INSTRUKTION FÖR ATT TA UT SALDON PER KODSTRÄNG TILL EXCEL och ANVÄNDA PIVOTTABELL FÖR ATT PRESENTERA UTFALL: Ta ut rapport i ORFI Gå in i ORFI Välj Resultatboken Välj Åtgärd/Navigera/Rapporter/Standardrapporter Välj Namn: Saldolista flexibel Fyll i parametrarna enligt nedanstående bild Period från skall för januari 2002 skrivas som 01-02 Period till skall för mars 2002 skrivas som 03-02. Tryck sedan på knappen OK Tryck sedan på knappen KÖR Gå till jobbkön för att få JOBB ID NR Välj Åtgärd/Navigera/Jobbkö Tryck på CTRL + F11 Nu kommer rapporten upp i jobbkön som Saldolista flexibel Karin Ekborg-Persson/2002-05-21/Utbildning Excel (29/5) 1
Skriv upp Jobb id numret Skicka rapporten till ditt mailprogram med Skicka rapport till PC i ORFI Välj Åtgärd/Navigera/Standardrapport Välj Namn: Skicka rapport till PC Fyll i Jobb id numret Fyll i din mailadress Nu kommer rapporten att komma till ditt mailprogram Karin Ekborg-Persson/2002-05-21/Utbildning Excel (29/5) 2
Gå till ditt mailprogram och öppna ORFI mailet Öppna mailet Välj Arkiv/Spara som (Outlook) Välj var på datorn textdokumentet skall sparas Namnge det till: KSTNR månad år, eller vad du vill Karin Ekborg-Persson/2002-05-21/Utbildning Excel (29/5) 3
Öppna textfilen med rapporten i Excel och bearbeta den i textimportguiden Öppna excel Öppna dokumentet 107466-mars 2002 Eftersom detta är ett textdokument måste det stå Filformat Alla filer för att excel skall hitta dokumentet: Öppna dokumentet genom att dubbelklicka eller markera och tryck på knappen Öppna. Nu kommer en textimportsguide in eftersom dokumentet är ett textdokument och här skall man tala om hur de olika beloppen odyl skall hamna i excel dvs var skall kolumnerna finnas Välj med fast bredd och scrolla ner i dokumentet genom att dra ner markören i högra hörnet. Tryck på knappen NÄSTA Karin Ekborg-Persson/2002-05-21/Utbildning Excel (29/5) 4
Följ instruktionerna för att lägga in kolumner (strecken) viktigt att se till att kolumnerna läggs som visas ovan i fönstret + ett kolumnstreck efter beloppen (scrolla ut till höger för att sätta des sista kolumnerna Tryck på knappen SLUTFÖR Nu kommer alla värden att lägga sig i Excel i olika kolumner. Bearbeta dokumentet i Excel: Börja med att välja Arkiv/Spara som FILFORMAT MICROSOFT EXCEL ARBETSBOK Markera hela Exceldokumentet genom att klicka på utrymmet mellan A och 1 i exceldokumentet allting blir färgat. Välj Data/sortera Kolumn A. Gå ner i Exceldokumentet och markera de sista raderna som inte innehåller konto, verksamhet, kostnadsställe osv (dvs textrader, sidbrytningsrader) Ta bort dem med Redigera/Ta bort. Markera kolumnen B genom att klicka på B Välj Infoga Kolumner två gånger för att få in två nya tomma kolumner Öppna exceldokumentet: Kontoplan excel Gå via FÖNSTER tillbaka till exceldokumentet 107466-mars 2002 Skriv in följande formel i kolumnen b genom att klicka i ruta b1 och skriv =(likamedstecken) Letaupp((parantes) markera A1 genom att klicka på A1;(semikolon), gå via Fönster till Kontoplan excel klicka på B; (semikolon) klicka på A)(slut parantes!!) OBS! Det skall inte finnas några mellanslag när formeln skrivs in Tex när det gäller Letaupp. Karin Ekborg-Persson/2002-05-21/Utbildning Excel (29/5) 5
Skriv in följande formel i kolumnen c genom att klicka i ruta c1 och skriv =(likamedstecken)letaupp((parantes) markera A1 genom att klicka på A1;(semikolon)gå via Fönster till Kontoplan excel klicka på B; (semikolon) klicka på D)(slut parantes!) Markera B1 och C1, Redigera/Kopiera, Markera B2 och C2 håll knappen nertryckt och dra ner i dokumentet tills sista raden, Redigera/Klistra in ELLER STÅ I B1 och C1 Och dubbelklicka i kanten på C1 så kopieras innehållet ner i hela kolumnen tills tabellen är slut. Ta bort formler och ersätt med värden genom att markera kolumn B och C. Välj Redigera/Kopiera och Välj Redigera/Klistra in Special välj värden. Gå till kolumn I, Markera I; J; K (De tre första beloppskolumnerna IB, Periodens Debet och Periodens K), Välj Redigera/Ta bort Gå till rutan J1, Skriv in formel =(likamedstecken) Klicka på ruta I1*(gånger)- (minus)1, Välj Redigera/Kopiera, Markera underliggande rutor, Välj Redigera/klistra in ELLER kopiera genom att stå i hörnet längst ner till höger i ruta J1 och dubbelklicka. NU HAR DU BYTT TECKEN PÅ ALLA RESULTATKONTON SÅ ATT INTÄKTER STÅR MED + OCH KOSTNADER MED -. Ta bort formel och ersätt med värden genom att markera kolumnen J. Välj Redigera Kopiera, Redigera/Klistra in special Välj Värden. Ta bort Kolumnen I (Beloppen med ursprungsvärden och omvända tecken från ORFI) Markera rad 1 genom att klicka på 1, Välj Infoga/Rader Skriv in följande rubriker på rad 1 o Kolumn Rubrik A Konto B Konto 2 C Typ D Verksamhet E Kostnadsställe F Inget G Objekt H Obj namn I Belopp Markera någon cell i tabellen, Välj Data/Rapport för Pivottabeller, Tryck på SLUTFÖR Nu lägger sig en pivottabell tom i ett nytt blad i arbetsboken OBS! Om du får felmeddelande kontrollera att du skrivit in rubriker för alla kolumner. Pivottabeller kan inte skapas om man inte har en rubrik för varje kolumn. Karin Ekborg-Persson/2002-05-21/Utbildning Excel (29/5) 6
Genom att välja rubrik och dra in i tabellen så kan man här skapa sin egen tabell Tex Verksamhet som kolumnfält Typ, Konto 2 som radfält Belopp som dataelement Så här kan du bearbeta pivottabellen: Genom att trycka på tabell med blixten så kan man välja hur tabellen skall se ut Välj tabell form, tryck OK Markera kolumner med siffror i (B, C osv) Välj Format/Celler/Tal, Decimaler 0, Markera Använd Tusentalsavgränsare, Tryck OK Markera kolumnerna B till J och dubbelklicka för att få mindre kolumnbredd Skriv ut genom att välja Arkiv Utskriftsformat: 75%, Liggande A4 Förhandsgranska, Skriv ut Karin Ekborg-Persson/2002-05-21/Utbildning Excel (29/5) 7
Pivottabellen kan ändras till att visa objektens intäkter och kostnader genom att dessa läggs in som radfält tillsammans med objektnamn. Då måste man Markera t ex OBJEKTNAMN gå till Pivottabell: Fältinställningar för att tala om var man vill ha summeringar. Om man anger INGEN så kommer det inte ngn summering för t ex objekt, objektnamn odyl. Skriv in rubrik tex utfall Jan April och kostnadssställets namn Välj Spara. OBS om man ändrar ngt t ex diagramform eller innehåll i pivottabellen så får man ofta formatera om kolumnbredd och talformat igen Nu är det bara fantasin som begränsar vad du kan få ut så testa olika varianter! Om man vill ändra ngt i ursprungsfilen gå tillbaka till det bladet gör din ändring. Gå till bladet med pivottabellen och Tryck på det röda! i verktygsfältet så uppdateras din ändring. OBS om du inte kommer tillbaka till det vanliga verktygsfältet prova med att klicka i pivottabellen så kommer rubrikerna fram igen. Om Verktygsfältet helt försvinner ta fram det igen genom att välja Visa/Verktygsfält Pivottabell. Karin Ekborg-Persson/2002-05-21/Utbildning Excel (29/5) 8