ANTECKNINGAR Mötesdatum 2015-04-15 Sida 1(6) EBH-STOÖ DETS BESLUTANDEGRUPP, mo te 3 Namn Närvarande Carl Mikael Strauss (CMS) Sektionschef, Naturvårdsverket - Ulf Larsson (UL) Handläggare, Naturvårdsverket x Magnus Langendoen (ML) Enhetschef Miljöenheten, Lst Västerbotten x Annelie Johansson (AJ) Objektägare Miljöskydd, Lst Skåne x Pär Nilsson (PN) EBH-samordnare, Lst Jönköping x Nicklas Boussard (NB) Projektledare, Kommunaccessen x Karin Olsson (KO) Samordnare EBH-stödets användarråd x Paula Nilsson (PaN) Samordnare EBH-stödets användarråd x 1. Utveckling av EBH-stödet Om vad som ingår i leverans 1 och 2 under 2015 Med leverans 1 2015 innefattas alternativ 2, i enlighet med det beslut som togs på möte med EBH-stödets beslutandegrupp den 17 mars 2015. Alternativ 2 beskrivs i utvecklingskonsulten Altrans dokument Förstudie avveckling av EPiServer för EBHstödet, 2015-02-12 samt Förstudie avveckling av EPiServer för EBH-stödet Kompletterande frågor och svar, 2015-02-23. Arbetet med kravställan inför leverans 1 började med en workshop den 25 mars. I denna workshop deltog kollegor som arbetat länge med EBH-stödet, förvaltningsledare som arbetar med EBH-stödet samt två utvecklingskonsulter från Altran. Syftet var att ha en brainstorming om vad som behöver förändras och förbättras när EBH-stödet ska kodas om och EPiServer ska avvecklas. Det kom fram många kreativa och intressanta förslag som samordnarna för EBH-stödet tar med sig som utvecklingsuppgifter i det fortsatta utvecklingsarbetet. Under den utvecklingsinsats som nu inleds kommer vi att arbeta agilt tillsammans med Altran, vilket innebär att vi inte kommer att specificera alla krav i förväg. Användarrådets samordnare har gjort en översiktlig kravspecifikation som den 10 april skickades till Länsstyrelsens IT-enhet, Altran samt andra berörda. Under vecka 17 arbetade Altran med lösningsspecifikation och estimat. Veckan därefter, vecka 18, var planerat att IT-enheten tar fram en offert inför den beställning som sedan kommer att skrivas av användarrådets samordnare. I beställningen beskrivs vad som ska ingå i leverans 1 2015. Postadress: 403 40 Göteborg Besöksadress: Ekelundsgatan 1 Telefon/Fax: 010-224 40 00 (vxl) 010 224 50 31 (fax) Webbadress: www.lansstyrelsen.se/vastragotaland E-post: EBH-support@lansstyrelsen.se
2(6) Det agila arbetssättet innebär att utvecklingsarbetet delas in i treveckors perioder, så kallade sprintar. Varje sprint börjar med ett uppstarsmöte, när konsulter och beställare i vårt fall representerade genom användarrådets samordnare gemensamt diskuterar och specificerar detaljerna för vad som ska utvecklas under den närmaste sprinten. Varje sprint avslutas med ett demomöte, när Altran visar vad som utvecklats under den senaste sprinten. Sprintstartmötena är fysiska möten på plats på Altrans kontor i Göteborg, med EBH-stödets samordnare och konsulterna på Altran. Demomötena går via lync, vilket innebär att flera personer kan ges möjlighet att delta för att se vad konsulten har utvecklat under den senaste sprinten. Leverans 2 2015 kommer att omfatta framför allt databasen (SQL) och databashanteringen, bland annat upphämtningen av data till rapportuttag och sökningar. I den leveransen kommer många av de förslag och behov som framkom i samband med workshopen den 25/3 att kunna tas med samt att själva databasen kommer att kodas om, vilket kommer att innebära både förbättringar av dess prestanda och helt andra möjligheter än idag att utveckla sökmöjligheter och rapportuttag. Detta innebär en vidareutveckling av rapporter och sökmöjligheter där exempelvis nya fält kan läggas till. Det är ännu inte klart när leverans 2 ska starta, men målsättningen är att komma igång så tidigt som möjligt under hösten för att så mycket utveckling som ekonomin räcker till ska kunna genomföras under kalenderåret. Vid tiden för detta beslutandegruppsmöte var bemanningen för Altrans utvecklingsarbete med EBH-stödet ännu inte klar, det saknades ännu resurser. För att klara allt som inryms i leverans 1 behövs ytterligare en utvecklare på heltid, men Altran hade vid tiden för mötet ännu inte kunnat lösa detta. Användarrådets samordnare hade bett om att få ett möte med den person hos Altran som ansvarar för våra beställningar, i avsikt att få möjlighet att vid en direktkontakt beskriva hur behovet ser ut för oss under året. På mötet skulle även vår förvaltningsledare från IT-enheten vara med, Lars Svensson. Beslut om utvecklingsmedel för leverans 1 En fråga som användarrådets samordnare hade diskuterat på förhand med ML, CMS och UL gäller fördelningen av ekonomiska medel mellan leverans 1 och 2 under 2015. Frågan gäller alltså de medel som redan är ansökta och tilldelade för EBH-stödets utveckling under 2015. Leverans 1 fokuserar i huvudsak på det som inom förstudien kallas alternativ 2. I kravspecifikationen, som beslutandegruppen fick ut den 10 april, beskrivs att vid framtagandet av kravspecifikationen har användarrådets samordnare identifierat vissa utvecklingsuppgifter som vi ser behov av att de om möjligt tas med inom leverans 1 2015. Dessa utvecklingsuppgifter går dock helt klart utöver vad som kan anses inrymmas inom förstudiens alternativ 2. Användarrådets förslag är därför att inom leverans 1 använda medel sökta för avvecklingen av EPi-Server till allt det som inryms inom förstudiens alternativ 2, men att
3(6) därutöver även en begränsad del av årets medel för vidareutveckling kan användas till några få, i kravspecifikationen beskrivna utvecklingsuppgifter som uppenbart går utöver alternativ 2. Detta gäller exempelvis att utveckla den händelsestyrda loggningen, som hör nära samman med att kommunerna ska få tillgång till EBH-stödet. Denna utvecklingsuppgift framkom som ett förbättringsförslag även i samband med den riskanalys som genomfördes på EBH-stödet den 5 mars i år. Beslut: Alla deltagande på mötet var överens om att medlen kan användas på detta sätt. Även Carl Mikael, som inte kunde delta på mötet, har i telefonsamtal med Paula den 13 april godkänt förslaget. 2. Projektet Kommunernas tillgång till EBH-stödet Projektplan Nicklas fortsätter arbetet med att skriva på projektplanen för Kommunernas tillgång till EBH-stödet. Utkastet på projektplan kommer att skickas ut till styrgruppen och övriga berörda den 17 april. Nästa styrgruppsmöte är den 23 april. Då kommer deltagarna att få möjliget att lämna synpunkter på utkastet. Efter inkomna synpunkter kommer Nicklas att arbeta vidare med projektplanen. Referensgrupp Till projektet har en referensgrupp knutits med handläggare från kommunala miljökontor. Namnen har samlats in från handläggare på Länsstyrelsen. Det är 21 personer i referensgruppen som representerar 24 olika kommuner, vilka både är geografiskt spridda över landet samt att kommuner av olika storlek finns med. Syftet är att personerna i referensgruppen ska vara delaktiga i projektet genom att bland annat lämna synpunkter i olika frågor och delge projektledningen erfarenheter från de respektive kommunerna, vilket exempelvis skulle kunna handla om att beskriva kommunernas arbete med förorenade områden. Referensgruppen har redan hjälpt till med snabbt svar via e-post på en utskickad fråga om vilken webbläsare och vilket system för registrering av förorenade områden som kommunen använder. Referensgruppens svar avgjorde vilka webbläsare som användarrådets samordnare i kravställan till leverans 1 anger att det nya EBH-stödet ska anpassas för. Nyhetsbrev Arbetet med att ta fram ett nytt nyhetsbrev har påbörjats. Det kommer liksom tidigare att skickas ut till alla inom projektet och övriga som kan vara intresserade av vad som händer inom projektet. Samrådsmöte om juridik och system Den 29 april är det inbokat ett samrådsmöte i Göteborg för att komma en bit längre med en del juridiska frågor. Det som ska tas upp är i huvudsak frågor relaterade till Personuppgiftslagen (PuL), Lagen om offentlighet och sekretess, arkivering och ansvar för information. Deltagare på mötet förutom Nicklas, Paula och Karin kommer att vara
4(6) personer från Göteborgs stad verksamma inom kunskapsområdena juridik, handläggning och IT-frågor samt kollegor från Lst verksamma inom områdena juridik, arkiv, ärendehantering och arbete med förorenade områden. Ulrika Samulesson, Miljöskyddsdirektör och Avdelningschef vid Miljöskyddsavdelningen på Länsstyrelsen i Västra Götalands län kommer att delta. Leif Schöndell, Miljöchef i Borås Stad som även ingår i projektets styrgrupp, är också inbjuden och har tackat ja. Syftet med mötet är att deltagare från Länsstyrelsen och kommunen får möjlighet att gemensamt diskutera olika frågeställningar. AJ föreslog att kontakt tas med personerna som arbetar med generellt handläggningsstöd, för att få mer vägledning i hur de juridiska frågorna ska hanteras. Projektledare för verksamheten är Gull-Maj Carlsson, Lst Skåne. Ewa Larsson, Länsstyrelsen Västra Götaland är stationerad i Göteborg. Hon är förvaltningsledare IT och arbetar med generellt handläggningsstöd. Kontakt kan också tas med Maria Rånge, som kommer att dela ansvaret som förvaltningsledare med Ewa framöver. AJ föreslog också att projektet kommunaccessen kan se hur generellt handläggningsstöd har sett på e-tjänster och formulär för att få in data i länsstyrelsen databaser. Detta skulle eventuellt kunna vara något att ta upp även för EBH-stödet i framtiden och i sådant fall skulle det finnas en färdig funktionalitet som vi kan använda. Det är generellt en fördel att ta del av vad andra kommit fram till som redan har sett på samma frågeställningar. Ännu ett annat IT-system som använder e-tjänster är Vindbrukskollen. Exempel från andra projekt och system De juridiska frågor som kommer att tas upp på mötet den 29 april är inte specifika för EBH-stödet. Exempelvis arbetar både generellt handläggarstöd och samverkansprojektet IED med likande frågeställningar. NB, PaN och KO har bokat in ett möte med Elisabet Dimming, som är projektledare för Informationsprojektet IED för att ta en första kontakt. Det kan finnas beröringspunkter mellan projekten, där erfarenhetsutbyte kan vara värdefullt. Förslaget är att se på andra systems hantering av inkomna handlingar och ändringar i systemen där flera olika myndigheter har behörighet. Vindbrukskollen exempel på ett system där det finns möjlighet för såväl myndigheter som verksamhetsutövare att lägga in information. När verksamhetsutövarna har lagt in information finns möjlighet att skicka in denna till respektive myndighet, som ska ta emot ärendet. Om ärendet ska till Länsstyrelsen ska den inkomna handlingen diarieföras i Platina. Ett annat exempel är SMP. Där finns möjlighet för verksamhetsutövaren att skicka in en handling/en miljörapport till myndigheten. När handlingen har skickats in får berörd myndighet en e-post att miljörapporten är inlämnad. Siffrorna sparas i SMP och handlingen sparas i Platina. Inom kommunaccessprojektet måste utredas hur de respektive Personuppgiftsombuden från kommuner och Länsstyrelse ser på situationen när en uppgift har lagts in i EBH-
5(6) stödet och en allmän handling därmed har kommit in till Länsstyrelsen. När är informationen en inkommen handling? Är det en allmän handling eftersom Länsstyrelsen har efterfrågat informationen och kommunen har svarat på den förfrågan? Dessa och närbesläktade frågor måste besvaras, även när det gäller den planerade utvecklingen av möjlighet till informationsöverföring mellan EBH-stödet och kommunala register som Miljöreda, Ecos och Castor. SKL:s miljöchefsnätverk Den 7-8 maj kommer SKL:s chefsnätverk för kommunala miljöchefer att träffas. NB, PaN och KO har fått möjlighet att delta en morgon och hålla en presentation om projektet Kommunernas tillgång till EBH-stödet. Det är ett välkommet tillfälle att få möjlighet att informera om syftet med projektet och samtidigt ge de kommunala miljöcheferna möjlighet att ställa frågor till oss och delge oss sina tankar och åsikter om projektet och vad de anser kan vara av intresse eller inte av intresse för de kommuner de representerar. Kommunala handläggningsregister Inför att informationsöverföring mellan kommunala handläggningsregister och EBHstödet ska utvecklas har Altrans projektledare Mats Högberg fått i uppdrag att ansvara för kontakten med utvecklingssidan hos Tekis och EDP, som utvecklar Ecos respektive Miljöreda. En första kontakt togs mellan Altran och båda dessa företag i samband med att förstudien avveckling av EPiServer skrevs. Både Tekisk och EDP uttryckte då att de vill vara med från start och vill veta så tidigt som möjligt vad vi planerar. Det kommer att krävas nyutveckling i samtliga berörda system för att informationsöverföringen ska kunna bli verklighet. AJ informerade om att det finns ett tredje system som kommunerna använder, Castor och utvecklas av Prosona. Altran kommer att ta kontakt även med dem för att samråda om hur informationsöverföringen kan utvecklas parallellt mellan systemen. I dagsläget använder cirka 130 kommuner Miljöreda, cirka 100 kommuner Ecos och cirka 20-30 kommuner Castor. Tillsammans täcker dessa tre system in i storleksordningen 98% av landets kommuner. I övriga kommuner används Excel eller någon form av accessdatabas. 3. Projektet Information om förorenade områden i fastighetsregistret I slutet av februari höll en av deltagarna i arbetsgruppen, Christer Idström från Länsstyrelsen i Blekinge, en presentation om projektet för att flagga för förorenade områden i fastighetsregistret för länsrådsgrupp 6. De ställde sig bakom förslaget om att informationen ska skrivas in i fastighetsregistret och Susanna Löfgren, länsråd i Jämtland, kommer att vara den som undertecknar skrivelsen i sin egenskap av ordförande i Lg6. Arbetsgruppen arbetar därför vidare med framställan till Lantmäteriets styrelse för en ändring i Lantmäteriets författningssamling om att en textrad ska läggas till på de fastigheter som finns med i EBH-stödet.
6(6) Senaste förslaget på textraden är: Misstänkt förorenat område. Mer information finns hos Länsstyrelsen. I framställan ska det också ingå en konsekvensutredning enligt förordningen om konsekvensutredning vid regelgivning. Konsekvenser ska beskrivas både för Lantmäteriet och för Länsstyrelsen. Arbetsgruppen har tagit fram ett första utkast, som har skickats till Lantmäteriets chefsjurist som ska få möjlighet att lämna synpunkter. Nästa möte med arbetsgruppen är den 16 april. Då kommer man att arbeta vidare för att få klart det slutliga förslaget. Arbetsgruppen har också börjat tala om att ta fram en strategi för hur man ska informera alla berörda parter om att detta kommer att införas och hur informationen ska uppdateras. AJ föreslog att arbetsguppen också kan ta hjälp av Pär Söderström, som sitter med i Geodatasamverkans styrelse. Ännu en person som kan kontaktas är Maria Rånge, som också är med i Informationsprojektet IED. Ytterligare hjälp med att driva frågan vidare är att AJ kan tänka sig att lyfta frågorna som uppkommer i samband med detta till chefsforum EBH och ta upp dessa med Naturvårdsverket. 4. Övriga frågor Inga övriga frågor. Nästa möte: den 18 maj kl. 14:45-15:30 via Lync