PROJEKTPLAN FÖR UTVECKLINGSPROJEKTET Hur kan fullmäktige använda återredovisningen från nämnderna som styrinstrument?
Hur kan fullmäktige använda återredovisningen från nämnderna som styrinstrument? Datum: 2009-03-24 Beställare: Kommunfullmäktiges presidium Bakgrund Sveriges kommuner och landsting (SKL) har under en period anordnat konferenser med syfte att utveckla fullmäktige. Under dessa konferenser har diskussionerna visat att metoderna för nämndernas återredovisning varierar stort mellan Sveriges kommuner om de överhuvudtaget finns med på fullmäktiges dagordning. Att under verksamhetsåret aktivt följa upp de uppdrag som kommunfullmäktige lämnat till nämnderna ansågs vara ett sätt att stärka fullmäktige som uppdragsgivare och ansvarsutkrävare. Hur kan fullmäktige använda återredovisningen från nämnderna som styrinstrument är ett utvecklingsnätverk som Piteå kommun deltar tillsammans med Åsele, Vimmerby, Västerås och Sollentuna kommun i Sveriges kommuners och landstings (SKL s) regi. Syfte och mål med projektet Det övergripande syftet med utvecklingsnätverket är att diskutera och utveckla olika metoder för återredovisning från nämnderna och kommer att innehålla såväl erfarenhetsutbyte, kunskapsinhämtning som praktiskt utvecklingsarbete i kommunerna. Piteå kommuns syfte med deltagandet i utvecklingsnätverket är att förbättra dialogen mellan fullmäktige och nämnderna samt att skapa ett ökat förtroende för kommunal verksamhet. Målet med deltagandet i utvecklingsnätverket är att få till stånd en väl fungerande återrapportering till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige, att på ett bra sätt få in återredovisningen i fullmäktiges sammanträdesplanering så att kommunfullmäktiges roll tydliggörs, upprätta arbetsrutiner för hur återrapporteringen ska se ut samt upprätta ett styrande dokument i form av riktlinjer för att få stöd i det dagliga arbetet med återrapportering. Slutligen är målet med projektet att utveckla en ny metod för nämndernas återredovisning i fullmäktige. Målgrupp och intressenter Målgrupp för kommunens projekt är förtroendevalda i kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, nämnderna samt tjänstemän i kommunens förvaltningar. Intressenter är övriga kommuner i Sverige. Projektets omfattning och avgränsning Projektet omfattar tre delar; 1. Utveckla en ny metod för nämndernas återredovisning till fullmäktige. 2. Styrande dokument upprätta riktlinjer för återrapportering och se över nämndernas reglementen om de behöver uppdateras beträffande återrapportering.
3. Upprätta arbetsrutiner för hur återrapporteringen ska ske rent praktiskt. 4. Informera, involvera och implementera. Projektet kommer att pågå under perioden 2009 till halvårsskiftet 2010. Kostnad och resurser Projektet bedrivs med tillgängliga resurser och ska prioriteras i den löpande verksamheten. Kostnader för nedlagd arbetstid, ersättningar till förtroendevalda belastar ordinarie anslag för respektive nämnd och styrelse. Tidplan Tid Åtgärd Ansvar 30 april 2009 Bifogat projektplan till SKL Maria Jonsson 30 april 2009 Komma med förslag till innehåll till mötet den 27 maj Alla projektdeltagare från Piteå kommun 27 maj 2009 Möte med utvecklingsnätverket i Stockholm L-O.P., Maria Jonsson, Inger 29-30/9 2009 Träff med utvecklingsnätverk i Stockholm L-O.P., Rut Rahkola, Maria Jonsson, Inger Hösten 2009 Upprätta riktlinjer för återrapportering av uppdrag från kommunfullmäktige och kommunstyrelsen. Maria Jonsson och Inger Höst 2009 Vår 2010 Höst 2009 Vår 2010 Löpande under projektets gång Under projektets gång Styrande dokument se över nämndernas reglementen beträffande hur återrapportering ska ske. Skapa och tillämpa dagliga arbetsrutiner för återrapporteringen Informera nämnder, ordförandegrupp, gruppledare, ledamöter, förvaltningschefer, nämndssekreterare, berörda handläggare, informera på arbetsplatsträffar om detta projekt och dess syfte och mål, vad som pågår och vad det ska leda till. Att under projektets gång låta alla nämnder prova på att återredovisa till fullmäktige på det sätt som Barnoch utbildning återrapporterar kvalitetsredovisningen till kommunfullmäktige. Maria Jonsson och Inger Maria Jonsson och Inger Lars-Olof Pettersson, Rut Rahkola, Maria Jonsson, Inger Fullmäktiges presidium
Under projektets gång Augusti september 2010 Delta på nätverksträffar med övriga kommuner inom ramen för SKL s utvecklingsnätverk. Utvärdering och slutrapport Projektet avslutas och övergår till ny metodik och rutin för återrapportering Alla projektdeltagare från Piteå kommun Del etappmål Delmål 1 att utveckla en ny metod för nämndernas återredovisning till kommunfullmäktige, eventuellt i enlighet med Barn- och utbildnings kvalitetsredovisning. Genom detta utökas antalet tillfällen per år som återredovisning från nämnderna till fullmäktige genomförs. Delmål 2 att ha upprättat riktlinjer för hur återrapporteringen ska gå till. Delmål 3 att ha gått igenom nämndernas reglementen för att se om något behöver förändras beträffande nämndernas återredovisning till kommunfullmäktige. Projektorganisation Projektorganisationen är utformad med en ledningsgrupp bestående av kommunfullmäktiges presidium, en arbetsgrupp bestående av kommunsekretare och utredare vid kommunledningskontoret samt de tjänstemän som vid behov behöver kopplas in i projektet. Ledningsgrupp och projektledare Ledningsgruppen är tillika projektets styrgrupp. Ledningsgruppens ansvar är att föra ut information i den politiska organisationen om vad som pågår i projektet, att involvera nämnder och förtroendevalda i projektet och att föra åter synpunkterna in i projektet till alla projektdeltagare. Projektledare för projektet är kommunfullmäktiges ordförande. Projektledarens uppdrag är att leda och samordna arbetet i projektet. Risker och åtgärder Projektets förankring har avgörande betydelse för att det ska bli framgångsrikt. En risk kan vara att projektet inte förankras nog bra bland nämnder och förvaltningar. För att motverka detta ska det löpande informeras så mycket som möjligt om pågående arbete. Inga nya resurser har tillförts projektet, därmed finns en viss risk att förändringarna möter motstånd då återredovisningen från nämnderna kräver extra arbetsinsatser. För att undvika att andra arbetsuppgifter prioriteras före detta utvecklingsarbete krävs det en öppen attityd och en helhetssyn från ansvariga förtroendevalda och tjänstemän så att projektet blir genomförbart. Det är också viktigt att påtala den möjlighet som projektet medför för nämnder och förvaltningar att inför fullmäktige få redovisa sin verksamhet. I och med att nya krav,
förväntningar och engagemang ställs på förtroendevalda och tjänstemän måste utvecklingsarbetet och de nya rutinerna utgå från detta. Projektavslut Efter det sista mötet inom utvecklingsnätverket kommer en kortare slutrapport att skrivas för att se om projektet uppnått de förutsatta målen. INFORMATIONSPLAN All information, såväl den interna som den externa, ska stödja projektets syfte och mål. Intern kommunikation Den interna kommunikationen inom projektet syftar till att skapa helhetssyn och få en överblick över vad som sker inom ramen för projektet. Den interna kommunikationen innefattas också av information till förtroendevalda, chefer och medarbetare. En förutsättning för en effektiv extern kommunikation är en god intern kommunikation. Extern kommunikation En del av kommunikationen ska kommuniceras externt. Den externa kommunikationen riktar sig främst till övriga kommuner som deltar i projektet; Åsele, Jönköping, Vimmerby, Sollentuna och Västerås. Målgrupper för kommunikation Interna målgrupper Kommunens politiker och tjänstemän i ledande ställning Berörd personal Förvaltningar inom den egna kommunen Informatörer Nämndssekreterargruppen Intressenter Övriga kommuner i projektet; Åsele, Jönköping, Vimmerby, Sollentuna och Västerås. Externa målgrupper Övriga kommuner Kommunikationskanaler och aktiviteter Strategier för att nå ut till målgrupperna och intressenterna: Interna kanaler Kommunens intranät samt webbplats Möten Externa kanaler Kommunens webbplats Möten
Tidsplan Information om projektet ska spridas till respektive målgrupp snarast efter varje informationsvärd aktivitet eller enligt fastställd tidsplan. Öppenhet Projektets arbete ska bedrivas med stor öppenhet för att tillförsäkra projektet adekvat kompetens och kunskap, underlätta förankring och genomförande.