Att bygga/förändra organisationsträd

Att bygga/förändra organisationsträd 2013-04-23 1 av 15

INNEHÅLLSFÖRTECKNING Att bygga/förändra organisationsträd... 1 Allmänt Organisationsträdet... 3 Byggande av organisationsträd... 4 Förändringar av organisationsträdet... 9 Att tänka på vid förändringar i trädet... 9 Ändra kodsträng på befintlig gren - Datumbryt i kodsträng... 11 Flytta en gren i trädet med personal... 13 Flytta en gren i trädet med personal inkl kodsträngsbyte... 13 Dela befintlig lägsta gren till två eller flera... 13 Avslut av gren... 14 Ta bort en gren... 14 Hur ser vårt träd ut och vad ligger det för konto och adressuppgifter bakom?... 15 Personec stängt... 15 Sist men inte minst... 15 Sida 2 av 15

Allmänt Organisationsträdet Organisationsträdet byggs i klient Personec P. De som är trädbyggare får en särskild behörighet efter genomgången utbildning. Om man inte har Personec P (Start/Alla program/personec) sedan tidigare så ska användaren beställa Personec P genom ikonen på skrivbordet - Mina verktyg/beställa program/personecp Organisationsträdet utgör en viktig grund för nästan all information i Personec P. Möjligheten att göra urval från organisationsträdet används för många funktioner. Genom att markera och välja en gren i organisationsträdet urskiljs allt som är knutet till denna och underliggande grenar. Det är därför viktigt före uppbyggnaden att tänka igenom vilka enheter/avdelningar som ska kunna urskiljas. Viktigt att ni har kontakt med er personalavdelning, ekonomiavdelning, behörighetsansvariga i Neptune och även TimeCare ansvarig ifall ni använder er av det, med andra ord de som är inblandade i strukturen i organisationsträdet. Viktigt är också att man inte kan ha mer än 375 anställningar/rader per gren för att alla anställningar ska visas korrekt överallt i Personec P tex på bemanningsbladet Organisationsträdet används t.ex. i följande funktioner: Schema Anställning Placering Avvikande tjänstgöring Frånvaro Rapporter och även när man skapar sina prenumerationer Sida 3 av 15

Byggande av organisationsträd Underhåll/Systeminställning/Organisation Trädet skall byggas, i första hand, med tanke på attesträtt. Detta innebär att en chefs behörighet byggs utifrån organisationsträdet. Ett kostnadsställe kan av bemanningsskäl behöva delas upp i flera lägre grenar. Behörighet till organisationsträdet administreras i behörighetssystemet Neptune och kan vara skriv eller läs på de olika grenarna. Organisationsträdet byggs hierarkiskt, staden/bolag som juridisk person ligger överst (symbolen Hus). Under denna ligger sedan förvaltningar, som följs av underenheter i flera nivåer. Sida 4 av 15

För att skapa en gren, högerklicka och välj Nytt. I vårt exempel nedan vill vi ha en gren under Boendeavdelning och därför markerat denna när vi högerklickar. Namn, som får vara max 30 tecken, visas i organisationsträdet och sorteras i bokstavsordning efter detta fält. Namnet ska kunna förstås av alla användare i kommunen. Kortnamnet får vara max 12 tecken. På vissa ställen sorteras trädet efter denna text. Den bör inledas på samma sätt som Namn för att hamna på samma ställe. Vissa specialtecken kan ge applikationsproblem när dom används i organisationens kortnamn tex. punkt och procenttecken. Därför ska inte dessa användas. Ni får signal om ni använder något av följande tecken.,! # % & =? \ + ( ) ^ * > <. Tänk på att i vissa ställen i självservice är det kortnamnet som visas och det är därför viktigt att dessa 12 tecken säger så mycket som möjligt om organisationsgrenen. Organisationstyp är en benämning av nivån. Detta begrepp används för urval och sortering i Personec Utdata. När ni bygger era grenar så väljer ni organisationstyp Nivå 1-6 eller Lägstanivå. Den nedersta grenen ska alltid ha organisationstyp Lägstanivå. Sida 5 av 15

När gren på lägsta nivå är skapad ska adress och konto fyllas i: Adress Tom-datum ska fyllas i på de grenar som inte längre är aktuella. Detta för att de i självservice för medarbetare inte ska vara valbara. Arbstnr (arbetsställenr): kod som måste finnas på t ex kontrolluppgiften läggs in på den lägsta gren där anställningar finns. Dessa koder har tilldelats förvaltningen. Hör med er förvaltnings HR- eller Ekonomiavdelning CFARnr: Fältet är ifyllt med automatik och är ett nummer per förvaltning. Används t ex som kontroll till Försäkringskassan. Uppgiftslämnare Försäkringskassan: Fyll i uppgifterna på lämplig kontaktperson t ex chef eller personalhandläggare. Dessa uppgifter skrivs på filen till Försäkringskassan. Arbetsledare/chef: Möjlighet finns att söka upp ansvarig chef till lägsta grenen. Detta visas sedan på anställningens grunduppgift. När uppgiften i fältet arbetsledare/chef ändras på lägsta enhetens adressuppgift så uppdateras detta även automatiskt på grunduppgiften. Klicka på Sök vid Arbetsledare/Chef. Fyll i personnr eller efternamn och klicka på välj organisation. Välj organisationsnivå där chefen har sin anställning. Klicka på Sök. Markera personen i listan. Välj. När du har fyllt i dina uppgifter ska du spara. OBS! Dessa uppgifter ska enbart sparas på lägstanivå och inte mellangrenar. Sida 6 av 15

Uppgifterna i fälten hamnar då som en rad i det vita fältet nedan. Sida 7 av 15

Konto är vad vi kallar kodsträng och läggs på respektive lägstanivå (lägsta gren) där personer ska anställas. Vid nyanställning följer aktuellt värde med och behöver bara ändras/kompletteras på anställningen i de fall det ska avvika från standard. Kodsträngen följer med lönekostnaderna till ekonomisystemet. Kodsträngens utseende (fält, antal tecken, begrepp) skapas på varje juridisk person (Hus). Vissa koder kan vara obligatoriska t.ex. för Göteborgs Stad är koderna Förv, Ansvar och Verk obligatoriska. När du valt knappen Spara kommer uppgifterna att ramla ner även här. De koddelar som ska läggas in i Personec P på en lägstanivå måste i vissa bolag först kompletteras i tabell för kodkontroll. För Göteborgs Stad sker detta maskinellt måndag fredag genom att de koder som är godkända och är aktuella i Horisonten uppdateras i tabell för kodkontroll i Personec P. Sida 8 av 15

Förändringar av organisationsträdet Att tänka på vid förändringar i trädet Organisationsbehörigheterna i Neptune kan behöva uppdateras/ändras och därefter kompletteras på respektive användare. Ta kontakt med er Behörighetsansvarig för Neptune. Namnändringar i Personec P slår igenom direkt i Neptune. Ta ställning till: Vill ni flytta befintliga grenar eller lägga upp nya och därefter flytta personalen dit. Vilket ni väljer påverkar bl a möjligheterna att förarbeta behörigheterna i Neptune. Det påverkar även om ni har kvar organisatoriska sökvägens historik eller inte. Uppdatera adressrutan exempelvis med kontaktperson till försäkringskassan, CFAR-nr (hela förvaltningen har samma nr), arbetsställenr Tänk på att när du ändrar på befintlig gren under adressuppgifter så slår det inte igenom på anställningens grunduppgift med automatik (förutom fältet arbetsledare/chef) Prata med er HR/Ekonomiavdelning vid byggande och förändringar av organisationsträdet. Vid förändring av kodsträng from tex årsskifte bör man ta ställning till vilket from-datum man ska ange på den nya kodsträngen i organisationsträdet och på anställningen. Detta med tanke på att avvikande rapportering såsom ob, frånvaro mm för december till stor del löneberäknas i januari. Vill man att dessa poster ska få ny kodsträng ska man efter sista extralöneutbetalningen i december och före första extrautbetalningen i januari gå in och ändra till ny kodsträng med from-datum 1 december. Detta datumbryt ska även läggas på anställningen och ny kodsträng sökas upp i konto/procent. Se även över placeringar, avvikande konto mm. Vill du däremot att dessa avvikande rapporteringar ska få gammal kodsträng på sig ska du istället ange 1 januari som from-datum. Om nytt ansvar ska läggas in i Personec P på en lägstanivå behöver koden först läggas in i Horisonten för att därefter gå med i den maskinella inläsning av nya koder till Personec P som sker måndag fredag. Om man bygger en ny gren 130423 som ska gälla from 130501, alltså kodsträngen gäller from 130501 så kommer inte kodsträngen att hämtas maskinellt när man lägger upp en anställning före 130501. Det går bra att lägga in kodsträngen manuellt. Om ni använder er av Time Care är det viktigt att alla organisationsförändringar ni gör även meddelas er Time Care-ansvariga eftersom organisationsträdet är en förutsättning i Time Care. Namnändring och flytt av gren får ALDRIG ske samtidigt. Det är viktigt att göra detta ett steg i taget och trycka OK emellan. Sida 9 av 15

Namnändring Namn och kortnamn kan ändras på befintlig gren och bör inledas på samma sätt eftersom sortering i Personec P ibland styrs på Namn och ibland på Kortnamn. Tänk på att om du ändrar namn på grenen så slår detta igenom även bakåt i tiden. Sida 10 av 15

Ändra kodsträng på befintlig gren - Datumbryt i kodsträng Tänk på vilket from datum som ni vill att den nya kodsträngen skall gälla. Tex Vill ni ha ny kodsträng from 130101 så fyller ni i det i from Tänk också på att ni måste göra ett datumbryt på Konto Anstäl med 130101 med den nya kodsträngen. Lägger ni enligt ovan så innebär det tex att till januarilön kommer frånvaro, ob och beredskapsposter som avser innan 130101 att hamna på den kodsträng som gällde tom 121231 även om utbetalning sker efter 121231. Vill ni att frånvaro, ob och beredskapsposter som avser december ska hamna på den nya kodsträngen så skall ni skriva att from skall vara 121201 och det samma gäller på Konto Anstäl Dessa ändringar kan göras först när sista extra utbetalningen i december är gjord och skall vara klart innan första utbetalning. Datumbryt i kodsträng görs genom att markera aktuell kodsträng. Välj ändra. Sida 11 av 15

Ange nytt from-datum och ny kodsträng. Välj spara. Den tidigare aktuella kodsträngen får då automatiskt ett tom-datum. VIKTIGT: När du ändrar kodsträng i organisationsträdet så slår det inte igenom på anställningar, placeringar, avvikande tjänstgöring mm utan dessa måste ändras manuellt under respektive meny tex för anställning är det Konto anstäl Sida 12 av 15

Flytta en gren i trädet med personal Markera den nivå du vill flytta. Håll nere vänster musknapp och dra till den organisationsnivå du vill flytta till och släpp sedan musknappen. Du får nu en fråga som du måste läsa noggrant - om allt är OK så svarar du Ja på frågan om du vill flytta organisation X till organisation Y. Anställningarna som följer med grenen får automatiskt den nya organisationstillhörigheten (även bakåt i tiden och du tappar därigenom den organisatoriska tillhörighetens historik) Kontrollera därefter att övriga funktioner som har organisation kopplade till sig har flyttats i trädet tex schema, placeringar mm. Flytta en gren i trädet med personal inkl kodsträngsbyte Markera den nivå du vill flytta. Håll nere vänster musknapp och dra till den organisationsnivå du vill flytta till och släpp sedan musknappen. Du får nu en fråga som du måste läsa noggrant - om allt är OK så svarar du Ja på frågan om du vill flytta organisation X till organisation Y. Välj Konto för att lägga in ny kodsträng. Ange ny kodsträng se separat avsnitt Datumbryt i kodsträng VIKTIGT: När du ändrar kodsträng i organisationsträdet så slår det inte igenom på anställningar, placeringar, avvikande tjänstgöring mm utan dessa måste ändras manuellt under respektive meny tex för anställning är det Konto Anstäl Anställningarna som följer med grenen får automatiskt den nya organisationstillhörigheten (även bakåt i tiden och du tappar därigenom den organisatoriska tillhörighetens historik). Kontrollera därefter att övriga funktioner som har organisation kopplade till sig har flyttats i trädet tex schema, placeringar mm. Dela befintlig lägsta gren till två eller flera Om en gren ska delas till t.ex. två grenar: Skapa en ny gren. Om exempelvis 75 procent av personalen ska ligga kvar behöver du inte göra något åt originalgrenen och den personal som ska vara kvar. De övriga 25 procent vill vi ha på den nya grenen som du lade upp i organisationsträdet. Anställningarna på de 25 % kan du inte flytta i organisationsträdet utan måste hanteras manuellt via Anställning/Grunduppgift. Gå till anställning, grunduppgift, i rutan för datum fr.o.m. anges när förändringen ska börja gälla sök upp den nya organisationen, spara. En ny anställningsrad har skapats under översikt. Ändra även under Konto Anstäl. Schemat måste ligga under den nya organisationen och knytas till anställningen. Pågående placering och frånvaro måste avslutas och rapporteras in på nytt på den nya organisationen. Sida 13 av 15

Avslut av gren Vid organisationsförändring efter att du flyttat aktuell personal kan du flytta de grenar du inte vill ha synliga och lägga dem exempelvis under övrig gren. (Ej aktuell personal ligger då sedan under övrig gren) Se bild. Anställningarna som följer med grenen får automatiskt den nya organisationstillhörigheten (även bakåt i tiden och du tappar därigenom den organisatoriska tillhörighetens historik). Glöm inte att fylla i tom-datum på grenen. Ta bort en gren Du kan aldrig ta bort en gren som har anställningar, placeringar el dylikt. En gren utan dessa kopplingar kan du ta bort genom att markera grenen, högerklicka och välja Ta bort. Sida 14 av 15

Hur ser vårt träd ut och vad ligger det för konto och adressuppgifter bakom? Man kan beställa listor från Support Intraservice på hur ert träd är byggt. Ange utlistning av organisationsträd i rubriken Detta är en mycket bra kvalitetskontroll. Listan innehåller tex Organisationsgrenarna. Vilken orgtyp som är kopplad Lägstanivå skall ju ligga längst ner. Det är på denna nivå som de anställda ligger organisatoriskt sett. Detta innebär att det är på denna nivå som det skall ligga konto(kodsträng) och ArbstNr (arbetsställe nummer) om det är möjligt Personec stängt Personec är stängt vissa tider/dagar i månaden pga av lönekörningar. Se Personalingången under Viktiga datum för att se när systemet är stängt (signal - du har inte behörighet) Sist men inte minst OBSERVERA! Namnändring och flytt av gren får ALDRIG ske samtidigt. Det är viktigt att göra detta ett steg i taget och trycka OK emellan. Ni som ansvariga för organisationsträdet i P ta reda på vem som är ansvarig för trädet i TimeCare Neptune Meddela dem så fort ni gör nya eller flytt av grenar. Meddela dem även när ni gör namnförändringar. Sida 15 av 15