J ~ Landstinget DALARNA PROTOKOLL Servicenämnden Landstingsservice Sammanträde 2014-09-24 13-20 Sida 1 (11) Protokoll från Servicenämndens sammanträde Tid: 2014-09-24 kl 10.00-14.00 Plats: Foajen vid restaurang Gastronomen, Falu lasarett Beslutande Elin Noren (S), Ordförande Sten G Johansson (V), 1 :e vice ordförande Christina Bröms (C), 2:e vice ordförande Sören Aspgren (S) Britt-Marie Essell (S) Birgitta Hiertner (M) Mathias Westin (C) för Pär Sixtensson (M) Föredragande Ulf Cristoffersson, Förvaltningschef Alexander Klein Storm, T f Personalchef Martin Ekberg, Ekonomichef Anders Roos, Utredare, 16 A, B Elisabeth Dahlstedt, huvudprojektledare 16 A Sekreterare Lena Wikström, Nämndsekreterare
Landstinget Dalarna Landstingsservice Protokoll Servicenämnden Sammanträde 2014-09-24 Sida 2 (11) nnehållsförteckning nledning och protokollsjustering... 3 13 Justering av närvarolistan 14 Godkännande av dagordning 15 Protokollsjustering 3 3 3 nformations- och anmälningsärenden... 4 16 nformation 4 17 Anmälan av delegeringsbeslut 9 18 övriga anmälningsärenden 9 Beslutsärenden... 10 19 Delårsbokslut FV 82, Tertial 2, 2014 10 20 Sammanträdesplan Servicenämnden 2015 10 Protokollsjustering... 11
Landstinget Dalarna Landstingsservice Protokoll Servicenämnden Sammanträde 2014-09-24 Sida 3 (11) nledning och protokollsjustering 13 Justering av närvarolistan Servicenämndens beslut 1. Närvarolistan fastställs. 14 Godkännande av dagordning Servicenämndens beslut 1. Godkännande av föreliggande dagordning. 15 Protokollsjustering Servicenämndens beslut 1. Sten G. Johansson utses att jämte ordföranden justera protokollet. Ordföranden överlämnar efter egen justering till justeringsmannen. Justering ska vara klar inom 14 dagar.
Landstinget Dalarna Landstingsservice Protokoll Servicenämnden Sammanträde 2014-09-24 Sida 4 (11) nformations- och anmälningsärenden 16 nformation Servicenämndens beslut 1. nformationen antecknas till protokollet. nformation lämnas om: A. "Mer tid för patienten" Elisabeth Dahlstedt, huvudprojektledare är kontrakterad under ett år för att organisera projektet. Projektet handlar om 4 områden; Arbetsfördelning mellan yrkesgrupper, Administrationen, T Kommunikation/dokumentation samt Patientens egen medverkan. Visar bildspel och redovisar följande punkter kring projektet; Använda skattepengar effektivt - utveckla personalekonomin Kommittedirektiv - "Ur led är tiden" Aktiviteter i fler landsting - starta nationellt nätverk Aktiviteter på EU- nivå samarbete Region Dalarna Samarbete med flera projekt i Ltd - internt nätverk "Ur led är tiden" skriven av Göran Stiernstedt, är en rapport som är grunden till projektet och värd att läsa. Piloter; Geriatriken i Avesta, Primärvården i Falun (ev Norslunds vårdcentral), lnfektionskliniken i Falun, fler vill vara med! Arbetsgång för pilotförsök på vårdenheter Kartlägga arbetsfördelningen mellan medicin, administration och service Hur är de fördelade idag och hur ser det ut i ett patientperspektiv? Kartlägga och föreslå personalmix för patientens bästa Prioritera blad krav på dokumentation och utvecklanya rutiner Kartlägga hur T-verktyg används och kan effektivisera och underlätta det dagliga arbetet Öka användningen av e-tjänster för egenvård inkluderande digital information på skärmar och anmälan i reception nom dessa områden: Lämna förslag till förändringar, förbättringar och ge exempel på förbättringsmöjligheter.
Landstinget Dalarna Landstingsservice Protokoll Servicenämnden Sammanträde 2014-09-24 Sida 5 (11) Arbetsmetod Hållbart förändringsarbete sker inifrån personalgruppen Medverka i APT - Vilken roll har jag i Landstinget dalarna? - Hur kan vårt team arbeta med ett tydligare patientperspektiv? Vaska fram bra förslag till piloten Aktivitetsplan med stöd frånledningen. Resurser!? Genomförande med stöd från projektet Återkoppling till personal och ledning Piloterna genomförs under vintern, om ca ett år sker en utvärdering av projektet. Projektgruppsmötena startar måndag 29/9 och planeras genomföras varannan vecka. Administration, service och medicin 1. Definiera varje område i olika vårdmoment 2. Beskriv vad varje yrkeskategori ska göra 3. Övriga arbetsuppgifter fördelas på det personalekonomiska bästa sättet 4. Nya yrkeskategorier Se informationen som helhet i bilaga 16 A B. VERKSAMHET "Mer tid för patienten" - FM-koncept Projektdirektiven för projektet "Mer tid för patienten" har beslutats av Landstingsdirektören. Huvudprojektledaren för det förvaltnings-övergripande projektet är rekryterad. Projektet som helhet är ännu inte konstituerat fullt ut, exempelvis saknas delprojektledare för den medicinska delen. Landstingsservice uppdrag i projektet är att undersöka möjligheterna att utföra vårdnära servicetjänster (VNS) i vården och att utreda förutsättningarna för att implementera ett Facility Management koncept. Delprojektledare för servicedelen i projektet är utsedd i Anders Roos. Landstingsservice fortsätter förberedelserna inför projektets uppstart genom att omvärldsbevaka med andra landsting, göra studiebesök och anordna utbildningsdag i Facility Management för förvaltningens samtliga chefer.
Landstinget Dalarna Landstingsservice Protokoll Servicenämnden Sammanträde 2014-09-24 Sida 6 (11) Logistik På uppdrag av Servicerådet pågår i dagsläget planeringen av en genomlysning och översyn av den inre vaktmästerifunktionen i ett länsperspektiv. Huvudsyftet är att kartlägga och utveckla logistikprocessen i ett helhetsflöde; d.v.s. delarna yttre transport, kajhantering och inre vaktmästeri. Som ett led i de ökade kraven kring logistikfrågorna har Landstingsservice rekryterat en logistikchef fr.o.m. september månad. För att lyckas med uppdraget krävs en nära samverkan mellan Landstingsservice och våra kunder; övriga förvaltningar inom koncernen. Uppdraget startar under oktober månad med stöttning av en extern logistikkonsult. Skid-VM Landstingsservice har påbörjat förberedelserna inför stundande Skid-VM 2015. Evenemanget kommer exempelvis påverka våra tjänster och uppdrag inom parkering, bevakning och logistiskt in- och utflöde av gods till våra sjukhus. Landstingsservice har utsett en huvudansvarig för att ansvara och samordna den operativa delen för våra servicetjänster i ett länsperspektiv. dagsläget görs bedömningen att Landstingsservice belastas med en merkostnad för evenemanget på mellan 0,5-1,0 Mkr. Kostutredning Ludvika lasarett (Anders Roas) Dnr LD14/02832 På uppdrag av Servicerådet har Landstingsservice genomfört en utredning om förutsättningarna för egen kostproduktion på Ludvika lasarett. Huvudsyftet med utredningen är att nuvarande kostförsörjning genom att transportera mat från produktionsköket i Mora till Ludvika bedöms som alltför kostsam. Rapporten visar att alternativet med egen kostproduktion på Ludvika lasarett inte är ekonomisk lönsam på kort sikt, däremot i ett längre tidsperspektiv kan ekonomiska kostnadsbesparingar förväntas. Omcertifiering Se rapporten som helhet i bilaga 16 B Landstingsservice är sedan tidigare kvalitetscertifierad enligt SO 9001 och miljöcertifierad enligt SO 14001. Under senaste året har ett stort arbete genomförts med att processkartlägga vår verksamhet som ett led i att utveckla ledningssystemet digitalt. Under september månad genomfördes en omfattande omcertifiering genom en extern revision av förvaltningens kvalitets- och miljöledningssystem. Revisonen visade på ett bra resultat och fortsatt certifiering rekommenderas.
Landstinget Dalarna Landstingsservice Protokoll Servicenämnden Sammanträde 2014-09-24 Sida 7 (11) C. PERSONAL (Alexander Klein Storm) Sjukfrånvaron Den totala sjukfrånvaron inom förvaltningen är 7,2 % för perioden januariaugusti 2014, korttidsfrånvaron är 2,9 %. Under motsvarande period föregående år var den totala sjukfrånvaron 6,6 % och korttidssjukfrånvaron var 2,9 %. Sjukfrånvarotalen kan delvis härröras till vissa enskilda verksamheter, såsom Verksamhetsservice. Det finns dock stora skillnader inom förvaltningen, vissa verksamheter har en låg sjukfrånvaro medan andra grupper har en total sjukfrånvaro på ca 15-20 %. Den höga sjukfrånvaron kan även härröras till ett tiotal långtidssjukskrivna arbetstagare. Det proaktiva arbetet med att försöka minska sjukfrånvaron genom tidigt insatt rehabiliteringsplanering fortgår inom förvaltningen. Redovisas kartläggning av sjukfrånvaron i Landstingsservice se bilaga 16 C Bemanning Bemanningen har ökat med ca 20 stycken faktiska årsarbetare ifrån 2013 till 2014 för samma period. Detta beror delvis på de utökade städuppdragen Landstingsservice har fått i samband med driften av Dahlska huset, utökad bemanningen inom materielförsörjningsenheten Falun, övertagandet av kostförsörjningen i Ludvika och cafe Oasen i Säter. Tillsammans med utökade uppdrag på andra orter i länet, tillsättningar efter pensionsavgångar, konverteringar av visstidsanställningar och rätten till heltid, påverkar detta förvaltningens bemanning i stigande riktning. Utöver ovanstående så har flertalet utannonserade tjänster tillsatts inom förvaltningen; Landstingsservice har fått en ny Förvaltningschef i Ulf Cristoffersson, en ny Logistikchef i Erland Grundberg och en ny Trädgårdsmästare i Henric Larsson. Gällande rekryteringen av en ny Förvaltningssekreterare så har en andra omgång påbörjats.
Landstinget Dalarna Landstingsservice Protokoll Servicenämnden Sammanträde 2014-09-24 Sida 8 (11) D. EKONOM (Martin Ekberg) Budgetberedning Den 24:e september genomfördes det andra beredningsmötet inför 2015 års budget. Närvarande från Central förvaltning var Peter Hansson, ekonomidirektör, Eva-Britt Jansson, budgetchef och Landstingsservice representerades av Ulf Cristoffersson, förvaltningschef och Martin Ekberg, ekonomichef. Under mötet avrapporterades det verksamhetsmässiga och ekonomiska nuläget. Diskussioner fördes kring de ekonomiska budgetförutsättningar som gäller inför verksamhetsåret 2015. De centrala budgetdirektiven för Landstingsservices inför verksamhetsåret 2015 är hämtade från finansplanen (2014-06-17) och anges nedan i punktform: Avkastningskrav 3,0 Mkr ntern prisuppräkning mot Hälso- och sjukvården och övriga förvaltningar inom Landstinget Dalarna 2,45 %. Löneutveckling +2,8 % nternränta 3,2 % Arbetsgivaravgifter 43,63 % lnvesteringsram 2,6 Mkr Budgetprocessen Som ett led i ett processorienterat arbetssätt har ekonomienheten även 2014 genomfört en halvdagsutbildnings för samtliga chefer inom förvaltningen under en chefsutvecklingsdag. Utbildningens syfte var att repetera processens olika delar och presentera nya förändringar som implementeras i årets budgetprocess. Målet är att uppnå en framgångsrik budgetprocess där förvaltningen kan bygga en så verklighetsbaserad budget som möjligt. Processbilderna som var utgångspunkten under utbildningsdagen biläggs. Se budgetprocessen som helhet i bilaga 16 D
Landstinget Dalarna Landstingsservice Protokoll Servicenämnden Sammanträde 2014-09-24 Sida 9 (11) 17 Anmälan av delegeringsbeslut Servicenämndens beslut. 1. Antecknar de anmälda delegeringsbesluten till protokollet. Anmäldes följande enligt delegeringsbestämmelser fastställda av Landstingsstyrelsen 114/2011 och Servicenämnden 67/2011 fattade beslut. - Av förvaltningschefen fattade beslut. a) överenskommelse 2014-06-11 om uppdrag till Logistema angående nre Servicelogistik, Landstinget Dalarna Dnr LD14/02106 18 Övriga anmälningsärenden Servicenämndens beslut. 1. Antecknar övriga anmälningsärenden till protokollet. a) Protokollsutdrag fullmäktige 2014-06-16--17 58 Budget 2015, Finansplan 2015-2018 Dnr LD14/01315 61 Politisk organisation kommande mandatperiod Dnr LD14/01455
Landstinget Dalarna Protokoll Servicenämnden Landstingsservice Sammanträde 2014-09-24 Sida 10 ( 11) Besluts ärenden 19 Delårsbokslut FV 82, Tertial 2, 2014 Diarienummer LD14/01332 Servicenämndens beslut 1. Godkänna redovisat delårsbokslut för tertial 2. 2. överlämna delårsbokslutet till landstingsstyrelsen. Sammanfattning av ärendet Det ekonomiska resultatet efter 2014 års andra tertial uppgår till +4,2 Mkr. Under året har Landstingsservice fått flera nya uppdrag och efterfrågan på våra servicetjänster är hög. ärendet redovisas följande dokument: a) Beslutsunderlag b) Delårsbokslut FV 82, Tertial 2, 2014 20 Sammanträdesplan Servicenämnden 2015 Diarienummer LD14/02457 Servicenämndens beslut 1. Fastställa sammanträdesplanen för 2015 enligt förslag. Sammanfattning av ärendet Vid mötet presenteras förslag till sammanträdesplan för Servicenämndens möten 2015. Sammanträdesdatum (kl 10-16) Fredag 13 februari Tisdag 3 mars (lntroduktionsdag) Onsdag 27 maj Onsdag 30 september Onsdag 9 december Ordförandeberedning (kl 9-11) Torsdag 5 februari Torsdag 21 maj Torsdag 17 september Torsdag 26 november ärendet redovisas följande dokument: a) Beslutsunderlag
Landstinget Dalarna Landstingsservice Protokoll Servicenämnden Sammanträde 2014-09-24 Sida11(11) Protokollsjustering Vid protokollet Lena Wikström Sekreterare Justeringen har genom anslag tillkännagivits på Landstingshusets anslagstavla, Vasagatan 27, Falun. Förvaringsplats för protokollet: Landstingshuset, Vasagatan 27, Falun. Protokollet finns även tillgängligt på landstingets webbsida www.ltdalarna.se r201v---/0-{):3 Ans lagstid: oleua Zf;;{uf~ Nämndadministratör
Mer tid för patienten Använda skattepengar effektivt utveckla personalekonomin Kommittédirektiv Ur led är tiden Aktiviteter i fler landsting - starta nationellt nätverk Aktiviteter på EU-nivå samarbete Region Dalarna Samarbete med flera projekt i LtD internt nätverk
MBA Styrgrupp Referensgrupp patienter experter Nätverk nternt LtD Nationellt Regionalt/EU HP ntressenter Region Dalarna Kommunen DPV DPA DPS Projektmedarbetare: T, Ekonomi, HR, Administration, Kommunikation Projektmedarbetare En representant per yrkesgrupp och pilotenhet Ledningen på pilotenheten
Arbetsgång för pilotförsök på vårdenheter Kartlägga arbetsfördelningen mellan medicin, administration och service Hur är de fördelade idag och hur ser det ut i ett patientperspektiv? Kartlägga och föreslå personalmix för patientens bästa Prioritera bland krav på dokumentation och utveckla nya rutiner Kartlägga hur T-verktyg används och kan effektivisera och underlätta det dagliga arbetet. Öka användningen av e-tjänster för egenvård inkluderande digital information på skärmar och anmälan i reception nom dessa områden: lämna förslag till förändringar, förbättringar och ge exempel på förbättringsmöjligheter
Arbetsmetod Hållbart förändringsarbete sker inifrån personalgruppen Medverka i APT - Vilken roll har jag i Landstinget Dalarna? - Hur kan vårt team arbeta med ett tydligare patientperspektiv? Vaska fram bra förslag till piloten Aktivitetsplan med stöd från ledningen. Resurser!? Genomförande med stöd från projektet Återkoppling till personal och ledning
Gemensam värdegrund arbetsgivare/arbetstagare patient/personal
administration, service och medicin 1 Definiera varje område i olika vårdmoment 2 Beskriv vad varje yrkeskategori ska göra 3 Övriga arbetsuppgifter fördelas på det personalekonomiska bästa sättet 4 Nya yrkeskategorier
Definiera arbetsuppgifter som administration, service eller medicinskt arbete Administration Service Medicinskt arbete HR Kommunikation T Ekonomi
Administration Resursplanering Statistikunderlag Patientdokumentation HR
Service Förråd Städ Kost Transporter
Medicinskt arbete Omvårdnad Medicinsk expertis Medicinsk behandling Rehabilitering
Omvårdnad Enklare medicinsk behandling Näringsintag Personlig hygien
dag arbetsfördelning Mer tid för patienten Sjuksköterskor Sjukgymnaster Läkare Undersköterskor Medicinska sekreterare Medicinskt arbete Administration Undersköterskor Sjuksköterskor Läkare Sjukgymnaster Medicinska sekreterare Klinikassistenter Service Vårdnära service
1. Bemanning Rätt person på rätt plats i rätt tid 2. Yrkesgruppsförändringar/kompetensförskjutningar Fler medicinska sekreterare med differentierade arbetsuppgifter (klinikassistenter?) Vårdnära servicepersonal 3. Styra rekryteringarna dit där de bäst behövs Strategisk personalpolitik Ta fram baskrav för nyrekryteringar 4. Mjuka faktorer och incitament Utvecklingsmöjligheter, yrkesstolthet, attraktiv arbetsgivare, stärkt varumärke för Landstinget Dalarna Ledningsstöd under pilot och fortsatt implementering
Fyra förbättringsområden för att frigöra vårdtid enligt Ur led är tiden Exempel på grov plan VC: 1. T-stöd - Kartläggning för bästa användning av systemen - Digital skyltning i väntrum 2. Administration - Register och överföring mellan personer och avdelningar, mellan primärvård och klinik. Dubbel journalföring och pappersbrev och elektronisk fil. - Medicinska sekreterare som chef - Medicinska sekreterare mer ansvar och mer tid fler? Hur många? Kvittas mot läkartid? 3. Arbetsfördelning - Ej läkare i första linjen - Förbättrad telefonfiltrering och sortering - Förrådshantering 4. Optimerad verksamhet utifrån patientens behov - Dietister och sjukgymnaster, terapeuter - Livsstilsmottagning. Modell Svärdsjö - De 20 mest frekventa patienterna uppsöks och får stöd med kontakterna med Landstinget - Multisjuka handlingsplan - Schemaläggning enligt patientens behov Försök inom primärvården Falun att följa upp: - Kapillärprovtagning Waran - Väntetider diabetes och nya rutiner för kontroller och återbesök - Psykosocialt. Flödesschema för depression
Motivation för innovation - innovationssystem nitieras: nifrån organisationen Utvecklas kring: praktiska problem Drivs av: Uppmuntran Mäts i: Delaktighet och Förbättringsarbete: Kontinuerligt engagemang från hela innovationsnätverket Långsiktig effekt: Mer än 3 år Kulturförändring: 7-10 år Expert- och chefsstyrt Modeller och teorier Lönsamhetsmål, lagkrav Produktivitet, effektivitet Skilt från det dagliga arbetet Projektform Snabb effekt
Yrkesgrupp - utveckling Administration Arbetsuppgift/% av veckan Service Arbetsuppgift/% av veckan Medicinskt arbete Arbetsuppgift/% av veckan Undersköterskor Ökat Minskat Ökat Sköterskor Minskat Minskat Ökat Läkare Minskat Minskat Ökat Med sekreterare Ökat Ökat Ökat Sjukgymnaster Minskat Minskat Ökat Avdelningschefer Planering och organisation Nya yrkesgrupper Avancerade medicinska sekreterare (klinikassistenter) Kodning, journaler, kontakt HR Vårdnära servicepersonal Ökat städ, transporter, kost, närförråd etc. Patientdokumentation
+ Medicinsk process/prestationer = Produktivitet Resurser + Resultat = Effektivitet Hur mäta? Vad?
Stöd från linjeorganisationen centralt Omvärldsanalys och expertkunskap inom respektive område Aktiviteter och deltagande i projektet som följer verksamhetsmålen för långsiktig effekt Projektstöd Aktivitet/kompetens Effekt i verksamheten Personal resursplanering, uppföljning: personalekonomi och kompetens utbildning, rekryteringskrav nya yrkeskategorier Attraktiv arbetsgivare nformation informera, kommunicera från ett holistiskt perspektiv med modern mediateknik Varumärket Landstinget Dalarna Ekonomi faktaunderlag, nyckeltal, rapporter och sammanställning Produktivitet Administration samordning och dokumentation Kvalitetssäkring T funktionalitet T- verktyg för personal och patienter Effektivitet
UTREDNNGSRAPPORT PRODUKTONSKÖK LUDVKA LASARETT LANDSTNGSSERVCE UTREDNNGSRAPPORT PRODUKTONSÖK LUDVKA LASARETT ANDERS ROOS, BRGT PALLN, J-0 DEGNER JOHANNA NKLASSON, MARE AUGUSTSSON & MARTN EKBERG UTREDNNGSRAPPORT.. PRODUKTONSKOK LUDVKA LASARETT
BAKGRUND & NULÄGESBESKRVNNG Kostförsörjningen för Ludvika lasarett har historiskt sett skett med leveranser från ett produktionskök på lasarettet. ett gemensamt ägt AB tillsammans med Ludvika kommun och Eurest AB levererades hela kostförsörjningen till lasarettet fram till januari 2013 från detta kök. Vid en gemensam upphandling tillsammans med Ludvika kommun konstaterade vi att vid utgången av år 2012 hade inga anbud lagts på kostförsörjningen för lasarettet. Av flera olika anledningar lades därför Dala Måltidsservice AB ned och Landstingsservice fick i uppdrag trygga kostförsörjningen på lasarettet. Olika alternativa lösningar söktes bland annat genom samarbete med närstående kommuner och privata intressenter men inget av dessa alternativ kunde av olika skäl genomföras. Eftersom Ludvika kommun köper sina matleveranser till äldreboendet från extern part har dom bara matproduktion i egen regi kvar till skolorna. Dessa producerar mat endast fem dagar i veckan så även detta alternativ var ej genomförbart. Lösningen blev att via Kostnämndens produktionskök Arom i Mora leverera kyld mat till Ludvika lasarett tre gånger i veckan. För att detta i praktiken skulle kunna fungera tillskapades ett mottagningskök i Ludvika som i dagsläget drivs och bemannas av Landstingsservice. Livsmedel till produktionsköket och även ut till kunderna på lasarettet levereras från vårt eget produktionskök i Falun och samtransporteras med leveranser till och från Mora. Alternativet med leveranser från Mora fungerar i dagsläget väl och kunderna är nöjda med leveranserna. Dock konstateras att priset för måltiderna är oacceptabelt högt. Från Servicerådet har önskemål framförts att finna andra alternativa lösningar. Förfrågan riktades till Västmanlands läns landsting om deras produktionskök i Västerås skulle kunna leverera mat och övriga livsmedel till Ludvika lasarett. Ett alternativ framtogs där kyld mat från deras produktionskök i Västerås skulle levereras till Ludvika ske och även leveranser av livsmedel skulle kunna lösas därifrån. Praktiskt skulle detta alternativ fungera på ungefär motsvarande sätt som sker idag. VLL offererade detta men vid en kostnadsjämförelse med nuvarande alternativ kunde konstateras att leveranser från VLL skulle bli än mer kostsamt. Vid diskussioner och analys i Servicerådet framlades önskemål om att titta på ett alternativ där vi undersöker möjligheten att övergå från att vara ett mottagningskök vid Ludvika lasarett och att i stället producera maten vid ett eget produktionskök vid lasarettet. LANDSTNGSSERVCE PRODUKTONSKÖK LUDVKA LASARET
PRAKTSKA FÖRUTSÄTTNNGAR Lokalmässigt måste ytterligare lokalyta tillskapas. Runt vårt nuvarande mottagningskök finns vissa utrymmen att tillgå. Stora anpassningar och ombyggnationer krävs men ytan skulle räcka för att iordningställa ett produktionskök. Ombyggnation Kontakt har tagits med lokalplanerare och Landstingsfastigheter som framtagit förslag och kostnadsuppskattning för lokalanpassningen. Storleksordningen uppgår ombyggnationen och anpassningen till c:a 2 miljoner kronor. Se bilaga 1. nvesteringar Ytterligare inventarier behöver anskaffas för att kunna tillaga mat vid köket. De enskilt största investeringar avser två kokgrytor samt vagnar som skall användas till leverans ut till avdelningarna. Tillkommer även en del mindre maskiner samt kyl och frysar. Hopsummerat uppgår dessa investeringar till 600.000 kronor. Se bilaga 2. Personal Produktionsköket skall kunna leverera cirka 80 måltider sju dagar i veckan till vårdavdelningarna. Till detta tillkommer behovet av specialkoster. Transporter, servering och disk skall skötas av kökets personal. Dessutom skall leveranser av 50 stycken luncher fem dagar i veckan ske till Cafe hörnan. Köket behöver därför förstärkas personalmässigt med en tjänst. Erforderlig kompetens finns i organisation för att driva ett produktionskök. Transporter Råvaror och livsmedel till produktionsköket och vårdavdelningarna m.fl. måste ske från produktionsköket i Falun på grund av lokalbrist i Ludvika. Resultatet av denna förändringar är att vi inte behöver köra från Mora till Ludvika som idag görs tre gånger per vecka. Vi måste dock köra från Falun till Ludvika samma antal gånger som tidigare och uppskattningsvis uppgår kostnaden till 300 tkr. När planerade inköp av större bilar gjorts kommer kostnaden att kunna reduceras ytterligare då samtransporter då kan göras på ett effektivare sätt. Se bilaga 3. Miljökontoret Vid telefonkontakt med Miljökontoret i Ludvika kommun har ett positivt besked lämnats för en ombyggnation. En formell anmälan skall göras om ombyggnationen blir beslutad. LANDSTNGSSERVCE PRODUKTONSKÖK LUDVKA LASARET
KALKYL nedanstående kalkyl redovisas en kostnadsjämförelse mellan kostnadsförsörjningsalternativen 1) Produktion vid Aromköket på Mora lasarett och 2) Eget produktionskök på Ludvika lasarett. EKONOMSKA EFFEKTER AV KOSTFÖRSÖRJNNGSAL TERNATV LUDVKA LASARETT Alt 1: Landstinget Dalarna Prod.kök Mora Grund pris måltider Aromköket 45 kr (inkl dessert) Driftkostnad matt.kök Ludvika inkl personal (Varav ombyggnads tillägg 350 000 kr, upphör 2018) Transporter Falun-Mora-Ludvika Administration Portionspris egen regi Alt 2: Landstinget Dalarna prod.kök Ludvika Livsmedelskostnad 17 kr (inkl dessert) Driftkostnad prod.kök Ludvika inkl personal (Varav ombyggnads tillägg 350 ooo kr, upphör 2018) Ombyggnadstillägg, upphör 2020 Hyreshöjning pga utökad area Transporter Falun-Ludvika Höjd samkostnad Kostnämnden Administration Portionspris ecien recii 2015-2017 Portionspris ei:ien rei:ii 2018-2019 Portionspris egen regi 2020-- 1314000 1800000 840 000 100 000 4 054 000 139 kr 496 400 2 220 000 533 000 120 000 300 000 317 000 75 000 4 061 400 139 kr 127 kr 109 kr Beräkningsförutsättningar Livsmedelskostn Ludv.kök Aromköket 17 kr 45 kr Antal portioner (40 platser, 100% beläggning) Mora 29 200 Ludvika 29 200 LANDSTNGSSERVCE PRODUKTONSKÖK LUDVKA LASARET
SWOT-ANALYSER LANDSTNGSSERVCE PRODUKTONSKÖK LUDVKA LASARET '
SLUTSATSER Det är stora investeringar som krävs för få antal portioner som ska produceras. På sikt görs bedömningen att kostnaden för måltider sänks om ombyggnation sker till ett produktionskök. Bedömningen är att de ekonomiska effekterna ej uppnås förrän efter fem till sex år. nvesteringar i ett ombyggt produktionskök medför att hyreskostnaden inklusive ombyggnadstillägg ökar under en längre hyresperiod. dagsläget erhåller Ludvika kommun kostleveranser till sitt äldreboende från Sodexo som levererar kyld mat från Stockholm. Ett alternativ till ovanstående slutsats kan vara att göra en upphandling på kyld mat till Ludvika lasarett. Möjligen kan anbud inkomma från Sodexo som redan finns i området. LANDSTNGSSERVCE PRODUKTONSKÖK LUDVKA LASARET
r21~a/ /b' c SJUKFRÅNVAROKARTLÄGGNNG LsD Nuläget ~ 13 kostnadsställen inom förvaltningen möter inte målet {5%} för total sjukfrånvaro. ~ 12 kst har kartlagts i denna sammanställning. ~ 5 av dessa kst möter inte heller målet för korttidsfrånvaron {3J2%}. ~ Kartläggningen indelad områdesvis. ~ K = Kvinnor; M = Män 2014-09-24 HR-Avdelningen ~ Landstingsservice
0 SJUKFRANVAROKARTLAGGNNG LsD Norra Området Städ Team 1 Mora - Total frånvaro: 10% - K frånvaro totalt: 82% (28/31) - K: 51-65år står för 58% Transport Team 2 Mora - Total frånvaro: 12,5% - K frånvaro totalt: 74% (4/10) - K: 51-65år står för 100% 2014-09-24 HR-Avdelningen rl/' Landstingsservice
SJUKFRÅNVAROKARTLÄGGNNG LsD Mellersta Området Städ Team 1 - Total frånvaro: 11,4% - korttid 4,2% - K frånvaro totalt: 100% (37 /37) - K: 51-65år står för 44% Städ Team 2 - Total frånvaro: 5,5% - korttid 3,4% - K frånvaro totalt: 46% (34/43) - K: 18-29år står för 48% 2014-09-24 HR-Avdelningen -,- Landstingsservice
SJUKFRÅNVAROKARTLÄGGNNG LsD Forts. Mellersta Området Transport Team 3 - Total frånvaro: 10,6% - korttid 3, 7% - M frånvaro totalt: 10,4% (26/27) - M: 30-SOår står för 61% Yttre Skötsel - Total frånvaro: 12, 7% - K frånvaro totalt: 91% (3/6) - K: 51-65år står för 89% 2014-09-24 HR-Avdelningen..l" Landstingsservice
0 SJUKFRANVAROKARTLAGGNNG LsD Forts. Mellersta Området Kostservice Produktionsköket Falun - Total frånvaro: 6, 7% - korttid 3,6% - K frånvaro totalt: 80% (20/28) - K: 30-SOår står för 61% 2014-09-24 HR-Avdelningen.,//- Landstingsservice
SJUKFRÅNVAROKARTLÄGGNNG LsD Södra Området Städ Team Borlänge - Total frånvaro: 8,6% - K frånvaro totalt: 42% (11/12) - K: 30-SOår står för 85% Transport Team Säter - Total frånvaro: 11,2% - M frånvaro totalt: 72% (2/3) - M: 51-65år står för 100% 2014-09-24 HR-Avdelningen.,//- Landstingsservice
SJUKFRÅNVAROKARTLÄGGNNG LsD Forts. Södra Området Transport Team Avesta - Total frånvaro: 23% - M frånvaro totalt: 67% {4/8) - M: 51-65år står för 54% Städ Team Avesta - Total frånvaro: 7,3% - korttid 4,6% - K frånvaro totalt: 100% {12/12) - K: 51-65år står för 59% 2014-09-24 HR-Avdelningen ~ Landstingsservice
SJUKFRÅNVAROKARTLÄGGNNG LsD Forts. Södra Området Tvättservice Fredriksberg - Total frånvaro: 8,5% - K frånvaro totalt: 69% (16/28) - K: 51-65år står för 82% 2014-09-24 HR-Avdelningen ~ Landstingsservice
SJUKFRÅNVAROKARTLÄGGNNG LsD Sammanfattning (baserad på de kst som kartlagts) ~ På 75% {9/12} av kst så har kvinnorna majoriteten av sjukfrånvaron. ~ På 66% {6/9} av dessa kst så står åldersintervallet 51-65år för majoriteten av kvinnornas sjukfrånvaro. ~ På dessa 9 kst har befattningen städerska högst frånvaro - 66% {6/9)/ vaktmästare 22% {2/9} och kock står för 11% (1/9). ~Åldersintervallet 51-65år står för majoriteten 66% {2/3)/ av männens sjukfrånvaro. ~ Befattningen vaktmästare står för 100% av männens frånvaro {3/3}. 2014-09-24 HR-Avdelningen -r/' Landstingsservice
SJUKFRÅNVAROKARTLÄGGNNG LsD Hur minskar vi f rånvaran?./ Avstämning vid 5 frånvarotillfällen - oroande frånvaromönster../ Tidigt insatta åtgärder; aktiva chefer - nära samarbete med HR../ Arbetsanpassning - tekniska lösningar../ Samarbete med och experthjälp av LD PersonalRehab../ Samarbete med företagshälsovården: - Ergonomer - Psykologer - Läkare & Sjukgymnaster 2014-09-24 HR-Avdelningen.,//- Landstingsservice
0 SJUKFRANVAROKARTLAGGNNG LsD Frågor? Funderingar? 2014-09-24 HR-Avdelningen ~ Landstingsservice
c > -0-0 Avtal ~ Budget )> Attest r)/~/4/ /6'LJ» Ekonomisk uppföljning > > Politiken >- Dialogdagar Påverkande omvärldsfaktorer ) Ledning LsD )- Nämnderna äskar till LS Dåtid, nutid, framtid Mars April Jan Nov/dec Nov Definitivsättning i Raindance -< Politisk nämnd budget fastställs Central. samverkan Beredning ~ Facken HK Tjänstemannaberedning budget April Nov Lokal samverkan Facken Politiken, LS Förslag till Landstingsplan och finans an Maj Nov Slutgiltig budgetutkast Verksamhet Politiken, LF Landstingsplan Juni Okt Budgetdagar Ledningsgruppen LsD Politiken, LF Finansplan Juni Okt Utkast definitivbudget LsD Ekonomi Aug Sep Sep Sep LsD:s interna budgetprocess Personalbudget OH budget Tjänstemannaberedning budget 2014-09-09 ;u r CD 0.. ::J ::J co A
LANDSTNGSSERVCE - BUDGETPROCESSEN 2015 - TDPLAN BRYTDAG RA N DANCE Onsdag 3/9 y, : Budgetens : : utgångspunkt är : : utfall period 8 inkl.j : l ev. uppräkningar. -...,~ ~..,-------------------~ H Budgetberedning HK : Centrala direktiv : Avkastningskrav ' L - - ---... l EA-ENHETEN LÄGGER UT RESPEKTVE NTÄKTSBUDGET PÅ KOSTNADSSTÄLLE NVÅ H UNDER G :\1. VS\1. Planering. Fredag 12/9 y, : Kostnadsställe- : : ansvarig analyserar : l upplagd : intäktsbudget på G. y, : Kostnadsställeansvarig : : lägger intäktsbudget : : för kommande : l verksamhetsår med j stöd av EA. -- -~--..._. - RAPPORTERNG NTERN HANDEL Måndag 15/9 y, : Alla budgeterade, : : landstingsinterna : intäkter registreras 1 centralt l.~----~ ----------~---------, : Avstämning ' landstingsinterna 1 j transaktioner L-~ -- -- J H NMATNNG/NLÄSNNG NTÄKTSBUDGET OCH BERÄKNNG KAPTALKOSTNADER Onsdag 24/9... :- -1rirTiätnin-g/lr11äsni-ng- -, : av intäktsbudgeten i Raindance budgetmodul av respektive verksamhetsekonom. y, : EA beräknar : kapitalkostnaderna, enligt den : investeringsplan somj ' L ~~lu~s ~~~ras _ ~ EA-ENHETEN LÄGGER UT RESPEKTVE KOSTNADSBUDGET PÅ KOSTNADSSTÄLLEN VÅ UNDER G :\1. VS\1. PlaAering. Tisdag 8/10 ----------~---------, : Kostnadsställe- : ansvariga analyserar : upplagd budget på G... 1-Kostnäassl:alTe-a-nsvärTg - ~ : lägger budget för : : personalkostnader med : stöd av HR, samt budgeterar övriga l ; driftskostnader med stöd.i L-- _a\l,.få_ - - j Verksamhet: Ekonomienheten Ansvarig: Ekonomichef Datum: 2014-08-15. SLUTGLTG BUDGET FRÅN KOSTNADS- STÄLLEANSVARG ÄR FÄRDGSTÄLLD Måndag 20/10 "' ----------~---------, : EA lägger in justerad! OH. i, : nmatning/nläsning i Raindance budgetmodul av respektive verksamhetsekonom. UTKAST DEFNTV- BUDGET 2014 Tisdag 28/10...,-------------------, : En komplett totalbudget för förvaltningen finns nu att tillgå. H BUDGETDAGAR LEDNNGSGRUPPEN Onsdag 29-30/10...,-------------------~ : Analys och ev., : justeringar beslutas av : : LGR i samband med VP- och budgetdagar. L f--+ LOKAL SAMVERKAN Torsdag 31/10 - Fredag 5/12...,-------------------~ ' Presentation av ' respektive om rådesbudget. CENTRAL SAMVERKAN DEFNTVBUDGET KLAR Måndag 8/12 +, : praktiken skall ' : budgeten för : verksamhetsåret 2015 L_ -- -~-a~~-klar. BUDGET FASTSTÄLLS NÄMNDERNA NFK Torsdag 11/12 SN Onsdag 10/12 ----------~---------, : Budgeten läggs fram : och presenteras av! L -- Ekonomichefen. OBSERVERA ATT DATUMANGVELSERNA ÄR SLUTDATUM FÖR REPEKTVE AKTVTET BUDGETPROCESSEN FÖLJS KONTNUERLGT UPP OCH STÄMS AV LANDSTNGSSERVCE CENTRALA LEDNNGSGRUPP f-+ DEFNTVSÄTTNNG RANDANCE Fredag 30/1 2015 --------------------, EA-enheten meddelar HK att : driftsätta inläst ' budget för LsD och NFK. 2014-09-09 EA-ENHETEN Budgetprocessen 2015 tidplan 1.0
J ~ Landstinget DALARNA BESLUTSUNDERLAG Servicenämnden Landstingsservice Datum 2014-09-24 Sida 1 ( 1) LSD Förvaltningsledning/stab Dnr LD14/01332 Uppdnr 858 Ärende 19 a Delårsbokslut FV 82, Tertial 2, 2014 Ordförandens förslag 1. Godkänna redovisat delårsbokslut för tertial 2. 2. Överlämna delårsbokslutet till landstingsstyrelsen. Sammanfattning Det ekonomiska resultatet efter 2014 års andra tertial uppgår till +4,2 Mkr. Under året har Landstingsservice fått flera nya uppdrag och efterfrågan på våra servicetjänster är hög. ärendet redovisas följande dokument: a) Beslutsunderlag b) Delårsbokslut FV 82, Tertial 2, 2014 Beskrivning av ärendet och skälen för förslaget Det positiva resultatet på 4,2 Mkr beror inte bara på att intäktssidan ökat utan att förvaltningen också varit framgångsrik i arbetet med kostnadsminskningar. Detta är en effekt av en väl utvecklad kostnadsmedvetenhet och generell återhållsamhet. Prognosen för 2014 års resultat höjs till 3, 1 Mkr. Förvaltningens avkastningskrav och resultatmål på 2,0 Mkr vid årets slut ser i dagsläget ut att kunna uppfyllas men vi vet av erfarenhet att tertial tre är en ekonomisk svag period. Ekonomi och finansiering Utfallet efter delårsbokslutet tertial 2 ligger till grund för budgetarbetet för verksamhetsåret 2015. Samverkan med fackliga organisationer Delårsbokslutet redovisas i central samverkan. Postadress 791 82 Falun Uppföljning Sker enligt Landstingsservice ekonomiska uppföljningsprocess. Patientperspektiv, Miljö, Likabehandling, Barnperspektiv, Juridik, Folkhälsa, Medarbetarperspektiv och arbetsmiljö..., \ Besöksadress Söderbaumsväg 5 Falun Kontakt 023-490000 Personal.LsD@ltdalarna.se Org.nr: 232100-0180 i Handläggare Ekberg Martin 023-49 09 03 Ekonomichef 070-2701253 m rtio.okbocg@lt7 ~
Servicenämnden Landstingsservice Måluppföljning Uppdrag från Landstingsplanen 2014 Tillhandahålla och utveckla sjukvårdsspecifik service, som tar sin utgångspunkt i respekt för patienterna Systematiskt utvärdera och ansvara för den för koncernen mest effektiva driftsformen. Verksamheten ska drivas resurs- och miljöeffektivt, energisnålt samt tillhandahålla god kvalitet och service. mål uppfyllt mål delvis uppfyllt mål ej uppfyllt Mäluppfyllclsc Prognos Målen för Landstingsservice verksamhet utifrån Landstingsplanen har till stora delar uppfyllts under årets två första tertial. Aktiviteter som pågår för att utveckla den sjukvårdsspecifika servicen är att Landstingsservice planerar för att implementera vårdnära servicetjänster inom ramen för projektet "Mer tid för patienten". Materiel- och textilförsörjningen har också utökats på Falu lasarett. Ansvaret ftir driftsformen av våra servicetjänster utvärderas kontinuerligt genom benchmarking och andra utredningsberäkningar. Landstingsservice har exempelvis återtagit kostförsörjningen på Ludvika lasarett i egen regi, insourcat transportuppdrag till vår egen förvaltning och en översyn av den egna bevakningsverksamheten pågår. Att det tredje övergripande målet är uppfyllt får förvaltningen bekräftelse på genom fortsatt SO-certifiering inom både miljö och kvalitet efter extern revision. Personal Målet för den totala sjukfrånvaron för Landstingsservice är under 2014 5,0%. Utfallet efter årets två första tertial är 7,2% vilket innebär att målet vid årets slut med stor sannolikhet inte kommer uppfyllas. Målet är högt satt utifrån de befattningar som finns inom förvaltningen, medelåldern på våra medarbetare samt de arbetsuppgifter som utförs. Förvaltningen fortsätter att sträva emot att nå detta mål genom tidig kartläggning av korttidssjukfrånvaron (5 frånvarotillfällen) och ett proaktivt rehabiliteringsarbete. Nöjdmedarbetarindex (NM) för Landstingsservice uppgick vid senaste mätningen (2012) till 76%, målet var 75%. Ekonomi Under 2014 har Landstingsservice ett avkastningskrav på 2,0 Mkr. Resultatet för Landstingsservice efter årets två första tertial uppgår till +4,2 Mkr. Resultatindexet uppgår till 1,02. Det innebär att förvaltningens ekonomiska mål i dagsläget är uppfyllt. Bedömningen är att målet också kommer vara uppfyllt vid årets slut. Kund Under 2013 genomfördes en nöjdkundundersökning, utfallet blev 71 % nöjda kunder vilket är långt ifrån målet. Resultatet var anmärkningsvärt och förvaltningen upprättade en handlingsplan. En förklarande del till det försämrade resultatet i jämförelse med fjolåret (89%) var att enkätens utformning förändrades. Under 2014 utarbetar Landstingsservice en ny kundkontaktsorganisation. Utveckling Landstingsservice är sedan tidigare kvalitetscertifierad enligt SO 9001 och miljöcertifierad enligt!so 14001. Under senaste året har ett stort arbete genomförts med att processkartlägga vår verksamhet som ett led i att utveckla ledningssystemet digitalt. En omfattande omcertifiering genom extern revision av förvaltningens kvalitets- och miljöledningssystem har genomförts. Revisonen visade på ett bra resultat och fortsatt certifiering rekommenderades. Perspektiv Mål Utfall Målupp- Ack fyllelse PcrsonaL Sjukfrånvaro (total) 5,0% 7,2%. Sjukfrånvaro (korttid) 3,2% 2,9% Nöjdmedarbetarindex 75% 76% Ekonomi Resultatindex.1,01 1,02 Kund Nöjdkundindex 90% 71% Produktion Städ, avverkningsgrnd (kvm/h) 347 356 Tvätt, leveranss1ikcrhct 98,0% 97,0% Kost, totalkostnad per portion 68,00 kr 72,37 kr.a... Fastighetsteknik, förebyggande 50,0% 48,0% Å underhåll/totalt antal uppdrag Yttre transport, minskade körmil 10,0% 20,8% 0 Gmf2013) Andel miljömärkta livsmedel 25% 29% Viktiga händelser under året Landstingsservice uppdrag är att ansvara för och utveckla sjukvårdsspecifik service till landstingets kärnverksamhet. Det ekonomiska uppdraget är att säkra en långsiktigt god hushållning för Landstinget Dalarna. Landstingsservice styrs av två nämnder, Servicenämnden och Nämnden för kostsamverkan som är benämningen för samarbetet mellan Mora kommun och Landstinget Dalarna. De viktigaste händelserna i och omkring verksamheten under årets två första tertial anges nedan i punktform: Ett förvaltningsövergripande projekt har startats upp där huvuduppdraget är att tillskapa "Mer tid för patienten" genom att frigöra vårdtid inom Hälso- och sjukvården. För Landstingsservice del innebär uppdraget att undersöka möjligheterna att införa vårdnära servicetjänster i vården och att utreda förutsättningarna för att implementera ett FM-koncept (Facility Management). Landstingsservice har påbörjat förberedelserna inför stundande Skid-VM 2015. Evenemanget kommer exempelvis påverka våra tjänster och uppdrag inom parkering, bevakning och logistiskt in- och utflöde av gods till våra sjukhus.
Upphandlingen av gas avslutades under våren, de kostnadsekonomiska effekterna ser gynnsamma ut för koncernen. Det nya avtalet innebär att Landstingsservice ansvarar för distributionen av den medicinska gasen. Detta är en del av förvaltningens arbete med att nå största möjliga samordning av koncernens gods. Benchmarkingen inom det nationella servicenätverket "Best service" intensifieras och breddas, både Falu och Mora lasarett deltar i de nationella jämförelserna. Årets benchmarkingmaterial för våra ingående serviceprocesser har tagits fram och Ernst & Young redovisade det samlade resultatet under juni månad. Landstingsservice fick återigen kvitto på att vi är konkurrenskraftiga i jämförelse med andra landsting. Nuvarande kostlösning med att transportera mat till Ludvika lasarett från Aromköket i Mora är dyr. Landstingsservice har utrett förutsättningarna för att upprätta ett mindre produktionskök på lasarettet i Ludvika. Rapporten visar att alternativet med egen kostproduktion på Ludvika lasarett inte är ekonomisk lönsam på kort sikt, däremot kan ekonomiska kostnadsbesparingar eventuellt göras i ett längre tidsperspektiv. Förändringsarbetet fortsätter med att utforma en transportorganisation som samtransporterar vårt gods inom koncernen på ett än mer kostnads- och miljöeffektivt sätt. dagsläget implementeras en handlingsplan som upprättades vid årsskiftet, exempelvis förändras rutter, fordon och servicenivåer. Under årets två första tertial har antalet körmil för våra transporter minskat med 20,8%. Landstingsservice planerar i dagsläget en genomlysning och översyn av den inre vaktmästerifunktionen i ett länsperspektiv. Huwdsyftet är att kartlägga och utveckla logistikprocessen i ett helhetsflöde; d.v.s. delarna yttre transport, kajhantering och inre vaktmästeri. Som ett led i de ökade kraven kring logistikfrågorna har Landstingsservice rekryterat en logistikcheffr.o.m. september månad. Förvaltningens serviceuppdrag har utökats genom driften av det Dahlska huset i Falun. Landstingsservice har implementerat fullservice avseende materielförsörjning och övriga servicetjänster i byggnaden. Landstingsservice har påbörjat planeringen av ett koncept för fullservice på det nya patienthotellet som väntas tas i drift under 2016. Landstingsservice HR.-enhet har tillsammans med medverkande från driftverksamheten, fackliga organisationer och representanter från central förvaltning utarbetat nya riktlinjer för mål- och utvecklingssamtal. De nya riktlinjerna innefattar även implementering av nya lönekriterier samt uppföljning under året. Landstingsservice nya förvaltningschef Ulf Cristoffersson tillträdde sitt uppdrag 2014-09-01. Samtliga tidsbegränsade chefsförordnanden utvärderas under 2014. förvaltningen att kunna uppvisa effektiva produktionslösningar för våra kunder. Transparens och hög grad av intäkts- och kostnadskontroll är av största vikt för att upprätthålla förtroliga och goda kundrelationer. Ett nära samarbete med våra kunder sker förutom i det inrättade Servicerådet i respektive styrgrupp för Tandvård, Landstingsfastigheter och Hjälpmedel. Under året sker kontinuerlig uppföljning och avstämning av våra servicetjänster. Ekonomi '.~t=~~ ;;:;_: < >.,. ntllkter. : -:'.".:. :. :. :. : :.. vdr.pv ~fs~;;;:u~ kositiit:kr v.~~~ re8il,ltat >.. ;:. -:.,.>", öv~;r '.~v....!,.,...: Underskått:::.;; :::. :<. ' ~ : :...~::.:: B.: : '.:.11 :.~.:... :.'.2:_ d. ~.-. _:. _; 9:gse_;.:: t..'.,.:.. o:..... _..:.:...:.:..'. _...,_.... :.~_-:_:o....es.:....u1 :3 _::o...... t,;9. :.......:.:_,.~.-..åp~3 :... ~.'.l.:~..,_.. :-~j9~. :.mif;:; ;~293rp:. :<. :-28?.9 c,io; ~~;f- Zi f!(... -n7r.2,p.....'.- :.:..:.... )3,o.:~fii. iii~.l. ' '',.: i:ffig : <.._.,~ :.'... ~3.l '.. ;~,2'. (... ~.... : : ';..,. Kommentar: Efterfrågan på förvaltningens servicetjänster ökade på bred front under 2013, betydande volymökningar skedde inom funktionerna lokalvård, kost, materielförsörjning och tvätt. Under 2014 års två första tertial kan vi konstatera att trenden med en hög efterfrågan på våra servicetjänster har fortsatt. Med den bakgrunden höjs årsprognosen för resultatet till 3,1 Mkr. Förvaltningens avkastningskrav och resultatmål på 2,0 Mkr vid årets slut ser i dagsläget ut att uppfyllas men vi vet av erfarenhet att tertial tre är en ekonomisk svag period. När volymtalen ökar i kombination med att nya uppdrag och servicetjänster utvecklas och avropas är det av största vikt att prissättning och resursutnyttjande utvärderas. Den processen har fortsatt och intensifierats under året. Landstingsservice arbete med en detaljerad budget och ekonomisk uppföljning på kostnadsställenivå ger klara indikationer på funktioner och verksamheter som kan bli föremål för alternativa driftsfonner. Uppföljning besparingsåtgärder Förvaltningen fortsätter arbetet med att utveckla synergier mellan olika verksamhetsområden i syfte att bli kostnadseffektivare. Avkastningskravet på Landstingsservice uppgår 2014 till 2,0 Mkr. Landstingsservice är en intäktsfinansierad förvaltning och är därmed beroende av kundens efterfrågan. Det ställer krav på
Omstrukturering -0,9-0,1 Summa 4,2 3,1 2,0 nvesteringar (mkr) Prognos Budget Övriga maskiner och utrustning -2,1-2,1 Övriga investeringar -1,0-1,0 Summa 3,l -3,1 Personal Landstingsservice talangpoolen består idag av tre medarbetare. Syftet med talangpoolen är att uppmärksamma högpresterande medarbetare och uppmuntra dessa att stanna och vidareutvecklas inom förvaltningen. VPL-processen innebär att såväl karriärvägar och ledarförmåga tydliggörs och därigenom bidrar till att skapa en attraktiv, flexibel och kompetent organisation. Medarbetare från talangpoolen kan exempelvis ingå i projekt eller utföra utmanande uppgifter inom sin profession. Sedan en tid tillbaka har en av förvaltningens talanger ratt en ny roll som teamledare. Landstingsservice interna chefsutvecklingsprogram som startades upp under 2011 fortsätter under 2014. Chefsutvecklingsprogrammet är ett uppskattar inslag i chefernas vardag och syftar till ett kompetensutvecklande och nätverkande för cheferna inom förvaltningen. Samtliga chefer träffas regelbundet för att utbildas inom bl.a. arbetsrätt, ekonomi, rehabilitering och ledarskap. Under höstterminen 2014 kommer även gemensamma driftcase att diskuteras inom chefsutvecklingsprogrammet. Utöver tillsättningen av Landstingsservice nya förvaltningschef så har bl.a. även förvaltningens nya logistikchef och trädgårdsmästare tillträtt sina tjänster. Tjänsten som förvaltningssekreterare är just nu är utannonserad. Definitioner Antal anställda är antalet personer, vilka innehar en månadsavlönad anställning. Antal faktiska årsarbetare beräknas som antal anställda x anställningens sysselsättningsgrad minus ljänstledigheter utan lön, sjukledigheter> 14 dagar och gruncllvidareutbildning med lön. Arbetad tid anger antalet arbetade timmar för samtliga anställda. nhyrd personals arbetade tid ingår inte. Redovisas med en månads fördröjning. He/årsekvivalent är lika med 1 700 arbetade limmar. Att de arbetade timmarna har ökat i jämförelse med tidigare år beror i huvudsak på övertagandet av driften av Cafä Oasen vid Säters sjukhus, utökade uppdrag efter driftsättningen av Dahlska huset samt övertagandet av kostförsörjningen på Ludvika lasarett. Det ovannämnda i kombination med en ökad efterfrågan på beställnings- och tilläggsuppdrag på flera orter i länet, tillsättningar efter pensionsavgångar, konverteringar av visstidsanställningar och rätten till heltid påverkar förvaltningens bemanning och den arbetade tiden. Valda personalkostnader 2014 2013 (mkr) Budget Prognos Resultat Löner exklusive sociala avgifter -127,7-127,7-121,9 Sjukfrånvaro Ack2014 Ack2013 Ack2012 Sjukfrånvaro uttryckt i % av ordinarie arbetstid 7,2 6,6 6,3 Korttidssjukfrånvaro (dag 1-14) uttryckt i 2,9 2,9 2,7 % av ordinarie arbetstid Vi kan se stora skillnader mellan olika grupperingar inom förvaltningen gällande sjukfrånvaron. Allt från ingen sjukfrånvaro alls till en total sjukfrånvaro på ca 15-20 %. Årets semesterperiod har varit problematisk rent bemanningsmässigt då flera av förvaltningens verksamheter har haft en onormalt hög sjukfrånvaro på sina semestervikarier. Verksam hetsstatisti k Nyckeltal Städning Underhållsstädning, volymkvm Underhållsstädning, volym timmar Extra uppdrag, volym timmar 2014 Ack 315.846 155.026 18.380 2013 2012 Ack. Ack. 292.376 292.421 143.619 139.931 15.702 12.744 Antal anställda Antal faktiska årsarbetare 2014 395,08 2013 391,7 2012 368,15 Underhåll städning, snittavverkningsgrad kvm/timme 356 353 362 Antal anställda 454 443 426 Underhållsstädning, kostnad per kvm 152 147 140 Antal faktiska årsarbetare och anställda mäts periodens sista dag Arbetad tid Arbetad tid timmar, anställda - varav timanställda* Ack2014 Ack2013 479.765 448.534 34.917 23.563 Ack2012 437.999 20.314 nre fastighetsskötsel, kr/kvm (BRA) Falu lasarett Mora lasarett Avesta lasarett Ludvika lasarett Genomsnitt, total volym 80,00 80,00 79,00 76,QO 79,00 79,00 79,00 79,50 79,50 79,00 79,00 76;50 76,50 78,50 78,50 - varav mertid/övertid samtlig personal* Preliminära värden för innevarande år. 6.906 7.178 5.410 Antal måltider (frukost, lunch, middag) Därav patientmåltider 329.293 179.979 323.893 312.834 177.295 178.906
Därav restaurang/cafe" 149.293. 146.598 133.928 måltider Måltidspris patient H 69,ÖO 67,00 65,50 (lunch, genomsnitt) Måltidspris restaurang 73,00 (lunch) Bevakning Antal utryckningar 70 Bilpool Totalt antal 86 leasingfordon Antal miljöfordon (oavsett drivmedel) Antal etanoldrivna 2 7 fordon Antal dieseldrivna 93 78 fordon Total körsträcka (mil) 120.957 130;931 106.691 Genomsnittlig (mil) 1.227 körsträcka per fordon n Total drivmedels kostnad (kr) 709.341 741.935 798.910 Total drivmedelsförbrukning 65:055 (liter) Genomsnittlig drivmedelsförbrukning liter per 10 kr 67A25 '72.005 0,57 Tvätteri Antal ton, ackumulerat 8'72;7 827,7 7'72,2 Kilo per timma 24,0 25,18 24,3 Leveranssäkerhet 97,00 97;~4 97,69 Martin Ekberg Bitr. FäNaltningschef LandstingsseNice
Servicenämnd Landstingsservice Måluppfyllelse Uppdrag från Landstings planen 2014 Tillhandahålla och utveckla sjukvårdsspecifik service, som tar sin utgångspunkt i respekt för patienterna Systematiskt utvärdera och ansvara för den för koncernen mest effektiva driftsformen. Verksamheten ska drivas resurs- och miljöeffektivt, energisnålt samt tillhandahltlla god kvalitet och service. Måluppfyllelse Prognos Mål Resu.Jtatiridex 1,0 l Budgetföljsamhet 97% Säkerställd avtalsprocess Kundperspektivet Kommentar Resultatindex L!PPgår till 1;02. '" Budgetföljsamheten uppgår till 98%. Flera tillkommande uppdrag hare varit bud eterade. Genomlysning ocb översyn av våra ser\ricefunktioner å år. Strategiska målområden: Nöjd kund, tydliga och kommunicerade avtal Framgångsfaktor: Rätt service och bemötande, kundkontaktsorganisation, serviceråd och styrgrupper mål uppfyllt mål delvis uppfyllt mål ej uppfyllt Målen för Landstingsservice verksamhet utifrån Landstingsplanen har till stora delar uppfyllts under årets två första tertial. Aktiviteter som pågår för att utveckla den sjukvårdsspecifika servicen är att Landstingsservice planerar för att implementera vårdnära servicetjänster inom ramen för projektet "Mer tid för patienten". Materiel- och textilförsörjningen har också utökats på Falu lasarett. Ansvaret för driftsformen av våra servicetjänster utvärderas kontinuerligt genom benchmarking och andra utredningsberäkningar. Landstingsservice har exempelvis återtagit kostförsörjningen på Ludvika lasarett i egen regi, insourcat transportuppdrag till vår egen förvaltning och en översyn av den egna bevakningsverksamheten pågår. Att det tredje övergripande målet är uppfyllt får förvaltningen bekräftelse på genom fortsatt SO-certifiering inom både miljö och kvalitet efter extern revision. Verksamhetsmål Personalperspektivet Strategiska målområden: Nöjda, kompetenta och friska medarbetare Framgångs/aktar: Engagerat ledarskap/medarbetarskap, måloch utvecklingssamtal, systematiskt arbetsmiljöarbete NM1}5% Senaste rnätning z6%,,_. (2012). Sjukfrånvaro (total) Sjukfrånvaron uppgår 5,0% till 7,2%. Sjukfrånvaro - Sjukfrånvaron uppgår Mål Kommentar Målup~fvllelse (korttid) 3,2. till 2,9% Alla medarbetare Nytt mål- och ska ha minst två utvec kl i ngssamta 1 Å individuella mål. implementeras 2014. Ekonomiperspektivet Strategiska målområden: God ekonomisk hushållning, utvecklad uppföljning, överenskommen prissättningsmodell Framgångs/aktar: Ordning och reda, kostnads- och intäktmedvetenhet, säkerställd avtalsprocess., Nöjdkundindex (NZ) 90% Tydliga och kommunicerade avtal. Sen_aste mätningen 71 % (2013). En ny. kundkontaksorganisation. "utformas under året. : Mätningen för 2014 genomfärs under årets si~~a kvartal. Ett nära samarbete med våra kunder sker förutom i det inrättade Servicerådet i respektive styrgrupp för Tandvård, Landstingsfastigheter och Hjälpmedel. Under året sker kontinuerlig uppföljning och avstämning av våra servicetjänster. Produktionsperspcktivet Strategiska målområden: Processorienterat arbetssätt, produktionsuppföljning, minskad miljöpåverkan Framgångs/aktar: Tydliga processbeskrivningar, interna nätverk via kompetensansvariga, ökad miljömedvetenhet Mål Beskrivning av verksamhetens processer Mål Kommentar Mål- Städavverkningsgrad 347 kvm/h Tvätt- leveranssäkerhet 98,0% Tvätt-Kg tvätt/mantimma 25,0 Boendebeläggnings~rad 80% Kommentar Under 2014 har arbetet fortgått, beskrivning av gränssnitten har åbör"ats. A vverkningsgraden uppgår till 356 kvm/h. Leveranssäkerheten uppgår till 97,0%. Kg tvätt/mantimma uppgår till 24,3. Beläggningsgraden uppgår till 62%. Mål-.