Manual Datum: 206-09-2 Författare: Tove Elvin Användarmanual för Kvalitetsregister ECT
Innehåll. Förutsättningar... 3 2. Logga in... 3 3. Vad registreras?... 6 3. Täta och glesa serier... 6 3.2 Uppföljningar... 6 4. Registrera... 7 5. Patientlista och pausade ärenden... 9 6. Se statistik för din enhet... 0 6. Start... 0 6.2 Kvalitetsmått... 7. Information till patienterna... 2 7. Skriftlig information och affisch... 2 8. Registerutdrag och utträde ur registret... 3 9. Övrigt... 4 9. Registrera patienter utan svenskt personnummer... 4 9.2 Ändra i sparade registreringar... 4 0. Kontaktuppgifter... 5 2 (6) Användarmanual Författare: Tove Elvin Datum: 206-09-2 Region Örebro län
. Förutsättningar För att logga in behöver du:. Ett giltigt SITSH-kort (Tjänste-ID). Om du saknar SITSH-kort, ta kontakt med din chef eller IT-avdelning som ansvarar för detta. 2. En dator med kortläsare De flesta landstingsdatorer har en kortläsare inbyggd i datorn, tangentbordet eller en fristående kortläsare. Finns inte detta, ta kontakt med din IT-avdelning. 3. Vara upplagd som användare i registret Kontakta registerkoordinator Tove Elvin om du behöver bli upplagd som användare. Du får då ett användaravtal på mailen som ska fyllas i och undertecknas av din verksamhetschef eller enhetschef med delegation. Skicka sedan avtalet till registrets postadress. 2. Logga in. Sätt i SITSH-kortet i kortläsaren 2. Starta webbläsaren (exempelvis Internet Explorer) 3. Gå in på psykiatriregister.se 4. Klicka på Övriga register Region Örebro län Användarmanual Författare: Tove Elvin Datum: 206-09-2 3 (6)
När du får upp rutan nedan markerar du alternativet där SITSH står som utfärdare. Klicka på OK. Mata sedan in din 6-siffriga säkerhetskod och klicka på Öppna. 4 (6) Användarmanual Författare: Tove Elvin Datum: 206-09-2 Region Örebro län
Du hamnar sedan i nedanstående meny. Under Organisation väljer du ECT och under Roll väljer du Inrapportör (Kvalitetsregister). Under Placering väljer du enhet. Om du bara har behörighet till en enhet så kommer den enheten stå som enda alternativ. Under Register väljer du ECT. Man kan välja att spara sina val så man slipper göra om detta varje gång man loggar in. Klicka på Logga in. Du är nu inloggad i registret. Region Örebro län Användarmanual Författare: Tove Elvin Datum: 206-09-2 5 (6)
3. Vad registreras? 3. Täta och glesa serier I Kvalitetsregister ECT registreras behandlingsserier med ECT. Det finns två serietyper och de rapporteras på separata formulär: Tät serie, mer än ett behandlingstillfälle per vecka. Även kallat index-ect. Gles serie, ett planerat behandlingstillfälle per vecka eller glesare. Även kallat fortsättnings-ect och underhålls-ect. Glesa serier bör inte sträcka sig över årsskiften. Därför är det bra om pågående glesa serier rapporteras in i december, även om behandlingen planeras fortsätta efter årsskiftet. Datum för ifylld blankett, sjukhus där patienten fått behandling, behandlingsdatum och antal behandlingstillfällen i serien är obligatoriska frågor. Utöver dessa obligatoriska frågor efterfrågas också uppgifter om indikation för ECT, symtom, läkemedelsbehandling, stimuleringsparametrar och biverkningar. 3.2 Uppföljningar I Kvalitetsregister ECT registreras också uppföljning 6 månader efter ECT. Uppföljningen är utformad som en patientenkät. Enkäten bör ges till patienten ungefär 6 månader efter avslutad behandling med ECT. Det finns möjlighet att registrera en uppföljning även om patienten inte har besvarat enkäten. Alla tre formulär finns att skriva ut på hemsidan under Frågeformulär i menyn till vänster. 6 (6) Användarmanual Författare: Tove Elvin Datum: 206-09-2 Region Örebro län
4. Registrera När du ska registrera en patient finns det tre vägar att använda. Dels under fliken Inrapportering där du finner Översikt () och dels med de två knapparna där det står Registrera (2), (3). Sedan kommer du vidare till sidan där man knappar in personnummer. 3 2 Nästa steg är att skapa ett nytt patientärende. Knappa in patientens personnummer och klicka på Sök (). Klicka på Nytt ärende(2). Välj sedan formulär(3) och klicka slutligen på Skapa ärende(4). 2 3 4 Region Örebro län Användarmanual Författare: Tove Elvin Datum: 206-09-2 7 (6)
Fyll sedan i formuläret. Om du bockar i rutan Visa hjälptexter får du en vägledande hjälptext för varje frågevariabel. När du har fyllt i formuläret klickar du på Välj åtgärd (du kan även scrolla upp till Spara-knappen). Välj Spara() (du kan även välja att pausa registreringen) och klicka slutligen på Utför(2). 2 Registereringen har nu sparats. 8 (6) Användarmanual Författare: Tove Elvin Datum: 206-09-2 Region Örebro län
Om du har hoppat över en eller flera frågor så kommer en varningsruta dyka upp på skärmen när du försöker spara. Du kan välja att klicka på Avbryt() och gå tillbaka och kolla igenom formuläret en gång till. Vill du istället spara registreringen så klickar du på OK(2). 2 Du kan också få varningar om du till exmpel har fyllt i ett oväntat lågt antal behandlingstillfällen i förhållande till behandlingsseriens längd. Varningarna är till för att validera kvaliteten på inrapporteringen. Att du får en varning behöver inte nödvändigtvis innebära att du har fyllt i en felaktig uppgift. 5. Patientlista och pausade ärenden 2 I vänstra hörnet, under Inrapportering, finns inkorgen () där du hittar dina pausade registreringar och registeringången där du hittar patientlistan (2). Region Örebro län Användarmanual Författare: Tove Elvin Datum: 206-09-2 9 (6)
6. Se statistik för din enhet 6. Start På START-fliken visas några mått I FOKUS JUST NU. Det är mått som presenteras i form av en ikon med jämförelse mellan nuläge och föregående kalenderår på enhetsnivå. Samma mått presenteras också i ett linjediagram (fälls ut) med en kontinuerlig uppdatering över tid. En kort information om måttet finns i frågetecknet. Under Vad vill du göra idag? finns REGISTRERA som länkar till vy för registrering och SE STATISTIK som länkar till KVALITETSMÅTT (som också kan väljas i sidhuvudet). På START-fliken finns också Våra registrerade patienter som med några grafer ger en översiktlig information om enhetens registrerade patienter. Dessa grafer är samma som visas på fliken VÅRA PATIENTER. 0 (6) Användarmanual Författare: Tove Elvin Datum: 206-09-2 Region Örebro län
6.2 Kvalitetsmått Under KVALITETSMÅTT hittar du utdata för några av registrets centrala mått. Alla mått visar statistiken i siffror för de presenterade kvalitetsmåtten på den egna enheten (Antal registreringar = antal registreringar som ligger till grund för beräkning av kvalitetsmåttet). Trend visar statistiken för samma mått i liggande stapel. Till höger om stapeln syns den egna enhetens aktuella resultat jämfört med tidigare resultat. Jämför visar den egna enhetens resultat jämfört med den egna regionen och med riket. Region Örebro län Användarmanual Författare: Tove Elvin Datum: 206-09-2 (6)
7. Information till patienterna 7. Skriftlig information och affisch Patienterna ska informeras om registret. Skriftlig patientinformation finns att tillgå på psykiatriregister.se En affisch bör finnas på enheten/mottagningen. Kontakta registerkoordinator Tove Elvin om ni behöver affischer eller foldrar med patientinformation till er enhet. Patienten behöver inte aktivt tacka ja till registrering och behöver således inte tillfrågas om deltagande i registret. Patienten har dock när som helst rätt att motsätta sig registrering. Patientinformation, folder Affisch 2 (6) Användarmanual Författare: Tove Elvin Datum: 206-09-2 Region Örebro län
8. Registerutdrag och utträde ur registret På hemsidan finns blanketter för begäran om registerutdrag och utträde ur registret under Övrigt i menyn till vänster. Patienten har rätt att en gång per år, kostnadsfritt, få veta vilka personuppgifter som har registrerats om honom/henne. Detta kallas registerutdrag. Utträde ur registret innebär att alla uppgifter som finns om patienten i registret tas bort. Patienten måste själv fylla i en blankett om han/hon vill ha ett registerutdrag eller utträde ur registret. Om en patient vänder sig till er och har frågor om registerutdrag/utträde kan ni förklara detta och hänvisa till blanketterna på hemsidan. Region Örebro län Användarmanual Författare: Tove Elvin Datum: 206-09-2 3 (6)
9. Övrigt 9. Registrera patienter utan svenskt personnummer Inrapportörer har inte behörighet att registrera patienter med reservnummer. Om du ska registrera en patient med reservnummer så gör du registreringen på ett pappersformulär och skickar till registrets postadress. Tillsammans med formuläret skall också patientens förnamn, efternamn, kön och folkbokförda adress anges och skickas. Uppgifterna kan skrivas direkt på formuläret eller på ett separat papper. Giltiga format för Svenskt reservnummer är: XXXXXXXX-XXNX eller XXXXXXXXXXNX, där N är en siffra och där X är en siffra eller en bokstav (A-Z). Patienten kan inte registreras om formatet är ogiltigt. 9.2 Ändra i sparade registreringar Det går att ändra i sparade registreringar om man till exempel upptäcker att någon felaktig uppgift har blivit rapporterad. Om man knappar in patientens personnummer på sidan där man registrerar så finns sparade registreringar för patienten till vänster under Registerposter. Klicka på aktuell registrering (), gör dina ändringar och klicka sedan på Spara (2). 2 Du får då en bekräftelse på att registreringen har uppdaterats. Inrapportörer har inte behörighet att radera sparade registreringar. Ring till registerkoordinator Tove Elvin om du upptäcker att en registrering av någon anledning behöver raderas. 4 (6) Användarmanual Författare: Tove Elvin Datum: 206-09-2 Region Örebro län
0. Kontaktuppgifter Kontakta registerkoordinatorn om du vill bli upplagd som ny inrapportör, om du har frågor som rör registrering i Kvalitetsregister ECT, tolkning av statistik eller om du vill beställa sammanställningar av statistik för din enhet. Registerkoordinator Tove Elvin Tel: 070-656 27 27 tove.elvin@regionorebrolan.se Statistiker Ole Brus Tel: 09-602 62 30 ole.brus@regionorebrolan.se Regionala samordnare Uppsala-Örebro sjukvårdsregion Ann-Charlotte Fridenberger Tel: 070-272 05 90 ann-charlotte.fridenberger@regionorebrolan.se Norra sjukvårdsregionen Tage Johansson Tel. 090-785 65 90 tage.v.johansson@vll.se Stockholms sjukvårdsregion Jenny Björk Tel. 070-00 3 33 jenny.n.bjork@sll.se Västra sjukvårdsregionen Christina Edvardsson Tel. 0303-984 34 christina.edvardsson@vgregion.se Sydöstra sjukvårdsregionen Anna Jakobsson Tel. 00-03 38 07 anna.jakobsson@lio.se Södra sjukvårdsregionen Martin Hultén martin.hulten@skane.se Region Örebro län Användarmanual Författare: Tove Elvin Datum: 206-09-2 5 (6)
Regisiterhållare Lars von Knorring, Professor emeritus, Överläkare, Uppsala universitet lars.von_knorring@neuro.uu.se Övriga i styrgruppen Axel Nordenskjöld, Med. Dr., Universitetssjukvårdens forskningscentrum, Örebro, Överläkare, Tel. 09-602 0 00 axel.nordenskjold@regionorebrolan.se Emma Gustafsson (suppl), Norrlands universitetssjukhus, ST-läkare i psykiatri emma.gustafsson@vll.se Johan Lundberg, Docent, St. Görans sjukhus, Stockholm, Överläkare johan.lundberg@sll.se Carl Johan Ekman, St. Görans sjukhus, Stockholm, Överläkare carl-johan.ekman@sll.s Mikael Landén, Professor, Göteborgs universitet, Överläkare mikael.landen@neuro.gu.se Kristoffer Södersten (suppl.), Specialist i psykiatri, doktorand, Sahlgrenska Universitetssjukhuset, Göteborg kristoffer.sodersten@gmail.com Pia Nordanskog, Med. Dr., Psykiatriska kliniken, Linköping, Överläkare pia.nordanskog@lio.se Martin Hultén, Psykiatridivisionen, Lund, Chefsöverläkare martin.hulten@skane.se Aki Johanson, Professor, Inst. för Kliniska vetenskaper, Lund aki.johanson@med.lu.se Ralf Ansjön, specialist i anestesiologi, Stockholm doc@ansjon.se Niclas Bengtsson, sektionschef, sjuksköterska, Norrlands universitetssjukhus niclas.bengtsson@vll.se Pär Ejdsäter, Balans Örebro balansorebro@gmail.com Riksförbundet Balans vänder sig till personer som har upplevt depression, omväxlande perioder av depression och mani, utmattningsdepression eller dystymi. 6 (6) Användarmanual Författare: Tove Elvin Datum: 206-09-2 Region Örebro län