ANTAL SIDOR 1(7) Kungl. bibliotekets nationella referensgrupp 19 november 2009 Närvarande, referensgruppen: Martin Bjersby, Lars Björnshauge, Eva Hesselgren Mortensen, Kjell Jonsson, Gunnar Lager, Gunilla Lilie Bauer, Kerstin Norén, Maria Hedenström, Libris (adj), Gunilla Herdenberg, Gunnar Sahlin (ordf), Inger Klondiras (sekr) Anmälda förhinder: Inger Melin, Johan Sterte Närvarande, övr. KB: Lars Nordesjö (p4a), Jan Hagerlid (p4c), Anders Söderbäck (p6) Närvarande, externa: Åsa Berglund, Informations- och Lånecentralen, Malmö stadsbibliotek (p4a) 1 Mötet öppnas Gunnar Sahlin hälsade välkommen till mötet som hölls mellan 10-13 på grund av eftermiddagens möte med expertgruppernas ordföranden, Gunnar och Gunilla Herdenberg. 2 Förslag till dagordning Punkt 7: Anders Söderbäck, enheten för LIBRIS-systemen och databaslicenser ersätter Margareta Nelke. Punkt 8, Övrigt: Tillägg: Licensfrågor. 3 Minnesanteckningar från föregående möte, 10 september 2009 Lades till handlingarna. 4 Pågående aktiviteter/ej avslutade ärenden från tidigare möte: a) Fråga biblioteket. Inriktningsbeslut - mot finalt beslut i februari 2010. Vid Nationella referensgruppens möte den 10 september presenterade utredaren Viveca Nyström sin utvärdering av den virtuella referenstjänsten Fråga biblioteket (FB). Efter diskussion kring utvärderingen fick avdelningen för Nationell samverkan i uppdrag att ta fram ett förslag till ställningstagande inför Nationella referensgruppens möte den 19 november. Detta uppdrag lämnades vidare till Expertgruppen för Fråga biblioteket som inför dagens möte hade tagit 1
ANTAL SIDOR 2(7) fram Förslag till förändringar av den nationella virtuella tjänsten Fråga biblioteket. Expertgruppens förslag i korthet Expertgruppen föreslår en virtuell frågetjänst som inte är knuten till fysiska bibliotek i lika hög grad som idag. Den ska finnas där användaren är och ska även i fortsättningen besvara frågor via e-post, chatt och sms. Ingångarna ska finnas på lämpliga ställen på webben, inte bara via bibliotekens webbsidor. Den framtida tjänsten bör byta namn samt marknadsföra sig via sociala medier som bloggar, mikrobloggar som till exempel Twitter, samt sociala nätverk, exempelvis Facebook. Svarsbanken kan byggas ut och utvecklas. (Svarsbanken: http://fragabiblioteket.wordpress.com/ ) Förslag till beslut Baserat på Viveca Nyströms utvärdering och expertgruppens Förslag till förändringar, samt med beaktande av kulturpropositionen, hade avdelningen Nationell samverkan inför dagens möte tagit fram Förslag till beslut avseende Fråga biblioteket. Förslaget diskuterades och Gunnar Sahlin föreslog därpå att tjänsten fortsätter under 2010, samt att ett slutgiltigt beslut tas vid Nationella referensgruppens novembermöte 2010, med förändringar enligt ovanstående förslag. Efter dagens möte har Maria Hedenström reviderat dokumentet i enlighet med de synpunkter som framkom i diskussionen och det reviderade förslaget innebär i korthet att: KB står för fortsatt drift, support och administration av licenser samt viss utveckling (max 1 tjänst) Den licens som behövs för folkbiblioteken, finansieras fortsättningsvis av Kulturrådet, i dagsläget en gemensam licens. Därutöver har KB en licens och de forskningsbibliotek som önskar delta i den nationella tjänsten Fråga biblioteket, kan dela en gemensam licens, finansierad av KB. Kostnad för byte av programvara bekostas av KB. Synlighet på sociala medier, t.ex. Facebook bör också prövas. De fyra halvtidstjänster (en per Informations- och lånecentraler i samverkan, ILS) som idag finansieras av KUR, har till uppgift att samordna och schemalägga tjänsten. De nuvarande öppettiderna, totalt 2
ANTAL SIDOR 3(7) 70 timmar per vecka, är minimibemanning. Om resurser från deltagande bibliotek finns, kan öppettiderna utökas. Den flerspråkiga e-posttjänsten behålls i sin nuvarande omfattning på grund av sin unika karaktär. Expertgruppen för Fråga biblioteket fortsätter sitt uppdrag. En framtida teknisk utveckling av Fråga biblioteket kommer att behövas avseende: webbplats, programval för chat, e-post, sms, svarsbank, mobil portal m.m. I dagsläget finns ingen finansiering för detta, förutom byte av programvara. Nytt beslut gällande FB tas hösten 2010. Förändringarna gäller från 1 april 2010. Åsa Berglund önskade följande tillägg till protokollet: Angående fortsatt utveckling av och dialog kring tjänsten Fråga biblioteket Under sammanträde med Nationella referensgruppen 091119 diskuterades framtiden för tjänsten Fråga biblioteket. I anslutning till detta har två förslag förelagts gruppen, ett från Expertgruppen för FB och ett från Kungl. biblioteket. Fråga biblioteket är i dagsläget en tjänst som samordnas och finansieras av dels Kungl. biblioteket och dels av Statens kulturråd genom ILS och IB. I den fortsatta diskussionen kring tjänsten ser vi fram emot en dialog mellan Kungl. biblioteket, representant för Statens kulturråd samt ledning för ILS Malmö, ILS Stockholm, ILS Umeå och IB. Beslut kring tjänsten måste fattas i dialog mellan de olika finansierande parterna. 09118 / Åsa Berglund, ILS Malmö, Stadsbiblioteket i Malmö Här finns utvärderingen: http://www.kb.se/bibliotek/utredningar/ b) Expertgruppen för Libris nationella system - sammansättning. Maria Hedenström SUHF har föreslagit följande fem personer från universitets- och högskolebibliotek: Annika Annemark, Blekinge tekniska högskola (ordförande), Daniel Forsman, Högskolan i Jönköping, Mats Herder, Växjö universitet, Terje Höiseth, Luleå tekniska universitet, samt Peter Nilén, Malmö högskola. KB har utsett en person vardera från folkbibliotek, specialbibliotek och arkiv. 3
ANTAL SIDOR 4(7) Representant för specialbiblioteken är Annika Peurell, Nordiska Museet, för folkbiblioteken Martin Hafström, Stockholms stadsbibliotek och för arkiv Ulf Andersson, Landsarkivet i Göteborg. Chefen för Libris (Maria Hedenström), KB:s katalogiseringschef (Anders Cato) samt en sekreterare (Anders Söderbäck) ingår. c) Utlysning av projektbidrag 2010. Inkomna ansökningar. Jan Hagerlid En samordnad utlysning inom områdena digitalisering, katalogfrågor, kompetensutveckling, Open Access och nationella licenser för e-resurser har genomförts. Av 22 inkomna ansökningar har 17 bifallits. Flest ansökningar gäller områdena kompetensutveckling (9 st) och digitalisering (8 st). Sammanlagda kostnader för bifallna ansökningar är cirka 2 943 000 kronor. Några särskilt angelägna projekt som Jan särskilt lyfte fram i sin presentation är: Att använda LIBRIS öppna infrastruktur. Högskolebiblioteket i Jönköping). Kompetensområdet: Hur gör jag? - en utmanande 7-stegskur för medvetet bemötande på bibliotek, Digitaliseringsområet: LUPP - Digitaliseringssamarbete (Linköpings stadsbibliotek, Uppsala UB), Forskarstyrd digitalisering via ny scanning on demand-tjänst (Umeå UB), OCR-tolkning för indexering av, och sökning i, inskannade dokument (Uppsala UB) Inför utlysningen har Jan Hagerlid tillsammans med KB:s expertgrupper prioriterat lämpliga insatsområden. Beredning av ansökningar och förslag till beslut har sedan gjorts i berörda expert- och styrgrupper och i vissa fall tillfälliga arbetsgrupper. Jan konstaterar att engagemanget har varit stort och att denna samordningsmodell känns vettig att fortsätta med. RB tar beslut i november. d) KB:s digitaliseringsplan. Gunnar Sahlin informerade om att regeringen har beslutat att ge ett antal myndigheter i uppdrag att komma in med underlag för en nationell strategi för digitalisering, elektronisk tillgång och digitalt bevarande. Uppdraget ska redovisas senast den 9 april 2010. Angående digitaliseringsplan för KB och forskningsbiblioteken konstaterade Gunilla Herdenberg att tidplanen håller (15 april 2010). Vid mötet delades en lägesrapport av utredaren Ana Durán ut. Digitalisering blir en punkt vid nästa möte, 10 februari 2010. 4
ANTAL SIDOR 5(7) e) KB:s inflytandestruktur: självutvärderingar från expertgrupper. En sammanställning presenterades. Självutvärderingarna pekar på att man generellt anser sig arbeta med rätt frågor. Beroende på gruppernas olika sakområden och sammansättning så varierar mötesstrukturerna och sättet att arbeta. Någon grupp har testat virtuella möten och finner att dessa fungerar bra för ren avrapportering. En del grupper säger sig behöva marknadsföra sig mer. Man upplever KB:s webb svår att orientera sig i. Man efterlyser bättre support från KB när det gäller kommunikationsverktyg och en arena att spara information på; det nuvarande alternativet Confluence uppskattas inte. Någon grupp använder sig istället av t.ex. Google-groups för att kommunicera och att lägga upp material. 5 KB:s nya utvidgade uppdrag. Kulturpropositionen föreslår att KB får uppdraget att koordinera alla offentligt finansierade bibliotek. I väntan på ett officiellt regeringsuppdrag har KB börjat förbereda planarbetet genom att tillfråga en utredare och en sekreterare. En mindre, nationell grupp planeras även, med representanter från KB:s nationella referensgrupp, Sverigebiblioteket, Sveriges kommuner och landsting, Skolverket samt Talboks- och Punktskriftsbiblioteket. Planen ska beskriva hur KB tänker utföra uppdraget och ska innehålla bland annat budget för detta. Den ska vara klar senast under april 2010. En utredning om den så kallade portföljmodellen pågår och ska presentera hur statliga medel kan fördelas ut till regionerna. I och med det nya utökade uppdraget har KB begärt att få en del av pengarna. Chris Heister, landshövding i Västerbottens län, utreder portföljmodellen och Signe Westin, Kulturrådet, är sekreterare. Utredningen ska vara klar den 15 februari 2010. 6 Förlängd mandatperiod för Nationella expertgruppen I och med KB:s utvidgade uppdrag har Nationella referensgruppens ledamöter tillfrågats om de kan tänka sig att sitta kvar i gruppen under 2010. Avgår gör Eva Hesselgren Mortensen, Inger Melin och Inga Lundén. Nya i gruppen är Jette Guldborg Petersen, Malmö högskola, Margaretha Eriksson, Länsbibliotek Skåne och Christina Persson, Göteborgs stadsbibliotek. 7 Libris-frågor. Utvärdering av Samsök Översynen av Samsök-tjänsten har gjorts av konsulten Margareta Nelke. Anders 5
ANTAL SIDOR 6(7) Söderbäck, Enheten för LIBRIS-systemen och databaslicenser, projektledare och KB:s stöd till utredaren, presenterade idag hennes rapport. Syftet med utredningen har varit att ge underlag för den framtida utvecklingen av tjänsten i enlighet med Samsökkonsortiets behov och Avdelningens för Nationell samverkan uppdrag. En enkät har gått till samverkansbiblioteken, diskussioner har hållits i fokusgrupper och en workshop har genomförts med elva konsortiebibliotek. Resultatet visar att ingen önskar avveckla hela tjänsten. Så gott som alla bibliotek i konsortiet vill behålla länkservern (SFX), medan ungefär hälften av biblioteken uttrycker stort intresse för samsökningsdelen. Man kan därför tänka sig olika framtida utveckling för dessa båda delar. För den framtida utvecklingen kan utredaren se tre övergripande scenarier; 1) behålla Samsök i nuvarande form, 2) avveckla Samsök helt eller delvis, 3) Behålla Samsök men förändra och utveckla tjänsten. Margareta Nelke rekommenderar att Samsök utvecklas och att utbudet av stöd och tjänster för mindre bibliotek utökas. Dessutom bör de större bibliotekens egen utveckling av tjänsten understödjas. Utredaren rekommenderar även att frågorna om outsourcing och aktivering av centrala avtalen undersöks vidare. Angående samfinansiering visar utvärderingen att biblioteken inte helt avvisar tanken att gemensamt finansiera de tjänster de behöver (t.ex en gemensam programmeringsresurs). Utredaren föreslår att den frågan bör utredas vidare. Utvärderingen lämnar dessutom ett antal övriga allmänna rekommendationer angående framtida strategiskt och praktiskt arbetssätt, integrering i Libris, namnbyte etc. Margareta Nelkes rapport är klar i slutet av november, den 8 december presenteras den för Libris-enheten. Gunnar Sahlin konstaterade att den nya Expertgruppen för LIBRIS nationella system som har sitt första möte den 21 januari 2010, får arbeta fram underlag för vidare strategiska diskussioner. Rapporten tas upp som en punkt på Nationella referensgruppens möte den 10 februari 2010. Rapporten återfinns här: http://kb.se/bibliotek/utredningar/ 8 Övriga frågor Lyftes frågan om KB:s roll angående Open Access - de nationella licenserna. 6
ANTAL SIDOR 7(7) Vad händer när OpenAccess.se-programmet avslutas? Hur ser KB på sina dubbla roller när det gäller å ena sidan open access och andra sidan de nationella avgiftsbelagda licenserna? Beslöts ta upp detta som en diskussionspunkt på strategimötet 25-26 mars. Gunilla Herdenberg fick i uppdrag att bereda frågan. 9 Tid för nästa möte 10 februari 2010. Övriga möten 2010: Strategimöte 25-26 mars (dag I börjar med lunch, dag II slutar 16.00), 7 september, 18 november, stämma 19 november. 10 Mötet avslutas. Gunnar Sahlin tackade för i år och avslutade mötet. 7