Anvisningar för arbetet med internbudget 2016 för förvaltning och bibliotek

Transkript

1 Konstfack Oktober 2015 Ekonomienheten Tord Ahlenius Anvisningar för arbetet med internbudget 2016 för förvaltning och bibliotek Generella anvisningar Dessa anvisningar avser endast arbetet med den ekonomiska delen av budgeten. 1) Allt budgetmaterial från enheter/bibliotek ska lämnas in på den framtagna budgetblanketten, ett dokument med bilagor som flikar. Den finns inlagd som mall på intranätet under Ekonomi, rubriken Budget Observera att ni måste kopiera mallen innan ni börjar arbeta med den. Viktigt att särskilja institutioner, forskning och förvaltning/bibliotek Observera att det är olika blanketter för institutioner, forskning och förvaltning/ bibliotek. Det är endast ett dokument med flikar som kopplas till sammanställningsblanketten. Det finns summeringar inlagda för vissa rader samt till totalsumman. Observera att blåmarkerade rutor hämtar uppgifter från underliggande flikar. Skriv aldrig direkt i blåmarkerade rutor (förhoppningsvis är dessa nu skrivskyddade)! Man fyller i namn på enhet/bibliotek på sammanställningsblanketten. Därefter förs namnet in automatiskt på alla underliggande blad. Kommentarer som inte ryms på budgetblanketten får gärna lämnas på separata dokument, med hänvisning till respektive bilaga. För detta ändamål finns dock inga centrala mallar. 2) All budgetering skall ske i tusentals kronor, tkr (undantag bilaga 3, inredning och utrustning där beräkningarna görs i kronor, men totalsumman förs sedan över i tkr till sammanställningsblanketten). 3) Underlag avseende en preliminär personalbudget 2016 distribueras till varje enhet/avdelning. Uppgifter om kostnader 2016 för investeringar t.o.m. september 2015 finns på intranätet under Ekonomi, rubriken Budget Motsvarande gäller fördelningen av lokalkostnaderna för

2 Personalbudget Separat underlag distribueras till var och en. Enheterna svarar själva för att kvalitetsgranska underlaget för personalbudget, så att det stämmer överens med den egna verksamheten. Totalsumman på underlagen (som inkluderar sociala avgifter, se nedan) förs in på sammanställningsblanketten. De potter som finns för löneförhandlingarna kommer att reserveras centralt i budgetarbetet och fördelas sedan per enhet/avdelning i förhållande till förhandlingsresultatet. På bilaga 1 budgeteras förslag till förändring av befintliga anställningar och eventuella förslag på nyanställningar. Förslag till nyanställningar skall finansieras inom givna ramar. På samma bilaga redovisas behov av resurser för tillfälligt anställda. Sociala avgifter i budget 2016 Fast anställda (som erhåller lön via ordinarie lönerutin, Palasso) Förutom ordinarie lön beräknas semestertillägget till 0,44 % av månadslönen per semesterdag. Semestertillägget betalas ut vid det ordinarie löneutbetalningstillfället i samband med eller närmast efter semestern. För att förenkla budgetarbetet är semestertillägget inkluderat i procenttalet för sociala avgifter för att kunna beräkna rätt budgeterad årskostnad. Avgiften för försäkringsmässiga premier är myndighetsspecifik och baseras på åldersstruktur, lönenivåer etc. Avgiften för försäkringsmässiga premier 2016 är en preliminär uppskattning och baseras på en prognos från Statens Tjänstepensionsverk. De preliminära avgifterna för 2016 är följande: Semestertillägg för ,283 % (beräknas på grundlönen) På lön + semestertillägg tillkommer följande sociala avgifter: Arbetsgivaravgifter 31,42 % (oförändrat jmf med 2015) Försäkringsmässiga premier 8,70 % (prel. 0,4 % högre än 2015) Individuell ålderspension 2,50 % (oförändrat jmf med 2015) Särskild löneskatt IÅP 0,605 % (oförändrat jmf med 2015) Kåpan, kompl ålderspension 2,00 % (oförändrat jmf med 2015) Särskild löneskatt, Kåpan 0,49 % (oförändrat jmf med 2015) Trygghetsstiftelsen 0,314 % (0,014 % högre än 2015) Kompetensutv./RALS 0,30 % (oförändrat jmf med 2015) Medlemsavg. Arbetsgivarverket 0,085 % (oförändrat jmf med 2015) Preliminära sociala avgifter 46,414 % 2

3 I budgeten beräknas påslaget, som även täcker semestertillägg och sociala avgifter på det, för fast anställda till 48,29 % (baserat på månadslön) Övriga anställningar Sociala avgifter för övriga anställningar kan variera med ålder etc. I budgeten beräknas sociala avgifter för övriga anställningar för säkerhets skull till 46,41 %. För frågor angående de sociala avgifterna, kontakta Tord Ahlenius. Personalutveckling och arbetsmiljöåtgärder, bilaga 2 1) Personalutveckling Här redovisas behov av personalutveckling under 2016, med angivande av syftet/vilken kompetens som tillförs. Samtliga enheter/avdelningar skall avsätta minst 1 % av sin budgetram till personalutveckling. På blanketten anges också önskemål om centralt anordnade institutions- /enhetsövergripande aktiviteter, t ex dator-, språk- och pedagogisk utbildning samt arbetsmiljöutbildning, specificera gärna. 2 ) Arbetsmiljö Kommer det att under 2016 behövas större egna ekonomiska insatser för arbetsmiljöåtgärder? Det kan till exempel röra sig om kostnader för rehabilitering, grupputveckling etc. Anges under egen rubrik. Åtgärder för att undanröja hälsorisker etc som kräver investeringar (> kr, motsvarar ½ prisbasbelopp 2016) tas upp på bilaga 3. Se över era handlingsplaner för arbetsmiljön i samband med budgetarbetet. För arbetsmiljöfrågor, kontakta Stefan Larsson, arbetsmiljösamordnare. Investeringar, bilaga 3 För investeringar som gjorts t o m september 2015, finns en separat beräkning av kostnaden för 2016 på intranätet under Ekonomi, rubriken Budget Denna summa är bara att föra in på sammanställningsblanketten. Observera att den för vissa måste kompletteras med kostnader 2016 för investeringar under perioden oktober - december 2015, enligt fastlagd investeringsplan för Vid oklarhet, kontakta Tord Ahlenius. Det totala investeringsutrymmet för 2016 begränsas preliminärt inte vad avser låneramen för Sett ur resultatsynpunkt, d.v.s. kostnaden för avskrivningar och räntor, är dock utrymmet troligtvis begränsat. Det är därför viktigt att bara prioriterade investeringar tas upp som budgetförslag i prioritetsordning på bilaga 3. 3

4 Fördela investeringarna på första respektive andra halvåret. Ordinarie investeringar i presentationsutrustning, inredning och mindre investeringar till den egna avdelningen/enheten skall finansieras inom den egna budgetramen. Observera att investeringar i datorer administreras för förvaltningen och biblioteket av IT-enheten. Kostnad att budgetera framgår av separat dokument. Observera att anskaffningsvärdet skall uppgå till minst kr för att klassas som en investering (motsvarar ½ prisbasbelopp 2016). Förbrukningsinventarier och datautrustning förbrukningsinventarier (under kr), tas upp under driftskostnader, bilaga 4. Detta gäller även dataprogram och licenser. Budgeteringen av avskrivningar och räntor för nyinvesteringar 2016 görs på bilaga 3. Allmänt om avskrivningar och räntor, samt exempel OBSERVERA! Eftersom vi för närvarande har negativ ränta hos Riksgälden, gör vi inga beräkningar av räntekostnader i budget för 2016 (kolumner och beskrivningar av internränta kvarstår dock i budgetmaterialet). Grundregler 1) Avskrivningar beräknas alltid på anskaffningsbeloppet 2) Internräntan beräknas på restvärdet (anskaffningsbelopp minus gjorda avskrivningar). För investeringar t.o.m beräknas avskrivningar för 2016 på anskaffningsvärdet. Internräntan för 2016 beräknas på restvärdet, dels per , dels per Beräkning av kostnader för nyinvesteringar 2016 Vid budgetering av nyinvesteringar 2016 skall dock både avskrivning och ränta beräknas på anskaffningsbeloppet (för att förenkla beräkningarna). Var uppmärksam på att avskrivningar och räntor beräknas fr.o.m. anskaffningsmånaden. Observera att det finns inlagda formler i bilaga 3 som ska underlätta beräkningen av kostnader. För att det ska fungera gäller följande: Ange anskaffningsbelopp i kronor Investeringsmånad ska anges med siffra, exempelvis 4 för april Fyll i avskrivningstid med månader Den totala kostnaden för avskrivningar och räntor förs automatiskt över till sammanställningsblanketten. 4

5 Avskrivningstider för olika investeringar Typ av investering Avskrivningstid Avskrivning/månad *) Maskiner o tekn anl 8 år = 96 månader Anskaffningsbelopp/96 *) Inredning 10 år = 120 månader Anskaffningsbelopp/120 * Datautrustning, fotoutrustning, presentationsutrustning, kontorsmaskiner och utrustning för fastighetsskötsel 3 år = 36 månader Anskaffningsbelopp/36 Internränta Internräntan för 2016 är beräknad till 0 %. Nedan följer exempel på två investeringar som görs under 2016 och hur man beräknar avskrivningar och internränta. 1) Investering under perioden januari-juni En projektor köps in i mars för kr. Avskrivning och ränta skall då beräknas för perioden mars-december, dvs 10 månader. Avskrivningstiden för en projektor enligt ovan är 36 månader. *) Avskrivning = /36 x 10 = kr *) Ränta = x 0,00 = 0 kr på helårsbasis Ränta mars-december, 10 månader = 0/12 x 10 = 0 kr 2) Investering under perioden juli-december Möbler köps in i oktober för kr. Avskrivning och ränta skall då beräknas för perioden oktober-december, d.v.s. 3 månader. Avskrivningstiden möbler (inredning) enligt ovan är 120 månader. *) Avskrivning = /120 x 3 = kr *) Ränta = x 0,00 = 0 kr på helårsbasis Ränta oktober-december, 3 månader = 0/12 x 3 = 0 kr Summa avskrivningar + räntor (feta inramade rutor) för investeringar under första respektive andra halvåret summeras till rutan längst ner på bilaga 3, Summa 5

6 avskrivningar + räntor, avrundat till närmaste tusental kronor. Beloppet förs automatiskt in på sammanställningsblanketten. Systemkostnader, bilaga 4 Här redovisas kostnader för de system som respektive verksamhet ansvarar för. Det gäller exempelvis Agresso, Palasso och LADOK. Driftskostnader, bilaga 5 Här redovisas övriga driftskostnader för material, förbrukningsartiklar, resor etc. som behövs för den löpande driften. Redovisa under de rubriker som passar verksamheten bäst. Här redovisas även, enligt tidigare beslut, det som tidigare år redovisats under Övriga ovillkorade kostnader. Det avsåg exempelvis: Studerandehälsovård Försäkringar Kostnader för funktionshinder Telefoni OBS! Större resekostnader redovisas på bilaga 6. På bilaga 5 redovisas även kostnader som inte redovisas under någon övrig rubrik. Det kan exempelvis röra sig om någon kostnad som är av engångskaraktär och som inte är en normal kostnad i verksamheten. Resor, bilaga 6 Större planerade resor, där varje resa överstiger en kostnad på 10 tkr, budgeteras på bilaga 6. En beskrivning skall göras av vilken typ av resa det avser, vilket ändamål och syfte det är med resan. Deltagare, samt vilka typer av kostnader som resan är förknippade med skall specificeras. Lokalkostnader Underlag för lokalkostnader publiceras på intranätet under Ekonomi, rubriken Budget Sammanställningen avser en totalkostnad för de ytor som disponeras. Uppgift om genomsnittlig kostnad per kvm kontorsyta kommer att beräknas för Konstfack som helhet. Årlig plan för inköp överstigande kr, bilaga 7 För att kunna planera upphandlingsarbetet under 2016, ska en årlig inköpsplan som följer budgetarbetet på Konstfack tas fram. Vi behöver därför få information om större inköp i samband med budgetarbetet. 6

7 Det planerade årliga inköpsbehovet för 2016, överstigande kronor, uppdelat på investeringar och driftskostnader, ska redovisas. Som driftskostnad kan t.ex. räknas större inköp som tryck av katalog. Endast inköp som redovisats i den årliga planen garanteras internt upphandlingsstöd. För inköp som inte har redovisats i samband med budgetarbetet kan upphandlingsstöd behöva köpas in via konsulttjänst. Eventuell kostnad för konsult tas av enhet/avdelning. För ändamålet finns en särskild blankett, se bilaga 7. Observera att blanketten är fristående från sammanställningsblanketten. För frågor kring inköp, kontakta Therese Martinsson. Frågor kring budgetarbetet För övergripande frågor kring budgetarbetet, kontakta Tord Ahlenius. 7