Service Level Agreement

Bilaga 1a till överenskommelse om leverans om tjänster Version 1.0 enligt beslut 2015-06-01 Dnr: 10047-2015/3111 2015-07-03 Service Level Agreement Lönerelaterade tjänster Primula Göteborgs universitet Statens servicecenter FE 15 SE-801 71 Gävle www.statensssc.se

Innehåll 1. Dokumentinformation... 3 2. Löneadministration... 4 3. Egenrapportering... 13 4. Tilläggstjänster... 16 5. Specialtjänster... 16 2/17

1. Dokumentinformation Service Level Agreement (SLA) visar vad som Statens servicecenter (SSC) respektive Kundmyndigheten (KMY) ansvarar för inom t Lönerelaterade tjänster Leverans: Aktivitet: SSC ansvar: KMY ansvar: Servicenivå: Anger den tjänst/leverans som aktiviteten är knuten till Anger aktiviteter inom t. Anger Statens servicecenters ansvar Anger vad Kundmyndigheten måste uppfylla/ansvara för så att Statens servicecenters utlovade servicenivåer ska gälla Anger servicenivå Tilläggstjänster såväl som specialtjänster beställs av KMY utifrån behov och i samråd med SSC där det krävs. Beställning görs via Statens servicecenters kundwebb och hanteras enligt samverkansmodellen. Alla tidsangivelser av servicenivåerna avser vardagar (arbetsdagar) under kontorstid. Med kontorstid menas den tid då Statens servicecenter håller öppet d.v.s. helgfria vardagar kl. 08.00 till 16.30. Observera att samtliga aktiviteter inte behöver ha servicenivå, mått etc. De rutor som inte är ifyllda har bedömts som icke relevanta eller ej möjliga att mätas och har därför lämnats tomma. Samtliga ärenden till SSC ska inkomma via Statens servicecenters kundsupport (telefon eller kundwebben). Genom kundsupporten minimeras sårbarhet och spårbarhet/säkerhet skapas kring respektive ärende som sedan finns kvar som historik att gå tillbaka till. Om underlag saknas kontaktas KMY som ansvarar för att komplettera underlag till SSC vid förfrågan. Kundsupporten har stängt för två s.k. planeringsdagar per år. Information om detta sker en månad innan via kundwebben. Generellt för samtliga aktiviteter i detta SLA gäller: I det fall SSC har en fastställd blankett som KMY ska använda så informeras KMY om detta. I annat fall ska KMY:s egna blanketter användas. I det fall KMY tillhandahåller systemstöd för utförandet av tjänsterna i detta SLA så ska KMY:s medarbetare fortsatt ha åtkomst till systemstödet 3/17

2. Löneadministration ID 2.1 Hantera person- och relaterat till lön / Nyanställning och Ändring av anställning 2.2 Hantera person- och relaterat till lön / Nyanställning 2.3 Hantera person- och relaterat till lön / Ändring av anställning Nyupplägg och ändring av anställda i systemet t.ex. Nyanställning, omplacering, andra ändringar av anställningsform och villkor. Koppling av schema mot anställda. Uppdatera skattetabell. Vid utebliven skattsedel används skattetabell där huvudarbetsgivaren har sitt säte + 10 %. Registerunderhåll i lönesystemet. Ändringar kan vara t.ex. namnändringar, adresser, skatteuppgifter, löner, anställningsformer, kostnadsställen, tjänstgöringsomfattning m.m. Löpande upplägg. Uppdaterar löpande. Löpande. KMY ansvarar för rapportering av anställningsbeslut vid nyanställning genom att skicka korrekt och attesterat beslutsunderlag till SSC. För att garantera att lön utbetalas innevarande månad måste beslutsunderlaget vara SSC tillhanda senast den 7:e. Den anställde skickar vid nyanställning A-skattesedel som ska ha inkommit till SSC senast den 7:e i månaden för att garanterat få korrekt skatteavdrag. För uppgifter som kan uppdateras i Primula Webb t.ex. namnändringar, adresser och frivillig skatt ansvarar den anställde för registrering. För övriga uppdateringar ansvarar KMY för att korrekta underlag ska ha inkommit till SSC senast den 7:e i månaden. Förtydligande: Arvodister med beloppsersättning och stipendiater rapporteras i Primula webb (Minirapp) 4/17

2.4 Hantera person- och relaterat till lön / Intyg 2.5 Hantera person- och relaterat till lön / Intyg Anställnings-, inkomstfrånvaro- och tjänstgöringsintyg. Arbetsgivarintyg för ansökan till Försäkringskassan, A-kassan, Centrala studiestödsnämnden Utfärdas på begäran från den anställde. Utfärdas på begäran från den anställde. Inom 16 arbetstimmar. Inom 16 arbetstimmar 2.6 Hantera person- och relaterat till lön / Särskilt högriskskydd Högriskskydd rekvirera ersättning. Rekvirering sker minst två gånger per år. Tillhandahålla SSC beslut om högriskskydd från Försäkringskassan. 2.7 Hantera person- och relaterat till lön / Rekvirera arbetsgivarstöd Arbetsgivarstöd - rekvirera lönebidrag, nystartsjobb, särskilt anställningsstöd etc. Rekvirering görs en gång per månad. Rekvirerar via Arbetsförmedlingens hemsida och lämnar underlag för kontering till KMY alt SSC Ekonomi. Tillhandahålla SSC beslut på bidragsberättigade från Arbetsförmedlingen. 2.8 Hantera person- och relaterat till lön / Avslut av anställning Slutlön och avslut av anställda i systemet. Slutlön betalas ut månaden efter anställningens upphörande. Attesterat och korrekt underlag utifrån avgångsorsak ska ha inkommit till SSC senast den 7:e i månaden. 2.9 Hantera person- och relaterat till lön / Avslut av anställning Utfärda underlag till Trygghetsstiftelsen för de personer som vid omställning omfattas av Trygghetsavtalet. Utfärdas på begäran när den anställde slutat sin anställning. Korrekta underlag lämnas till SSC. 5/17

2.10 Hantera person- och relaterat till lön / Delpension 2.11 Hantera person- och relaterat till lön 2.12 Rapportera löneunderlag 2.13 Rapportera löneunderlag / Utmätning Delpension Bevakning av t.ex. tidsbegränsad anställning, provanställning, lönetillägg, tjänstledigheter och semesterdagar. Bearbetning av manuella underlag t.ex. timanställda, arvodister, beslut om förmån, förmånsbil, skatteavdrag och jämkning. Utmätning av lön/ersättning. Registrerar delpension och arbetstidsschema i lönesystemet. Räknar ut inkomstbortfall vid förfrågan. Bevakning finns i Primula Webb i form av rapporter. 100 % av underlagen kommer med på aktuell månads löneutbetalning. Utbetalningsunderlag till Kronofogden (KFM) en gång per månad. Beslut om delpension där arbetstidens förläggning framgår skickas till SSC. Eventuell förfrågan om inkomstbortfall skickas till SSC vid behov. Kontrollerar bevakningar utifrån rapport och mailavisering. Attesterat och korrekt underlag ska ha inkommit till SSC senast den 7:e i månaden. Tillhandahålla beslut om utmätning av lön/ersättning från KFM. Förtydligande: Timanställda, arvodister och stipendiater rapporteras i Primula webb Utbetalningsunderlag lämnas till KMY alt SSC Ekonomi. 6/17

2.14 Lönebearbetning / Lönekörning Rättning av listor från lönesystemet vid lönekörning och kontroll av höga netto- och bruttolöner. Kontroll av avvikelser större än 12 procent av den aktuella brutto- och nettolönen mot förväntad brutto- och nettolön (förväntad lön = genomsnittlig individuell lön). Kontroll sker i samband med lönekörning. Kontroll mot kodplan och kontroll av regelverk rättas före lönekörning. Fel- och signallista från lönesystemet kontrolleras/rättas kontinuerligt. KMY ska medverka med den information som krävs för att rätta eventuella felaktigheter. KMY ska finnas tillgänglig kontorstid under perioden för lönekörning. Särskild kontaktperson ska definieras enligt bilagan Forum för samverkan. 2.15 Lönebearbetning / Lönekörning Kontrollera resultatet av lönekörningen. Tillgängliggöra rapport Lönekostnadsspecifikation via Primula Webb enligt tidsplan för lönekörningen. Gå igenom och kontrollera resultat av lönekörningen samt meddela eventuellt behov av korrigering snarast till SSC. 2.16 Lönebearbetning / Lönekörning Avstämning av utdatalistor och fellista efter lönekörning i samarbete med KMY alt SSC Ekonomi. Rättar felaktigheter i lönesystemet till nästkommande lönekörning. KMY alt SSC Ekonomi rättar i ekonomisystemet 7/17

2.17 Lönebearbetning / Lönekörning Utdatahantering via fil efter lönekörning skapas från lönesystemet. Exempel på filer är SPV, SCB, bankfil, Arbetsgivarverket, bokföringsfil. Skickar utbetalnings- och statistikunderlag Statistik till SCB: Statistik till SPV: KMY alt SSC Ekonomi tar emot och kontrollerar bokföringsfil. 1 gång per månad. Statistik till Arbetsgivarverket: 2.18 Lönebearbetning / Lönekörning Löneutbetalning bemyndigande. Attesterar och skickar bankfil eller bemyndigar SSC att utföra detta. SSC bemyndigas att skicka bankfil: Ja 2.19 Lönebearbetning / Lönekörning Tillhandahålla lönespecifikation. Tillhandahålla lönespecifikation månadsvis via Primula Webb. För heltidsfrånvarande, arvodister och timanställda gäller KMYs avtal med aktuell bank. 2.20 Lönebearbetning / Lönekörning Tidsanvändningsstatistik till Arbetsgivarverket. SSC tillgängliggör tidsanvändningsstatistik för KMY på Primula Webb och levererar statistiken till Arbetsgivarverket. KMY vidarebefordrar begäran från Arbetsgivarverket till SSC. Tas bort. KMY kontrollerar och levererar och godkänner statistiken på Arbetsgivarverkets hemsida. 2.21 Lönebearbetning / Lönekörning Standardrapporter som kan hämtas i Primula Webb. Standardrapporter uppdateras på Primula Webb månadsvis efter lönekörning. KMY meddelar SSC vilka som ska ha behörighet för rapporter. 8/17

2.22 Lönebearbetning / Manuell utbetalning Manuella utbetalningar. Utbetalningar sker med direktutbetalning från lönesystemet vid två fastställda tidpunkter i månaden enligt tidsplan. Kostnad per manuell utbetalning enligt aktuell prislista Vid felaktig lön orsakad av SSC: Manuell utbetalning sker utan kostnad för KMY. Vid felaktig lön orsakad av KMY: Manuell utbetalning sker efter begäran av behörig chef vid KMY. Manuell utbetalning görs på begäran av den anställde. KMY (behörig chef) begär manuell utbetalning. Utbetalning sker efter skriftligt beslut av kontaktperson hos KMY. 2.23 Lönebearbetning / Återkrav av för mycket erhållen lön Återkrav av för mycket erhållen lön. Om möjlighet finns reglerar SSC Lön löneskuld vid kommande löneutbetalningar. Vid utebliven återbetalning ansvarar KMY för att driva in skulden baserat på underlag från SSC. Om möjlighet inte finns att reglera löneskulden vid kommande löneutbetalningar skickar SSC Lön ett fakturaunderlag till KMY alt SSC Ekonomi som tar över hantering av återkrav. KMY alt SSC Ekonomi återkopplar om skuld avskrivs för rättelse till korrekt bruttolön och skatt. SSC informerar den anställde om hanteringen av löneskulden. 9/17

2.24 Förvalta och underhålla systemet / Administration av behörigheter och attestanter Behörigheter i lönesystemet. Upplägg och ändring av attestanter och övriga behörigheter i lönesystemet. Upplägg utifrån insända korrekta underlag av behörig person i enlighet med KMY:s attest- och delegationsförteckning eller motsvarande. Inom 16 arbetstimmar. 2.25 Förvalta och underhålla systemet / Mindre omorganisation Hantera mindre omorganisation som gäller för <25 % av antalet anställda dock max 100 anställda. Uppdaterar i systemet Underlag lämnas senast två månader innan omorganisation träder i kraft eller enligt överenskommelse. Vid större omorganisationer avropas specialtjänst (timpris) 2.26 Förvalta och underhålla systemet / Årsrutiner Kontrollera att kontrolluppgifter skapas vid 12:e lönekörningen. Kontrollera att kontrolluppgift skapats i i samband med decembers lönekörning. KMY ska medverka med den information som krävs för att rätta eventuella felaktigheter. 1 gång per år Förtydligande: Kontrolluppgift skapas vid separat körning i början av januari. Dialog kan krävas med KMY för att rätta eventuella felaktigheter. 13-körning görs vid behov. 10/17

2.27 Förvalta och underhålla systemet / Årsrutiner 2.28 Förvalta och underhålla systemet / Nya/ändrade uppgifter i styrtabeller Semesterbevakning. Semesterlön för semester som inte har kunnat läggas ut. Uppdatering vid ändringar i lokala och centrala avtal. Påminnelse om semester som inte kunnat läggas ut skickas till KMY 1 gång per år direkt efter februari månads lönekörning på sparade dagar över 35. Aktuell semesterlista finns i Primula Webb. Uppdaterar i systemet. KMY meddelar SSC önskad hantering av semester som inte kunnat läggas ut. Vid uteblivet svar betalas ersättning för semesterdagarna ut på april månads lön. KMY informerar SSC två månader innan förändringar i lokala avtal eller enligt överenskommelse. Vid ändringar informerar KMY personalen samt informerar SSC om ändringen och tolkning. Informationen ska ske både skriftligen samt tas upp mellan KMY och SSC vid operativt forum enligt bilagan Forum för samverkan. 2.29 Lönerevision Förbered behörigheter i systemet inför lönerevision. Hanterar eventuella nya och ändrade behörigheter utifrån underlag från KMY. Underlag lämnas senast 1 månad innan lönerevisonens tidpunkt eller enligt överenskommelse för ändring/nyupplägg av behörigheter. Förtydligande: Tjänstens innehåll och ansvarsfördelning utarbetas under hösten 2015 11/17

2.30 Lönerevision Importera nya löner till lönesystemet och göra rimlighetskontroll. Importera nya löner årligen efter lönerevision. Tillhandahålla nya löner i förhandlingsmodulen senast den 1:a i utbetalningsmånaden. Förtydligande: Tjänstens innehåll och ansvarsfördelning utarbetas under hösten 2015 12/17

3. Egenrapportering via Primula Webb Förtydligande: Rapportering i Primula webb kan ske via egenrapportering eller via källrapportör ID 3.1 Hantera person- och relaterat till lön 3.2 Rapportera löneunderlag / Timlön, timanställda samt lönetillägg 3.3 Rapportera löneunderlag / Sjukfrånvaro Schemahantering. Övertid, mertid mm Sjukfrånvaro upp till 14 kalenderdagar SSC skapar och kopplar schema till den anställde. Den anställde anger ledighetens förläggning vid partiell ledighet i Primula Webb. Den anställde registrerar tillägg i Primula Webb och attestansvarig godkänner. Efter sjukperioden registrerar den anställde sjukfrånvaron i Primula Webb. Förtydligande: Timanställda, arvodister och stipendiater registreras via Minirapp eller Egenrapportering Attestansvarig tar del av den registrerade sjukperioden. 3.4 Rapportera löneunderlag / Sjukfrånvaro Sjukfrånvaro över 14 kalenderdagar. SSC registrerar sjukfrånvaron i lönesystemet. SSC rapporterar sjukdom fr.o.m. dag 15 till Försäkringskassan, under KMY registrerar ett ärende i SSC Kundwebb med uppgift om medarbetarens namn, personnummer, första sjukdag, till och med datum samt omfattning enligt läkarintyg. förutsättning att information om sjukfrånvaro har inkommit från KMY Läkarintyget ska inte skickas till SSC. 3.5 Rapportera löneunderlag / Ledighet Rapportering av ledighet Den anställde registrerar ledighet i Primula Webb och attestansvarig godkänner enligt tidsplan varje månad. 13/17

3.6 Rapportera löneunderlag / Resor och utlägg 3.7 Rapportera löneunderlag / Resor och utlägg Hantering av utlägg (läkarvård, friskvård och övriga utlägg mm) Kostnad per styck enligt aktuell prislista Registrering av resor och reseutlägg samt skicka underlag till attestansvarig. Kostnad per styck enligt aktuell prislista. Den anställde registrerar utlägg i Primula Webb och skickar/lämnar utläggsbilaga med kvitton i original till attestansvarig som godkänner. Den anställde registrerar resor och reseutlägg i Primula Webb och skickar utläggsbilaga med kvitton i original till attestansvarig som godkänner. Förtydligande: Löneväxling egenrapporteras i Primula webb 3.8 Rapportera löneunderlag Kontroll och attestering i Primula Webb av attestansvarig. Attestansvarig kontrollerar kvitton mot underlag samt attesterar enligt tidsplan för löneutbetalning innevarande månad. 3.9 Överföring Hantering av lönehändelser i Primula (löneunderlag som inte går direkt till lönebearbetning efter attest) Registrerade och attesterade händelser enligt tidsplan kommer med på aktuell månads löneutbetalning. Inga kvitton/utläggsbilagor till SSC. 14/17

3.10 Rapportera löneunderlag Bearbetning av manuella underlag där möjlighet finns att egenrapportera via Primula webb. 100 % av underlagen kommer med på aktuell månads löneutbetalning. Korrekta underlag i original ska ha inkommit till SSC senast den 7:e varje månad. Kostnad per styck enligt aktuell prislista. 15/17

4. Tilläggstjänster Beslutsskrivning Aktivitet SC ansvar KMY ansvar Servicenivå Kommentar 4.1 Beslutsskrivning Beslutsskrivning Upprätta, underteckna och skicka beslut/bevis vid nyanställning samt ändring i anställning Intresseavdrag 4.2 Rapportera löneunderlag / Intresseavdrag Utländska arvoden 4.3 Utländska arvoden som utbetalas via ekonomisystem Intresseavdrag Registrering av uppgifter Hantera och läsa in filen med underlaget. Avstämningslista Redovisning lämnas till KMY alt SC Ekonomi. Registrera personuppgifter och arvodesbelopp för kontrolluppgift Lämna korrekt beslutsunderlag i överenskommet format. KMY ansvarar för arkivering av beslut. Tillhandahålla underlag via fil enligt fastställt standardformat. Attesterat och korrekt underlag ska ha inkommit till SSC senast den 7:e i månaden. Inom 24 arbetstimmar 1 gång per månad efter lönekörning. Kombinationsanställning 4.4 Befattningsarvode för kombinationsanstä llning Import av fil Hantera och läsa in filen med underlaget. Tillhandahålla korrekt underlag via fil enligt fastställt standardformat. Eventuell fellista rättas av KMY. 16/17

5. Specialtjänster 5.1 Statistik och rapporter Anpassade rapporter. Anpassade rapporter kan tillhandahållas efter beställning. Pris enligt offert. 5.2 Omorganisation Större omorganisation som gäller för >25% av antalet anställda eller fler än 100 anställda. Genomföra förändringar i systemet utifrån beställning. Pris enligt offert. Inkomma med en beskrivning av behov. Inkomma med en beskrivning av behov. 17/17