Inledning 1/7 Nu Reflektioner Resursläget Mycket på gång e-stelle!
Inköp är mycket Inköp Upphandling Anskaffning Spendanalys Leverantörmarknadsanalys Strategi Anbudsinfordran Anbudsutvärdering Förhandling & Avtal Utbildning & Uppföljning Leverantörsutveckling Uppföljning & utvärdering Strategiskfas Upphandlingsfas Avtalsvård
Bakgrund genomförd förstudie Förstudie vintern/våren 2011 Effektivisering av landstingets inköp med hjälp av bland annat elektronisk handel
Upplevda problem Det handlar bland annat om följande: Ett dåligt administrativt stöd tar arbetstid från kärnverksamheten Styrmöjligheterna till önskade inköpskanaler är bristfälliga Statistikmöjligheterna är dåliga Efterlevnaden av attestordningen är sannolikt bristfällig liksom dokumentationen av gjorda attester Problemen känns igen hos många andra jämförbara organisationer
Önskade effekter Önskade effekter som ett faktiskt införande av e-handel och övriga stödjande aktiviteter förväntas ge: Effektivare hantering i alla led Ökad avtalstrohet Bättre uppföljning och styrning Bättre internkontroll Spara pengar!
Ansats för arbetet - ESV Analys utifrån fyra perspektiv: Strategier och styrning, Process, organisation och IT-stöd Inspirerat av statens arbetsmodell
Inköpsområde Spend-analys Inköpskostnad tkr Andel Upphandlingssamverkan D-U Antal leverantörer Utomlänsvård 540 841 19% 61 Läkemedel 237 954 9% 286 Köpt vård 221 115 8% 118 Investeringar 209 916 8% 257 Lokaler 201 778 7% 780 Labb.tjänster 193 413 7% 79 Sjukvårdsmateriel 167 388 6% 608 IT, tele 131 385 5% 368 Hjälpmedel 118 605 4% 363 Inhyrd personal 106 243 4% 363 El, energi o annan media 91 936 3% 36 Pers.relaterade kostnader 60 145 2% 1 586 Patienttransporter 47 448 2% 63 Övr. främmande tjänster 45 021 2% 677 Verks.ankn. tjänster 44 693 2% 215 Övrigt 44 512 2% 1 380 Försäkringar o riskkostnader 42 828 2% 159 Övriga vårdtjänster 39 419 1% 72 Reparationer o underhåll 35 034 1% 419 Livsmedel 33 647 1% 144 Transporter o resor 31 087 1% 946 Fordon 27 932 1% 221 Förbrukningsinventarier 25 947 1% 481 Förbrukningsvaror 21 841 1% 825 Övrigt material o varor 17 807 1% 655 Tandvård 17 748 83 Köpt tandvård 14 547 179 Hyrd utrustning 9 641 100 Köp regional utv. 6 535 95 Totalt 2 786 406 100% 7 312
Beslut Beslut om två projekt för att utveckla nyläge med utgångspunkt från de redovisade förbättringsförslagen Utveckling av den samlade inköpsverksamheten inom Lt Sörmland och Lt Västmanland 1. Perspektiv - Strategi och styrning Grunden läggs för en strategiskt inriktad inköpsverksamhet 2. Perspektiv - Processer Med helhetsgrepp på inköpsverksamheten 3. Perspektiv - Organisation Med syfte att stödja inköpsprocessen utifrån olika perspektiv: centralt-lokalt, strategiskt-taktiskt-operativt Upphandling av ett IT-stöd till inköpsprocessen och e-handel (pågår) 4. Perspektiv IT-stöd
Nuläge Nyläge UE Strategi och styrning Otydlig strategi Uppdragsstyrd verksamhet Processer Enhetlig process saknas Fokus på upphandlingsfasen Organisation och roller Länsindelning Otydlig organisation för arbetet med landstingen
Arbetsprocess Upphandlingssamverkan D-U
Förändringsarbete 1. Skapa en känsla av angelägenhet 2. Bilda grupp av beslutsfattare som stöttar förändringen 3. Skapa en vision 4. Kommunicera visionen 5. Ge andra förutsättningar att genomföra visionen 6. Planera så att positiva synliga effekter kommer tidigt i processen 7. Konsolidera förbättringarna och skapa mer positiva resultat 8. Gör förändringarna till en del av den ordinarie verksamheten
Mål Följa lagen Enklare för användarna lätt att göra rätt Spara tid, trygghet & förutsägbarhet Köpa rätt kvalitet och miljö Spara pengar Tydligt ägarskap för hela processen
Resultat i liknande projekt 102 MSEK Från 160/61 SEK till 5 SEK Genomgång av avtal i verksamheterna
e-stelle Delprojektet Utveckling av inköpsverksamheten
e-stelle Policy och styrande dokument Skapa enhetlig heltäckande process UE organiseras utifrån uppdraget Tydliggöra ägarskap, ansvar och roller Genomföra pilot med avtalscontrollers Samarbete med VF, inköpscentraler och klöversamarbeten Kategoribaserat arbete
Exempel på kategorier 1. El, energi & mediaförsörjning 2. It, data & telefoni 3. Administrativa konsulttjänster 4. Information & kommunikation 5. Kompetensutveckling 6. Fastighetsutveckling och underhåll 7. Fm tjänster 8. Resor & logi 9. Transportmedel 10. Bank & försäkring 11. Logistiktjänster 12. Förbrukningsmaterial 13. Kontorsinventarier 14. Sjukvårdsinventarier 15. Arbetskläder & personlig utrustning 16. Medicinteknisk utrustning 17. Tekniska hjälpmedel 18. Medicintekniska produkter 19. Inhyrd vårdpersonal 20. Läkemedel 21. Tolktjänster 22. Patient transporter 23. Köpt vård 24. Kultur & arrangemang
Kategoriteam Kategoriansvariga Spendanalys Leverantörmarknadsanalys Strategi Upphandlare Anbudsinfordran Anbudsutvärdering Förhandling & Avtal Administratörer Utbildning & Uppföljning Leverantörsutveckling Uppföljning & utvärdering
e-stelle Delprojektet Upphandling av ett IT-stöd till inköp och e-handel Pågår sedan november/december
Olika kunder inom Landstingen Upphandlingssamverkan D-U Beställning i nuläget Leverantör utan avtal Leverantör Olika kunder i landstingen har olika beställningssätt. Upp till leverantören att sätta rutiner. Svårt för verksamheterna att hitta rätt avtal och därmed rätt leverantör. Leverantör utan avtal
Avtalsvillkor Upphandlingssamverkan D-U Kund X = 10% rabatt Kund Y = 7% rabatt Kund Z = 15% rabatt Leverantör Leverantörens kunder har olika avtalsvillkor. Upp till leverantören att ha kontroll på villkor vid försäljningen. Svårt för verksamheterna att kontrollera avtal och villkor. Kund LTV/DLL = 25% rabatt Kund W = 9% rabatt
Olika kunder inom Landstingen Upphandlingssamverkan D-U Beställning med inköpssystem Alla kunder i landstingen har samma beställningssätt. Leverantör Lätt för verksamheterna att hitta rätt avtal och därmed rätt leverantör.
Inköpssystem Upphandlingssamverkan D-U
Så här skulle det kunna se ut
Resurser Projektresurser Projektledare 1,0 Tid från UE 1,0 Konsultstöd Resurser från verksamheten Projektgruppsdeltagare Referensgrupper Implementeringsresurser Avtalscontroller pilot 2012: 1,0 2013: 2,0 Övriga projektkostnader