Projektplan Kommunikationsstrategi för Göteborgs universitet Maria Eriksson 2012-05-23 Projektplan för projektet Kommunikationsstrategi för Göteborgs universitet 1. Basfakta Projektnamn Kommunikationsstrategi för Göteborgs universitet Om projektplanen Projektplanen är ett levande dokument som kommer att uppdateras allt eftersom projektet fortlöper. Särskilt gäller detta projektets två senare delar fas 2 och 3 som kommer att bli mer detaljerade efter hand. 2. Syfte, mål och förutsättningar Bakgrund Alla svenska lärosäten lever i en värld med kraftigt ökad konkurrens om resurser och tydligt uttalade krav på profilering. Det ställs också stora krav på internationalisering. Samtidigt vill man från politiskt håll minska antalet lärosäten i Sverige. Göteborgs universitet är ett stort och brett universitet med många kvalificerade utbildningar och starka forskningsmiljöer. Inom universitetet ryms flera välkända och starka varumärken. Samverkan med omvärlden är omfattande. I takt med att konkurrenstrycket ökar inom universitetssektorn, växer behovet av att tydliggöra bilden av Göteborgs universitet som ett universitet - såväl internt som externt. För det behövs strategisk och väl genomtänkt kommunikation. Det sker mycket bra och professionellt kommunikationsarbete inom Göteborgs universitet, detta såväl på central nivå som på fakultets- och institutionsnivå. Det saknas dock en övergripande och gemensam plan för kommunikationsarbetet, vilket försämrar möjligheten att kommunicera Göteborgs universitet som ett sammanhållet universitet. Ledningen för Göteborgs universitet anser det därför angeläget att en kommunikationsstrategi tas fram för hela universitetet. Den ska omfatta intern såväl som extern kommunikation och gälla för hela universitetet. Det innebär att den ska vara en utgångspunkt för kommunikationsarbetet på alla nivåer. Den ska underlätta för universitetets kommunikatörer och övriga anställda att fatta beslut och agera i kommunikationsfrågor. Kommunikationsstrategin ska ses över och uppdateras regelbundet, exempelvis varje år.
Syfte med projektet Projektet syftar till att ta fram en övergripande kommunikationsstrategi för Göteborgs universitet. Den ska användas som en guide och verktygslåda för universitetets kommunikationsarbete. Till kommunikationsstrategin ska det också tas fram en aktivitetsplan som uppdateras löpande.. Projektets mål Leveranser Av projektet förväntas följande leveranser: Den 8 november 2012 finns en nulägesanalys för universitetets befintliga kommunikationsarbete som innehåller utmaningar, problem och avgränsningar men också möjligheter och styrkor Den 1 oktober 2012 finns en kravspecifikation inklusive en att göra-lista med utgångspunkt från nulägesanalysens resultat och inför framtagningen av en kommunikationsstrategi Den 1 februari 2013 finns en kommunikationsstrategi för Göteborgs universitet baserad på resultaten från nulägesanalysen Den 1 februari 2013 finns en plan för införandet av den nya kommunikationsstrategin Effektmål Effektmålen med en kommunikationsstrategi för hela universitetet är att: Bidra till att universitetet uppnår sina strategiska planer och verksamhetsmål Synliggöra universitetets kärnverksamheter utbildning och forskning samt stärka kommunikationen om universitetets roll som myndighet och arbetsgivare Skapa samsyn och tydlighet kring vilka vi är och vart vi är på väg och därigenom stärka universitetets identitet och image Tydliggöra bilden av Göteborgs universitet som ett sammanhållet universitet och därigenom stärka intern samverkan och gemensam utveckling Stärka universitetets attraktionskraft och image och därmed öka intresset bland universitetets olika intressenter Bidra till att utveckla, effektivisera och kvalitetssäkra kommunikationen inom Göteborgs universitet genom att: Tydliggöra roller och ansvar när det gäller kommunikationsfrågorna Hålla kartlagda kommunikationsprocesser levande Få tillgång till en guide och verktygslåda med målgruppsanpassade rutiner och stöd för kommunikationsarbetet Framgångsfaktorer Bred förankring och delaktighet arbete över fakultetsgränserna Samarbete med andra funktionsområden som HR, ekonomi, IT, analys och utvärdering och andra berörda parter Externt stöd för utifrånperspektiv och processdriv Referensgrupp eller liknande för regelbunden avstämning Fokusgrupper och experter för inhämtande av kunskap och kompetens Genomtänkt arbetsmetodik workshops etc Förankring och kommunikation löpande Tydliga slutprodukter och användning av dessa Säkerställd koppling till visionsarbete, organisationsarbete och andra eventuellt näraliggande projekt Lessons learnt från andra projekt, t ex Göteborgs universitet förnyas 2
Projektets koppling till andra pågående projekt/aktiviteter Inom Göteborgs universitet pågår en rad olika projekt som kan ha påverkan på arbetet med kommunikationsstrategin: Organisationsprojektet GU förnyas Förstudie intranät genomförd. Utvecklingsarbete av internwebb - pågår GU research, forskningsdatabas - pågår Revidering av webbregler genomförd Översyn av regler för sociala medier genomförd, resulterade i en handbok samt workshops våren 2012 Löpande webbutveckling pågår Utveckling av rörlig bild riktlinjer behövs Översyn grafiska profilen har startat Masterprojektet 3. Upplägg, tidplan och resursbehov Projektets upplägg Arbetet består av tre faser: 1) Nulägesanalys 2) Framtagande av kommunikationsstrategi och 3) Införande och förankring Tidplan för de tre olika faserna Fas 1 - nulägesanalys 19 april 8 november 2012 Fas 2 - framtagande av kommunikationsstrategi för Göteborgs universitet 9 november 2012 31 januari 2013 Fas 3 - införande och förankring Pågår under hela arbetets gång Beskrivning av innehåll i projektets tre faser Fas 1 Nulägesanalys Nulägesanalysens sex arbetsområden Arbetet med nulägesanalysen är uppdelat i sex områden. Dessa beskrivs nedan. För varje arbetsområde ansvarar en arbetsgrupp (A-F). Arbetsgrupp A Internkommunikation Ledningens kommunikation Chefernas kommunikation/det kommunikativa ledarskapet Medarbetarnas dagliga kommunikation Kommunikation via sociala medier Den interna kulturen 3
Arbetsgrupp B Mediearbete Reaktivt/proaktivt mediearbete Sökande och hantering av nyheter Mediebevakning Medieträning/coachning Relationsbyggande internt/externt (chefer och medarbetare/journalister) Uppföljning Arbetsgrupp C Forskningskommunikation Spridande av forskningsresultat till omvärlden Inspirera och stödja forskare till att vilja kommunicera och synas Samordning/samverkan Stöd till forskare vid ansökning, t ex populärvetenskapligt avsnitt Arbetsgrupp D Studentrelationer Studentrekrytering (koppling till profilering), nationellt/internationellt Studenternas dagliga kommunikation med universitetet Universitetets kommunikation med studenter Samordning/samverkan Arbetsgrupp E Varumärke/profilering Bilden av Göteborgs universitet, i Sverige och internationellt Identifikation av universitetets starka varumärken Identitet och image, vision och värdegrund Grafisk profil Bildspråk/regler för webb och andra media Regler för språk och tonalitet per målgrupp Marknadsföring: events, annonsering, kontaktuppgiftsannonsering etc Arbetsgrupp F Omvärld/samverkan Omvärldsbevakning Omvärldskontakter och relationsbyggande, nationellt/internationellt Samarbetsparters/allianser, nationellt/internationellt Alumner Nulägesanalysens slutsatser och rekommendationer utgör underlaget för nästa fas, framtagande av kommunikationsstrategin. I nulägesanalysen ingår att: 1. Ta fram den aktuella bilden av Göteborgs universitet, internt och externt. Kartlägga hur universitetet uppfattas av olika intressenter (både interna och externa). Detta arbete genomförs med externt konsultstöd dels genom en intervjuundersökning bland externa såväl som interna målgrupper, dels genom en medieanalys. Eventuellt används i detta sammanhang den tidigare använda positioneringskartan (från rådet för identitet och image) 2. Inventera det kommunikationsarbete som görs på Göteborgs universitet idag, både internt och externt, samt på universitetets samtliga nivåer: central nivå, fakultet, institution och centrumbildningar. I inventeringen ska ingå informationsprocessen (processkartläggningen), organisation (processkartläggningen), metoder och arbetssätt (processkartläggningen), kommunikationens innehåll och spridning, samt styrande dokument. Identifiera hur universitetets budskap når ut och hur befintlig samverkan ser ut. Frågan varför gör vi detta eller varför gör vi inte detta ska följa som en röd tråd genom arbetet. Identifiera under arbetets gång även de nyckelfrågor som har bäring på universitetets kommunikationsarbete och som kan utgöra viktiga 4
komponenter för den framtida kommunikationsstrategin. Viktiga frågor av indirekt betydelse kan med fördel parkeras för hantering vid senare tillfälle. 3. Gör en benchmark så arbetar andra organisationer med sitt kommunikationsstrategiska arbete. Hitta några goda exempel från universitet och högskolor, såväl från universitet av samma typ som Göteborgs universitet som nyare universitet, t ex Örebro och Karlstad. Men titta också på andra organisationer, både offentliga verksamheter och näringsliv. Titta på eventuell koppling mellan erkänt goda arbetsplatser och internkommunikation. 4. Ta reda på och analysera trender och tendenser inom kommunikationsbranschen. 5. Avsluta med att summera och ta fram slutsatser och rekommendationer inför nästa fas: framtagandet av en kommunikationsstrategi. Summeringen ska svara på följande: a) detta vill vi fortsätta att göra b) detta vill vi också göra c) detta ska vi sluta med. Aktiviteter på vägen mot en nulägesanalys: Inläsning och analys av relevant bakgrundsmaterial som exempelvis undersökningar, den processkartläggning som har gjorts i arbetet med Göteborgs universitet förnyas och andra undersökningar som presenteras i listan nedan. Undersökning av hur anställda vid Göteborgs universitet uppfattar den interna och externa kommunikationen (troligen Nordisk kommunikation benchmark) Solberg gör intervjuundersökning med Göteborgs universitetets externa såväl som interna intressenter Mediesökningar Workshop för att analysera resultaten halvvägs, bl a framtagning av intressentanalys (Solberg arrangerar) Workshop för att knyta ihop säcken och ta fram resultatet av nulägesanalysen (Solberg arrangerar) Inläsning inför framtagning av nulägesanalys: Arbetet med kommunikationsstrategin utgår bland annat från universitetets vision ), värderingar, mål och strategiska planer (nuvarande och kommande). Inför arbetet med kommunikationsstrategin ska arbetsgrupperna ha läst ett visst bakgrundsmaterial för att ha samma förförståelse. En del ska läsas noggrant, annat mer översiktligt. Alla arbetsgrupper läser följande material noggrant: Kvalitet och förnyelse strategier för Göteborgs universitet 2011-2012 (Forsknings- och utbildningsstrategier, FUS, för fördjupning) Preliminära slutsatser och rekommendationer i Vision 2020 Policy för information och kommunikation Red 10 (Alla läser inledningsavsnittet General Rekommendations sid 15-26 Resten av RED 10 läses vid behov) Arbetsmiljöbarometern (Kapitel 11: Information, kommunikation och nöjdhet) Aktuella frågor i omvärlden rapport från avdelningen Analys och utvärdering Alla arbetsgrupper läser översiktligt Provés insamlade material Provés processkartläggning av information/kommunikation Chefsbarometern (2011) Studentbarometern Identitet och image (rapport från 2003) + undersökningar från 2006,2008 och 2010 Måldokumentet Göteborgs universitet 2010 Språkpolicy Manual för grafisk profil 5
Arbetsmiljöbarometern 2011(Kapitel 3: Ledarskap, kapitel 9: Förtroende och attityder till ledning, organisation och styrning) Göteborgs universitets historia Material som vissa arbetsgrupper ska läsa Dive into reality (budskapsplattform studentrekrytering) Masterkampanjen (budskapsplattform) Läses översiktligt av arbetsgrupp D, E och F Blue 11 Läses översiktligt av arbetsgrupp D IE 2011 Läses översiktligt av arbetsgrupp C och F Göteborgsakademiker (2010) Arbetsgrupp D läser noggrant, resten översiktligt vid behov Fas 2 Framtagande av kommunikationsstrategi Detta avsnitt kommer att bli mer detaljerat när projektets Fas 1 är genomförd. Kommunikationsstrategin ska ha följande innehåll: Bakgrund och syfte Kommunikativa utmaningar och möjligheter Kommunikationsmål Målgrupper Ansvar och mandat Kommunikativt förhållningssätt tonalitet etc Budskapsplattform Kanaler Utvärdering av kommunikation Strategiska regler/taktik Fokusområden/nyckelfrågor Aktivitets- och tidsplan Kommunikationsstrategin ska utmynna i både aktiviteter och dokument. Några exempel: Storytelling-workshop som utmynnar i berättelsen om Göteborgs universitet Framtidsseminarium om forskningskommunikation Kommunikationsevent i framkant Reviderad policy för information och kommunikation (revidering) Göteborgs universitet 2010 (revidering) Kommunikationshandbok (så här kommunicerar vi och så här arbetar vi med kommunikation på Göteborgs universitet) Kommunikativt ledarskap (utveckla kommunikationsdelen i universitetets interna chefsutbildning ) Mall för framtagning av kommunikationsstrategi/kommunikationsplan Etc. Fas 3 Implementering och förankring 6
Detta avsnitt kommer att bli mer detaljerat under tiden projektet pågår. Kommunikationsstrategin ska vara känd och använd av universitetets medarbetare och chefer. Införandet startar så snart som arbetet med kommunikationsstrategin startat. Förankringen kan ske i form av olika seminarier och workshops, via informations- och dialogmöten med olika målgrupper etc. 4. Projektorganisation och arbetsformer I arbetet med att ta fram en kommunikationsstrategi deltar personer från universitetets alla nivåer: central nivå, fakultet och institution. Beställare är rektor som har delegerat ansvaret för projektet till en projektägare. En styrgrupp, som leds av projektägaren, har skyldighet och rätt att ta beslut om projektet och stödja projektledaren i arbetet med att driva projektet. Projektägare: Ann-Charlotte Hansson Schützer Styrgrupp: Ann-Charlotte Schützer, ordf./projektägare, Lena Kolvik, Lars-Olof Karlsson, Åsa Kultje, Susanne Fägersten Sabel, Tanja Thompson Projektledare: Maria Eriksson Sofia Lodmark-Wallner Maria Eriksson är föräldraledig 15 juni 1 februari 2013. Under den tiden är Sofia Lodmark-Wallner projektledare. Projektledaren, som är föredragande inför styrgruppen, har till sin hjälp ett externt projektstöd vars syfte bland annat är att tillföra ett utifrånperspektiv, avlasta i arbetet och vara drivande i projektet. Projektledning Projektledningen utgörs av projektledaren tillsammans med gruppledarna för arbetsgrupperna A-F. Arbetsgrupper Projektet är organiserat i sex arbetsgrupper med ansvar för varsitt av de sex områden som är definierade för projektets första del nulägesanalysen. Områdena är internkommunikation, mediearbete, forskningskommunikation, studentrelationer, varumärke/profilering och omvärld/samverkan). Varje arbetsgrupp består av fyra till fem personer, varav en gruppledare som ingår i projektledningen, Gruppledaren är sammankallande och ordförande för mötena och återkopplar resultat av arbetet i gruppen tillbaka till projektledaren. För bemanning av projektets olika delar och en exakt beskrivning av projektorganisationen, se bilaga För namn på alla projektdeltagare, se bilaga Externt stöd Projektet kommer att ha ett externt konsultstöd genom kommunikationsbyrån Solberg. Det externa stödet förväntas bidra med ett viktigt utifrånperspektiv men även bidra till att 7
skapa driv i processen. Projektledningen behöver såväl strategiskt som operativt stöd, t ex: Bistå arbetsgrupperna i deras arbete med research och analys Bistå projektledaren med operativt och strategiskt stöd Bidra till nulägesanalysens slutsatser och rekommendationer genom värdering av framkomna resultat i arbetsgrupperna Bidra till att ta fram kommunikationsstrategin Bidra till praktiska aktiviteter som workshops och seminarier 5. Projektets leveranser och aktiviteter Beslutspunkter - Projektplan är godkänd - Kommunikationsplan är godkänd - Arbetsgruppernas handlingsplaner är godkända - Nulägesanalysen är klar och godkänd - Utifrån analysen dras slutsatser kring vilka faktorer som är mest väsentligt att arbeta vidare med. - Kommunikationsstrategin är klar och godkänd - Implementeringen är klar Aktiviteter Denna aktivitetslista fylls på efter hand under projektets gång Aktivitet Klar tidpunkt Kommentar Inspark för alla 19 april deltagare Inläsning av material 3 maj Startmöte 2 2 maj Presentation av 8 november resultat nulägesanalys Bilden av GU, 21 juni intervjua beslutfattare Leverans 24 augusti undersökning bilden av GU Workshop 1: 13 juni Intressentanalys genomförd Sammanställning, 17 augusti resultat workshop 1 Medieanalys, 15 juni genomförande Medieanalys, resultat 17 augusti klart Work shop 2: SWOT 28 september Genomförd Sammanställning, resultat SWOT 5 oktober 8
Presentation av resultat nulägesanalys Produktion av kommunikationsdokument, t ex kommunikationshandbok, samt översyn av befintliga styrdokument och liknande 8 november December Kommunikationsstrat egi klar Start av införande 1 februari 2013 Löpande, mer aktivt från januari 2013 9
6. Risker Risk Ifrågasättande av nyttan och ovilja till förändring what s in it for me? Åtgärd Att de som inte får vara med i arbetsgrupperna upplever det orättvist vilka som valts ut varför inte jag varför just hon/han. Projekttrötthet Inte ett resurskrävande förändringsprojekt till! Att deltagarna i arbetet inte har tid, svårt att hitta mötestider etc. Rykten och missledande kommentarer Bristande vilja att tillhöra GU-familjen. Oklarheter som stoppar upp arbetet, ex vad gäller för profilering, ska GU visa upp styrkeområden eller helheten t ex? För mycket diskussioner i arbetsgrupperna som tar tid men inte leder arbetet framåt Att projektet drar ut på tiden Att uppdraget är oklart Alltför lite förankring med övriga funktionsområden (stödprocesser) Att projektet ses som enbart ett kommunikatörsprojekt Att implementeringsfasen rinner ut i sanden. Man är nöjd över att ha tagit fram en strategi och har inte riktigt kraft att jobba med implementering. 7. Kommunikation under projektet Projektplan, se bilaga. 8. Ekonomisk kalkyl För projektet avsätts 1 Mkr inom verksamhet 9020. För utförlig kalkyl, se bilaga. 9. Utvärdering av projektet Detta avsnitt kommer att utvecklas. 10
11