Verksamhetsberättelse 2011 Kulturnämnden #{enhet}#
Innehållsförteckning 1 Inledning - Förvaltningschefen har ordet... 3 2 Måluppfyllelse... 5 3 Ekonomiskt utfall... 7 4 Viktiga händelser... 9 5 Hälso- och arbetsmiljöarbete... 13 6 Jämställdhetsarbete... 14 7 Miljöarbete... 15 8 Internkontroll... 16 9 Kvalitetsledning... 17 10 Övriga resultat... 19 11 Framtiden... 21 Kulturnämnden, Verksamhetsberättelse 2011 2(22)
1 Inledning - Förvaltningschefen har ordet Kulturnämndens ansvar omfattar folkbiblioteksverksamhet, fritidsgårdsverksamhet, kulturverksamhet, Konsument Halmstad samt Medborgarservice Andersberg. Verksamhetsplanen för 2011 tog avstamp i ett medborgarperspektiv. Medborgarnas möjligheter till kulturoch fritidsaktiviteter har varit i fokus för verksamheten under året. Inom målområdet Barn och utbildning har förvaltningen varit aktiv i arbetet med regeringens satsning Kultur i skolan, 28 projekt har genomförts. På biblioteken, Nolltrefem och Barnens Mjellby har över trehundra skapande aktiviteter anordnats för barn och unga på deras fritid. Driften av drama- och teaterverksamhet kommer från 2012 att bedrivas av Kulturskolan och en upphandlad extern aktör. Demokrati och dialog är i fokus för alla verksamheter och flera aktiviteter och åtgärder har genomförts för att åstadkomma en ökad dialog med medborgarna. Här syns bland annat satsningar via webb och sociala medier, men också verkliga möten, arrangemang och aktiviteter. Informationsinsatser och åtgärder har skett för att minska den digitala klyftan. Inom området Miljö och energi har en satsning genomförts för att öka personalens medvetenhet om hur energianvändningen kan minska. All personal i förvaltningen har fått information av projektledarna för energieffektiviseringsstödet kring energisparande åtgärder och hur man kan vara Energismart på jobbet. För målen kring Trygghet, säkerhet och folkhälsa kan konstateras att förvaltningens ungdomsmiljöer upplevs som trygga av besökarna. Hela 98 procent av besökarna på fritidsgårdarna och Nolltrefem upplever trygghet i verksamheten. På fritidsgårdarna har besöksantalet fortsatt att minska. Åtgärder har satts in för att möta denna nedgång, nya arbetssätt kommer att införas där mötet med ungdomar prioriteras mer än platsen för mötet. Fritidsgården blir då en av många mötesplatser. För målområdet Uppleva och göra har konstverksamheten i Halmstad stärkts under året. Mjellby konstmuseum har fått ett treårigt regionalt uppdrag som innebär en tydlig verksamhetsinriktning mot ett surrealistcentrum. Stadsgalleriet har bytt namn till Halmstads konsthall som ett led i en nationell profilering av verksamheten. Kulturnämnden har från och med 2011 ansvar för museifrågorna i kommunen, vilket innebär att samarbetet med Hallands konstmuseum intensifierats under året. De tre konstscenerna (Mjellby konstmuseum, Halmstads konsthall och Hallands konstmuseum) har tillsammans lockat närmare 60 000 besök under året. I förvaltningens regi har 1 227 arrangemang genomförts med drygt 53 000 besök. Bland de större arrangemangen märks Stadsbibliotekets 5-årskalas i april och Barnkalaset i juni. En bra infrastruktur inom kultursektorn är viktigt. Här har en inventering av behovet av lokaler för scenkonst och utställningar påbörjats och kommer att slutföras våren 2012. Bland Övriga prioriteringar har en stor insats gjorts för förvaltningens medverkan i genomförandet av The Tall Ships Races. Här deltog förvaltningen på flera sätt, fritidsavdelningen i samarbete med Trygga Halmstad genomförde Youth area och kulturavdelningen svarade för Kids area. Att anordna barn- och ungdomsområdet på det vis som gjordes i Halmstad var unikt och det första i sitt slag. Responsen från organisationen bakom The Tall Ships Races var mycket positiv och den lär stå som förebild inför kommande tävlingar. Kulturförvaltningens interna arbete har under året präglats av en omorganisation där en ny organisation sjösattes vid halvårsskiftet. Syftet med den nya organisationen är att skapa en kundorienterad organisation som erbjuder en utmanande arbetsplats, där de anställda känner engagemang och får förutsättningar att utföra uppdraget på ett effektivt sätt en organisation med en tydlig och enhetlig ledningsstruktur där Kulturnämnden, Verksamhetsberättelse 2011 3(22)
cheferna får möjlighet att utöva ett stödjande och nära ledarskap. Förvaltningens arbete med Smart är en av byggstenarna i den nya organisationen, en annan är att en ny chefsnivå införts. Tf förvaltningschef Kristina Blomquist Kulturnämnden Kulturnämnden har under året haft elva sammanträden och fokus under året har varit introduktion av den nya nämnden som tillträdde januari 2011. Under året har kulturnämnden bestått av följande: Ordförande: Lena Ekman (M) Vice ordförande: Eva-Marie Paulsson (S) Ledamöter: Jane Thorell (M) Bertil Nilsson (S) Dan Öjvind Gasstorp (C) Anna Ohlsson (S) Tommy Lundkvist (FP) Nils Werner (MP) Richard Kompass (S) Ersättare: Joakim Rask (M) Homa Ebtedaei (S) Samuel Ahlström (FP) t o m 2011-06-21 Agneta van Toor (FP) fr o m 2011-09-27 Carina Rosshed Renkert (V) Annette Nordén (KD) Kulturnämnden, Verksamhetsberättelse 2011 4(22)
2 Måluppfyllelse Barn och utbildning Under året har kulturförvaltningen tagit aktiv del i att formulera ansökan om del ur regeringens satsning på kultur i skolan, Skapande skola. Förvaltningen har vidare deltagit i beslutsprocessen rörande de klasser och skolor som ska få del av de 950 tkr kommunen fick i Skapande skola-bidrag. I nuläget har 28st Skapande skola-projekt genomförts och under våren kommer resterande del av de beviljade projekten att genomföras. Parallellt med det administrativa arbetet kring ansökningsprocesserna har kulturförvaltningen även bidragit med konkreta projektförslag inom ramen för Skapande skola, Mjellby konstmuseum har tagit en aktiv roll i det arbetet, liksom biblioteken. En del av det erhållna statsbidraget kommer att användas till en konferens, "Skilda världar - Möjliga möten", i Halmstad den 18 april 2012 med inriktningen skola och kultur i samarbete. Inför den konferensen har kulturförvaltningen varit drivande vad gäller projektledning och utformning. Kulturförvaltningen har också under året arbetat aktivt med skapande aktiviteter för barn och unga på deras fritid. Detta görs bland annat på biblioteken, Nolltrefem och varje söndag på Barnens Mjellby. Året avslutades med en stor förändring av driften av drama- och teaterverksamheten i kulturförvaltningen. Det avtal som Halmstads kvartersteater haft i tio år sades upp och från och med 2012 flyttas en del av verksamheten över till Kulturskolan, och en annan del läggs ut på en upphandlad aktör för ett år. Demokrati och dialog Flera aktiviteter och åtgärder har genomförts för att åstadkomma en ökad dialog med medborgarna, både i form av dialog "in real life" och via webb och sociala medier. Då allt mer av information och kommunikation sker digitalt har biblioteken exempelvis lanserat Tisdagssurfen på stadsbiblioteket i syfte att öka den digitala delaktigheten. Här har genomförts 42 introduktionstillfällen med 369 deltagare, av vilka många varit nybörjare. Kulturundersökningen 2010 visade att nöjdheten med informationen om kulturnämndens verksamheter ligger mellan 20 och 46 procent. I arbetet med att utveckla målgruppsanpassad kommunikation via sociala medier har förvaltningens fem officiella sidor på Facebook (biblioteken, Nolltrefem, fritidsgårdar, Mjellby konstmuseum och Halmstads konsthall) ökat medlemsantalet från 978 i januari 2011 till 2 248 personer i januari 2012. För att fler Halmstadbor ska ha möjlighet att påverka kulturförvaltningens verksamheter är det angeläget att fortsätta att utveckla metoder för att använda digitala lösningar för dialog och medborgarinflytande. Trygghet och folkhälsa De som besöker fritidsgårdarna och Nolltrefem upplever trygghet i verksamheterna. I en mätning anger hela 98 procent att de är trygga, vilket kan jämföras med den senaste Lupp-undersökningen där 57 procent i årskurs 8 och 66 procent i årskurs 2 på gymnasiet alltid känner sig trygga. Hela 92 procent av de ungdomar som besvarade en enkät om trygghet på fritidsgårdarna och Nolltrefem, har uppgett att personalen behandlar alla lika i verksamheten. Uppleva och göra Konstverksamheten i Halmstad har stärkts under året. Mjellby konstmuseum har fått ett treårigt regionalt uppdrag som innebär en tydlig verksamhetsinriktning mot ett surrealistcentrum. Sommarens utställning med Nordisk surrealism lockade en internationell publik. Stadsgalleriet har bytt namn till Halmstads konsthall som ett led mot en nationell profilering av verksamheten. För att driva utvecklingen mot det konkretiserade målet att Halmstad ska vara ett konstcentrum med nationell och internationell ryktbarhet krävs ett fortsatt strategiskt arbete med insatser på olika nivåer och områden, såväl lokalt, nationellt som internationellt. Under året bedrev kulturförvaltningen ett strategiskt arbete med att nå nya målgrupper. Utifrån detta initierades nya kulturserier, bland andra kan nämnas Barnvagnsgerillan och Musik på Orientpizzan. Kulturnämnden, Verksamhetsberättelse 2011 5(22)
Biblioteken fortsätter att spela en stor roll som scener för kulturella upplevelser för olika målgrupper och har under året genomfört 1 028 aktiviteter och arrangemang. För att fler Halmstadbor ska kunna ta del av kulturutbudet kommer förvaltningen att satsa på aktiviteter för unga, kulturarrangemang i såväl egna lokaler som nya oväntade platser men också arbeta med ett ökat fokus på strategisk marknadsföring och kommunikation samt uppföljning och utvärdering med tydligt medborgarfokus. Övriga prioriteringar Folkbiblioteken har sedan länge haft rollen som ersättare för saknad skolbiblioteksverksamhet. Riktlinjer för biblioteksverksamheten ger förhoppningsvis folkbiblioteken ett större fokus på folkbiblioteksuppdraget, eftersom riktlinjerna och en ny skollag tydligt markerar skolans ansvar för skolbiblioteksverksamheten. Kulturnämnden, Verksamhetsberättelse 2011 6(22)
3 Ekonomiskt utfall 2011 års resultat - driftsutfall Kulturnämnd Verksamhet: 460 Kulturförvaltning (tkr) Utfall 2010 Utfall 2011 Budget 2011 Avvikelse 2011 Verksamhetens Intäkter 12 469 12 591 10 378 2 213 Lönekostnader -55 196-55 328-55 733 405 Lokalkostnader -25 397-25 940-26 000 60 Kapitalkostnader -4 427-4 114-4 221 107 Övriga kostnader -33 800-40 693-38 843-1 850 Verksamhetens kostnader -118 820-126 075-124 797-1 278 Periodens resultat -106 351-113 484-114 419 935 Kulturnämnden har under år 2011 haft en budgetram, d v s ett förväntat resultat, på 114 419 tkr. Vid bokslut konstateras att periodens resultat blev 113 484 tkr. Verksamheten redovisar därmed en budgetavvikelse med positiva 935 tkr, vilket motsvarar avvikelse på 0,8 procent. Periodens resultat på 113 484 tkr är 6,7 procent högre jämfört med föregående års resultat på 106 351 tkr. Främsta orsaken till skillnaden mellan åren är bidrag till Hallands konstmuseum, då nämndens ansvarsområde har utökats till att även innefatta museifrågor. IT-kostnader har ökat med anledning av kommunens omfattande IT-satsning, och bibliotekens kostnader har ökat med anledning av RFIDsatsningen. Den positiva budgetavvikelsen på 935 tkr kan härledas till olika poster. Intäkterna blev 2 213 tkr högre än budgeterat, vilket beror på svårigheten att budgetera projekt och bidrag. Lönekostnaderna blev 405 tkr lägre än budgeterat, vilket beror på sjukfrånvaro och ej tillsatta tjänster under hösten 2011. Hyreskostnaderna blev 60 tkr lägre än budgeterat, bland annat på grund av stängningen av en fritidsgård. Kapitalkostnaderna, som består av avskrivningskostnader och internränta, kom inte upp i den budgeterade nivån som var baserad på tidigare års budgeterade investeringskostnader. Avvikelsen blev positiva 107 tkr. Övriga kostnader blev sammantaget 1 850 tkr mer än budgeterat. Även här ses resultat av svårigheten att budgetera för bidrag och projekt. Sommarmånaderna innebar höga intäkter och kostnader i samband med The Tall Ships Races 2011. Förvaltningen fick dessutom en kostnad i samband med flytt av mosaik till Halmstad Arena. Några av kostnaderna blev lägre än budgeterat, häribland IT- kostnaderna, då IT-satsningen blev fördröjd. Förvaltningen hade avsatt medel för utvecklings- och utredningsinsatser, vilka nu beräknas ske först 2012 med anledning av att förvaltningen inväntar ny förvaltningschef. De planerade besöksräknarna, som ska användas för att underlätta arbetet med nyckeltalsredovisning avseende besök, kommer att köpas in först när upphandlingen blir klar år 2012. Kulturnämnden har begärt resultatbalansering av 605 tkr med motiveringen att kunna genomföra planerade utvecklings- och utredningsinsatser, köpa in besöksräknare för nyckeltalsmätning samt att fritidsverksamheten ska använda sitt överskott till verksamhetens behov det kommande året. Kulturnämnden, Verksamhetsberättelse 2011 7(22)
Avdelningarnas resultat och budgetavvikelse Utfall 2011 Budget 2011 Avvikelse i % Kulturnämnd 929 721-208 -28,8% Biblioteksavdelning 50 934 51 372 438 0,9% Kulturavdelning 28 454 28 302-152 -0,5% Fritidsavdelning 16 630 16 739 109 0,7% Konsument Halmstad 5 276 5 334 58 1,1% Ledning, stab, IT, gemensamt 11 262 11 951 689 5,8% 113 484 114 419 935 0,8% Nämndens verksamhet gick med underskott 208 tkr. IPads införskaffades till ledamöterna i slutet av året och därutöver bidrog högre kostnader för arvoden och konferenser till avvikelsen. Biblioteksavdelningens avvikelse blev positiva 438 tkr, främst på grund av att tillträde av en enhetschefstjänst försenades, samt flera längre sjukskrivningar. Kulturavdelningens negativa avvikelse på 152 tkr kommer från posten övriga kostnader, men även lokalkostnader avviker med anledning av kostnader för rivning av en vägg i Halmstads konsthall. Fritidsverksamhetens positiva avvikelse på 109 tkr kommer från sänkta lokalkostnader, då fritidsgården Hyddan stängdes under året. Konsument Halmstad har under året fått ökade intäkter för lokaluthyrning, och sänkta kostnader för material, vilket resulterar i en positiv avvikelse på 58 tkr. Överskottet förklaras till största delen med att en medarbetare haft arbetstidsförkortning och att avdelningens intäkter överstigit budgeterat belopp. Ledning, stab, IT, gemensamt, visar på positiv avvikelse med 689 tkr. Avvikelsen beror på lägre kostnader på grund av fördröjd IT-satsning, lägre lönekostnader på grund av vakant tjänst, samt kostnader för utvecklingsinsatser och besöksräknare som nämnden bett att få resultatbalansera till år 2012. 2011 års resultat - Investeringsutfall (tkr) Utfall 2010 Utfall 2011 Budget 2011 Avvikelse 2011 Investeringar -649-1112 -2882 1770 Kulturnämndens investeringsanslag för år 2011 var 2 882 tkr inklusive ombudgeteringar från 2010. Under året har förvaltningen investerat för 1 112 tkr. Kulturavdelningen 614 tkr, biblioteksavdelningen 449 tkr och Konsument Halmstad 49 tkr. De 1 000 tkr av investeringsmedlen som avsåg RFID-satsningen återlämnas och ombudgetering har begärts av resterande överskott på 770 tkr med anledning av påbörjade och planerade investeringar. Kulturnämnden, Verksamhetsberättelse 2011 8(22)
4 Viktiga händelser Barn och utbildning Musikalen LADDAD genomfördes på Nolltrefem under hösten 2011. Ett 25-tal ungdomar i åldern 15-25 år fick möjlighet att medverka. Musikalen syftade till att ge unga möjlighet att komma i kontakt med professionella för att öka kompetensen inom sitt intresseområde, öka ungas självkänsla och självförtroende, samt ge dem lust att jobba med kultur. Satsningen har skett i samarbete mellan Nolltrefem och studieförbundet Sensus, samt med stöd av Ljungbergska stiftelsen. UKM (Ung Kultur Möts) Den 21 maj 2011 genomfördes den regionala festivalen UKM på Nolltrefem. UKM är en ideell förening som på alla sätt verkar för att ungas röster ska höras och ung kultur ska få ta plats. Festivalen är ett forum där man visar upp allt som händer runt om i källare, föreningar, skolor, gårdar, gator, caféer, vardagsrum, industrilokaler och studios. UKM genomförs i samarbete med Ungt Nätverk i Halland med stöd av regionen. Upphandling av drama- och teaterverksamhet Vid junisammanträdet beslutade kulturnämnden att genomföra en upphandling av drama- och teaterverksamhet för ungdomar 15-25 år. Beslutet innebar att externa aktörer fick möjlighet att lägga anbud på att driva denna verksamhet centralt i kommunen. Förfaringssättet får nog anses vara ganska unikt, åtminstone för den här typen av verksamhet, och vid anbudstidens slut hade tre aktörer lämnat in anbud. Halmstads kvartersteater tilldelades uppdraget att bedriva verksamheten under 2012. Skrivarläger I augusti 2011 genomfördes på Katrinebergs folkhögskola ett 5-dagars skrivarläger för ungdomar i åldern 15-20 år. Deltagare kom från hela Halland och lägret genomfördes med stöd från Region Halland. Ledare för skrivarlägret var, förutom bibliotekarier från Halmstad och Laholm, även författaren Gunnar Ardelius. Skrivarlägrets syfte var att ge unga möjlighet att arbeta med texter tillsammans med en professionell författare. Vardagens återkommande verksamhet Biblioteken har ett stort fokus på kulturverksamhet och kreativ verksamhet för barn och unga med ett fokus på vardagen och nära. Små barn kommer upprepade gånger på sångstunder, förskolebarn på sagostunder och barnteater, äldre barn på olika workshops och andra aktiviteter med betoningen på att göra. För de äldre barnen och unga vuxna är deras egna idéer och delaktighet vid planering en viktig faktor. Demokrati och dialog Förvaltningen har haft referensgrupper med ungdomar vid genomförandet av arrangemang och i arbetet med Youth area i samband med planeringen inför TheTall Ships Races 2011. Ungdomsgruppen i EU-projektet med Asti har lämnat synpunkter bland annat om trygghetsfrågor i kommunen. Kulturnämnden, Verksamhetsberättelse 2011 9(22)
Trygghet, säkerhet och folkhälsa Stängning av fritidsgården Hyddan I mars inträffade en hotfull situation mellan en besökare och personal på fritidsgården Hyddan. Händelsen fick till följd att Hyddan omedelbart stängdes. Vid den uppföljning som genomfördes efter händelsen framkom att det inträffade var ett resultat av en längre tids oroligheter på fritidsgården. Stängningen av Hyddan är nu permanent och verksamheten kommer att flytta till nya lokaler i anslutning till fritidsgården PULS på Grönevångstorg under 2012. Uppleva och göra Halmstads konsthall Fr o m januari 2011 bytte Stadsgalleriet namn till Halmstads konsthall. Namnbytet är en del i ett strategiskt arbete mot en nationell profilering av verksamheten. Under hösten lanserades också en omfattande programverksamhet på Halmstads konsthall. Konstdatabasen I maj lanserades kommunens konstdatabas. Den är ett verktyg som underlättar hanteringen av kommunens konstsamling och samtidigt gör det lättare för de anställda att välja ut verk från kommunens konstsamling till sina arbetsplatser. Barnkalas För alla upp till 12 år arrangerade kulturförvaltningen Barnkalas den 18 juni. Från Stadsbiblioteket via Norre katts park och till Hallands konstmuseum, kunde barn och föräldrar välja mellan ett femtiotal aktiviteter. Över tretusen besökare lockades till kalaset trots att ymniga skyfall drog fram på eftermiddagen. Stadsbibliotekets femårskalas Stadsbiblioteket firade fem år i april och ställde till kalas. Under lördagen den 17 april fylldes huset med aktiviteter i ordets och poesins tecken för alla åldrar. Kalaset erbjöd en stor Hellsing-utställning, olika former av uppläsningar, musik, utställningar och hattparad. Samtliga sex-åringar i kommunen erbjöds möjlighet att besöka Hellsingutställningen som pågick fram till mitten av juni. Under de fem år som biblioteket har varit öppet har biblioteket haft 3,2 miljoner besök. Satsning på tillgänglighet för besökare med funktionsnedsättning Under hösten lanserades Daisy Direkt på biblioteken, en tjänst där talbokslåntagare själv kan ladda ner talböcker via webben. Snabbt arbetade biblioteken in konceptet och det gav resultat. Biblioteken i Halmstad är bland dem som lyckades bäst i Sverige med att registrera nya Daisy Direkt-användare. Stadsbibliotekets Äpplehylla för barn med funktionsnedsättning har utökats med fler media och även med sällskapsspel för att stödja barn i deras språkutveckling. Arbetet med biblioteksrecept, där logopeder tillsammans med barnbibliotekarier arbetar för att rekommendera olika typer av media, har kommit igång. Kulturnämnden, Verksamhetsberättelse 2011 10(22)
Övriga prioriteringar Energi och miljö Kommunens projektledning för det statliga stödet till energieffektivisering i kommuner och landsting har tagit fram en kommunal strategi, sammanställt statistik över kommunens energianvändning i byggnader och transporter, samt genomfört information i de olika kommunala nämnderna. Riktlinjer för biblioteksverksamheten I mars beslutade kommunstyrelsen att ge kulturnämnden i uppdrag att, i samarbete med barn- och ungdomsnämnden och utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden, ta fram förslag till riktlinjer för biblioteksverksamheten och redovisa förslaget till kommunstyrelsen senast den 30 april 2012. Under året har arbetet inletts. En arbetsgrupp som leds av bibliotekschefen och med representanter från de båda övriga förvaltningarna har bildats. Ett färdigt förslag på riktlinjer för biblioteksverksamheten ska beslutas av kommunfullmäktige under 2012. Ny organisation Verksamhetsåret 2011 har framför allt präglats av arbetet med den omorganisation som genomförts. Från den 1 juli 2011 har kulturförvaltningen en ny organisation som implementerats under hösten. Syftet med den nya organisationen är att skapa en kundorienterad organisation som erbjuder en utmanande arbetsplats, där de anställda känner engagemang och får förutsättningar att utföra uppdraget på ett effektivt sätt - en organisation med en tydlig och enhetlig ledningsstruktur, där cheferna får möjlighet att utöva ett stödjande och nära ledarskap. Läsfrämjande Biblioteken har stort fokus på läsfrämjande verksamhet för barn. Utöver detta har biblioteken satsat på att skapa plattformar för medborgarna att mötas och diskutera litteratur och läsupplevelser. Stadsbiblioteket har startat läsarträffarna Läslysten och skapat en läsecirkel för unga, utöver de åtta läsecirklar som fanns sedan tidigare. Flera närbibliotek har bokcirklar som regelbundet träffas på biblioteken samt träffar av engångskaraktär där besökare träffas för att resonera om en särskild bok. Biblioteken är också väldigt aktiva på webbplatsen med lästips, t.ex. genom Bibblan läser och jul-januarikampanjen Läs boken! Se filmen!. Priser och utmärkelser Årets kulturstipendiater blev landskapsarkitekten Emma Skottke och dansaren Nicole Neidert. Stipendiaterna erhöll 30 tkr vardera. Kulturlaxen, som utdelas för den mest minnesvärda kulturhändelsen 2010, tilldelades tidningen Kulturimperiet. Stipendiet från konstnären Lars Johanssons minnesfond tilldelades tecknaren Jonatan Knut och Halmstads kommuns kulturpris 2011 tilldelades Albert Olssonsällskapet. RFID (Radio-frequency identification) Under 2011 infördes RFID-tekniken på samtliga folkbibliotek. All media har försetts med en tagg som sänder ut radiovågor till avläsare i diskar och självbetjäningsautomater. I samband med införandet infördes självbetjäning av utlån på samtliga folkbibliotek, vilket innebär att biblioteken kan fortsätta ha samma bemanning på de bibliotek som tidigare haft självbetjäning men där automaterna var utslitna samt att på närbibliotek med ensambemanning, frigörs personalen till att fokusera mer på mötet med besökaren istället för att hantera utlån. Teknikskiftet innebär också en förberedelse inför framtida teknikinnovationer för mediehantering. Kulturnämnden, Verksamhetsberättelse 2011 11(22)
The Tall Ships Races 2011 Kulturförvaltningens ansvar under evenemanget var att bedriva aktiviteter för målgruppen barn och unga. För barnen arrangerades aktiviteter under namnet Kids area, där barn och vuxna blev kreativt stimulerade av bland annat egenhändigt måleri samt av professionellt framförd scenkonst i form av musik och teater. För målgruppen unga genomfördes aktiviteter under namnet Youth area, som bestod av en mängd olika aktiviteter som genomfördes i ett av hamnmagasinen. Där fick målgruppen kostnadsfritt prova på skridskoåkning på konstisbana, Bullriding, klättervägg, inspelning av egen musik med mera, samt att på scenen uppleva mängder av såväl lokala som rikskända artister. Att anordna barn- och ungdomsområden på det vis som gjordes i Halmstad är unikt och var det första i sitt slag. Responsen från organisationen bakom The Tall Ships Races var mycket positiv och man lovordade det nya greppet, som lär stå som förebild inför kommande tävlingar Deltagande i EU-projekt med Asti Förvaltningen är delaktig i kommunens samarbetsavtal med Asti genom den ungdomsgrupp som medverkar i medborgarmöten. Fritidsavdelningen deltar i ett EU-projekt tillsammans med Asti i Italien, som heter "all 4 one - one 4 all". Projektet handlar om volontärarbete bland ungdomar. Gruppen var under hösten på besök i Asti. Våren 2012 kommer ungdomar från Asti och Savona till Halmstad. Kulturnämnden, Verksamhetsberättelse 2011 12(22)
5 Hälso- och arbetsmiljöarbete Halmstads kommuns gemensamma arbetsmiljöhandbok har introducerats och alla chefer har haft möjlighet att få information och utbildning under hösten. På höstens personaldag genomfördes en föreläsning på temat hälsa och ohälsa. Förvaltningen påbörjade också arbetet med att införa hälsoinspiratörer. Hälsoinspiratörerna inleder sitt arbete i januari 2012 med utbildning genom Previa. Under hösten har förvaltningen haft möjlighet att ta hjälp av ett huvudskyddsombud för att genomföra och sammanställa resultatet av fysiska skyddsronder på arbetsplatserna. Förvaltningen har verksamheter i ett stort antal lokaler och under 2011 har respektive avdelningschef ansvarat för hantering av fastighetsfrågor inom sitt ansvarsområde. För att underlätta hanteringen och utvecklingen av fastighetsfrågor på förvaltningen som helhet, ska möjligheter att samordna rutinerna ses över. En kontaktperson för fastighetsfrågor inom förvaltningen har utsetts och påbörjar sitt arbete 2012. Biblioteken har arbetat hälsofrämjande genom att engagera medarbetarna i en stegräkningstävling samt erbjuda frukt till självkostnadspris. Enligt verksamhetsplan 2011: Förbättringsområde nuläge Arbeta med delaktighet inför omorganisationen Arbetet med HR vision 2020 Strukturera förvaltningens pågående arbetsmiljöarbete. Möjlighet för personalen att påverka och utveckla det egna arbetssättet. Kommentar Regelbunden information har e-postats ut från förvaltningschef till kulturförvaltningens personal. Regelbundna möten har hållits på berörda avdelningar för att fånga upp medarbetarnas synpunkter och förslag på framtida organisation. Omorganisationen har varit en stående punkt på Samverkansgruppens dagordning. Arbetet med HR vision 2020 har genomförts på samtliga avdelningar och i ledningsgruppen. Synpunkter från avdelningar har tagits upp till diskussion och eventuell åtgärd i ledningsgrupp. Förslag till delegation av arbetsmiljöansvar har arbetats fram. Kommunen påbörjade ett arbete att se över arbetsmiljödelegation på central nivå, vilket fortsätter på förvaltningsnivå under 2012. Smart-arbetet intresserar allt fler arbetsgrupper och arbetsplatser i förvaltningen. Under 2011 har konstenheten, Nolltrefem och Konsument Halmstad genomgått Smart-utbildning. Kulturnämnden, Verksamhetsberättelse 2011 13(22)
6 Jämställdhetsarbete Enligt verksamhetsplan 2011: Förbättringsområde nuläge Arbetsgivaren ska erbjuda tydliga uppdrag med rimliga förväntningar, vilket möjliggör balans i livet för dig som individ samt i de fall verksamheten tillåter erbjuda en sysselsättningsgrad som matchar din livssituation och underlättar kombinationen föräldraskap och arbete. Sträva efter att uppnå en jämn könsfördelning inom varje nivå och yrkeskategori. Arbetet med HR vision 2020. Kommentar Närmaste chef håller kontinuerlig kontakt med föräldralediga under frånvaron. Möten läggs inte alltför tidigt eller sent på dagen, med hänsyn till föräldrar som hämtar/lämnar på förskola och skola. Förvaltningen har startat upp arbetet att formulera individuella mål för medarbetare. Vid rekrytering beaktas könsfördelning vid lika meriter. Arbete med HR vision 2020 har genomförts på samtliga avdelningar och i ledningsgrupp. Eventuella synpunkter från avdelningar har tagits upp till diskussion i ledningsgrupp. Kulturnämnden, Verksamhetsberättelse 2011 14(22)
7 Miljöarbete Kulturnämnden har haft följande verksamhetsmål, kopplat till målområdet Miljö och energi: Kulturförvaltningens personal är medveten om hur man kan minska energianvändningen. Personalen har under hösten, genom projektledarna för energieffektiviseringsstödet vid Konsument Halmstad, nåtts av information på arbetsplatser eller i samband med arbetsplatsträffar om hur man kan vara Energismart på jobbet. Informationen har syftat till att kulturförvaltningens personal genom att effektivisera sin energianvändning därigenom kan bidra till att minska miljöbelastningen. Informationen har även innefattat kommunens riktlinjer för Resor i tjänsten, som syftar till att dessa ska ske så kostnadseffektivt som möjligt i en trygg och säker arbetsmiljö med minsta möjliga miljöpåverkan. All information har därefter lagts ut i förvaltningens verksamhetshandbok. Kulturförvaltningens utsedda miljösamordnare har under året arbetat med implementering av kemikaliehanteringssystemet ichemistry och tagit fram rutiner, som fastställts av ledningsgruppen, som syftar till att säkerställa en korrekt kemikaliehantering och minimera risker för personskador och skador på miljön. Kulturnämnden, Verksamhetsberättelse 2011 15(22)
8 Internkontroll Internkontrollplanen för år 2011 har omfattat 22 kontrollmoment inom områdena finansiell säkerhet, efterlevnad av lagar och föreskrifter, kvalitet och miljö. Kontrollerna visade avvikelse och/eller förbättringsbehov för följande rutiner: Att gällande inköpsregler följs information om inköpsregler bör lämnas till verksamheterna. Attestantförteckning påbörjat arbete med förbättrade rutiner kring attest. Representation kontroll visar att 91 procent av verifikationerna är korrekt hanterade, punktinsats avseende kvarvarande 9 procent bör göras. Hantering och redovisning av bidrag rutin för redovisning av projektbidrag bör förbättras och standardiseras. Inventarieförteckning och konstdatabas rutin för hantering av inventarieförteckning bör skapas och förankras i verksamheten. Avstämning av registrerat innehav av inventarier och konst ny databas är skapad, rutin för avstämning bör skapas. Dokumenthantering nuvarande rutinbeskrivning behöver kompletteras med rutin för avslut av tjänst. Resor i tjänsten det bör övervägas om förvaltningen behöver komplettera reseriktlinjerna med förvaltningsspecifik anvisning/rutin. Kulturnämnden, Verksamhetsberättelse 2011 16(22)
9 Kvalitetsledning Smart-arbete I november 2010 fick alla medarbetare på Kulturförvaltningen en introduktion i Smart, vilket är baserat på Lean. Efter det startade konstenheten med sitt utbildningspaket. Resultaten spred sig och tre enheter till anmälde sig, Nolltrefem, Medborgarservice Andersberg samt Konsument Halmstad. Konstenheten har under 2011 genomfört hela utbildningspaketet och de tre andra har i dagsläget kommit halvvägs och beräknas vara klara till sommaren 2012. Två nya enheter har anmält sitt intresse, Fritid Kust samt övriga anställda på Kulturavdelningen, vars kickoffer är inplanerade till våren 2012. Detta innebär att 56 procent av förvaltningens enheter är igång med sitt Smart-arbete. Ett urval av de resultat som arbetet med Smart har gett på kulturförvaltningen. Kundfokus Efter en genomgång av processen "beslut om anställning" minskade väntetiden från att den anställde fått besked om anställning till dess att den får anställningsinformation från 10-16 dagar till 1-4 dagar. Enheterna som påbörjat sitt Smart-arbete har fått ökad förståelse för vem kunden är i de olika processerna. Medarbetare Med hjälp av daglig styrning har stressen hos medarbetarna minskat. Arbetssättet På Mjellby Konstmuseum har tiden för att hänga/sätta upp en ny utställning "hängningsveckan" minskat från sju till fem arbetsdagar. Kultursekreterarna har sparat en timme per vecka genom att föreningarna själva registrerar sina förändringar via webben. Serviceåtagande Kulturnämnden har under året antagit serviceåtaganden för Medborgarservice Andersberg och fritidsverksamheten. Sedan tidigare har biblioteken i Halmstad, Konsument Halmstad och kulturstöd serviceåtaganden. Biblioteksverksamhetens serviceåtagande reviderades under året. Kulturnämnden, Verksamhetsberättelse 2011 17(22)
Åsikten Åsikten är Halmstads kommuns service för den som vill lämna en åsikt om kommunal verksamhet. Den som lämnar en Åsikt får ett skriftligt svar från den verksamhet som frågan berör. En åsikt har inga begränsningar, det kan vara ett förslag, ett klagomål eller beröm. Under 2011 har kulturförvaltningen fått 53 åsikter, som samtliga besvarades inom angiven tid. Åsikt Biblioteksavd. Fritidsavd. Konsument Halmstad Kulturavd. Förvaltning Totalt Synpunkt 12 1 2 15 Synpunkt/förslag 14 14 Förfrågan 8 1 9 Beröm 1 1 Beröm/synpunkt 3 3 Förslag 1 1 2 Beröm/förslag 7 1 8 Klagomål 1 1 Totalt 45 1 3 3 1 53 Åsikter som resulterat i åtgärder Önskemål om söndagsöppet på biblioteket sommartid - Översyn av öppettiderna pågår Fråga om anledning till begränsning av antalet nedladdningar av e-böcker - utreder om det går att skriva om avtal Fågelkrock mot biblioteksfönstret - anmält till fastighetskontoret att se över åtgärder för att minska risken med fågelkrockar. Kulturnämnden, Verksamhetsberättelse 2011 18(22)
10 Övriga resultat Verksamhetsmått Kulturnämnden Besök Antal besök Besök per öppettimme Utfall 2011 Utfall 2010 Utfall 2009 Utfall 2011 Utfall 2010 Utfall 2009 Bibliotek 943 029 980 917 1 034 236 63 71 57 Fritidsgårdar 24 009 33 619 60 044 4 4 6 Konstverksamhet 47 823 54 578 61 053 15 18 16 Nolltrefem 14 184 14 719-10 9 - Medborgarservice Andersberg 76 360 64 575 80 000 36 31 36 Summa 1 105 405 1 148 408 1 235 333 131 133 115 Konstverksamhet avser Mjellby konstmuseum och Halmstads konsthall Nettokostnad Nettokostnad per besök Nettokostnad per invånare Utfall 2011 Utfall 2010 Utfall 2009 Utfall 2011 Utfall 2010 Utfall 2009 Bibliotek 54 kr 50 kr 49 kr 550 kr 538 kr 559 kr Fritidsgårdar 693 kr 501 kr 306 kr 180 kr 183 kr 202 kr Konstverksamhet - kr 91 kr 72 kr 66 kr 54 kr 48 kr Nolltrefem 348 kr 369 kr - kr 53 kr 59 kr 49 kr Medborgarservice Andersberg 40 kr 45 kr 37 kr 33 kr 31 kr 33 kr Kulturförvaltningen totalt 103 kr 93 kr 89 kr 1 226 kr 1 158 kr 1 204 kr Verksamhetsspecifika mått Utfall 2011 Utfall 2010 Utfall 2009 1. Antal bibliotekslån 857 028 851 740 893 598 2. Totalt antal arrangemang och aktiviteter 1 724 2 114 1 797 3. Antal sökta kulturbidrag 89 84 107 4. Antal sålda gårdskort 863 702 931 varav tjejer 399 287 375 varav killar 464 415 556 5. Antal besök på fritidsgårdarna 24 009 33 619 60 044 varav tjejer 10 882 11 066 21 671 varav killar 13 127 22 553 38 373 6. Antal ärenden energi- och klimatrådgivning 7. Antal ärenden budget- och skuldrådgivning 8. Antal ärenden konsumentrådgivning 174 225 204 336 331 351 1 305 1 309 1 534 Kulturnämnden, Verksamhetsberättelse 2011 19(22)
Eftersom Konstverksamhetens totala budget förutom kostnad för besök på Mjellby och Konsthall innefattar offentlig konst, både drift och personal, samt kostnader för kommunens samlingar är nettokostnad för besök inte ett relevant nyckeltal. Nettokostnad per invånare 66 kronor baseras på kostnader som omfattas av objekt 4701 Konst i redovisningen. Nettokostnad per invånare, avseende hela kulturavdelningens verksamhet, hamnar för år 2011 på 308 kronor per invånare jämfört med 254 kronor per invånare år 2010. Detta med anledning av bidrag till Hallands konstmuseum Biblioteken ser en minskning av besöksantalet. En delförklaring är att stora bibliotek som Söndrum och Vallås har varit stängda en del av året. Vallås en månad på grund av innertaksrenovering, Söndrum en och en halv vecka på grund av ommöblering. För energi- och klimatrådgivningens del har antalet ärenden minskat. Ett ökat antal personer har emellertid nåtts vid utåtriktade aktiviteter. Ärendegrupperna domineras av frågor om värmepumpar, energisparråd och solvärme. Konsumentrådgivningen ligger på ungefär samma ärendenivå som 2010. Dominerande ärendegrupper rör frågor om boende, fordon och transporter samt abonnemang rörande olika teletjänster. Av inkomna ärenden påbörjas 98 procent av ärendena inom två arbetsdagar och drygt 98 procent avslutas inom tio arbetsdagar. Budget- och skuldrådgivningens inflöde av ärenden ligger ungefär i nivå med 2010. Väntetiden har under året varit kort, rådsökande har kunnat beredas en första kontakt hos budget- och skuldrådgivare inom en vecka. Medborgarservice Andersberg har haft ett betydligt högre antal besök än jämfört med föregående år. Orsakerna står troligen att finna i att dels har antalet stamgäster ökat, dels har fler externa aktörer förlagt återkommande aktiviteter på Medborgarservice. Dessutom har antalet spontanbesök ökat. Kulturnämnden, Verksamhetsberättelse 2011 20(22)
11 Framtiden Biblioteksavdelningen Kulturförvaltningens organisationsförändring innebär för biblioteksavdelningen, som största avdelningen på förvaltningen, en stor omorganisation där det nära ledarskapet, medarbetarskap, processer och medborgarperspektiv är i fokus. Nu finns det en linje från Halmstad kommuns vision 2020 till folkbiblioteksuppdraget (antaget av Kulturnämnden 2010), grundtanken i Riktlinjer för biblioteksverksamhet (biblioteksplan som kommer att antas under 2012 av Kommunfullmäktige) till organisationen för biblioteksavdelningen. Det skapar goda förutsättningar för att hela lednings- och styrningsfunktionen ska kunna fungera optimalt. Syftet med Riktlinjerna för biblioteksverksamheten är att identifiera framtidens utmaningar och föreslå åtgärder för att driva folkbiblioteksutvecklingen framåt. Viktiga utmaningar är bland annat: Folkbiblioteken som upplevelserika och kreativa rum Folkbiblioteken som kunskapscentrum, utan att vara skolbibliotek Det virtuella folkbiblioteket Runt om i Sverige tar biblioteken plats på internet i allt större utsträckning. Även i Halmstad står biblioteken i startgroparna för att utveckla det virtuella biblioteket. Folkbiblioteken har redan flera e-tjänster som används i hög utsträckning av medborgarna. År 2012 finns medel i kulturförvaltningens investeringsbudget för inköp av systemverktyg som är anpassat till biblioteksbehovet och som kompletterar kommunens webbverktyg. I förlängningen innebär detta att det fysiska biblioteket kompletteras med ett virtuellt bibliotek där befintliga webbaserade biblioteksfunktioner direkt integreras i Webb 2.0-konceptet. Dessa funktioner kan exempelvis vara att låna e-böcker, lyssna på e- musik, använda databaser, låna om och reservera media eller boka dator. Den virtuella biblioteksbesökaren kan tagga medier med ämnesord, skriva topplistor, recensera och betygsätta media. Det ges också möjlighet till delaktighet i diskussionsgrupper och communities. Applikationer håller på att utvecklas som gör att besökarna i framtiden har bibliotekskatalogen direkt i sin mobiltelefon, tillsammans med hanteringen av egna lån. På det virtuella biblioteket står besökarna för kunskapen och underhållningen genom att tipsa varandra gör besökarna biblioteket till en plats där människor möts och kunskap uppstår. Söksystemet har förbättrade funktioner med sökning på liknande titlar, favoritlistor, vidaresökning, koppling till innehåll, stavningshjälp, nyförvärvslistor, dynamiska listor, sparade sökningar, relevanssortering och i översiktliga fasetter listas sökresultat i grupper efter bland annat ämne, språk och medietyp. Detta ger nya spår att följa, ny inspiration och nya kunskaper. Kulturavdelningen Några utmaningar inför 2012 är - Den nybildade regionen och samverkansmodellen - Att stärka Halmstads konsthall som spjutspets och viktig pusselbit i Halmstads konstliv - Att öka representation av besökare och utövare i mellanåldrarna 30-45 år i Halmstads kulturliv - Delaktighets- och demokratiarbetet på framförallt Nolltrefem - Hantera frånvaron av scener för framförallt större arrangemang - Implementering av förslagen från konststrategin Kulturnämnden, Verksamhetsberättelse 2011 21(22)
Kulturavdelningen ska bl.a med hänsyn till ovanstående utmaningar arbeta med fokus på: Nätverksbyggande, ökad dialog med regionen, nya programformer på nya platser, barnkulturen, den offentliga konsten, kommunens samlingar och ett aktivt rekryteringsarbete på Nolltrefem. Fritidsavdelningen Fritidsavdelningens förhoppning är att lokalfrågan för fritidsverksamheten i Oskarström blir löst under året. Vidare kommer Puls' verksamhet att utökas med nya lokaler och en utvecklad verksamhet. Avdelningen kommer att ytterligare utveckla sina arrangemang i samarbete med Trygga Halmstad, allt för att ge ungdomarna ytterligare drogfria alternativ. 2012 kommer vi att fortsätta utvecklingen av arbetssättet för fritidspersonalen, där vi mer kommer att utgå från mötet med ungdomarna och inte så mycket på själva platsen. Detta innebär ett mer flexibelt sätt att möta ungdomar, där fritidsgården är en av många mötesplatser. Detta kan i framtiden innebära att verksamheten har färre fasta platser där det bedrivs verksamhet och att avdelningen i stället möter behoven där de uppstår. Förhoppning är att i under 2012 nå fler ungdomar med aktiviteter. Konsument Halmstad Kronofogden ser efter 2011 års ändringar i skuldsaneringslagen nu möjligheter att bevilja fler skuldsanering och förväntar sig att fler skuldsatta kommer att motiveras att söka skuldsanering. Den förändrade lagen ger en bättre möjlighet till skuldsanering generellt för alla, i ett tidigare skede, och för vissa aktiva enskilda näringsidkare som tidigare inte kunde få skuldsanering. Genom den kommande tjänsteförstärkningen vid kommunens budget- och skuldrådgivning är målsättningen att dels hålla väntetiderna så korta som möjligt för de rådsökande, dels att förstärka och utveckla det utåtriktade arbetet med privatekonomisk information. Smart-arbetet på Konsument Halmstad är nu igång med utbildningspaketet som beräknas vara genomfört under första halvåret 2012. Nämnd, stab och gemensamt Den nya nämnden har nu varit verksam under ett år, under 2012 fortsätter introduktion av verksamheterna genom att vi förlägger nämndmöten ute i verksamheterna samt möjlighet för ledamöterna att göra besök ute i verksamheterna. Nämnden övergår till digitala handlingar i stället för pappersformat under 2012, då IPads införs. Kvalitetsarbetet präglas under 2012 av att en ny Kulturundersökning ska göras och bland elever i årskurs 8 och årskurs 2 i gymnasiet kommer Lupp-undersökningen att göras. Metod för uppföljning av serviceåtaganden ska utarbetas liksom förslag till nya åtaganden. Smart-arbetet fortsätter. Under 2012 kommer 2 nya enheter att genomgå utbildningspaketet. Detta innebär att 56 procent av kulturförvaltningens enheter kommer att vara i gång med sitt Smart-arbete. I kvalitetsarbetet ingår också internkontroll och riskhantering, vilket under 2012 kommer att genomföras på ett nytt sätt där alla arbetsplatser involveras. Informatörerna kommer att utreda det ökade behovet av information och kommunikation, hur det kan se ut i framtiden för att vi ska kunna tillgodose kundernas behov och önskemål. Hälsoinspiratörerna utsågs under året och kommer under 2012 att finna sina arbetsformer. Ekonomienheten jobbar vidare med nyckeltal och ekonomisk uppföljning och analys av detta utifrån ett kundperspektiv för att hitta största kundvärdet inom dessa områden. Kulturnämnden, Verksamhetsberättelse 2011 22(22)