Stadsstyrelsen 129 06.06.2016 Stadsstyrelsen 261 28.11.2016 Utredning över utvecklingsmöjligheter angående stadens kosthåll tillsammans med Arkea Oy 3112/00.01.03/2016 Stadsstyrelsen 06.06.2016 129 Beredare Ekonomichef Maija Elenius, tfn 040 488 6060 Föredragande Stadsdirektör Patrik Nygrén, tfn 040 511 4383 fornamn.efternamn@pargas.fi Kosthållsenheten inom servicetjänster ansvarar för stadens alla kosthållsfunktioner. Enheten levererar för tillfället över en miljon matportioner per år, snittkostnad per portion var 3,22 euro under 2015 och i budget 2016 är det 3,35 euro. Ett större utvecklingsprojekt förbereddes och påbörjades 2011. Stadens kök omorganiserades och delades i större matlagningskök och mindre servicekök. Staden har för tillfället 8 matlagningskök och 8 servicekök i egen regi och 7 servicekök som är utlokaliserade. I stadens kök inom kosthållet jobbar 43 personer. Arbetsledningen inom kosthållet omorganiserades i form av köptjänst med målsättning att utveckla kompetens inom personalen och att förbättra matens kvalitet och enhetens produktivitet. Kostnadsfördelningen mellan personalkostnader och materialkostnader har inte ändrats betydligt efter 2011 och personalmängden inom kosthållet var 2015 på samma nivå som 2011. Sote-reformen kommer att ändra kosthållets verksamhet väsentligt och förändringarna kommer att ge försämrade utvecklingsmöjligheter för enheten. Enligt gällande information skall sote-områden inte köpa servicetjänster från kommuner och då minskar antal portioner som inom Pargas stads regi skall levereras och konsumeras med en tredjedel. Samtidigt ökar behovet av expertis och kompetens inom både själva matlagningen och förmanskapet och minskande volym gör det ännu svårare att upprätthålla eller utveckla kostnadseffektiviteten och kvaliteten inom verksamheten. Att leverera mat är en närservice, men utveckling av kompetens och kunnande och upprätthållande av kvalitet kan mera kostnadseffektivt nås i en större helhet. I en mindre enhet blir även personalens utvecklingsmöjligheter mera begränsade. Arkea Oy är ett kommunägt bolag och alla bolagets kunder är och skall också vara ägare. Bolaget levererar mat redan till t.ex. Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt och har således en bra position inför sote-reformen. På grund av storleken har bolaget goda möjligheter och motivation till upprätthållande och utveckling av kompetens inom sin personal. Arkea Oy är kommunägt och servicen den levererar är färdigt lagenligt konkurrensutsatt. Kompletterande material Förslag Arkeas presentation Arkea Oy: nyttoaspekter Stadsstyrelsen beslutar beställa en utredning över hur Pargas stads kosthåll skulle kunna utvecklas. Arkea Oy och stadens servicetjänster skall göra utredningen
tillsammans. Matkvaliteten skall hålla god nivå och kostnadseffektiviteten skall utvecklas även då produktionen sannolikt kommer att minska. Om dessa målsättningar kan bättre uppfyllas i och med att stadens matlagningsverksamhet omorganiseras i samarbete med Arkea Oy skall framgå från utredningen. Utredningen skall kunna användas som beslutsunderlag och innehålla t.ex: Organisering av kosthållet Förbättring av produktivitet och kostnadseffektivitet inom kosthållet med beaktande av sote-reformens påverkan på kosthållet Kostnadsjämförelse mellan Arkea Oy och stadens egen kosthåll i nuläge och eventuell påverkan av samarbete Beskrivning av hur staden skall styra kvalitet och kostnader av en eventuellt utlokaliserad kosthållstjänst Process-, tidtabell- och åtgärdsbeskrivning En konsekvensbedömning för personal, kunder och användning av närproducerade råvaror Pargas stads kostnader för utredningen består av användningen av stadens egna resurser. Beslut Under diskussionen föreslog Widar Nyberg, understödd av Carita Henriksson och Cornelius Colliander, att ingen utredning görs med Arkea utan staden bibehåller kosthållet i egen regi, med tanke på de språkliga aspekterna när det gäller svenskan. Ordförande konstaterade att Widar Nyberg hade gjort ett understött förslag, och att stadsstyrelsen därför ska rösta om föredragandens förslag och Widar Nybergs förslag. Den som understöder föredragandens förslag röstar Ja, och den som understöder Widar Nybergs förslag röstar Nej. Omröstningen sker med namnupprop. Stadsstyrelsen godkände ordförandens förslag till omröstningsförfarande. Vid omröstningen gavs Ja-röster 7 Nej-röster 3 Frånvarande 1 Bilaga 20 Omröstningsprotokollet Ordförande konstaterade att stadsstyrelsen hade beslutat i enlighet med föredragandens förslag. Delgivning Stadsfullmäktige, servicetjänster/kosthållet, Arkea Oy Stadsstyrelsen 28.11.2016 261
Beredare Fastighetschef Seppo Pihl, tfn 0400 451 424 Föredragande Stadsdirektör Patrik Nygrén, tfn 040 511 4383 fornamn.efternamn@pargas.fi Pargas stad och Arkea Oy har utrett möjligheten till samarbete i fråga om kostservice. I praktiken innebär samarbetet en samordning av olika aktörers olika premisser. Arkea Oy är en stor aktör med sina 1 200 anställda och har professionell kompetens inom flera segment på olika organisationsnivåer. Personalutbildningen och utvecklingsplaneringen i bolaget är systematisk och bolaget har kompetens inom alla de områden som förutsätts av ett aktiebolag. Inom kosthållet i Pargas stad är kunnandet på en bra nivå och den yrkeskunniga personalen arbetar inom de ramar förhållandena medger och uppnår de mål som satts upp gällande maten. En bredare professionell kompetens på alla olika organisationsnivåer ger emellertid betydligt bättre förutsättningar att tillaga mat av hög och jämn kvalitet dag efter dag. Pargas stads förutsättningar till samarbete är goda - detta stärks av de kontakter som staden har med lokala leverantörer, vilket innebär att utvecklingen av produktionen av närproducerad mat i en professionell arbetsmiljö är en växande möjlighet. De små enheterna innebär också en möjlighet till utveckling och analys i samarbete mellan beställaren och leverantören. Med tanke på att kunna hålla sig på marknaden och utvecklas är stödtjänsterna en typisk sektor där man måste kunna uppnå en tillräcklig volym i verksamheten. En stor volym har dessutom en positiv inverkan på priset på produkten och servicen. Centralt med tanke på kvaliteten är att kvaliteten på maten kan verifieras och följas upp och att Pargas stad har möjligheter att påverka kvaliteten. Kvaliteten på maten kan bland annat kontrolleras feedbackbaserat med hjälp av kundnöjdhetsenkäter och med hjälp av direkt digital feedback, genom att granska flera veckors matsedlar för att se hur näringsinnehållet i maten ser ut samt genom att delta i måltider. Uppföljningen sker systematiskt med de intervaller som parterna kommer överens om i avtalet och med hjälp av gemensamt överenskomna system. Kostservicens innehåll fastställs i service- och verksamhetsbeskrivningar i samråd med användarparten. Utgångspunkten är att serviceinnehållet, verksamheten och produkterna förblir i nuvarande form. I en situation där kvaliteten på maten avviker från den överenskomna utnyttjar man ett avvikelse- och reklamationssystem och tillämpar sedan eventuellt ett sanktionsförfarande. Personalens ställning i den nya organisationen utgör en viktig del av utredningen. I Arkeas organisation är personalens ställning stabilare och personalvänligare än i en situation som skulle uppstå efter en konkurrensutsättning. De anställda skulle övergå till den nya organisationen som gamla arbetstagare och det nuvarande kollektivavtalet gäller då till utgången av avtalsperioden. Det kollektivavtal som Arkea följer, AVAINTES, är innehållsmässigt mycket likt AKTA, till skillnad från de kollektivavtal som följs av de övriga aktörerna på marknaden. På sikt tryggar detta personalens ställning med så små innehållsmässiga förändringar i kollektivavtalet som möjligt.
Bolagets verksamhet bygger på personalen som resurs där personalens motivation och kompetens är centrala element. Kompetens och välbefinnande skapas genom systematisk utbildning och med konkurrenskraftiga förmåner samt genom arbetsförmågebaserad ledning där bolaget vid behov får hjälp av företaget Passaa Palvelut Oy. Vårdreformen kommer att minska behovet av sådana stödtjänster som kostservice. Av stadens hela kundvolym kommer 30 % att beröras av reformen, men på grund av kosthållets omfattande serviceinnehåll kommer minst 57 % av kosthållets personal att beröras helt eller delvis. Då kosthållets kundvolym blir uppdelad i två grupper, blir den helhet som blir kvar i stadens regi så liten att det inverkar direkt på antalet arbetsplatser och höjer de produktionskostnader som blir kvar. Det är anmärkningsvärt utmanande att få en småskalig verksamhet med små måltidsvolymer att gå ihop ekonomiskt, i synnerhet då verksamheten måste bedrivas i flera olika enheter och de fasta kostnaderna därför inte kan påverkas. På grund av vårdreformen och för att säkerställa en totalekonomiskt fördelaktig kostservice i staden efter reformen är det en ändamålsenlig policy att trygga personalens arbetsplatser innan förändringarna äger rum. I stället för att personal behöver minskas blir arbetsplatserna i Arkea Oy:s organisation på sikt kvar på marknadsmässiga villkor som en del av en större helhet. Med hjälp av en ny verksamhetsmodell uppnås inbesparingar som baserar sig på en större organisations bättre förutsättningar i fråga om inköp, utveckling och styrning av processer. Effektivitet kan uppnås utan omstruktureringar i köksnätet genom att ändra arbetssätt och öka analytisk planering. I den potentiella inbesparingen ingår en hyresandel som består av hyrorna för köken med undantag av kombiköken där staden står för kostnaderna och verksamheten sköts av en extern kombinationsanställd. I hyran ingår kapitalhyrans andel och storleken på hyran motsvarar den faktiska hyresnivån. Inbesparingarna i verksamheten belastas av hyreskostnaderna som ligger på en faktisk, men samtidigt hög nivå. Den totalekonomiska fördelaktigheten är det enda kriteriet och den måste nå upp till den nivå som vårdreformen sätter. De mindre måltidsvolymerna och de små tillagningsenheterna kommer att vara dyrare, minst 15-25 % dyrare. Som stor aktör kommer Arkea Oy att kunna kompensera för en del av de kostnadsutmaningarna. Arkea Oy har ett Green card-certifikat och en kvalitetsrevision utfördes 11/2016. Certifikatet har tilldelats bolaget för följande revisionsperiod, som är ett kalenderår. Bolaget har ett eget kvalitetssystem och personal utbildas systematiskt. Ett organiserat samarbete föreslås etableras mellan Arkea Oy och Pargas stad så att samarbetet på avtalsnivå bygger på ett köpebrev enligt vilket den nuvarande personalen övergår i bolagets tjänst vid en överlåtelse av rörelse och de anställda övergår till den nya organisationen som gamla arbetstagare. Därtill ska parterna komma överens om en köpesumma för köksapparaterna med utgångspunkt på apparaternas livscykel och bruksvärde. I det serviceavtal som ska upprättas fastställs priset och kvaliteten på maten samt de övriga leveransvillkoren. Tanken är att avtalet skulle vara på 7 år med option på ytterligare 2 år. De delade
kombinationsanställningarna med städningen och de separata uppgifterna inom städningen utgör optioner i avtalet. Ett organiserat samarbete bygger för Pargas stads del på ett ägarskap i produktionsbolaget. Värdet på ägarskapet beräknas genom Arkeas ägarkoncerns beslut uppgå till 12 000. Föreslås att ett avtal tecknas med Arkea Oy så att Pargas stad kan tillvarata intressena för sin personal på bästa möjliga sätt i framtiden med hänsyn till de förändringar som den förestående vårdreformen för med sig. Minskningen av semesterpenningen i enlighet med det nationella konkurrenskraftsavtalet gäller inte AVAINTES. Arkea Oy är en stark regional aktör i den referensram som vårdreformen innebär och Pargas stad har goda förutsättningar att behålla och vidareutveckla kvaliteten på kostservicen som en del av en större organisation. Konsekvensbedömning Konsekvenserna har bedömts i fråga om den nuvarande verksamheten, Arkea Oy och marknaden. Kompletterande material Utredning gällande kostservice, Pargas stad 18.10.2016 Feedbackprocess AVAINTES och AKTA, skillnaderna Konsekvensbedömning Förslag Stadsstyrelsen godkänner etablering av ett organiserat samarbete mellan Arkea Oy och Pargas stad. Stadsstyrelsen föreslår stadsfullmäktige att det godkänner etablering av ett organiserat samarbete och ger stadsstyrelsen mandat att godkänna ett köpebrev avseende överlåtelse av rörelse samt ett serviceavtal. Beslut Under diskussionen föreslog Tarja Rinne, understödd av Markku Orell, Widar Nyberg och Christer Friis, att ärendet remitteras för utredning av följande frågor: - Varför vissa kommuner beslutat stanna utanför trots möjligheten att ansluta sig till Arkea - Ta reda på hurudana erfarenheter t.ex. skolorna i Åbo, Åbolands sjukhus har gällande matens kvalitet och mångsidighet samt egna påverkningsmöjligheter i praktiken - Hur personalen har upplevt övergången till Arkea - Göra en närmare utredning av möjligheterna till närproducerad mat och till användning av inhemska produkter enligt de färska riksomfattande rekommendationerna och vilken inverkan dessa faktorer har på prissättningen - Utreda hurudana sträckor och för vilka portioner transporterna gäller och huruvida lokala företag anlitas - Scenariot för hur länge maten tillreds i våra nuvarande tillredningskök - Kan samarbetsförhandlingarna leda till att den nuvarande personalen flyttas till någon annan Arkeaenhet i regionen? Under diskussionen föreslog Cornelius Colliander, understödd av Carita Henriksson, att stadsstyrelsen föreslår stadsfullmäktige att en etablering av ett
organiserat samarbete med Arkea Oy i det här skedet inte görs. Ordförande konstaterade att Tarja Rinne hade gjort ett understött remissförslag. Därför ska stadsstyrelsen rösta om fortsatt behandling och remiss. Den som understöder fortsatt behandling röstar Ja och den som understöder remiss röstar Nej. Omröstningen verkställs genom namnupprop. Stadsstyrelsen godkände ordförandens förslag till omröstningsförfarande. Vid omröstningen gavs Ja-röster 0 Nej-röster 11 Bilaga 10 Omröstningsprotokollet Ordförande konstaterade att stadsstyrelsen hade beslutat remittera ärendet.