REDOVISNINGSMODELL FÖR FULL KOSTNADSREDOVISNING VID G ÖTEBORGS UNIVERSITET S EPTEMBER 2011
2(33)
INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 Inledning... 5 2 Bakgrund och historik... 5 3 Modellens grundprinciper... 6 4 Fördelning av gemensamma kostnader... 9 4.1 Universitetsnivån... 9 4.2 Fakultetsnivån... 9 4.3 Institutionsnivån... 10 4.4 Påläggsberäkning... 10 4.5 OH-verktyg... 11 5 Redovisning av stödverksamheten... 11 6 Lokalkostnader... 13 6.1 Fördelning av lokalkostnader... 13 6.2 Redovisning av lokalkostnader... 13 7.3 Modul för fördelning av lokalkostnader... 14 7 Infrastrukturavgiften och övriga IT-kostnader... 14 7.1 Fördelning av infrastrukturavgiften... 15 7.2 Redovisning av infrastrukturavgiften... 15 7.3 Påläggsberäkning för infrastrukturavgiften och övriga IT-kostnader... 16 8 Budgetprocessen... 16 8.1 Budgetåtgärder på universitets- och fakultetsnivån... 16 8.1.1 Fördelning till institutioner... 17 8.2 Budgetåtgärder på institutionsnivån... 17 8.2.1 Beräkning av pålägg... 18 9 Kalkylmallar... 19 9.1 Kalkylstöd för bidrag och uppdrag... 19 9.2 Uppdragsverksamhet... 20 9.3 Intern handel... 21 9.4 Försäljning mellan Göteborgs universitet och Chalmers... 22 10 EU-projekt... 22 11 Samfinansiering... Fel! Bokmärket är inte definierat. 12 Övergångslösningar... 24 12.1 Hantering av avgifter på oförbrukade och upplupna medel... 24 12.1.1 Återföring av avgifter för indirekta kostnader och lokaler till verksamhet/projekt... 24 12.1.2 Överskott på avslutade projekt... 25 Tjänsteområden... 31 Nyckeltal... 33 BILAGA 1 om kostnadsbas och konton BILAGA 2 om nya verksamheter BILAGA 3 Gemensam struktur för indelning av gemensamma kostnader BILAGA 4 om tjänsteområden och nyckeltal för infrastrukturavgiften BILAGA 5 Löpande redovisning på stödverksamheter BILAGA 6 Rutin för fördelning av resultat i stödverksamheten till kärnverksamhet 3(33)
1 Inledning Statsmakternas krav på full kostnadstäckning av externfinansierad verksamhet är väl känt inom högskolevärlden. Högskolornas metoder att hantera sina indirekta kostnader har varit ett kontinuerligt diskussionsämne bland forskare och forskningsfinansiärer. Finansiärerna har haft svårt att acceptera högskolornas schablonmetoder för beräkning och redovisning av indirekta kostnader. Riksrevisionen krävde också åtgärder inom området eftersom högskolornas hantering av avgifterna i ett flertal fall lett till felaktigt ekonomiskt resultat. På initiativ från Sveriges universitets och högskolors förbund (SUHF), har en gemensam redovisningsmodell för indirekta kostnader (s.k. overheadkostnader eller OH-kostnader) vid universitet och högskolor tagits fram. Den framtagna redovisningsmodellen för full kostnadsredovisning infördes vid Göteborgs universitet 2009 och syftar bland annat till att: ge förutsättningar för en bättre intern styrning och kontroll för bl.a. ledning, forskare, utbildningsledare och administratörer återskapa förtroende hos finansiärerna för redovisning av indirekta kostnader införa en enhetlig redovisningsmodell med bättre jämförbarhet inom högskolesektorn ge en mer rättvisande redovisning och uppfylla Riksrevisionens krav på korrekt intäktsredovisning uppfylla EUs 7: e ramprograms krav på Full cost -redovisning En av de större förändringarna var övergången från intäktsavlyft från anslag och externa medel till kostnadspåslag på faktiska direkta kostnader för att täcka indirekta kostnader inom samtliga verksamheter och nivåer oavsett finansiering. Indirekta kostnader redovisas efter hand som verksamheten bedrivs och inte som tidigare, då hela avgiften debiterades när bidragsinkomsten bokfördes. Den nya redovisningsmodellen har haft stor påverkan på arbetssätt, redovisning, kalkylering, budget och uppföljning på alla nivåer inom universitetet. Omläggningen har framför allt handlat om att redovisa de kostnader som redan finns på ett mer rättvisande sätt än tidigare och på det viset synliggöra verksamhetens direkta och indirekta kostnader. Det är viktigt att framhålla att storleken på de indirekta kostnaderna inom universitetet varken blir högre eller lägre som en följd av omläggningen. 2 Bakgrund och historik SUHFs arbetsgrupp för full kostnadstäckning lade i början av 2007 fram ett förslag till redovisningsmodell för ett forskningsprojekts totala kostnader, en förutsättning för att uppnå full kostnadsredovisning. SUHFs förbundsförsamling (som består av alla lärosätenas rektorer och förvaltningschefer) ställde sig i mars 2007 bakom förslaget och uppdrog åt SUHFs styrelse att utveckla modellen, för att vid förbundsförsamlingen hösten 2007 ta ställning till en rekommendation till lärosätena i frågan. Styrelsen utsåg 5(33)
en styrgrupp, vars uppdrag var dels att utveckla den föreslagna modellen, dels att ta fram en plan för implementering av modellen. SUHFs styrelse beslutade i oktober 2007 att ställa sig bakom ett införande av den föreslagna modellen samt föreslå förbundsförsamlingen att rekommendera medlemmarna att införa modellen. Styrelsen tog även ett antal villkorade beslut som har att göra med införande och vidare arbete med modellen. Bland annat skulle tre arbetsgrupper tillsättas för det fortsatta arbetet med modellen: för hantering av lokaler, arbetstidsregistrering och förankring av modellen i EU-kommissionen. Förbundsförsamlingen beslutade i november 2007 att rekommendera medlemmarna att införa modellen och i april 2008 fattade rektor beslut om att från och med 2009 införa den nya redovisningsmodellen för full kostnadsredovisning vid Göteborgs universitet. I januari 2008 höll SUHF ett seminarium för forskningsfinansiärer med syfte att presentera och diskutera redovisningsmodellen samt informera om att lärosätena fortsättningsvis bifogar en fullkostnadsanalys till ansökningar om forskningsmedel. Kåre Bremer, rektor vid Stockholms universitet, är utsedd att leda förbundets fortsatta arbete med frågan. Ann-Christine Mattsson, tidigare ekonomichef vid Lunds universitet, har anställts av SUHF för att arbeta med samordning och utveckling av modellen. Vidare ska HfR (högskolornas forum för redovisningsfrågor) fungera som aktivt stöd i implementeringen och tillämpningen av modellen på lärosätena. De båda övriga arbetsgrupperna för hantering av lokalkostnader och arbetstidsregistrering rapporterade till förbundsförsamlingen i Lund i november 2008. Den särskilda EU-gruppen har träffat kommissionen för att diskutera den nya redovisningsmodellen. När det gäller lokalkostnader ska denna fråga belysas på nytt i en särskild arbetsgrupp. 3 Modellens grundprinciper Inledningsvis kan nämnas att redovisningsmodellen utgår från känd ekonomisk teori (påläggskalkylering), vilket i korthet betyder att indirekta kostnader fördelas utifrån direkta kostnader. Begreppen förklaras utförligare längre fram. All verksamhet vid universitetet klassificeras i den ekonomiska redovisningen som kärnverksamhet eller stödverksamhet. Med kärnverksamhet avses den utbildning och forskning som utgör universitetets uppdrag medan stödverksamheten är den verksamhet som stödjer de aktiviteter som kärnverksamheten bedriver. Tredje uppgiften (samverkan med det omgivande samhället) särredovisas inte utan ingår som en del i utbildning och forskning. Kärnverksamhetens intäkter och kostnader redovisas på s.k. kostnadsbärare. En kostnadsbärare är en avgränsad verksamhet i redovisningen som ska bära samtliga intäkter och kostnader som hör till denna verksamhet. Av detta följer att kostnadsbäraren ska vara fullfinansierad. Exempel på en kostnadsbärare är all utbildning på grund- och avancerad nivå vid en institution eller ett enskilt forskningsprojekt. Kostnader som direkt kan hänföras till en kostnadsbärare kallas för direkta kostnader. 6(33)
Begreppet direkta uttrycker att kostnaderna har ett direkt samband och en tydlig koppling till en särskild kostnadsbärare. De kostnader som uppkommer inom stödverksamheten benämns gemensamma kostnader och redovisas på de tre beslutsnivåer som finns vid universitetet: universitets-, fakultets- och institutionsgemensam nivå. Kostnaderna ska indelas och redovisas på samma sätt på varje nivå i sex funktioner: ledning, utbildnings- respektive forskningsadministration, ekonomi- respektive personaladministration, infrastruktur och service, bibliotek samt nivåspecifikt (övrigt). Se bilaga 2 för innehållet i respektive funktion. Det är en viktig uppgift att kostnaderna klassificeras riktigt mellan kärn- och stödverksamhet. Denna indelning av kostnaderna kan dock komma i konflikt med en annan indelning av kostnaderna som också är relevant, nämligen mellan direkta och indirekta kostnader för en verksamhet. Exempelvis kan det förekomma att ett projekt har finansiering för en anställning som forskningsadministratör eller att en programutbildning har särskilda administrativa personalkostnader. I sådana fall kan det finnas skäl att programmet eller projektet påförs dessa lönekostnader för att få en riktigare kostnadsfördelning. När det gäller projekt som är externfinansierade är det möjligt att bokföra administratören i detta fall som en direkt kostnad. Den metod som ska användas vid en programutbildning är att berörd lönekostnad inom stödverksamheten inte räknas in i institutionens pålägg för utbildning, utan lönekostnaden belastar berört program genom omföring. Omföringen ska då konteras som en institutionsgemensam indirekt kostnad på samma sätt som vid påläggsdebitering, alltså inte med aktuellt lönekonto. Att tänka på vid beräkning av kostnader i samband med uppdragsverksamhet eller vid intern handel är att även de indirekta kostnader som på detta sätt bokförs genom omföring, ska ingå i kalkylen för beräkning av kostnader. Det är lämpligt att man räknar fram ett särskilt pålägg för kalkylering för sådana händelser och som gäller för hela budgetåret, för att underlätta det arbetet. Stödverksamhetens kostnader på varje nivå ska fördelas från överliggande till underliggande nivå och slutligen belasta kostnadsbärarna som indirekta kostnader. Fördelade belopp utgörs av den budget som fastställts för stödverksamheten och består därför av fasta belopp. De budgeterade gemensamma kostnaderna delas upp i utbildning och forskning innan de fördelas till nästa nivå. Uppdelningen mellan utbildning och forskning ska i princip ske efter hur kärnverksamheten nyttjar stödverksamheten. Det innebär t.ex. att en stödfunktion som avser studentadministration, enbart ska fördelas som en indirekt kostnad inom utbildning. Där stödverksamheten nyttjas gemensamt måste fördelningen ske efter en någon slags fördelningsbas. Fördelningsbaser kan utryckas i tre mätenheter: värde, mängd eller tid. Direkta personalkostnader är exempel på en ändamålsenlig värdebas där personalen är den största och viktigaste resursen. En mängdbas kan vara antalet helårsstudenter och tidbas kan vara antalet årsarbetstimmar. För att få en rättvisande fördelning från ovanliggande nivåer bör huvuddelen av de gemensamma kostnaderna fördelas på samma bas som lärosätet valt, dvs. den kostnadsbas som valts. 7(33)
De gemensamma kostnaderna benämns indirekta kostnader när de belastar kostnadsbärarna. De indirekta kostnaderna bokförs månadsvis efter hand som direkta kostnader uppstår på kostnadsbärarna. De kostnadsslag som räknas in bland de direkta kostnader som triggar påläggen kallas för kostnadsbas (se bilaga 1). Den kostnadsbas som valts vid Göteborgs universitet består av direkta personal- och driftskostnader exkl. avskrivningskostnader Även lokalkostnader ska redovisas på kostnadsbärarna som en direkt kostnad. Vid Göteborgs universitet inkluderar lokalkostnaderna lokalhyra, lokalvård, bevakning, avfallshantering, tomma lokaler och vissa lokalförvaltningskostnader. För att få fram institutionens direkta lokalkostnader måste först dess totala lokalkostnader fastställas. Institutionen delar sedan upp sina lokalkostnader i direkta och indirekta lokalkostnader. De direkta lokalkostnaderna är kostnader för de lokaler som kärnverksamheten nyttjar, medan de indirekta lokalkostnaderna avser stödverksamhetens lokaler. De direkta lokalkostnaderna ska belasta kostnadsbärarna genom särskilda lokalpålägg medan de indirekta lokalkostnaderna ska ingå som en del i kostnaderna för stödverksamheten. Även infrastrukturavgiften och övriga IT-kostnader ska redovisas på kostnadsbärarna som en direkt kostnad från och med 2011. I likhet med lokalkostnaderna delas infrastrukturavgiften och övriga IT-kostnader upp mellan kärn- och stödverksamhet och utbildning och forskning, se vidare avsnitt 7. Den kostnadsbas som triggar lokalpåläggen och påläggen för infrastrukturavgiften och övriga IT-kostnader på kostnadsbärarna utgörs av direkta lönekostnader. I lönekostnader ingår löner för anställd personal och inga arvoden etc. (se bilaga 1). Kostnaderna är indelade på följande sätt. Direkta kostnader Personalkostnader i kärnverksamheten Driftkostnader i kärnverksamheten Lokalkostnader i kärnverksamheten Avskrivningar i kärnverksamheten Indirekta kostnader Personalkostnader i stödverksamheten Driftkostnader i stödverksamheten Lokalkostnader i stödverksamheten Avskrivningar i stödverksamheten Alla kostnadsbärare kommer att påföras indirekta kostnader utifrån de direkta kostnader kostnadsbäraren har. Några avsteg från uttag av indirekta kostnader kan inte göras utan varje kostnadsbärare måste vara finansierad fullt ut för sina kostnader. En konsekvens av att kostnadsbärarna ska bära alla sina direkta och indirekta kostnader och vara fullfinansierade, är att inga avlyft av anslag görs på universitets- och fakultetsgemensam nivå. Anslagen förs ut till institutionerna och följden blir att all redovisning av intäkter och kostnader samlas på kärnverksamheten vid institutionerna. 8(33)
4 Fördelning av gemensamma kostnader De gemensamma kostnaderna fördelas med fasta belopp från överliggande till underliggande nivå och påförs kostnadsbärarna i redovisningen som indirekta kostnader genom pålägg på de direkta kostnaderna. 4.1 Universitetsnivån De universitetsgemensamma kostnaderna samt kostnaderna för universitetsbiblioteket fördelas ut till nämnderna. Kostnaderna utgörs av den budget som fastställs av styrelsen. Budgeten delas in i de sex funktioner som är gemensamma för alla tre nivåer och vidare mellan utbildning och forskning, utifrån hur varje funktion används av de båda kärnverksamheterna. Fördelningen mellan nämnderna av kostnaden för de universitetsgemensamma verksamheterna sker efter en fördelningsbas som består av kostnadsomslutningen för varje nämndområde med avdrag för lokalkostnader, överföring av praktikkostnader vid annan huvudman, verksamhet som finansierats från VGR samt interna kostnader. Basåret utgörs av det senaste avslutade räkenskapsåret vid budgetens tillkomst. Kostnaden för varje nämnd är också indelad i utbildning och forskning. Indelningen har gjorts efter varje nämnds kostnadsandel inom utbildning respektive forskning. Underlaget till fördelning av universitetsbiblioteketets kostnader har förändrats från och med 2010. Den del av biblioteksverksamheten som utgör en allmän del (samhällsuppdraget) omfattar 20 % av verksamheten och fördelas på samma sätt som kostnaden för de universitetsgemensamma verksamheterna. UBs studentstöd omfattar 40 % av verksamheten och fördelningen av kostnaderna baseras på en genomsnittlig andel helårsstudenter under en treårsperiod efter avräkning per nämnd. Kostnaderna för UBs forskningsstöd fördelas utifrån nämndens genomsnittliga andel för samma treårsperiod, baserat på en viktad andel av externa medel och bibliometri. 4.2 Fakultetsnivån Budgeten för de universitetsgemensamma kostnaderna som belastar nämnderna ska sedan fördelas på institutionerna med fasta belopp och med samma uppdelning i utbildning och forskning som från universitetsnivån. Fördelningen görs som regel efter en fördelningsbas som baseras på institutionernas kostnadsomslutning inom kärnverksamheten det senast avslutade räkenskapsår. Ingen överföring får ske mellan utbildning och forskning av de universitetsgemensamma kostnaderna, utan samma inbördes uppdelning ska vidarefördelas till institutionerna. Varje nämnd fastställer också sin budget för fakultetsgemensamma kostnader med uppdelning på utbildning och forskning och fördelar budgeten med fasta belopp på tillhörande institutioner. Det sker i allmänhet efter samma fördelningsgrund som ovan, men fakultetsnämnden kan även bestämma om en annan fördelningsgrund än kostnadsomslutning, om den bedöms som mer rättvisande. En viss typ av stödverksamhet som fakulteten har kanske inte berör alla institutioner och då är det rätt att undanta dessa från motsvarande kostnader. Hur fördelning av kostnaderna till institutionsnivån har gått till ska framgå av nämndens budget. 9(33)
Det kan förekomma kärnverksamhet även på fakultetsnivån, exempelvis om kostnaderna för forskarutbildningen redovisas fakultetsgemensamt. Dessa kostnader fördelas då inte vidare. Kärnverksamhet på fakultetsnivån ska påföras universitets- och fakultetsgemensamma kostnader för att den fulla kostnaden på kostnadsbäraren ska visas. Anslag för viss kärnverksamhet kan också fördelas till institutionerna senare under budgetåret. 4.3 Institutionsnivån Institutionerna budgeterar sina egna kostnader uppdelade på kärnverksamhet och stödverksamhet. Det är mycket viktigt att verksamheten är rätt klassificerad mellan kärnoch stödverksamhet. Om t.ex. en lärare utför vissa arbetsuppgifter som kan definieras som stödverksamhet, ska den delen av arbetstiden följaktligen redovisas som stödverksamhet. Det är också av betydelse att stödverksamhetens olika kostnader delas in i de sex funktionerna på ett enhetligt sätt inom universitetet (se bilaga 2). Vid uppdelning av kostnaderna mellan kärn- och stödverksamhet samt mellan funktioner ska väsentlighetsprincipen råda. Korrekt kostnadsredovisning är första prioritet, men med rimlig noggrannhet. Institutionens egna gemensamma kostnader ska också budgetmässigt uppdelas mellan utbildning och forskning enligt de principer som gäller för ovanliggande nivå. De lokalkostnader som avser de lokaler som stödverksamheten nyttjar ska föras till budgeten för de institutionsgemensamma kostnaderna. Budgeten för de institutionsgemensamma kostnaderna ska dokumenteras enligt anvisningar för budgetarbetet. 4.4 Påläggsberäkning Beräkning av pålägg är vanligt förekommande i alla typer av varu- och tjänsteproducerande verksamheter. I priskalkyler och i offerter beräknas kostnader för direkt lön, direkt material samt direkta lokaler och utrustning. På dessa kostnader fördelas sedan genom pålägg kostnader för administration och gemensam infrastruktur. Priset på en vara eller tjänst måste innefatta alla kostnader, både direkta och indirekta. Något annat sätt att finansiera de indirekta kostnaderna finns inte i någon typ av varu- och tjänsteproducerande verksamhet. När alla kostnader för stödverksamheten budgeterats, återstår att beräkna de pålägg som behövs för att bokföra de indirekta kostnaderna på kostnadsbärarna. Beräkning av pålägg för indirekta kostnader på kostnadsbärarna sker genom att budgeterade kostnader för stödverksamheten divideras med budgeterade direkta personal- och driftkostnader. Pålägg beräknas för varje nivå samt för utbildning och forskning separat. Även direkta lokalkostnader bokförs på kostnadsbärarna med hjälp av pålägg. Det görs genom att budgeterade direkta lokalkostnader divideras med budgeterade direkta lönekostnader. Även lokalpålägg beräknas separat för utbildning och forskning. 10(33)
Från 2011 ska även direkta IT-kostnader bokföras på kostnadsbärarna genom pålägg. Det görs genom att budgeterade direkta IT-kostnader divideras med budgeterade direkta lönekostnader. Påläggen beräknas på nytt inför varje budgetår. Det är dock inte nödvändigt att ändra påläggsprocenten i ekonomisystemet om förändringarna är små. Ett av skälen är att det finns en osäkerhet i beräkningarna eftersom det är budgeterade värden som de baseras på. Viktigast är att påläggen över tid har en acceptabel precision. Påläggen fastställs genom beslut av prefekt/motsv. och ändras inte under löpande budgetår. 4.5 OH-verktyg Universitetets s.k. OH-verktyg är ett webbaserat hjälpmedel för fördelning av gemensamma kostnader och direkta IT- och lokalkostnader samt för beräkning av pålägg. OHverktyget är obligatoriskt att använda. Uppgifterna aggregeras så att översikter erhålls på fakultets- och universitetsnivå över stödverksamheten i budgeten. Att OH-verktyget används är också en förutsättning för att få fram de uppgifter som anges i punkt 7 nedan och som i sin tur ligger till grund för att kunna få fram hur de indirekta kostnaderna i en bidragsansökan fördelar sig på de olika funktionerna på de tre nivåerna. Vissa finansiärer kräver dessa uppgifter i sin bidragsansökan. OH-verktyget underlättar budgetarbetet på fakultets- och institutionsnivån och ger följande möjligheter: 1. På fakultetsnivån fördela budget för sin stödverksamhet på utbildning och forskning genom att ange fördelningsbas för hela fakulteten. 2. Fördela universitets- och fakultetsgemensamma kostnader på institutionerna genom att ange fördelningsbas för institutionerna (direkta löne- och driftkostnader). 3. Fördela institutionsgemensamma kostnader på utbildning och forskning genom att använda institutionens fördelningsbas (direkta löne- och driftkostnader). 4. Beräkna pålägg för institutionens indirekta kostnader. 5. Fördela de direkta IT- och lokalkostnaderna på utbildning och forskning genom att använda institutionens fördelningsbas (direkta lönekostnader). 6. Beräkna pålägg för direkta IT- och lokalkostnader 7. Visa varje institutions budgeterade kostnader för universitets-, fakultets- och institutionsgemensamma kostnader med uppdelning på de sex funktionerna. 8. Visar en sammanställning över budget totalt för universitetsgemensamt, fakultetsgemensamt och institutionsgemensamt med uppdelning på de sex funktionerna. OH-verktyget tillåter även att ange en annan fördelning av de gemensamma kostnaderna än genom en fördelningsbas. 5 Redovisning av stödverksamheten Den löpande redovisningen av stödverksamheten sker i verksamhetsgrupp 3 på varje nivå: universitets-, fakultets- och institutionsnivå. Budget och löpande redovisning för stödverksamheten kan då följas upp på varje ansvar, aggregerat för fakulteten och även för hela universitetet. Se bilaga 5. 11(33)
Redovisningen i verksamhetsgrupp 3 följer indelningen av stödverksamheten i de sex funktionerna. En grundstruktur av verksamheter som avspeglar funktionerna gäller för alla, men det finns möjlighet till ytterligare specificering inom respektive funktion. Det är viktigt att budget och redovisning följs åt. Om budgeten är specificerad inom en funktion, bör en motsvarande verksamhet finnas i redovisningen för att underlätta uppföljning. Budgeten för stödverksamheten är som nämnts ovan uppdelad mellan utbildning och forskning för att kärnverksamheten ska påföras rätt omfattning av indirekta kostnader. Någon uppdelning i den löpande redovisningen av stödverksamheten mellan utbildning och forskning finns det dock inget behov av och ska därför inte ske. På varje nivå finns en särskild verksamhet (v300) som används för överföring till överliggande nivå och för mottagandet av överföringen från underliggande nivå. På institutionsnivån bokförs här inkomsten av kostnadsbärarnas pålägg samt den utgift som går till nämnden för institutionens universitets- och fakultetsgemensamma kostnader. Utgifter som är av gemensam karaktär inom en institution kan temporärt bokas på en verksamhet för gemensamma utgifter (v301). Det kan gälla utgifter som hör till stödverksamheten och som inte direkt kan hänföras till en eller flera verksamheter, eller utgifter som senare ska belasta kostnadsbärare direkt. Utgifter av denna karaktär bör fördelas löpande och definitivt senast vid varje tertial- och årsbokslut. En tolftedel av budgeten för respektive funktion ska omföras från verks 300 varje månad så att ett resultatmässigt utfall kan avläsas på varje funktion. Därmed är det möjligt att bestämma hur över- eller underskott inom stödverksamheten som helhet fördelar sig mellan budgetavvikelse och kalkyldifferens: saldo på verks 300 = kalkyldifferens saldo på funktionsverksamhet = budgetavvikelse Över- och underskott som uppkommer på stödverksamheten som helhet ska i redovisningen återföras i sin helhet till kärnverksamheten inom institutionen. Det är en följd av principen att all kostnadsredovisning vid universitetet ska samlas på kärnverksamheterna. Över- och underskott inom stödverksamheten stannar på institutionsnivån. Om t.ex. de externa medlen blir större än budgeterat och därmed medför att kostnaderna ökar, uppstår en kalkylavvikelse. Följden blir att stödverksamheten blir överfinansierad och dessa medel tillfaller institutionen i sin helhet. Återföring ska ske vid såväl tertial- som årsbokslut. En metod för hur återföringen kan fördelas mellan kärnverksamheten finns beskriven i dokumentet Rutin för fördelning av resultat i stödverksamheten till kärnverksamhet (bilaga 6). I perioden efter varje återföring ska denna reverseras för att man löpande under året ska kunna följa stödverksamheten resultatmässigt. Vid överföringen av värden för ingående balans till det nya budgetåret kommer stödverksamhetens alla verksamheter att nollställas. I de fall där någon funktion ska 12(33)
behålla ett över- eller underskott från föregående år, får motsvarande medel bokföras manuellt från kärn- till stödverksamhet genom en omföring. Det här innebär att budgeten för stödverksamheten resultatmässigt alltid måste vara 0. 6 Lokalkostnader Lokalkostnader indelas i redovisningen i direkta lokalkostnader och indirekta lokalkostnader. De direkta lokalkostnaderna avser de lokaler som kärnverksamheten direkt nyttjar medan de indirekta lokalkostnaderna är de lokaler som stödverksamheten använder. Vid Göteborgs universitet inkluderas i lokalkostnaderna, utöver hyra, kostnader för lokalvård, bevakning, avfallshantering, tomma lokaler och vissa lokalförvaltningskostnader. De indirekta lokalkostnaderna ska ingå i stödverksamheten medan de direkta lokalkostnaderna ska belasta kärnverksamhetens kostnadsbärare som direkta kostnader. I budgeten för de universitetsgemensamma kostnaderna och UB är lokalkostnaderna för dessa verksamheter inräknade som indirekta lokalkostnader. 6.1 Fördelning av lokalkostnader Sedan tidigare är universitetets lokaler fördelade per fakultet och fastighetsavdelningen har debiterat varje fakultet dess hyreskostnader. Eftersom alla kostnader ska redovisas på institutionsnivå i den nya modellen, måste varje fakultetsområde fördela hyreskostnader jämte övriga lokalkostnader (lokalvård etc.) på tillhörande institutioner och enheter. Den lokalkostnad som fastställs för varje institution ska sedan institutionen dela upp i lokaler för kärnverksamhet och lokaler för stödverksamheten. Stödverksamhetens lokaler ska ingå i de institutionsgemensamma kostnaderna medan kärnverksamhetens lokaler indelas i användningsområde med avseende på utbildning och forskning. En del lokaler kan direkt hänföras till ett användningsområde medan vissa används gemensamt. De gemensamma lokalerna måste fördelas efter en fördelningsgrund och den valda metoden är att göra det efter hur lönekostnaderna fördelar sig mellan utbildning och forskning. 6.2 Redovisning av lokalkostnader Lokalkostnader bokförs som en direkt kostnad på kostnadsbärarna och det sker i form av pålägg på lönekostnaderna. Utgiften för institutionens lokalhyra och inkomsten från kostnadsbärarna för lokalkostnaderna bokförs på en särskild gemensam verksamhet (v390). Även stödfunktionernas lokalkostnader ska överföras till denna verksamhet månadsvis. På en annan verksamhet (v391) bokförs övriga lokalkostnader såsom lokalvård. På dessa båda verksamheter är det då möjligt att följa upp institutionens hela lokalkostnad mot det som kostnadsbärarna bidrar med genom lokalpåläggen samt de lokalkostnader som överförts från respektive stödfunktion. Regleringen av lokalhyran mellan fastighetsavdelningen och fakultetsnämnderna sker med samma konto i både debet och kredit i bokföringen. Reglering av övriga lokalkostnader (lokalvård etc.) mellan fastighetsavdelningen och fakulteterna, liksom för samtliga lokalkostnader mellan fakulteterna och institutionerna ska också ske med samma konto i såväl debet som kredit. Meningen med denna hantering är att lokalkostnader inte ska redovisas dubbelt i den interna resultaträkningen. 13(33)
6.3 Modul för fördelning av lokalkostnader Fastighetsavdelningen använder ett webbaserat system för digital hantering av universitetets lokalritningar. En ny modul har utvecklats i systemet med vars hjälp lokalerna fördelas per institution och användningsområde (utbildning, forskning, stöd). Utifrån angivet användningsområde beräknas sedan lokalkostnaderna för dessa områden. Lokalkostnaderna som fås ut i rapportform från modulen, ska rapporteras in i OHverktyget så att lokalpåläggen kan beräknas. 7 Infrastrukturavgiften och övriga IT-kostnader Inom universitetet finns en gemensam IT-infrastruktur som servar studenter, forskare och övriga anställda i den verksamhet som de utför. Genom SUNET har universitetet en väl tilltagen bandbredd och i övrigt god kapacitet för forsknings- och utbildningsverksamheten. För att i första hand studenterna ska kunna arbeta med sina bärbara datorer överallt inom universitetet finns det ett väl utbyggt trådlöst nätverk. Kostnaderna för den gemensamma IT-infrastukturen finansieras av alla enheter gemensamt via infrastrukturavgiften. Avgiften, som delas upp i tjänsteområden, fördelas till fakultetsområdena utifrån ett antal parametrar, relevanta för IT-verksamheten. Se bilaga 4. Exempel på tjänsteområden som utgör poster i infrastrukturavgiften: GUKOM (Fast och trådlöst datanät, kablage, system för distansåtkomst, brandväggar, övrig säkerhetshantering etc.) Maskinhallar Kontohantering SUNET-avgift Medarbetarportalen Telefoni E-post Hittills har infrastrukturavgiften redovisats som en indirekt kostnad på respektive nivå. Den största delen av avgiften når institutionerna på detta sätt och redovisas där som en del av de institutionsgemensamma kostnaderna. Den nu tillämpade modellen för redovisning av dessa kostnader medför att universitetets institutioner har större andel indirekta kostnader än motsvarande institutioner på andra lärosäten. Flera andra lärosäten redovisar sina IT-kostnader som fördelade direkta kostnader. Eftersom både forskare och lärare använder datorn som ett arbetsverktyg i sin verksamhet är det logiskt att kostnaderna för detta direkt belastar denna verksamhet och inte som idag enbart som en del av de institutionsgemensamma kostnaderna. Av dessa skäl anpassar universitetet redovisningen av infrastrukturavgiften så att den närmar sig andra lärosätens redovisningsmodell för dessa. 14(33)
Infrastrukturavgiften ska fördelas till institutionerna med ett fast belopp årligen, i likhet med universitets- och fakultetsgemensamma kostnader samt lokalkostnader. Infrastrukturavgiften ska delas upp i direkta respektive indirekta IT-kostnader. De direkta ITkostnaderna avser då den del av infrastrukturen som kärnverksamheten använder, medan de indirekta IT-kostnaderna hänförs till stödverksamheten inom respektive nivå vid universitetet. De indirekta IT-kostnaderna ska då ingå i stödverksamhetens budget, medan de direkta IT-kostnaderna ska belasta kärnverksamhetens kostnadsbärare som direkta kostnader. Utöver den IT-infrastruktur som finansieras inom infrastrukturavgiften finns ett antal system för administration av universitetets olika verksamheter, exempelvis AGRESSO (ekonomi), Palasso (personal) och LADOK (studentregistrering m.m.). Dessa systemkostnader ligger inom respektive förvaltningsavdelning och träffar därmed kärnverksamheterna som en indirekt kostnad för universitetsgemensamt stöd. 7.1 Fördelning av infrastrukturavgiften Infrastrukturavgiften fördelas till fakultetsområdena/ motsvarande med fasta belopp månadsvis. Eftersom alla kostnader ska redovisas på institutionsnivå, ska fakulteten i sin tur fördela infrastrukturavgiften på tillhörande institutioner och enheter. Denna fördelning förändras inte i förhållande till rådande fördelningsmetod. Den andel som fastställs för varje institution ska institutionen dela upp i infrastruktur för kärnverksamhet och infrastruktur för stödverksamhet. Kostnaderna för stödverksamhetens infrastruktur ska ingå i de institutionsgemensamma kostnaderna medan kärnverksamhetens infrastruktur delas upp mellan utbildning och forskning. Om infrastrukturavgiften inte direkt kan hänföras till utbildning respektive forskning ska de fördelas utifrån en fördelningsgrund. Denna kan t.ex. vara hur inloggningskonton fördelar sig mellan utbildning och forskning. Institutionen kan välja att lägga till övriga IT-kostnader (såsom kostnader för SLA 1 ) före fördelningen. Att delkontera internfakturor och fakturor mellan stöd- och kärnverksamhet samt mellan utbildning och forskning går lika bra. Den mest korrekta fördelningen mellan stöd- och kärnverksamhet samt mellan utbildning och forskning uppnås om tjänsteområdena fördelas var för sig med respektive nyckeltal. Om man väljer en förenklad modell för fördelning måste hänsyn tas till de effekter en fördelning med enbart omsättning, heltidsekvivalenter, HST och liknande får. 7.2 Redovisning av infrastrukturavgiften Infrastrukturavgiften bokförs som en direkt kostnad på kostnadsbärarna i form av pålägg på lönekostnaderna. Utgiften för institutionens infrastrukturavgift och inkomsten från kostnadsbärarna bokförs på samma verksamhet (v392). Även stödfunktionernas ITkostnader bör överföras till denna verksamhet månads- eller tertialvis. På verksamheten 1 Service Level Agreement = avtal om lokala applikationer och servicenivå 15(33)
blir det då möjligt att följa upp institutionens hela infrastrukturavgift mot det som kostnadsbärarna bidrar med genom påläggen samt det som överförts från respektive stödfunktion. Regleringen av infrastrukturavgiften mellan ITL och fakultetsnämnderna sker med samma konto i både debet och kredit i bokföringen, så att dessa IT-kostnader inte ska redovisas dubbelt i den interna resultaträkningen. 7.3 Påläggsberäkning för infrastrukturavgiften och övriga IT-kostnader Påläggsberäkningen för infrastrukturavgiften framräknas enligt samma principer som för de övriga pålägg som används i redovisningen. Detta sker genom att respektive kärnverksamhets budgeterade kostnad för infrastrukturavgiften divideras med budgeterade lönekostnader. 8 Budgetprocessen 8.1 Budgetåtgärder på universitets- och fakultetsnivån Budgeten för universitetsgemensamma kostnader delas in i de sex funktioner som stödverksamheten ska redovisas i. Uppdelning görs också i utbildning och forskning. Vid fakultetens vidarefördelning till institutionsnivån ska denna indelning av budgeten i utbildning och forskning följas så att det inbördes förhållandet består ända ner till kostnadsbärarna. Kostnader för lokalhyror per nämnd fastställs av styrelsen. Nämnden lägger till lokalvård, bevakning och avfallshantering och får fram en budgeterad lokalkostnad. Lokalkostnaden för nämndens egen stödverksamhet fastställs och läggs till stödverksamhetens budget. Fakultetsnämnden fastställer budget för stödverksamhet på fakultetsnivån (fakultetsgemensamma kostnader), indelad i sex funktioner och uppdelad i utbildning och forskning. Uppdelningen i utbildning och forskning sker efter nyttjande av stödverksamheten och om den nyttjas gemensamt, efter en fördelningsbas som baseras på kostnadsomslutning senast avslutade räkenskapsår. Stödverksamhetens budget ska även delas in i resultatbudgetens olika kostnadsslag (lönekostnader, driftkostnader, avskrivningar etc.) Av budgeten måste framgå i vilken omfattning finansieringen sker med eget kapital. Det som finansieras med eget kapital ska nämligen inte ingå i den budgeterade kostnad som fördelas ut till institutionerna. I de fall nämnden har kärnverksamhet som redovisas på denna nivå, ska den finansieras med anslag eller externa bidrag. Det kan vara verksamhet som ska redovisas på nämndnivån under hela året eller som fördelas senare till institutionerna. Budget för kärnverksamhet på nämndnivån ska inte ingå i fördelad kostnad till institutionerna. LUN (Lärarutbildningsnämnden) fördelar sina anslag för utbildning och forskning direkt till berörda institutioner. Viss verksamhet som klassificeras som kärnverksamhet (t.ex. VFU), redovisas på nämnden. LUN fastställer budget för sin stödverksamhet med 16(33)
fördelning på nämnderna och per institution inom varje nämnd. Även denna budget ska vara indelad i utbildning och forskning. 8.1.1 Fördelning till institutioner Fördelning av nämndens andel av budgeterade universitetsgemensamma verksamheter och UB ska som regel göras efter en fördelningsbas som baseras på kostnadsomslutningen i senaste årsbokslutet för institutionernas kärnverksamhet. Ingen förändring av uppdelningen mellan utbildning och forskning får ske av de universitetsgemensamma kostnaderna som fastställts för varje nämnd. Fördelning av budgeterade fakultetsgemensamma kostnader ska göras efter nämnda fördelningsbas eller efter annan fördelning när det bedöms som mer rättvisande. Annan fördelning kan vara i vilken omfattning en gemensam funktion används. Hänsyn kan också tas till om en institution får en betydande minskning av sitt uppdrag inom utbildningen och därmed kommer att få en minskning av sina kostnader inom området. Nämndens fördelning av gemensamma kostnader ska beskrivas i budgeten. Kostnaden för stödverksamheten vid lärarutbildningsnämnden för berörda institutioner ska läggas till deras fakultetsgemensamma kostnader (funktionen utbildningsrespektive forskningsadministration) så att det blir ett fakultetsgemensamt belopp för institutionen. Lokalkostnaderna (exkl. fakultetsnivåns lokalkostnader för sin stödverksamhet) fördelas på institutionerna. 8.2 Budgetåtgärder på institutionsnivån Institutionen ska budgetera sin verksamhet indelad i kärnverksamhet och stödverksamhet. Lokalkostnader ska budgeteras med uppdelning i direkta och indirekta lokalkostnader. IT-kostnaderna delas upp mellan kärn- och stödverksamhet. Stödverksamheten (institutionsgemensamma kostnader) ska vara indelad i sex funktioner och uppdelad i utbildning och forskning. Uppdelningen i utbildning och forskning ska göras efter hur kärnverksamheten nyttjar stödverksamheten eller om den nyttjas gemensamt, efter en fördelningsbas som baseras på kostnadsomslutningen vid det senaste avslutade räkenskapsåret. Stödverksamhetens budget ska även vara indelad i resultatbudgetens kostnadsslag (lönekostnader, driftkostnader, avskrivningar etc.) Budgeten ska vara dokumenterad enligt vad som framgår av budgetanvisningarna. Institutionens hela lokalkostnad fastställs av fakultetsnämnden. På institutionen bestäms i första steget lokalkostnaden för stödverksamheten och kostnaden läggs in i budgeten för denna. Återstående lokalkostnader, klassificerade som direkta lokalkostnader, fördelas på utbildning och forskning (se avsnitt Lokalkostnader). Från och med budgetåret 2011 redovisas inga inkomster på v 3, utan finansieringen av stödverksamheten redovisas istället som en utgiftsreduktion. Budgeten för stödverksamheten ska läggas upp samma sätt samt med ett nollresultat på v 3. 17(33)
Exempel på budgetering på institution Kärnverks V3 Summa Lön 1 000 180 1 180 Drift 100 20 120 Indirekta kostnader 570441 125-125 0 570442 50-50 0 570443 200-200 0 57072 175 175 summa indirekta kostnader 375-200 175 Totala kostnader 1 475 0 1 475 På kärnverksamheten (v 1 och v 2) framgår: Direkta och indirekta kostnader På stödverksamheten (v 3) framgår: De institutionsgemensamma kostnaderna (lön/drift) Finansieringen (som negativ indir kostn) av gemensamma kostnader Utgiften för universitets- och fakultetsgem kostnader (57072) Nettokostnaden blir 0 Av resultaträkningen för institutionen i sin helhet framgår: Kontona 57044X nettas ut Kostnaden för universitets- och fakultetsgemensamma kostnader visas (57072) De totala nettokostnaderna är lika med kärnverksamhetens kostnader Budget för gemensamma kostnader för universitets-, fakultets- och institutionsnivån samt direkta lokalkostnader och med uppdelning på utbildning och forskning är därmed klar för institutionen. 8.2.1 Beräkning av pålägg Institutionen ska beräkna de pålägg som behövs för att bokföra de indirekta kostnaderna och även IT- och lokalkostnaderna på kostnadsbärarna. Se vidare avsnitt 4.4 för beskrivning av detta. 18(33)
9 Kalkylmallar I Medarbetarportalen under Verktyg finns fyra kalkylmallar med syfte att ge stöd för beräkningar i samband med bidragsansökan, offert vid uppdragsverksamhet, vid försäljning vid intern handel och vid försäljning mellan universitetet och Chalmers. Syftet är att ge forskare och institutioner ett kvalificerat verktyg för beräkning av kostnader vid dessa tillfällen. Kalkylstödet säkerställer kvaliteten på beräkningarna, t.ex. att rätt LOP (löneomkostnadspålägg) används och att framtida lönekostnadsökningar är enhetligt prognostiserade. Kalkylstödet ska betraktas som ett internt arbetsmaterial i första hand. Fullkostnadskalkylen, som är ett resultat av kalkylberäkningarna för bidragsansökningar, ska däremot bifogas bidragsansökan om inte det uttryckligen bestämts något annat av bidragsgivaren. 9.1 Kalkylstöd för bidrag och uppdrag I bidragsmallen kompletteras kalkylen med uppgifter om finansiering. Här ska finansieringen av projektets fulla kostnader framgå. Om det vid ansökningstillfället är aktuellt med egen finansiering (samfinansiering) genom andra medel inom universitetet, ska detta vara förankrat hos prefekten innan ansökan skickas. I bidragsmallen finns också en sammanställningsflik som utgör en fullkostnadskalkyl för bidragsansökan. Beloppen i fullkostnadskalkylen är länkade från kalkylfliken, så att varken dessa eller uppgifter om projekt, projektledare, fakultet och institution behöver fyllas i på fullkostnadskalkylen. I en särskild flik för pålägg finns vissa siffror givna som används vid beräkningarna. Det gäller t.ex. löneomkostnadspålägg (LOP) och lönekostnadsprognoser. Andra uppgifter såsom påläggsprocent för indirekta kostnader och direkta lokalkostnader som fastställs av varje institution, måste fyllas i för att beräkningar av dessa kostnader ska kunna ske. Kalkylmallen ska granskas av en ekonomiadministratör vid institutionen och godkännas av prefekten. De båda undertecknar kalkylmallen förutom projektledaren. Fullkostnadskalkylen undertecknas av den huvudsökande/projektledaren och av prefekten. Enligt beslut av förvaltningschefen 2008-10-27 ska kalkylmallarna användas vid alla bidragsansökningar och i offerter för uppdragsverksamhet. Med hjälp av mallen ska en fullkostnadskalkyl för bidragsansökan framställas, som visar hela kostnaden och den fulla finansieringen för ett projekt. Fullkostnadskalkylen bifogas ansökan såvida inte en bidragsgivare uttryckt annat. Fullkostnadskalkylen ska inte bifogas offerter för uppdragsverksamhet. I de fall en finansiär inte kommer att ersätta den fulla kostnaden för ett projekt kan det bli aktuellt med samfinansiering genom andra medel inom universitetet (se avsnitt 11). 19(33)
9.2 Uppdragsverksamhet Eftersom universitet och högskolor är statliga myndigheter gäller speciella regler vid all försäljning av utbildning. En högskola eller ett universitet får bara bedriva uppdragsutbildning som knyter an till sådan utbildning på grund- och avancerad nivå som högskolan/universitetet har examensrätt för. Det pris som tas ut för det externt finansierade uppdraget ska beräknas utifrån principen om full kostnadstäckning och i enlighet med universitetets ekonomihandbok, kapitel om externt finansierad verksamhet. Avgiftsförordningen (1992:191) gäller även för uppdragsverksamhet. Rektor föreskriver i handläggningsordningen för uppdragsverksamhet att ett skriftligt avtal alltid upprättas samt att samtliga avtalsförslag ska granskas av universitetets affärsjurister innan avtal träffas. Inget uppdrag ska påbörjas innan avtal är undertecknat. Prefekten undertecknar avtalet för Göteborgs universitets räkning efter samråd med dekanus. Avtal som överstiger 200 prisbasbelopp ska alltid undertecknas av rektor. Observera att anbud (offerter) som universitet lämnar ska behandlas på samma sätt som avtal eftersom de binder upp universitetet ansvarsmässigt. Samfinansiering av uppdragsverksamhet är inte tillåten. Mer info: http://www.externarelationer.adm.gu.se/forskninginnovation/uppdragsstod/uppdragsutb ildning/ Det är viktigt att stödverksamhetens kostnader påförs kärnverksamheten på ett adekvat sätt. Uppdragsverksamheten ska bedrivas med full kostnadstäckning och får inte medfinansieras av anslagsmedel. Av detta följer att uppdragsverksamhetens kostnader, direkta såväl som indirekta, måste redovisas så rättvisande som möjligt för att det ska gå att bestämma den kostnadsersättning som krävs för att uppnå full kostnadstäckning. Vissa universitetsgemensamma kostnader berör inte uppdragsverksamheten på institutionsnivån. Uppdragsverksamheten ska därför inte påföras dessa indirekta kostnader. I samband med budgetarbetet ska universitetsnivån definiera dessa kostnader så att det vid kalkylering av kostnader för uppdragsverksamhet, blir möjligt att minska pålägget för de universitetsgemensamma kostnaderna med en fastställd procentuell andel, olika för uppdragsutbildning och uppdragsforskning. Minskningen i procent ska bestämmas för varje år beroende på budgetens omfattning det aktuella året och meddelas i budgetanvisningarna för respektive år. För enheter med särskilt stor omfattning på uppdragsverksamheten finns det möjlighet att ha en särskild påläggsprocent för uppdragsutbildning respektive uppdragsforskning för universitets- och fakultetsgemensamma kostnader, skild från den som gäller för den anslags- och bidragsfinansierade verksamheten inom utbildning och forskning. OHverktyget stödjer beräkning av särskilda pålägg för uppdragsutbildning respektive uppdragsforskning. En annan metod är att ha ett gemensamt pålägg för utbildning respektive forskning och att i redovisningen manuellt korrigera för otillräcklig finansiering av uppdragsverksamheten. Den första metoden ska endast användas när omfattningen av uppdragsverksamheten är betydande, eftersom osäkerheten i framräkningen av ett särskilt pålägg för uppdragsverksamheten ökar med minskad budgetomslutning. 20(33)
Inför varje budgetår meddelas vilka enheter som mot bakgrund av historiska siffror kan anses ha en betydande andel uppdragsverksamhet, ca 5 % av omsättningen kan dock betraktas som en riktlinje. I de fall ett uppdrag har lägre indirekta kostnader än vad som gäller generellt för institutionens kostnadsbärare, kommer det att bli ett underskott på kostnadsbäraren eftersom de pålägg som institutioner har, och som är högre än kalkylen, tillämpas generellt i redovisningen. Kostnader måste då omföras motsvarande skillnaden mellan kalkylerade och redovisade indirekta kostnader. Omföring sker gentemot verks 300 med konto 57073 Intern fördelning av kostnader. 9.3 Intern handel Samarbete mellan institutioner och enheter är viktigt för universitetet. Genom den nya modellen blir den totala kostnaden känd och en institution kan få ersättning för sina faktiska kostnader. Alla anslag är fördelade till institutionerna och institutionens resurser innehåller därför medel för att bekosta alla kostnader, inklusive indirekta kostnader. Både om institutionens egen personal används eller om tjänsten köps från en annan institution, kommer den totala kostnaden att redovisas på institutionen. Kostnadsredovisningen är således neutral i förhållande till om egna resurser används eller om andras resurser används. När en institution säljer sina tjänster ska man arbeta med offerter som utgår från faktiska kostnader, och inte bara kostnaden för lärarlöner. Vidare ska man träffa en överenskommelse om volym och pris innan uppdraget påbörjas. Huvudprincipen vid intern handel inom universitetet är att säljaren ska inkludera sina indirekta kostnader i priset för de varor och tjänster som säljs, medan köparen inte ska påföras ytterligare pålägg vid redovisningen av kostnaden. Dubbla OH-pålägg vid intern försäljning ska alltså inte uppstå. Huvudprincipen avser försäljning till och från kärnverksamhet i vars kostnader ingår indirekta kostnader. Det är dock upp till respektive säljande institution om man önskar ta ut full kostnad eller inte i samband med uppdrag till andra institutioner. I de fall där t.ex. en lärare tillfälligt inte har arbetsuppgifter på den egna institutionen och därmed inte behöver ersättas då ett uppdrag utförs, kan det finnas skäl att inte ta ut full kostnad. Försäljning av varor och tjänster från stödverksamhet däremot, ska inte inkludera indirekta kostnader eftersom stödverksamhetens egna kostnader inte påförs indirekta kostnader. Exempel på sådan försäljning är administrativt arbete som utförs åt en annan enhet och den försäljning av kontorsmateriel som serviceavdelningen bedriver. Vid intern försäljning av tjänster är det avgörande vilken typ av verksamhet som uppdraget avser, om det är klassificerat som kärn- eller stödverksamhet och om säljarens pris ska innehålla indirekta kostnader eller inte. Är det fråga om undervisning vid en annan institution är det förstås kärnverksamhet, men om t.ex. en lärare ingår i ett ledningsorgan vid en annan enhet, handlar det om kostnader för funktionen ledning inom köparens stödverksamhet och därmed ska inte säljarens pris innehålla indirekta 21(33)
kostnader. Att läraren är konterad inom kärnverksamheten på den egna institutionen är inte styrande. Redovisningsmässigt är det mest korrekt i det här fallet att kontera om kostnaden för lärarens insatser till den egna funktionen ledning och sedan boka ersättningen på denna funktion. Köpare och säljare måste vara överens om vilken typ av verksamhet som handeln avser, innan utbytet av tjänster sker. För budgetens skull är idealet att intern handel kan inkluderas i budgeterade kostnader och intäkter så att påläggsberäkningen blir så korrekt som möjligt. Vid lite större omfattning på utbyte av tjänster mellan olika enheter kan det vara bättre att kontera om lönen till den köpande enheten. Om så ska ske avgörs av vad som är rimligt och lämpligt med tanke på omfattning, arbetsinsats samt av karaktären på arbetsuppgifterna. En riktlinje för omkontering är en tjänstgöring om minst 3 månader och/eller 20 % eller mer. Vid beräkning av den andel som ska omkonteras ska omfattningen av lärarens hela arbetstidsdisposition beaktas., vilket innebär att båda institutionerna även måste dela på tid för kompetensutveckling etc. Vid köparens kontering ska hela kostnaden för köpt kärnverksamhet bokföras på den egna kostnadsbäraren. Någon särredovisning av de indirekta kostnaderna i säljarens faktura ska inte göras. 9.4 Försäljning mellan Göteborgs universitet och Chalmers En särskild kalkylmall har tagits fram i samarbete med Chalmers för beräkning av kostnader vid försäljning lärosätena emellan. Båda lärosätena använder ett kalkylstöd där grunderna för beräkningen överensstämmer och baseras på avtal mellan universitetet och Chalmers. Kalkylmallen kan användas både som offertkalkyl och som efterkalkyl, vilket är aktuellt om utfört uppdrag avviker från offertkalkylens uppgifter. Kalkylmallen beaktar också de krav på momsredovisning som gäller mellan parterna. 10 EU-projekt EU betalar bidrag till universitetet efter hand som ett projekt pågår. Första inbetalningen ( initial advance ) sker när projektet startar och sista betalningen ( final payment ) när projektet slutligen avrapporterats. Betalningar däremellan kan avse både nedlagda kostnader och planerade kostnader. Vid betalningar till pågående EU-projekt efter 1 januari 2009 måste det först konstateras om utbetalningen innehåller någon period fram t.o.m. 31 december 2008. I princip ska tidigare OH-modell tillämpas på kostnader som uppkommit 2008 och tidigare (avgifter med 16,7 % avdrag av bidraget för cooporation-projekt) och i enlighet med den nya redovisningsmodellen för kostnader som uppkommit 2009 och senare. För avräkning av avgifter på EU-projekt gör man på följande sätt: 1. Ta fram vilka kostnader projektet har haft fram till 31 december 2008. 2. Beräkna den avgift som ska debiteras för dessa kostnader, t.ex. 20,05 % i pålägg av kostnaderna för cooperation-projekt (motsvarar 16,7 % avdrag) 3. Jämför tidigare debiterad avgift vid inbetalningar 2008 och tidigare 4. Om beräknad avgift överstiger den tidigare debiterade avgiften, ska mellanskillnaden debiteras. 22(33)