Myter om projekt Docent
Närmaste 1,25 timme Kritisera en gängse bild av projekt - krossa myterna om projekt! Skissa på en alternativ, mer sann och bättre bild av projekt Ge exempel på praktiska tillämpningar av min projektmodell Högt tempo: jag vill utnyttja tiden och har något att säga Lyckas förhoppningsvis förvirra er tillräckligt för att ni ska lära er något nytt - när det väl landar Samtidigt vet ni redan allt - i era kroppar - jag försöka sätta ord på detta 2
Projekt enligt den vedertagna modellen Ett projekt är en tidsbegränsad och från övrig verksamhet avgränsad arbetsuppgift som genom styrning av tilldelade resurser skall uppnå uppställda mål. (s 17) Everyone of us is a manager of projects! Regardless of our occupation, discipline, or location in an organization, we all work on tasks that are unique and involve people who do not usually work together. (s 63) Projekt är framtiden Att tänka och leva i projekt är självklart för oss som i projekt har funnit en överlägsen organisationsform. Projekttänkande ger struktur och mervärde åt både arbete och fritid. (s 124) 3
Fem myter om projekt 1) Projekt är unik och välavgränsad verksamhet 2) Projekt har, eller bör ha, fasta, tydliga mål 3) Framgångsrika projekt är välplanerade 4) Framgångsrikt projektarbete är att hålla tidsoch kostnadsramar 5) Projekt är en överlägsen organisationsform 5) Projekt är en överlägsen organisationsform 4
Bokprojektet Myter om projekt Unikt Unikt En forskningsrapport Min första bok för praktiker Avgränsat i tid Avgränsat i tid Tydlig startpunkt Tydlig deadline (som jag höll!) QuickTime och en -dekomprimerare krävs för att kunna se bilden. Avgränsat i rum (organisatoriskt) Avgränsat i rum Enbart en projektmedlem Ett tyett typiskt litet projekt..eller? 5
Fem myter om projekt 1) Projekt är unik och välavgränsad verksamhet 2) Projekt har, eller bör ha, fasta, tydliga mål 3) Framgångsrika projekt är välplanerade 4) Framgångsrikt projektarbete är att hålla tidsoch kostnadsramar 5) Projekt är en överlägsen organisationsform 6
Projekt har, eller bör ha, fasta, tydliga mål Är omöjligt på grund av att Är omöjligt på grund av att Olika och lika aktörer har alltid olika mål Olika och lika aktörers inflytande förändras över tiden Individer har inte mål som styr deras agerande, vi vet varken vad vi vill eller.....vad vi gör när vi gör det!? 7
Tre perspektiv på projektarbete Mål Medel Människosyn Tidshorisont Social horisont Kvalitets relaterad Optimera kvalitet Människor & samarbete Människor är olika Framtid, lång sikt Vi (många) och de (få andra Finansmässig Maximal avkastning Kalkyler & kontrakt Homo oeconomicus Statisk Anonyma Entreprenöriell Maximal unikitet Människor & karisma Människor är formbara Framtid, kort sikt Jag och de andra 8
Projekt har, eller bör ha, fasta, tydliga mål Är omöjligt på grund av att Olika och lika aktörer har alltid olika mål Olika och lika aktörer har olika inflytande över tiden Individer har inte mål som styr deras agerande, vi vet varken vad vi vill eller.....vad vi gör när vi gör det!? 9
Aktörers inflytande förändras över tiden Mycket inflytande Visionärer Uppdragsgivare Politiker Organisatörer Designers Hyresgäster Lite inflytande 1970 1974 1977 1982 10
Projekt har, eller bör ha, fasta, tydliga mål Är omöjligt på grund av att Olika och lika aktörer har alltid olika mål Olika och lika aktörer har olika inflytande över tiden Individer har inte mål som styr deras agerande, vi vet varken vad vi vill eller.....vad vi gör när vi gör det!? 11
Handling kontra reflektion Det mesta vi gör gör vi utan att reflektera eller planera Om vi hamnar i tvivel obehagligt vi tar första bästa väg ut: stödjande information kognitiv ekonomi Om vi frågar vårt inre vad vill vi egentligen blir tvivlet djupare och mer obehagligt existentiell ångest Vi har ingen given eller stabil preferensfunktion Vi kämpar med att upprätthålla en identitet! När vi handlar naturligt - är vi inte medvetna om vad vi gör Reflektion gör att handlingen bryter samman! 12
Handling kontra reflektion Om vi som individer varken vet vad vi vill eller är medvetna om vad vi gör Om vi som individer varken vet vad vi vill eller är medvetna om vad vi gör när det går bra hur skulle projekt kunna ha fasta, tydliga och gemensamma mål som styr vårt agerande? hur skulle projekt kunna ha välplanerade, fasta, tydliga och gemensamma mål som styr vårt agerande? 13
Projekt har, eller bör ha, fasta, tydliga mål Är omöjligt på grund av att Olika och lika aktörer har alltid olika mål Olika och lika aktörer har olika inflytande över tiden Individer har inte mål som styr deras agerande, vi vet varken vad vi vill eller.....vad vi gör när vi gör det!? 14
Fem myter om projekt 1) Projekt är unik och välavgränsad verksamhet 2) Projekt har, eller bör ha, fasta, tydliga mål 3) Framgångsrika projekt är välplanerade 4) Framgångsrikt projektarbete är att hålla tidsoch kostnadsramar 5) Projekt är en överlägsen organisationsform 15
Experters rangordning av projekts framgång Projekt Antal omdömen Utfall (1-4) 1) Sturegallerian, Stockholm 28 3,29 2) Prippstomten, Göteborg 9 3,22 Projekt Antal omdömen Utfall (1-4) 1) Sturegallerian, Stockholm 28 3,29 3) Danvikscenter 10 3,10 2) Prippstomten, Göteborg 9 3,22 3) Danvikscenter 10 3,10 4) Kista Centrum 24 3,01 4) Kista Centrum 24 3,01 5) Cityterminalen/WTC 31 3,00 5) Cityterminalen/WTC 31 3,00 6) Globen City 35 2,94...... 6) Globen City 35 2,94... 18) Skara sommarland & köpstad 18 2,42 19) Märsta Centrum 9 2,33... 20) Konserthuset i Malmö 9 2,22... 21) Triangeln Centrum, Malmö 25 2,20... 18) Skara sommarland & köpstad 18 2,42 19) Märsta Centrum 9 2,33 20) Konserthuset i Malmö 9 2,22 21) Triangeln Centrum, Malmö 25 2,20 16
Framgångsrika projekt håller tids- och kostnadsramar Det är som inom flygplansindustrin där det är lite high-tech. Kostar det inte fyra gånger mer än vad som var sagt, då var det inget innovativt i projektet, om man nu får vara lite rå. (s 55) (Concorde) 17
Fem myter om projekt 1) Projekt är unik och välavgränsad verksamhet 2) Projekt har, eller bör ha, fasta, tydliga mål 3) Framgångsrika projekt är välplanerade 4) Framgångsrikt projektarbete är att hålla tidsoch kostnadsramar 5) Projekt är en överlägsen organisationsform 18
Inte unik verksamhet, inte i tid och rum välavgränsad process, inte att nå uppsatta mål, inte att hålla budget... Vad är då projekt? 1) Ett ord (en massa ord) Ett (mode) ord med skiftande innehåll (inget givet) 2) Ett meningsfullt begrepp (ett helt språk) Som om skapar (olika) mening/ordning i en kaotisk värld Relativt - relation ger mening; projekt - icke-projekt 3) Ett effektivt styrinstrument (maktverktyg) Olika konsekvenser i olika sociala sammanhang Kan användas i olika syften 19
Projekt som styr/maktinstrument Projekt som strategi Projekt för att åstadkomma innovation & förändring Projekt för att legitimera det rådande Projekt som taktik Initiera och utvidga projekt Fördröja och stoppa projekt Skapa handlingskraftiga förändringsprojekt Projekt som rutin/vardag/löpande verksamhet Projekt som ett sätt att tjäna pengar 20
Den rationella beslutsmodellen Beslutsprocess (prat & tänk) Beslut Implementeringsprocess (handling) 1) Problemidentifiering (utifrån givna behov, mål, preferenser) 2) Generera alternativa lösningar (olika sätt att tillfredställa 1) 3) Utvärdera lösningarna (objektiv fakta) 4) Välja bästa alternativ (1+2+3) Sluten process Tidsramar (deadline), kostnadsramar (budget) och innehåll (mål) är givna Tid Effektiv handling 21
Den rationella handlingsmodellen Få alternativa projekt, ett som verkar hyfsat Samla endast positiv information om det hyfsade projektet Formulera målet/målen efter valet av alternativt projekt Beskriv det hyfsade alternativet som lösning på så många problem som möjligt Visa andra att du personligen kommer satsa och riskera mycket på projektet Dvs: Vänd den rationella beslutsmodellen upp och ner! 22
Mål och planer är viktiga! Mål Bör formuleras enligt estetiska världen Förskönar och engagerar Planer Bör ses och användas som retoriska verktyg Skapar stöd och resurser till och i projektet Verktyg, må vara PROPS eller AGILA Bör vara etablerade för att skapa förtroende för processer Kan signalera innovativitet (det senaste, hippaste, egenutvecklade eller guru) Kan signalera stabilitet, trygghet, konservatism. PROPS? 23
Effektiv symbolproduktion särkopplad från effektiv teknisk produktion Effektiv symbolproduktion: Projektifiera och formulera, planera, projektstyrning Beslut Dvs: Beslutsrationalitet Effektiv teknisk produktion: Rutiner, normer, konventioner samt engagemang Dvs: Handlingsrationalitet tid Effektiv handling 24
9 råd för att skapa maximal handlingskraft i förändringsprojekt 1. Beskriv idén/projektet såsom något annorlunda, extraordinärt och vackert 2. Rekrytera eller konstruera en Guru 3. Rekrytera så unga och oerfarna medarbetare som möjligt 4. Ta ej hänsyn till allas viljor och intressen i eller utanför projekt - måla i stället bilder som passar respektive aktör 5. Sätt upp orealistiska och otydliga mål vad gäller omfattning och tidsramar 6. Undvik att försöka välja det bästa projektet 7. Beskriv projektets/idéns goda sidor snarare än de dåliga 8. Formulera idén/projektet som lösningen på många problem 9. Tveka inte frångå planer, verkligheten är facit, inte planen! 25
Därmed har jag Krossat myterna om projekt Skissat på en alternativ och bättre bild Givit exempel på hur denna bild kan användas i praktiskt arbete Har jag förvirrat er tillräckligt? Tror ni att ni lärt er något? Tack för nyss, nu och snart! 26