Revisionsrapport Avtal med externa vårdgivare och leverantörer former för uppföljning

Revisionsrapport Avtal med externa vårdgivare och leverantörer former för uppföljning Landstinget Gävleborg Lotta Ricklander Hanna Franck

2012-03-27 Lotta Ricklander Projektledare Lars-Åke Ullström Uppdragsansvarig

Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 1 2 Inledning 1 2.1 Bakgrund 3 2.2 Syfte/revisionsfrågor 3 2.3 Revisionsmetod 4 3 Tidigare granskningsinsatser 4 4 Grundläggande förutsättningar 5 4.1 Landstingets organisation 5 4.2 Landstingets inköpssystem 6 4.2.1 Avtalsdatabas 6 4.3 Kommentarer 6 5 Granskade avtal 7 5.1 Avtal externa vårdgivare 7 5.2 Avtal hälsocentraler 7 5.3 Avtal varor och tjänster 8 5.3.1 Avtal varor 8 5.3.2 Avtal tjänster 8 5.4 Kommentarer 9 6 Uppföljning och kontroll i praktiken 9 6.1 Externa vårdgivare 10 6.2 Hälsocentraler 10 6.3 Varor och tjänster 10 6.4 Rapportering till landstingsstyrelsen 12 6.5 Kommentarer 12 7 Revisionell bedömning 13

1 Sammanfattning Landstinget Gävleborg har avtal med externa leverantörer av vård, tjänster och varor, ca 120 externa vårdgivare, ett flertal externa leverantörer för tvätt, förbrukningsartiklar, fastighetsskötsel, kök och städ. Uppföljning och kontroll av externa avtal är mycket viktigt för landstinget för att kunna ha en god intern kontroll. Revisorerna i Landstinget Gävleborg har därför uppdragit år PwC att genomföra en granskning avseende uppföljning och kontroll av externa avtal. Syftet med granskningen har varit att bedöma om landstingsstyrelsen säkerställt att uppföljning sker på ett ändamålsenligt sätt. Nedan sammanfattas de iakttagelser som gjorts i granskningen. Landstinget har arbetat aktivt de senaste åren med att utveckla arbetet med uppföljning och kontroll av externa avtal. Organisationen med avtalscontrollers bedömer vi vara en tydlig markering att uppföljning och kontroll av externa avtal är viktigt för landstinget. Organisationen leder även till att fokus flyttas från upphandling till att omfatta hela inköpsprocessen; från marknadsanalys till uppföljning inför kommande upphandling. Inköpssystemet bedöms också vara en positiv utveckling för att stärka den interna kontrollen avseende externa avtal. Avtalsdatabasen är dock idag inte komplett. De avtal som finns ute i landstingets verksamheter förstår vi att inköpsorganisationen inte kan samla. Det finns dock även centralt tecknade avtal som inte återfinns i avtalsdatabasen. En fungerande databas för externa vårdgivare finns sedan tidigare De granskade avtalen visar att regleringar avseende uppföljning och kontroll under avtalsperioden, finns i stor utsträckning vad gäller samtliga externa avtal inom landstinget. För de mer omfattande avtalen finns regleringar som i hög grad fokuserar på dialog mellan beställare och leverantör. Det är tydligt att landstinget Gävleborg arbetar aktivt för att utveckla uppföljning och kontroll av externa avtal. Ändamålsenlig organisation har tillskapats. Revisionen bedömer att den uppföljning och kontroll som sker av de mer omfattande externa avtalen, är strukturerad och ändamålsenlig. Fokus har utvecklats till att i stor utsträckning handla om dialog mellan verksamheterna och leverantörer, vilket är positivt. Kontroll av hälsocentralerna har inte skett i den omfattning som varit ambitionen för år 2011. Vad gäller rapportering till landstingsstyrelsen sker detta inte enligt någon fastlagd struktur. Information sker då behov finns och ärenden lyfts till landstingsstyrelsen i 1 av 14

de fall styrelsen eller fullmäktige ska fatta beslut i frågan. Vi bedömer att formerna för rapportering till styrelsen kan utvecklas. 2 av 14

2 Inledning 2.1 Bakgrund Landstinget Gävleborg har avtal med externa leverantörer, ca 120 vårdgivare och leverantörer för bland annat tvätt, förbrukningsartiklar, fastighetsskötsel, kök och städ. Vissa av de externa vårdgivarna är s k etableringar. Etableringarna är personbundna. Det går att köpa en etablering. Regelverket för etableringarna är under översyn. Affärsverksamheten inom etableringsbranschen bedöms vara lite på sparlåga i avvaktan på något beslut. EU har haft synpunkter på den livslång och lagbundna möjligheten till inkomst från det allmänna. År 2009 granskade revisorerna, via ett antal stickprov, avtalskonstruktioner och formaliakrav samt om avtalen ger möjlighet till uppföljning, kontroll och säkerhet. I princip alla avtal med vårdgivare fanns reglerat hur rapportering, revision och uppföljning skall ske. Den interna kontrollen avseende externa avtal bedömdes inte ha utvecklats tillräckligt. Dagens organisation innebär att Hälsovalskontoret svarar för uppföljning av privata vårdgivare som bedriver hälsocentraler samt sjukgymnaster och allmänläkare på nationella taxan. Inköpsavdelningen inom förvaltningen Lednings- och verksamhetsstöd (LOV) hanterar övriga avtal med externa vårdgivare samt externa leverantörer av tvätt, kök och städ etc. 2.2 Syfte/revisionsfråga Syftet är att granska formerna för uppföljning av avtalen med externa vårdgivare och om den interna kontrollen för uppföljning etc förstärkts vad gäller externa leverantörer. Övergripande revisionsfråga är: Har landstingsstyrelsen säkerställt att uppföljningen sker på ett ändamålsenligt sätt? De delar som ingår i granskningen är följande: Externa vårdgivare - Sker uppföljning enligt avtal? - Hur hanteras det material för uppföljning som vårdgivarna levererar in till landstinget? - På vilket sätt sker rapportering till landstingsstyrelsen? - Vilka former finns för dialog/återrapportering till berörda vårdgivare? Externa leverantörer - Har den interna kontrollen avseende uppföljning förbättrats? 3 av 14

2.3 Revisionsmetod Intervjuer med personer som har att svara för landstingets avtalshantering inom Ledningskontoret och LOV har genomförts. Totalt har åtta personer inom landstinget intervjuats. Ett urval av avtalen har granskats utifrån syftet. 3 Tidigare granskningsinsatser Revisionen i Landstinget Gävleborg har genomfört granskningar avseende avtalshantering 2007 och 2009. År 2009 kunde revisionen konstatera att kontroll och uppföljning genomfördes genom att: Att alla vårdgivaravtal utom ett har regleringar avseende rapportering, revision eller uppföljning. Det ställdes generellt högre krav på de mer omfattande avtalen, vilket är naturligt enligt revisionen. De krav som ställdes avseende uppföljning och kontroll hade utvecklats positivt. Uppföljning avseende avtalen med externa leverantörer som inte avser vårdgivare har inte utvecklats på samma sätt som vårdgivaravtalen. I flera fall saknas reglering avseende rapportering eller uppföljning under avtalsperioden. Detta kan leda till att felleveranser eller fel prissättning kan ske utan att det upptäcks. I vissa fall ska leverantören rapportera uppgifter till landstinget. Det finns dock, utifrån de uppgifter revisionen erhållit, inga rutiner kring hur dessa uppgifter ska hanteras då de inkommit. Utveckling har skett i positiv riktning avseende uppföljning och kontroll. Vid tidigare granskningar har uppföljning och kontroll i huvudsak genomförts med utgångspunkt från den information som vårdgivarna skickat in till landstinget. 2009 hade det utvecklats rutiner dels för hur uppföljning och kontroll definieras i avtalen, dels för vilka åtgärder landstinget själv genomför för att kontrollera och följa upp de externa vårdgivarna. Rutiner avseende rapportering till landstingsstyrelsen hade utvecklats. Vidare gjordes sammanställningar utifrån den rapportering vårdgivarna lämnar in till landstinget. Detta gav landstinget en möjlighet att kontrollera om uppdraget genomförs i enlighet med avtalet. Intern kontroll avseende uppföljning och säkerhet avseende övriga externa avtal hade dock inte utvecklats tillräckligt. Detta hade vid granskningen även uppmärksammats av landstinget. Det är av stor vikt att landstinget har kontroll över att de tjänster eller varor som levereras från avtalspartners, överensstämmer med de i avtalen angivna villkoren. 4 av 14

4 Grundläggande förutsättningar 4.1 Landstingets organisation Landstinget har sedan 2010 delvis en förändrad organisation avseende upphandling och uppföljning av avtal. Ansvar för utveckling av arbetet med landstingets samtliga externa avtal ligger på avtalsdirektören som tillhör landstingsledningen. Det praktiska arbetet med upphandling och uppföljning sker inom inköpsavdelning inom Ledning och Verksamhetsstöd (LOV). Inom avdelningen finns såväl upphandlare som avtalscontrollers. Systemet med controllers är nytt sedan 2010. Alla controllers har ansvar för vissa kategorier av avtal och arbetar tillsammans med upphandlare inom samma kategorier. Totalt finns 24 olika kategorier. Idag finns sex upphandlare (sju från juni 2012) och 12 controllers inom inköpsavdelningen. Totalt hanterar inköpsavdelningen externa avtal som omfattar c:a 3,5 mdkr per år. Avtal avseende varor omfattar c:a 1,5 mdkr och avtal avseende tjänster och externa vårdgivare, exklusive hälsoventraler, c:a 1 mdkr vardera. Grunden för organisationsförändringen har varit att förändra fokus på upphandling till att avse hela inköpsprocessen. Genom systemet med upphandlare och controllers fokuseras i högre utsträckning på hela processen avseende inköp, som innefattar aktiviteter såväl före, under och efter ingående av avtal. Vidare har bedömning gjorts att kostnadsutvecklingen avseende externa köp i hög utsträckning kan minskas, genom att ha fokus på uppföljning och kontroll av de avtal landstinget har. Landstingets organisation avseende inköpsprocessen kan illustreras enligt nedan: Landstingsstyrelsen Avtalsdirektör LOV Inköpsavdelning Hälsovalskontoret Vårdgivaravtal och hälsocentraler Varor Tjänster 5 av 14

4.2 Landstingets inköpssystem Landstinget har år 2010 upphandlat ett nytt elektroniskt inköpssystem. Systemet ska medföra att alla köp från externa avtal ska ske på samma sätt inom hela landstinget. Systemet innebär att externa avtal med gällande villkor samlas i en databas. När beställningar ska göras från leverantör, sker detta i systemet. Systemet visar beställaren vilka varor/tjänster som i första hand ska väljas samt vilka priser som gäller. Då beställning görs, skickas denna direkt till närmaste chef för attest. Beställningen går iväg till leverantören först då attest genomförts. Faktura från leverantören inkommer i systemet. Om avvikelser finns från de villkor som angetts i avtal, fastnar fakturan och utbetalning sker inte. Landstinget befinner sig idag i implementeringsfasen avseende inköpssystemet. Hittills har c:a 60 leverantörer lagts in. Vid upphandling ställs idag krav på att framtida leverantörer ska godkänna användning av detta system. Utbildning avseende inköpssystemet sker i stor utsträckning i landstingets verksamheter. Hittills har c:a 1000 personer utbildats. Ambitionen är att alla medarbetare ska kunna använda landstingets inköpssystem. 4.2.1 Avtalsdatabas Landstingets avtal samlas i en gemensam avtalsdatabas som är tillgänglig för alla medarbetare. Avtalsdatabasen innehåller dock inte alla gällande avtal. Vissa avtal tecknas i divisionerna och kommer inte inköpsavdelningen till känna. 4.3 Kommentarer Landstinget har arbetat aktivt de senaste åren med att utveckla arbetet med uppföljning och kontroll av externa avtal. Organisationen med avtalscontrollers bedömer vi vara en tydlig markering att uppföljning och kontroll av externa avtal är viktigt för landstinget. Organisationen leder även till att fokus flyttas från upphandling till att omfatta hela inköpsprocessen; från marknadsanalys till uppföljning inför kommande upphandling. Inköpssystemet bedöms också vara en positiv utveckling för att stärka den interna kontrollen avseende externa avtal. Kontroll av följsamhet mot villkor avtalen, sker med automatik då beställning sker inom inköpssystemet. Avtalsdatabasen är dock idag inte komplett. De avtal som finns ute i landstingets verksamheter förstår vi att inköpsorganisationen inte kan samla. Det finns dock även centralt tecknade avtal som inte återfinns i avtalsdatabasen. En fungerande databas för externa vårdgivare finns sedan tidigare. 6 av 14

5 Granskade avtal 5.1 Avtal externa vårdgivare Landstinget har avtal med c:a 120 externa vårdgivare. Ett urval på sex externa avtal inom olika kategorier har granskats med utgångspunkt i vad som finns dokumenterat avseende uppföljning och kontroll under avtalsperioden. Följande avtal har granskats: 1) Smärtrehab Alfta Rehab 2) Smärtrehab Gävle Friskvård 3) Medicinsk fotvård Edsbyn Hud och Fotvård 4) Psykoterapi Ahlström 5) Psykoterapi Berglund 6) Psykoterapi Blom Alla granskade avtal har tecknats under 2009 eller senare. Samtliga granskade avtal innehåller skrivningar avseende uppföljning och revision. Fyra av avtalen anger dels att landstinget under avtalsperioden har rätt att genomföra förvaltningsrevision, kvalitetsrevision, granskning av leverantörens debiteringsunderlag samt miljörevision. Alla sex avtal innehåller reglering kring uppföljning. Av regleringen framgår att leverantören ska inkomma med viss redovisning till landstinget avseende fem olika perspektiv; behov, prestation, kvalitet, kostnad samt effekt, enligt en uppföljningsplan. Det framgår även att uppföljningsplanen syftar till utveckling mellan landstinget och leverantören. 5.2 Avtal hälsocentraler Enligt riksdagsbeslut är landstingen skyldiga att införa vårdvalssystem för primärvården. Från den 1 januari 2010 infördes därför Hälsoval Gävleborg som gav länets invånare möjlighet att välja mellan olika hälsocentraler i primärvården. Hälsoval Gävleborg ger också alla leverantörer av primärvård som uppfyller landstingets krav på hälsocentraler rätt att etablera sig fritt inom länet efter genomgången godkännandeprocess. Hälsocentralerna kan drivas av såväl landstinget självt eller en extern vårdgivare. Förutsättningarna för hälsocentralerna ska vara lika oavsett vem som driver centralen. Systemet innebär att upphandling sker på ett enklare sätt än att tillämpa LOU. Idag finns totalt 40 hälsocentraler inom landstinget Gävleborg. 13 av dessa drivs av privata vårdgivare. Vårdgivarna har inget specifikt avtal med landstinget, utan de villkor som ställs upp har samlats i en Hälsovalshandbok, vilken vårdgivaren blir bunden av då tillstånd att starta verksamheten ges. Av handboken framkommer att uppföljning och kontroll ska ske, i likhet med för övriga externa vårdgivare, genom att leverantören ska inkomma med viss redovisning till landstinget avseende fem olika perspektiv; behov, prestation, kvalitet, kostnad samt effekt, enligt en uppfölj- 7 av 14

ningsplan. Det framgår även att uppföljningsplanen syftar till utveckling mellan landstinget och leverantören. Ansvar för samtliga hälsocentraler ligger på Hälsovalskontoret, som är skiljd från inköpsavdelningen. Anledning till detta är att hälsocentralerna ska hanteras på ett konkurrensneutralt sätt, oavsett om det drivs internt eller externt. Hälsovalskontoret har dock köpt tjänsten avseende uppföljning och kontroll av inköpsavdelningen. 5.3 Avtal varor och tjänster Landstinget har ett stort antal avtal avseende varor och tjänster med externa leverantörer. 5.3.1 Avtal varor Följande avtal avseende varor har granskats: 1) Diabeteshjälpmedel Abbott Scandinavia 2) Ortopedteknisk verksamhet Aktiv Ortopedteknik i Gävleborg 3) Vaccin Sanofi Pasteur I avtalet avseende diabeteshjälpmedel anges inte något avseende uppföljning och/eller kontroll under avtalsperioden. Avtalet avseende ortopedteknisk verksamhet innehåller bestämmelser avseende samarbetet mellan beställaren och leverantören. I avtalet anges att en samrådgrupp ska bildas mellan parterna för att kontinuerligt arbeta med uppföljning och utvärdering av verksamheten. Samrådsgruppen ska träffas 2-4 gånger per år. Det anges vidare att beställaren har rätt att genom revisorerna eller annan genomföra granskning av verksamheten för kontroll av att krav i avtalet efterlevs av leverantören. I avtalet avseende vaccin anges att leverantören ska medverka tillsammans med beställaren till affärsutveckling och kostnadseffektivitet. Eventuella utvecklingsprojekt ska drivas i enlighet med tidsplan som båda parter är överens om. 5.3.2 Avtal tjänster Följande avtal avseende tjänster har granskats: 1) Kost SFAB Scandinavia Facility Management 2) Lokalvård Core service Management 3) Funktionsskrivare Rihoc Sverige 4) Telefontolktjänster Tolkjouren Kostavtalet har ett flertal regleringar avseende kontroll och uppföljning. Kontroller kommer att genomföras mot de kvalitetskrav och acceptanskriterier som framgår av beskrivningsdokumenten. Under entreprenadtiden kommer kontroll av entreprenörens arbete främst att utföras via dess egenkontroll. Beställaren eller dennes ombud har dock rätt att utföra motsvarande kontroller av entreprenörens verksamhet. Kontroll kommer att genomföras vid behov. 8 av 14

Lokalvårdsavtalet innehåller också mycket omfattande regleringar avseende uppföljning och kontroll. För att effektivisera lokalvården krävs ett fortlöpande utvecklings- och förbättringsarbete. Beställaren och entreprenören ska gemensamt upprätta en utvecklingsplan med konkreta mål och handlingsplaner. Förutom att utföra entreprenaden i överensstämmelse med utvecklingsplanen ska entreprenören vara beredd att medverka i genomförande genom i särskild ordning överenskomna insatser och projekt. Det anges vidare att det under entreprenadtiden kommer kontroll av entreprenörens arbete att utföras av beställaren eller dennes ombud, i huvudsak, enligt den metodik som beskrivs i INSTA 800. Kontrollen kommer att genomföras minst fyra gånger per år. Protokoll upprättas vid varje tillfälle. Resultatet av kontrollerna redovisas vid driftsmöten. För båda dessa avtal har olika organisationer inrättats för arbetet med verksamhetsutveckling, kontroll och uppföljning. Båda avtalen har även vitesklausuler för det fall att entreprenören inte skulle efterleva de krav som ställs. Avtalet avseende funktionsskrivare anger att uppföljning kommer att ske en gång i månaden under avtalets första år. Därefter ska uppföljning ske kvartalsvis. Beställaren är sammankallande. Avtalet avseende tolktjänster anger att uppföljningsmöte ska ske tre månader efter det att avtalet börjat löpa. Därefter ska uppföljningsmöten hållas två gånger per år. 5.4 Kommentarer De granskade avtalen visar att regleringar avseende uppföljning och kontroll under avtalsperioden, finns i stor utsträckning vad gäller externa avtal inom landstinget. För de mer omfattande avtalen finns regleringar som i hög grad fokuserar på dialog mellan beställare och leverantör. Endast ett av de granskade avtalen saknas reglering kring uppföljning och kontroll. 6 Uppföljning och kontroll i praktiken Uppföljning och kontroll av landstingets externa avtal varierar beroende på avtalets omfattning och art. Inköpsorganisationen har gjort en riskbedömning för att kunna lägga nivå på uppföljning och kontroll. Genom en analys av ett avtals ekonomiska omfattning samt betydelse för vården, har avtalen landat i olika riskklasser. Detta avspeglar sig därefter i avtalen och den uppföljning och kontroll som i praktiken sker. Förutom den uppföljning och kontroll som sker enligt nedan, sker även så kallad händelsestyrd uppföljning. Detta innebär att om indikationer kommer till inköps- 9 av 14

avdelningen att något avtal inte fungerar som det ska, görs en kontroll av leverantören i fråga. 6.1 Externa vårdgivare Uppföljning och kontroll av externa vårdgivaravtal skiljer sig mellan avtalen, beroende på hur omfattande avtalet i fråga är, med utgångspunkt från riskbedömning enligt ovan. Landstinget arbetar sedan en tid med att göra revisioner av flera avtal inom samma kategori, t ex sjukgymnaster. Landstinget genomförde 2010 medicinsk revision avseende sjukgymnaster med hjälp av extern konsult. Resultatet av den revisionen har lett till att landstinget idag anordnar utbildning för externa vårdgivare. Idag pågår en revision avseende fem läkare med avtal utifrån nationella taxan. Även denna revision genomförs med hjälp av extern konsult. Avseende de granskade avtalen ovan, har vårdgivarmöten skett under 2011 med företagen Alfta och Gävle psykologmottagning vid två tillfällen. Båda dessa möten finns protokollförda. Vad gäller de övriga fyra vårdgivarna har granskning skett genom granskning av de redovisningar utifrån de parametrar som anges i avtal, som vårdgivarna lämnar in. Granskningen består främst i att göra en rimlighetsbedömning av vårdproduktionen. 6.2 Hälsocentraler Hälsovalskontoret hade som målsättning för år 2011 att samtliga hälsocentraler skulle kontrolleras i form av besök på plats. Under 2011 gjordes revision på 15 av landstingets sammantaget c:a 40 hälsocentraler. Tre av dessa var hälsocentraler som drivs av externa företag. Revisionerna genomförs genom besök på hälsocentralerna då ett antal faktorer granskas och protokollförs enligt en checklista som utarbetats. De eventuella avvikelser som noteras vid besöket protokollsförs. Uppföljning sker därefter av de åtgärder som vidtagits med anledning av noterade avvikelser. Ekonomisk uppföljning sker i det datasystem som reglerar utbetalningar till hälsocentralerna. Det finns ett antal olika parametrar som reglerar ersättningen. Uppgifterna för ersättningen hämtas ur patientjournalerna. 6.3 Varor och tjänster Uppföljning och kontroll av avtal sker i olika omfattning beroende på hur omfattande avtalet i fråga är, utifrån riskbedömning. Skrivningar i avtalen är utgångspunkten. Uppföljning och kontroll inte alltid tydligt beskriven i avtalen. Detta leder till att arbetet med detta även blir otydligt. Utifrån intervjuerna framkommer att det fortfarande finns utvecklingspotential avseende uppföljning och kontroll i vissa avtal avseende framför allt varor. 10 av 14

Uppföljning avseende mindre avtal genomförs i stor utsträckning genom möten med leverantören där genomgång av leveranser av tjänster eller varor görs. I dialog med såväl användarna i organisationen som entreprenören vidtas åtgärder för förbättring om så behövs. Uppföljning och kontroll av kostavtalet och lokalvårdsavtalet är mycket omfattande. Grunden i den uppföljning som görs återfinns i avtalen. Ambitionen är att tillsammans med leverantören utveckla och förbättra kosten och lokalvården i landstinget. Uppföljning av kostavtalets olika delar görs i olika möten med såväl entreprenören som representanter från landstingets olika verksamheter som mottar kost. Kostombudsmöten sker sex gånger per år där vårdrepresentanter från varje avdelning deltar. Kontraktsmöten sker med VD för entreprenören fyra gånger per år och driftsmöten sker en gång per månad. Alla uppföljningsmöten protokollförs. Då åtgärder behöver vidtas, återrapporteras detta vid nästkommande möte. Vidare genomförs kvalitetskontroll genom en enkät som utarbetats av beställare och entreprenör tillsammans två gånger per år. Utvärdering av enkäten genomförs av extern oberoende konsult. Uppföljning av lokalvårdsavtalet genomförs också i form av ett flertal olika möten med såväl verksamheterna som entreprenören. Avtalscontrollern medverkar vid landstingets hygienombudsmöten c:a sex gånger per år. Syftet är att fånga in de synpunkter som finns ute i verksamheterna. Vidare genomförs driftsmöten tillsammans med entreprenören två gånger per månad där man fångar in det som eventuellt inte fungerar. Kontraktsmöten genomförs en gång per månad, där framför allt ekonomiska förändringar diskuteras. Alla fakturor avseende baslokalvården kontrolleras och mottagningsattesteras av avtalscontrollern. Tilläggsavtal får tecknas av verksamheterna, efter bedömning av omfattning och pris av controllern. Kvalitetskontroller genomförs kontinuerligt. Hittills har viten utdömts för entreprenören vid två tillfällen. System för när viten betalas ut tar sin utgångspunkt i metodiken INSTA 800. Avtalet avseende tolktjänster har hittills följts upp genom avstämningsmöten två gånger per år. Dessa möten har dock inte protokollförts. Avtalet avseende funktionsskrivare följs upp i enlighet med avtalet. IT träffar leverantören veckovis och diskuterar operativa frågor kring uppstarten och eventuella avtalsfrågor. De har också hållits tre avstämningsmöten med leverantören där även inköpschefen medverkat. Det inte är helt klarlagt hur avtalsuppföljningen ska delas upp mellan funktionsansvarig och avtalscontroller när projektet går över i linje. Avtalen avseende diabeteshjälpmedel sker uppföljning och kontroll av avtalet, trots att inget anges i avtalet. Inköpsenheten deltar i nätverksträffar med landstingets samtliga diabetessjuksköterskor en till två gånger per termin. På träffarna presenteras statistik avseende förskrivning och ekonomi som läkemedelsenheten levererar kvartalsvis till avtalscontrollern. Kontakt med leverantören har skett i mycket liten 11 av 14

omfattning under 2011. Detta på grund av att avtalet upplevs fungera mycket väl i verksamheterna. Vaccinavtalet följs upp inom läkemedelsenheten i landstinget. Information om hur uppföljningen genomförs har inte kommit revisionen till del. Ortopedteknisk verksamhet följs upp genom samrådträffar med landstingets hjälpmedelskonsulenter som samordnare, verksamheterna och leverantören. Ett stort antal träffar har genomförts. I dagsläget har dock flera träffas ställts in, på grund av att verksamheterna inte deltar. 6.4 Rapportering till landstingsstyrelsen Rapportering av kontroll och uppföljning av externa avtal sker idag från inköpsenheten till avtalsdirektören. Avtalsdirektören beslutar i sin tur vilken redovisning som lämnas till landstingsstyrelsen. Redovisning sker idag inte utifrån någon fastställd ordning. En översiktlig genomgång av landstingsstyrelsens protokoll för år 2011 visar att styrelsen under året fått information avseende landstingets inköpssystem. Man har även fått information avseende uppföljning som skett avseende sjukgymnaster. Beslut som fattats med beröring till inköpsorganisationen är beslut om antagande av entreprenör för Bollnäs sjukhus, beslut avseende revidering av Hälsovalshandboken samt beslut om vidare uppföljning avseende sjukgymnaster. Någon information avseende uppföljning och kontroll av externa avtal generellt har inte återfunnits. 6.5 Kommentarer Det är tydligt att landstinget Gävleborg arbetar aktivt för att utveckla uppföljning och kontroll av externa avtal. Ändamålsenlig organisation har tillskapats. Revisionen bedömer att den uppföljning och kontroll som sker av de mer omfattande externa avtalen, är strukturerad och ändamålsenlig. Fokus har utvecklats till att i stor utsträckning handla om dialog mellan verksamheterna och leverantörer, vilket är positivt. Kontroll av hälsocentralerna har inte skett i den omfattning som varit ambitionen för år 2011. Vad gäller rapportering till landstingsstyrelsen sker detta inte enligt någon fastlagd struktur. Information sker då behov finns och ärenden lyfts till landstingsstyrelsen i de fall styrelsen eller fullmäktige ska fatta beslut i frågan. Vi bedömer att formerna för rapportering till styrelsen kan utvecklas. 12 av 14

7 Revisionell bedömning Den övergripande revisionsfrågan har varit att bedöma om landstingsstyrelsen säkerställt att uppföljning av externa avtal sker på ett ändamålsenligt sätt. Vi bedömer att landstinget Gävleborg har utvecklat en organisation och olika metoder för kontroll och uppföljning av externa avtal som ger förutsättningar för en god intern kontroll. Uppföljning av avtalen har utvecklats till att mer och mer handla om utvecklingsarbete mellan landstinget och leverantörerna, där fokus ligger på dialog. Externa vårdgivare och hälsocentraler Sker uppföljning enligt avtal? Revisionen bedömer att uppföljning av externa avtal i hög utsträckning sker i enlighet med villkoren i avtal. Hur hanteras det material för uppföljning som vårdgivarna levererar in till landstinget? Landstinget arbetar mindre och mindre med att samla in material från de externa leverantörerna. I flertalet fall lämnas rapportering endast i form av redovisning utifrån de parametrar som anges i avtalen, som granskas av avtalscontroller och upphandlare. På vilket sätt sker rapportering till landstingsstyrelsen? Vad gäller rapportering till landstingsstyrelsen sker detta inte enligt någon fastlagd struktur. Information sker då behov finns och ärenden lyfts till landstingsstyrelsen i de fall styrelsen eller fullmäktige ska fatta beslut i frågan. Vi bedömer att formerna för rapportering till styrelsen kan utvecklas. Vilka former finns för dialog/återrapportering till berörda vårdgivare? Uppföljning av externa vårdgivare och hälsocentraler sker i stor utsträckning enligt de avtal som tecknas. Idag sker uppföljning och kontroll ofta genom dialog med vårdgivare och genom platsbesök avseende hälsocentraler. Vad gäller vårdgivare görs även revisioner för olika kategorier av vårdgivare, vilket är positivt. Övriga externa leverantörer Har den interna kontrollen avseende uppföljning förbättrats? 13 av 14

Vi bedömer att uppföljning avseende externa leverantörer har utvecklats mycket positivt. Genom den organisationsförändring som genomförts i landstinget, har fokus flyttats från upphandlingsskedet till att omfatta hela inköpsprocessen från marknadsanalys inför upphandling till uppföljning och kontroll av avtal. Arbetet med kontroll och uppföljning handlar idag mycket om dialog och utveckling av de avtal som tecknats med leverantörerna. Alla granskade avtal avseende varor och tjänster har följs upp under 2011. 14 av 14