~ 1 ~ Inmatning/redigering av uppgifter i Skärgårdens serviceregister Snabbmanual Innehåll Registeruppgifterna...1 Blanketten...1 Redigeringssida 1 uppgifter om företaget...2 Adressuppgifter...3 Internet och kartpunkt...4 Redigeringssida 2 - Kontaktuppgifter...4 Redigeringssida 3 Val av bransch(er)...6 Redigeringssida 4 Beskrivning av servicen...7 Redigeringssida 5 Tilläggsservice...9 Ifyllandet av info i webblanketter bör vara smidigt och lätt att göra. I detta fall behövs en stor mängd information som i många fall är svår att presentera enkelt i en blankett. Vi har gjort vårt bästa för att göra det enkelt. Du behöver inte läsa hela manualen klicka på lämplig rubrik i innehållsförteckingen ovan. Registeruppgifterna Det är viktigt för din marknadsföring att uppgifterna i registret stämmer. Registret är skapat för DINA KUNDER, så att konsumenter och turister skall möjligast exakt hitta rätt service genom att söka i serviceregistret. Fyll i så mycket uppgifter du kan så kommer du bäst fram i olika sökningar. Överdriv inte ingen kund blir glad över tomma löften. Blanketten Lite om blanketten: Redigeringsblanketten är indelad i fem numrerade sidor (flikar) 1. Basuppgifter och kontaktuppifter till företaget 2. Kontaktuppgifter till företagare/kontaktperson och servicens tillgänglighet 3. Branschval för företaget 4. Beskrivning av verksamheten, tilläggsinfo och sökord 5. Tilläggsservice Det går också att bläddra av och an i blanketten med pil -knapparna utan att inmatad info går förlorad. Bredvid flikbläddringsknapparna finns en Spara -knapp. Man kan Spara ändringar när som helst och förs då till en tack-sida. På tack-sidan finns en länk tillbaka till den (nu sparade)
blanketten. ~ 2 ~ Obligatoriska uppgifter är försedda med en röd asterisk * Vissa fält är försedda med två asterisker **. Det betyder att information på någondera språket är obligatoriskt, men bägge språken krävs inte. På många ställen syns ett frågetecken. Ikonerna öppnar hjälptext om ifrågavarande ifyllingsruta på en sida i blanketten Klicka på frågetecknet för att öppna hjälptexten. Klicka en gång till på frågetecknet för att stänga fönstret med hjälptext. Redigeringssida 1 uppgifter om företaget Leverantörens namn Fyll i ditt företags namn (leverantören för servicen) så som dina kunder känner ditt företag. Eventuella (alfabetiska) listor tas ut enligt detta fält. Skriv därför företagets namn först och typ av företag (Ab, Kb, F:ma) efter själva företagsnamnet. Folk hittar inte ditt namn där de väntar sig ifall ditt företag sorteras enligt ett namn som börjar på Ab eller T:mi. Ifall företaget heter olika på olika språk, fyll i. Om språkversioner av namnet saknas så används det namn som är ifyllt. Det ifyllda språket kopieras över till andra språk automatiskt. Ett företagsnamn på ett språk är obligatoriskt. Företagets officiella namn Detta fält syns inte utåt i besökarvyer.
Hit fyller du i företagets namn så som det är officiellt registrerat. ~ 3 ~ Företagets bifirmanamn Detta fält syns i besökarvyer ifall något är ifyllt. Används i sökningar. Moderföretaget kommer fram i sökningar om man söker på bifirmanamnet. FO-nummer Denna info syns inte utåt. Viktigt för att kunna dubbelkolla uppgifter och entydigt identifiera företag. Adressuppgifter I vissa fall är postadress inte samma som besöksadress för en service. Detta är beaktat i registret. Postadress Uppge helst på bägge inhemska, så kan adressen rapporteras på korrekt språk. **två asterisker betyder att ifall endast finska eller svenska postadressen är ifylld, kopieras den ifyllda adressen automatiskt över till det andra inhemska. Postnummer Eftersom serviceregistret täcker endast Åboland så finns nödvändiga postnummer/postorter färdigt inmatade. Välj den som gäller dig. Besöksadress Hos många företag är postadress och besöksadress inte samma. Postadressen hjälper inte kunderna att hitta fram till servicepunkten. Ifall du har en besöksadress som avviker från postadress fyll i här (helst på bägge inhemska). **två asterisker betyder att ifall endast finska eller svenska postadressen är ifylld, kopieras den ifyllda adressen automatiskt över till det andra inhemska. Om besöksadress helt lämnas tomma kopieras automagiskt postadressen till dessa fält. Besöksort
~ 4 ~ Här finns samma postnummer-lista som för postnumror. Välj den ort där din servicepunkt är belägen. Om man tar ut en lista med alla Korpoföretag så får man de företag som har sin besöksort i Korpo (postlådan kan vara belägen i annan kommun). Internet och kartpunkt www-adress Allt fler servcieproducenter har www-sidor där tjänster och produkter presenteras utförligare. Skriv in önskad www-adress i detta fält. Kolla gärna i någon besökarvy att länken fungerar som önskat och för dina kunder till korrekt sida. Placera på karta Ett flertal servicepunkter i Skärgården finns inte invid en gata. Serviceregistrets kartfunktion utnyttjar GoogleMaps enligt GPS-koordinater (inte enligt gatuadress). Öppna kartan och zooma in på önskat område och lägg in en kartpunkt på önskat ställe genom att klicka på din servicepunkt ingen fysisk adress behövs. Automagiskt får man relativt noggranna GPS-koordinater för servicepunkten. Godkänn punkten. Du kan reidgera/flytta din kartpunkt vid behov (Öppna kartan för att redigera punkten), eller ta bort den via länken Radera kartpunkt (se bilden ovan). Ifall kartpunkt är inmatad syns GPS-koordinaterna i blanketten. Redigeringssida 2 - Kontaktuppgifter
~ 5 ~ Dina kunder vill veta vem (namnet på en mänska) de skall kontakta för att få mera info. Kontaktperson Vanligtvis är detta företagarens namn, men i större företag kan det finnas en person som är lätt tillgänglig, som har hand om kundservice och som kan ge klara svar på de flesta frågor om servicen. Huvudnummer Förr efterfrågades telefon och GSM. Numera och speciellt i skärgården har företagare inte trådtelefon. Huvudnummer är kontaktpersonens telefonnummer (tråd eller mobil) Reservnummer Mobiltelefoner kan få slut på accun, kan vara avstängda tillfälligt, kan befinna sig på ett ställe utan täckning. Då är det bra att kunna uppge en reservnummer. Den kan leda till någon annan reserv person i företaget, till en samarbetspartner eller till frun där hemma. Fax Många företag har fortfarande en fungerande fax e-adress En allt viktigare kontaktkanal. Fyll i korrekt! Med e-post stör kunderna dig inte i arbetet, du kan svara utförligt och med eftertanke per e-post när du hinner. För staden är det viktigt att kunna nå serviceproducenter utan att behöva ringa alla eller skicka hundratals brev. Kontakten till staden förbättras. Kontaktpersonens språkkunskaper På vilka språk kan du ge förståelig kundservice? Det är lättare för kunden att på förhand veta kontaktpersonens språkkunskaper så att kunden kan ta kontakt på lämpligaste språket. Speciellt viktigt för turismföretagen. Val av kontaktspråk är också en egenhet för vår region. Kontaktspråk. Vilket språk föredrar du själv? Ifall staden kontaktar dig på vilket språk önskar du information per telefon, post eller e-post? Kommunområden där servicen är tillgänglig Listan på kommunområden till höger på sidan - Åter en egenhet för vår region. Åboland är geografiskt besvärligt. All service är inte tillgänglig inom hela regionen. En barberare i Korpo klipper inte hår i Dalsbruk. Det är viktigt för dina kunder att veta VAR dina tjänster är tillgängliga. Kruxa för de kommunområden där du erbjuder service.
~ 6 ~ Redigeringssida 3 Val av bransch(er) Ifall kunder utför sökningar enligt bransch, så är det ju viktigt att serviceproducenter är kopplade till alla lämpliga branscher. Kategorisering av mångsysslande skärgårdsföretag är inte lätt. Välj den/de branscher som passar dig. Man börjar med att öppna en lämplig branschgrupp genom att klicka på den. På bilden är branschgruppen offentlig service öppnad. Huvudbransch Välj (med prickarna till höger) en huvudbransch för ditt företag. En huvudbransch är obligatorisk. Om du inte väljer den själv, så utses en av dina valda branscher till huvudbransch av systemet. Huvudbranschens betydelse I vissa rapporter får ett och samma företag finnas endast en gång. I de fallen syns ditt företag under den valda huvudbranschen. Huvudbranschen har liten betydelse i webbtjänsten. Branscher Kruxa för de branscher som gäller ditt företag. Du kan välja branscher från många olika branschgrupper. I bransch-sökningar kommer du fram under alla de branscher du valt. Välj med eftertanke det förväntas att du faktisk erbjuder service inom vald bransch!
Redigeringssida 4 Beskrivning av servicen Beskriv din service kort och klart, så som du antar att dina kunder vill höra. Fältet rymmer korta uppsatser, men ingen läser dem. ~ 7 ~ Beskrivning på finska och svenska är obligatoriskt. Engelska och tyska är viktigt för turismföretag, men krävs inte. Ingen besrkivning av verksamheten syns på de språk där text saknas. Denna text eller delar av den kan inkluderas i rapporter och listor. Tilläggsinfo Ifall du vill berätta mera om dina tjänster via detta serviceregister så finns den möjligheten. Dina kunder är säkert glada över info om öppethållningstider, rabatter, produktsortiment, eventuella begränsningar i tjänsterna eller annat som dina kunder ofta frågar eller undrar. Helt frivilligt att fylla i, men uppskattas av dina kunder. Det besparar även dig tid då du inte behöver svara i telefonen på samma frågor ideligen.
~ 8 ~ Sökord Sökorden syns inte någonstans! Serviceregistret har en sökmotor som söker igenom alla inmatade textfält så som företagets namn, adress, kontaktuppgifter, beskrivning, tilläggsinfo och sökorden. Här är det bra att mata in vissa nyckelord för din verksamhet, som dina kunder kan tänkas mata in som sökord i webbtjänsten. Ge ENDAST ord som INTE FINNS i andra textfält. Du behöver inte upprepa ord som redan finns i andra textfält. Lämpliga sökord är produktmärken som du representerar, säljer eller reparerar. Vissa åtgärder/tjänster som du utför är också lämpliga ord. OBS1! Endast mellanslag mellan orden inga kommatecken eller annat. Andra tecken råddar bort sökmaskinen.
~ 9 ~ OBS2! Sökmaskinen i denna tjänst söker enligt hela ord, inte delar av ord (som Google gör). Dåligt sökord är cykelreparationer. Sällan ger dina kunder ett så långt sökord. Ge för säkerhets skull t.ex. cykelreparationer cykel reparation reparatör Redigeringssida 5 Tilläggsservice I detta skede finns endast ett krux för att anhålla om koder för att uppdatera dina uppgifter i registret själv. Ytterligare service kan läggas till senare. Enda förutsättningen för självuppdatering är att det finns en e-adress inmatad för servicen. Ett meddelande med en kodad länk levereras per e-post. I mitten av meddelandet finns en länk som för dig till redigering av dina uppgifter i registret. Du kan klicka på längen alltid vid behov. Länken fungerar tills du får ett nytt motsvaranbde meddelande med en ny länk. Vi rekommenderar självuppdatering! Det finns ingen som kontinuerligt tar reda på ändringar i all service och uppdaterar registret som sitt arbete. Det ligger i serviceproducentens intresse att marknadsföra sig med korrekta uppgifter. KOM IHÅG ATT SPARA det som du har matat in!! Lycka till! Smart & Cool