Rutiner och regler för Falkenbergs Roddklubb Fastställda av styrelsen 2015-05-11 Falkenbergs Roddklubb Rönnhagsvägen 9, 311 44 Falkenberg 0346-7110 15 Falkenbergsrodd@hotmail.com Bankgiro 263-4970 Organisations nr: 849000-0299
Innehållsförteckning: 1. Ekonomiska rutiner 2. Reserutiner 3. Nyckelhantering 4. Informationsspridning 5. Avtal och överenskommelser 6. Villkor för utlåning/uthyrning 7. Regler för ersättning och bidrag 8. Kriterier för utmärkelser Bilaga. FRKs blankett för reseersättning 1 Ekonomiska rutiner 1.1 Allmänna regler Vid uppdrag för klubben utbetalas ersättning för nödvändiga utlägg. Utlägg, t ex resekostnader, som uppstått i samband med dessa uppdrag skall redovisas på blankett FRK001 och lämnas till kassören senast 14 dagar efter uppdragets slut. Originalkvitton skall bifogas och fästas på tomt A4-ark och om i utländsk valuta omräknas till SEK. Möjlighet till förskott finns vid uppdrag för klubben efter kontakt med kassören. Redovisning av förskottet skall ske senast 14 dagar efter aktiviteten på blankett FRK001. 1.2 Attestering av kostnader Kostnader och intäkter ska attesteras enligt klubbens attestordning. Attestansvar framgår av kontooch organisationsplan. Attest sker skriftligt eller via mail då notering om mejlattest görs på fakturan. 1
2 Reserutiner Resor som genomförs inom ramen för klubbens verksamhet skall genomföras till för klubben lägsta kostnad. I första hand ska klubbens fordon användas (om inte billigare alternativ finns). All reseplanering skall genomföras med god framförhållning så att samåkning kan planeras. Om klubbens fordon används vid transport till tävling eller annat evenemang utgår ingen reseersättning för resa på annat sätt om ej annat avtalats. I de fall där resa med eget transportmedel i enlighet med ovan nämnda reserutiner sker utgår reseersättning enligt blankett FRK001. 3 Nyckelhantering H, T och M-nycklar Följande fördelning på klubbens nycklar ska beaktas: H-nyckel ska endast styrelseledamöter ha tillgång till. T-nyckel ska endast tränare och ledare ha tillgång till. M-nyckel är till för medlemmar. Klubben tar ut en depositionsavgift på 200 kr för varje nyckel. 4 Informationsspridning 4.1 Hemsidan Klubbens hemsida är den officiella kanalen för informationsspridning. Sponsor- och marknadsgruppen ansvarar för uppdatering och denna kan delegeras. Behörigheter för hemsidan beslutas av styrelsen. 4.2 Information övrigt Riktad information inom en begränsad grupp kan ske via sms, mejl, hemsidan eller annan elektronisk bokningstjänst. 4.3 Media Sponsor- och marknadsgruppen är medieansvarig. Kontakt med media ska i första hand ske genom denna eller styrelsens ordförande. 2
5 Avtal och överenskommelser Samtliga avtal mellan klubben och enskilda roddare, ledare, företag, föreningar, SR, RF, SOK och andra parter skall finnas i original på klubbens kansli i pärm Avtal. Avtalen scannas och lagras på säker plats. 5.1 Avtal och överenskommelse med enskild roddare Upprättas mellan roddaren och Tävlings- och träningsgruppen. 5.2 Avtal och överenskommelse med ledare Upprättas mellan ledaren och styrelsen. 5.3 Sponsoravtal med företag Klubbens avtal med sponsorer upprättas av sponsor- och marknadsgruppen. 5.4 Båtförsäkring Samtliga båtar försäkras av klubben. Privatägda båtar kan försäkras via klubben där ägaren faktureras för premien enligt avtal med ägaren. 5.5 Övriga avtal Upprättas av styrelsen. 3
6 Villkor för utlåning/uthyrning av klubbens fordon, båtar, anläggning m.m. 6.1 Tävlingsbåtar Beslutas av Tävling- och träningsgruppen 6.2 Följebåtar Beslutas av Logistik och transportgruppen efter samråd med Tävling- och träningsgruppen 6.3 Inriggare Beslutas av Sponsor- och marknadsgruppen. 6.4 Båttrailer Beslutas av Transport- och logistikgruppen. 6.5 Släpkärra Kan lånas av klubbens medlemmar enligt bokningslista på anslagstavlan under förutsättning att den inte används för klubbens räkning. 6.6 Minibussar Beslutas av Träning- och tävlingsgruppen eller Service- och fastighetsgruppen. 6.7 Klubblokal Beslutas av styrelsen. 6.8 Träningslokal Beslutas av styrelsen. 6.9 Friggebod Kan lånas av klubbens medlemmar enligt bokningslista på anslagstavlan. Utlåning till övriga beslutas av styrelsen. 6.10 Sekretariatvagn Beslutas av Träning- och tävlingsgruppen. 6.11 Partytält Beslutas av Fastighet- och servicegruppen 4
7 Regler för ersättningar och bidrag 7.1 Roddare Beslutas av Tävling- och träningsgruppen inom ramen för av styrelsen fastställd budget. 7.2 Tränare och ledare Arvode utgår inte. Reseersättning utgår i enlighet med punkt 2 ovan. Klubben tillhandahåller ledarkläder. Vid uppdrag i samband med läger ingår mat och logi kostnadsfritt. 7.3 Förtroendevalda Arvode utgår inte. Reseersättning utgår i enlighet med punkt 3.1 ovan. 8 Kriterier för utmärkelser Följande utmärkelser delas ut vid julfesten: 8.1 Årets junior Bästa resultat på tävlingsbanan. Utses av Tävling- och träningsgruppen. 8.2 Årets senior Bästa resultat på tävlingsbanan. Utses av Tävling- och träningsgruppen. 8.3 Klubbkapprodd Vinnarna av klubbkapprodden. Erhåller diplom. 8.4 Hedrande av medaljörer Följande tävlingar ska särskilt uppmärksammas av Falkenbergs Roddklubb. Guldmedaljörer vid SM, JSM och Sprint SM. Medaljörer vid NM, JNM, EM, JEM, VM, JVM samt OS. Samtliga ska erhålla ett diplom. Medaljörer vid EM, JEM, VM, JVM samt OS uppvaktas dessutom med en minnessak. 8.5 Årets lomme Den/de roddare som har gjort årets klavertramp. Utses av styrelsen på förslag från ledarna. 8.6 Förtjänsttecken Delas vart 5:e år ut på julfesten och vart 10:e år vid en särskilt arrangerad fest. 5
Bilaga 1 FRK:s Blankett för Reseersättningar samt Redovisning av förskott, FRK001 Namn Personnummer Telefon Resans ändamål Ansvarig ledare som ska attestera Bankkontonummer. Ange bank Resor Färdväg Färdsätt Antal mil i bil Reseersättning kr (egen bil 18,50 kr per mil, egen bil med släp 30 kr per mil) Utlägg kr enligt bifogade kvitton (klistra upp på A4-blad) Avgår eventuellt reseförskott Netto att erhålla alternativt betala tillbaka Ifylles av attestansvarig Ev resultatenhet Konto Datum och attest Blanketten finns som PDF på FRKs hemsida. 6