SID 1/6 Minnesanteckningar Össeby IP-råd Tisdag 7 oktober 2014 i klubbhuset på Össeby IP Deltagande: Rolf Håkansson, ordf. Brottby SK Martin Norman, vice ordf. Brottby SK, ansv. ungdomslag fotboll Johan Hofstedt, ordf. VÖOL Peter Nordström, Brottby SK/ skidor Lena Mårtensson, Karby IK/ Badminton Sofia Segergren, fritidsnämnden (c) Ingela Jansson, chef KFFs idrotts- och friluftsenhet (IoF) Ola Nilsson, arbetsledare Åsa Borglund, föreningssamordnare 1. Välkommen Kort presentationsrunda runt bordet. Sofia Segergren ny ordförande i fritidsnämnden sedan i april, rapporterar lite från valet. 2. Föregående anteckningar (godkänns) 3. Övriga frågor (inte redan på agendan) Fråga om förrådsutrymmen Låst förråd bredvid gympalärarens (med plåtdörrar), i sporthallen men ingång utifrån; vems är det? Ola kollar och återkommer till Björn. Låst förråd på andra sidan av fotbollsplanen, vems? Är kommunens, nyckel finns i kuren. 4. Förvaltningen informerar Årshjulet 1 år ändring tidigarelagd ansökan om inomhustider mm, ny version kommer. Mattias är föreningarnas huvudsakliga kontaktperson på lokalbokningen, men maila alltid lokalbokning@vallentuna.se istället för enskilda mailadresser. Alla synpunkter ang. skidspår etc till arbetsledare. Felanmälningar till lokalbokning@vallentuna.se Ett av målen i VP för FN är att öka kundnöjdheten, haft kundenkäter Kvarnbadet, IP (sommar, vinter kommer) och nu Össeby IP. Enkäterna kommer prel. redovisas i decembernämnd. Enkät delas ut på plats till VÖOL och BRSK. KAIK hade lämnat mötet så klubben får enkäten per mail istället.
SID 2/6 Anläggnings- och driftsfrågor Organisations- och personalförändringar Tidigare haft en av tre arbetsledare (Peter Öhman) som utgick från Össeby IP. I april 2014 stod det klart att enheten bara bör ha en arbetsledare, övriga arbetar på skiftschema. Peter valde då tyvärr att säga upp sig, rekrytering pågår och kommer innebära nytt schema med mer personal på kvällar och helger. Ola Nilsson är nu arbetsledare för alla vaktmästare, och ett arbete pågår för att delegera särskilda ansvarsområden till enskilda medarbetare. Dagtid: Ingela, Ola, Åsa, Sara och Mattias, lokalvårdare Marie. Övriga sex kommer vara åtta när rekryteringen är klar. Alla utgår från Vallentuna IP där personalen har omklädningsrum, matrum osv, men all personal servar alla anläggningar. Skötsel Össeby IP Varje dag rondering av Össeby IP ( rondering, tillsyn och åtgärder ), innebär att tittar till alla ytor kring IP, inkl. plockar upp skräp. Vid behov av större åtgärder så åker tillbaka annan dag, planerat. Vattning och klippning av planen har funkat bra. Behov av stödsådd, meningen var att det skulle gjorts i somras men det föll bort när Peter hastigt slutade. IJ visar på karta var gränsdragningarna går mellan vad IoF respektive skolan och SBF ansvarar för; har sammanfattningsvis tyvärr varit rörigt och otydligt för alla inblandade... Ny överenskommelse just klar: IoF kommer nu tömma de papperskorgar som finns runt fotbollsplanen. De som plogar skolgården är nu köpta för att ploga och sanda även ytan mellan sporthallar och fotbollsplanen. Om ser skräpigt ut, skicka felanmälan till felanmalan@vallentuna.se så ska vi lösa det. Kommentar att 4 st soptunnor (som används av dagis och föreningarna, och IoF), är oftast tomma. IoF behöver kolla upp vems soptunnorna är. SBF vill att de ska flyttas (brandrisk, skadegörelse, snöplogning). Framförs fr BRSK att problem att avbytarbåsen (sprillans nya) lätt blåser omkull, utgör vindfång. De är dessutom lite små; seniorlag får inte plats. IJ vi får titta på det här inför nästa säsong; man vill ha flyttbara, men lättviktiga Används bara för 11mfotboll, men då får gjutas fast men hur ska ställas för att inte hindra löparbanorna På IP har löst problemet genom att låsa fast dem i räcket eller något. Framförs att skogsdungen mellan klubbhuset och villorna skulle må bra av att röjas lite. Vems är marken? IJ: skicka en felanmälan. Info: det stora trädet som håller på att växa in i sporthallen kommer att tas ned. Fråga: Kan man få skolans grusplan spolad? Bosse spolade denna, nyttjades jättemycket, både av skolan och efter, minst 100 pers per dag. Svar att alla grusplaner är SBFs ansvar, och på andra ställen i kommunen har man fixat planer genom föräldrasamverkan; Bällstaberg, Hammarbacken, Lindholmen. I Lindholmen t ex står skolan för plogningen, men föräldrarna spolar. IoF kommer inte
SID 3/6 att spola heller grusplanen på Karbyskolan, så klubbarna uppmanas att ta en kontakt med föräldraföreningen och skolan. Grusplanen på Vallentuna IP spolas dock av IoF. Fråga: Utegym vid Össeby IP? IJ: ja, bra idé. Ingår redan i planen att göra på Vallentuna IP inom driftsbudgeten för 2015. Föreningen uppmanas ta med bland andra idéer om kommande investeringar. I information om Roslagsleden står det att man kan hämta vatten på Össeby IP,med tanke på allmänhetens omklädningsrum. Omklädningsrummet är inte upplåst, men när man ringer till vaktmästarna så kan man få en kod. Finns information om detta på dörren, men behövs kanske en större skylt (A3). Saknas info på engelska. En egen tagg kan också kvitteras ut, på samma sätt som till t ex sporthallen. IoF ska sätta upp skyltar om dam- och herrsidor i allmänhetens omklädningsrum. Skidspår Fråga: hur mycket avser kommunen att spåra? Ett milspår som körs upp dagligen, även obelyst, menar BRSK skulle garanterat åkas på, särskilt på helgerna. Svar att skidspår numera görs på Vallentunasjön, Össeby IP och Vallentuna IP. Framförs att finns ett behov av att ha ett spår på golfbana, t ex Veda (ny ägare), som snabbt blir åkbart även med lite snö. Befintliga spår på Angarn? Klubben kontaktar ang. eventuellt samarbete. Fråga: vilket spår spåras först? Om klubben kan ha nyckel och tillgång till maskiner så kan klubben se till att spåra. IJ/ Ola och Peter Nordström tar senare, separat möte för att lösa detta. Förra året var det mycket träd längs med spåret. Den delen av spåret som är kommunens mark skulle fortfarande behöva gallras, av kommunen, är mycket sly nära spåret. IoF har varit uppe och tagit bort mycket sly, och i höstas pekade Peter ut vilka träd som SBF ska ta bort. IJ tar kontakt för att kolla varför SBF inte har gjort detta än. IJ informerar om att IoF har köpt in ett system för att kunden på ett enkelt sätt alltid ska ha uppdaterad information om när vilka spår senast spårades, Track for labs. Kommer finnas på www.vallentuna.se och förstås länkas till skidspår.se Julgran var? Lämplig plats utses direkt efter mötet, framför klubbhuset. Befintlig gammal betongkruka tas bord. Hjärtstartare Martin Norrby kommer ta kontakt med anordnaren av utbildning. Inbjudan skickas förstås till alla föreningar. Inbjudan även till Haket.
SID 4/6 Lokalbokning & nycklar Nyckelinventering Går nu igenom med SBF vilka system som kan tänkas behöva bytas ut. BRSK: insamlingen av nycklar till den inre dörren gick sådär; fick in fyra nycklar. Även Kårsta kommer få taggsystem. Nytt passersystem? Funkar jättebra! Brandlarm. Inventering gjordes 2013, 2014-2015 byts alla brandlarm ut på skolor och förskolor ut. Okt-nov 2014 inleds byte i Karbyskolan inkl. sporthallen. Arrangemangsbokningar - viktigt kom ihåg att boka in dessa varje vår, sker i samband med äskande av inomhustider. Lång tid i förväg!!! Allt som ser ledigt ut i FRI betraktar lokalbokningen som ledigt. Obs! problem vid bokningar av Karbyskolans matsal (larmad!) och övernattning i sporthallen larmet gick varje natt! IoF beklagar, beror på internkommunikation. Sitter fortfarande ingen varning vid utrymningshandtag i sporthallens toaletter! Brandskyddsregler; på vissa ställen får man ha kåpor istället, på andra inte IJ tar med sig detta. Går det att förlänga taggen till 22.30? Ola tar med sig frågan och återkommer. Nyttjandegradsundersökning har gjorts, kommer redovisas till FN. Och därefter kommuniceras till alla föreningar. Omläggning av taket Är i princip klart, någon hängränna kvar att fixa, åtgärder ryms inom budget. 5. Össeby IP, underhålls- och investeringsplan 2014-2025 Budgetprocessen i kommunen I mars presenteras kommunens årsbokslut, i april hålls KP-dagen då alla nämnders äskanden inför kommande 3-åriga kommunplan (KP) presenteras för samtliga nämnders arbetsutskott. Det förslag som där presenteras är då avstämt med respektive nämnd, och föredras av dennes nämndsordförande och förvaltningschef. Ett samlat förslag går till KSAU i maj, sedan till KS i juni, och till KF i september. Ett valår som 2014 försenas dock alla beslut, och KF fattar sitt beslut om KP tidigast i november. IoF mötte i februari 2014 föreningarna för att inhämta synpunkter om behov på anläggningarna framöver. Hädanefter kommer dessa möten istället ske i december, för att ge IoF input tidigt i processen med att ta fram sitt förslag till rullande underhålls- och investeringsbudget. IoFs förslag behandlas sedan av nämnd, som beslutar om vilket äskande som ska göras vid KP-dagen. Efter KSAUs beslut i maj har IoF sedan (under icke valår) en indikation om kommande beslut att presentera för intresserade föreningar i samband med försommarens föreningsmingel. (Årshjulet uppdateras i enlighet med denna planeringscykel.) Den rullande underhålls- och investeringsplan som delas ut vid kvällens möte är det äskande (!) som fritidsnämnden gjorde vid KP-dagen i mars 2014. Den innehåller uppenbara luckor, eftersom allt inte hann inventeras under processen i vintras 2013-
SID 5/6 2014, och ingen tidigare plan fanns att utgå från. FN är alltså överens om denna plan, och politikernas roll är främst att lobba för nämndens förslag hos sina partikollegor, så att KS och KF ska fatta för fritidsnämnden gynnsamma beslut. Ingela J understryker att den plan som delas ut är FNs förslag och äskande till KS och sedan KF det är först i slutet av året (när kommunplanen beslutas av kommunfullmäktige) som vi kan veta vilka insatser som de facto beviljas medel och inte. I år kallas föreningen till separat möte i december för att lämna sin input till underhålls- och investeringsplanen - vad vill ni att FN satsar på under de kommande åren, och varför? Efter alla föreningars input tar IoF fram ett avvägt förslag till FN, och sedan ser processen ut som ovan. IoF undrar om ni också framöver vill ha separat möte för att lämna denna input, eller om detta ska ske inom ramen för Össeby IP-råd i oktober varje år? Svar: IP-rådet är bra. Spontana synpunkter till underhålls- och investeringsplanen redan nu: - IP Skogen; eftersatt underhåll, ssk duschanläggningarna men även övrigt -Belysning på Össeby IP, innervarvet Konstgräs Med anledningen av konstgräs på Össeby IP, behöver ett möte bokas för att ta fram en behovsanalys. Prel. slutet okt-nov, inkl. MOIF, GOIF och Frösunda SK. Ses på Össeby IP, onsdag 5 nov kl. 17, mot bakgrund av att dessa klubbar förväntas träna på Össeby IP. För projektet finns 9,5 MSEK avsatta år 2016. Nu tar vi fram behovsanalys beställning till SBF av en förstudie, SBF tar då fram exakta kostnader på identifierade behov och tidssätter, klart första kvartal 2015. Har då mer fakta, FN tar då ställning till hur man gör. Kan anpassa sig till beviljade medel, eller äska mer medel. Pengarna finns först 2016. Det flyttar inte in folk i den takt som planerats för; kan inte räkna med att nämnderna har samma ramar som man hittills planerat för. Konstsnöspår Össeby IP 2017 i planen? Japp, ligger med i planen. Återstår att se vad KF tycker. 6. Föreningar, samarbeten, gemensamma frågor Idrottens dag? Skidsektionen rullskidor på plats och kul! Sommarjobbare? Nej. IoF fick ett antal feriearbetare som bl a hjälpte till på Kvarnis. 7. Evenemangstips/ marknadsföringsfrågor Påminnelse om evenemangskalender; går att lägga in evenemang även ett år eller två framåt
SID 6/6 25-manna (VÖOL): Tillsammans med Täby, Järfälla och Väsby anordnar klubben 25- manna i Lövsättra, oktober 2015. Har problem med varmvatten, finns inte kommunalt vatten och avlopp. 2 km från Ullnasjön, men måste värmas. 10 000 pers som ska duscha och oktober är kallt Är möjligt att bidragsansökan kommer. Ola kollar vem som äger marken. Vallentuna Indoor 12-14 december, i Tellushallen Samarr. med Vallentuna BK Brottbyrundan, 299 starter, positiv trend. Brottbyloppet, nu den 3/1 istället för den 6/1 som tidigare. Info om att IoF kommer flytta in i lokal i ishall A, med fönster mot parkeringen; tydligare profil för IoF-enheten men framför allt arbetsmiljöåtgärd.... Nästa möte Föreningsmingel på Vallentuna IP med julstämning, inbjudan kommer Össeby IP-råd tidigt i april 2015