Arkivplan för Svenska Klätterförbundet inklusive dess kommittéer Samt en rekommendation och tips för SDF, klätterombud och klätterklubbar



Relevanta dokument
Riktlinjer för arkivering inom Svensk Friidrott - distrikt och föreningar

HÅLLBARHET. Ett arkiv skall återspegla föreningens verksamhet!

YLA ORDNA OCH BEVARA. för enskilda, föreningar, företag. Så här bevarar vi vår historia i. - Ydre lokalhistoriska arkiv i Österbymo

Konsten att få ordning och reda i sitt arkiv

Rekommendation om grundläggande bevarande av handlingar

ORDNING OCH REDA I FÖRENINGENS DOKUMENT

SPARA ELLER KASTA? RÅD OCH ANVISNINGAR VID SKÖTSEL AV FÖRENINGSHANDLINGAR. REGION- OCH STADSARKIVET GÖTEBORG 2007 med FOLKRÖRELSERNAS ARKIV

Dokumenthanteringsplan för kommunledningsförvaltningen

Dokumenthanteringsplan

VAD BÖR SPARAS? Protokoll

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd: Verksamhet: Biblioteket Reviderad:

Konsten att få ordning och reda i sitt arkiv. Några råd i skötsel av föreningshandlingar

SÅ VÅRDAR VI VÅR HISTORIA - RÅD OCH ANVISNINGAR I SKÖTSEL AV FÖRENINGSHANDLINGAR

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: Dnr: 145/11 Handlingsslag. Arkivläggs

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd: Verksamhet: Ekonomiavdelningen Reviderad:

TA ANSVAR FÖR ERA HANDLINGAR

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: Dnr: Handlingsslag. Arkivläggs. Gallras (=förstöres)

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och Dnr: 50/11 Handlingsslag. Plats för plats efter antal år

Handbok arkiv & dokumenthantering SMRs kansli

Titel: TAM-Arkiv Arkivhandbok Datum: Version: 1.0. TAM-Arkiv Arkivhandbok

Ta hand om föreningens bästa minnen

Arkivbeskrivning för fritids- och kulturnämnden tillika demokratinämnd FKN-2014/125

Arkiv: 1093 Flygtekniska Föreningen Linköping Plats: 14. Årsmötesprotokoll, verks.ber. Seriesignum: A 1. Volym nummer. Tid.

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: Dnr: Handlingsslag. Gallras (=förstöres) Arkivläggs

Handbok för leveranser till Enköping kommunarkiv

Dokumenthanteringsplan

I arkivet förvaras handlingar i pappersformat, vilket innebär att ingen elektronisk lagring av t.ex. fullmäktigeprotokoll ingår i SYLF:s arkiv.

Att leverera enskilt material till Lerums kommunarkiv. - föreningsarkiv, privatarkiv och företagsarkiv

Arkiv: 75 Linköpings Kretsloge av IOGT Plats: 09/a. Kretslogemötesprotokoll Seriesignum: A 01. Volym nummer. Tid. Anmärkningar

Dokumenthanteringsplan för ekologienheten

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Verksamhetsgemensamma dokument

BEVARANDE- OCH GALLRINGSPLAN FÖR NATURBRUKSGYMNASIER I STOCKHOLMS LÄNS LANDSTING

Arkiv: 104 Linköpings Kanotklubb Plats: 04/b. Mötes- och styrelseprotokoll Seriesignum: A 1. Verksamhetsberättelser Seriesignum: A 2

BEVARANDE- OCH GALLRINGSPLAN FÖR SJUKRESEENHETEN

ARKIVREGLEMENTE FÖR ORSA KOMMUN

Arkivet föreningens bästa minne

ARKIVBESKRIVNING OCH DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR SAMORDNINGSFÖRBUNDET SÖDRA ROSLAGEN Sophia Dahlgren

Arkiv: 592 Östergötlands Skolidrottsförbund Plats: 04/b. Övriga protokoll Seriesignum: A 1. Årsmötesprotokoll Seriesignum: A 2

DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Personalträff Naturrum Tåkern och Ödeshögs lokalhistoriska arkiv

Reviderad: Handlingarna finns att söka/förvaras. Levereras till kommunarkiv. Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid inaktualitet.

Arkiv: 348 Linköpings Kommunaltjänstemannaförening avd 8 Plats: 01/b. Protokoll Seriesignum: A 03. Styrelseprotokoll Seriesignum: A 02.

Arkiv: 383 Sv Livsmedelsarbetareförb avd 58, Ljungsbro Plats: 01/a. Mötesprotokoll Seriesignum: A 1. Verksamhetsberättelser Seriesignum: A 2

Praktisk arkivering. Anvisningar för arkivering av handlingar tillkomna från och med 2013.

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: Dnr: 31/13 Handlingsslag. Arkivläggs

Dokumenthanteringsplan

Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser

Arkiveringsmanual. Varför arkivera? Vad är ett arkiv?

Arkiveringsinstruktioner

Anmärkningar. Verksamhets- och revisionsber Seriesignum: A 3

Riktlinjer för leverans till Folkrörelsearkivet

Dokumenteringsplan för folkhälsonämnden

Riktlinjer för leverans av handlingar till föreningsarkivet

Så här läser du ditt sökresultat:

2011 DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR GÖTEBORGS MILJÖVETENSKAPLIGA CENTRUM, CHALMERS / GU. Bevarande/ Gallring

Bevarande- och gallringsplan för Färdtjänsten i Stockholms läns landsting

Arkiv: 229 Föreningen Norden, Linköpingsavdelningen Plats: 07. Mötesprotokoll Seriesignum: A 1. Styrelseprotokoll Seriesignum: A 2

Ansvarig/ Förvaring

Bevara/Gallra EU-projekt

SALEBY IDROTTSFÖRENING

Sammanhållna handlingar i ett ärende.

Arkiv: 290 Linköpings Arbetareförening Plats: 14. Mötes- och styrelseprotokoll Seriesignum: A 1. Volym nummer. Tid. Anmärkningar

Dokumenthanteringsplanen ska alltid överensstämma med verkligheten och ses över årligen på respektive avdelning/funktion tillsammans med arkivarien.

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan för handlingar inom allmän administration i Burlövs kommun

EU-projekt Karlshamns kommun

Förteckna arkiv INNAN ELLER EFTER LEVERANS TILL REGIONARKIVET. Koncernkontoret

Arkivreglemente. Styrdokument

Arkiv: 1088 Fastighetsföreningen Tobaksplantan Plats: 15. Mötesprotokoll Seriesignum: A 3. Mötes- och styrelseprotokoll Seriesignum: A 2

Sidnummer 1(6)

985 Sveriges Pensionärsförbund (SPF), Östergötlands distrikt Plats: 14/b. Anmärkningar

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän Administration Antagen att gälla från och med: Dnr: 51/15 Handlingsslag. Gallras (=förstöres) Arkivläggs

Dokumenthanteringsplan för Viadidaktnämnden

Digital arkivering och historiklagring Anastasia Pettersson och Anders Kölevik

Informationshanteringsplan

Arkiv: 226 Linköpings Typografklubb Sommar och semesterhem Plats: 01/a. Mötes- och styrelseprotokoll Seriesignum: A 1

Praktisk arkivering. Anvisningar för arkivering av handlingar tillkomna från och med 2013.

Rekommendation för tidslinjer

Lathund för att storstäda i närarkiv och arbetsrum

Dokumenthanteringsplan Österåkers kommun Myndighet Kultur- och fritidsnämnden

Informationshanteringsplan

Förteckna och leverera arkiv

Dokumenthanteringsplan Kultur- och fritidsnämnden Rådhuset

Dokumenthanteringsplan

Riktlinjer för leverans av handlingar till föreningsarkivet

Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser

Regler för gallring av handlingar uppkomna inom projekt och EU-projekt vid Högskolan Dalarna

Personuppgifter Anledning att spara Ta bort efter. Underlag som behövs för att styrelsen ska kunna visa vad som beslutats.

Informationshanteringsplan

FÖRFATTNINGSSAMLING. Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden

Bevaras Papper/digitalt Administration X. Bevaras Papper/digitalt Administration

Dokumenthanteringsplan

Informationshanteringsplan 2014

Rutin/Handling Media Original/Kopia Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist för Anmärkning leverans till Kommunarkivet

Rekommendationer för insamling av forskningsmaterial. Dnr 1-362/2014

Arkiv: 80 Linköpings Typografklubb, Linköping Plats: 01/a. Mötes- och styrelseprotokoll Seriesignum: A 1. Styrelseprotokoll Seriesignum: A 2

Arkiv: 757 Östergötlands Tennisförbund Plats: 04/b. Årsmötesprotokoll Seriesignum: A 1. Styrelseprotokoll Seriesignum: A 2

1. Administration Handling Förvaring & sortering Bevaras/ Anmärkning

Transkript:

Arkivplan för Svenska Klätterförbundet inklusive dess kommittéer Samt en rekommendation och tips för SDF, klätterombud och klätterklubbar Arkiveringens två hörnstenar 1. Historia Det är vi idag, nu, som bygger framtidens klätterhistoria. Det vi inte dokumenterar och bevarar nu, kommer inte att kunna hittas och då blir det ett hål i historien. 2. Generellt Generellt kan sägas att allt som vi själva producerar, d.v.s. eget material, är vår skyldighet att spara. Dubbelarkivera inte, allt som andra har producerat ska de spara. Varför ska vi arkivera? Det finns flera anledningar till varför det är bra att arkivera. Vi kan dela in skälen i två kategorier För eftervärldens skull För effektiv administration För eftervärldens skull Om någon om 50 år vill bilda sig en uppfattning om vad Svenska Klätterförbundet och dess underorganisationer arbetade med i början av 2000-talet, kanske för att skiva en uppsats, artikel eller jubileumsskrift, är det viktigt att dokumenterat så att det är tydligt och lätt att följa. Man glömmer fort och de som inte själva varit med är det ännu svårare för att bilda sig en riktig uppfattning. I de dokument vi upprättar ska vi alltid utgå ifrån att någon kommer att läsa dem som inte varit närvarande och som ska förstå innehållet av det. T.ex. ska ett protokoll alltid innehålla vem som är avsändare, d.v.s. förbundet eller klubbens namn, datum och år samt namn på de som varit närvarande med hela namnet. Vem vet vem Pelle är om 50 år? Ett protokolls alla punkter bör alltid innehålla svaret på varför, när, vem och hur, för att man lättare i framtiden ska veta vad det handlar om. Frågorna varför, när vem och hur är bra att ha med i så gott som alla dokument som skrivs. För effektiv administration Om man sparar/arkiverar dokumentation går det betydligt fortare att plocka fram gammal information och man minskar t.ex. att uppfinna hjulet varje gång man ska driva ett projekt likande något man gjort tidigare, eller att hitta uppgifter på personer som gjort saker för förbundet. Se till att styrelsen alltid har tillgång till en förteckning, över arkivets innehåll (t.ex. en enkel lista på namnen på alla projekt som genomförts). Det finns ett undantag för dubbelarkivering. Förbundet bör spara föreningarnas stadgar som de skickar in tillsammans med medlemsansökan, då de ofta hör av sig och undrar om vi har en kopia, eftersom de själva slarvat bort dem. Hur ska vi arkivera Det är väldigt lätt att viktig historisk dokumentation kastas när förtroendevalda eller andra som har uppdrag i vår organisation lämnar sin post och rensar sina pärmar efter avslutat uppdrag. Ett sätt att undvika att viktig dokumentation kastas är att utse en arkivansvarig, därigenom får arkivet en kontinuerlig tillsyn. Sida 1 av 5

Vänta inte med arkiveringen, det är mycket lättare att göra det kontinuerligt än att skjuta upp det i 10 år, då kan det bli riktigt jobbigt. För klubbar, SDF och klätterombud kan kommunarkivet hjälpa till med arkiveringen. För Svenska Klätterförbundet och underliggande kommittéer tar kansliet hand om arkivering. Ni kan alltid ringa Svenska Klätterförbundet för att få tips och råd, men kommunarkivet är proffs. I många län finns ett samlat föreningsarkiv som kan hjälpa till och som även håller kurser för arkivering. Sist i detta dokument finns en tabell som kan ge en snabb uppfattning om vilka grupper av handlingar/dokument som ska bevaras eller gallras ut anpassat efter idrotten. Kom ihåg de två hörnstenarna, det är vi som bygger svensk klätterhistoria och den bygger vi av egenproducerat material. Den arkivansvarige bör Hålla arkivet samlat Gallra och rensa bort oviktiga handlingar Upprätta en förteckning över arkivets innehåll Se till att skydda arkivet från eld, fukt och otillbörlig åtkomst Kontakta kommunarkivet i hemkommunen angående deposition av arkivmaterialet Några enkla råd till arkivansvarig För samman alla handlingar som ingår i organisationens arkiv 1. Ofta ligger de spridda ute hos aktiva och före detta förtroendevalda 2. Se till att handlingar från olika grupper, sektioner, kommittéer inte sammanblandas 3. Informera förtroendevalda och de som har uppdrag inom organisationen om vad som gäller Grovsortera arkivet efter huvudavdelningar i allmänna arkivschemat (detta gäller i hela Sverige) 1. A 2. B Kopior av utgående handlingar 3. C Diarier 4. D Liggare och register 5. E Inkomna handlingar, korrespondens 6. F Ämnesordnade handlingar 7. G Räkenskaper 8. K Fotografier 9. L Tidningsklipp och trycksaker Rensa och gallra bort onödiga handlingar 1. Övertaliga kopior, kladd- och minnesanteckningar 2. Inbjudningar till kurser ingen gått på 3. Kontoutdrag och girobesked 4. Rekvisioner och fraktsedlar 5. Datalistor från ekonomisystem som endast är till för avstämning och kontroll 6. Verifikationer efter 10 år När du arkiverar 1. Använd helst arkivkartonger 2. Ta bort gem och plastfickor 3. Helst ska handlingar som rör samma ärende (akt) läggas tillsammans i ett aktomslag. Sida 2 av 5

Handlingstyp /gallras Kommentar Allmän administration Stadgar Jämställdhets-/likabehandlingsplan Policydokument Diarier/postlistor Diarieförd korrespondens Handlingar inkomna för kännedom Här ingår reklam, erbjudanden, protokoll, cirkulär och rapporter som tillkommit utanför den egna organisationen Verksamhetsberättelse Verksamhetsplan Korrespondens av vikt Att korrespondens är av vikt kan innebära att den t.ex. dokumenterar överrenskommelser, avgöranden eller beslut. Är korrespondensen på e-post sak den skrivas ut (detta gäller tills vidare, så länge vi inte har ett elektroniskt arkiveringssystem) Övrig korrespondens Personal Lönespecifikationer Tidrapporter Lönelistor Skattedeklarationer Läkarintyg Kontrolluppgifter Personalakter Personalakterna kan innehålla anställningsbevis, ansökningar, löneuppgifter, befattningsbeskrivning Ekonomi Bokslut Balans- och resultaträkning (årlig) Budget Årsbok Kassabok Fakturor/verifikationer Kontoutdrag Fakturaunderlag Kassarapporter Verifikationslistor Förbundsmöte/årsmöte Föredragningslistor Gallras vid inaktuallitet Sida 3 av 5

Röstlängder Handlingar som rör det praktiska genomförandet av mötet Exempel på den här typen av handlingar är planeringsmaterial rörande lokalbokningar, bordplacering och underhållning på mötet. Styrelsen Föredragningslistor/dagordningar Kommittéer Föredragningslistor/dagordningar Utmärkelser och stipendier Listor över mottagare Inkomna ansökningar Kriterier och statuter från arbetsgrupper Medlemsadministration Föreningsregister Ansökningar om medlemskap Namnändringsblanketter Utträdesansökningar Medlemsstatistik Tävlingsverksamhet Kravprofil för mästerskapsmedaljer Resultatlistor Tävlingsbestämmelser Utbildningsverksamhet till utbildning Deltagarlistor Betyg/intyg Kursplaner Handlingar rörande det praktiska genomförandet av kurser Gallras Exempel är handlingar på planeringsmaterial rörande lokalbokningar, tidsschema och rumslistor Marknadsföring/kommunikation Marknadsföringsmaterial Underlag till marknadsföringsmaterial Grafisk profil Pressklipp Sida 4 av 5

Pressmeddelanden Filmer och fotografier Se anmärkning Filmer och fotografier som antingen är egenproducerat utbildningsmaterial eller dokumenterar någon viktig tävling/verksamhet/projekt eller liknande bör bevaras, annat kan slängas Bergsport Trycksaker och böcker egenproducerade Projekt Avtal Beslut Mötesanteckningar till möten Föredragningslistor från möten Informationsmaterial Kringhandlingar Marknadsföringsmaterial Korrespondens av vikt Övrig korrespondens Projektplan Budget PM Publikationer Rapporter Utvärederingar Gallras vid inaktualiatet Korrespondens av vikt kan innebära att den t.ex. dokumenterar överrens kommelser, avgöranden eller beslut. Är korrespondensen på e-post ska den skrivas ut (detta gäller tillsvidare, så länge vi inte har ett elektroniskt arkiveringssystem) Övrigt Statistik Avtal Avtal som reglerar större ekonomiska åtaganden, anställningsavtal, avtal som inbegriper upphovsrättsfrågor (t.ex. avtal mellan artikelförfattare och organisationen) och fastighetsavtal bör bevaras. Mindre viktiga avtal, såsom serviceavtal och kopieringsmaskiner, telefonavtal m.m. kan kastas efter att de upphört att gälla Sida 5 av 5