KRAVSPECIFIKATION Omfattning Upphandlingen avser och omfattar följande tjänster: 1. Kontostruktur 2. Räntevillkor 3. Valuteringsregler 4. Internetbank 5. Förmedling av kommunalskatt 6. Löneförmedling 7. Betalningsförmedling 8. Utbetalning av försörjningsstöd/förmedlingsstöd 9. Laddningsbart värdekort (option) 10. Betalterminal och kortinlösen 11. Kreditkort 12. Service och tillgänglighet 1. Kontostruktur Koncernkontot skall omfatta följande enheter Avser Haninge kommun Haninge Bostäder AB Haninge Holding AB Tornberget Fastighetsförvaltning AB Kommunala Lokaler i Haninge AB Ändringar av hur många bolag som ska vara anslutna till koncernkontot kan komma att göras under avtalstiden. Kontoupplägg för 12 st. underkonton med möjligheter till ett flertal girokopplingar. Ytterligare konton kan behöva öppnas/avslutas under avtalsperioden. Kontostruktur, funktion samt ränteberäkningar A. Koncernkontostrukturen skall kunna hantera minst 4 nivåer. Nivå 1 är Haninge kommun toppkonto. B. Koncernkontostrukturen skall vara möjlig att förändra, lägga till eller ta bort nivåer, bolag, konton. C. Kommunen skall ha kreditmöjlighet upp till 200 mkr kopplat till toppkontot 1(10)
D. Anbudsgivarens koncernkontosystem skall omfatta funktionen att hantera olika valutor E. Individuella internlimiter skall kunna registreras på valfritt konto vid valfri tidpunkt F. Beskrivning av den dagliga saldosammanställningen såsom likviditet, upplupen ränta och eventuell övertrasseringsränta samt kontoutdragens utformning och distribution av dessa skall finnas till respektive konto. G. Till varje konto skall kopplas individuella räntevillkor på både plus- och minussaldon. H. Internräntesats för respektive konto skall kunna registreras och ändras I. Ränta på såväl toppkonto som underkonto skall kunna kapitaliseras och bokföras på respektive konto genom bankens försorg med olika periodicitet. J. Kvartalsvis kontoutdrag per konto skall ingå. Företrädesvis elektroniskt kontoutdrag. K. Det skall vara möjligt att koppla giron till konton i koncernkontostrukturen. Priser för tjänsten kontostruktur ska lämnas i Svarsblanketten, flik Flödesrelaterade tjänster, Kontostruktur och ska avspegla kostnaderna för tjänsten kontostruktur och anbudsgivarens erbjudande. Beskrivning skall bifogas gällande kontostruktur. 2. Räntevillkor A. Räntevillkor på huvudkontot Räntan skall anges för såväl in- som utlåning per den 2013-04-04, kl. 11.30. Räntorna skall vara endera av följande alternativ STIBOR 1 w +/- marginal alt STIBOR t/n +/- marginal Basränta med sådan marginal att räntan nära anknyter till STIBOR 1 w +/- marginal alt STIBOR t/n +/- marginal Riksbankens reporänta Basränta med sådan marginal att räntan nära anknyter till Riksbankens reporänta. I de fall anbudet är baserat på bankens egen basränta skall till anbudet bifogas en beskrivning som utvisar att basräntan med angiven marginal nära anknyter till STIBOR 1 w +/- marginal, STIBOR t/n +/- marginal, respektive Riksbankens reporänta. B. Tidpunkter för ränteändring, dag och tid. 2(10)
C. Ränteberäkningsgrund. D. Kapitaliseringsregler beträffande ränteintäkter respektive kostnader. E. Redogör för vilka rutiner/möjligheter som finns för kommunen att följa upp avtalade räntevillkor. F. Vad gäller placering av överlikviditet skall anbudsgivaren ange på vilket sätt man aktivt kan hantera detta för kommunens räkning. Priser för räntevillkor ska lämnas i Svarsblanketten, flik Checkkredit, räntor och ska avspegla kostnaderna för räntevillkor och anbudsgivarens erbjudande. Beskrivning skall bifogas gällande räntevillkor. 3. Valuteringsregler A. Valuteringsregler för in och utbetalningar. B. Full kvittning mellan ingående konton ska ske. Information om valuteringsregler skall lämnas i Svarsblanketten, flik Valuteringar 4. Internetbank Till koncernkontot skall knytas en Internetbank där externa och interna transaktioner kan genomföras av kommunen och dess bolag (varje juridisk person) samt kontoinformation erhållas. Tjänsten skall vara tillgänglig över Internet och inloggning skall ske via ett webbaserat gränssnitt eller liknande. A. Tillgänglighet för kommunen och dess bolag. I anbudet skall det anges hur inloggning i respektive tjänst går till, dvs. säkerhetssystem, certifikat, dosor etc. B. Tekniska krav för installation. De tekniska lösningarna för t.ex. webblösning etc. för respektive tjänst skall beskrivas. C. Nödrutin för utbetalningar skall finnas om Internetbanken inte är tillgänglig. D. Beskrivning hur behörighetssystemet är uppbyggt. Kommunkoncernen skall ha möjlighet att kunna administrera behörighetssystemet själva. E. Ändring av behörighet skall endast kunna göras av minst två personer i förening. F. Individuella behörigheter skall kunna läggas in per konto. G. Beskrivning av vilka funktioner som finns Internetbanktjänsten skall lämnas. 3(10)
H. Information om antal månader för lagring av kontotransaktioner samt hur dessa presenteras skall lämnas. I. Beskrivning av rutiner för utlandsbetalningar (expressbetalning etc) skall lämnas. J. Beskrivning hur varje in- och utbetalning specificeras skall lämnas. Ange möjlighet att föra över specifikationer till PDF-filer. K. Kommunen skall ha möjlighet till ändringar av inrapporterade betalningar som sker via Internetbanken. Beskrivning om hur ändringar kan ske samt hur nära utbetalningstillfället detta kan göras. L. Betalningar skall kunna bevakas och verkställas minst 12 månader framåt i tiden. M. Kommunen skall redovisa saldon på koncernkontostrukturen i sin redovisning och skall därför ha möjlighet att få saldon samt summan in- och utbetalningar (brutto) för alla underkonton dagen efter aktuellt saldo. N. Information om koncernkontots räntevillkor och bankens basränta såväl aktuellt som historiskt skall vara tillgängligt via Internetbanken O. Analys av konton skall via Internetbanken med möjlighet till utskrift och filöverföring. P. Kontoutdrag skall kunna tas fram och skrivas ut från Internetbanken med olika periodicitet Q. Kontoutdrag och olika listor skall kunna skapas i filformat för inläsning i kommunens ekonomisystem. Nuvarande system är Agresso. R. Koncerninterna betalningar skall kunna utföras via Internetbanken med samma dags valutering. S. Alla ekonomiska transaktioner skall kunna gå att spåra. T. Valfritt antal säkerhetsdosor eller liknande lösning skall ingå i Internetbanken. Pris för Internetbanktjänsten lämnas i Svarsblanketten, flik Flödesrelaterade tjänster, Internetbank och ska avspegla kostnaderna för Internetbanktjänsten och anbudsgivarens erbjudande. Beskrivning skall bifogas gällande internetbank. 5. Förmedling av kommunalskatt För närvarande är nettosumman varje månad ca 210 mkr. Enligt skattemyndighetens regler betalas kommunalskatten ut tredje vardagen efter den 17:e varje månad. Dagen efter d v s fjärde vardagen är likviden betalningsförmedlaren tillhanda. Förmånsvalutering skall ske av ankommande skattemedel från och med 4:e bankdagen efter den 17:e. 4(10)
6. Löneförmedling Bearbetning av löneunderlaget sker genom datoriserat lönesystem och underlaget för löneutbetalningen är en datafil. Filbeskrivning kan lämnas ut. Anbudsgivaren skall vara registerhållare för de för löneutbetalningar nödvändiga data angående samtliga anställda, förtroendevalda och uppdragstagare. Haninge kommun har helt övergått till elektroniska lönespecifikationer. För övriga juridiska personer är det varierat. Vid uppsättningen av löneutbetalningar skall därför anpassning ske för respektive juridisk person enligt kraven nedan. Lönespecifikationer A. Elektroniskt lönebesked skall presenteras i en internetbank eller annan webbaserad internetlösning. B. För de juridiska personer som helt har gått över till elektroniska lönespecifikationer skall den anställde få elektronisk lönespecifikation Om den anställde vill ha sin lönespecifikation pappersbaserad måste den anställde aktivt välja det och registrera sitt val. C. För de juridiska personer som inte helt har gått över till elektroniska lönespecifikationer skall den anställde få pappersbaserat lönespecifikation. Om den anställde vill ha sin lönespecifikation elektroniskt måste den anställde aktivt välja det och registrera sitt val. D. Lönespecifikationen skall vara alla anställda tillhanda dagen före löneutbetalningen. Lönerna utbetalas normalt den 27:e i månaden. Om 27:e infaller på en bankfri dag sker utbetalningen närmast föregående bankdag. Undantag kan förekomma i december månad. Förutom att framställa lönespecifikationer vid ordinarie utbetalning förekommer vid behov ett flertal mindre utbetalningstillfällen under månaden. Det skall då även vara möjligt för kommunen att översända filer till banken för utbetalning. Det skall finnas möjlighet till utskrift av lönespecifikationer vid dessa mindre utbetalningstillfällen. E. Kommunen skall kunna påverka utseendet av lönespecifikationen. Redovisa hur. F. Kommunen ställer krav på att lönespecifikationen skall innehålla uppgifter om ackumulerad inkomst, skatt, förmåner, traktamente mm för inkomståret samt fungera som kontrolluppgift. Ange hur många lönearter (ackumulerade värden) banken kan lagra för specifikationer i kontrolluppgiften. Kontrolluppgift skall kunna lämnas även för de personer som slutat under kalenderåret. uppgifter om semester, kompensationstid mm. uppgifter om pensionsgrundande lön uppgifter om löneart/löneorsak, antal, á-pris, belopp, arbetsdagar och datum. 5(10)
G. Kommunen skall kunna skicka med extra information vid behov med det elektroniska lönebeskedet och pappers fripassagerare med det pappersbaserade lönebeskedet. Löneutbetalningar A. Kommunen skall ha ett större ordinarie och vid behov ett flertal mindre ordinarie utbetalningstillfällen/per månad. B. Löneutbetalning skall gå till lönemottagarens bank. C. Hur handläggs löneutbetalningar till nyanställda och tillfälligt anställda? Beskrivning skall lämnas. D. När behövs betalningsfilen med löneuppgifterna vara banken senast tillhanda för att utbetalningstillfällens ska kunna hållas? Hur kan överföringen till banken utföras? Dag och klockslag skall anges. E. Löpande mottagande av filer vid ordinarie och extra utbetalningar av för produktion av lönespecifikationer skall kunna göras med personnummer som bas. Vilka begränsningar finns? F. Avdrag för fackföreningsavgift, försäkringar, sparavdrag, intresseavdrag etc. skall ombesörjas av banken. G. Kommunen skall ha möjlighet att lägga in och ändra spärrar på nettobelopp som ska utbetalas. Överstiger ett nettobelopp spärren skall löneutbetalningen stoppas och kommunens meddelas skyndsamt om detta. H. Beskrivning över vilka nödrutiner som behöves för att kunna stoppa och/eller ändra en löneutbetalning efter att utbetalningsmediet levererats skall lämnas. Ange dag och klockslag när betalningsfilen senast kan stoppas. Priser för tjänsten löneförmedling ska lämnas i Svarsblanketten, flik Flödesrelaterade tjänster, Löneförmedling och ska avspegla kostnaderna för tjänsten löneförmedling och anbudsgivarens erbjudande. Beskrivning skall bifogas gällande löneförmedling. 7. Betalningsförmedling Kommunen eftersträvar att ur administrativ, kostnads- och servicesynpunkt upprätthålla så effektiv betalningsförmedling som möjligt utifrån nedan ställda krav. Den absoluta majoriteten av kommunkoncernens betalflöden hanteras idag via bankgirot. A. Giron skall endast kunna öppnas och avslutas på uppdrag av kommunen utsedd behörig person. B. Kommunen skall kunna skicka utbetalningsfiler via Internetbanken. C. Utbetalning och inbetalning av giro via Internetbanken. 6(10)
D. Kommunen skall kunna skicka medgivande av godkännande för autogiro via fil gällande nya kunder. E. Autogirobetalningar skall kopplas till ett eller flera giro. F. Anbudsgivaren skall förmedla inbetalningsservice via fil för OCRbetalningar eller liknande, för automatisk avprickning mot kundreskontran. G. Anbudsgivaren skall förmedla inbetalningar via fil avseende Autogiro, för automatisk avprickning mot kundreskontran. H. Anbudsgivare skall tillhandhålla tjänster kring tolkning av icke läsbara inbetalningar. Lämna beskrivning av funktionen för tolkning av icke läsbara inbetalningar I. Anbudsgivaren skall kunna ta emot filer i standardformat från de system som används inom kommunkoncernen. J. Daglig återredovisning av dagens samtliga utbetalningar skall ske på fil i standardformat för automatisk avprickning, och på papper vid begäran. K. Anbudsgivare skall kunna utföra finansiella betalningar till andra banker inom Sverige med samma valutadag. Beskriv tidpunkt när dessa betalningar senast kan skickas. L. Kreditnoter avseende leverantörsbetalningar skall dras på av kommunen angiven betalningsdag. M. Anbudsgivare skall beskriva rutiner för elektronisk redovisning av leverantörsbetalning. N. Anbudsgivaren skall erbjuda statistik eller utdata från systemet (tex bevakningslistor, avstämningslistor mm). Priser för tjänsten betalningsförmedling ska lämnas i Svarsblanketten, flik Flödesrelaterade tjänster, Betalningsförmedling och ska avspegla kostnaderna för tjänsten betalningsförmedling och anbudsgivarens erbjudande. Beskrivning skall bifogas gällande betalningsförmedling. 8. Utbetalning av försörjningsstöd/förmedlingsstöd Kommunen önskar förslag till helhetslösning för effektiv hantering av försörjningsstöd utifrån nedan ställda krav. A. Utbetalning av försörjningsstöd/förmedlingsstöd skall kunna ske via minst följande sätt kontoinsättning, utbetalningskort och giro. B. Anbudsgivaren skall vara registerhållare för utbetalning av försörjningsstöd/förmedlingsstöd. 7(10)
Pris för tjänsten utbetalning av försörjningsstöd/förmedlingsstöd ska lämnas i Svarsblanketten, flik Flödesrelaterade tjänster, Utbetalning av försörjningsstöd/förmedlingsstöd och ska avspegla kostnaderna för tjänsten utbetalning av försörjningsstöd/förmedlingsstöd och anbudsgivarens erbjudande. Bifoga eventuell beskrivning av förslag till helhetslösning. 9. Laddningsbart värdekort (option) Kommunen söker efter andra alternativ till kontanthantering och betal/kreditkort, dvs. någon form av laddningsbart kort som kan användas för betalning av tjänster i kommunal verksamhet eller låsas till betalning i specifika affärer (ex. kan användas i form av försörjningsstöd). Kortet bör kunna laddas på kommunens hemsida. Bifoga eventuell beskrivning av förslag till lösning för hantering av laddningsbara värdekort och kostnader för tjänsten. 10. Betalterminal och kortinlösen Betalterminal För att minska hanteringen av kontanta medel och öka servicen mot kunderna använder kommunen delvis betalterminaler. Kommunens betalterminaler hyrs med individuella hyresavtal. A. Beskriv era rutiner för kortterminaler B. Anbudsgivaren skall tillhandahålla betalterminaler med individuell hyrestidssättning dock, maxlängd på hyresavtalet får vara högst 48 månader. Betalterminalerna skall kunna hantera alla på marknaden vanliga betal- och kreditkort. Kortinlösen A. Daglig återredovisning av kortbetalningar per betalterminal i elektronisk form för inläsning i ekonomisystemet skall ske. B. Anbudsgivaren eller inlösande underleverantör skall tillhandahålla kundsupport/teknisk support. Priser för tjänsten betalterminal och kortinlösen ska lämnas i Svarsblanketten, flik Flödesrelaterade tjänster, Betalterminal och kortinlösen och ska avspegla kostnaderna för tjänsten betalterminal och kortinlösen och anbudsgivarens erbjudande. Beskrivning skall bifogas gällande betalterminal och kortinlösen. 8(10)
11. Kreditkort Kommunen strävar efter att minska kontanthanteringen, inköp mot rekvisition och minska antalet leverantörsfakturor. Per den 30 december, 2011 hade kommunens ca 409 st kreditkort (företagskort). A. Det skall vara möjligt att per kort individuellt både sätta en inköpsgräns i kr per transaktion/inköp och en gräns per månad samt spärra vissa kategorier av leverantörer/inköp, redovisa hur detta går till. B. Kreditkorten skall vara gångbara och accepterade i Sverige. C. Fakturan för kreditkortet skall gå till kortinnehavaren. D. Redovisning av kreditkortet användningssätt och statistikmöjligheter skall anges. Ange möjliga fakturanivåer. E. På begäran skall anbudsgivaren skicka dubbla fakturor för kreditkortet för intern kontroll. F. Momsen skall redovisa separat. Redovisa möjligheter för ett effektivt fungerande redovisningssystem med momsen separat redovisad. Priser för tjänsten kreditkort ska lämnas i Svarsblanketten, flik Flödesrelaterade tjänster, Kreditkort och ska avspegla kostnaderna för tjänsten kreditkort och anbudsgivarens erbjudande. Beskrivning skall bifogas gällande kreditkort. 12. Service och tillgänglighet En hög servicenivå är viktig för kommunen. A. Anbudsgivaren skall ha minst två namngivna person som kontaktperson/kundansvarig gentemot kommunen och dess bolag. B. Anbudsgivaren skall initiera möten för uppföljning och diskussion om möjliga rutinförbättringar med kommunens kontaktpersoner minst två gånger per år. C. Anbudsgivarens kundsupport/teknisk support skall minst vara tillgänglig mellan 09:00 16:00 helgfri vardag via telefon, e-post och annan elektronisk kommunikation. D. Upphandlade tjänster inklusive kundtjänst/support/manualer/utbildning och system skall vara på svenska. E. Anbudsgivaren skall bifoga en implementeringsplan med de aktiviteter som krävs för implementering av avtalet. Aktiviteterna skall avse både anbudsgivarens och kommunens aktiviteter. F. Anbudsgivarens kostnader för implementering av avtalade tjänster skall ingå i lämnade priser. 9(10)
Pris för tjänsten service och tillgänglighet ska lämnas i Svarsblanketten, flik Flödesrelaterade tjänster, Service och tillgänglighet och ska avspegla kostnaderna för tjänsten service och tillgänglighet och anbudsgivarens erbjudande. Beskrivning skall bifogas gällande service och tillgänglighet. 10(10)