Min ansökan MANUAL OCH UTBILDNINGSMATERIAL ANDERS RUNNHOLM 0(37)
1(37)
Innehåll Välkommen till Min Ansökan... 3 Generella funktioner... 5 Ansökan i Nyps... 19 Ansökan om utbetalning... 23 Utbetalning i förskott... 29 Rutin/checklista för implementering av Min Ansökan... 33 1. Åtkomst till Min Ansökan... 33 2. Standardformulär... 33 3. Avstämning mot standardformulär... 33 4. Återkoppling till NypsCentralen... 34 5. Upplägg av nytt formulär utifrån återkoppling... 34 6. Acceptans... 34 7. Beställning... 34 8. Produktionssättning... 34 9. Övrigt... 34 Support... 35 2(37)
Välkommen till Min Ansökan Min ansökan är en e-tjänst för företag och offentliga aktörer som ansöker om medel i följande stöd: Europeiska regionala utvecklingsfonden, projektmedel, regionalt investeringsstöd, såddfinansiering, kommersiell service och regionalt bidrag till företagsutveckling. De flesta stöd och bidrag som Min ansökan tillhandahåller hanteras regionalt av olika myndigheter eller organisationer med regionalt utvecklingsansvar. Klicka på Gå vidare till inloggning för att börja arbeta med ansökan I nästa steg väljer du om du vill logga in med e-legitimation eller med ett användarkonto kopplat till din e-postadress. 3(37)
Val av inloggningsmetod Om du väljer att logga in med e-legitimation kommer du att kunna signera din ansökan elektroniskt när den skickas in. Om du väljer att spara din ansökan och fortsätta att arbeta med den senare, måste du logga in med samma e-legitimation som tidigare. En e-legitimation är alltid personlig och vi avråder från att du delar dessa uppgifter med andra personer. Om du är behörig firmatecknare är detta ett smidigt val, då ansökan inte behöver kompletteras med ett undertecknat missiv, inskickat per post. Om du väljer att logga in med ett användarkonto, kommer du inte att kunna signera ansökan elektroniskt. Ansökan skickas in utan signatur. Du måste sedan skicka in ett missiv, undertecknat av behörig firmatecknare. Missivet kan skrivas ut från Min ansökan då ansökan skickats in. Om du väljer att spara din ansökan och fortsätta att arbeta med den senare, måste du logga in med samma konto som tidigare. Kontot kan överlåtas till andra personer. Det kan också vara mindre känsligt att dela uppgifter om ett e-postkonto med andra personer än att dela uppgifter om en e-legitimation. Mina uppgifter Här registreras de uppgifter om den sökande som är gemensamma för alla ansökningar som ska skickas in, till exempel namn, organisationsnamn, organisationsnummer, kontaktuppgifter och så vidare. Om du söker stöd för en organisation spar du en del arbete genom att fylla i Mina uppgifter tämligen utförligt, medan en sökande som sköter ansökningar för flera organisationer istället bör lämna denna sida mera orörd. Uppgifter från Mina uppgifter läses automatiskt in i ansökan, men kan där redigeras. 4(37)
Generella funktioner Mina ansökningar Den första vyn som visas efter inloggning är Mina ansökningar. Här visas de ansökningar som gjorts av den person som äger e-legitimationen som användes vid inloggning, oavsett vilken organisation som har tagit eller ska ta emot ansökan. En ansökan i status sparad är ännu ej inskickad till mottagande organisation. När ansökan skickats in byter den status till skickad och är därefter inte längre möjlig att redigera. Den kan däremot exporteras som en PDF-fil. En sparad ansökan har endast ett webb-idnummer, medan en inskickad ansökan också har ett ärende-id, hämtat från Nyps. Här visas status på ansökan, sparad eller skickad. Här visas ansökans webboch ärende-id. 5(37)
Skapa en ny ansökan Härifrån skapas en ny ansökan. Genom att klicka på aktuell stödtyp, till exempel Projektmedel, öppnas möjligheten att välja vilken organisation som ska ta emot ansökan, till exempel. Därefter väljs den understödtyp, det program, som ansökan om stöd ska skickas till. Klicka här för att skapa en ny ansökan. Välj sedan om du vill skapa en ny ansökan eller en ansökan om utbetalning. Du får sedan välja vilken stödtyp din ansökan avser: 6(37)
När detta val är gjort väljer du vilken organisation som ska ta emot ansökan: Inom vissa stödtyper och hos vissa organisationer får du sedan välja vilken understödtyp ansökan avser: När du klickar på rätt understödtyp laddas ansökningsformuläret: 7(37)
Väl inne i den nya ansökan, finns ett flertal flikar där uppgifter måste fyllas i. De fält som är markerade med * är obligatoriska. Här visas vilken ansökanstyp som är aktuell och till vilken organisation den ska skickas. En personlig rubrik gör ansökan enklare att finna, till exempel i de fall det arbetas med flera ansökningar parallellt. Om ansökan ska sparas för senare bearbetning måste en personlig rubrik anges. Här kan ansökan exporteras till PDF, sparas samt kontrolleras och skickas (när den är klar). 8(37)
Fliken Uppgifter om sökande Denna flik används för det grundläggande uppgifterna om den sökande, som till exempel företagsnamn, organisations- och cfar-nummer, juridisk form samt adress- och kontaktuppgifter. Organisationsnummer ska alltid inledas med prefixet 16 (till exempel 1655xxxx-xxxx)och för enskilda firmor är prefixet 19 eller 20 (till exempel 1970xxxx-xxxx). Detta görs för att Nyps ska kunna särskilja de enskilda firmorna, vilket ytterst beror på att enskilda firmor gäller under personuppgiftslagen. Cfar-nummer (Centralt företags- och arbetsställeregisternummer) utfärdas av SCB. Alla arbetsställen har ett cfar-nummer. I de fall ett arbetsställenummer inte finns, till exempel för enskilda firmor eller företag som är så nya att numret ännu inte utfärdats, används det fingerade cfar-numret 1818-1818. När ett korrekt arbetsställenummer utfärdats, kan uppgiften korrigeras i Nyps aktörsregister. 9(37)
Fliken Allmänt Under denna flik registreras uppgifter om det tänkta projektet, till exempel projektnamn, projektbeskrivning, syfte och mål och så vidare. Textfälten rymmer 4000 tecken, större dokument kan dock bifogas som bilagor under därtill avsedd flik. Även här finns ett antal kontaktuppgifter att fylla i. Tänk på att dessa avser det tänkta projektet och därför inte nödvändigtvis är identiska med kontaktuppgifterna för det sökande företaget. Kontaktuppgifterna är också viktiga när ansökan om utbetalning ska göras. 10(37)
Tid- och aktivitetsplan. Under denna flik sätts datum för projektets start och slut. Vidare redovisas de aktiviteter som är planerade i projektet och de kostnader som är kopplade till dessa aktiviteter. Observera att datumen för projektstart och projektslut också används när budgeten ska registreras i nästa steg. 11(37)
Fliken Ekonomi Under denna flik finns först kostnadsbudgeten, det vill säga vilka kostnader som projektet i sin helhet kommer att bära. Kostnaderna fördelas på kostnadsslag och kostnadsspecifikation och det finns även ett beskrivningsfält om ytterligare specificering behövs. OBS! Åren i budgeten hämtas från uppgiften om projektets start och slutdatum, se fliken Tid- och aktivitetsplan. Genom att klicka på Lägg till får du möjlighet att registrera beskrivning och kostnader för varje kostnadsslag: 12(37)
Sedan kommer finansieringsbudgeten, vari det redovisas hur projektet tänkt finansiera kostnadsbudgeten. Finansieringen på offentlig och privat direkt- och kontantfinansiering och det är för dessa rader obligatoriskt att ange vilken finansiär som är aktuell. Sökt belopp, det vill säga det tänkta bidragets storlek, beräknas som skillnaden mellan Registrerade kostnader och registrerad medfinansiering. Klicka på Lägg till för att registrera medfinansiering: 13(37)
I de fall direktfinansiering registreras, läggs det automatiskt upp en motsvarande post i kostnadsbudgeten: Detta beror på att direktfinansiering påverkar omslutningen av projektet, men inte storleken av det tänkta bidraget. (Det arbete som utförs kommer projektet till godo, men finansierar så att säga sig självt.) 14(37)
Fliken Uppföljning Under denna flik samlas de uppgifter som behövs för att följa upp det tänkta projektet, så som geografiska uppgifter, indikatorer och andra ställningstaganden. Vissa uppgifter redovisas i textfält (även här med en övre gräns om 4000 tecken), medan andra uppgifter registreras via val i en plocklista, eventuellt med ett tillhörande kommentarsfält. Val av kommuner sker genom att först välja aktuellt län och sedan söka fram aktuell kommun 15(37)
Fliken Bilagor Här finns möjlighet att ladda upp och skicka in bilagor. Giltiga filformat är: *.pdf, *.txt, *.doc, *.docx, *.xls, *.xlsx, *.ppt, *.pptx, *.rtf, *.tif, *.tiff, *.svg, *.jpg, *.jpeg. Alla filer konverteras dock till PDF-format när de skickas in. Genom att klicka på Välj öppnas möjligheten att söka fram den eller de filer som ska biläggas ansökan. Valet bekräftas sedan genom att klicka på Ladda upp, varpå bilagorna konverteras till PDF och visas i listan över bifogade filer. Om fel fil laddats upp kan den raderas via ett klick på Ta bort. Klicka på Välj, för att hitta de filer som ska bifogas ansökan. 16(37)
Skicka in ansökan När allt är ifyllt och klart kan ansökan sändas in genom att klicka på Kontrollera och skicka. Ansökan kontrolleras då automatiskt och om något inte stämmer ges sökande möjlighet att rätta till bristerna: Om inget fel hittas så är ansökan färdig att skickas in: 17(37)
När ansökan signerats och skickats in visas åter vyn Mina ansökningar. Status på ansökan är nu Skickad och det går inte längre att redigera ansökan. Det är dock möjligt att exportera den som en PDF-fil. Ansökan har tilldelats ett ärende- ID Status på ärendet är Skickad Ansökan kan nu endast visas som PDF Så snart ansökan kommit in i Nyps får den ett ärende-id. Det är detta id-nummer som används i den fortsatta kommunikationen med sökande. Så snart ansökan kommit till statusen Bered ärendebeslut i Nyps, kommer ett bekräftelsemail att sändas till den mailadress som finns uppgiven i Nyps aktörsregister. 18(37)
Ansökan i Nyps En inkommen webansökan hamnar i normalfallet på arbetsytan Fördela i Nyps. Det går att ställa in automatiska fördelningar i Nyps, vilket gör att ärendet går direkt till en handläggare eller en grupp av handläggare, men om ingen automatisk fördelning ställts in måste ärendet hanteras från arbetsytan fördela. Det måste därför finnas en lokal rutin för att kolla av fördela-arbetsytan med jämna mellanrum. Observera att eventuell automatisk fördelning inte tar hänsyn till om ansökan kommit in via Min Ansökan eller ej. Det går alltså inte att göra en inställning där alla webansökningar fördelas till en särskild handläggare. Arbetsytan Fördela 19(37)
Ärendets status i Nyps Kontrollera ansökan I status Kontrollera ansökan hamnar en webansökan endast om det finns felaktigheter i den, till exempel att uppgifter saknas eller är ifyllda på ett sätt som inte systemet känner igen. Saknade uppgifter markeras med en röd ring med ett vitt kryss över. Obligatorisk uppgift 20(37)
Exempel på en bristfälligt ifylld ansökan. I detta läge hanteras endast obligatoriska uppgifter, varvid frågetecknen tas omhand automatiskt. Kontrollera ansökan ska ses som en icke-status i Nyps, ett stadium ansökan måste passera för att den ska kunna behandlas i laga ordning. Systemkontrollerna i Kontrollera ansökan är få och de justeringar som ska göras i denna status ska endast vara de absolut nödvändiga. När alla justeringar gjorts, skickas ärendet vidare till Bered ärendebeslut. Ärendets status i Nyps Uppdatera aktörsregister Om ärendet hamnar i statusen Uppdatera aktörsregister beror det på att uppgifterna som sänts in med ansökan inte överensstämmer med de som finns i Nyps aktörsregister sedan tidigare. Handläggaren måste stämma av uppgifterna och eventuellt ta kontakt med den sökande om något är oklart. 21(37)
Exempel från Uppdatera aktörsregister. I detta fall måste ändringarna stämmas av noggrant med den sökande. När alla justeringar gjorts, skickas ärendet vidare till Bered ärendebeslut. 22(37)
Ansökan om utbetalning En förutsättning för att kunna ansöka om utbetalning via Min ansökan är att det finns ett ärende-id från Nyps tillgängligt och att det aktuella ärendet ligger i status Inväntar redovisning. Vidare måste e-postadressen (om inloggning sker via användarkonto) eller personnumret (om inloggning sker via e-legitimation) för den person som gör ansökan om utbetalning, finnas registrerat på ärendets kontakter. Ärende i Nyps som ligger i Inväntar redovisning Fliken Kontakter: Kontaktfliken går att redigera i de flesta statusarna i Nyps. Du kan därför lägga till eller redigera kontakter i princip när du vill. 23(37)
Inloggning sker på samma sätt som tidigare. Denna gång väljs Skapa ansökan om utbetalning. Skapa ansökan om utbetalning. Observera att ansökan om utbetalning kan göras av en annan person, med en annan e- legitimation, än den som sände in den ursprungliga ansökan om stöd. Den ursprungliga ansökan behöver heller inte vara insänt via Min ansökan, utan kan ha registrerats via inkorgen i Nyps. När du valt att skapa en ansökan om utbetalning visas de ärenden där du har behörighet för detta: Ärenden där du inte har behörighet att ansökan om utbetalning visas inte. För att ha behörighet måste din e-postadress eller ditt personnummer vara registrerat på ärendet, beroende på om du loggar in med användarkonto eller e-legitimation. 24(37)
Klicka på Hantera för att skapa ansökan om utbetalning eller förskottsutbetalning: Om ärendet inte ligger i status Invänta redovisning i Nyps, får de ett meddelande om detta: 25(37)
Ansökan om utbetalning liknar i allt väsentligt ansökan om stöd: Även här finns en rad flikar där uppgifter ska fyllas i. Fliken Uppgifter om sökande Denna flik används för de grundläggande uppgifterna om den sökande, som till exempel företagsnamn, organisations- och cfar-nummer, juridisk form samt adress- och kontaktuppgifter. Uppgifterna hämtas från ärendebeslutet, men kan redigeras. Uppgifter markerade med * är obligatoriska. 26(37)
Fliken Ekonomi Här redovisas de ekonomiska uppgifterna för ansökan om utbetalning, det vill säga hur stora de upparbetade kostnaderna är och hur finansieringen ska gå till. Uppgifter om beviljade medel och eventuella tidigare utbetalningar hämtas från ärendebeslutet och tidigare utbetalningsbeslut. Även här beräknas stödbeloppet som skillnaden mellan registrerade kostnader och registrerad medfinansiering: 27(37)
Fliken Uppföljning Här redovisas uppgifter som har med uppföljning av projektet att göra, samt betalningssätt och betaladress dit medlen ska utbetalas. Uppgifter markerade med * är obligatoriska. Fliken Bilagor Fliken Bilagor fungerar på samma sätt som vid ansökan om stöd, se ovan. 28(37)
Utbetalning i förskott Ansökan om förskottsutbetalning är en kraftigt förenklad ansökan om utbetalning, där inga upparbetade kostnader och ingen medfinansiering anges. Fliken Uppgifter om sökande Denna flik fungerar likadant som vid ansökan om utbetalning, se ovan. Fliken Ekonomi Fliken Ekonomi är kraftigt förenklad då det rör sig om en förskottsutbetalning. Inga kostnader och ingen finansiering behöver anges, endast sökt belopp och betalningssätt. 29(37)
Fliken bilagor Fliken Bilagor fungerar på samma sätt som vid ansökan om stöd, se ovan. 30(37)
Signera och skicka ansökan om utbetalning/förskottsutbetalning När allt är ifyllt och klart kan ansökan sändas in genom att klicka på Kontrollera och skicka. Ansökan kontrolleras då automatiskt och om något inte stämmer ges sökande möjlighet att rätta till bristerna. Om inget fel hittas så signeras ansökan på samma sätt som vid inloggning. När ansökan signerats och skickats in visas åter vyn Mina ansökningar. Status på ansökan är nu Skickad och det går inte längre att redigera ansökan. Det är dock möjligt att exportera den som en PDF-fil. 31(37)
Ansökan om utbetalning i Nyps Det aktuella ärendet ändrar automatiskt status från Inväntar redovisning till Bered utbetalningsbeslut, i och med att en webansökan om utbetalning kommit in. Det gäller därför att ha som rutin att titta över sin Att göra-lista med jämna mellanrum. Ärendet i Nyps har bytt status till Bered utbetalningsbeslut. 32(37)
Rutin/checklista för implementering av Min Ansökan Följande redovisar vilka steg som måste tas för att kunna komma igång med tjänsten Min ansökan. 1. Åtkomst till Min Ansökan För åtkomst till Min Ansökans utbildningsmiljö så krävs att det är möjligt att använda E- legitimation utfärdat av Nordea, BankID eller Telia. Nordea och Bankid använder sig av BankID`s säkerhetsprogram och Telia använder sig av programmet Net id för att deras E-legitimationer ska kunna användas. Något av dessa säkerhetsprogram måste således finns installerade för att det ska vara möjligt att logga in på Min ansökan. BankID: http://www.bankid.com/ Net id: http://www.telia.se/privat/bredband/tjanster/produkt/e-legitimation Ni behöver därefter ett testcertifikat för att logga in. Läs mer och ladda ner testcertifikat. För generell information om E-legitimationer se: www.elegitimation.se Observera att då du går vidare till inloggning kommer att få ett meddelande om att webbplatsens säkerhetscertifikat är inte tillförlitligt. Detta är ett känt fel och du ska välja att Fortsätta till webbplatsen, trots att webbläsaren rekomenderar att du inte ska det. 2. Standardformulär NypsCentralen tillhandahåller ett så kallat standardformulär som finns på följande plats: http://utbildning.minansokan.se Efter ni loggat in på Min Ansökan nås standardformuläret genom att välja att skapa ny ansökan - välj projektmedel - välj Länsstyrelsen Västmanland - Välj projektmedel 3. Avstämning mot standardformulär Varje organisation som vill ansluta sig ska utgå från standardformuläret när de sedan ska meddela NypsCentralen hur de vill att just deras formulär ska visas. Organisationen ska titta på: Vilka av informationsfälten ska finnas med? Ska något läggas till eller tas bort? Vilka informationsfält ska vara obligatoriska? Kommer de i rätt ordning? Är hjälptexterna ok? Viktigt! Det är endast möjligt att lägga till informationsfält som redan finns i Nyps. Finns det behov av helt ny information ska detta beställas i särskild ordning. 33(37)
4. Återkoppling till NypsCentralen Efter att organisationen har gått igenom standardformuläret ska resultatet återkopplas till NypsCentralen via Easit - självservicesida. Resultatet ska redovisas enligt mall som finns på NypsCentralens hemsida. 5. Upplägg av nytt formulär utifrån återkoppling NypsCentralen lägger upp det begärda formuläret utifrån det resultat som återkopplats av organisationen och meddelar när detta är klart. 6. Acceptans Organisationen kontrollerar det nya formuläret i utbildningsmiljön. Är resultatet tillfredsställande ska beställning göras enligt punkt 7. Är det något som är felaktigt eller saknas så börjar processen om från punkt 4. Utbildningsmiljö: http://utbildning.minansokan.se 6.1. Värdelistor/Indikatorer För att kontrollen ska bli så bra som möjligt måste värdelistor och indikatorer ha konfigurerats så att de överensstämmer med vad sökanden ska kunna välja mellan. Denna konfiguration av värdelistor och indikatorer måste även läggas in i produktionsmiljön innan planerad lansering. Viktigt! Konfigurationen som väljs är även den som handläggare ser i Nyps. 7. Beställning En formell beställning av den nya stödtypen ska skickas till NypsCentralen via Easit självservicesida. 8. Produktionssättning NypsCentralen produktionssätter det nya formuläret senast 2 veckor efter att den formella beställningen mottagits. 9. Övrigt Det är även viktigt att varje organisation tänker igenom och förbereder den information som skall finnas i samband med länken till Min ansökan hos respektive organisation 34(37)
Support Vad gäller support kring Min Ansökan skiljs på Allmän support och Teknisk support. Grovt uttryckt kan allmän support definieras som att den sökande inte förstår hur Min Ansökan ska användas, medan teknisk support kan definieras som att tjänsten inte fungerar som den ska. Support avseende e-legitimation hänvisas till utgivaren av legitimationen. Klicka på Support/Kontakt för att få mer information Under Teknisk support finns svaren på de vanligaste frågorna: 35(37)
Under Hjälp med ansökan finns kontaktuppgifter till mottagande organisationer: Under Kontakt finns ett kontaktformulär. Meddelanden som skickas denna väg, hamnar i Nypscentralens supportsystem: 36(37)
Allmän support i Min Ansökan, det vill säga support till sökande som vill använda tjänsten, hänvisas till den organisation som ska ta emot ansökan. En sökande av projektmedel från vänder sig alltså till. Om ärendet avser teknisk support vänder sig organisationen till NypsCentralen, på samma sätt som vid support av Nyps. Ärendet anmäls via Easit. När ett ärende anmäls till teknisk support ska om möjligt följande information finnas med: - E-post till sökande - Telefonnummer till sökande - Web-ID, det vill säga det id som ärendet tilldelas i Min Ansökan - Ärende-ID, det vill säga det ärende-id ärendet tilldelas i Nyps - Vilken typ av E-legitimation som använts - Vilket operativsystem som använts - Vilken webbläsare som använts (Explorer, Safari, Firefox osv). - Vid vilken tidpunkt problemet uppstod. Återkoppling sker till sökande och i tillämpliga fall även till organisationen. Om ärendet är av sådan art att det kan vara bra för flera att få veta, kommer det att föras det in i den FAQ som finns i portalen till Min Ansökan. 37(37)