Konstfack Oktober 2015 Ekonomienheten Tord Ahlenius Anvisningar för arbetet med internbudget 2016 avseende institutioner och forskning Generella anvisningar Dessa anvisningar avser endast arbetet med den ekonomiska delen av budgeten. 1) Allt budgetmaterial från institutioner och forskning ska lämnas in på framtagna budgetblanketter (olika för institutioner och forskning), ett dokument med bilagor som flikar. Den finns inlagd som mall på intranätet under Ekonomi, rubriken Budget 2016. Observera att ni måste kopiera mallen innan ni börjar arbeta med den. Viktigt att särskilja institutioner, forskning och förvaltning/bibliotek Observera att det är olika blanketter för institutioner, forskning respektive förvaltning/ bibliotek. Det är ett dokument med flikar/blad som kopplas till sammanställningsblanketten (separat beräkning för stödverksamheten). Det finns summeringar inlagda för vissa rader samt till totalsumman. Observera att blåmarkerade rutor hämtar uppgifter från underliggande flikar. Skriv aldrig direkt i blåmarkerade rutor! Man fyller i namn på institution respektive forskning på sammanställningsblankettens första sida. Därefter förs namnet in automatiskt på alla underliggande blad. Viktigt är att man måste skilja på kostnader för stödverksamhet respektive kärnverksamhet. Stödverksamheten ska endast avse den del som ska belasta den anslagsfinansierade verksamheten. Motsvarande gäller även för de högskolegemensamma kostnaderna. OBSERVERA att budget för stödverksamhet göras på underliggande blad som summeras till en separat sammanställning. Kommentarer som inte ryms på budgetblanketten får gärna lämnas på separata dokument, med hänvisning till respektive bilaga. För detta ändamål finns dock inga centrala mallar. 2) All budgetering skall ske i tusentals kronor, tkr (undantag bilaga 4, inredning och utrustning där beräkningarna görs i kronor, men totalsumman förs sedan över i tkr till sammanställningsblanketten). 3) Underlag avseende en preliminär personalbudget 2016 tar ni fram själva. Hjälp med underlag får ni av personalenheten. Uppgifter om kostnader 2015 för 1
investeringar t.o.m. september 2015 finns på intranätet under Ekonomi, rubriken Budget 2016. Motsvarande gäller för fördelning av lokalkostnaderna för 2016. Personalbudget Underlag tar ni fram själva, gärna med stöd av personalenheten så att det sker en kvalitetsgranskning av underlagen. För institutionerna och forskning indelas kostnaderna i kärnverksamhet respektive stödverksamhet. Summan för kärnverksamheten på institutionerna och forskning (som inkluderar sociala avgifter, se nedan) förs in på sammanställningsblanketten. Personalunderlaget för institutionernas och forsknings stödverksamhet används för att fylla i respektive blad under stödverksamheten. På bilaga 1 (kärnverksamheten) budgeteras förslag till förändring av befintliga anställningar och eventuella förslag på nyanställningar (om det inte redan framgår av era framtagna underlag för personalbudgeten). Förslag till nyanställningar/utökningar skall finansieras inom givna ramar. På samma bilaga redovisas behov av resurser för tillfälligt anställda i undervisningen, såsom gäst- och timlärare, examinatorer m.m. Reserv för lönejusteringar Reserv för lönejusteringar budgeteras på bilaga 2. Sociala avgifter i budget 2016 Fast anställda (som erhåller lön via ordinarie lönerutin, Palasso) Förutom ordinarie lön beräknas semestertillägget till 0,44 % av månadslönen per semesterdag. Semestertillägget betalas ut vid det ordinarie löneutbetalningstillfället i samband med eller närmast efter semestern. För att förenkla budgetarbetet är semestertillägget inkluderat i procenttalet för sociala avgifter för att kunna beräkna rätt budgeterad årskostnad. Avgiften för försäkringsmässiga premier är myndighetsspecifik och baseras på åldersstruktur, lönenivåer etc. Avgiften för försäkringsmässiga premier 2016 är en preliminär uppskattning och baseras på en prognos från Statens Tjänstepensionsverk. 2
De preliminära avgifterna för 2016 är följande: Semestertillägg för 2016 1,283 % (beräknas på grundlönen) På lön + semestertillägg tillkommer följande sociala avgifter: Arbetsgivaravgifter 31,42 % (oförändrat jmf med 2015) Försäkringsmässiga premier 8,70 % (prel. 0,4 % högre än budget 2015) Individuell ålderspension 2,50 % (oförändrat jmf med 2015) Särskild löneskatt IÅP 0,605 % (oförändrat jmf med 2015) Kåpan, kompl ålderspension 2,00 % (oförändrat jmf med 2015) Särskild löneskatt, Kåpan 0,49 % (oförändrat jmf med 2015) Trygghetsstiftelsen 0,314 % (0,014 % högre än budget 2015) Kompetensutv./RALS 0,30 % (oförändrat jmf med 2015) Medlemsavg. Arbetsgivarverket 0,085 % (oförändrat jmf med 2015) Preliminära sociala avgifter 46,414 % I budgeten beräknas påslaget, som även täcker semestertillägg och sociala avgifter på det, för fast anställda till 48,29 % (baserat på månadslön) Gäst-/timlärare Sociala avgifter för gäst-/timlärare kan variera med ålder etc. I budgeten beräknas sociala avgifter för gäst-/timlärare för säkerhets skull till 46,41 % (kan alltså bli lägre). För frågor angående de sociala avgifterna, kontakta Tord Ahlenius. Personalutveckling och arbetsmiljöåtgärder, bilaga 3 1) Personalutveckling Här redovisas behov av personalutveckling under 2016, med angivande av syftet/vilken kompetens som tillförs. På blanketten anges också önskemål om centralt anordnade institutions- /enhetsövergripande aktiviteter, t ex dator-, språk- och pedagogisk utbildning samt arbetsmiljöutbildning, specificera gärna. 2 ) Arbetsmiljö Kommer det att under 2016 behövas större egna ekonomiska insatser för arbetsmiljöåtgärder? Det kan till exempel röra sig om kostnader för rehabilitering, grupputveckling etc. Anges under egen rubrik. Åtgärder för att undanröja hälsorisker etc som kräver investeringar (> 22.150 kr, motsvarar ½ prisbasbelopp 2016) tas upp på bilaga 4. Se över era handlingsplaner för arbetsmiljön i samband med budgetarbetet. För arbetsmiljöfrågor, kontakta Stefan Larsson, arbetsmiljösamordnare. 3
Investeringar kärnverksamhet, bilaga 4 För investeringar som gjorts t o m september 2015, finns en separat beräkning av kostnaden för 2016 på intranätet under Ekonomi, rubriken Budget 2016. Denna summa är bara att föra in på sammanställningsblanketten. Observera att den för vissa institutioner/enheter måste kompletteras med kostnader 2016 för investeringar under perioden oktober - december 2015, enligt den beslutade investeringsbudgeten för 2015 och denna kostnader förs in på en separat rad. Vid oklarhet, kontakta Tord Ahlenius. Det totala investeringsutrymmet för 2016 begränsas preliminärt inte vad avser låneramen för 2016. Sett ur resultatsynpunkt, d.v.s. kostnaden för avskrivningar och räntor, är dock utrymmet troligtvis begränsat. Det är därför viktigt att bara prioriterade investeringar tas upp som budgetförslag i prioritetsordning på bilaga 5. Fördela investeringarna på första respektive andra halvåret. Ordinarie investeringar i datorer och kringutrustning, presentationsutrustning, maskiner, inredning och övriga mindre investeringar till den egna institutionen/enheten skall finansieras inom den egna budgetramen. Observera att anskaffningsvärdet skall uppgå till minst 22.150 kr för att klassas som en investering (motsvarar ½ prisbasbelopp 2016). Förbrukningsinventarier och datautrustning förbrukningsinventarier (under 22.150 kr), tas upp under driftskostnader, bilaga 5. Detta gäller även dataprogram och licenser. Budgeteringen av avskrivningar och räntor för nyinvesteringar 2016 görs på bilaga 4. Allmänt om avskrivningar och räntor, samt exempel OBSERVERA! Eftersom vi för närvarande har negativ ränta hos Riksgälden, gör vi inga beräkningar av räntekostnader i budget för 2016 (kolumner och beskrivningar av internränta kvarstår dock i budgetmaterialet). Grundregler 1) Avskrivningar beräknas alltid på anskaffningsbeloppet 2) Internräntan beräknas på restvärdet (anskaffningsbelopp minus gjorda avskrivningar). För investeringar t.o.m. 2015 beräknas avskrivningar för 2016 på anskaffningsvärdet. Internräntan för 2016 beräknas på restvärdet, dels per 2015-12-31, dels per 2016-06-30. Beräkning av kostnader för nyinvesteringar 2016 Vid budgetering av nyinvesteringar 2016 skall dock både avskrivning och ränta beräknas på anskaffningsbeloppet (för att förenkla beräkningarna). Var uppmärksam på att avskrivningar och räntor beräknas fr.o.m. anskaffningsmånaden. Observera att det finns inlagda formler i bilaga 4 som ska underlätta beräkningen av kostnader. För att det ska fungera gäller följande: 4
Ange anskaffningsbelopp i kronor Investeringsmånad ska anges med siffra, exempelvis 4 för april Fyll i avskrivningstid med månader Den totala kostnaden för avskrivningar och räntor förs automatiskt över till sammanställningsblanketten. Avskrivningstider för olika investeringar Typ av investering Avskrivningstid Avskrivning/månad *) Maskiner o tekn anl 8 år = 96 månader Anskaffningsbelopp/96 *) Inredning 10 år = 120 månader Anskaffningsbelopp/120 * Datautrustning, fotoutrustning, presentationsutrustning, kontorsmaskiner och utrustning för fastighetsskötsel 3 år = 36 månader Anskaffningsbelopp/36 Internränta Internräntan för 2016 är beräknad till 0 %. Nedan följer exempel på två investeringar som görs under 2016 och hur man beräknar avskrivningar och internränta. 1) Investering under perioden januari-juni En dator köps in i mars för 30 000 kr. Avskrivning och ränta skall då beräknas för perioden mars-december, dvs 10 månader. Avskrivningstiden för en dator enligt ovan är 36 månader. *) Avskrivning = 30 000/36 x 10 = 8 333 kr *) Ränta = 30 000 x 0,00 = 0 kr på helårsbasis Ränta mars-december, 10 månader = 0/12 x 10 = 0 kr 2) Investering under perioden juli-december En svarv köps in i oktober för 75 000 kr. Avskrivning och ränta skall då beräknas för perioden oktober-december, d.v.s. 3 månader. Avskrivningstiden för en svarv enligt ovan är 96 månader. *) Avskrivning = 75 000/96 x 3 = 2 344 kr *) Ränta = 75 000 x 0,00 = 0 kr på helårsbasis 5
Ränta oktober-december, 3 månader = 0/12 x 3 = 0 kr Summa avskrivningar + räntor (feta inramade rutor) för investeringar under första respektive andra halvåret summeras till rutan längst ner på bilaga 4, Summa avskrivningar + räntor, avrundat till närmaste tusental kronor. Beloppet förs automatiskt in på sammanställningsblanketten. Driftskostnader, bilaga 5 Här redovisas kostnader för material, förbrukningsartiklar, resor etc. som behövs för den löpande driften. Redovisa under de rubriker som passar verksamheten bäst. Observera att kostnader för tillfälligt anställda i undervisningen, ex.vis gäst- och timlärare, redovisas på personal, bilaga 2. OBS! Större resekostnader redovisas på bilaga 6. På bilaga 4 redovisas även kostnader som inte redovisas under någon övrig rubrik. Det kan exempelvis röra sig om någon kostnad som är av engångskaraktär och som inte är en normal kostnad i verksamheten. OBSERVERA! Endast kostnader för den anslagsfinansierade kärnverksamheten. Resor, bilaga 6 Större planerade resor, där varje resa överstiger en kostnad på 50 tkr, budgeteras på bilaga 5. En beskrivning skall göras av vilken typ av resa det avser, vilket ändamål och syfte det är med resan. Deltagare, samt vilka typer av kostnader som resan är förknippade med skall specificeras. Stödverksamhet, bilaga 7 I och med övergången till den nya redovisningsmodellen, behöver kostnaden för stödverksamheten räknas fram separat. De olika delarna som ingår i stödverksamheten budgeteras på separata blad för följande: Ledning Utbildnings- och forskningsadministration Ekonomi- och personaladministration Infrastruktur och service Investeringar för stödverksamheten Respektive blad summeras automatiskt till en sammanställningsblankett för stödverksamheten. Fördelning av stödverksamhetens kostnader För att kunna beräkna hur stor del av stödverksamhetens kostnader som ska finansieras av anslag respektive av externa medel, måste uppgifter avseende lönekostnader specificeras. Uppgift behövs om de totala beräknade lönekostnaderna, inklusive sociala avgifter, enligt följande: Ordinarie grundutbildning (inklusive kostnaden för gemensamma kurser) Fristående kurser 6
Externfinansierad grundutbildning Externfinansierad forskning Kostnaderna ska avse kostnader för fast personal, gäst- och timlärare och beräknade köpta undervisnings- respektive forskningstjänster (konto 571* och 573*). I blanketten beräknas automatiskt en % -sats för institutionens stödverksamhet och andelen av institutionens stödverksamhet som ska belasta grundutbildningsanslaget förs över till sammanställningsblanketten för kärnverksamheten. Lokalkostnader Underlag för lokalkostnader publiceras på intranätet under Ekonomi, rubriken Budget 2016. Sammanställningen avser en totalkostnad för de ytor som disponeras. För institutionerna gäller att i de fall det sitter externfinansierade projekt, doktorander etc. i era lokaler, ska dessa kostnader inte tas med i den anslagsfinansierade grundutbildningsverksamheten. Den kostnaden måste debiteras respektive projekt/doktorand som en interndebitering i samråd med KU-nämndens kansli. Uppgift om genomsnittlig kostnad per kvm kontorsyta kommer att beräknas för Konstfack som helhet. Observera att lokalkostnaden för stödverksamheten ska ingå i de totala budgeterade kostnaderna för stödverksamheten. Högskolegemensamma kostnader Underlag för respektive institution och KU/forsknings andel av de högskolegemensamma kostnaderna, kommer att distribueras innan er slutliga budget ska vara inlämnad till ekonomienheten. Årlig plan för inköp överstigande 50 000 kr, bilaga 8 För att kunna planera upphandlingsarbetet under 2016, ska en årlig inköpsplan som följer budgetarbetet på Konstfack tas fram. Vi behöver därför få information om större inköp i samband med budgetarbetet. Det planerade årliga inköpsbehovet för 2016, överstigande 50 000 kronor, uppdelat på investeringar och driftskostnader, ska redovisas. Som driftskostnad kan t.ex. räknas större inköp av lera eller färg. Endast inköp som redovisats i den årliga planen garanteras internt upphandlingsstöd. För inköp som inte har redovisats i samband med budgetarbetet kan upphandlingsstöd behöva köpas in via konsulttjänst. Eventuell kostnad för konsult tas av enhet/institution. För ändamålet finns en särskild blankett, se bilaga 8. Observera att blanketten är fristående från sammanställningsblanketten. 7
För frågor kring inköp, kontakta Therese Martinsson. Frågor kring budgetarbetet För övergripande frågor kring budgetarbetet, kontakta Tord Ahlenius. 8