För arbetsgivaren: För arbetstagarna: Birgitta Alfraeus, ordförande Linda Sörensen, ledamot Mikael Löfström, ledamot Katrin Axelsson, ledamot/sekreterare Sofie Andersson, ledamot/sekreterare Carina Théen, huvudskyddsombud Olle Holmudd, skyddsombud A1 Arja Mäntykangas, skyddsombud A3 Gunnar Wramsby, Saco-S-föreningen Frånvarnande: Margareta Carlén, skyddsombud A2 Lisa Herrlin, studentrepresentant Helny Malmborg, studentrepresentant MINNESANTECKNINGAR Torsdag den 2 juni kl. 10:30-12:00 i sammanträdesrum C 614. 1. Mötets öppnande, godkännande av dagordning 2. Föregående minnesanteckningar och redovisning av eventuella vidtagna åtgärder. Minnesanteckningarna lades till handlingarna. Vilrum - Information gällande tillgänglighet till vilrum kommer att läggas ut på hemsidan under lokalfrågor. Ärendet ligger hos Kommunikation. Suppleanter- Dialogen kring om mötesdeltagare har suppleanter återupptas. Mötesdeltagare Suppleant Birgitta Alfraeus Carina Théen Carina Théen Skyddsombud VS Linda Sörensen Christina Lindqvist Mikael Löfström Frågan tas upp i ledningsrådet återkommer Anna-Lena Jingnäs Medarbetare vid Studenthälsan Akademierna har bara ett skyddsombud i nuläget, därmed finns det inga suppleanter. Respektive mötesdeltagares ersättare vid frånvaro publiceras på hemsidan.
Fikarum/A1- fysisk placering kommer att hanteras i och med inplaceringsarbetet och prioriteras i ombyggnationen. AFS 2015:4 - genomförd utbildning för chefer den 9 maj om organisatorisk och social arbetsmiljö. I samband med utbildningen gjordes en workshop. Diskussion fördes kring vad vi gör idag för att främja en god arbetsmiljö, hur vi förebygger risker för ohälsa och kränkande särbehandling, vad vi kan göra bättre samt vad för stöd behövs i arbetet. En sammanställning av materialet kommer att göras och undersöka vad vi ska fokusera på att arbeta vidare med. Företagshälsovård - upphandlingsarbetet är slutfört. Vi kommer att sluta nytt avtal med Previa men först efter att överprövningstiden är klar (13/6). Nytt avtal tecknas för perioden 2016-07-01 2017-12-31 med möjlighet till förlängning med 24 månader. Krav kommer att ställas på en bättre kunskap om vår verksamhet. 3. Av och på anmälan av skyddsombud Ingen av- och på-anmälan av skyddsombud. 4. Lokaler Renovering av röda matsalen hinns inte med i år. Arbetet måste upphandlas och renovering planeras till sommaren 2017. Lokalprogrammet är förhandlat och beslut tas av rektor den 7 juni. Därefter uppstartsmöte med konsulter från Akademiska hus om hur arbetet kring inplacering ska ske. Carina Théen, Cecilia Hallgren, Linda Sörensen och Christina Lindqvist kommer vara delaktiga i detta arbete. Inplaceringstest planeras att vara klart hösten 2016. Skyddsrond av alla gemensamma lokaler vecka 23. Carina Théen, Cecilia Hallgren, Linda Sörensen och Christina Lindqvist kommer att utföra skyddsronden. Återkommer med information under nästa möte. Klagomål över städning i fikarum, det uppmuntras till direktkontakt med lokalvårdare och att konkreta exempel ges vid missnöje. 5. Uppföljning handlingsplan Arbetsmiljöverktyget SAMbasic - snart klart och tillgängligt på hemsidan. Birgitta Alfraeus återkommer om detta. Samordning av student- och personalbarometer, - det har undersökts vilka leverantörer som finns och vilka som används på olika lärosäten. Tre verktyg som kan påvisa vetenskaplig grund, Quicksearch, Argus och Springlife. Nästa steg är att respektive leverantör ska presentera deras verktyg och visa vad de kan leverera utifrån vad vi efterfrågar. Bland annat trycka på vikt av material på engelska vid val av verktyg.
Medarbetarenkät, hoppas att kunna gå ut med förfrågan innan sommaren och därefter gå ut med enkät i höst. Delaktiga i projektet Framtidens lärandemiljöer 20 juni kommer det att vara en heldagsaktivitet för arbetsgruppen för att ta fram förslag. Arbetsgivaren hoppas kunna ha färdigt förslag i september för att inleda arbetet. Reviderar slutdatum till 161208 i handlingsplanen. Återrapportering av hälsoinsatser genomförda på akademier/vs/studentkåren under 2016 - alla enheter ska rapportera de hälsoinsatser som görs och vad syftet är med insatserna. Delaktiga i värdegrundsarbete - möte i oktober, Svante Kristensson återkommer med information. Revidera slutdatum till 161208 i handlingsplanen. Uppföljning av utvecklingssamtal genomförda 2016 - blankett från HR kommer att skickas ut. Rapportering i framtagande av systematiskt brandskyddsarbete - arbetet pågår. Förslag tas fram i hur arbetsgivaren ska arbeta i frågan. Arbete sker med Kanico och Akademiska hus. Frågan tas upp vid nästa möte. Revidera slutdatum till 161208. Genomgång av tillbudsrapporteringssystemet Lisa - ej haft möjlighet att starta upp arbetet. Revidera slutdatum till 161208. Revidering av arbetsmiljömålen HR tar fram förslag utifrån nya AFS, skickar ut förslag innan nästa möte att resonera kring. Avstämning systematiska arbetsmiljöarbetet inom HB hur det systematiska arbetsmiljöarbetet vid högskolan ska följas upp tas upp vid nästa möte. Att tänka på vid framtagande av nästa handlingsplan: - Beskriv aktivitetsprocessen och inför fler avstämningsdatum för när olika delar ska vara klart - Tydliggör vem som är ansvarig för aktiviteten 6. Information från de lokala arbetsmiljökommittéerna Respektive arbetsmiljökommittéers senaste minnesanteckningar skickades ut innan mötet, förutom anteckningar från A3 med anledning av framflyttat möte. A1 - dragskåp fungerar inte, togs upp på skyddsrond. Inget har ännu åtgärdats, Mikael Löfström tar med sig frågan. 7. AFS 2015:4
Se anteckningar under punkt 2 -Föregående minnesanteckningar och redovisning av eventuella vidtagna åtgärder. 8. Företagshälsovård Se anteckningar under punkt 2 -Föregående minnesanteckningar och redovisning av eventuella vidtagna åtgärder. 9. Medarbetarenkät Se anteckningar under punkt 5 -Uppföljning handlingsplan. 10. Praktikplatser för nyanlända och personer med funktionsnedsättning HR har skickat ut förfrågningsunderlag. Samtliga avdelningar har i uppgift att se över möjligheten att ta emot praktikanter. En praktikperiod kan vara från tre veckor till sex månader. Senast den 20 juni ska svaren vara HR tillhanda. Uppföljning kommer att ske kontinuerligt. 11. Motionsrum HR tittar på hur en enklare motionsanläggning kan se ut. Eventuella förbättringsförslag skickas via mail till Marcus Lindström eller Birgitta Alfraeus, alternativ lämna synpunkt på uppsatt lapp i motionsrummet. 12. Nya AFS:ar Ta del av föreskrifter via länk nedan. AFS 2016:2 om enkla tryckkärl började gälla från den 9 maj 2016. Arbetarskyddsstyrelsens föreskrifter om enkla tryckkärl (AFS 1993:41). Omtryckt i AFS 1994:53 upphävs 20 april 2016. AFS 2016:1 om tryckbärande anordningar träder i kraft den 19 juli 2016. Föreskrifterna gäller konstruktion, tillverkning och bedömning av överensstämmelse för tryckbärande anordningar och aggregat vars högsta tillåtna tryck, PS, är högre än 0,5 bar. 13. Övriga frågor a) Digital tentamen Avdelningen Studentcentrum har lyft frågan om hur högskolan ska arbeta vidare i frågan om digital tentamen. Sektionschef för sektionen PUF och prorektor Martin Hellström ska utreda för hur frågan ska arbetas vidare med och kartlägga nuvarande situation. En styrgrupp ska bildas med projektledare och arbetsgrupper. Det ska utses en projektledare. Den 15 december ska rapport om arbetet skickas till Styrelsen. Uppföljning av det fortsatta arbetet kommer att ges. b) Intern kommunikation Det finns behov av utbildningsinsats för chefer kring kommunikation. Utbildning om hur chefer bör kommunicera i tal och skrift med sina medarbetare både på individ- och gruppnivå.
c) Stöld/snatteri Det har uppmärksammats att det försvinner mat i fikarum under möten, misstänker obekanta personer. Förslag: skriva namn på mat och följa upp om det minskar vid åtgärd. 14. Mötets avslutande Birgitta Alfraeus Ordförande