Introduktion till TimeEdit TimeEdit är ett avancerat, grafiskt resursplaneringssystem som hanterar bokningar av olika slag. Det är ett fleranvändarsystem som ger total kontroll vid bokning och schemaläggning. Det blir enkelt att hålla reda på vad som är bokat, vilka förhinder som finns och vad som är tillgängligt att boka. Direkt när bokningar och ändringar gjorts syns de samtidigt i TimeEdit-klienten, TimeEdit Webb och i TimeEdits iphone- och ipadapp. Denna introduktion syftar till att du som användare ska komma igång med TimeEdit och bli bekant med de begrepp som används i systemet. Introduktionen ger en första beskrivning av kalenderfönstret och hur bokningar görs.
Innehåll Sida 1.0 Kom igång med TimeEdit 3 1.1 Systemkrav 3 1.2 Att ladda ner en TimeEdit-klient 3 2.0 Grundbegrepp 4 3.0 Bokningar 6 3.1 Att göra en bokning 6 3.2 Att ändra en bokning 7 3.3 Se bokningar i kalendern 10 3.4 Bokningslistan 10 4.0 Mer om kalenderfönstret 11 4.1 Anpassa kalenderns utseende 11 4.2 Vyer 11 4.3 Att söka i kalendern 13 5.0 Mer om bokningar 14 Klusterbokning 14 6.0 TimeEdit webb 15 6.1 Se bokningar på webben 15 2
1.0 Kom igång med TimeEdit För att ansluta till TimeEdit behövs namnet på din organisation samt användarnamn och lösenord. Dessa uppgifter tilhandahålls av din lokala TimeEdit-administratör. En klient är ett program som används för att ansluta till TimeEdit. Ladda ner och spara klienten på datorn om du använder TimeEdit ofta. Det går även att starta TimeEdit direkt i webbläsaren som en s.k. applet utan att först ladda ner något program. Oavsett om klienten är nerladdad till datorn eller om den körs via webbläsaren, ser programmet likadant ut och fungerar på samma sätt. 1.1 Systemkrav För klient och applet. TimeEdit har stöd för följande webbläsare när du kör en klient som en applet i webbläsare. Mozilla Firefox, Internet Explorer, Safari, Google Chrome, Opera 1.2 Att ladda ner en TimeEdit-klient Du kan välja att använda TimeEdit i din webbläsare eller ladda ner en klient. I webbläsaren går TimeEdit som applet inbäddad i webbläsaren och som klient går den som en applikation. Varför man väljer att använda TimeEdit i webbläsare kan vara att man inte vill eller får göra en installation på datorn eller att man tillfälligt arbetar på en annan dator. Vissa snabbkommandon samt klipp och klistra fungerar inte på samma sätt i appletten. 1. Gå till www.timeedit.net 2.Klicka på Ladda ner program 3.Ange namnet på din organisation. Finns det flera att välja på visas en lista. Klicka för att välja ur listan. 4. Välj vilken klient du vill ladda ner. Klienten laddas ner till hämtade filer och du kan placera klienten på önskad plats. 5. Dubbelklicka på programsymbolen, ange användare, lösenord och logga in. 3
2.0 Grundbegrepp Dessa grundbegrepp är centrala i TimeEdit och är återkommande i denna introduktion. Objekt Resurserna som ska bokas kallas objekt, t ex Bo Larsson, A112 och Dataprogrammet Typ Objekten är grupperade i olika typer, till exempel är objektet Dataprogrammet av typen program, objektet A112 är av typen lokal och objektet Bo Larsson är av typen lärare. Relation Objekt kan ha relationer till varandra, t.ex. läraren Bo Larsson undervisar i kurserna Matematik och Fysik. Lokalen B112 har utrustningen projektor. Bokning En bokning innehåller ett antal objekt av samma eller olika typer. En bokning har vanligen en viss längd och pågår under en viss tid. En bokning har ett unikt ID. Bokningsläge Bokningslägen innehåller regler som styr vilka typer och objekt som ska ingå i en bokning. Exempel på bokningslägen kan vara schemaläggning, utrustningsbokning eller lokalbokning. Kalender Bokningarna görs i en kalender och standardkalendern innehåller datum och tid. Kalendern går även att anpassa efter användarens egna behov. Användaren skapar då så kallade vyer. Vy Vyer är anpassade fönster för kalendrar. Du kan skapa egna vyer och i vissa fall finns också publika vyer som skapats av systemadministratören. Du kan alltid återgå till kalenderns standardvy. Förhinder Objekt kan utgöra förhinder när de är bokade, t.ex. en lokal som är bokad och därför upptagen. Det finns även objekt som inte utgör förhinder, t.ex. ett moment eftersom flera moment av samma typ skall kunna pågå samtidigt. Om objektet utgör ett förhinder för bokning visas förhindret i kalendern i gul färg. Kluster En klusterbokning innehåller flera identiska bokningar som återkommer samma tid under ett bestämt tidsintervall. En klusterbokning visas med grön färg. 4
Kalenderfönstret Kalenderfönstret innehåller all information för att boka, omboka, avboka eller ställa frågor om bokningar. Du kan välja hur du vill se din kalender. Nedan visas två veckor samtidigt. Nummer Namn Funktion 1 Valdalista De typer som ingår i bokningsläget visas i valdalistan. Valda objekt för bokningen visas i valdalistan 2 Objektlista Beroende på vilken typ som är markerad i valdalistan visas här de objekt som användaren har behörighet att se. 3 Bokningsläge Här väljer användaren mellan olika typer av bokningar. 4 Kryss Rensar valdalistan och tömmer då även objektlistans innehåll. 5 Sökruta för kalendern Sökruta för att förflytta sig i kalendern och ändra hur många veckor som skall synas samtidigt. 6 Historikpilar Låter användaren bläddra fram och tillbaka mellan de senaste kombinationerna av valda objekt. 7 Sidopanel Innehåller flikarna: kalenderinställningar, boknings information, objektinformation och personliga inställningar. 5
3.0 Bokningar 3.1 Att göra en bokning Välj typ i valdalistan En typ är benämningen för en samling resurser som kan bokas. Resurserna som kan bokas kallas för objekt och tillhör en typ. För varje installation kan man själva bestämma vad man skall kalla sina typer och objekt och hur de skall relateras till varandra i just er organisation. När du markerar en typ i valdalistan, t.ex. program, visas endast de objekten i objektlistan till vänster som har en relation till typen. Vilka objekt som visas beror dels på valt bokningsläge (exempelvis utrustningsbokning eller schemaläggning) och på användarens behörighet. Välj ett eller flera objekt När ett objekt markeras i objektlistan flyttar det sig till valdalistan och markören går automatiskt till nästa typ. De objekt som visas nu är de objekt som har en relation till tidigare valda objekt. Relation En relation beskriver hur objekt och typer skall förhålla sig till varandra. När du t.ex. väljer ett program visas bara de kurser som ingår i programmet. När du sedan väljer kurs visas endast de lärare som är behöriga att undervisa i kursen. Det blir omöjligt att göra fel. 6
Gör bokningen i kalendern Dra och släpp med musmarkören i kalendern där du vill boka. De valda objekten är nu bokade. Olika färger på bokningar När du gör en bokning får den en blå färg. Om du ser andra blå bokningar i en kalender betyder det att de innehåller de objekt du har i valdalistan. Bokningarna kan dessutom innehålla fler objekt. En gul bokning betyder att den utgör ett förhinder för bokning. Något av det du har i valdalista är redan bokat den tiden. Om en bokning är grå är tiden inte tillgänglig för bokning och en röd bokning indikerar en infobokning t.ex. en helgdag. 3.2 Att ändra en bokning För att ändra på en bokning måste den först markeras. Om valdalistan redan stämmer överens med bokningen du skall ändra är bokningen blå. Annars är det en gul markering som indikerar förhinder. När du klickar på ett förhinder eller en bokning i kalendern blir den blå och kalendern visar även andra bokningar utifrån den aktuella bokningens perspektiv. Valdalistan innehåller nu objekten från bokningen. Kalendern visar även eventuella nya förhinder med gul färg för objekt som ingår. Flytta en bokning 1. Markera en bokning i kalendern genom att klicka på den. 2. Håll ner musknappen och dra bokningen till önskad dag eller tid. eller 1. Markera bokningen. 2. Använd pilarna på tangentbordet för att flytta bokningen upp/ner eller höger/vänster. 7
Förläng eller förkorta en bokning 1. Markera bokningen. 2. Dra i över- eller nederkanten av bokningen för att förlänga eller förkorta bokningen. eller 1. Markera bokningen. 2. Håll ner CTRL på Windows eller CMD på Mac och använd pilarna upp och ner. Kopiera en bokning 1. Markera bokningen. 2. Håll ner ALT-tangenten 3. Dra bokningen till önskad dag och tid. Gör en ny bokning med samma objekt 1. Markera en bokning i kalendern genom att klicka på den. 2. I valdalistan finns nu samma objekt som bokningen innehåller. 3. Dra ut en ny bokning i kalendern. Ta bort/avboka en bokning 1. Markera bokningen. 2. Högerklicka på bokningen. 3. Välj avboka. Observera att åtgärden inte går att ångra. Däremot går det att söka fram avbokningen via bokningslistan för att se vilka objekt den innehöll och vilken tid den inföll. 8
Omboka objekt Exempel på användningsområden: 1. En lärare har blivit sjuk och du söker en ersättare som både är ledig och har rätt kompetens. 2. Du vill lägga till ytterligare en lärare till en bokning. Omboka innebär att byta ut, ta bort, eller lägga till något eller några av objekten i en bokning. 1. Markera bokningen. 2. Högerklicka och välj Omboka objekt. Bokningen lyser upp och är i ombokningsläge. 3. Lägg till eller ta bort objekt genom att markera typen. Tar bort ett objekt genom att välja det i valdalistan. För att lägga till flera objekt av samma typ på bokningen, håll ner CTRL för Windows eller CMD för Mac och klicka på ytterligare objekt i objektlistan. 4. Bekräfta ombokningen genom att klicka på den gröna bocken eller avbryt med det röda krysset ovanför valdalistan. 9
3.3 Se bokningar i kalendern I kalendern visas bokningarna markerade med olika färg beroende på vad som finns i valdalistan. Är valdalistan tom är normalt kalendern tom. För att se bokningar med ett visst objekt, klicka på objektet så att det hamnar i valdalistan. Bokningar med valt objekt visas i kalendern. Lägg till ytterligare ett objekt. De bokningar som fortfarande är blå innehåller båda objekten. 3.4 Bokningslistan Bokningslistan visas i nedre delen av kalenderfönstret, till höger om valda-listan men visas inte i standardutförandet av kalenderfönstret. Bokningslistan används när du vill söka fram bokningar och du kan välja om du vill om fältet med listorna skall vara synligt eller inte. Visa bokningslistan genom att klicka på Visa i menyraden och välj Visa bokningslista. Dölj listan genom att välja Göm bokningslista. Sök bokning i bokningslistan Du kan söka och sortera på en mängd parametrar. Klicka på förstoringsglaset i sökfältet ovanför bokningslistan och välj t.ex. statusen Ofullständig. En förteckning över alla ofullständiga bokningar visas i listan. Du kan även söka på egen söktext. Skriv en söktext i textfältet och bokningar som matchar sökbegrepp visas i listan. Klicka på en bokning i listan och den visas i kalendern.
4.0 Mer om kalenderfönstret 4.1 Anpassa kalenderns utseende Du kan ställa in kalendern som du vill ha den. Du kan dels ändra direkt i kalendern som vi beskriver nedan och dels i Sidopanelen som du når genom att välja Visa info i menyn Visa. Välj antal veckor som skall visas i kalendern - se närmare beskrivning av Sökrutan nedan. Dela kalender på höjden eller bredden Du kan dela din kalender i flera vyer. Klicka på jordgloben längst upp till vänster i kalendern och välj Dela på höjden eller Dela på bredden. Nu kan du t.ex. ha en översikt och en tvåveckorsvy samtidigt. Växla axlar Om du önskar få utseendet på din kalender så att dagar och tider byter plats kan du välja Växla axlar. Sökrutan Du kan även anpassa kalenderfönstret direkt i kalendern så att önskat antal veckor eller dagar visas. Använd något av följande kortkommandon i Sökrutan som du finner längst ner till höger i kalenderfönstret. Sökrutan visas som nr. 5 i översiksbilden för kalenderfönstret. Funktion Visa ett antal veckor Visa antal dagar Visa ett år Visa antal timmar Skriv i sökrutan, t.ex: 4v 2d 1y 1h 4.2 Vyer För att förenkla arbetet i kalenderfönstret går det att skapa egna vyer. Vyer används för att spara egna inställningar som gjorts i kalendern i syfte att enkelt kunna återgå till dem. Det går att skapa flera vyer som har olika inställningar beroende på vad man vill att vyn skall visa. Vyerna som du skapar är personliga för dig men det kan också finnas publika vyer som administratören har skapat och som alla kan använda. Välj Visa info i menyn Visa. Sidopanelen visas till höger om kalenderfönstret. 11
Exempel på olika vyer: Fyra veckor Datumval och översikt Skapa en ny vy För att göra en ny vy gör du inställningar i kalendern/kalendrarna som du vill ha dem. Klicka sedan på symbolen Spara som ny vy Namnge vyn och den läggs till i listan över Vyer. 12
4.3 Att söka i kalendern Bläddra framåt eller bakåt i kalendern med rullningslisten eller skriv något av följande kortkommandon i kalenderns sökruta. Sökrutan visas som nr. 5 i översiksbilden för kalenderfönstret. Funktion Skriv i sökrutan, t.ex: Gå till ett visst datum ÅÅMMDD, t.ex 130301 Gå till en viss vecka ÅÅVV, 1332 Gå framåt ett antal dagar +1d Gå bakåt ett antal dagar - 1d Gå framåt veckovis +1v Gå bakåt veckovis -1v Gå framåt Månadsvis +1m Gå bakåt veckovis - 1v Gå till dagens datum. eller t Skalar till dubbelt antal veckor i kalendern * 2 Skalar till hälften antal veckor i kalendern / 2 Sök objekt i objektlistan För att söka ett objekt börjar du med att klicka på objektets typ. Om du t.ex. skall söka upp alla datalogikurser börjar du med att markera typen kurs i valdalistan. Ställ dig därefter med markören i fältet ovanför objektlistan och skriv Data. Endast de kurser med Data i namnet visas i listan. För att söka efter en lärare markerar du typen lärare och sedan räcker det med att du skriver de inledande bokstäverna i namnet med ett mellanslag mellan förnamn och efternamn. För att söka efter Kalle Svensson kan du alltså skriva ka sv. Sök på antal platser i objektlistan Denna funktion kan t.ex. användas till att söka upp en lokal av en viss storlek. Exempel: Sök en lokal med 50 platser. Klicka på typen lokal. Ställ dig därefter med markören i fältet ovanför objektlistan och skriv 50. Endast lokaler med 50 platser visas. För att detta inte skall krocka med andra objekt som kan innehålla siffror - inled med att välja Sökning med avseende på Storlek i menyn >50 visar lokaler med 50 platser eller fler <50 visar lokaler med 50 platser eller färre 25-50 visar lokaler med mellan 25-50 platser 13
Visa andra kolumner Ett annat sätt att visa antal platser är att välja Övriga kolumner och Antal platser i menyn Du ser direkt i Objektlistan hur många platser lokalen har eller om du vill se t.ex. Pris, Byggnad eller Signatur. 5.0 Mer om bokningar Klusterbokning Klusterfunktionen används för att göra en likadan bokning vid ett flertal tillfällen. När man arbetar med klusterfunktionen är det bra att dela kalendern så man ser två kalendrar ovanför varandra och för den ena ställa in så man får en överblick över det tidsspann man ska arbeta med och göra bokningen i den andra kalendern. Gör en klusterbokning Förutsätt att du önskar göra en bokning med samma tid, samma veckodag men på flera olika veckor. Låt tid ligga kvar som radrubrik men ändra kolumnrubriken till Veckodag. För att få bokningen på rätt veckor så får du välja veckor i Kalendern --> Kolumnrubrik i infofältet till höger. För att välja flera olika veckor håller du ner CTRL (Win) eller CMD (Mac). I den här listan kan du välja helt som du vill. Om du istället ändrar kolumnrubriken till Vecka kommer du få välja Veckodag i infofältet istället vilket då möjliggör bokningar på flera veckodagar i en vecka samtidigt. Exempel Gör en bokning samma tid och veckodag flera veckor: 1. Ändra kolumnrubriken till Veckodagar samt radrubriken till Tid. För att ändra detta, högerklicka på respektive rubrik, välj Ändra rubrik och sedan den rubrik du önskar ha. 2. Tryck på menyn Visa och välj Visa info 3. Öppna upp fliken kolumnrubrik 4. Markera de veckor du önskar göra bokningen i, håll ner ctrl på PC och cmd på Mac. 5. Dra ut bokningen på den veckodag samt tid du önskar göra bokningen. Bokningen du gör kommer att läggas in på alla de markerade veckorna den veckodagen samt tiden som du själv väljer. Du kan göra mer än en bokning, antingen på samma veckodag eller olika. Redigera en klusterbokning eller del av klusterbokning När du lämnar klustervyn redigerar du varje bokning separat. När du befinner dig i klusterläge redigerar du alla bokningar som ingår i klustret. För att redigera en klusterbokning gör du som för en vanlig bokning. Högerklicka på klusterbokningen och välj Omboka objekt. Antalet bokningar som finns i ett kluster och som då också kommer att påverkas av din ombokning visas längst upp till vänster på klusterbokningen. 14
6.0 TimeEdit webb TimeEdit webb riktar sig främst till de som önskar göra bokningssökningar eller är sällananvändare. Detta kan exempelvis vara studenter eller lärare på en högskola som vill söka fram sitt schema eller se pågående bokningar. TimeEdit Webb kan även användas av avancerade bokare för att få överblick över sina bokningar. Som ett stöd går det enkelt att skapa en länk direkt till en viss bokningssökning eller spara sökningen som ett bokmärke i webbläsaren. Med TimeEdit webb kan du nå din organisations schemavisning eller andra funktioner som man valt att visa via webben. Funktionerna kan vara öppna för alla eller kräva inloggning. 6.1 Se bokningar på webben 1. Gå till www.timeedit.net 2. Klicka på Sök startsida under TimeEdit webb. 3. Ange namnet på din organisation. Finns det flera att välja på visas en lista. Klicka för att välja ur listan. 4. Här är ett exempel på hur det kan se ut i din organisation. Klicka på önskat val. En Öppen schemavisning tar dig direkt till val av vilket schema du vill se. 5. Om det krävs inloggning anger du inloggningsnamn och lösenord. 15