Förvaltningarnas internkontrollplaner



Relevanta dokument
Fastställande av förvaltningarnas interna kontrollplaner 2012

Beslut HSN HSN BILAGA 2 Intern kontrollplan för Hälso- och sjukvårdsförvaltningen 2014

Blekingesjukhuset. Internkontroll. Marie Edvardsson

Miljö- och hälsoskyddsnämndens plan för intern kontroll 2014

Revisionsrapport. Löpande granskning av den interna kontrollen. vid Kostnämnden. Landstinget Västmanland. Inger Hansén Viveca Karlsson

Svar på revisionsskrivelse med anledning av granskning av landstingets remisshantering

REGLEMENTE FÖR ATTEST OCH KONTROLL AV EKONOMISKA TRANSAKTIONER

REVISIONSRAPPORT. Löpande granskning av redovisning och administrativa rutiner avseende. Byggnads- samt Miljö- och hälsoskyddsnämnden.

Bättre städning ger renare vårdmiljö svar på motion

Landstinget Blekinge Dnr 2015/ Landstingsdirektörens stab Maria Gotthardsson

Intern styrning och kontroll

Internkontrollrapport Socialnämnden 2018

Uppföljning av 2014 års interna kontrollplaner

REVISIONSRAPPORT. Löpande granskning av redovisning och administrativa rutiner avseende. Tekniska nämnden. Hylte Kommun.

Internkontrollplan för stadsbyggnads- och miljönämnden 2013

Internkontrollplan 2016

Beslutsstöd inklusive datalager och rapportverktyg

Utvecklingsmedel primärvården i egen regi

Internkontrollplan 2019

Tillämpningsanvisningar till reglemente för attest och kontroll av ekonomiska transaktioner

Landstinget i Uppsala län. Granskning av periodiseringar i redovisningen. Rapport. KPMG AB 19 januari 2015 Antal sidor: 10

Webcert 0.5 Fråga-svar-funktion Lathund för Läkare

Fastställande av resultatmål och budgetar 2013

Rapport Internkontroll Kommunstyrelsen

Avrapportering av intern kontroll för socialnämnden, första halvåret 2015

Uppföljning intern kontrollplan 2015

Gemensam internkontroll för samtliga nämnder inom landstinget Dalarna

Granskning av implementering av förbättringsarbetet i landstinget i Uppsala län svar till revisionen

Gemensam internkontroll för samtliga nämnder inom landstinget Dalarna

Intern kontroll avseende redovisning och räkenskaper Växjö Kommun. Genomförd på uppdrag av revisorerna

Uppsala. Internkontrollplan för 2013 BUN Barn- och ungdomsnämnden. Förslag till beslut

Internkontrollplan 2017 för kommunstyrelsen - intern kontrollplan - återrapportering KS2016/810/01

Katrineholms kommuns författningssamling

Anpassade riktlinjer för intern kontroll inom Hälso- och sjukvårdsnämndens ansvarsområde

Internt kontrollreglemente

Skånevård Kryh Division Habilitering och Hjälpmedel

Slutrapport stadsbyggnadsnämndens internkontroll 2015

Datum: Attestreglemente. För kontroll av kommunens ekonomiska transaktioner. Antaget av kommunfullmäktige den 27 oktober 2014, 70

Granskning av intern kontroll svar på revisionsskrivelse

Uppföljningsrapport för internkontrollplanen 2018 för Fastighetsnämnden

Granskning av interna kontrollen

Kommunstyrelsen har en särställning bland de kommunala nämnderna och skall ha en uppsikt över övriga nämnders verksamhet ( kommunallagen 6:1 ).

INTERN KONTROLL AV Regionstyrelsen (Regionstyrelsen/Regionala Utvecklingsnämnden/Personalnämnden) RAPPORT 2015

Bilaga nr 2: Internkontrollplan för 2016

FALKENBERGS KOMMUN 3.02 FÖRFATTNINGSSAMLING

Arbetsmarknads- och socialnämndens internkontrollplan 2013

December Rapport avseende löpande granskning Uddevalla kommun

Granskning av intern styrning och kontroll vid Statens servicecenter

Internkontrollplan för kulturnämndens verksamheter år 2015

Internkontrollplan Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsförvaltningen 2017

INTERN KONTROLLGRANSKNING 2012 LÖPANDE REDOVISNINGSREVISION RE53 HABILITERING OCH HJÄLPMEDEL

Uppföljning av intern kontrollplan per den 31 december 2015 för Täby kommun

Tillämpningsanvisningar till reglemente för attestering av ekonomiska transaktioner i Bengtsfors kommunkoncern

Åtgärder för att förbättra det byggnadstekniska brandskyddet vid Akademiska sjukhuset

Löpande granskning av den interna kontrollen. vid Kostnämnden. Landstinget Västmanland. Revisionsrapport

Reglemente för intern kontroll för Älmhults kommun Antaget av kommunfullmäktige , 119.

Revidering av internkontrollplan för 2013

Reglemente för intern kontroll

Handlingsplan för ekonomi i balans och förbättrad tillgänglighet

Revidering av internkontrollplan för 2014

1 (5) Attestreglemente. Regler för kontroll av verifikationer. Antagen av Kommunfullmäktige

Granskning av landstingets regler och rutiner för attestering av leverantörsfakturor och löner

ATTESTREGLEMENTE FÖR SJÖBO KOMMUN

Internkontrollplan för kommunstyrelsens verksamhetsområde

Uppsala. BUK 3oiM-oi-4,3. Internkontrollplan för 2014 BUN Barn- och ungdomsnämnden. Förslag till beslut

Internkontrollplan 2015 för moderbolaget Stockholms Stadshus AB

Utvärdering av landstingets resurscentrum

Riktlinje för riskanalys och intern kontroll

att godkänna bilagda förslag till intern kontrollplan för 2012

Internkontrollplan för 2017

Intern- och egenkontrollplan 2015

Reglemente för attest

DALSLANDS MILJÖ OCH ENERGIFÖRBUND fastställd Direktionen , 25 INTERNKONTROLL 2019

Riktlinjen trädde i kraft den 1 januari 1997 enligt beslut i kommunfullmäktige den 19 december 1996, 161.

Konsekvensbeskrivning av åtgärdsförslag för ekonomi i balans 2013 för Lasarettet i Enköping

Uppföljning av Intern kontroll 2010.

LS 93/07. Attestreglemente. Lednings- och verksamhetsstöd Bilaga 1. Landstingsstyrelsen. Bakgrund

Kommunrevisionen: Granskning av rutiner för anställningar och förtroendekänsliga poster inom UAK

Landstingsstyrelsens förvaltning Bilaga N Internkontrollplan (5)

Revisionsrapport Uppföljande granskning av rapporten Attester och utbetalningsrutiner

Webcert 0.5 Fråga-svar-funktion Lathund för Brevlådebevakare (vårdenhetsadministratör)

Riktlinjer till reglemente för attest av ekonomiska transaktioner

GNESTA gh i KOMMUN -X

Tillämpningsanvisning till Attestreglemente

Inrättande av arbetsutskott och uppdrag för detta samt ändring av produktionsstyrelsens delegationsordning

Reglemente för internkontroll

Utfärdad/ändrad Beslut, datum, paragraf Diarienr Gäller fr o m Avd Sida. ATTEST- OCH UTANORDNINGSREGLEMENTE

Motionssvar angående Bättre städning ger renare vårdmiljö

Riktlinjer för internkontroll i Kalix kommun

Granskning av intern kontroll i redovisningsprocessen 2013

Uppföljning internkontrollplan 2012

Uppföljning av förskolenämndens internkontrollplan i samband med bokslut 2011

Förhyrning av lokaler vid Palliativt centrum

INTERN KONTROLLGRANSKNING 2014 LÖPANDE REDOVISNINGSREVISION LÄNSSJUKVÅRDEN

Kommungemensam intern kontrollplan 2014 (KSN ).

Landstingsstyrelsens förvaltning Bilaga 1 Internkontrollplan (5)

Uppföljning av intern kontrollplan 2013

Renovering av hus A1 vid Akademiska sjukhuset

Tillämpningsanvisning

Tjänsteskrivelse. Delrapport om internkontrollarbetet för år Tjänsteskrivelse delårsrapport internkontroll Bilaga: Intern kontrollplan 2013

Transkript:

LANDSTINGET I UPPSALA LÄN Föredragningspromemoria Sammanträdesdatum Sida Produktionsstyrelsen 2013-03-26 17 Förvaltningarnas internkontrollplaner Förslag till beslut Dnr PS 2013-0015 Produktionsstyrelsen beslutar att fastställa förvaltningarnas internkontrollplaner för 2013. Ärendet Internkontrollplaner 2013 för de förvaltningar som produktionsstyrelsen svarar för föreligger för fastställande av produktionsstyrelsen enligt bilaga till detta ärende. I beredningen av detta ärende har förvaltningarnas interna kontrollplaner samt riskanalyser stämts av mot de anvisningar som har gått ut till förvaltningarna. Bedömningen är att överensstämmelsen är god mellan anvisningarna och förvaltningarnas interna kontrollplaner. Kopia till: Sjukhusdirektören, Akademiska sjukhuset Sjukhuschefen, Lasarettet i Enköping Primärvårdsdirektören Förvaltningsdirektören, Habilitering och hjälpmedel Förvaltningsdirektören, Folktandvården Förvaltningsdirektören, Landstingsservice Förvaltningsdirektören, Landstingets resurscentrum Bilaga 17 Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

ÄRENDE 17. 2013-03-04 Dnr PS 2013-0015 Ekonomienheten Mikael Gustafsson Tfn 018-611 31 40 E-post mikael.gustafsson@lul.se Produktionsstyrelsen Fastställande av förvaltningarnas interna kontrollplaner 2013 Förslag till beslut Produktionsstyrelsen beslutar att fastställa förvaltningarnas interna kontrollplaner för 2013. Ärende En viktig del av landstingets styrning är den interna kontrollen vilken är baserad på de regelverk som landstingsfullmäktige beslutat om. Den interna kontrollen omfattar hela organisationen och alla rutiner som säkerställer att resurser disponeras enligt fullmäktiges intentioner och att en riktig och fullständig redovisning görs. Landstingsstyrelsen har det övergripande ansvaret för att landstinget har god intern kontroll. Respektive styrelse eller nämnd ansvarar för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde och ska därför årligen anta en intern kontrollplan. Interna kontrollplaner för hälso- och sjukvårdsförvaltningarna, Landstingsservice och Landstingets resurscentrum ska fastställas av produktionsstyrelsen. Respektive förvaltnings internkontrollplaner föreligger som bilaga i detta ärende. Den interna kontrollplanen ska, enligt fullmäktige antaget reglemente för intern kontroll, 6, innehålla följande information: Risk- och väsentlighetsbedömning Rutiner, kontrollmål och kontrollmoment Omfattning av den interna kontrollen Vem som ansvarar för att utföra den interna kontrollen När, hur och till vem rapportering ska ske Landstingets resurscentrum Virdings Allé 26 LRC 751 85 Uppsala tfn vx 018-611 00 00 fax 018-10 32 04 org nr 232100-0024 www.lul.se

2 (2) Risk och väsentlighetsbedömning (Riskanalys) Inom ramen för intern kontroll och styrning I verksamhetsplaneringen ska riskanalyser genomföras. Riskanalys är ett sätt att systematiskt identifiera och hantera risker i verksamheten till en rimlig kostnad. Det är även ett verktyg som kan användas för att i förväg planera för hur verksamheten ska bedrivas under och efter svåra störningar. Genom att analysera befintliga risker och vidta åtgärder för att minimera dessa kan en god intern kontroll uppnås. Rutiner, kontrollmål och kontrollmoment Riskanalysen ligger till grund för upprättande av förvaltningarnas interna kontrollplaner. Förvaltningarnas internkontrollplaner ska innehålla de för förvaltningen mest väsentliga riskerna inom respektive perspektiv utifrån landstingets balanserade styrkort. Riskanalysen ska användas som stöd i beslut om vilka rutiner, det vill säga åtgärder för att hantera identifierade risker, som förvaltningen ska lägga fast i den interna kontrollplanen. För dessa rutiner ska mätbara kontrollmål fastställas, hur kontroller ska genomföras samt hur ofta, vilka som ansvarar för att utföra dessa och vidarerapportera utfallet av kontrollerna. Avstämning av interna kontrollplaner mot anvisningarna I beredningen av detta ärende har förvaltningarnas interna kontrollplaner samt riskanalyser stämts av mot de anvisningar som har gått ut till förvaltningarna. Bedömningen är att överensstämmelsen är god mellan anvisningarna och förvaltningarnas interna kontrollplaner. Kopia till: Landstingsstyrelsen Sjukhusdirektören, Akademiska sjukhuset Sjukhuschefen, Lasarettet i Enköping Primärvårdsdirektören Förvaltningsdirektören, Folktandvården Förvaltningsdirektören, Habilitering och hjälpmedel Förvaltningsdirektören, Landstingsservice Förvaltningsdirektören, Landstingets resurscentrum Bilaga Förvaltningarnas interna kontrollplaner för 2013.

Akademiska sjukhusets Metod / Kontrollmoment 1 Medborgare och kund E-posthantering Kontroll att mail läses i rimlig tid 8 Styrd stickprovskontroll görs via mailutskick Kontroll utvecklad? (J/N/K) Ansvar för kontroll samt uppföljning J Tertialsvis Division/utsedd dokumenteras Avvikelse rapportering till 2 Ekonomi Kontroll av ofakturerade vårdkontakter 3 Ekonomi Fakturering från det patientadministriva systemet Kontroll att fakturering av vårdkontakter görs inom den tid som satts som mål Stickprovskontroller av att gällande rutiner för registrering i det patientadministrativa systemet av underlag för fakturering efterlevs 9 Fullständig kontroll utifrån Divermodell 8 Stickprovskontroll - görs av LRC på uppdrag av divisionerna J Tertialsvis Division/utsedd dokumenteras J Tertialsvis Division/utsedd dokumenteras 4 Ekonomi Externa projekt Kontroll av att externa projekt hanteras enligt gällande regler i ekonomihandboken 5 Ekonomi Efterlevnaden av lagen om offentlig upphandling Stickprovskontroller av att lagen om offentlig upphandling följs för konsulttjänster, dvs. att landstinget har tecknat avtal för den köpta tjänsten. 6 Stickprovskontroll - görs av LRC på uppdrag av divisionerna J Årsvis Division/utsedd dokumenteras 6 Stickprovskontroll J Tertialsvis Division/utsedd dokumenteras 6 Produktion Diktat Kontroll att digitala diktat blir inskrivna i Cosmic i tid 12 Underlaget hämtas ifrån diktatlistan i Cosmic 7 Produktion Patientnära städning Kontrollera att den patientnära städningen utörs i 8 Stickprovskontroll av checklistor enlighet kvalitetshandbokens regelverk (sammanställning 1 ggr per år via webropol) 8 Produktion Riskbedömning överbeläggningar Ej klar ny för i år 8 Heltäckande sammanställning 1 ggr per år via webropol J Tertialsvis Division/utsedd dokumenteras J Tertialsvis Division/utsedd dokumenteras N Årsvis Division/utsedd dokumenteras 9 Förnyelse Uppföljning av sjukhusdirektörsbeslut Kontroll att direktörsbeslut följs 4 Kontroll görs via diariet J Årsvis Sjukhusdirektörens kansli/utsedd dokumenteras i 10 Medarbetare Uppföljning kontroll av personalkostnader Kontroll att rutinen fungerar för den månatliga uppföljningen av personalkostnader. 6 Fullständig genomgång via webropol J Årsvis Division/utsedd dokumenteras 11 Medarbetare Uppföljning kontroll av tidsredovisning Kontroll att rutiner finns för tidredovisningen och att de följs och fungerar 12 Medarbetare Bisyssla Kontroll att bisyssla regsitreras och hanteras enligt rutinerna på sjukhuset 13 Medarbetare Läkares jour- och beredskapstid Kontroll att läkarna lämnar in tilläggslistor i tid till löneadministration samt att de är rätt ifyllda 3 Fullständig genomgång via webropol 4 Kontroll av alla månadsanställda årsvis - underlag fås av LRC 8 Underlag fås via LRC görs efter att Medinet införts J Årsvis Division/utsedd dokumenteras N Årsvis Division/utsedd dokumenteras J Årsvis Division/utsedd dokumenteras AS.xls

Lasarettet i Enköpings 1 Produktion Efterlevnad av basala hygienrutiner och klädregler Att personal med patientnära kontakter följer anvisningarna Metod / Kontrollmoment 16 Stickprovskontroller av att personal med patientnära kontakter följer anvisningarna Kontroll utvecklad? (J/N/K) Ansvar för kontroll samt uppföljning Avvikelse rapportering till J Tertialsvis Chefsläkare Sjukhuschef 2 Produktion Läkemedelsmodulen Att samtlig berörd personal har genomgått erforderlig utbildning i Cosmics läkemedelsmodul 3 Produktion Journaldiktering Kontroll av att diktering sker inom 48 timmar enligt rutinbeskrivning 16 Antal genomgångna utbildningar i förhållande till berörd person K Kvartalsvis Centrumchefer Sjukhuschef 12 Stickprovskontroll utförs av J Månadsvis Centrumchefer Sjukhuschef samordningssekreterare vid respektive centrum 12 Ny rutin behöver arbetas fram K Tertialsvis Utvecklingschef Sjukhuschef 4 Produktion Avvikelsehantering Att rapporterade ärenden i MedControl följs upp och avslutas 5 Produktion Rapporteringsrutiner Att beslutade rapporteringsrutiner följs i MEWS 12 Rapportutdrag från Cosmic K Månadsvis Utvecklingschef Sjukhuschef 6 Produktion Remisshantering Att lokala riktlinjer finns och efterlevs 9 Rutiner behöver inventeras och uppdateras 7 Produktion Inkorgen i Cosmic Att ärenden i Cosmic inkorg hanteras, signering 9 Svårt att få efterlevnad till och vidimering rutinen. 8 Ekonomi Investeringar Investeringar följer investeringsplanen 9 Avstämning mot anläggningsregistret 9 Medarbetare Behörighet Att anställd legitimerad personal har erforderlig behörighet 8 Stickprov på personal anställda efter 1/1 2011 K Kvartalsvis Chefsläkare Sjukhuschef K Månadsvis Centrumchefer Sjukhuschef J Tertialsvis Chefsekonom Sjukhuschef J Tertialsvis Personalchef Sjukhuschef LE.xls

Landstinget i Uppsala län Primärvården Primärvården Metod / Kontroll- moment Kontroll utvecklad? (J/N/K) Ansvar för kontroll samt uppföljning Avvikelse rapportering till 1 Medborgare och kund Avvikelsehantering (inkl patientklagomål) Att åtgärder vidtas vid avvikelse 12 Ärenden Medcontrol J Tertial Chefsläkare PV direktör 2 Kontaktuppgifter HSA Säkerställda uppgifter i HSA 9 Löpande uppföljn N Tertial Ansv HSA PV PV direktör 3 Remissflöden In- och utgående remisser hanteras 12 Cosmicrapport J Halvår Chefsläkare PV direktör 4 Läkemedel Säkerställd hantering för äldre 9 Stickprov och utdata sökord J Kvartal Chefsläkare PV direktör 5 Kvalitetsledning Säkerställt införande av Q-ledn sys 12 Uppföljning J Halvår FFoU chef PV direktör 6 Ekonomi Ersättning för utförd verksamhet Att Primärvården ersätts 12 Stickprov J Tertial Chefscontroller PV direktör 7 Patientavgifter (uteblivna besök) Att fakturering genomförs 9 Cosmicrapport J Tertial Chefscontroller PV direktör 8 Produktion Regelböcker och cosmic Utför reglerad verksamhet 12 Stickprov J Tertial Chefscontroller PV direktör 9 KVÅ-koder Avseende hälsoinriktat arbete 9 Cosmicrapport J Tertial Chefscontroller PV direktör 10 Förnyelse Styrning av utvecklingsinsatser Rätt effekt av gjord insats 9 Stickprov J Halvår Controller PV direktör 11 Forskning /ALF Säkerställd hantering forksn/alf 9 Rutin behöver tas fram N Halvår FFoU chef PV direktör 12 Medarbetare Verksamhetens löpande värdegrundsarbete Fördjupad förankring i verks 12 Stickprov K Tertial HR chef PV direktör 13 Lönebildning Att LULs och PVs måls uppnås 9 Totalgenomgång efter LÖV J 1 gg/år HR chef PV direktör 14 Personalomsättning Identifiera osund (hög) omsätt 9 Totalgenomgång, alla verks K Tertial HR chef PV direktör

Folktandvårdens Metod / Kontrollmoment 1 Medarbetare Sjukfrånvaro är högst 4,4 % Att inte sjukfrånvaron ökar! 8 Kotrolera statestik och använder framtagna riktlinjetlinjer "Tidig återgång" 2 Produktion Enbart anställda ska ha tillgång till ITsystem 3 Produktion Medarbetarna ansvarar för att rapportera avvikelser inom patientsäkerhetsområdet. 4 Produktion Enbart behöriga ska ha tillträde till patients journal Personal som har slutat ska ej ha kvar gamla konton, säkerhetsrisk 8 Samkörning av e-postkonton och Primula görs regelbundet av MIT Kontroll utvecklad? (J/N/K) Ansvar för kontroll samt uppföljning Avvikelse rapportering till J Månadsvis HR-Chef Tandvårdsdirektören J Tertialsvis IT-chef Tandvårdsdirektören Samtliga kliniker rapporterar avvikelser 8 Patientsäkerhetsbokslut J Årsvis Chefstandläkaren Tandvårdsdirektören Krävs enligt lagstiftning 8 Slumpmässiga kontroller av logglistor görs. Riktade kontroller vid behov. J Tertialsvis IT-chef Tandvårdsdirektören 5 Produktion All personal ska göra en årlig uppföljning av reservrutinerna vid datorstopp 6 Medborgare och kund Koontroll att diarieföring sker enlig gällande landstingsplan FTV är beroende av att datadriften fungerar dagliga i verksamheten. Därför behövs klara rutiner för vad som ska ske vid datorstopp. Post som går genom registrator innebär liten risk. Post som kommer andra vägar större risk. 6 IT-ombuden på resp. klinik. Påminnelse kommer också från IT till klinikledning, J Årsvis IT-chef Tandvårdsdirektören 8 När ärenden avslutas i diariet. J Årsvis Registrator Tandvårdsdirektören FTV.xls

Habilitering och hjälpmedel Metod / Kontrollmoment Kontroll utvecklad? (J/N/K) Ansvar för kontroll samt uppföljning Avvikelse rapportering till 1 Medborgare och kund Vårdgarantin Hålla vårdgarantin 9 Via utdata+manuell hantering J Tertialsvis Verksamhetschef Förvaltningschef 2 Ekonomi Attestrutin Attest inte sker av egna utlägg samt att deltagarlista och syfte finns med på kostnader som rör utbildning, konferenser, resor och representation 3 Ekonomi Budgetuppföljningsrutin Att utfallet av summa kostnader/intäkter inte överskrider budget. 8 Stickprovskontroll en gång om året att attest inte sker av egna utlågg och/eller som berör en personligen samt att syfte och deltagarlista finns med 6 Kontroll med budgeta och ekonomichef att rutinen efterföljs J Årsvis Ekonomichef Förvaltningschef J Månadsvis Eknomichef Förvaltningschef 4 Produktion Diarieföring Att diarieförda ärenden är kompletta 12 Stickprovskontroll att ärenden är J Årsvis Registrator Förvaltningschef kompletta 5 Produktion Informationssäkerhet Att egenkontroll genomförs och brister 12 Ifyllande av checklista vid J Årsvis IT-chef Förvaltningschef åtgärdas arbetsplatsträff 6 Produktion Säkerhetsledningssystem Enligt checklista för säkerhet 2012* 12 Ifyllande löpande av checklista enligt J Årsvis Säkerhetssamordnare Förvaltningschef säkerhetsledningssystemet 7 Produktion Miljöledningssystemet Enligt checklista för miljö 2012* 9 Ifyllande löpande av checklista enligt J Årsvis Miljösamordnare Förvaltningschef miljöledningssystemet 8 Förnyelse Rutiner vid avvikelsehantering Att avvikelser rapporteras, följs upp, 12 Kontroll av ärendehantering i J Månadsvis Kvalitetscontroller Förvaltningschef åtgärdas och avslutas MedControl 9 Förnyelse Rapportering av Kaizen Att antal Kaizenlappar med fastställd förbättring rapporteras 6 Rapport från Kaizenkonsult J Tertialsvis Utvecklingschef Förvaltningschef 10 Medarbetare Uppgifter enligt arbetsmiljölagen Enligt checklista för arbetsmiljö 2012* 6 Ifyllande av checklista arbetsmiljö J Årsvis Personalchef Förvaltningschef HoH -.xls

Resurscentrums 1. Attestreglemente (Landstingsgemensam) 1.1 Alla Förnyelse Att attestdatabasen gås igenom, för att se att den är komplett 1.2 Lev Produktion Redov 1.3 Lön Produktion Att berättigad person attesterat fakturor i Elektronisk Faktura Hantering samt Elektronisk bokföringsorder i Agresso. Att berättigad person attesterat lönegrundande transaktioner Samtliga attestanter införda i nya attestdatabasen. Metod / Kontrollmoment 8 1. Attestanter för samtliga verksamheteröverflyttade till nya databasen 2. Jämföra databas med ekonomisystem och lönesystem. 3. Förvaltningsorganisation upprättad. Max 2 avvikelser/ kontrollmoment 8 Stickprov i huvudbok samt leverantörsreskontran (konto 4631), att fakturor med kostnader för personalnära tjänster eller varor attesterats av överordnad. Kontroll utvecklad? (J/N/K) Ansvar för kontroll samt uppföljning J Årsvis Ekonomichef samt Lönechef Avvikelse rapportering till Förvaltningschef LRC, samt för J Halvårsvis Ekonomichef Förvaltningschef LRC, samt för Att gällande rutin följs 8 Stickprov J Tertialsvis Lönechef Förvaltningschef LRC, samt för 2. Betalning av leverantörsfakturor sker inte vid förfallodatum (Landstingsgemensam) 2.1 Produktion Överblick förfallna fakturor Målsättningen med undersökningen är att 12 Mäta hur länge fakturorna blivit liggande utan hantering, fördelat på parkerade Lev skapa en medvetenhet hos enheterna hur respektive icke parkerade fakturor/enhet 2.2 Produktion Fakturor som sänts till LRC innan de mycket fel det är på inkomna fakturor. Mäta antalet fakturor som kommer till LRC innan de skannas. Orsaken att de Lev skannats Vidare att hitta avgörande faktorer för kommer till LRC innan skanning brukar bero på att de har felaktig fakturaadress, mängden förfallna fakturor samt ge svar på saknar FE i adressen eller att de mailats till enheten. 2.3 Produktion Andel fakturor i Elektroniska fakturaflödet frågor som hur stora är problemen, vilka 12 Fullständig genomgång i maj. Mäta antalet fakturor som fastnar pga att de Lev som saknar eller har felaktig enheter är det som lämnar felaktiga saknar/har felaktig skanningsreferens vid ankomsttillfället. Följa upp och se vilken skanningsreferens vid ankomsttillfället uppgifter etcetera enhet fakturan härrör N Tertialsvis Ekonomichef Förvaltningschef LRC, samt ekonom på respektive förvaltning Årsvis Ekonomichef Förvaltningschef LRC, samt för J Årsvis Ekonomichef Förvaltningschef LRC, samt för 3. Bristfällig rapportering (Landstingsgemensam) 3.1 Lön Medarbetare Att rätt underlag används för rapportering av föräldraledigheter Att gällande rutin följs 8 Stickprov/tertial N Tertialsvis Lönechef Förvaltningschef LRC, samt för 3.2 Lön Medarbetare Uppgift om bisyssla Att gällande rutin följs 9 Stickprov/tertial Tertialsvis Lönechef Förvaltningschef LRC, samt för 3.3 Produktion Att rätt underlag används för rapportering Målsättningen långsiktigt är att bristfälliga 9 Två kartläggningar av vilka fakturaunderlag som används ska genomföras i maj J 2 gånger per Ekonomichef Förvaltningschef LRC, samt för Kund av manuell kundfaktura underlag ska sänkas till max 15 %, varav 0 % mycket bristfälliga och att fakturaunderlag med fel blankett ska sänkas. o nov. Fakturaadministratörerna ska notera varje blankett som kommer in. år 4. Kvalitetskontroll (Landstingsgemensam samt Intern vid Landstingets Resurscentrum) 4.1 Lön Förnyelse Att felaktiga löner noteras och orsaken till felaktigheten dokumenteras, analyseras och åtgärdas Att gällande rutin följs 8 Fullständig genomgång maj och november J 2 gånger per år 4.2 Ekonomi Att utgående löneutfall följs upp månadsvis Löneutfall skall följas upp av samtliga Lön av chef chefer. 4.3 Kund Produktion 4.4 Produktion Redov. Korrekt moms faktureras via den manuella kundfaktureringen. Checklista för balanskonton vid bokslut skall vara kompletta och signerade samt följa Tidplan för månadsbokslut. Syftet är främst att vidareutveckla "lathunden av momssatser för utfakturerad moms" samt ge en bild av hur det fungerar 5.Tillgänglighet/support vid rapportering till kund (Intern vid Landstingets Resurscentrum) 5.1 Medborgare och kund Faktisk tillgänglighet funktionsbrevlådor Att Landstinggemensamt reglemente följs, Alla inom Ekonomi, Personal, EPJ, HSA och E- dvs att mail ska besvaras inom 48 h tjänstekort Lönechef Förvaltningschef LRC, samt för 8 Stickprov J Tertialsvis Lönechef Förvaltningschef LRC, samt för 9 Stickprovskontroll gällande korrekt använd momssats vid fakturerade utbildningar N Årsvis Ekonomichef Förvaltningschef och kurser samt vidareutveckling av "momslathunden för utfakturerad moms", mäts 2 gånger (halvårsvis) Komplett checklista vid varje bokslut. 8 Att kontoavstämning av balanskonto följs upp månadsvis av boksluts. J Tertialsvis Ekonomichef Förvaltningschef 8 Ett mejl till respektive funktionsbrevlåda. Kontroll av mottagningsbevis/läskvitto. J Månadsvis Enhetschefer LRC Samtliga chefer inom LRC LRC Internkontrollplan LRC 2013.xls

Landstingsservices 1 Medborgare och kund Hyres- och serviceavtal Formella avtal skall finnas med alla Landstingsservice kunder 2 Medborgare och kund Tillgänglighet Åtgärder utförs enligt prioritering 2 från tillgänglighetsförstudien 3 Medborgare och kund Teknisk anvisning brand Kontroll att teknisk anvisning brand med tillhörande bilagor är implementerad i samtliga projekt 4 Ekonomi Byggprojekt > 10 miljoner Alla byggprojekt > 10 miljoner kronor ska kronor följas upp med efterkalkyl 5 Ekonomi Uppföljning av målen i Energianvändningen i Landstinget i Energieffektiviseringsprojekte Uppsala län ska år 2014 vara minst 20 % t lägre per kvm än år 2010. 6 Produktion Uppföljning av aktiviteterna i investeringsplanen Minst 85 % av aktiviteterna i investeringsplanen ska bli utförda Metod / Kontrollmoment Kontroll utvecklad? (J/N/K) Ansvar för kontroll samt uppföljning Avvikelse rapportering till 6 Kontroll att avtal finns och att debitering J Månadsvis Verksamhetsekonom Avdelningschef sker enligt avtal 8 Avstämning med projekt-avdelningen N Tertialsvis Förvaltare Avdelningschef 16 Utförs genom stickprov och intervjuer av projektledare Chef Systemförvaltning N Tertialsvis Projektsamordnare 6 Kostnadsutfall per kostnadsslag jämförs N Kvartalsvis Administrativ chef Förvaltningsdirektör 12 Total energiförbrukning - kwh//m2 BRA N Kvartalsvis Energicontroller Teknikchef (yta) per år jämförs med år 2010 12 Jämförelse görs mellan budgeterade aktiviteter enligt underlag med prognos, påbörjade och slutförda aktiviteter samt en jämförelse mellan det budgeterade investerings-värdet med prognos, påbörjade och slutförda projekt. Projektägare/projekt-ledare intervjuas. N Tertialsvis Fastighetsekonom Förvaltningsdirektör 7 Produktion Sundahus Kontroll om registrering i projekt görs 16 Uppföljning med stöd av extern resurs och J Kvartalsvis Projektadministratör Projektchef utifrån Sundahus databas projektchef/projektledare 8 Produktion Internrevision av projekt Kontroll att internrevision görs för minst 8 Uppföljning efterlevnad av rutiner enligt J Kvartalsvis Projektadministratör Projektchef 10 projekt per ansvarsområde under 2013 projekthandboken 9 Produktion Investeringsprocessen Kontroll att beslutsdokument med underlag följer reviderad investerings-process 9 Utförs genom stickprov och intervjuer av projektägarna N Kvartalsvis Fastighetsekonom Förvaltningsdirektör 10 Medarbetare Rehabilitering Rehabiliteringsprocessen följs 9 Kontroll att rutiner för rehabilitering följs N Årsvis HR-konsult HR-chef LSU.xls