgift ej varit korrekt och påverkat tilldelning i företags favör. Kommentarer till punkt 7: Vi är medvetna om att oriktiga uppgifter i denna försäkran också är grund för hävande av avtal. Ort datum Underskrift behörig person Namnförtydligande ÖVERTORNEÅ KOMMUN 1 (1)

ÖVERTORNEÅ KOMMUN ANBUDSFORMULÄR - BILAGA 2 D SOMMARBLOMMOR 2014 KVALIFICERING SKALL-KRAV KVALIFICERING Den anbudsgivare som inte uppfyller krav ställda i förfrågningsunderlaget kommer inte att gå vidare till utvärdering. Efterfrågade uppgifter skall besvaras direkt i denna svarsbilaga och utgöra en del av anbudet. Dessa svar har företräde om leverantören lämnar motstridig information på annan plats i anbudet, t ex accepterar ett obligatoriskt krav och samtidigt tillför villkor i anbudet som strider mot detta krav. 1 Anbudsgivaren skall intyga att han är fri från hinder för deltagande enligt LOU, 10 kap. 1 och 2. Se LOU 10 kap. 2 Anbudsgivaren skall uppfylla och acceptera samtliga i förfrågningsunderlaget ställda skallkrav på anbudsgivaren/leverantören. 3 Anbudsgivaren skall uppfylla och acceptera samtliga i förfrågningsunderlaget ställda skallkrav på varan/tjänsten. 4 Anbudsgivaren skall ha erforderlig ekonomisk kapacitet för att leverera enligt denna förfrågan. 5 Anbudsgivaren skall ha erforderlig teknisk och yrkesmässig kapacitet för att leverera enligt avtal. Ja bekräftas att samtliga krav uppfylls. Ev. kommentarer. (OBS ev. reservationer kan medföra att anbudet förkastas) [Skriv ditt svar här] Underskrift Ort, datum Anbudsgivare Underskrift (behörig person/firmatecknare) Namnförtydligande ÖVERTORNEÅ KOMMUN 1 (1)

ÖVERTORNEÅ KOMMUN ANBUDSFORMULÄR - BILAGA 2 E SOMMARBLOMMOR 2014 PRISFORMULÄR Denna bilaga skall bifogas anbud, samtliga uppgifter fylls i och bilagan undertecknas av behörig person Anbudspriser: Leverans, plantering och utplacering av sommarblommor. Pris för sommarblommor skall anges i fast pris per år. I priset skall samtliga kostnader för entreprenaden ingå. Fastpris / år: SEK Utbildning 1 dag utbildning/information om skötsel av planteringarna. Pris för utbildning/information till kommunens arbetsledare för skötsel av planteringar skall anges med fast pris per år. I priset skall samtliga kostnader för entreprenaden ingå. Fastpris / år: SEK Totalpris för anbudet Total pris för anbudet. Sommarblommor samt utbildning. Totalpris för anbudet SEK Anbudspriser skall anges netto, i svenska kronor (SEK), exklusive mervärdesskatt. Enligt Lagen om offentlig upphandling får inga priskompletteringar göras efter det att anbud lämnats. Detta innebär att prisreservationer ej får förekomma. Ort datum Underskrift behörig person Namnförtydligande ÖVERTORNEÅ KOMMUN 1 (1)