Policys och riktlinjer för ekonomiska ersättningar IFK Östersund

Transkript

1 s och riktlinjer för ekonomiska ersättningar IFK Östersund Lagkassa Grundprincipen är att ett enskilt lags samtliga intäkter och kostnader ska registreras och bokföras i föreningens ordinarie redovisningssystem. Respektive lag i föreningen ansvarar dock själv för att tillhandahålla en egen kontantkassa för exempelvis betalning av domare (enligt rutin nedan kan denna dock erhållas i förskott). Om laget av särskilda skäl vill ha en egen kassa eller ett eget konto för t ex insamling av pengar till cuper och andra lagaktiviteter så bör detta göras i minimal omfattning och under god kontroll. Föreningen avser att under 2013 se över rutiner för detta.

2 Ersättningar Domarkostnader Domarkostnader för seriespel, ÖP liret, ÖP lirscupen och DM betalas av föreningen. Domarkostnader för träningsmatcher betalar lagen själva. Ersättning för domarkostnader ska i möjligaste mån betalas ut till lagen i förskott. I de fall domarkostnader betalas kontant direkt till domaren i anslutning till match (såsom t ex idag sker i de allra flesta fall i ÖP liret) så gäller följande rutin: 1. Lagledare i respektive lag tar kontakt med kansliet och erhåller (kvitterar ut) där i förväg en ersättning för vårens samtliga matcher. Storlek på ersättningen uppgår till den domartaxa som finns för respektive serietillhörighet multiplicerat med antalet matcher under våren. Eventuella kommande reseersättningar för domare ingår inte i denna förskottsersättning. 2. I anslutning till sommaruppehåll lämnar lagledare in kvitton till kansliet på gjorda betalningar och eventuell reglering för domares reseersättningar görs. 3. Samtidigt som redovisning/reglering av vårens domarkostnader görs (enligt punkt 2) erhålls förskottsersättning för höstens matcher. En förutsättning för detta är att kvitton för vårens matcher lämnats in. 4. Lagledare lämnar slutligen in kvitton på gjorda betalningar under hösten och reglering för domares eventuella reseersättningar görs. Detta bör göras så fort som möjligt efter sista match dock senast 15/12. I undantagsfall kan föreningen acceptera att lag själva gör utlägg för samtliga domarkostnader och sedan lämnar in kvitton för redovisning och utbetalning av ersättning. I detta fall bör kvitton lämnas in löpande under året, t ex månadsvis, för att underlätta den ekonomiska uppföljningen. Sista inlämningsdag för kvitton för respektive räkenskapsår är i detta sammanhang 15/12. Inlämnade underlag efter detta datum utbetalas inte. Noterbart är att på 5 och 7 mannamatcher ska ingen reseersättning betalas ut till domarna. Då kansliet i normalfallet inte har kontanter så måste lagledare ta kontakt med kansliet i god tid innan om förskott för domarersättning önskas i kontanter. För en snabbare och säkrare hantering är det önskvärt om ersättningar i största möjliga omfattning görs via girering/överföring till konto som anges av lagledare. Domarkostnader i anslutning till arrangerandet av egna cuper ingår i cupens normala kostnader och redovisning. Ingen särskild ersättning för detta ges av föreningen.

3 Resekostnader Resekostnader för seriespel, ÖP liret, ÖP lirscupen och DM betalas av föreningen i enlighet med fastställda riktlinjer. Resekostnader för cup och träningsmatcher betalar lagen själva. Endast resor överstigande 30 km enkel väg ersätts, och då med hela resans längd. Styrelsen fastställer respektive års kilometerersättning (2013 uppgår denna till 1,50 kr/km). För 11 mannalag ersätts för maximalt 4 bilar per resa. För 5 och 7 mannalag ersätts för maximalt 3 bilar per resa. Ersättning för resekostnader betalas ut i efterskott. Utlägg för resekostnader enligt ovan görs av respektive lag. Återbetalning sker sedan från kansliet mot ifylld blankett Underlag för bilersättning som finns på hemsidan. Underlag som stärker resan, t ex matchprogram med spelplats ska bifogas. Senaste inlämningsdag av blankett och underlag för respektive räkenskapsår är 15/12. Inlämnade underlag efter detta datum utbetalas inte. Underlag bör dock lämnas in löpande under året, t ex månadsvis, för att underlätta den ekonomiska uppföljningen. Ovanstående avser resor med bil. Om resa görs med andra färdmedel, t ex buss eller tåg, så utgår ersättning mot kvitto/faktura för resan. Grundprincipen enligt ovanstående stycke gäller då som riktlinje för maximal ersättning. Respektive budgetansvarig kan medge undantag i särskilda fall och ska om så görs meddela detta till kansliet. Särskild förteckning över spelplatser i Jämtland med avstånd finns i blanketten Underlag för bilersättning som finns på hemsidan. Här framgår för vilka spelplatser reseersättningar ges och antalet kilometer. Utgångspunkt för resor är alltid Östersund. Om match spelats på spelplats som inte finns med i denna förteckning så ansvarar respektive lag för att meddela detta till kansliet som sedan uppdaterar förteckningen.

4 Kostnader för kost och logi Ekonomiska ersättningar Ingen ersättning för kostnader för kost och logi betalas ut. Respektive budgetansvarig kan medge undantag i särskilda fall och ska om så görs meddela detta till kansliet. Kostnader för telefon och liknande omkostnader Ingen ersättning för övriga omkostnader, såsom t ex telefon, betalas ut. Respektive budgetansvarig kan medge undantag i särskilda fall och ska om så görs meddela detta till kansliet. Anmälnings och deltagaravgifter Anmälningsavgifter för seriespel, ÖP liret, ÖP lirscupen och DM betalas av föreningen. Anmälningsavgifter för deltagande i cuper kan ges enligt fastställda riktlinjer. Deltagaravgifter för cuper betalar lagen själva. Respektive budgetansvarig beslutar om anmälningsavgifter för deltagande i cuper ska ges. En förutsättning är att verksamhetsplan lämnats in enligt fastställd tidplan. I annat fall får lagen själva betala detta. Samtliga anmälningsavgifter betalas av föreningen efter inlämnade underlag från respektive lag. Detta avser En sk cupstege är under utredning och kan innebära förändrade rutiner kommande år. Kostnader för material Material till lagen beställs i enlighet med för beställning av material. Ingen ersättning för egna inköp utanför denna rutin ges utan betalas av lagen själva.

5 Deltagaravgift för distriktselitlägret Ungdomar som deltar i elitdistriktslägret, dvs år två av distriktsverksamheten har rätt till ersättning i enlighet med fastställda riktlinjer. Ersättning ges med hälften av deltagaravgiften. Ersättning ges i efterskott mot uppvisande av kvitto på betalning. Respektive spelares förälder/förmyndare anmäler till kansliet om de vill ha ersättning. Senaste inlämningsdag för kvitton respektive räkenskapsår är 15/12. Inlämnade kvitton efter detta datum utbetalas inte. Tränararvoden Förutom arvoden till tränare för föreningens representationslag utgår inga tränararvoden. Styrelsen beslutar om samtliga tränararvoden Bidrag Lag eller enskild medlem kan söka bidrag för specifika omkostnader. Ansökan med motivering och sökt belopp lämnas till kansliet för vidare hantering och beslut i styrelsen