En effektivare egenkontroll

En effektivare egenkontroll Användarutbildning 2016 Förskoleavdelningen på Utbildningsförvaltningen

Innehåll 1 Bakgrund 2 Arbetsgång 3 Frågor och svar 2

Bakgrund Förskoleavdelningen inom utbildningsförvaltningen ansvarar för tillsyn och ansökningar om godkännande för fristående förskolor och pedagogisk omsorg i staden. Egenkontrollen är en årligt återkommande tillsynsinsats och en central del i stadens löpande tillsyn. Tidigare genomfördes detta arbete via blanketter och processen var huvudsakligen manuell och mycket tidskrävande. Utfallet från egenkontrollen är de underlag som används som en första indikator på om eventuella brister föreligger inom en verksamhet, vilket förvaltningen, i egenskap av ansvarig tillsynsmyndighet måste agera utifrån. Genom digitalisering skapas en mer effektiv process för såväl anordnare som handläggare. Dessutom samordnas rapportering till Statistiska Centralbyrån med hjälp av det digitala verktyget 3

Tidigare upplägg Förskola Pedagogisk omsorg Samma innehåll, effektivare metod 4

Översikt av användarfall Logga in Registrera personal Genomföra egenkontroll Visa tidigare egenkontroller 6

Använd ditt personliga BankID från dosa eller mobiltelefon 8

Tryck på pilen för att välja din verksamhet 9

Exempelförskola Exempelförskola Ni se bara förskolor som ni har rättighet till 10

Under fliken Administration registrerar du personal Exempelförskola 1 12

Översikt av användarfall Logga in Registrera personal Genomföra egenkontroll Visa tidigare egenkontroller Behörighet Lägga till personal Ändra personal 13

Exempelförskola 1 Gå först in och se över dina behörigheter 14

Exempelförskola 1 Testperson 1 Testperson 2 Testperson 3 Testperson 4 Testperson 5 Den person som har ansvar för behörighet går in och etablerar utökad behörighet OBS! Ej anställda personer som ska ha behörighet (ex. ordförande i föräldrakooperativ) läggs till och tas bort via blankett som tidigare 15

Behörigheter som berör egenkontroll Behörighet Personal - Ändra Förklaring Rättighet att registrera/ändra personal på enheten OBS! Utökning av befintlig rättighet att registrera kontaktuppgifter på personal. Kvalitetsredovisning Kvalitetshistorik Rättighet att registrera egenkontroller Rättighet att se på tidigare egenkontroller 16

Testperson 5 Exempelförskola 1 Glöm inte att spara! 17

Testperson 1 Exempelförskola 1 Testperson 2 Testperson 3 Testperson 4 Testperson 5 OBS! Ansvarig för behörigheter har per automatik samtliga behörigheter i listan 18

Testperson 1 Exempelförskola 1 Testperson 2 Testperson 3 Testperson 4 Testperson 5 Ni kan lägga in behörigheter på andra personer 19

Testperson 4 Exempelförskola 1 Annan person som delegeras rätten att fylla i personal, men inte övrig funktionalitet Glöm inte att spara! 20

Testperson 1 Exempelförskola 1 Testperson 2 Testperson 3 Testperson 4 Testperson 5 OBS! När personal slutar försvinner också dennes behörigheter 21

Översikt av användarfall Logga in Registrera personal Genomföra egenkontroll Visa tidigare egenkontroller Behörighet Ej relevant för pedagogisk omsorg Lägga till personal Ändra personal OBS! Även vikarier som ersätter ordinarie personal längre än en månad ska registreras 22

1. Personnummer 10. Utbildning Obligatoriskt 2. Namn 9. Tjänst- eller sjukledighet datum fr.o.m. datum t.o.m. Obligatoriskt för förskollärare Hämtas automatiskt Frivillig välj i kalender 8. Datering registerutdrag Lägga till personal 3. Tjänst Obligatoriskt välj från lista Obligatoriskt välj i kalender 4. Sysselsättningsgrad 7. Anställningsdatum t.o.m. Anställning avslutas välj i kalender 6. Anställningsdatum fr.o.m. Obligatoriskt välj i kalender 5. Anställningsform Obligatoriskt välj från lista Obligatoriskt max 100 23

Exempelförskola 1 Personal registreras på personnummer. Tryck på Sök för att söka efter namnuppgifter 25

Testberg, Sven 19XXXXXX-NNNN Namnet hämtas automatiskt baserat på personnummer Exempelförskola 1 27

Testberg, Sven Exempelförskola 1 19XXXXXX-NNNN Tryck på pilen för att välja typ av tjänst 29

Testberg, Sven Exempelförskola 1 19XXXXXX-NNNN Vi väljer Förskolechef i menyn Om personalen har en kombinerad tjänst, välj den tjänst som är del av den pedagogiska verksamheten (förutsatt att personen har nödvändig utbildning). 30

Testberg, Sven Exempelförskola 1 19XXXXXX-NNNN OBS! Om personal saknar legitimation eller examen som krävs för förskollärare/barnskötare registreras den som Annan personal 31

Testberg, Sven Exempelförskola 1 19XXXXXX-NNNN Välj sysselsättningsgrad 0-100 -varav % i barngrupp gäller enbart för förskolechef bitr. förskolechef rektor bitr. rektor annan personal 33

Här väljer du anställningsform 35

Om anställningsdatum och första dag på enheten är långt ifrån varandra väljer du det datum då personalen började på enheten 37

Då personal slutar eller om man t.ex. har visstidsanställning. 39

Registerutdraget ska vara daterat innan ingånget avtal 41

Startdatum för tjänsteller sjukledighet 43

Startdatum för tjänsteller sjukledighet 44

OBS! Utbildning är endast obligatorisk för förskollärare Tryck på plustecknet för att lägga till utbildning 46

Börja med att ladda upp en legitimation 47

Markera bilagan och tryck Open eller Öppna 48

Välj typ av utbildning med pilen 49

Välj relevant typ av utbildning Om personalen är förskollärare men inte har fått sin legitimation väljer du Förskollärare med examen och laddar upp examen som bilaga 50

Examensdatum är obligatoriskt för förskollärare med examen 51

Välj Personal för att visa den nya personen 53

Testberg, Sven Här ser vi personalen vi lade till 54

Testberg, Sven Tryck på pilen för mer information 55

Testberg, Sven Testberg, Sven 19XXXXXX-NNNN Här ser vi all information vi lade till 56

Översikt av användarfall Logga in Registrera personal Genomföra egenkontroll Visa tidigare egenkontroller Behörighet Lägga till personal Ej relevant för pedagogisk omsorg Ändra personal 57

Testberg, Sven Tryck på pennan för att ändra personalen. Allt utom personnummer och namn kan ändras. 58

Vi kan lägga in en sjukledighet (enbart för heltidslediga ) 59

Testberg, Sven Sjukskriven/tjänstledig personal visas som skuggad 60

Examen.pdf När personal med examen får sin legitimation lägger du till en ytterligare utbildning 61

Översikt av användarfall Logga in Registrera personal Genomföra egenkontroll Visa tidigare egenkontroller Behörighet Lägga till personal Ändra personal Bugg Om ni har delat ut behörigheter men den anställda inte kommer åt verktyget OBS! Detta fungerar endast efter 2 oktober 62

Temporärt steg p g a bugg Testperson 1 Exempelförskola 1 Testperson 2 Testperson 3 Testperson 4 Testperson 5 Gå tillbaka till Personal 63

Testperson 5 Tryck på pennan för att ändra personalen 64

Spara personalen. OBS! Detta fungerar endast efter 2 oktober 65

Översikt av användarfall Logga in Registrera personal Genomföra egenkontroll Visa tidigare egenkontroller När? Genomföra Granska Godkänna 66

Exempelförskola 1 Exempelförskola 1 Du får en påminnelse i nya Anordnarwebben 68

E-mail Du får också ett email om att det finns en ny egenkontroll att utföra 69

Exempelförskola 1 exempel@mail.se exempel@mail.se exempel@mail.se exempel@mail.se exempel@mail.se Utskicket går till samtliga adresser under Kontaktuppgifter 70

Årets egenkontroll skickas ut 17 oktober 71

Välj fliken Egenkontroll Exempelförskola 1 73

Exempelförskola 1 Välj Genomför Egenkontroll 74

Exempelförskola 1 Tryck på pennan för att påbörja egenkontrollen 75

Svara på frågorna Exempelförskola 1 Dina tidigare svar sparas om du trycker Avbryt 76

Har du avbrutit står egenkontrollen som Påbörjad Exempelförskola 1 Den som påbörjade egenkontrollen står nu som ansvarig handläggare 77

Exempelförskola 1 Håll muspekaren över i -symbolen för att visa referens till styrdokument. Klicka för att se dokumentet. 78

Du kan när som helst förhandsgranska egenkontrollen 80

Översikt av användarfall Logga in Registrera personal Genomföra egenkontroll Visa tidigare egenkontroller När? Förskola Genomföra Pedagogisk omsorg Granska Godkänna 81

Har verksamheten någon personal? Ange personnr samt namn, separera med komma. Ex. ÅÅMMDDNNNN Eva Testsson, ÅÅMMDDNNNN Sven Testberg Pedagogisk omsorg exempel 1 I pedagogisk omsorg redovisas personal i kommentarsfältet. 83

Tryck på pilen för att expandera och se mer information om personal Exempelförskola 1 Testsson, Test Testsson, Test Testsson, Test Testsson, Test Testsson, Test Testsson, Test Testsson, Test 86

Exempelförskola 1 Testsson, Test Testsson, Test Testsson, Test Testsson, Test Bekräfta om uppgifterna stämmer Testsson, Test Testsson, Test Testsson, Test tryck annars på Avbryt och se över personalen under fliken Administration 87

Exempelförskola 1 Exempelbarn Exempelbarn Exempelbarn Exempelbarn Exempelbarn Exempelbarn Exempelbarn Exempelbarn Exempelbarn 89

Exempelförskola 1 Markera de kommuner där huvudmannen har enheter 92

Här listas de kommuner du valt Exempelförskola 1 93

Pedagogisk omsorg exempel 1 Skriv in personnummer på de personer som ingår i vikarielistan över de ni samarbetar med 96

Pedagogisk omsorg exempel 1 Testvikarie 1 19ÅÅMMDD-NNNN Om personen är en känd dagbarnvårdare listas personen med namn 97

Pedagogisk omsorg exempel 1 Testvikarie 1 19ÅÅMMDD-NNNN 19ÅÅMMDD-NNNN Om personen inte är en känd dagbarnvårdare står personen som Vikarie okänd 98

Exempelförskola 1 Fyll i kommentar, exempelvis om barn saknades i barnunderlaget, om ni ännu inte fått in legitimation/examen för personal eller om ni har andra tankar kring egenkontrollen 100

Exempelförskola 1 Testberg, Sven Exempelförskola 1 Storgatan 1 Ifall du har missat att svara på frågor 102

så står det i röd text 103

Gå upp på sidan för att se vilka frågor du inte svarat på 104

Backa då tillbaka till de frågor du inte svarat på med Föregående 105

Bekräfta uppgifterna och skicka sedan in 107

Tryck Avsluta för att slutföra egenkontrollen Egenkontrollen får ett diarienummer 108

Översikt av användarfall Logga in Registrera personal Genomföra egenkontroll Visa tidigare egenkontroller Visa 109

Översikt av användarfall Logga in Registrera personal Genomföra egenkontroll Visa tidigare egenkontroller Visa Bara tidigare digitala egenkontroller visas 110

Välj fliken Egenkontroll Exempelförskola 1 111

Exempelförskola 1 Välj Tidigare Egenkontroller 112

Exempelförskola 1 Tryck på förstoringsglaset för att visa egenkontrollen 113

Exempelförskola 1 114

Presentationen kommer att finnas tillgänglig tillsammans med alla dagens presentationer på www.stockholm.se/ef. Där finns också ett dokument med vanliga frågor och svar. Hittar du inte svaret på din fråga kan du maila funktion.egenkontroll@stockholm.se 116