Arbetsprocesser Löneadministration med stöd av lönesystemet Palasso

Transkript

1 0(57) Version Datum Dnr Avdelningen lönerelaterade tjänster Dnr /1211 Arbetsprocesser Löneadministration med stöd av lönesystemet

2 Innehållsförteckning Översiktsbild samtliga processer Hantera person- och anställningsuppgifter relaterat till lön Nyanställning Ändring av anställning Ny/ändrad bilförmån Övriga förmåner Löneväxling Särskilt högriskskydd Rekvirera arbetsgivarstöd Skatt och jämkning Intyg Avslut av anställning Avslut av anställning sjukersättning heltid Slutlön Delpension Registrera löneunderlag Timlön och ersättningar Arvoden Utmätning Sjukfrånvaro Sjuk- och aktivitetsersättning, partiell Arbetslivsintroduktion vid sjukdom Ledighet Resor och utlägg Intresseavdrag Lönebearbetning Manuell utbetalning Återkrav av för mycket erhållen lön Förvalta och underhålla systemet Administration av egenrapportör Administration av behörigheter Mindre omorganisation /57

3 4.4 Årsrutiner Årsrutin semesterbevakning Nya/ändrade uppgifter i styrtabeller Nya/ändrade uppgifter i kodplan /57

4 Beskrivning av använda begrepp i denna dokumentation Klientdelen av lönesystemet där i första hand lönehandläggare och systemadministratörer arbetar benämns. Den webbaserade delen av lönesystemet där medarbetare och attestansvariga registrerar och attesterar uppgifter benämns Egenrapportering. Då texten avser lönesystemet i allmänhet oavsett egenrapportering eller klient så benämns det lönesystemet. Kundmyndighet benämns i detta dokument. Statens servicecenter Servicedesk benämns i detta dokument. 3/57

5 Översiktsbild samtliga processer 4/57

6 1. Hantera person- och anställningsuppgifter relaterat till lön 1.1 Nyanställning Följande typer av anställningar hanteras inom denna process. Undantaget är arvodister där personuppgifter erhålls i samband med löneunderlaget. Nyanställning, månads- och timanställda (även provanställning) Nyanställning, tidsbegränsad anställning Chefsavtal Nyanställning med arbetsgivarstöd från AF Nyanställning, URA-avtal Nya arvodister/styrelseledamöter Grafisk beskrivning av processen Nyanställning Beskrivning av aktiviteter i processen Nyanställning 1 Anställa medarbetare 2 Skicka underlag Anställningsbeslut skickas till Attesterat och korrekt underlag ska ha inkommit till senast den 7:e i månaden för att utbetalas innevarande månad 5/57

7 3 Registrera uppgifter i lönesystemet Person- och anställningsuppgifter enligt anställningsbeslut 4 Gör provlön Görs för att säkerställa att korrekta uppgifter registrerats 5 Skicka A-skattsedel Skickas till. Vid utebliven skattsedel används skattetabell där huvudarbetsgivaren har sitt säte + 10 % 6 Registrera skatteuppgifter i lönesystemet 7 Lönekörning Finns beskriven 8 Efterkontroll enligt IK-plan Kontrollperiod enligt beslutad IK-plan 2015 Kan även gälla uppgift om jämkning eller blankett för skolungdom. A-skattesedel ska ha inkommit till senast den 7:e i månaden 1.2 Ändring av anställning Följande typer av ändring av anställning hanteras inom denna process. Ändring av uppgifter där nytt anställningsbeslut krävs (t.ex. ändrad lön, omfattning, omplacering, anställningsform) Ändring av uppgifter där nytt anställningsavtal inte krävs (t.ex. adress, namn) Ändring av kodsträng eller fördelning av lön mellan olika enheter Nytt/ändrat lönetillägg Anställning fortsätter efter pensionsavgång, månadsavlönad Anställning fortsätter efter pensionsavgång, timavlönad Förlängning av tidsbegränsad anställning Anställd som får utlandsreseavtal (URA) 6/57

8 Grafisk beskrivning av processen Ändring av anställning Beskrivning av aktiviteter i processen Ändring av anställning Nr Aktivitet Beskrivning Ansvarig Registreras 1 Beslut om ändring i anställning Kan även gälla andra typer av ändringar som t.ex. ändrad lön eller kontering 2 Skicka underlag Nytt anställningsbeslut eller underlag för ändring skickas till 3 Registrera uppgifter i lönesystemet Ändringar registreras i lönesystemet 4 Gör provlön Görs för att säkerställa att ändringarna ger rätt resultat 5 Ändring av vissa T.ex. namn, adress, grunduppgifter telefonnummer 6 Lönekörning Finns beskriven 7 Efterkontroll enligt IK-plan Kontrollperiod enligt beslutad IK-plan 2015 Egenrapportering Attesterat och korrekt underlag ska ha inkommit till senast den 7:e i månaden för att utbetalas innevarande månad 7/57

9 1.3 Ny/ändrad bilförmån Grafisk beskrivning av processen Ny/ändrad bilförmån Beskrivning av aktiviteter i processen Ny/ändrad bilförmån 1 Inköp av förmånsbil 2 Skicka blankett Skickas till Beslut bilförmån 3 Beräkna förmånsvärde, netto- /bruttolöneavdrag och registrera uppgifter samt bilkod i lönesystemet Beräkning görs manuellt 4 Lönekörning Finns beskriven 5 Registrera i körjournal Alla bilresor registreras i körjournal Attesterat och korrekt underlag ska ha inkommit till senast den 7:e i månaden för att utbetalas innevarande månad Beräkning av en bils förmånsvärde bilmärket eller modellkoden som finns i Skatteverkets nybilsprislistor 8/57

10 6 Meddela att medarbetare har uppnått 3000 körda mil 7 Beräkna nytt förmånsvärde och registrera uppgifter i lönesystemet 8 Årlig omräkning av förmånsvärde Beräkning görs manuellt 9 Lönekörning Finns beskriven Beräkning av en bils förmånsvärde bilmärket eller modellkoden som finns i Skatteverkets nybilsprislistor 1.4 Övriga förmåner Exempel på förekommande förmåner är fri bostad, årskort på tåg eller flyg, tidningsprenumeration, medlemavgifter och bredband. Här avses både fasta förmåner och förmåner som bara förekommer vid ett tillfälle. Kostförmån i samband med utlägg eller reseräkning hanteras inom delprocessen Resor och utlägg. Grafisk beskrivning av processen Övriga förmåner 9/57

11 Beskrivning av aktiviteter i processen Övriga förmåner 1 Beslut om förmån 2 Skicka blankett Skickas till Beslut förmån 3 Beräkna förmånsvärde och registrera uppgifter i lönesystemet 4 Lönekörning Finns beskriven 5 Meddela eventuell årlig omräkning av förmånsvärde 6 Registrera nytt förmånsvärde i lönesystemet 7 Lönekörning Finns beskriven Attesterat och korrekt underlag ska ha inkommit till senast den 7:e i månaden för att utbetalas innevarande månad 1.5 Löneväxling En medarbetare kan genom enskild överenskommelse göra t.ex. följande löneväxling: Avstå semesterdagar för högre lön Avstå lönehöjning för extra semesterdagar Avstå lönehöjning för avsättning till Kåpan Extra Avstå övertid/beredskap m.m. för avsättning till Kåpan Extra Avstå semesterdagar för avsättning till Kåpan Semesterdagar för extra avsättning till Kåpan Extra (engångsinsättning av sparade semesterdagar) 10/57

12 Grafisk beskrivning av processen Löneväxling Beskrivning av aktiviteter i processen Löneväxling 1 Enskild överenskommelse om löneväxling 2 Skicka underlag för löneväxling 3 Registrera uppgifter i lönesystemet samt gör omräkning vid eventuell ny lön 4 Lönekörning Finns beskriven 5 Skapa och skicka fil Görs varje månad till SPV för medarbetare som har avsättning till KÅPAN Extra Skickas till Extern CGI 11/57

13 1.6 Särskilt högriskskydd Särskilt högriskskydd innebär att arbetsgivaren kan få ersättning för sjuklönekostnader för medarbetare. n får inte något karensdagsavdrag vid särskilt högriskskydd. Grafisk beskrivning av processen Särskilt högriskskydd Beskrivning av aktiviteter i processen Särskilt högriskskydd 1 Beslut om högriskskydd Extern Försäkringskassan 2 Skicka underlag Skickas till / Chef 3 Registrera uppgifter i lönesystemet 4 Lönekörning Finns beskriven 12/57

14 5 Ansök om ersättning Görs på särskild för kostnader blankett till avseende Försäkringskassan högriskskydd 6 Utbetala ersättning till 7 Mottar och bokför ersättning 9 Inbetalning bokförd Extern Försäkringskassan / Ekonomi Rekvirering sker minst två gånger per år. På blanketten vid företagets referenser ange arbetstagarens kst, ex KST XXXX/ dagens datum För med avtal om ekonomirelaterade tjänster hanteras detta av Ekonomi 1.7 Rekvirera arbetsgivarstöd Arbetsgivare som anställer eller på annat sätt tar emot arbetssökande från Arbetsförmedlingen kan få ekonomiskt stöd. Ersättning begärs en gång i månaden av behörig person och betalas ut månadsvis i efterskott. Grafisk beskrivning av processen Rekvirera arbetsgivarstöd 13/57

15 Beskrivning av aktiviteter i processen Rekvirera arbetsgivarstöd Nr Aktivitet Beskrivning Ansvarig Registreras 1 Beviljar ansökan om arbetsgivarstöd 2 Skicka beslut från Arbetsförmedlingen om beviljat arbetsgivarstöd 3 Lönekörning Finns beskriven 4 Rekvirera arbetsgivarstöd Arbetsförmedlingens webb 5 Betala ut arbetsgivarstöd till 6 Mottar ersättning och hämtar uppgifter för bokföring på Arbetsförmedlingens webb 7 Inbetalning bokförd Extern Arbetsförmedlingen Skickas till Extern Arbetsförmedlingen / Ekonomi Arbetsförmedlingens hemsida Kmy ansöker om arbetsgivarstöd Detta görs en gång per månad För med avtal om ekonomirelaterade tjänster hanteras detta av Ekonomi 1.8 Skatt och jämkning Om medarbetaren har ansökt om särskild beräkningsgrund s.k. stående jämkning av skatt hos Skatteverket skickas ett särskilt beslut till medarbetaren. Jämkning innebär att skatteavdrag ska göras antingen endast på viss del av inkomsten eller på inkomsten minskad eller ökad med visst belopp eller med viss procentandel av inkomsten. n kan hos arbetsgivaren begära avdrag för frivillig skatt, dvs att arbetsgivaren ska göra ett högre skatteavdrag än som följer av skattetabellen. 14/57

16 Grafisk beskrivning av processen Skatt och jämkning Beskrivning av aktiviteter i processen Skatt och jämkning 1 Beslut om jämkning Extern Skatteverket 2 Skicka beslut från Skatteverket om jämkning/skattebefrielse 3 Meddela eventuellt avdrag för frivillig skatt 4 Registrera uppgifter i lönesystemet 5 Lönekörning Finns beskriven Uppgift ska ha inkommit till senast den 7:e i månaden 1.9 Intyg Följande typer av intyg tas fram: Arbetsgivarintyg Tjänstgörings-, anställnings-, inkomst- och frånvarointyg Intyg för medarbetare som omfattas av Trygghetsstiftelsen Förfrågan från FK om SGI eller frånvaro Övriga intyg 15/57

17 Grafisk beskrivning av processen Intyg Beskrivning av aktiviteter i processen Intyg 1 Begär intyg begär intyg av 2 Skriv intyg Vissa uppgifter kan behöva kompletteras manuellt i intyget 3 Leverera intyg Ska levereras inom 16 arbetstimmar efter beställning. Skickas till medarbetare 4 Mottar intyg Arbetsgivarintyg vid avslut av anställning levereras efter sista anställningsdag 1.10 Avslut av anställning Följande typer av avslut av anställning hanteras inom denna process.. Provanställning avbryts Tidsbegränsad anställning, avslut Egen uppsägning, avslut Pensionsavgång år (förtida uttag) Pensionsavgång från 65 år Anställning upphör vid 67 års ålder Avslut av anställning på grund av dödsfall Uppsägning på grund av personliga skäl Uppsägning på grund av arbetsbrist 16/57

18 Grafisk beskrivning av processen Avslut av anställning Beskrivning av aktiviteter i processen Avslut av anställning 1 säger upp sig/blir uppsagd 2 Skicka underlag för uppsägning 3 Registrera avslut i lönesystemet Skickas till Slutlön utbetalas månaden efter anställningens upphörande 4 Lönekörning Finns beskriven 5 Registrera slutlön Finns beskriven 1.13 Slutlön Attesterat och korrekt underlag ska ha inkommit till senast den 7:e i månaden 17/57

19 1.11 Avslut av anställning sjukersättning heltid Vid sjukersättning på heltid lämnar besked om att anställningen upphör. n har rätt att överklaga Försäkringskassans beslut om sjukersättning inom två månader från mottagande av beslutet. Slutlön utbetalas först när överklagandetiden har passerats och besked om att anställningen upphör har inkommit till. Grafisk beskrivning Sjukersättning heltid, avslut av anställning Beskrivning av aktiviteter i processen Sjukersättning heltid, avslut av anställning 1 Beslut om Beslut fattas av Extern sjukersättning heltid Försäkringskassan Försäkringskassan 2 Lämna beslut om sjukersättning på heltid 3 Skicka beslut från Försäkringskassan samt besked att anställning upphör med anledning av hel sjukersättning Lämnas till Skickas till Inom två månader från mottagande av beslut från Försäkringskassan om hel sjukersättning har medarbetaren rätt att överklaga beslutet 18/57

20 4 Avslut av anställning Finns beskriven 1.11 Avslut av anställning När överklagandetiden har passerats och besked om att anställningen upphör har inkommit till 1.12 Slutlön Slutlön utbetalas månaden efter anställningens upphörande. ns egenrapportering ska vara attesterad av chef innan slutlön utbetalas. Grafisk beskrivning av processen Slutlön Beskrivning av aktiviteter i processen Slutlön 1 Ta fram bevakningslista avslut för föregående månad 2 Kontakta chef och informera om att attest saknas 3 Registrera lönearter för slutlön Avser medarbetare som slutat föregående månad och ska få slutlön utbetald Används för utbetalning av slutlön ansvarar för att egenrapporteringen är korrekt och attesterad 19/57

21 4 Lönekörning Finns beskriven Lönekörning 1.13 Delpension En medarbetare kan tidigast få delpension från 61 år och som längst tills han/hon fyller 65 år. När en medarbetare får delpension innebär det att medarbetaren går ner i arbetstid och får en utbetalning från SPV. Som mest kan medarbetaren gå ner i arbetstid med 50 procent. Grafisk beskrivning av processen Delpension Beskrivning av aktiviteter i processen Delpension 1 Myndigheten beslutar om delpension 2 Skicka beslut om delpension 3 Återsänd förifylld ansökan till 4 Skicka eventuell förfrågan om uträkning av inkomstbortfall Skickas till SPV Skickas till Gäller bortfall av pensionsgrundande lönetillägg. Skickas till Extern SPV 20/57

22 5 Räkna ut och skicka Gäller bortfall av uppgift om inkomstbortfall pensionsgrundande Lönehand- lönetillägg. läggare Skickas till 6 Komplettera den Skickas till SPV förifyllda ansökan från SPV med inkomstbortfall 7 Mottar ansökan Extern Statens Pensionsverk (SPV) 8 Skicka beslut om Skickas till delpension samt uppgift om arbetstidens förläggning 9 Registrera ledighet pga delpension samt ändra arbetstidsschema i lönesystemet 10 Lönekörning Finns beskriven 21/57

23 2. Registrera löneunderlag 2.1 Timlön och ersättningar Exempel på ersättningar är övertid, beredskap, jour, kvälls-, natt- och helgersättning. Denna delprocess består av två underprocesser. Det som skiljer dem åt är hur inregistrering går till. Manuell registrering utförs i undantagsfall av för t.ex. timanställda som inte har åtkomst till Egenrapportering och saknar källrapportör. Grafisk beskrivning av processen Timlön och ersättningar, Egenrapportering Beskrivning av aktiviteter i processen Timlön och ersättningar, Egenrapportering 1 Registrera timmar Egenrapportering eller ersättningar 2 Attestera Egenrapportering 3 Lönekörning Finns beskriven Enligt tidplan 22/57

24 Grafisk beskrivning av processen Timlön och ersättningar, manuell hantering Beskrivning av aktiviteter i processen Timlön och ersättningar, manuell hantering 1 Fyll i blankett för timlön eller ersättningar 2 Attestera och skicka underlag 3 Registrera uppgifter i lönesystemet 4 Kontrollera antal timmar mot underlag och signera enligt IK-plan Manuell attest Attesterat och korrekt underlag ska ha inkommit till senast den 7:e i månaden för att utbetalas innevarande månad Enligt beslutad IKplan 2015 förebyggande kontroll 5 Lönekörning Finns beskriven 23/57

25 2.2 Arvoden Arvodister har inte tillgång till egenrapportering och skickar därför manuella underlag till chef som attesterar underlagen och vidarebefordrar dem till. Exempel på arvoden är lärararvoden och arvoden för nämnder. Grafisk beskrivning av processen Arvoden Beskrivning av aktiviteter i processen Arvoden 1 Fyll i blankett för arvode 2 Attestera och skicka underlag 3 Registrera uppgifter lönesystemet Manuell attest. Skickas till 4 Lönekörning Finns beskriven Arvodist Attesterat och korrekt underlag ska ha inkommit till senast den 7:e i månaden för att utbetalas innevarande månad 24/57

26 2.3 Utmätning När Kronofogden har beslutat om utmätning av en medarbetares lön skickas ett beslut till / med belopp som ska utmätas samt ett förbehållsbelopp som medarbetaren får behålla. Grafisk beskrivning av processen Utmätning Beskrivning av aktiviteter i processen Utmätning 1 Beslut om utmätning Extern Kronofogden (KFM) 2 Skicka beslut om utmätning Skickas till 3 Registrera utmätning och eventuellt förbehåll i lönesystemet 4 Lönekörning Finns beskriven 5 Rapportera Kronofogdens webb om avdraget/ej avdraget utmätningsbelopp KFM Webb 25/57

27 6 Skicka underlag för utbetalning 7 Bokför och utbetala avdraget belopp 8 KFM erhåller avdraget belopp Redovisas och betalas till KFM / Ekonomi För med avtal om ekonomirelaterade tjänster hanteras detta av Ekonomi För med avtal om ekonomirelaterade tjänster hanteras detta av Ekonomi 2.4 Sjukfrånvaro Sjukfrånvaro som hanteras inom denna process: Sjukdom Förebyggande sjukpenning Rehabiliteringspenning Sjukadministration URA, manuell hantering Denna delprocess består av två underprocesser. Det som skiljer dem åt är hur inrapportering går till. Grafisk beskrivning av processen Sjukfrånvaro 1-14 kalenderdagar 26/57

28 Beskrivning av aktiviteter i processen Sjukfrånvaro 1-14 kalenderdagar 1 blir sjuk 2 Anmäl sjukfrånvaro till 3 Ta emot sjukanmälan Egenrapporte- och registrera ring första sjukdag i egenrapportering 4 Skicka kopia av läkarintyg vid frånvaro över sju kalenderdagar 5 Ta emot och arkivera kopia på läkarintyg 6 Registrera sjukfrånvaro i egenrapportering efter återkomst till arbetet Skickas till Vid frånvaro t.o.m. 14 kalenderdagar Egenrapportering 7 Attestera Egenrapportering 8 Importera sjukfrånvaro till lönesystemet 9 Lönekörning Finns beskriven Bevakar och påminner om läkarintyg Ange sjuk t.o.m. vid återkomst till arbetet Enligt tidplan 27/57

29 Grafisk beskrivning av processen Sjukfrånvaro över 14 kalenderdagar Beskrivning av aktiviteter i processen Sjukfrånvaro över 14 kalenderdagar 1 fortsatt sjuk efter 14 dagar 2 Skicka original av läkarintyg till Försäkringskassan och kopia till 3 Ta emot och arkivera kopia av läkarintyg 4 Meddela personnummer, namn, sjukfrånvaro from-tom samt omfattning 5 Registrera sjukfrånvaro i lönesystemet och anmäl sjukfrånvaro till Försäkringskassan Vid frånvaro över 14 kalenderdagar räknat från första sjukdag Anmälan till Försäkringskassan görs fr.o.m. sjukdag 15 6 Lönekörning Finns beskriven Försäkringskassan webb Bevakning av rehabilitering hanteras av Meddela även sjukfrånvarons första dag. Tag bort första sjukdag i egenrapportering 28/57

30 7 Meddela om T.ex. när en eventuell avvikelse medarbetare börjar mot läkarintyg arbeta tidigare än tidigare meddelat 8 Ändra/avsluta sjukfrånvaro 9 Lönekörning Finns beskriven Om ingen uppgift om förlängning av sjukfrånvaro lämnats avslutas sjukfrånvaron Om medarbetaren har avvikelse mot läkarintyg meddelar medarbetaren själv Försäkringskassan Utbetalning av sjukpenningtillägg vid sjukpenning på normalnivå även efter dag 365 i sjukperioden Den som har en allvarlig sjukdom kan ansöka hos Försäkringskassan om att få behålla sjukpenning på normalnivå även efter 365 dagars sjukdom. Enligt Villkorsavtalet ska medarbetare vilka erhållit ett sådant beslut och som har lön över basbeloppstaket få sjukpenningtillägg utbetalat baserat på sjukpenning på normalnivå istället för fortsättningsnivå. Vid beslut om sjukpenning på normalnivå från dag 366 från Försäkringskassan ska medarbetaren skicka kopia av beslutet till. Därefter registrerar uppgift i lönesystemet om att sjukpenningtillägg ska utbetalas baserat på normalnivå. Utbetalning av fler dagar med sjukpenning på fortsättningsnivå Om medarbetaren i undantagsfall har fler dagar med sjukpenning på fortsättningsnivå efter dag 915 betalas sjukpennigtillägg över basbeloppstaket även fortsättningsvis med 72,75 procent. Beslutet från Försäkringskassan skickas till. 2.5 Sjuk- och aktivitetsersättning, partiell Personer som är under 30 år och har varit sjukskrivna i minst ett år kan ansöka om aktivitetsersättning. Försäkringskassan beslutar om och betalar ut ersättningen. Personer som har en stadigvarande sjukdom och är mellan år kan ansöka om sjukersättning. Försäkringskassan beslutar om och betalar ut ersättningen. 29/57

31 Grafisk beskrivning av processen Sjuk och aktivitetsersättning, partiell Beskrivning av aktiviteter i processen Sjuk- och aktivitetsersättning, partiell 1 Beslut om partiell Extern sjuk- eller aktivitetsersättninkassan Försäkrings- (FK) 2 Skicka beslut Skickas till 3 Skicka beslut samt uppgift om arbetstidens förläggning 4 Registrera sjuk- eller aktivitetsersättning samt ändra arbetstidsschema i lönesystemet 5 Lönekörning Finns beskriven Skickas till 30/57

32 2.6 Arbetslivsintroduktion vid sjukdom Arbetslivsintroduktion erbjuds av Försäkringskassan till de som har haft sjukpenning maximal tid. Arbetslivsintroduktion kan pågå i högst tre månader och under denna period får den anställde aktivitetsstöd av Försäkringskassan. Grafisk beskrivning av processen Arbetslivsintroduktion vid sjukdom Beskrivning av aktiviteter i processen Arbetslivsintroduktion vid sjukdom 1 Initiering av arbetslivsintroduktion 2 Fyll i blankett för Använd blankett tjänstledighet. för ledighetsan- Vid partiell arbetslivsintroduktion sökan ange arbetstidens förläggning 3 Attestera och skicka ansökan Manuell attest. Skickas till Attesterat och korrekt underlag ska ha inkommit till senast den 7:e i månaden för att utbetalas innevarande månad 31/57

33 4 Registrera tjänstledighet i lönesystemet. Ändra arbetstidsschema vid partiell tjänstledighet 5 Lönekörning Finns beskriven 6 Arbetslivsintroduktion Tjänstledighet upphör upphör 7 Meddela nästa steg efter arbetslivsintroduktion 8 Mottag information om nästa steg och eventuellt åtgärda Meddela Vid utebliven information om nästa steg upphör tjänstledighetsavdrag och lön utbetalas 2.7 Ledighet Ledigheter som bl.a. hanteras inom denna process: Semester Barns födelse eller adoption Examen eller tentamen Fackligt uppdrag Flyttledighet Föräldraledighet Kompensationsledighet Närståendevård Offentligt uppdrag Partiell tjänstledighet (enskild angelägenhet) Släktangelägenhet Studieledighet Tjänstgöring inom totalförsvaret Tjänstledighet för att prova annan anställning Vård av sjukt barn Ledighet med lön, tjänstebefrielse Ledighet utan lön Olovlig frånvaro Denna delprocess består av två underprocesser. Det som skiljer dem åt är hur inrapportering går till. Manuell registrering utförs i undantagsfall av för medarbetare som inte har åtkomst till egenrapportering och som saknar källrapportör. 32/57

34 Grafisk beskrivning av processen Ledighet, Egenrapportering Beskrivning av aktiviteter i processen Ledighet, Egenrapportering 1 Initiera ledighet 2 Registrera ledighet i Egenrapportering egenrapportering. Vid partiell ledighet ange arbetstidens förläggning 3 Attestera Egenrapportering 4 Ändra arbetstidsschema 5 Lönekörning Finns beskriven 6 Uttag av föräldrapenning på sjukpenningnivå 7 Skicka utbetalningsbesked från Försäkringskassan som visar utbetald föräldrapenning 8 Registrera föräldrapenningtillägg i lönesystemet Vid hel ledighet för annat arbete ange om den nya anställningen ger pensionsrätt/ej pensionsrätt Enligt tidplan 33/57

35 9 Lönekörning Finns beskriven Grafisk beskrivning av processen Ledighet, manuell hantering Beskrivning av aktiviteter i processen Ledighet, manuell hantering 1 Initiera ledighet medarbetare 2 Fyll i blankett för ledighet. Vid partiell ledighet ange arbetstidens förläggning 3 Attestera och skicka underlag 4 Ändra arbetstidsschema Manuell attest. Skickas till Vid hel ledighet för annat arbete ange om den nya anställningen ger pensionsrätt/ej pensionsrätt Attesterat och korrekt underlag ska ha inkommit till senast den 7:e i månaden för att utbetalas innevarande månad 34/57

36 5 Registrera uppgifter i lönesystemet 6 Lönekörning Finns beskriven 7 Uttag av föräldrapenning på sjukpenningnivå 8 Skicka utbetalningsbesked från Försäkringskassan som visar utbetald föräldrapenning 9 Registrera föräldrapenningtillägg i lönesystemet 10 Lönekörning Finns beskriven 2.8 Resor och utlägg Följande slag av resor och utlägg hanteras inom denna process: Resor, inrikes och utrikes traktamenten och förrättningstillägg Restidsersättning Bilersättning, egen bil Bilersättning, förmånsbil Utlägg Friskvårdsbidrag Läkemedelsersättning Sjukvårdsersättning Representation Denna delprocess består av två underprocesser. Det som skiljer dem åt är hur inrapportering går till. Manuell registrering utförs i undantagsfall av för t.ex. timanställda som inte har åtkomst till Egenrapportering och saknar källrapportör. 35/57

37 Grafisk beskrivning av processen Resor och utlägg Egenrapportering Beskrivning av aktiviteter i processen Resor och utlägg Egenrapportering 3 Vid utlägg skicka underlag och originalkvitton Skickas till 4 Granska underlag Skicka tillbaka till medarbetare för korrigering eller godkänn för attest 5 Korrigera registrering 1 har rest och/eller har utlägg 2 Registrera resa Egenrapportering och/eller utlägg Egenrapportering Egenrapportering 6 Attestera Egenrapportering 7 Lönekörning Finns beskriven Enligt tidplan 36/57

38 Grafisk beskrivning av processen Resor och utlägg, manuell hantering Beskrivning av aktiviteter i processen Resor och utlägg, manuell hantering 1 har rest och/eller har utlägg 2 Fyll i blankett för reseräkning/utlägg och skicka tillsammans med kvitton 3 Granska, attestera och skicka underlag 4 Registrera uppgifter i lönesystemet 5 Vid kostnadsersättning över 5.000:- kontrollera och signera enligt IKplan Skickas till Manuell attest. Attesterat underlag tillsammans med kvitton skickas till Enligt beslutad IKplan förebyggande kontroll 6 Lönekörning Finns beskriven Attesterat och korrekt underlag ska ha inkommit till senast den 7:e i månaden för att utbetalas innevarande månad 37/57

39 2.9 Intresseavdrag Intresseavdrag ingår inte i standardutbudet utan är en tilläggstjänst. Grafisk beskrivning av processen Intresseavdrag Beskrivning av aktiviteter i processen Intresseavdrag 1 Behov av löneavdrag uppstår 2 Administrera underlag för intresseavdrag 3 Registrera intresseavdrag i lönesystemet 4 Lönekörning Finns beskriven Skickas till 38/57

40 3. Lönebearbetning Portal är ett stöd för chefer och nås en webblänk. Rapporter för chefer i Portal Semesterlista Personalkort Anhöriguppgifter Adress- och telefonlista Saldon för ledigheter och tillägg Månadsjournal Årsjournal Tjänstgöringsuppgift Aviseringar/påminnelser för chefer i Portal Attestering som slutar Tjänstledighet upphör Avslutade kopplingar Fler än 6 sjukperioder Bevakningslista avslut Lönekostnadsspecifikation, sammanslagen Bemanningstablå Organisationstablå Behörighetsprofil per användare Attesterare per attestkedja Aviseringar/påminnelser skickas automatiskt, till chefens portal, i god tid före händelsen inträffar, och visas på startsidan i portalen. Attest- och ledighetsöversikt Från portalen når chefen sin attestbild och kan attestera medarbetarens registreringar. Från attestbilden kan chefen nå en översiktsbild där all frånvaro för hela enheten visas på ett överskådligt sätt. När något finns att attestera skickas ett påminnels till chefen. Mailet innehåller en länk till portalen. 39/57

41 Varje månads lönekörning regleras av en tidplan framtagen av CGI/ för respektive månad, baserad på utbetalningsdagar enligt Villkorsavtalet. Maskinella kontroller i vid lönekörning Vid varje lönekörning skapas en Fel- och signallista där eventuella felaktigheter framgår. Signal ges på listan vid exempelvis för höga belopp på specifika lönearter där denna kontroll aktiverats av systemleverantör/systemadministratör. Grafisk beskrivning av processen Lönekörning 40/57

42 Beskrivning av aktiviteter i processen Lönekörning 1 Importera från egenrapportering 2 Kontroll mot kodplan och kontroll av regelverk 3 Preliminär lönekörning 4 Kontrollera resultat av preliminär lönekörning 5 Kontrollera Fel- och signallista och korrigera felaktigheter En Fel- och signallista skapas i samband med löneberäkningen 6 Definitiv lönekörning 7 Kontrollera Fel- och signallista 8 Kontrollera utdata 9 Mottag utdata och kontrollera resultat av definitiv lönekörning 10 Överföring av filer Egenrapporteringen ska vara attesterad enligt tidplan för att avdrag/tillägg ska dras/utbetalas innevarande månad Enligt tidplan Eventuellt behov av korrigering meddelas snarast Vid eventuella oklarheter kontakta utsedd kontaktperson hos. Detta är även en förebyggande kontroll vilken utförs enligt rutin beskriven i beslutad IK-plan 2015, bl.a. kontrolleras varningar om höga brutto- och nettolöner negativa löner Enligt tidplan Kontrollera mot preliminär Fel- och signallista Eventuellt behov av att stoppa lön meddelas snarast 41/57

43 11 Vidarebefordra filer Extern till Agv, SCB, SPV, CGI respektive bank m.fl. 12 Eventuellt stoppa lön eller korrigera lönen vid kommande löneutbetalning 13 Bokför lönefil och bekräfta inläsning / Ekonomi 14 Underteckna utbetalningsunderlag Enhetschef 15 Byte av löneperiod 16 Bemyndiga bankfil 17 Lön utbetalas Respektive bank Respektive bank För med avtal om ekonomirelaterade tjänster hanteras detta av Ekonomi I CGIs dokument information till externa intressenter finns angivet vilka rapporter som systemleverantören CGI levererar till Arbetsgivarverket, KP/Alecta, Nordea och Danske Bank, Statistiska centralbyrån, Skatteverket och Statens Pensionsverk. Arbetsgivarverket Löne/anställningsstatistik levereras i mars och september varje år. Tidsanvändningsstatistik levereras på begäran. KP/Alecta För ITP-avtalet på privata marknaden levereras varje månad förändring av den pensionsgrundande lönen. Nordea och Danske bank Uppgift om varje löntagares personnummer, adress samt nettolön levereras varje månad. SCB Statistiska Centralbyrån Konjunkturstatistik över sjuklöner, k sju, levereras varje månad. Strukturlönestatistik för statlig/privat sektor (SLP) levereras varje månad. Kortperiodisk sysselsättningsstatistik statlig/privat sektor (KSO/KSP) levereras varje månad. Statistik för universitet och högskolor levereras i november varje år. Skatteverket I november varje år skickas en frågefil till Skatteverket om aktuella skatteuppgifter för de medarbetare som finns anställda hos myndigheten i november. Kontrolluppgifter levereras i januari varje år. 42/57

44 SPV PA 03 levereras varje månad. Frivillig Kåpa-avgift levereras varje månad. Kåpa-Extra avgift levereras varje månad. PA-91 levereras i december varje år. PA-74 levereras i december varje år. 3.2 Manuell utbetalning Vid felaktig lön orsakad av görs manuell utbetalning på begäran av medarbetaren. Vid felaktig lön orsakad av görs manuell utbetalning efter begäran/skriftligt beslut av behörig vid. Grafisk beskrivning av processen Manuell utbetalning Beskrivning av aktiviteter i processen Manuell utbetalning 1 Felaktig lön 2 Kontakta angående felaktig lön 43/57

45 3 Korrigera felaktigheter samt registrera manuell utbetalning i lönesystemet 4 Skicka underlag för utbetalning 5 Manuell utbetalning / Ekonomi 6 Mottar utbetalning 7 Korrigera felaktigheter i lönesystemet 8 Lönekörning Finns beskriven Vid felaktig lön orsakad av görs manuell utbetalning efter begäran/beslut av behörig vid För med avtal om ekonomirelaterade tjänster hanteras detta av Ekonomi 44/57

46 3.3 Återkrav av för mycket erhållen lön Om en medarbetare har erhållit för mycket lön informeras medarbetaren brev om den uppkomna skulden. Om möjlighet finns reglerar skulden vid kommande utbetalningar. Om möjlighet inte finns att reglera skulden vid kommande utbetalningar skickar ett fakturaunderlag till alt Ekonomi som tar över administrationen av återkravet. Grafisk beskrivning av processen Återkrav av för mycket erhållen lön Beskrivning av aktiviteter i processen Återkrav av för mycket erhållen lön 1 Löneskuld uppstår 2 Beräkna och Kontroll och eventuellt korrigera i beräkning av faktisk lönesystemet nettolöneskuld för återbetalning 3 Informera om skuld brev 45/57

47 4 Löneskuld regleras kommande löneutbetalningar 5 Upprätta och skicka fakturaunderlag 6 Registrera skuld betald i lönesystemet 7 Skriv faktura och ta över indrivning Skickas till / Ekonomi 8 Återkrav avslutat 9 Avskriva skuld? tar ställning till om skuld ska avskrivas 10 Återkoppla till att skuld är avskriven 11 Ändra bruttolön och skatt Gäller då skuld är avskriven 12 Lönekörning Finns beskriven / Ekonomi Ekonomisystem För med avtal om ekonomirelaterade tjänster hanteras detta av Ekonomi För med avtal om ekonomirelaterade tjänster hanteras detta av Ekonomi Om skuld inte ska avskrivas driver Ekonomi in skulden Kontrolluppgift behöver rättas om skulden uppkommit under tidigare inkomstår 46/57

48 4. Förvalta och underhålla systemet 4.1 Administration av egenrapportör Denna process beskriver administration av nya medarbetare samt borttag av medarbetare kopplade till egenrapportering. Det är samma process vid nyupplägg och borttag av medarbetare. Grafisk beskrivning av processen Administration av egenrapportör Beskrivning av aktiviteter i processen Administration av egenrapportör 1 anställs/slutar 2 Nyanställning Finns beskriven 1.1 Nyanställning 3 Avslut av anställning Finns beskriven 1.11 Avslut av anställning 4 Registrera medarbetarens användarnamn och behörighet som egenrapportör / Systemadministratör n måste vara registrerad i lönesystemet innan det är möjligt att registrera medarbetaren som egenrapportör 47/57

49 5 Avaktivera medarbetaren som / egenrapportör Systemadministratör 6 n är registrerad/borttagen som egenrapportör 4.2 Administration av behörigheter Denna process beskriver administration av medarbetare som har ytterligare behörigheter än egenrapportör, t.ex. chefer och administratörer som ska registrera och attestera i egenrapporteringen. Grafisk beskrivning av processen Administration av behörigheter Beskrivning av aktiviteter i processen Administration av behörighet 1 Ny/ändrad/borttag av behörighet Gäller attestanter (granskare/beviljare/ godkännare) samt medarbetare med speciella behörigheter eller kontrollfunktioner t.ex. behörighet för personalavdelning och ekonomiavdelning 48/57

50 2 Fyll i blankett Skickas till 3 Registrera/ändra/ta bort behörighet i lönesystemet. Återkoppla till 4 Mottar information om behörighet 5 Behörighet är upplagd/ändrad/avslutad Systemadministratör Blanketten ska vara underskriven av behörig person i enlighet med :s attest- och delegationsförteckning eller motsvarande Återkoppling ges ärendet till 4.3 Mindre omorganisation Här avses en omorganisation som rör <25 % av antalet anställda dock max 100 anställda. Underlag lämnas senast två månader innan omorganisationen träder i kraft eller enligt överenskommelse. Grafisk beskrivning av processen Mindre omorganisation 49/57

51 Beskrivning av aktiviteter i processen Mindre omorganisation 1 Omorganisation initieras 2 Skicka underlag Skickas till. Alternativt skickas lösenordskrypterad excelfil för import i 3 Registrera nya koddelar vid behov i Ekonomisystemet 4 Registrera uppgifter i lönesystemet 5 Lönekörning Finns beskriven / Ekonomi Systemadministratör/ Lönehandhandläggare Ekonomisystem Ska skickas in senast två månader i förväg eller enligt överenskommelse. Import av excelfil görs av CGI Överförs därefter till integration. För med avtal om ekonomirelaterade tjänster hanteras detta av Ekonomi 50/57

52 4.4 Årsrutiner Grafisk beskrivning av processen Årsrutiner Beskrivning av aktiviteter i processen Årsrutiner 1 Initiera årsskifte Extern CGI 2 Skicka CSRförfrågan Skickas till Skatteverket Extern CGI 3 Kontrollera/rätta eventuella minusbelopp Lönehandlatorer i ackumuläggare 4 Lönekörning Finns beskriven Görs i november Vid decembers lönekörning: n får lönespecifikation/kontrolluppgift hemskickad. Fil för kontrolluppgifter skickas till Skatteverket 51/57

53 5 Kontrollera kontrolluppgiftslistan och Lönehand- rätta eventuella fel. läggare Skicka eventuell manuell kontrolluppgift till medarbetaren Vid lönekörning i december skapas en kontrolluppgiftslista: Om det i listan anges MANUELL skickas ingen kontrolluppgift till Skatteverket och medarbetaren får en felaktig lönespecifikation/kontrolluppgift. Rätta felaktiga ackumulatorer och gör en 13:e lönekörning. 6 Mottar ny kontrolluppgift 7 Eventuell 13:e lönekörning 8 Läs in skattetabeller för nytt år 9 Läs in skatteuppgifter från CSR för nytt år 10 Kontrollera lista från CSR-inläsning Extern CGI Systemadministratör Om det i listan anges SÄRSK KONTRUPPG skickas kontrolluppgift till Skatteverket men medarbetaren får ingen lönespecifikation/kontrolluppgift. En manuell kontrolluppgift måste skrivas och skickas till medarbetaren Ny fil för kontrolluppgifter för hela myndigheten skickas till Skatteverket. Ny kontrolluppgift skrivs ut av och skickas till de medarbetare som ingår i 13:e lönekörningen Registrera skatteuppgifter för arbetstagare som har text Preliminär skatt saknas 52/57

54 11 Uppdatera Extern Skatteverkets och CGI Arbetsgivarverkets beslutade belopp och procentsatser 12 Registrera helgdagar, dagar med arbetstidsförkortning och sommar/vintertid 13 Lönekörning Finns beskriven 3.1 Lönekörning Systemadministratör Te.x. arbetsgivaravgifter, basbelopp, semesterlönegaranti, traktamenten, skattefri km-ersättning, kostavdrag, kostförmån Årets första lönekörning 4.5 Årsrutin semesterbevakning Påminnelse om semester som inte har kunnat läggas ut skickas till 1 gång per år direkt efter februari månads lönekörning på sparade semesterdagar som överstiger 35. Grafisk beskrivning av processen Årsrutin semesterbevakning Beskrivning av aktiviteter i processen Årsrutin semesterbevakning 1 Skicka rapport på medarbetare som har över 35 sparade semesterdagar 2 Meddela om administration av semester Skickas till Skickas efter lönekörning i februari 53/57

55 3 Registrera enligt Efter svar från svar från 4 Registrera semesterlön Vid uteblivet svar från 5 Lönekörning Finns beskriven Semesterlön för semester som inte har kunnat läggas ut registreras på april månads lön 4.6 Nya/ändrade uppgifter i styrtabeller Ändring kan behöva göras i styrtabeller vid nya/ändrade centrala och lokala avtal. Grafisk beskrivning av processen Nya/ändrade uppgifter i styrtabeller 54/57

56 Beskrivning av aktiviteter i processen Nya ändrade uppgifter i styrtabeller 1.1 Nytt lokalt avtal sluts 1.2 Skicka nytt lokalt Skickas till avtal samt tolkning Leveransansvarig 1.3 Informera om lokalt avtal 1.4 Mottar nytt lokalt avtal 1.5 Registrera nytt lokalt avtal och Systemadministratör ska informeras Leveransansvarig Systemadministratör 2.1 Behov av ny löneart 2.2 Beställning av ny löneart 2.3 Beställ ny löneart Beställning görs hos CGI Systemadministratör 2.4 Lägger upp ny löneart 2.5 Mottar information om ny löneart är upplagd 2.6 Mottar information om ny löneart 3.1 Nytt centralt avtal sluts 3.2 Registrera och verifiera ändringar enligt nytt centralt avtal Återkopplar till Systemadministratör Extern CGI Systemadministratör Extern Arbetsgivarverket Extern CGI 4 Verifiera ändringar Systemadministratör 5 Dokumentera förändringar 6 Informera om ändringar i avtal 7 Lönekörning Finns beskriven Systemadministratör Word/Excel Ska även tas upp på operativt forum Informera personal om ändringar i avtal 55/57

57 4.7 Nya/ändrade uppgifter i kodplan Vid nya/ändrade uppgifter i ekonomisystemets kodplan behöver, i vissa fall, kopplingen mellan konto och löneart i skapas/uppdateras. Grafisk beskrivning av processen Nya/ändrade uppgifter i kodplan Beskrivning av aktiviteter i processen Nya ändrade uppgifter i kodplan 1 Initiera förändring i kodplan 2 Skicka information Skickas till om förändring Lön och / Ekonomi 3 Uppdatera koppling mellan konto och löneart 4 Registrera ändring i kodplan i ekonomisystemet 5 Överföring av uppgifter till lönesystemet integration Görs schemalagda körningar Systemadministratör / Ekonomi Ekonomisystem För med avtal om ekonomirelaterade tjänster hanteras detta av Ekonomi 56/57

58 6 Registrera uppgifter Beroende på typ av. på anställningen ändring i kodplan 7 Lönekörning Finns beskriven 57/57