Lathund APP för chaufför ÅV 1
Innehållsförteckning Beslutat arbetssätt... 3 Så här använder du APP:en... 4 Starta dagen... 5 Acceptera uppdrag... 6 Förändra status... 7 Hämta om uppdaterad order... 8 Gör färdigt ordern / Återrapportering... 9 Avsluta arbetspasset... 11 Checklista vid fel... 12 Kontakt vid hjälp!... 13 2
Beslutat arbetssätt Grunden för orderhantering inom Wiklunds är att: Uppdrag är skapat i affärssystemet innan utförande, för att fånga rätt kunduppgifter, priser samt önskemål kring utförandet Att vi inte skapar eller använder andra papper under utförandet än vad som är nödvändigt. Ex för transport av Farligt avfall / Farligt gods behövs i olika skeden vissa fysiska dokument medföras under transport. Att vi löpande anger orderstatus i app:en för att kunna ha dessa uppgifter i planeringen samt vid en reklamation kunna styrka utförandet av våra uppdrag Att vi uppdaterar ordern med uppgifter (ex. timmar, typ av avfall, avfallsmängd & leveransplats) samt extratillägg. En order som är utförd ska i princip kunna faktureras direkt efter att den är utförd Att vi inte använder app:en för vägvisning. Dels drar det mycket på en begränsad surfmängd, men kartan och dess uppgifter är inte säkrade för lastvikt vs bärighet eller höjdbegränsningar etc. 3
Så här använder du APP:en Så här navigerar du Du klickar dig runt mellan funktioner. För att komma tillbaka till huvudmenyn kan du alltid välja att klicka på de tre strecken högst upp i vänstra hörnet. Välj sedan huvudmeny i listan som kommer fram. Tillbaka-knappen har oftast symbolen av en pil som pekar till vänster, oftast nere i högra hörnet om du har en mobiltelefon. Om du klickar på tillbaka-knappen kommer du till den aktivitet som var synlig innan. Personliga inställningar Du har möjlighet att själv aktivera/inaktivera vissa funktioner, bland annat: Tända och släcka olika fält i orderdetaljer. Ex kanske Org.nr. eller Littra är viktigt att se eller inte? Tända och släcka olika fält i orderlistan. Ex kanske referens och fordontyp är viktigt att se eller inte? Tända och släcka funktioner i huvudmenyn. Exempelvis använder vi oss inte av Visa Köplats, Stämpla in/ut & Tankrapport. Hämta Push-data kan behövas göras om du saknar något material eller tippställe som ska anges på en order. Detta uppdateras från kontoret. Sök ny order saknar du en order eller vet att den just skickats från kontoret kan du trycka på denna funktion så gör systemet en direkt förfrågan efter nya ordrar. 4
Starta dagen Fyll i dina inloggningsuppgifter i fälten som ses i bilden nedan. Klicka på Logga in. Inloggningen kräver att nätverkskommunikation är möjlig. Efter inloggning hamnar du i menyn till höger. Via Orderlista visas order utskickade till dig. 5
Acceptera uppdrag När du har mottagit en eller flera orders som ska utföras är det dags att acceptera order så transportledningen vet att den är mottagen. I orderlistan, klicka och håll ner knappen en kort stund på den order du önskar att förändra status på. Du får då upp en lista på olika val. Markera önskad åtgärd och tryck OK. Nu kan transportledningen se i systemet att order är Accepterad och vet att den kommer att utföras av dig. 6
Förändra status Du kan ändra orderstatus på två sätt: Genom att klicka på en order och hålla ner knappen en kort stund eller då man är inne på ordern kan man förändra status. Det går att välja status Startad eller utförd direkt utan att första behöva acceptera. Dock är arbetssättet att alltid följa flödet acceptera, startad och utförd, då har vi tider och data att kunna påvisa för kunder vid en ev. reklamation. Har du bara en order som du direkt börjar med kan du direkt välja att förändra status till Startad/påbörjad. Nu kan transportledningen se i systemet att order är påbörjad och kan vid en kundförfrågan uppge att uppdraget är påbörjat. 7
Hämta om uppdaterad order OM Transportledningen har uppdaterat ordern kommer de ringa och be dig om att hämta om order a. Det görs genom att klicka på order i orderlista och hålla ner knappen en kort stund b. Här kan de välja hämta om order c. När de sedan söker efter nya orders så kommer den att dyka upp igen 8
Gör färdigt ordern / Återrapportering Öppna order från orderlistan. Klicka på den grå ruta som anger uppdraget. Under Innehåll ange vikt i TON. Är det rätt fraktion eller klassar du om det? I så fall ändra på den raden till lämpligt material med knappen Ändra Innehåll & Bearbetningsplats Är det rätt bearbetningsplats (tipp). Om fel, ändra till rätt med knappen Ändra Innehåll & Bearbetningsplats bearbetningsplats. Detta är viktigt för att vi ska kunna spåra en ev reklamation till rätt kund eller anläggning. Tryck sedan på gröna knappen - Spara Vid omklassning eller avvikelse (t.ex. elektronik). Självklart ringer vi kunden direkt och meddelar det inträffade men ange även detta i meddelandefältet under Meddelande vid öppnad order. Här anger du att det är omklassning heller hur mycket avvikelsen innefattar. Om du har möjlighet tag foto med din surfplatta/mobil och maila det tillsammans med ordernummer. Framgår det i arbetsordertexten att kund har signaturkrav, gör följande: Om Signatur skall fångas ange aktivitet Signera Notera så att rätt signatur är markerad, Lastning eller Lossning, du kan med andra ord fånga två signaturer per order vid behov. Ta signaturen och fyll i namnförtydligande - ange Spara. Har kunden på plats önskemål om en kopia på utförd order, gör följande. 9
Inne på en order längre ned, ange e-postadress dit leveranskvitto skall skickas. Notera att du kan skriva flera adresser, men de måste separeras med ; Ex: namn1@företag.se;namn2@företag. Du får en pop-up som anger att e-postadressen är sparad. Angivna mottagare kommer erhålla leveranskvittot från ahs@wiklunds.se ett par minuter efter att order är markerad som slutförd. Efter utfört uppdrag - Klicka på grå pil bredvid Pågående för att välja Skicka status Utförd. Ordern är nu klar för fakturering 10
Avsluta arbetspasset Efter utfört arbetspass logga alltid ut. 11
Checklista vid fel TL= Transportledning Felmeddelande Orsak Åtgärd Får felmeddelande vid inloggning Telefonnr är felaktiga på referens Telefonnr är inte klickbara på orderanteckningar 1. Felaktiga användaruppgifter eller fel enhet är angiven 2. Surfmängden kan vara förbrukad 1. Skrivet av TL på fel sätt 2. Ligger kvar sedan gammalt Det är endast Kontakta Transportledningen (1&2) Meddela Transportledningen att det måste justeras Jag får inte ut några orders Jag saknar en bearbetningsplats / leveransanläggning Jag saknar ett material Jag saknar information i orderlistan (ex orgnr, till- & från-adress) 1. Dålig mobiltäckning 2. Surfmängd slut på abonnemang 3. TL har inte skickat ut det? Grunddata saknas i din enhet Grunddata saknas i din enhet Dessa fält är inte upptända i din applikation. 1. Sök ny order 2. Meddela TL om det fortsatt inte fungerar 1. Testa att uppdatera grunddata genom inställningar/hämta Push-data 2. Om ovan ej fungerar, meddela Transportledningen 1. Testa att uppdatera grunddata genom inställningar/hämta Push-data 2. Om ovan ej fungerar, meddela Transportledningen Gå in under inställningar och välj något av alternativen konfigurera orderdetaljer alt orderlista beroende på vad det är du vill ta fram informationen 12
Kontakt vid hjälp! Ring din transportledning om du har problem eller frågor kring APP:en. Vi har dessutom några nyckelpersoner som är de som infångar förbättringsförslag eller behov av utveckling. Maila eller ring dessa. Patrik Svelander, Kallhäll, pasv@wiklunds.se alt 08-50595657 Christoffer Bernelind, Uppsala. chbe@wiklunds.se alt. 018-180500 Tips på intranätet kan även förbättringsförslag skrivas in i formuläret på startsidan. 13