En sammanfattning Implementeringsutvärdering av Beslutsstöd i tre kommuner - Examensarbete av Lina Smith och Petra Hansson, socionomprogrammet inriktning verksamhetsutveckling, Malmö Högskola Kontakt: petra.hanson@hotmail.com lina.smith@hotmail.com
Lite kort om oss - Studenter Malmö högskola - Socionomprogrammet, inriktning verksamhetsutveckling - Examensarbete, Implementeringsutvärdering av Beslutsstöd i tre kommuner, åt Kommunförbundet Skåne - Tar vår Magisterexamen 2013
Syfte Syftet var att göra en implementeringsutvärdering av hur tre kommuners implementeringsprocesser av Beslutsstöd hade fortskridit. Vidare var syftet att urskilja särskilt betydelsefulla faktorer i implementeringsprocessen samt analysera hinder och framgångsfaktorer i implementeringsprocessen som andra kan lära av.
Utvärderingens huvudfråga och delfrågor Hur har kommunernas implementeringsprocesser av Beslutsstöd fortskridit? - Kan det urskönjas några framgångsfaktorer och/eller hinder av särskild betydelse i kommunernas implementeringsprocesser av Beslutsstöd? ( - Upplever respondenterna att kommunernas mål med implementeringen och praktiserandet av Beslutsstöd uppnåtts? )
Metod Valet att genomföra en implementeringsutvärdering (även kallad mål-processutvärdering) innebär att vår utgångspunkt var att granska alla led i kommunernas implementeringsprocesser. Från implementeringens inledningsfas fram till implementeringens avslut.
Metod Utvärderingen utgick från en kvalitativ ansats. Vilket innebar att vi ville nå respondenternas upplevelser och erfarenheter av implementeringen av Beslutsstöd. Därför användes öppna och semi-öppna frågor vid utformning av frågeformuläret så att respondenterna lättare kunde uttrycka sig med sina egna ord. Tidigare forskning och teorier användes till analys av materialet.
Urval, kontakt och information Åtta kommuner (som avslutat implementeringen och arbetat med Beslutsstöd under längst tid) tillfrågades om att medverka genom personliga intervjuer eller gruppintervjuer. Av olika anledningar var det många kommuner som inte hade möjlighet att medverka. Vi lade om vår strategi till att erbjuda kommunerna att fylla i ett frågeformulär via mail. Det resulterade i att totalt tre kommuner kom att delta och sammanlagt sju respondenter.
Urval, kontakt och information Samtliga kommuner och respondenter är anonyma. Vi ville beakta tre nivåer i kommunerna: ledning, kontaktpersoner och praktiker. De tre nivåer valdes då vi reflekterade över att upplevelsen av implementeringen kunde se olika ut på olika nivåer. Ledningsperspektivet finns bara indirekt representerat då ingen från ledningen kunde medverka.
Resultat Frågeställning Kan det urskönjas några framgångsfaktorer och/eller hinder av särskild betydelse i kommunernas implementeringsprocesser av Beslutsstöd? Betydelsefulla faktorer som analyserats Motivation Information Ett succesivt tillvägagångssätt Möjlighet till anpassning av Beslutsstöd till verksamheten eller vice versa.
Motivation Motivation i inledningsfasen Motivation visade sig ha varit en betydelsefullfaktor i samtliga kommuner under inledningsfasen. I kommun A uppstod ett visst motstånd på grund av osäkerhet inför den förändring som den nya arbetsmetoden innebar. Kontaktpersonen fick bedriva ett aktivt motivationsarbete genom att fungera som bollplank vid diskussioner. En person fick på delar av sin arbetstid ägna sig åt att jobba med beslutsstöd och sprida det till oss kollegor, fanns som resurs att fråga och diskutera med. Hon lade ned väldigt mycket jobb på detta och fick kämpa lite i motvind. (Respondent kommun A)
Motivation Vidare framkom av respondenternas upplevelser i kommun B att arbetsmetoden var komplex och i kommun C att arbetsmaterialet inte var klart. Detta ledde till att motivationen hos praktikerna inte var så hög i början, vilket vi tolkade hade kunnat utgöra ett hinder i implementeringsprocessen.
Motivation genom ledarskap Motivation Ledningen visade sig ha varit en betydelsefull faktor under implementeringsprocesserna angående motivationsarbete. Hur ledningen prioriterade Beslutsstöd har, särskilt under inledningsfasen, visat sig påverka praktikernas motivation till att arbeta efter arbetsmetoden. I Kommun A upplevdes att Beslutsstöd endast var prioriterat i ord under inledningsfasen vilket vi tolkade som en negativ aspekt gällande praktikernas upplevda motivation. Motivationen ökade sedan bland praktikerna då prioriteringen från ledningens sida blev tydlig, vilket vi tolkade som en positiv aspekt.
Motivation Respondenternas upplevelser i Kommun B tolkades både som negativa och positiva i förhållande till motivation hos praktikerna. Två respondenter upplevde att ledningen prioriterat införandet av Beslutsstöd. En respondent framförde dock att Nja de ville gärna införa beslutsstödet men det skulle ske inom befintliga ramar. Därför tog det lite längre tid än planerat (Respondent Kommun B). I Kommun C upplevdes ledningen inte prioritera implementeringen av Beslutsstöd, vilket vi tolkade som en negativ aspekt i förhållande till praktikernas motivation under implementeringsprocessen.
Orsaker till bristande motivation Ifrågasatte värdet och meningen av kommunens implementering av Beslutstöd. Vi tolkar det som att praktikerna inte upplevde någon fördel, nytta eller behov med den nya arbetsmetoden i implementeringsstarten. Arbetsmetoden upplevdes väldigt teorietisk vilket krävde att praktikerna behövde skriva ner mycket information i journalen. Frågorna som praktikerna ska ställa till patienterna upplevdes både som svåra att förstå och att formulera vilket vi också tolkar kan ha varit tidskrävande.
Motiverande faktorer Ökad kvalitet i arbetet. När jag insåg att jag/vi inte fyllde vårt ordinatörsansvar fullt ut.(respondent Kommun A). Anpassning av Beslutsstödet till verksamhetens behov. Begränsandet av de insatser som vi tillämpar Beslutsstöd på. Blev rimligare och att inte alltför mycket tid från vårt dagliga arbete gick till detta. (Respondent Kommun A). Generering av motivation från arbetsgruppen och engagerade handledare från Kommunförbundet Skåne.
Information Utbildningens betydelse Några respondenter upplevde att informationen varit tillräcklig för att de skulle känna sig säkra i att praktisera Beslutsstöd. Vilket vi tolkar kan ha underlättat praktikernas bearbetning av informationen från utbildningarna och genererat goda möjligheter att stabilisera Beslutsstöd i kommunen. Några respondenter upplevde informationen som otillräcklig, vilket vi tolkar kunnat leda till en viss osäkerhet för hur Beslutsstöd skulle omsättas i praktiken.
Hantering av osäkerhet genom information För att reducera osäkerhet behöver organisationen öka informationsflödet när osäkerhet uppstår. Detta har kommunerna gjort på olika vis, vilket vi tolkat som framgångsfaktorer. Oklarheter har diskuterats genom lösningsfokuserat förhållningssätt. Kontinuerliga möten och uppdaterad utbildning inom gruppen. Syftet med kommunernas insatser tolkar vi har varit att skapa trygghet i användningen. Vilket kan leda till att implementeringsprocessen fortskrider smidigare.
Informationsforum Information Användningsfrekvensen skiljer sig åt mellan respondenterna. De som använt sig av forumet anser att det bidragit med värdefull information, särskilt i starten. Informationsforumet kan vara ett sätt för information att sprida sig och kan ur den aspekten enligt oss tänkas kunna underlätta vid eventuella frågor angående Beslutsstöd och därmed minskat osäkerheten. Spridning av och tillgång till information har vi tolkat kunnat utgöra en framgångsfaktor i implementeringsprocesserna. Bristen på information har vi snarare kunnat se som ett hinder.
Ett succesivt införande Det är viktigt att medarbetarna får tid för att bearbeta en förändring vilket möjliggör för stabilisering av det nya som införs i organisationen. Kommun A och B övergick succesivt till det nya arbetssättet, vilket inneburit en möjlighet för kommunerna att pröva Beslutstöd stegvis i måttlig skala. Därför ses ett succesivt tillvägagångssätt som en framgångsfaktor i implementeringsprocesserna.
Anpassningssvårigheter I samtliga kommuner framkom olika anpassningssvårigheter av Beslutsstöd under implementeringsprocesserna. Det visade sig att Beslutsstöd upplevts komplext av olika anledningar. En problematik som framkom av en respondent från Kommun A var att Beslutsstöd medförde ökat dokumentationsarbete. Tröghet skapades i praktikernas dokumentationsprocess då Beslutsstöd inte var utvecklat som datastöd, vilket gjorde att dokumentationen blev mer tidskrävande. I Kommun A lyftes arbetsmetodens komplexitet upp ur ett patientperspektiv. Frågorna utifrån Beslutsstöd upplevdes vara svåra för patienterna att förstå. Detta kunde i sin tur bero på att frågorna också upplevts som svåra för praktikerna att formulera på rätt sätt.
Anpassningssvårigheter Respondenten från Kommun C framförde upplevelser om svårigheter gällande att arbeta med Beslutsstöd i praktiken. Det framkom också att respondenten upplevde att materialet inte var färdigt och att datastödet saknades. I Kommun B framkom att Beslutsstöd upplevdes som en komplicerad arbetsmetod. Vi tolkade det som att dessa anpassningssvårigheter kan ha utgjort olika hinder under kommunernas implementeringsprocess.
Anpassningsmöjligheter Möjligheten och förmågan till anpassning av Beslutsstöd visade sig vara en betydelsefull faktor för kommunerna under deras implementering av Beslutsstöd. Kommunerna A och B s anpassning av Beslutsstöd var främst genom begränsningar och förenklingar av arbetsmetoden, samt utveckling av Beslutsstöd i form av datastöd i journalprogrammen. Vi tolkade det som att kommunerna A och B kompletterat, tagit bort och ersatt en del av Beslutsstödets delar i enlighet med kommunens tidigare erfarenheter, upplevelser och behov. Denna anpassningsförmåga kan ha varit en framgångsfaktor i kommunerna A och B då det borde lett till att praktikerna lättare anammat Beslutsstöd.
Slutsats Följande faktorer har sammanfattningsvis framkommit som särskilt betydelsefulla i samtliga kommuners implementeringsprocesser: motivation, information, ett succesivt tillvägagångssätt och möjlighet till anpassning av Beslutsstöd till verksamheten eller vice versa. Därför tolkar vi det som att dessa faktorer bör ges extra uppmärksamhet under organisationers implementeringsprocesser. Kommunerna A och Bs implementeringsprocess har mynnat ut i ett långsiktigt användande av Beslutsstöd då de använder sig av det idag. Kommun C använder sig inte av Beslutsstöd idag på grund av anpassningssvårigheter till sin inre kontext. Det framgår dock att de har en plan om att förhoppningsvis kunna införa det i samband med byte av journalsystem inom en snar framtid.