06.1 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER

ENTREPRENAD INOM LOKALVÅRD OCH SERVICE 06.1 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER 2011-07-08 DNR FKO/2011:70 Handlingen är upprättad av

UF UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER Dessa föreskrifter är upprättade i enlighet med Upphandlingsföreskrifter 10 ingående i Aff, Avtal för fastighetsförvaltning. Koder och rubriker följer detta dokument. Pyramidregeln: Det som skrivs under en kod och rubrik på högre nivå gäller för samtliga underordnade koder och rubriker om inte annat är angivet under dessa. Det som t ex skrivs under koden UF, gäller således för UF3, UF3.1 osv, om annat inte anges under dessa underordnade koder. För upphandlingen gäller Lagen om offentlig upphandling, LOU. Förkortningar: B E UL SL HG Beställaren Entreprenören Underleverantör Sidoleverantör Hyresgäst/Brukare/Lokalnyttjare INNEHÅLLSFÖRTECKNING UF1 ALLMÄN ORIENTERING... 3 UF2 FRÅGOR UNDER ANBUDSTIDEN, VISNING AV OBJEKT... 3 UF3 FÖRESKRIFTER FÖR UPPHANDLINGSPROCESSEN... 5 UF3.1 FORMER FÖR UPPHANDLING... 5 UF3.2 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG... 5 UF3.3 ANBUDSGIVNING... 6 UF3.4 ANBUDSÖPPNING... 7 UF3.5 ANBUDSPRÖVNING... 7 UF3.6 TECKNANDE AV KONTRAKT... 10 2(11)

UF1 ALLMÄN ORIENTERING Entreprenaden är en utförandeentreprenad inom lokalvård och övriga servicetjänster. Entreprenaden omfattar ett antal objekt inom Lidingö stad med en städyta om ca 100 000 kvm. Verksamheten som bedrivs inom objekten är framförallt förskola, skola, äldreboende, sportverksamhet, bibliotek samt kontor. För övergripande information om entreprenaden se Särskilda föreskrifter SF0 och SF1. UF2 FRÅGOR UNDER ANBUDSTIDEN, VISNING AV OBJEKT Bs ombud under anbudstiden Namn: Sven Riddarström Telefon: 08 731 30 00 Fax: 08 731 30 09 E-post: sven.riddarstrom@lidingo.se Besöksadress: Stockholmsvägen 50 Postadress: 181 82 Lidingö Hemsida: www.lidingo.se Bs handläggare och kontaktperson under anbudstiden Namn: Bjarni Gudmundsson Telefon: 08 731 30 11 Fax: 08 731 30 09 E-post: bjarni.gudmundsson@lidingo.se Besöksadress: Stockholmsvägen 50 Postadress: 181 82 Lidingö Hemsida: www.lidingo.se Visning av förvaltningsobjekt Visning av förvaltningsobjekten kommer att genomföras under v.32-34, företrädelsevis v.32-33 för skolobjekten. För överenskommelse om tid och plats, kontakta kontaktpersonerna enligt nedan. Objekt Person Telenr/e-mail Siggebogården Åsa Stensaeus 08-731 33 34 asa.stensaeus@lidingo.se Högsätra äldreboende Carola Nilsson, FKO 08-731 30 02 carola.nilsson@lidingo.se Lidingö sjukhus Carola Nilsson, FKO Se ovan Biblioteket Soledad Cartagena eller Rebecka Bachmann 08-731 37 66 soledad.cartagena@lidingo.se 08-731 37 52 rebecca.bachmann@lidingo.se 3(11)

Sporthallar (Kufri) Torbjörn Bragderyd 08-731 32 71 torbjorn.bragderyd@lidingo.se Stadshuset (FKO) Lars Jensen 08-731 30 14 lars.jensen@lidingo.se Gymnasiekolor Hersby och Gångsätra, samt vuxenutbildningen Tommy Sandebring 08-731 39 40 tommy.sandebring@lidingo.se Bodal/Torsviks skolområde Adm.chef: Cecilia Jahn 08-731 44 93 cecilia.jahn@lidingo.se Bodals skola Agneta Wemnell 08-731 65 01 agneta.wemnell@lidingo.se Bodals förskola Ulla Eriksson 08-731 34 24 ulla.eriksson@lidingo.se Larsbergs skola Kerstin Voisin 08-731 65 05 kerstin.woisin@lidingo.se Larsbergs förskola Lena Grundmark 08-731 39 75 lena.grundmark@lidingo.se Torsvik skola Leif Almberg 08-731 44 71 leif.almberg@lidingo.se Torsviks förskola Marie Öhman 08-731 36 40 marie.ohman@lidingo.se Lejonets förskola Marie Öhman 08-731 36 40 marie.ohman@lidingo.se Sticklinge skola Daniel Arditi 073-079 36 85 daniel.arditi@lidingo.se Stenbitens och Hopprepets förskolor Abborrens och Forellens förskolor Käppala/Högsätra skolområde Elisabeth Oja 08-731 37 33 elisabeth.oja@lidingo.se Lena Lindahl 8-731 37 50 lena.lindahl@lidingo.se Käppala skola Kristina Stenkvist-Jansson 08-731 65 65 kristina.stenkvistjansson@lidingo.se Äppelbo förskola Lena Ström eller Kerstin Tysklind 08-731 47 40 lena.strom@lidingo.se 08-731 47 59 kerstin.tysklind@lidingo.se Ljungbackens skola Kent Åkerblad 08-731 35 45 kent.akerblad@lidingo.se 4(11)

Ljunggårdens förskola Kent Åkerblad 08-731 35 45 kent.akerblad@lidingo.se Källängens skolområde Samma personer visar alla objekten inom skolområdet! Vecka 32-33 Bo M Eriksson eller Cecilia Vikström 08-731 35 13 bo.m.eriksson@lidingo.se 08-731 35 14 cecilia.vikstrom@lidingo.se UF3 UF3.1 FÖRESKRIFTER FÖR UPPHANDLINGSPROCESSEN FORMER FÖR UPPHANDLING UF3.11 UPPHANDLINGSFÖRFARANDE Upphandlingen genomförs enligt LOUs regler om öppet förfarande. Upphandlingsformen medger ej förhandling varför det är av stor vikt att alla krav och villkor enligt förfrågningsunderlaget följs och att samtliga efterfrågade uppgifter lämnas i anbudet. UF3.12 SEKRETESS Upphandlingen är belagd med absolut sekretess tills dess beslut tagits i ärendet, därefter kommer tilldelningsbeslut att skickas ut. Hävande av anbudssekretessen innebär inte skyldighet att lämna ut alla uppgifter rörande ingivna anbud. Observera att samtliga handlingar i ett upphandlingsärende i regel blir offentliga efter att upphandlingskontrakt slutits. I de fall anbudsgivaren anser att delar i anbudet ska vara föremål för sekretess även efter det att tilldelningsbeslut meddelats i ärendet, ska anbudsgivaren redan i anbudet ange detta samt skälen till detta. B resp. förvaltningsdomstol avgör dock vad som slutligt kan beläggas med sekretess. Åberopande av tidigare insända handlingar accepteras ej. UF3.2 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Anbudsgivare ska upplysa B om han upptäcker felaktigheter eller motstridigheter i förfrågningsunderlaget. UF3.21 TILLHANDAHÅLLANDE AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Tillhandahållande av förfrågningsunderlag sker elektroniskt. Förfrågningsunderlaget finns endast att tillgå via www.tendsign.com. Det är kostnadsfritt för E att använda systemet och att lämna anbud. Anbudsgivaren som erhållit förfrågningsunderlaget på annat sätt ansvarar själva för att hämta förtydligande och kompletteringar via www.tendsign.com. För tillgång till systemet Visma Tendsign krävs en inloggning. Användarnamn och lösenord erhålls genom att göra en enkel registrering på www.tendsign.com. Efter genomförd registrering får anbudsgivaren omedelbart tillgång till systemet. Har ni frågor eller behöver support kring hanteringen av systemet ska ni kontakta Visma Tendsigns support, support@tendsign.com. 5(11)

UF3.22 FÖRTECKNING ÖVER FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Förfrågningsunderlaget omfattar dessa upphandlingsföreskrifter och de handlingar som är angivna under SF1.1, 06:2 Särskilda föreskrifter. UF3.23 KOMPLETTERANDE FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Om förfrågningsunderlaget behöver kompletteras med anledning av frågor till den upphandlade enheten lämnar Bs ombud skriftlig komplettering till alla som begärt förfrågningsunderlaget på www.tendsign.com. Kompletteringar till förfrågningsunderlag kommer att lämnas senast 6 dagar före angiven sista anbudsdag. UF3.24 FRÅGOR UNDER ANBUDSTIDEN Frågor under upphandlingstiden ska ställas skriftligen genom frågor och svarsfunktionen i Visma Tendsign, senast 10 dagar innan sista anbudsdag. Anbudsgivaren får genom Visma Tendsign tillkommande information och svar på lämnade frågor. Frågor kommer att besvaras under vecka 32. UF3.25 ÅTERSÄNDNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Förfrågningsunderlaget ska inte återsändas till anbudsgivaren. UF3.3 ANBUDSGIVNING UF3.31 ANBUDS FORM OCH INNEHÅLL Anbud ska vara skrivet på svenska och priserna anges i svenska kronor. Alla uppgifter enligt bifogat anbudsformulär ska lämnas och anbudssumman ska delas upp i enlighet med anbudsformuläret. Observera att anbud som ej följer förfrågningsunderlaget, eller på annat sätt hänvisar till information på hemsidor och dylikt, kan komma att uteslutas från vidare utvärdering. Anbud ska vara undertecknat av behörig företrädare hos anbudsgivaren. Huvudanbud Anbud ska följa förfrågningsunderlagets struktur. Samtliga frågeställningar i förfrågningsunderlaget ska vara besvarade. Sidoanbud Sidoanbud och ej prissatta reservationer accepteras ej. UF3.32 ANBUDSTIDENS UTGÅNG Anbud ska vara B tillhanda senast 2011-09-02. UF3.33 ANBUDS GILTIGHETSTID Anbudet skall vara giltigt till 2012-03-31. UF3.34 ANBUDS LÄMNANDE Anbud kan endast lämnas elektroniskt via upphandlingssystemet Visma Tendsign. I Tendsign kan bilagor bifogas anbudet. 6(11)

UF3.4 ANBUDSÖPPNING Anbuden kommer att öppnas 2011-09-05 via Tendsign där minst 2 utsedda personer från Lidingö stad deltar. Anbudsöppningen protokollförs. UF3.5 ANBUDSPRÖVNING Anbudsprövningen sker i två steg. I första steget prövas anbudsgivarna enligt UF3.51. Om anbudsgivaren uppfyller skakraven i steg ett går de vidare till steg två och prövas enligt UF3.52. För att anbudsgivare och anbud ska tas upp till prövning ska: Anbudet ha inkommit i tid enligt UF3.32. Samtliga begärda uppgifter ska vara redovisade enligt UF3.31. Anbudsgivare uppfylla ställda krav enligt UF3.51. Anbudsprövningen sker sedan enligt UF3.52. UF3.51 PRÖVNING AV ANBUDSGIVARE Prövning av anbudsgivare kommer att ske enligt LOU kap 10. Omständigheter enligt LOU kap 10 1 medför uteslutning av anbudsgivare. Omständigheterna enligt LOU kap 10 2 kan komma att medföra uteslutning av anbudsgivare. B kommer att kontrollera att anbudsgivaren uppfyller kraven. E ska kontrollera och visa att av honom anlitade konsulter och underentreprenörer uppfyller kraven i 10 kap 1 & 2 Lagen om offentlig upphandling (2007:1091). Kvalificering Anbuden kvalificeras och utvärderas successivt. Kvalificeringsmomentet är helt inriktat på att bedöma anbudsgivarens kvalifikationer att genomföra uppdraget med ledning av ställda krav. Förfarandet är noga reglerat i LOU och innebär att företaget antigen är kvalificerat eller inte. Företag som klarar kvalificeringen går vidare till fortsatt prövning av anbud enligt angivna utvärderingskriterier. De efterfrågade uppgifterna ska vidare redovisas på angivet sätt enligt anbudsformulär. För att en E ska komma i fråga måste samtliga kvalifikationskrav enligt nedan uppfyllas. Juridiskt (lagenliga krav, registreringar, betalning av skatter m.m.) Anbudsgivare kan komma att uteslutas från att deltaga i upphandlingen om denne: 1. Är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tillsvidare inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud. 2. Är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, 3. Är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom. 4. Har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen, (bevis erfordras ej). 5. Inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter, skatt eller andra lagstadgade avgifter i Sverige eller i det land han är registrerad. 7(11)

6. I något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts. 7. Ej är registrerad i det land där han driver verksamhet enligt landets regler om aktiebolags- eller handelsregister eller liknande register. B kontrollerar ovanstående krav. Ekonomisk och finansiell ställning En förutsättning för att anbudsgivaren ska kunna antas som entreprenör är att anbudsgivaren har den ekonomiska stabilitet mätt i normala redovisningsmått - som erfordras vid denna typ av uppdrag. 1. Krav på resursbas: Omsättningen under det senaste året ska ha uppgått till lägst 15 MSEK/år för den del av verksamheten som avser verksamhet inom föreskriven bransch och de senaste två åren totalt 25 MSEK. 2. Stabilitet: a. Företaget ska ha lägst kreditvärdig/klass 3 i rating enligt kreditupplysningsföretag, Creditsafe/UC e.d. eller för utomnordiskt företag från likvärdigt kreditvärderingsinstitut i det egna landet. I de fall lägre nyckeltal redovisas ska anbudsgivare ändå anses uppfylla dessa krav om anbudsgivaren lämnat en sådan förklarig att det kan anses klarlagt att han innehar motsvarande stabilitet (förklaring ska bifogas anbudet). Förekommer särskilda koncernförhållanden och anbudsgivaren därigenom ej uppfyller ställda krav, kan kraven än dock anses uppfyllt under förutsättning att koncerngaranti ställs vilken ska redovisas innan avtalstecknande. b. Den senaste årsredovisningen ska redovisa nyckeltal där soliditeten är minst 12 % (enligt FAR). I de fall lägre nyckeltal redovisas ska anbudsgivare ändå anses uppfylla dessa krav om anbudsgivaren lämnat en sådan förklarig att det kan anses klarlagt att han innehar motsvarande stabilitet (förklaring ska bifogas anbudet). Förekommer särskilda koncernförhållanden och anbudsgivaren därigenom ej uppfyller ställda krav, kan kraven än dock anses uppfyllt under förutsättning att koncerngaranti ställs vilken ska redovisas innan avtalstecknande. 3. Företagets senaste årsredovisning ska ha tillstyrkts utan anmärkning av revisor. I de fall anmärkning finns, ska anbudsgivare ändå anses uppfylla detta krav om anbudsgivaren lämnat en sådan förklarig att det kan anses klarlagt att rättelse/åtgärd vidtagits, (ska bifogas anbudet). B kontrollerar ovanstående krav. 4. Anbudsgivaren ska inneha de försäkringar för att bedriva efterfrågad verksamhet som anges i Särskilda föreskrifter SF5.3. Bevis enligt anbudsformulär. Förmåga och kapacitet Anbudsgivare ska inneha dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet att utföra uppdraget. Anbudsgivare ska ha utfört liknande uppdrag av motsvarande omfattning, s.k. referensuppdrag. Med liknande omfattning avses uppdrag som består av uppgifter enligt nedan: För delområde A, B, C, D: uppdrag innehållande övervägande del städning av skollokaler. 8(11)

För delområde E: uppdrag innehållande övervägande del hygienstädning. För delområde F: uppdrag innehållande övervägande del administrativa lokaler och sporthallar. Referensuppdrag För referensuppdragen gäller att anbudsgivaren ska ha minst två utförda eller sedan minst ett år pågående referensuppdrag, med godkänt resultat enligt referenser, avseende uppdrag med motsvarande omfattning för de delområden anbudet gäller. Avser anbudet fler delområden ska två referenser lämnas per delområde. Uppdragen som redovisas ska ha minst en omsättning på 1Mkr. Uppdragen ska vara utförda inom den senaste 3-årsperioden. Anbudet ska innehålla en beskrivning av uppdragen, beskrivningen ska innehålla de uppgifter om uppdragen som specificeras i anbudsformuläret samt som E anser relevanta för jämförelse med det uppdrag som upphandlas. Anbudet ska innehålla hänvisning till referenspersoner som B kan kontakta. Med referent avses slutbeställare som har kunskap om leveransen och avtalet. Referenterna ska kunna vara tillgängliga per e-post mellan perioden 2011-09-12 och 2011-09-23. Referenterna kommer att på Bs initiativ få besvara ett antal frågor om anbudsgivaren och lämna bedömning i skala 1-5. 1 = dålig 2 = svagt 3 = acceptabelt 4 = bra 5 = utmärkt Frågor till referenten framgår av bilaga 1 i anbudsformuläret. Ett medelvärde på svaren på referensbedömningarna räknas ut för varje anbudsgivare. För att gå vidare till steg 2-utvärdering krävs ett medelvärde på minst 3,5 per referent samt att ingen fråga besvarats med betyget 1. För de anbudsgivare B har egen erfarenhet av kommer Bs egna referenser att vägas in som en referens. Redovisning enligt anbudsformulär. Kvalitetssäkring Anbudsgivare ska bedriva ett systematiskt arbete för att säkerställa kvaliteten i leveransen, se SF 3.4. Bevis enligt anbudsformulär. Miljösäkring E ska bedriva ett systematiskt miljöarbete för att minimera miljöpåverkan, se SF 3.5. Bevis enligt anbudsformulär. UF3.52 PRÖVNING AV ANBUD Endast anbud där anbudsgivaren uppfyller kraven enligt UF3.51 prövas. För delområde A-F gäller följande: Anbudet med lägst pris kommer att antas. Priset innefattar fast årspris samt à-priser. Priskriteriet sammanvägs av A: det fasta årspriset (viktas 75 %) samt B: à-priser (viktas 25 %). 9(11)

Fast årspris Beräknas på fast årspris för entreprenaden (2011-års prisläge). Lägst årspris erhåller 5 poäng, högre priser erhåller lägre poäng motsvarande den procentuella avvikelsen mot det lägsta årspriset. Exempel: Om anbudsgivare A lämnat ett fast årspris om 1 Mkr och anbudsgivare B lämnat ett som är 1,2 Mkr (20 % högre), erhåller anbudsgivare A motsvarande 5 poäng och anbudsgivare B motsvarande 4poäng (20 % lägre poäng för delkriteriet). À-priser Anbudsgivaren lämnar à-priser enligt anbudsformulär. Lägst à-pris erhåller 5 poäng, högre priser erhåller lägre poäng motsvarande den procentuella avvikelsen mot viktade genomsnittliga à-priset. Exempel: Om anbudsgivare A lämnat ett viktat à-pris på 250 kr och anbudsgivare B lämnat ett som är 275kr (10 % högre), erhåller anbudsgivare A motsvarande 5 poäng för delkriteriet och anbudsgivare B motsvarande 4,5 poäng (10 % lägre poäng) för delkriteriet. Angivna fördelningar, antal och arvoden ligger enbart till grund för utvärdering av anbud, och ska ej ses som en verklig bild av uppdraget. För delområde G gäller följande: Inga fasta priser lämnas i anbudet. Verksamheterna kommer göra en andra konkurrensutsättning bland de entreprenörer som har tilldelats delområde A-F. Den kan komma att ske med avseende på lämnade à-priser eller fast pris, beroende på objekt. UF3.53 MEDDELANDE OM BESLUT EFTER ANBUDSPRÖVNING GENOM TILLDELNINGSBESLUT Samtliga anbudsgivare underrättas via ett tilldelningsmeddelande (1kap 28 LOU). Meddelande om tilldelningsbeslut utgör ej accept enligt avtalslagen utan avtal sluts genom ett särskilt kontrakt. Tilldelningsmeddelandet aviseras till den e-postadress som registrerats när anbudet lämnades på Tendsign. Önskas meddelandet sänt även till annan e-postadress anges det i anbudsformuläret. Bindande avtal träffas först när parterna undertecknar ett skriftligt upphandlingskontrakt. Anbudsgivaren är enligt LOU 9 kap, 11 bunden av sitt anbud även om anbudsgivaren fått upplysningar enligt ovan. Anbudsgivare som önskar överpröva tilldelningsbeslutet vänder sig till förvaltningsrätten i Stockholm. En ansökan om överprövning av en upphandling ska enligt 16 kap. 11 LOU ha kommit in till förvaltningsrätten före utgången av den avtalsspärr som inträder i samband med meddelande om tilldelning skickats (underrättelse). Det innebär att överprövningen måste ske inom tio dagar från det att underrättelsen har skickats med ett elektroniskt medel. UF3.6 TECKNANDE AV KONTRAKT Giltigt avtal kommer att utgöras av ett kontrakt, som upprättas i två exemplar i original och undertecknas av båda parter. Upphandlingskontrakt (avtal) kan tidigast skrivas på 11:e dagen efter att tilldelningsbeslut utsänts. 10(11)

Avtalet kommer att villkoras av att detta avtal gäller under förutsättning att beslut inte fattas enligt 16 kap, 5 Lagen om offentlig upphandling om att upphandlingen ska göras om eller att den får avslutas först sedan rättelse gjorts. 11(11)