Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar Verksamhetsområde 1 Styra verksamhet Version: 1.4 Dnr: 1-411/2016 Fastställd: 2016-06-15 Giltig fr. o.m 2016-07-01 Detta dokument anger hur handlingar vid KI ska hanteras och gäller för hela Karolinska Institutet. Dokumenthanteringsplanen följer samma processindelning som KI:s klassificeringsstruktur. Detta dokument tillsammans med arkivhandboken ersätter de tidigare arkivbildningsplanerna och Hanteringsanvisningarna.
Verksamhetsområde 1 - Styra verksamhet Process: 1.1 Hantera extern styrning Process: 1.2.1 Utforma och bemanna organisationen Process: 1.2.2 Administrera möten och fatta beslut inom KI:s nämnder och råd Process: 1.2.3 Upprätta och hantera interna styrdokument Process: 1.3.1 Planera och budgetera verksamheten Process: 1.3.2 Följa upp och redovisa verksamheten Process: 1.4 Hantera revisioner och inspektioner Process: 1.5 Genomföra utredningar och verksamhetsutvecklingsprojekt Process: 1.6 Hantera externa remisser och myndighetsenkäter Läsanvisningar Under respektive process radas de handlingar (handlingstyper) som hanteras inom processen upp alfabetiskt. Till varje handling finns sedan ett antal kolumner som närmare beskriver hur handlingen ska hanteras. Process: Visar vilken process handlingen tillhör. Handlingstypens namn: Anger namnet på handlingen. Ingående handlingar: Här anges om handlingstypens egentligen är ett ärende med flera ingående handlingar som ska hanteras likadant. Diarieföring: Här framgår det om handlingen ska diarieföras och om det ska ske vid UF eller vid institution. Bevaras/Gallras: Anges om handlingen ska bevaras eller gallras. Utgångspunkten är alltid att handlingen ska bevaras, annars krävs ett särskilt gallringsbeslut för handlingen. Står det angivet att handlingen ska gallras krävs således särskilt tillstånd för att förstöra eller slänga handlingen. Ska handlingen gallras anges gallringsfrist, dvs hur lång tid som måste gå innan handlingen kan kastas/förstöras. Förvaring/Arkivering: Anger om handlingen ska förvaras ute på institution eller vid UF. Anmärkning: Denna kolumn talar om ifall det finns något gällande handlingen som behöver specificeras eller tydliggöras. RA-FS/RA-MS: Anger till vilken föreskrift av Riksarkivet som vi stöder gallringsbeslutet på. Hur hittar man i dokumentet? För att hitta en handling i dokumenthanteringsplanen används enklast sökfunktionen i Adobe Reader (Ctrl+F). Då kan du söka på ett specifikt ord och får fram de träffar där ordet/delar av ordet finns.
Handlingar förekommande i flertalet av KI:s processer - Avtal Avtal förekommer i flertalet av KI:s processer. Vanligt förekommande avtal finns listade under respektive process. Övriga avtal tillhör även de en specifik process även om detta inte finns angivet. Avtalet ska diarieföras på den process det tillhör rent innehållsmässigt. - Korrespondens av tillfällig och ringa betydelse - - Gallras när det inte finns något behov av informationen. - Tex handlingar som inkommit för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd. Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, är meningslösa eller obegripliga. Framställningar, förfrågningar och meddelande som är av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär. Handlingar som utgjort underlag för intern planering och verksamhetsredovisning kan gallras när sammanställning eller bearbetning gjorts. Detta förutsatt att handlingarna i övrigt inte har någon funktion. - - Korrespondens av vikt Avser korrespondens som tillför ett ärende viktig information. - Prefektbeslut Se Bevaras Institution Prefektbeslut rör vitt skilda ärenden och anmärkning ska diarieföras på den process ärendet rör. Prefektbeslut kommer därför alltid att diarieföras i olika process. - Rektorsbeslut Se anmärkning Bevaras UF:s arkiv Rektorsbeslut rör vitt skilda ärenden och ska diarieföras på den process ärendet rör. - - -
Processgrupp: - Process: 1.1 Hantera extern styrning 1.1 Förordning UF Bevaras UF:s arkiv 1.1 Regleringsbrev UF Bevaras UF:s arkiv Avser även ändring av regleringsbrev. 1.1 Återrapportering UF Bevaras UF:s arkiv Processgrupp: 1.2 Hantera intern styrning Process: 1.2.1 Utforma och bemanna organisationen 1.2.1 Fastställande av röstlängd UF Bevaras UF:s arkiv 1.2.1 Förordnande av UF Bevaras UF:s arkiv nominerade 1.2.1 Personalförteckningar, organisationsplaner 1.2.1 Röstlängder - Gallras efter 1 år 1.2.1 Röstsedlar - Gallras efter 1 år 1.2.1 Valprotokoll - Bevaras UF:s arkiv Levereras till UF:s arkiv årligen alternativt efter avslutat val. 1.2.1 Valresultat UF Bevaras UF:s arkiv 1.2.1 Webbsidor Bevaras UF:s arkiv Skärmdump tas efter valavslut eller innan större förändringar av samtliga webbsidor som rör valet. Skrivs ut och arkiveras tillsammans med. Processgrupp: 1.2 Hantera intern styrning Process: 1.2.2 Administrera möten och fatta beslut inom KI:s kommittéer, nämnder och råd 1.2.2 Ansökningar om mindre ekonomiska bidrag och liknande Gallras vid inaktualitet, se anmärkning. Gäller under förutsättning att det framgår av protokollet vem som sökt vad, belopp samt beslut.
1.2.2 Beslut Beslut diarieförs och en hänvisning görs från protokollet till diariet och tvärtom. Underlagen för besluten bör ligga tillsammans med beslutet. 1.2.2 Beslutsförslag - Bevaras, se anmärkning Institution Bevaras tillsammans med protokollet om det inte framgår vad förslaget handlar om i protokollstexten. 1.2.2 Dekanusbeslut - Bevaras UF:s arkiv Besluten numreras med år och löpnummer och arkiveras med protokollen. 1.2.2 Föredragningslistor - Gallras vid inaktualitet 1.2.2 Kallelser och dagordningar - Gallras vid inaktualitet 1.2.2 Minnesanteckningar från personalmöten Av protokollen framgår vilka punkter som tagits upp. Av protokollen framgår vilka punkter som tagits upp. - Gallras efter 5 år Institution De frågor som behandlas i dessa minnesanteckningar/protokoll är vanligen av tillfällig eller ringa betydelse. Frågor av mer principiell betydelse upptas troligen också i protokoll som bevaras, t ex MBLprotokoll. 1.2.2 Ordförandebeslut - Bevaras UF:s arkiv Besluten numreras med år och löpnummer och arkiveras med protokollen. 1.2.2 Protokoll (avser - Bevaras UF:s arkiv övergripande protokoll för styrning av KI:s verksamhet) 1.2.2 Protokoll för styrning av - Bevaras Respektive institution Avser tex. Institutionsrådets protokoll institution 1.2.2 Protokollsutdrag/beslut Institution Bevaras Respektive institution
Processgrupp: 1.2 Hantera intern styrning Process: 1.2.3 Upprätta och hantera interna styrdokument 1.2.3 Arbetsordning UF Bevaras UF:s arkiv 1.2.3 Delegation av besluts- och attesträtt 1.2.3 Delegationsordning, institutionsspecifik Övergripande delegationsordning bör ingå i arbetsordningen. 1.2.3 Delegering av arbetsuppgifter inom arbetsmiljöområdet 1.2.3 Fullmakt Fullmakter för postöppning ska inte diarieföras utan hålls enbart samlade. 1.2.3 Handböcker för anställda UF Bevaras UF:s arkiv Här ingår t.ex. ekonomihandboken. 1.2.3 Interna riktlinjer och föreskrifter 1.2.3 Returnering av delegerad arbetsuppgift inom arbetsmiljöområdet Processgrupp: 1.3 Planera, följa upp och redovisa verksamheten Process: 1.3.1 Planera och budgetera verksamheten 1.3.1 Begäran om extra anslag UF Bevaras UF:s arkiv från institutionerna 1.3.1 Beräkningsunderlag - Bevaras UF:s arkiv 1.3.1 Beslut om intern UF Bevaras UF:s arkiv Beslutas av konsistoriet. resursfördelning 1.3.1 Budgetunderlag - Bevaras UF:s arkiv 1.3.1 Investeringsbeslut 1.3.1 Personalstatistik Gallras vid inaktualitet Primula Bevaras tills vidare i Primula. RA-FS 2006:5 1.3.1 Verksamhetsplan Processgrupp: 1.3 Planera, följa upp och redovisa verksamheten Process: 1.3.2 Följa upp och redovisa verksamheten 1.3.2 FoUU-enkäter - Bevaras Institution Endast för kliniska institutioner
1.3.2 Specifikationer till delårsrapport 1.3.2 Specifikationer till årsredovisningar Gallras efter 10 år EkonomiavdelningenU F Bevaras Agresso Bevaras tillsvidare i Agresso. Avser: Specifikation av sammandragen post (balanskonto) Register för anläggningstillgångar och inventarier Anläggnings och inventarieregister Specifikation av konto 1632, 1672 Kundreskontra total Lverantörsreskontra total Semesterlöneskuld Redovisning av handkassa Verifikationsnummerlista RA-FS 2015:2 1.3.2 Verksamhetsberättelse 1.3.2 Årsredovisning UF Bevaras UF:s arkiv Processgrupp: - Process: 1.4 Hantera revisioner och inspektioner Generell anmärkning: Handlingar i denna process som är övergripande för KI eller UF-specifika ska diarieföras och arkiveras vid UF. Handlingar som är 1.4 Inspektionsrapporter Se generell anmärkning. 1.4 Intrastatsrapporter - Gallras efter 2 år Ekonomiavdelningen UF RA-FS 2015:2 1.4 Rapporter till statsredovisningen (ESV) om överensstämmelse med årsredovisningen Institution Gallras efter 10 år Institution RA-FS 2015:2 1.4 Revisionsplan UF Bevaras UF:s arkiv Fastställs årligen 1.4 Svar till tillsynsmyndigheter Se generell anmärkning. 1.4 Övriga rapporter till statsredovisningen - Gallras efter 2 år RA-FS 2015:2
Processgrupp: - Process: 1.5 Genomföra utredningar och verksamhetsutvecklingsprojekt Generell anmärkning: Handlingar i denna process som är övergripande för KI eller UF-specifika ska diarieföras och arkiveras vid UF. Handlingar som är institutionsspecifika hanteras på samma sätt av respektive institution. 1.5 Projektbeskrivning/projekt Se generell anmärkning. idé 1.5 Projektbeställning Se generell anmärkning. 1.5 Projektminnesanteckningar i administrativa utvecklingsprojekt - Gallras vid projektavslut Övriga projekthandlingar ska diarieföras om inget annat anges. 1.5 Projektplan Institution Bevaras/Gallras vid projektavslut 1.5 Projekttidrapporter - Gallras vid projektavslut Institution Första och sista projektplanen bevaras, mellanliggande gallras vid projektavslut, se även generell anmärkning Övriga projekthandlingar ska diarieföras om inget annat anges. 1.5 Rapporter Institution Respektive Se generell anmärkning. institution 1.5 Utredningar Institution Respektive institution Se generell anmärkning. Processgrupp: - Process: 1.6 Hantera externa remisser och myndighetsenkäter Generell anmärkning: Handlingar i denna process som är övergripande för KI eller UF-specifika ska diarieföras och arkiveras vid UF. Handlingar som är institutionsspecifika hanteras på samma sätt av respektive institution. 1.6 Inkommande enkäter UF Bevaras UF:s arkiv 1.6 Medarbetarundersökning UF Bevaras UF:s arkiv Gäller KI -övergripande sammanställning 1.6 Remisser Se generell anmärkning. 1.6 Remissvar Se generell anmärkning.