Kommunikationen i en PU-process Kn3060 Produktutveckling med formgivning Mälardalens Högskola Kristian Grönlund
Kommunikation i PU-processen Att kommunicera på ett optimalt sätt är viktigare än någonsin i dagens samhälle. Vad jag menar med ett optimalt sätt är att kommunikationen skall sändas, tolkas och förstås i allt snabbare takt. Människor skall vara insatta i alla nya tekniska prylar som ständigt dyker upp på marknaden, och som sägs förbättra vår vardag men är alla dessa nya teknikprylar så underlättande? Exempel på en produkt som underlättat avsevärt är mobiltelefonen, men hur är det exempelvis med den elektroniska kalendern där många fortfarande föredrar den traditionella papperskalendern. Är det bara vanan att inte använda dem som gör det tidskrävande och krångligt, eller kanske många av produkterna som tagits fram redan fallerat på grund av en dålig kommunikation i PU-processen!? Frågor som ställs inom ramen kommunikation i en PU-process är: Vad är kommunikation? Hur kommunicerar man på ett optimalt sätt i en PU-process? Dessa två frågor skall kännas vid och förhoppningsvis bidra med ny insikt och förståelse för detta ack så viktiga område. Vad är kommunikation? 1) För att beskriva mänsklig kommunikation är det vanligt att man använder modeller för att göra processerna mer åskådliga. En enkel kommunikationsmodell är: Ett tankeinnehåll uttrycks exempelvis verbalt av en sändare. Det som uttrycks fungerar som en signal till en mottagare som i sin tur gör om signalen till ett tankeinnehåll. Fig1. Kommunikationsmodell (källa:wikipedia) Informationen eller budskapet som skickas på detta sätt och inte får tillbaka någon information kallas envägsinformation, exempel är tv, radio och dagstidningar. Så naturligtvis är då tvåvägskommunikation när mottagaren skickar tillbaka ett svar på mottaget budskap. 2
Här kan det dock uppstå en stor del missförstånd, när två personer kommunicerar tas ett budskap emot av den ena parten som tolkar detta och anser sig förstått. Då är det viktigt att ställa motfrågor som kan bekräfta vad den andra just sagt. Genom att göra detta får du ge din egen tolkning av det som sagts och förhoppningsvis tillbaka en bekräftelse som anser att du tolkar dennes information korrekt Kommunikation i olika situationer Under högskolestudierna stöter man på många situationer där inte bara den muntliga och skriftliga kommunikationen var för sig visat sig värdefull, utan också många verktyg som hjälpt oss studenter att kommunicera fram våra tankar. Kreativ problemlösning Att kommunicera fram ideér genom att använda arbets- och tankesättet brainstorming är ett av de mest använda sätten för att sålla fram de bästa förslagen. Om man gör det själv eller i grupp så kan det vara effektivt att använda post-it lappar som man skriver ner förslag på och lägger ovanpå en trädstruktur. Dessa lappar kan sedan flyttas runt på trädet beroende på vilka förslag eller ord som hänger ihop med vilka. Dialog vs diskussion Två väldigt intressanta och ofta missuppfattade ord som ramar in konversationer som vi dagligen utövar är dialog och diskussion. Dessa begrepp är viktiga att hålla isär och ha en förståelse om för att skapa en bättre kommunikation både i PU-processen och generellt. Att ha en diskussion är en ordduell mellan minst två personer som skall tvista om en uppfattning, där individen eller falangen vinner medan resten förlorar. Detta förekommer ofta när exempelvis ett koncept skall väljas och där man skall rösta på någons förslag. De personer som har starkaste viljan och högsta rösten vinner oftast på grund av att alla andra kanske inte kommer till tals eller rådfrågas. 3
Dialogen däremot kan ge resultat där alla känner sig som en vinnare. Vid en dialog är flera personer berörda samtidigt, och ett ypperligt tillfälle att informera om framåtskridandet och målet med arbetet. Dialogen sparar tid i en senare process då alla berörda är införstådda i vilken riktning som man skall arbeta. Nyckeltal I en stor organisation där många personer är involverade bidrar till att många kommunikationsvägar skapas, vilket lättare leder till att informationen successivt blir mer och mer förvrängd desto längre ner i informationskedjan man kommer. Istället för att ha en enda stor enhet så kan man dela upp den i flera mindre, då detta minskar antalet kommunikationsvägar. Delningen av enheter ökar även engagemanget hos personalen och minskar beslutstiderna samt därmed sårbarheten. n= 2, k= 1 n= 3, k= 3 n= 4, k= 6 n= 5, k= 10 Fig2. När antalet individer (n) ökar i en organisation ökar också antalet kontaktvägar (k) till att bli n(n-1)/2 (Källa: Dynamisk innovationsverksamhet) Tänk er då en arbetsenhet med 25 anställda. Det skulle alltså leda till att antal kommunikationsvägar blev 300 stycken. Bara genom att vara medveten om att detta skapar otroligt stora nätverk, så kan man dela upp avdelningar i flera grupper och därmed öka kommunikationens effektivitet men även minska budskapets storlek och öka dess relevans. Produkten Prototyper kommunicerar med känsla, syn och ibland även funktion vilket ger ledningen, investerare och användare/kunder en verklig bild av produktens potential. När prototypen blivit färdig produkt så ger den förhoppningsvis samma intryck på kunden, som vid tillfället då ledningen blivit övertygad att satsa på denna produkt. 4
Många olika tillvägagångssätt kan användas när man vill kommunicera med sina idéer, konceptförslag och prototyper. Vad som är optimalt att kommunicera med beror på var i processen man är. Att vid ett tidigt stadium kommunicera med skisser är ett snabbt, billigt och ger ett relativt realistiskt intryck. Genom användandet av CAD så ökar kostnaden men därmed också den realistiska bilden av koncepten. Slutligen det dyraste men mest realistiska sättet att kommunicera sina koncept är att göra prototypmodeller eller funktionsdugliga prototyper. Designprocessen Dagens marknadsplats för informationssystem kräver intelligent produktutveckling. Organisationer måste klara av att kunna skräddarsy deras produkter för att möta det alltmer hårdnande specialistkraven, och de måste även designa dessa produkter till de mest krävande kvalitetsstandarder. Vad kan man göra för att förbättra kommunikationen i designprocessen? En möjlighet är att ta in en professionell kommunikatör som har färdigheter, tekniker och resurser som kan avvärja några av de kommunikationsmissar som ger negativt flöde i designprocessen. Han kan även bidra med specialkunskaper till processen och hjälpa till väsentligt i designarbetet. Möjligheten finns ju då även att plocka in en professionell kommunikatör någon annanstans inom produktutvecklingsprocessen där man har svårigheter med kommunikationen. Han hjälper till med att föra in nya tankesätt, förbättra kommunikationen och vid avslutat arbete ge stöd med exempelvis modeller, så att de anställda har något att följa rutinmässigt tills dess att han gör en uppföljning. Gruppdynamik Projektarbetet är en viktig del i processen, grupper består självklart även av individer som skall fungera i grupp. Kommunikationen och samspelet mellan dessa individer i denna process är högst avgörande om arbetet skall lyckas eller fallera. Självklart finns det olika sätt och metoder för att på bästa möjliga vis sätta ihop en grupp som ska fungera optimalt, men hur skulle detta fungera på en arbetsplats där resurserna i form av anställda är få. Större organisationer har större möjligheter att matcha ihop anställda, men förr 5
eller senare kommer även de att behöva brytas upp, och risken för att anställda skulle känna utanförskap och diskriminering skulle öka. Gruppdynamiken har många psykologiska sidor och mycket lär man sig genom att skaffa erfarenheterna av att verka i en grupp och i det sociala samspelet. Genom att lära sig mer om sig själv och hur man kan agera i grupp så måste väl kommunikationen och förståelsen bli bättre. Vi människor uppfattas olika i praktiska situationer utifrån vilka roller vi har, och tar i en grupp. Alla människor har lite av alla roller, men att det oftast är några roller som är mer beträdande än andra. Genom att vara medveten om detta så är det lättare att skapa en förståelse för andra individer och deras egenskaper. Vid en start av ett projektarbete kan det vara gynnsamt inleda med att lära känna varandra lite bättre. Detta för att skapa en mer avslappnad, öppen dialog i gruppen och för att skapa bättre förutsättningar till ett stöd i gruppens arbete. Syftet är att visa vägen till det kreativa teamet där det egentligen handlar om ett tvärsamtal på arbetsplatsen, men som jag uppfattar är minst lika viktigt när det kommer till grupparbeten. Jag hade lektion med Erland Lundström i en tidigare kurs där jag fick lära mig att kommunicera med andra människor i olika sammanhang och situationer. Erland berättade om presentationsteknik, röst, kroppsspråk och ord. Jag fick även lära mig hälsningsteknik och hur man på olika sätt anpassar sig till olika situationer beroende på vilket kön och vilken miljö man befinner sig i osv. Han berättade om hur den tredelade hjärnan fungerade. Reptilhjärnan som håller kroppen vid liv. Blodomlopp, syresättning, muskler. - Agerar på sätt som: Flykt, hot, kamp Mellanhjärnan som omfattar korttidsminnet, långtidsminnet och känslominnet. - Agerar på sätt som: minns utskällningar, bekräftar samhällets förakt, är lat 6
Hjärnbalken - Agerar på sätt som: Förstår argumenten, förstår ekonomin, förstår dig Han pratade också om konsten att ge kritik. Att man inte ska agera med reptilhjärnan utan att man måste föra fram kritiken på ett föredömligt sätt genom att ge beröm, vara specifik, föreslå en lösning, ta personlig kontakt och vara lyhörd. Alla dessa beteenden känner jag igen hos mig själv. Det är lätt hänt att jag ser problemen före lösningen, det kan exempelvis vara i sammanhang där jag haft en brainstorm och alla får komma med idéer. I en brainstorm ska inte någons idéer kritiseras utan alla ska få en chans att gås igenom, men vid idéstadiet är det lätt hänt att jag kritiserar andras idéer Nej men den där idén kommer ju aldrig att fungera, hur ska en bil klara av att sväva i luften!?. Detta är alltså reptilhjärnan. Det kan vara svårt att kritisera på rätt sätt, men med större medvetenhet om att människor runtom kring oss har olika syn på världen så kan man stegvis ändra sitt beteende och inte andras. Invanda tankemönster kan ta tid att förändra och att man i många fall redan kanske är medveten om hur man skulle kunna förändra sitt beteende men att det e svårt att genomföra det i praktiken, eftersom vi människor ofta har en tendens att styras av våra upplevelser och känslor. Man kanske ska känna mer ödmjukhet inför sig själv eftersom man ständigt är i sin utveckling, men att man hela tiden kan arbeta för att förändra sina dåliga beteenden. Det handlar också om att våga säga ifrån och sätta gränser då vi annars lätt kan bli utnyttjade både privat och i arbetslivet. 7
Referenser Litteratur Arbetsgruppens psykologi Lennéer Axelsson, ISBN: 91-27-09571-1 Getingboet Catharina Nasenius, ISBN: 9151833549 / 91-518-3354-9 Dynamisk produktutveckling Stig Ottosson, ISBN: 91-630-8174-1 Dynamisk Innovationsverksamhet Stig Ottosson, ISBN: 91-630-8173-3 Essä om gruppdynamik i KL4030 Kristian Grönlund, 2006 Internet Forskningsrapport Professional communicators and technical product design Selvin, A.M. (Resources for Tech. Commun., St. Louis, MO, USA) Source: IPCC 89. Communicating to the World. International Professional Communication Conference (Cat. No.89CH2786-2), 1989, p 26 Uppslagsverk Wikipedia 1) http://sv.wikipedia.org/wiki/kommunikation (Citat) http://sv.wikipedia.org/wiki/kommunikationsmodell (Fig1.) 8