Dokumenthanteringsplan

Relevanta dokument
Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan

DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan

DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan

DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Dokumenthanteringsplan

DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR Norrköping Airport AB NSA nr 133

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Verksamhetsgemensamma dokument

BEVARANDE- OCH GALLRINGSPLAN FÖR SJUKRESEENHETEN

Dokumenthanteringsplan för kommunledningsförvaltningen

Dokumenthanteringsplan

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd: Verksamhet: Biblioteket Reviderad:

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan för Växjö Kommunföretag AB Antagen av Växjö Kommunföretag AB:s styrelse

Dokumenthanteringsplan

Integrationsenheten Arkivbildande förvaltning: kommunstyrelsen

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd: Verksamhet: Ekonomiavdelningen Reviderad:

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: Dnr: Handlingsslag. Arkivläggs. Gallras (=förstöres)

Dokumenthanteringsplan

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR KANSLIET

Dokumenthanteringsplan

Dokumenteringsplan för folkhälsonämnden

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad

Tyresö Kommun DOKUMENTHANTERINGSPLAN

DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och Dnr: 50/11 Handlingsslag. Plats för plats efter antal år

Dokumenthanteringsplan

DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Hanteringsrutiner för projekthandlingar i Mölndal stad

2011 DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR GÖTEBORGS MILJÖVETENSKAPLIGA CENTRUM, CHALMERS / GU. Bevarande/ Gallring

Rutin/Handling Media Original/Kopia Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist för Anmärkning leverans till Kommunarkivet

Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden

Allmän administration, hantering av inkomna och upprättade handlingar, diarieföring, avtal m.m. samt personaloch ekonomiadministration

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Kommunförvaltningen Stöd och Service Administrativa avdelningen Första giltighetsdatum: Dnr: ks

Dokumenthanteringsplan Styrande processer i Mölndals stad

SKOLFÖRVALTNINGENS DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Dokumenthanteringsplan

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: Dnr: Handlingsslag. Gallras (=förstöres) Arkivläggs

Dokumenthanteringsplan

Birgitta Nilsdotter HSH, Zoila Bengtsson HSK Avsnitt: 104 Dokumenthantering Utgåva: 10 Ersätter: HSH , HSV , HSK ---

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Alla förvaltningars hantering av personal

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad

Dokumenthanteringsplan

Gallringsregler för verksamheter i kommundelarna

Dokumenthanteringsplanen ska alltid överensstämma med verkligheten och ses över årligen på respektive avdelning/funktion tillsammans med arkivarien.

Ansvarig/ Förvaring. Handläggare, STJ PLUS, närarkivet i låst skåp/ registrator. STJ PLUS, närarkivet i låst skåp/ registrator

Hantering av allmänna handlingar hos Miljöförvaltningen

Kultur-, idrotts- och fritidsnämnden Stadsarkivet Redovisning av allmänna handlingar. Översikt

Bevara/Gallra EU-projekt

Regler för dokument- och ärendehantering

Beskrivning av myndighetens allmänna handlingar kommunstyrelsen i Norrköpings kommun

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: Dnr: 145/11 Handlingsslag. Arkivläggs

Löpande rutiner. Antagen av styrelsen

Dokument för Intern kontroll av löpande rutiner

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Ekonomiavdelningen Antagen att gälla från och Dnr: 16/13. Gallras (=förstöres) efter antal år

ARKIVBESKRIVNING OCH DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR SAMORDNINGSFÖRBUNDET SÖDRA ROSLAGEN Sophia Dahlgren

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MICASA FASTIGHETER I STOCKHOLM AB

Ansvarig/ Förvaring

Lathund för att storstäda i närarkiv och arbetsrum

Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser

Dokumenthanteringsplan för ekologienheten

Dokumenthanteringsplan Österåkers kommun Myndighet Kultur- och fritidsnämnden

Vid inaktualitet tillfällig betydelse E-post - som blir eller tillförs ett ärende (diarieförd akt)

Arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 på KTH. Märta Nyman Arkivarie Ulf Nilsson Arkivchef Kontakt

Bevarande- och gallringsplan för Färdtjänsten i Stockholms läns landsting

Bevarande- och gallringsplan för information på webbplatser

Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH

Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser

Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar. Kommunicera och samverka externt

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN

Transkript:

Dokumenthanteringsplan 20120206 Dokumenthanteringsplan för ekonomi och styrningskontoret, Norrköpings stadsarkivs beteckning 126 Diarienummer KS 829/2011 004 Fastställd av kommunstyrelsen den 6 februari 2012, 41. Enligt arkivlagen ska alla kommunens myndigheter ha dokumenthanteringsplaner för sina verksamheter. Planerna arbetas fram i samråd mellan berörd verksamhet och stadsarkivet. Av dokumenthanteringsplanen framgår bland annat vilka handlingar som finns samt hur de ska ordnas och hanteras. Dessutom beskrivs om de ska bevaras, och i så fall när de ska överlämnas till stadsarkivet, eller om de ska gallras och efter hur lång tid det i så fall ska ske. Dokumenthanteringsplanerna fastställs av den myndighet som är ansvarig för verksamheten, efter förslag från arkivmyndigheten. STADSARKIVET

Stadsarkivariens delegationsbeslut om planändringar: DOKUMENTHANTERINGSPLAN för Ekonomi och styrningskontoret fastställd KS 20120206, 41 ändrad sid 1 (5) NSA bet. 126 Planens regler gäller oavsett om handlingarna har analog eller digital form. som enligt planen ska bevaras, ska skrivas ut på åldrings eller arkivbeständigt papper och arkiveras på angivet sätt. som enligt planen ska gallras, behöver inte skrivas ut på papper, om de i digital form kan fullt ut administreras enligt det offentligrättsliga regelverkets krav, samt hållas såväl fysiskt som logiskt tillgängliga under gallringsfristen. Protokoll / Mötesanteckningar från mblförhandlingar, i kommunövergripande ärenden, ex.vis budgetärendet. I förekommande fall med handlingar: original, kopior Mötesanteckningar vid egna arbetsplatsträffar (inkl mblmöten, verksamhets och samrådsmöten, skyddsronder etc), original Diarium verksamhetssystem IT DiWA / 360 Diarieförda handlingar (ärendeakter) Avtal och kontrakt: exemplar som läggs till ärende, exemplar utan ärende Registrerade handlingar hos registrator, vilka inte tillhör ärenden. Organvis, kronologiskt, årsvis. Årsvis i kronologisk ordning. Enligt dhpl 113. Årsvis i diarieplansteckningsordning. Inom dpl i diairenummerordning. Som diarieförda handlingar. Som registrerade handlingar hos registrator, vilka inte tillhör ärende. Sorteras årsvis efter handlingsnummer. Skannas in till diariesystemet. Gia, normalt senast efter 2 år. Till NSA efter 2 år. När handlingar arkiveras på annan plats än i ärendeakten, ska det antecknas i diariet. Till NSA efter 5 år avslutade ärenden. Oavslutade ärenden levereras allt eftersom de avslutas. Till NSA med årsbeståndet Registrerade handlingar hos registrator, vilka inte tillhör ärende.

Ekonomi och styrningskontoret sid 2 NSA bet. 126 Rutinkorrespondens, minnesanteckningar, cirkulär, inbjudningar till kurser och konferenser, handlingar för kännedom och annat arbets eller informationsmaterial, som inkommer eller upprättas och som är av endast tillfällig eller ringa betydelse, eller helt saknar samband med verksamheten. Projektarkiv hos projektansvarig: projekthandlingar som ska bevaras, övriga projekthandlingar Egna verksamhetspaner, verksamhetsberättelser och verksamhetsstatistik: arkivexemplar, övriga exemplar Trycksaker och annat tryckt eller mångfaldigat informationsmaterial om den egna verksamheten: arkivexemplar, övriga exemplar och uppgifter om Ekonomioch Styrningskontoret och egna verksamhetssystem på kommunens intranät och hemsida. Personaladministrativa handlingar: i ärenden om rekrytering / anställning, rehabilitering / disciplinära åtgärder samt uppsägning, övriga personalhandlingar Hos respektive handläggare. Sorteras efter verksamhet/sak, kronologiskt / nrordning, och om möjligt årsvis. Diarieförs som ärenden. Sorteras under projektnamnet enligt Riktlinjer för projektarkivering. Enligt projektrutin. Som diarieförda handlingar. Enligt rutin för intranät och hemsida. Ska diarieföras. Arkiveras efter avslut i personalakten. Enligt dhpl 03. Gia, normalt senast efter 2 år. Gäller endast större projekt, t ex EUprojekt. Till NSA 5 år efter projektets avslutning. Gia, normalt 2 år efter projektets avslutning. Gia, senast enligt gällande driftinstruktioner hos Informationskontoret och ITenheten. Till NSA med personalakten. VERKSAMHETENS EKONOMIHANDLINGAR Ekonomiadministrativa handlingar Enligt dhpl 04 samt enligt nedan System Economa, Webbfocus.

Ekonomi och styrningskontoret sid 3 NSA bet. 126 Nämndernas äskanden till budgeten: original, kopior, kopior för distribution Budget, helår: underskrivet original, tryckt version, arkivexemplar, digital version, excelfiler, övrig upplaga Ekonomiuppföljning med prognos, månadsvis: original, digital version, excelfiler Delårsbokslut (augusti): underskrivet original, övrig upplaga Årsredovisning med årsbokslut och verksamhetsberättelse: underskrivet original, tryckt version, arkivexemplar, digital version, övrig upplaga Bilagor till årsbokslutet, papper Bokslutsunderlag, papper Kontoplan, "Kontoförteckning": papper tryckt version, digital version Till kommunalråden. Till NSA genom "utskick". Till NSA genom "utskick". Utgör specifikation till balansräkningen Årsvis Till NSA genom "utskick". Ebevarande avvaktas. Ebevarande avvaktas. Till NSA efter 5 år tillsammans med bokslutsbilagor och kontoplan. Till NSA genom "utskick". Ebevarande avvaktas. Till NSA efter 5 år tillsammans med årsredovisningen. Gia, tidigast efter beviljad ansvarsfsrihet, senast efter 2 år. Uppdateras årligen. Till NSA efter 5 år tillsammans med årsredovisningen. Ebevarande avvaktas.

Ekonomi och styrningskontoret sid 4 NSA bet. 126 Attestförteckningar för "Internföretag 10": papper, sammanställning, kopior Internkontroll Årsplan: original, exemplar till Kommunrevision Rapporter över utförd Internkontroll: original, exemplar till Kommunrevision Deklarationer av moms, kopior på papper ÖVERGRIPANDE PLANERING OCH STATISTIKPRODUKTION Per kontor/nämnd. Original sorteras för sig och kopior för sig. Tas ur system Economa per månad vid behov enligt intern rutin. 10 år 10 år Elektronisk attest. Blankettunderlag per person som förlaga till digitala uppgifter i systemet. Gia, vanligen efter 2 år. Planeringsförutsättningar, allmänna: tryckt version, arkivexemplar av tryckt version, övrig tryckt upplaga, digital version, pdfformat Anvisningar för styrmodellen med riktlinjer och kvalitetsredovisning: tryckt version, arkivexemplar av tryckt version, övrig tryckt upplaga, digital version, pdfformat I kronologisk ordning. I kronologisk ordning. Utgör underlag i budgetarbetet för det kommande arbetsåret. Hörde tidigare till serien Norrköpingsfakta. Gia, vanligen efter 2 år. Earkivering avvaktas. Utgör "Tjänstemannariktlinjer för styrmodellen". Gia, vanligen efter 2 år. Earkivering avvaktas.

Ekonomi och styrningskontoret sid 5 NSA bet. 126 Avrapporterad bokslutstatistik till SCB, digital version, excelfiler Norrköpingsfakta: tryckt version, arkivexemplar,, tryckt version, övrig tryckt upplaga, digital version, excelfiler Statistik som framställs på beställning: exemplar till beställaren, arkivexemplar, papper, digital version, excelfiler Årsvis i nummerordning. Enligt beställningsvillkor och rutiner. I ärendeakten. Earkivering avvaktas. Häri även Budgetförutsättningar t o m 2008. Earkivering avvaktas. Digitalt / papper enligt beställning. Earkivering avvaktas.