Förändringsresan inom IT på Göteborg Energi Göteborg, 2014-03-25
Göteborg Energi AB Kort fakta Företagets VD: Lotta Brändström Omsättning 2013: 6 922 mkr Antal anställda 2013: 1 174 st Ägarförhållande: Helägt dotterföretag till Göteborgs Kommunala Förvaltnings AB Vi erbjuder: Elnät, Elhandel, Fjärrvärme, Gas, Kyla, Energitjänster, Kommunikation, Förnyelsebar el Dotterföretag Göteborg Energi DinEl (100%) Göteborg Energi Nät AB (100%) Göteborg Energi Gasnät AB (100%) Göteborg Energi Gothnet AB (100%) Ale Fjärrvärme AB (100%) Ale Energi AB (91%) Partille Energi AB (50%) Partille Energi Nät AB (100%) Sörred Energi (100%) GoBiGas AB (100%) M fl
Vår vision Ett hållbart Göteborgssamhälle Vår affärsidé Vi är ett komplett energiföretag med stark miljöprofil, som ger varje generation Västsvenskar sin tids energi. Vi använder infrastrukturen för att skapa långsiktighet och stabilitet i våra erbjudanden, vilket innebär ständig förnyelse för att möta dagens och morgondagens kunder.
Våra viktigaste fokusområden 2014-2016 Ökad kostnadseffektivitet Skapa lönsam tillväxt Ökat kundfokus Driva energieffektiviseringar
Ökad kostnadseffektivitet Efter ett antal år med stora investeringar inom bland annat vindkraft och biogas behöver vi nu gå in i en konsolideringsfas. Under perioden 2014 2016 ska vi sänka våra kostnader med 200 miljoner kronor. För att nå detta behöver vi: Bli effektivare i våra processer Ha ett effektivt IT-stöd Säkerställa att vi har rätt bolagsstruktur och bolagsstyrning Skapa en tydligare målstyrning där alla medarbetare vet sitt tydliga uppdrag och mål
ON JUNE 16th something very peculiar happened in Germany s electricity market. The wholesale price of electricity fell to minus 100 per megawatt hour (MWh). That is, generating companies were having to pay the managers of the grid to take their electricity. It was a bright, breezy Sunday. Demand was low. Between 2pm and 3pm, solar and wind generators produced 28.9 gigawatts (GW) of power, more than half the total. The grid at that time could not cope with more than 45GW without becoming unstable. At the peak, total generation was over 51GW; so prices went negative to encourage cutbacks and protect the grid from overloading.
Uppdrag IT-utredning 2012/13 Se över och ge förslag till förbättringar i nuvarande IT-vision, ITstrategi och styrprinciper för IT Se över och ge förslag till förbättringar i nuvarande IT-styrning och organisation Se över och ge förslag till förbättringar i nuvarande processer för hantering av IT-ekonomi på GE Bedöma effektiviteten och kostnader i GE IT-verksamhet samt ge förslag till förbättring Bedöma de pågående större IT-projekten med hänsyn till nytta, effektivitet samt styrning och mål
Resultatet av analysen Den gamla AO-organisationen beslutsmodell drev kostnader Mångfald inom många områden Flera olika rapportverktyg, nätverk, faktureringssystem, integrationsplattformar, driftplattformar etc. Dubblerande funktionalitet Totalt ca. 200-500 applikationer Ofullständig standardisering e g olika slags servrar, olika inköpsavtal Regelverk och styrdokument finns på koncernnivå, men är ofta okända / följs ej ute i verksamheten motverkas av andra beslutsgångar t ex LOU
Resultatet av analysen (forts) Långtgående kravställningar, utöver grundläggande behov, saknar känsla av tillräckligt bra Flera olika kraftcentra med begränsad samordning IT-strateg på koncernnivå Central IT-avdelning (CD/SI) Lokala IT-avdelningar på DinEl och Produktion Sävenäs m fl IT-forums roll och mandat oklart Kostnader synliggörs ej för dem som kan påverka Ingen känsla för kostnader, tillräckligt bra Begränsad kostnads- och målstyrning i projekt
Målbild för IT inom GE Göteborg Energi (GE) skall ha ett IT-stöd som är: Ändamålsenligt Stödjer verksamhetsprocesserna Flexibelt för förändringar Kostnadseffektivt I nivå med Gartner Groups IT Cost Benchmark for Utilities Allt annat lika kosta 100 MSEK mindre än idag Större andel rörliga kostnader Lättanvänt Väl styrt Alla system ska vara användarvänliga En enhetlig uppsättning styrprinciper och dokument som är förankrade, begripliga och tillämpas enhetligt i hela koncernen
Handlingsplan 2013-2015 Sju förändringsprojekt indelade i tre huvudområden: 1. Styrning, kostnadseffektivitet a. Beslutsmodell & Organisation b. Processhantering c. Kostnadssänkande åtgärder 2. Applikationsportfölj a. Masterdata, Business Intelligence (BI) b. Applikationskonsolidering 3. Teknik, Infrastruktur a. IT-säkerhet b. Drift & Sourcing
Förutsättningar Ett dedikerat och strukturerat arbete under flera år Acceptans och commitment i hela organisationen Starkt ledarskap och tydligt fokus från KLG och chefer på alla nivåer Dedikerade resurser såväl på koncernnivå som VO-nivå
Uppdrag (fr o m juni 2013) Genomföra de sju förändringsprojekten och på tre år minska Göteborg Energis årliga IT-kostnad med 30%
Den röda tråden Ägardirektiv Stadens IT-policy Staden Strategisk plan 2016-2025 Målbild och styrande principer för IT Affärsplan 2014-2016 IT-strategi(sk inriktning) Göteborg Energi Verksamhetsplaner Förvaltningsplaner, Projekt, Utredningar
Grundprinciper för IT-styrning inom GE Processerna är kravställare av IT och agerar verksamhetsroll gentemot IT Ekonomi hanteras genom en budget som ägs av ansvarig för Ekonomi och Strategi via koncernens samordnar alla IT-leveranser inklusive leverande organisationer inom eller utanför Göteborg Energi IT ingår naturligt i Göteborg Energis affärs- och verksamhetsplanering enligt det sk årshjulet En gemensam modell för all planering, styrning och uppföljning av IT inom Göteborg Energi
Organisation av IT inom GE VD Personal Kommunikation Ekonomi och strategi VO Support VO Marknad & Försäljning VO Distribution VO Produktion VO Projekt Support IT (SI / CD) Successiv samordning av övrig IT inom GE DinEl IT VOD IT VOP IT M fl
Styrmodell för IT inom GE Motsvarande gränssnitt som med verksamheten Externa leverantörer Leveransorganisation KLG IS/IT- och processråd Affärsplan och mål 1-3 år Förvaltningsplan och -budget Tjänstekatalog SLA och uppföljning Projekt-/nyutvecklingsbehov Förvaltningsorganisation Verksamhetsprocesser Krav & behov inkl prioritering Styrning & samordning Krav & behov inkl prioritering Verksamheter Leverantörer Kvalitetssäkring GE IT Förvaltande och levererande IT-enheter inom GE inkl IT-projekt och utredningar
IS/IT- och processråd (fr o m okt 2013) Dagordning Inledning Statusrapport från respektive område Ordinarie förvaltning samt projekt Förändringsarbetet inom GE IT Processutvecklingsarbetet inom GE Ekonomisk uppföljning av GE IT Beslutsärenden Informationsärenden Samverkansfrågor Övriga frågor Mötesdatum Måndag kl 13-15 2:a veckan varje månad Deltagare Strategidirektör (ordförande) Stabschef VO Produktion Stabschef VO Distribution Stabschef VO Marknad och Försäljning CFO (föredragande i IS/IT-frågor) Strategichef (föredragande i processfrågor)
Nya objektfamiljer inom GE (fr o m 2014) GE Objektfamiljer IS/IT/- och processråd Kund Anläggning & Nät Mätning & Tjänster Samarbete Ekonomi & Personal OF Energiförsörja OF Överföra energi/ Leverera energi tjänster OF Sälja och Ta betalt OF Leda, styra, stödja OF Infrastruktur Planering påbörjas Beslutad förvaltningsplan Genomförande förvaltning
Kompletterande bild från pm3
Förvaltningsstruktur för GE IT IS/IT Process råd OF Energiförsörja OF Överföra/ Leverera Energitjänster OF Sälja och Ta betalt OF Leda Styra Stödja OF Infrastruktur Anskaffa Fysisk Handel Anskaffa Finansiell Handel Producera Puls Sälja o ta betalt inkl Produktutveckla IT-tjänster Sälja o ta betalt inkl Produktutveckla IT arbetsplats IT säkerhet Datacenter Ansluta/Bygga Utföra drift och underhåll Leda Styra Köpa in och resurshantera Kompetensförsörja Mäta Mätvärdeshantering Mäta Mätinsamling Stödja Kommunicera internt Kommunicera externt DC Energitjänster
Familjen Leda/Styra/Stödja bemanning Förvaltningsfamilj Familjeägare Bemanning roller Objekt Objektsägare verksamhet Objektsägare IT Leda/Styra/Stödja Robert Casselbrant Förvaltningsledare verksamhet Exempel Förvaltningsledare IT Leda Styra Robert Casselbrant Ingela Norén-Olsson SIV Malin Letell SR Tanja Kela SIV Kommunicera internt Jan Molin Ingela Norén-Olsson SIV Jenny Sandqvist K Joakim Hasselblad SIV Stödja Peter Trygg Ingela Norén-Olsson SIV Rita Andresson Elena Lundgren SIV Kommunicera externt Jan Molin Ingela Norén-Olsson SIV Sandra Kindbergh K Joakim Hasselblad SIV Köpa in/resurshantering Per Ove Jonsson Ingela Norén-Olsson SIV Åsa Johansson SL Lars Wallstedt SIV Kompetensförsörja Peter Trygg Ingela Norén-Olsson SIV Ulrika Mattson Elena Lundgren SIV
Hur långt har vi då kommit? Vi börjar successivt få vår styrmodell för IT inom GE att rulla: IS/IT- och processrådet är på plats och träffas regelbundet varje månad Vi börjar få vår nya förvaltningsorganisation på plats inom verksamhet och IT Vi har en grundläggande ekonomisk uppföljning av IT varje månad Vi har ett pågående arbete med att konsolidera vår Applikationsportfölj kort- och långsiktigt parallellt har vi lagt en roadmap för BI inom GE Vi har precis startad ett fördjupat arbete inom Sourcing baserat på en förstudie under hösten 2013 IT-säkerhet drivs som ett eget projekt Vi har initierat ett arbete med Avtals- och licenshantering inom GE i nära samarbete med Intraservice som börjar ta bra form Fokus är nu att hålla i och se till att vi får ut de positiva effekterna av en mer sammanhållen styrning av IT utmaningen är vardagen!