Upphandling av produktionssystem för läromedelsframställning

Anbudsinbjudan 2015-08-18 Dnr UPP 2014/166 Anbudsinbjudan och förfrågningsunderlag: Upphandling av produktionssystem för läromedelsframställning

Innehållsförteckning Anbudsinbjudan och förutsättningar... 2 Orientering om upphandlingen... 2 Upphandlande enhet... 2 Läromedelsavdelningen... 2 Upphandlingsform... 2 Allmänna anbudsförutsättningar... 3 Anbudets innehåll... 3 Prövning av anbud... 3 Priser... 3 Frågor och kontaktperson... 3 Anbudsgivares begäran om sekretess... 4 Meddelande om Beslut och Upphandlingskontrakt... 4 Förfrågningsunderlag... 5 1 Krav på leverantören... 5 1.1 Inledning... 5 1.2 Resurser och kompetens Verksamhet... 5 1.3 Resurser och kompetens Personal... 5 1.4 Referensuppdrag... 5 1.5 Registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter m m... 6 1.6 Antidiskrimineringskrav... 6 2 Krav på vara och tjänst... 7 2.1 Omfattning... 7 2.2 Bakgrund... 7 2.3 Uppdragets mål och innehåll... 8 2.4 Grundläggande krav på systemet... 10 2.5 Ordlista... 16 2.6 Teknisk beskrivning... 17 3 Anbudsutvärdering... 18 4 Avtalsvillkor... 19 4.1 Avtalsförlaga... 19 Bilagor 1. Skriftlig referens 1 (21)

2. Sanningsförsäkran 3. Begäran om kommersiell sekretess 4. Anbudsformulär 2 (21)

Anbudsinbjudan och förutsättningar Orientering om upphandlingen Specialpedagogiska skolmyndigheten (SPSM) avser att upphandla kompetenta resurser för att ta fram och utveckla en systemlösning som SPSM och avdelningen för läromedel behöver för att effektivisera och få en modern systemlösning för anpassningar av läromedel. Avtalsperiod för avrop av konsultstöd för uppdraget beräknas från 2015-12-01 till 2018-12- 31. Uppdragets omfattning beräknas ligga i nivån 1.500 2.000 timmar. Ingen miniminivå kan garanteras. Upphandlande enhet Specialpedagogiska skolmyndigheten (SPSM) med organisationsnummer 202100-5745 är en rikstäckande myndighet för statens samlade stöd i specialpedagogiska frågor. Alla insatser syftar till att öka kunskapen hos dem som arbetar i kommunerna, så att barn, unga och vuxenstuderande med funktionsnedsättning kan få en utveckling och utbildning som präglas av likvärdighet, rätt till stöd, lika bemötande, full delaktighet, tillgänglighet och jämlika villkor. Vi driver specialskolor för vissa målgrupper, och fördelar vissa bidrag till utbildningsanordnare av vuxenutbildning för studerande med funktionsnedsättning. Vi främjar också utveckling och anpassning av läromedel för barn, unga och vuxna med funktionsnedsättning så att de får tillgång till läromedel som gör det möjligt för dem att uppnå kunskapsmålen i skolan. uvudkontoret finns i ärnösand, verksamheten utgår från våra fem regioner med kontor och specialskolor i ärnösand, Örebro, Stockholm, Göteborg, Malmö, Gnesta och Vänersborg. SPSM har för närvarande ca 1 150 anställda. Mer information om vår verksamhet och organisation finns på vår webbplats www.spsm.se. Läromedelsavdelningen Specialpedagogiska skolmyndigheten anpassar förlagsutgivna läromedel för elever med funktionsnedsättning i förskola, grundskola och gymnasieskola. Att tillgängliggöra läromedel innebär både tekniskt tillgängliggörande och att läromedlen anpassas pedagogiskt. Anpassningsproduktionen sker i flera steg. Exempelvis görs XML-uppmärkning av förlagsfiler i Indien medan efterföljande moment som pedagogisk anpassning och tryckning av punktskrift utförs i Sverige. Varje år görs ca 300 ansökningar om anpassning, av dess genomförs ungefär 220 anpassningar. Varje produktion görs i en kedja på i genomsnitt tio olika arbetsmoment. Produktionskedjan har ungefärligt 15 interna aktörer och ett femtiotal externa aktörer. Vilka arbetsmomenten är varierar från produktion till produktion liksom momentens inbördes beroende av varandra. Upphandlingsform Upphandlingen genomförs som en öppen upphandling enligt bestämmelserna i lagen om offentlig upphandling (2007:1091). Observera att anbud antas utan föregående förhandling 3 (21)

Allmänna anbudsförutsättningar Anbud ska: vara skrivet på svenska språket lämnas skriftligen i ett original, i slutet kuvert innehålla en digital kopia vara myndigheten tillhanda senast 2015-11-01 vara gällande till 2016-04-30 Anbud skickas i neutral försändelse utan företagsbeteckning men försedd med texten Anbud FENIX UPP 2014/166. Observera att anbud via fax eller e-post ej accepteras. Anbudsadress Anbud skall skickas till följande adress: Specialpedagogiska skolmyndigheten uvudkontoret Box 1100 871 29 ÄRNÖSAND Anbud som lämnas personligen eller med bud lämnas på uvudkontoret, besöksadress Magasinsgatan 11, ärnösand. För kännedom vill vi informera om att kontoret har öppet måndag-fredag kl. 08.00-16.00. Utanför kontorstid finns ett brevinkast till vänster om myndighetens entré vid huvudkontoret på Magasinsgatan 11 i ärnösand Anbudets innehåll Anbudet ska innehålla samtliga efterfrågade dokument och redovisningar. Anbudsgivaren ska besvara samtliga frågor alternativt bifoga önskad dokumentation med anbudet. Använd och underteckna bifogat Anbudsformulär, bilaga 4 till detta förfrågningsunderlag. Anbudsgivaren uppmanas att begränsa svaren att omfatta de efterfrågade uppgifterna. Om anbudsgivaren avstår från att svara på något av de ställda kraven kommer detta att tolkas som att kraven inte kan uppfyllas. Prövning av anbud Prövning av anbuden kommer att göras i flera steg. Först prövas om ställda ska-krav och formalia uppfylls. Myndigheten kommer därefter utvärdera och anta anbud enligt vad som anges i avsnitt 3. Priser Pris ska lämnas som timpris för konsultstöd Priser ska anges i SEK, exklusive moms. Frågor och kontaktperson Eventuella frågor ställs till kontaktpersonen Jessica Einarsson. Frågor ska ställas skriftligen, gärna via e-post (jessica.einarsson@spsm.se), och i så god tid att svar kan lämnas senast fem (5) arbetsdagar innan sista dag att lämna anbud. Frågor och svar som har betydelse för anbudslämnande kommer att publiceras på vår webbplats, www.spsm.se. Anbudsgivare är 4 (21)

skyldiga att själva hålla sig uppdaterade under anbudstiden. Det som sagts om frågor och svar gäller även eventuella tillägg eller ändringar av förfrågningsunderlaget. Anbudsgivares begäran om sekretess Efter avslutad upphandling är såväl beslut som samtliga handlingar i upphandlingsärendet normalt offentliga. De rättsliga möjligheterna att sekretessbelägga anbud eller andra handlingar är mycket begränsade när upphandlingen avslutats. Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) kan dock ge skydd åt enskild som ingått avtal med myndighet. Denna sekretess gäller under förutsättning att det av särskild anledning kan befaras att ett offentliggörande kan medföra ekonomisk skada för anbudsgivaren. För att SPSM ska kunna sekretessbelägga anbud eller del av anbud måste anbudsgivaren skriftligen (Se bilaga 5): begära att uppgift ska hållas hemlig ange vilken/vilka uppgift/er som ska gälla som skyddsvärt (normalt hålls inte ett helt anbud hemligt) ange vilken skada han skulle lida om uppgifterna röjs Begäran prövas av SPSM om någon begär att få ta del av handlingarna efter att tilldelningsbeslut skickats ut. Sekretessprövningen kan inte göras i förväg. Prövning av sekretess sker först när någon begär att få ta del av uppgiften eller uppgifterna. Om SPSM gör en bedömning att sekretess föreligger kan beslutet överklagas och prövas i domstol. Observera att garantier för att uppgifterna inte kommer att lämnas ut därför aldrig kan ges. Meddelande om Beslut/Upphandlingskontrakt Så snart Specialpedagogiska skolmyndigheten fattat beslut om vem som tilldelas kontrakt och skälen till det kommer upplysningar härom att tillställas samtliga anbudsgivare. Avtal mellan Specialpedagogiska skolmyndigheten och den utförare som tilldelas kontrakt sluts genom ett upphandlingskontrakt enligt avtalsförlagan. Med upphandlingskontrakt avses ett skriftligt avtal avseende upphandling enligt LOU och som undertecknas av parterna. Avtalet kommer att undertecknas av företrädare för Specialpedagogiska skolmyndigheten tidigast tio (10) dagar efter det att samtliga anbudsgivare fått upplysningar enligt ovan, beroende på reglerna kring överprövning av upphandlingsärenden. Med vänlig hälsning Brita Lundberg Läromedelschef Specialpedagogiska skolmyndigheten 5 (21)

Förfrågningsunderlag 1 Krav på leverantören 1.1 Inledning Nedan anges de krav som ställs på den leverantör som ska tillhandahålla tjänsten/systemlösningen. Nedan efterfrågade dokumentation skall omfatta både anbudsgivande leverantör samt av denne utnyttjade underleverantörer. Specialpedagogiska skolmyndigheten kommer att i förekommande fall begära förtydliganden och/eller kompletteringar för att verifiera att anbudsgivaren uppfyller nedanstående krav. 1.2 Resurser och kompetens - Verksamhet Anbudsgivande företag ska bedriva verksamhet inom området systemutveckling, w3d3 och systemintegration. Anbudsgivaren ska inneha dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet inom området. Anbudet skall innehålla a) En redovisning som visar hur länge verksamheten har bedrivits b) En kortfattad beskrivning av det anbudsgivande företaget (fakta om företaget, verksamhetens inriktning och kompetensresurser) c) Beskrivning av tillvägagångsättet för att arbeta fram den detaljerade kravspecifikationen tillsammans med verksamheten. 1.3 Resurser och kompetens - Personal Uppdraget skall utföras av erforderligt antal personal med adekvat utbildning och erfarenhet av att utföra den här typen av uppdrag, fra med erfarenhet av projekt riktade mot ärendehanteringssystemet w3d3. Eventuella ändringar bland personal som är kopplad till projektet mot Specialpedagogiska skolmyndigheten ska ske i samråd med myndighetens projektledare för att kunna säkerställa fortsatt kvalitativt arbete. Anbudet skall innehålla a) en bekräftelse att ställda krav uppfylls b) namn och CV på aktuella personer c) beskrivning av hur kompetens kan tillhandahållas för att garantera kontinuitet i uppdraget 1.4 Referensuppdrag Anbudsgivande företag skall ha utfört minst två uppdrag (två olika uppdragsgivare) gällande verksamhetsanpassning kopplat till w3d3 liknande vårt tänkta uppdrag med integrationer och systemutveckling. Anbudet skall innehålla a) en kortfattad beskrivning av de två uppdragen som visar att de ovan ställda kraven är uppfyllda 6 (21)

b) minst ett av uppdragen ska styrkas av referens och vara undertecknad av uppdragsgivaren. Referensen skall innehålla information enligt bifogad mall (bilaga 1). 1.5 Registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter mm Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Anbudsgivande företag och i företaget verksamma personer som genom att vara ägare/delägare eller genom sin befattning i företaget har att fatta beslut att företräda detta eller är utsedd att vara ansvarig för utförande av de uppdrag upphandlingen omfattar, får inte vara försatt i konkurs eller likvidation, vara under tvångsförvaltning eller vara föremål för ackord eller tills vidare ha inställt sina betalningar eller vara underkastad näringsförbud eller vara föremål för ansökan om sådana åtgärder. Person i den ovan angivna personkretsen får inte vara dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom eller gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen under de tre senaste åren. Anbudsgivare skall till anbudet bifoga följande handlingar avseende anbudsgivarens företag: a) Kopia på ett högst 6 månader gammalt registreringsbevis för företaget utfärdat av behörig officiell myndighet b) Intyg (bilaga 2) undertecknat av ansvarig firmatecknare som visar att de personer som har inflytande över företagets verksamhet inte har näringsförbud, inte är dömda för brott i yrkesutövningen eller gjort sig skyldiga till allvarligt fel i yrkesutövningen. Intyget skall omfatta de fysiska personer som genom att vara ägare/delägare eller genom sin befattning i företaget har att fatta beslut som berör företagets verksamhet. 1.6 Antidiskrimineringskrav Anbudsgivaren skall vid utförande av den avtalade tjänsten i Sverige följa för varje tid gällande diskrimineringslagstiftning. Om något framkommer som visar att anbudsgivare diskriminerat eller diskriminerar på sådant sätt som närmare anges nedan under senaste tre åren utesluts anbudet. Företrädare för anbudsgivare eller anställd hos honom har i tjänsten och för anbudsgivarens räkning gjort sig skyldig till olaga diskriminering enligt 16 kap. 9 brottsbalken (1962:700). Anbudsgivaren har betalt diskrimineringsersättning enligt 5 kap. 1 och 2 diskrimineringslagen (2008:567) på grund av diskriminering i arbetslivet. 7 (21)

2 Krav på vara och tjänst 2.1 Bakgrund Skolor ansöker om att få förlagsutgivna läromedel tillgängliga och anpassade för elever med svår synnedsättning eller blindhet. Ansökan görs idag via fax, telefon eller e-post, men kommer snart att göras via ett webbformulär i en webbshop som Myndigheten utvecklar. Eleverna går i inkluderad klass och behöver läromedlen samtidigt som de seende klasskamraterna. Läromedelsavdelningen har behov av att optimera produktionen av tekniskt tillgängliggjorda och pedagogiskt anpassade läromedel. Det är nödvändigt att kunna planera produktionen på ett sätt så att kunden (skolorna) levereras produkter inom angiven tid. Efter att Myndigheten tagit emot ansökan startar en process med flera moment och interna och externa aktörer. För att ansökan ska kunna behandlas måste det efterfrågade läromedlet beställas (den tryckta boken. För att produktionsprocessen ska kunna starta krävs även en förlagsfil från förlaget (idag en pdf). Produktionsflödet Beställning av förlagsfiler, böcker Förstudie beslut om produktion Instruktion för uppmärkning editing instructions XML/epub3 uppmärkning Inleveranskontroll korrigering Pedagogisk anpassning Införande av pedagogisk anpassning i filen Granskning Korrigering Produktion av det format kund har beställt Extern leverantör Läromedlet görs tillgängligt tekniskt då förlagsfiler märks upp och får en navigeringsbar struktur, t.ex. rubriknivåer, brödtext, faktarutor mm. Uppmärkning sker av leverantörer i Indien. För att elever som har svår synnedsättning eller blindhet ska kunna använda ett läromedel måste övningar och annat bearbetas och bilder beskrivas. Detta görs av pedagoger som finns på olika platser i Sverige, antingen som enskilda firmor eller som timanställda. Dessa nya inslag i böckerna kodas och läggs in i de uppmärkta filerna. Förutom att övningar görs om, så ritas och trycks det taktila bilder till stora delar av produktionen. Det sker av upphandlade företag som idag finns i Sverige. Färdig produkt produceras av leverantörer i Sverige och skickas sedan direkt till skolorna. Det produceras till exempel e-textböcker och tryckt punktskrift. 2.3 Uppdragets mål och innehåll 8 (21)

2.3.1 Idébeskrivning Det är i nuvarande produktionssystem svårt att göra uppföljningar av processen och de produktioner som är igång liksom att bevaka att olika aktiviteter i processen levererar vidare i kedjan. Bristen på information, styrning och kontroll i det nuvarande systemet har medfört att det skapats sidoordnade system för att följa processen och flödet. Det nuvarande verktyget upplevs som trubbigt och att det finns olika uppfattningar om hur man skall registrera uppgifter i systemet. I dagsläget sker mycket av registreringen i produktionssystemet av administratörerna. Det ger att processen i stor utsträckning går via administratörerna för att gå vidare till nästa aktivitet. Det nuvarande produktionssystemet Fenix är utvecklat av egen personal som behöver frigöras för andra arbetsuppgifter. Det nuvarande systemet kräver mycket tid i underhåll och utveckling. Det kommande systemet måste stödja människorna i produktionen. Systemet skall tala till användaren och vara intuitivt Produktionssystemet har två huvudfunktioner. Det ena är att optimera produktionsflödet, dvs. se till att uppgifter flyttas mellan de olika momenten och roller som ingår i produktionskedjan. Syftet är att: ge bästa möjligheter för varje individ att utföra sina arbetsuppgifter kunna prognostisera arbetet. kunna få en tydlig överblick över hela processen. undvika att aktiviteter blir liggande eller ramlar mellan stolarna. mer arbete skall ske per automatik, för att minska manuella handgrepp uppmuntra till processförbättring. Det andra är att vara en informationsdatabas där uppgifter om produktionen finns samlad. Detta för att: det nya systemet ska fungera som beslutsstödsfunktion innehålla dokumentation om avslag av ansökningar det ska gå att få ut statistik för till exempel antalet olika produkter, kategorier, kunder, produktionstider etc. ge underlag inför upphandling och under gällande avtal kunna se fördelning av volym till leverantörer Myndigheten använder idag ett ärendehanteringssystem som heter W3D3. W3D3 ska ligga som grund till systemstödet som vi vill utveckla. För oss är det viktigt att lösningen är utvecklad med modern teknik och använder de standarder som är vedertagna när det gäller systemutveckling och användbarhet. 2.3.1.1 Dokumenthantering Anpassningar och tillhörande filer kommer att ligga på en nätverksplats på myndigheten, men viss dokumentation som tillhör ärendet kommer att sparas under själva ärendet och ska byggas på w3d3 s dokumenthantering. 9 (21)

Dokument och dokumentmallar som skapas i lösningen behöver skapas med modern teknik och ha myndighetens grafiska layout. Viktigt att se versioner och information om vem som har ändrat i filen. 2.3.1.2 Integrationer Vid ett par tillfällen i processen behöver information både hämtas från myndighetens ekonomisystem Agresso och lämnas tillbaka till systemet på ett kvalitativt och säkert sätt. Likaså behöver information från ärendet i w3d3 fylla på i webbshopen för att enkelt och smidigt visa och informera kunderna om vilken anpassning som finns och är planerade men även vilka ändringar som är dellevererade och när allt är klart. Webbshopen utvecklas i plattformen Episerver och e-handelslösningen Commerce. De integrationer som lösningen kräver behöver skapas upp och kopplas ihop med system på ett säkert sätt där vi kan säkerställa att informationen är rätt och visas rätt i systemen. Det är viktigt att integrationerna byggs upp så att om eventuella fel uppstår, att det lätt kan identifieras och åtgärdas utan att manuell hantering krävs och att information går förlorad. Beskriv i lösningsförslaget hur ni ser att integrationerna ska kvalitetssäkras. ur integrationernas kvalitet ska säkerställas vill vi få beskrivet i lösningsförslaget. WEBBSOP Produktionsflödet Ansökningsformulär ISBN, titel, författare Format, anpassning Mina sidor Kundinloggning Besked om: Avslag/leveranstid etc. Digital distribution Nedladdning av anpassade läromedel Beställning av förlagsfiler, böcker Förstudie beslut om produktion Pedagogisk anpassning Instruktion för uppmärkning editing instructions Införande av pedagogisk anpassning i filen XML/epub3 uppmärkning Granskning Inleveranskontroll korrigering Korrigering Produktion av det format kund har beställt Extern leverantör Information Information Produktregister/kundregister/informationsdatabaser (W3D3, Epi-server, Commerce, Agresso) 2.3.1.3 Konvertering Denna information som idag finns i en Accessdatabas behöver flyttas över in till det nya registret för att hålla all information på ett och samma ställe. Viktigt att all information finns tillgänglig för projektledarna och samordnare och är sökbart. 2.3.1.4 Utveckling av systemlösning i w3d3 W3D3 ska inte påverkas av extern kommunikation mot W3D3:s databas. Externa applikationer och system ska kommunicera med W3D3:s databas genom webbtjänster vilket frikopplar de externa applikationerna från databasen. Vid bygget av webbtjänster ska information inte ändra i befintliga W3D3 komponenter (lagrade procedurer, funktioner, mm) detta är på grund av att vid uppdatering av W3D3 så kommer ändringarna skrivas över med nya filer. 10 (21)

2.4 Beskrivning av funktioner som behöver ingå i systemlösningen. Krav# Kravformulering Krav Nivå L- 1. Varje ansökningsärende som inkommer Myndigheten skall registreras i systemet och kopplas till kund 2. Ansökningsärendet a. Beslut om ansökningsärendet fattas enligt beslutskriterier denna skall finnas som checklista vid ärendestart (se bifogat dokument Beslutskriterier.docx) b. Vid bifall (ja till produktion) till produktion skall det skapas en eller fler kedja/kedjor av aktiviteter c. Vid avslag (nej till produktion), skall det genereras ett underlag automatiskt utifrån checklista och fritextfält d. Underlag från förstudie/beslut skall sparas och vara sökbart 3. Systemet skall vara processorienterat och stödja arbetet i anpassningsfunktionens huvud- och subprocesser. a. Aktiviteter och ärenden skall kunna byta handläggare. (Det skall vara möjligt att använda både push och pull för aktivitetshantering) b. Varje aktivitet som bygger upp processerna skall ha ett defaultvärde gällande hur lång tid aktiviteten skall ta att genomföra c. Bryts aktivitetens tidsintervall skall detta flaggas upp och meddelas valfri aktör d. Det skall vara möjligt att ändra intervallet e. Defaultvärden på aktivitetsnivå skall gå att korrigera f. Det skall gå att sätta en kostnad per aktivitet och aktör i processen g. Filer/dokument som framställs i arbetet med en produktion skall kunna kopplas till ansökan. Det skall vara möjligt att plocka upp filerna inifrån respektive ansökan. Smidig och enkel åtkomst till dokument och filer som tillhör respektive ansökan h. Myndigheten skall kunna lägga till, ändra och ta bort aktörer i. Myndigheten skall kunna lägga till, ändra och ta bort aktiviteter i processen j. Det skall gå att automatiskt välja aktör/leverantör utifrån fördelning enligt avtal 11 (21)

4. Systemet skall innehålla information om aktörer i systemet a) Kund b) Interna aktörer c) Externa aktörer 5. Systemet skall innehålla information om produkterna i systemet. 6. Det skall gå att ändra och radera produkter, ärende och aktiviteter. 7. Det skall tydligt framgå när ansökan har inkommit till myndigheten och enkelt gå att: a. Det skall gå att tilldela ägandeskap över ansökan till valfri aktör inom produktionsprocessen b. Det skall gå att koppla ansökan till en produktionsprocess. Flera subprocesser skall vara möjliga att relatera till en och samma ansökan c. Det skall gå att sätta prioritet på ansökan d. Det skall gå att ändra prioriteten på ansökan under anpassningens genomförande e. Det skall gå att se vilket datum ansökan har inkommit f. Det skall gå att se när bokbeslut fattats om den specifika ansökan g. Det skall gå att se vilka aktiviteter som åligger just mig att åtgärda på just denna ansökan. h. Det skall gå att skicka aktiviteter vidare från systemet till en viss användare i. Aktiviteter som åläggs externa aktörer skall även innehålla ett defaultvärde för tiden aktiviteten tar att genomföra j. Det skall gå att se estimerat leveransdatum för produktionen k. Flera artiklar (format) skall kunna kopplas till en och samma ansökan l. Det skall gå att sätta kategori på ansökan 8. Det skall vara enkelt att ta ut information från systemet avseende pågående arbete: a. Statistik b. Vy över hela produktionsläget inom produktionen c. Vilka kategorier av produkter som pågår d. Kundinformation för respektive ansökan e. Elevinformation, vilka behov har eleven 9. Det skall vara enkelt att ta ut information från systemet avseende genomfört arbete: a. ur många produkter som är gjorda b. Vilka kategorier av produkter som är 12 (21)

genomförda c. ur många produkter som är gjorda inom olika valbara tidsintervall d. Antalet genomförda produkter på grupp/individ e. ur lång tid respektive ansökan tidsmässigt har tagit i anspråk f. Vilka ansökningar som har brutit de defaulta tidsestimaten på aktivitetsnivå g. Avseende vilka aktörer som har utfört aktiviteter för en viss artikel/produkt h. Vad gäller ansökningar som har fått avslag (tidigare avslag ger information inför nya beslut) 10. Det skall gå att visualisera rapporter med hjälp av diagram. 11. Det skall gå att få en överblick över gruppens och individens arbetssituation och belastningsgrad avseende: a. Antalet ansökningar och aktiviteter som ligger som pågående på respektive aktör samt gruppen b. Antalet ansökningar som ligger för beslut c. Antalet ansökningar som är beslutade att genomföras Dvs att på ett tydligt sätt kunna se om resurserna i processen används på ett bra sätt. Kunna fatta beslut om produktionsförändringar enligt belastningsgraden. Exempelvis att byta handläggare på specifika aktiviteter i processen eller sätta aktiviteter på hold 12. Det skall finnas avancerad sökfunktionalitet 13. I systemet skall det vara möjligt att lägga in när man har L semester eller av andra skäl inte har möjlighet att verka i produktionsprocessen. Detta skall kunna göras individuellt av alla aktörer i processen. 2.4.1 Användbarhet Krav# Kravformulering 14. Användbarhetskrav enligt WCAG skall uppfyllas. Krav Nivå L-M- WCAG:s fyra principer är kärnan i riktlinjerna: Möjligt att uppfatta. Information och komponenter i ett användargränssnitt måste presenteras för användare på sätt som de kan uppfatta. anterbart. Komponenter i ett användargränssnitt och navigering måste vara hanterbara. 13 (21)

Begripligt. Information och hantering av användargränssnitt måste vara begripligt. Robust. Innehåll måste vara robust nog för att kunna tolkas på ett pålitligt sätt av ett brett spektrum av olika användarprogram, inklusive hjälpmedel. Dessa principer bryts sedan ner i tolv riktlinjer som i sin tur är uppdelade i en rad framgångskriterier som graderas i prioritetsordning från nivå A (grundläggande) till nivå AAA (avancerat). Eftersom riktlinjerna inte enbart handlar om TML så är dessa framgångskriterier allmänt hållna. I första versionen av ett nytt produktionssystem skall nivå A (grundläggande) uppnås. Vid nästa leverans bör nivå AA eftersträvas och vid tredje eller fjärde release uppnå AAA. 15. Systemet skall kommunicera med användaren på svenska. 16. Systemet skall kommunicera enligt myndighetens nomenklatur. 17. Systemets manualer/lathundar skall vara dokumenterade på svenska. 18. Dokumentation av system och produktionsprocess skall kunna nås inifrån systemet L 19. Utpekade fält skall kunna vara tvingande alternativt skall systemet varna om felaktigt värde ifyllt 2.4.2 Tillförlitlighet och tillgänglighet Krav# Kravformulering 20. Systemet skall uppleveras vara snabbt och utan upplevd fördröjning 21. När lösningen finns och avtal skrivs ska även förvaltning av systemlösningen ingå I avtalet 2.4.3 Tekniska krav Krav# Kravformulering 22. Systemet ska vara webbaserat och fungera på myndighetens bas PC. Krav Nivå L- Krav Nivå L- 23. Att systemet skall fungera och kommunicerar med myndighetens nuvarande mailsystem. 24. Databashantering ska ske i Microsoft SQL 14 (21)

25. Det skall gå a) att importer och exportera till/från Agresso, EPIserver Commerce och utforskaren b) importera data från extern bokdatabas 26. Filer som tillhör ansökningar skall a. lagras på ett säkert sätt som innebär att filerna är säkrade mot intrång, manipulering och sekretess b. Olika filtyper skall kunna hanteras i systemet c. Filer skall kunna versionshanteras d. Det skall enkelt gå att stega tillbaka till tidigare versioner 27. Leverantören skall ta fram en plan för hur befintligt data i gamla systemet Fenix skall hanteras i det nya systemet 28. Det skall gå att skriva ut från systemet 2.4.4 Konstruktionsmässiga krav Krav# Kravformulering 29. Utvecklingsspråket skall vara enligt standard såsom.net Framework 4.6 30. Leverantören skall tätt samarbeta med Myndighetens IT-enhet och Anpassningsfunktionen under hela implementation av systemet. Implementationen skall ske i projektform där leverantören tillhandahåller lämpliga resurser. Beställare utser intern projektledare. Löpande uppföljning sker under hela implementationsarbetet. Agil utvecklingsmetod Krav Nivå L- L 2.4.5 Säkerhetsmässiga krav Krav# Kravformulering Krav Nivå L- 31. Användarhantering sköts av w3d3. 15 (21)

2.4.6 Test och testförfarande Krav# Kravformulering 32. Förfarande och rutiner för systemtester, godkännande av acceptanstester samt driftsgodkännande ansvarar leverantören för att ta fram. Godkännande av föreslagna testrutiner görs av beställare hos SPSM. Krav Nivå L- Tester genomförs i samarbete med utsedd personal från SPSM:s anpassningsenhet, SPSM:s IT-enhet och leverantören. Detaljer i hanteringen överenskommes mellan leverantör och beställare 2.4.7 Leveransvillkor och leveransgodkännande Krav# Kravformulering 33. Rutin för driftsgodkännande innebär att beställaren ger sitt godkännande över implementationen. Samtliga skallkrav skall vara uppfyllda om annat inte överenskommes mellan leverantör och beställare 2.4.8 Förvaltning och vidareutveckling Krav# Kravformulering 34. Systemförvaltning skall ske enligt Myndighetens förvaltningsmodell. 35. Systemet skall dokumenteras avseende systemkarta och uppbyggnad av komponenter och moduler. 2.4.9 Juridiska krav Krav# Kravformulering 36. Behandling av kund och elevuppgifter skall ske så att systemet möter myndighetens krav på integritet och PUL. 37. Aktiviteter och förändringar som görs inom produktionssystemet skall loggas Krav Nivå L- Krav Nivå L- Krav Nivå L- L 2.5 Ordlista Projektet = Ny Fenix. I projektet ingår att inventera nuläge inom produktionsprocessen, ta fram kravspecifikation för nytt IT-stöd inom produktionsprocessen samt förbättringsförslag för processen Fenix = Nuvarande IT-stöd inom produktionsprocessen 16 (21)

Agresso = Används för fakturering av utförda anpassningar inom produktionsprocessen. Kunddata dubbelregistreras ibland i både Agresso och Fenix Svarttryck fysisk bok som skall anpassas 2.6 Teknisk beskrivning 2.6.2 Drift och SLA Idag driftas myndighetens diariesystem internt på SPSM. Detta kommer inte att ändras i och med införande av systemlösningen. SLA/SNÖ, backup och återläsningstider är samma som för W3D3 systemet. 2.6.3 Support, hjälp och stöd jälp och dokumentation över systemlösning ska finnas skriven på svenska och åtkomliga och tillgänglig för alla användare på SPSM s läromedelsavdelning. 2.6.4 Standarder Det är viktigt att plattformen fungera oavsett vilken webbläsare besökaren använder, under förutsättning att den stödjer W3C:s aktuella TML-rekommendation. Beskriv vilka webbläsarna systemlösningen stödjer och supporterar samt hur ni ser på framtida versioner av webbläsare. Inom SPSM finns det många surfplattor liksom utanför myndigheten. Det innebär att vi ser det som nödvändigt att systemlösningen fungerar bra på surfplattor, liksom på PC maskiner. 2.6.5 Arbetssätt i utvecklingsfasen. SPSM vill arbeta enligt ett agilt utvecklingsmetodik. Det vill säga, de detaljerade kraven (användarfall) skall delas upp inom olika utvecklings sprintar med planerade tester och demos. Leverantören ska på en övergripande nivå beskriva projektets huvudfaser med dess leverabler samt beskriva mer i detalj sitt arbetsätt under utvecklingsfasen. Exempel på en huvudfas och dess leverabler: uvudfas: o Förstudie Leverabler: o Detaljerad kravspecifikation productbacklog o Projektplan o Systemarkitektursdokument, o Etc. Vi vill under utvecklingen ha täta avstämningar där det finns luft att göra mindre justeringar. Detta för att systemlösningen ska passa verksamhetens behov rätt. Leverantörens och Myndighetens arbetsmodell bör kalibreras i början av projektet för att åstadkomma bästa resultat. 17 (21)

3 Anbudsutvärdering Prövning av inkomna anbud sker i flera steg. Först prövas att anbuden uppfyller de krav som ställs på leverantören (avsnitt 1) samt uppfyllande av krav på tjänst (avsnitt 2). Därefter prövas om de angivna allmänna avtalsvillkoren accepteras, via underskrivet anbudsformulär. Bland dessa anbud som kvarstår kommer myndigheten att anta anbud med lägsta timpris. 18 (21)

4 Avtalsvillkor I avtalsförlagan, nedan, finns intagna de avtalsvillkor som tillsammans med kraven på leverantören och kraven på tjänsten utgör underlag till det slutliga avtalet (upphandlingskontraktet) mellan Specialpedagogiska skolmyndigheten och den anbudsgivare som tilldelas kontrakt. 4.1 Avtalsförlaga Mellan Specialpedagogiska skolmyndigheten, organisationsnummer 202100-5745 och. (nedan kallat Företaget), organisationsnummer.., med adress, har följande avtal slutits. 4.1.1 Omfattning Företaget förbinder sig att åta sig uppdraget i den omfattning och på de villkor som anges nedan. Företagets åtagande ska utföras i enlighet med förutsättningarna angivna i krav på leverantören samt förfrågningsunderlag (avsnitt 1 och 2). 4.1.2 Avtalsperiod Villkoren i avtalet gäller från det att avtalet tecknas till och med 2018-12-31. Specialpedagogiska skolmyndigheten äger rätt att när som helst under avtalstiden säga upp avtalet till omedelbart upphörande i det fall Företaget, dess styrelseledamöter eller övriga företrädare för Företaget är föremål för åtgärder eller omfattas av förhållanden som anges i 10 kap 1-2, Lagen om offentlig upphandling. 4.1.3 Uppdragets utförande Företaget ska utföra alla delar av avtalat åtagande i enlighet med bestämmelserna i detta avtal och med den skicklighet, snabbhet och omsorg som Specialpedagogiska skolmyndigheten har anledning att förvänta av ett välrenommerat företag i branschen. 4.1.4 Kontaktpersoner Specialpedagogiska skolmyndigheten: Marie Larsson, 010-473 6011 Företaget.., tfn. 4.1.5 Tjänster och priser För de tjänster som skall levereras, i enlighet med åtagande beskrivet ovan under rubriken Omfattning, erlägger SPSM en timersättning enligt nedan: Timkostnad (SEK). Timkostnaden skall innefatta samtliga kostnader för leverans av tjänsten, inkl. utbildning och systemintegration. 4.1.6 Mervärdesskatt Lagstadgad mervärdesskatt tillkommer på angivna priser. 4.1.7 Prisjustering Priserna gäller fasta under avtalsperioden. 19 (21)

4.1.8 Upphovsrätt Specialpedagogiska skolmyndigheten erhåller genom detta avtal upphovsrätten till allt material som kommer att produceras inom ramen för den upphandlade utbildningsmiljön, med den begränsning som följer av 3 lagen (1960:729) om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk. Företaget ansvarar för att levererat material inte kränker annans rätt. Företaget ansvarar för skadestånd och andra kostnader som Specialpedagogiska skolmyndigheten åsamkas på grund av anspråk från tredje part. Framställs anspråk gentemot Specialpedagogiska skolmyndigheten ska skolmyndigheten utan dröjsmål underrättas av Företaget. Denna bestämmelse gäller även efter det att avtalet upphört att gälla. 4.1.9 Utnyttjande av uppdrag i marknadsföringssyfte Företaget har inte rätt att utan Specialpedagogiska skolmyndighetens skriftliga medgivande i någon form av marknadsföring, annan information eller som referens i framtida anbud eller offerter ange att leverantören utför/har utfört uppdrag åt Specialpedagogiska skolmyndigheten. 4.1.10 Underleverantör Företaget får efter skriftligt medgivande av Specialpedagogiska skolmyndigheten anlita annan underleverantör i det fall åtagandet så påkallar. Företaget ansvarar för underleverantörers arbete lika som för eget arbete. I detta avtal fastställda villkor ska av Företaget vara fastställda genom bindande förbehåll även i förhållande till av Företaget anlitade underleverantörer. 4.1.11 Leveransvillkor Samtliga villkor gäller fritt levererat inom av båda parter överenskommen tid. 4.1.12 Fakturering Fakturering sker med betalningsvillkor 30 dagar netto. Mervärdesskatt specificeras separat. Skulle av någon anledning inte Företaget kunna fullfölja överenskommet åtagande, har Specialpedagogiska skolmyndigheten rätt till prisreduktion som svarar mot bristen. Specialpedagogiska skolmyndigheten har rätt att avvakta med utbetalningarna till dess bristerna är åtgärdade. 4.1.13 Partsoberoende Vid genomförandet av avtalet ska Företaget tillvarata och företräda Specialpedagogiska skolmyndighetens intressen. Företaget eller företagets personal får under avtalstiden inte utöva verksamhet som kan rubba förtroendet för honom i något som gäller den avtalade tjänsten. 4.1.14 Information Båda parter är skyldiga att kontinuerligt informera varandra om förändringar som är av betydelse för avtalets genomförande. 4.1.15 ävning Vid väsentligt brott mot avtalet äger parterna rätt att omgående häva avtalet eller begränsa det vad avser omfattning om inte rättelse sker efter skriftlig tillsägelse. 4.1.16 Tvist 20 (21)

Tvist angående tolkning eller tillämpning av detta avtal samt övriga avtalshandlingar och därmed sammanhängande rättsförhållanden ska prövas av allmän domstol i Sverige med tillämpning av svensk rätt. 4.1.17 Avtalsbilagor Följande bilagor kommer att ingå i det slutliga avtalet. Bilaga 1 - Krav på leverantören, avsnitt 1 i förfrågningsunderlaget daterat 2015-08-18. Bilaga 2 - Krav på tjänsten/produkten, avsnitt 2 i förfrågningsunderlaget daterat 2015-08-18. Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar, varav vardera parten tagit var sitt. Datering och underskrifter Ovanstående villkor godkännes:.. (Anbudsgivarens underskrift ) 21 (21)