Till Styrelsen 2014-09-04 Energitjänsteprojektet Fas 2 och Fas 3 Sammanfattning Leksandsbostäders styrelse fattade i september 2012 beslut om att starta ett energitjänsteprojekt vars syfte var att identifiera och genomföra energibesparande åtgärder. Tillsammans med Leksands kommun genomfördes en gemensam upphandling av projektet. Caverion Sverige AB vann upphandlingen i konkurrens. Under hösten 2013 inleddes projektet med Fas 1. Alla fastigheter inventerades och åtgärdsförslag för att sänka energi- och driftkostnader presenterades i början av 2014. Varje åtgärdsförslag är prissatt och energieffektiviseringar kalkylerade. Enligt det upphandlade avtalet har vi rätt att avropa genomförande av entreprenader utifrån redovisade åtgärdsförslag denna genomförandefas av projektet benämns Fas 2. Dessutom ger Caverion Sverige AB garantier på beräknade energieffektiviseringar denna uppföljningsfas benämns Fas 3. Denna tjänsteskrivelse syftar till att ta beslut om projektgenomförande av Fas 2 med åtgärder och därefter uppföljning av energibesparingar i Fas 3. I denna tjänsteskrivelse presenteras underlag för beslut endast för Leksandsbostäders fastigheter. För Leksands kommun görs en separat skrivelse och tas separata beslut. Genomförandet av fortsättningen av projektet med Fas 2 o 3 kan sammanfattas med följande fördelar: Projektet kommer att bidra till målet att minska användningen av energi i Leksandsbostäders byggnader enligt vår miljöplan. Målet är att minska förbrukningen med 20 % från 2009 till 2020 och i energitjänsteprojektet finns en beräknad besparing på 15 % till år 2017, efter genomförda åtgärder i Fas 2. I projektet beräknas även en vattenbesparing på 17 %. Inom projektet åtgärdas lokaler som idag riskerar eller i vissa fall redan har ålägganden från myndigheter gällande bl.a. arbetsmiljö. Det är fördelaktigt att göra dessa åtgärder på ett samordnat sätt inom projektet. Koldioxidutsläppen bara från Leksandsbostäders egna fastigheter kommer att minska med ca 149 ton per år. Entreprenören (Caverion) garanterar 90 % av beräknade energibesparingar. Telefon: 0247-805 00 Besöksadress: Hagagatan 8 Postadress: Box 244 793 25 Leksand e-post: leksandsbostader@leksand.se www.leksandsbostader.se Sida 1 av 5
Projektet kommer bl.a. leda till en förbättring av inomhusmiljön, minskade akuta underhållsinsatser, förstärkning av varumärket Leksandsbostäder även som ett miljömedvetet bostadsföretag. Beskrivning av projektet Målet med projektet är att skapa förutsättningar för en effektiv förvaltning energimässigt och kostnadsmässigt såväl på kort som lång sikt. Projektet är ett samarbetsprojekt mellan Leksandsbostäder och Leksands kommun. Vår fastighetschef Pelle Lindqvist är projektledare för hela projektet. Arbetet med projektet kommer att ske inom vår ordinarie fastighetsorganisation för våra egna och kommunens fastigheter. I detta inräknas även de nya tjänsterna som fastighetsförvaltare respektive projektledare som inrättats inom förvaltningsuppdragen under 2014. Ett energitjänsteprojekt är en affärsmodell som används för att samla ihop många små och stora projekt i en effektiv genomförandeprocess med minimal administration och korta ledtider. Grundidén i modellen är att finansiera åtgärderna genom att utnyttja besparingen på energikostnader och omvandla det till utrymme för kapitalkostnader. Vi i Leksandsbostäder kommer även att utnyttja stor del av ordinarie underhållsbudget och investeringsutrymme. I avtalet garanterar entreprenören Caverion nivån på möjlig energibesparing med det åtgärdspaket som beslutas för Fas 2. Detta ger en minimal risk för oss. Uppföljningen sker i det som benämns Fas 3. Caverion garanterar 90 % av den beräknade nivån på energibesparingar. Det innebär att om inte den uppnås ersätter de oss för mellanskillnaden. I det fall besparingen överstiger den beräknade nivån får de hälften av den överskjutande besparingen som ersättning. Under åren som garantin gäller betalar vi en serviceavgift på 3,12 kr/kvm/år till Caverion. Formerna för garantin och garantitid regleras i avtalet som tecknas för Fas 3. För att exemplifiera motsvarar det, efter det att alla åtgärder är genomförda, i 2013-års priser en garanterad nivå på besparingar med ca 2 200 tkr och en serviceavgift på ca 300 tkr. Information om projektets avtalsutformning Vid ett beslut om Fas 2 och 3 finns färdiga avtalsformulär som ligger till grund för avtalet med entreprenören. I avtalet ingår Allmänna Bestämmelser (ABT 06) för totalentreprenad avseende byggnads-, anläggnings- och installationsarbeten. I avtalet ingår också administrativa föreskrifter och beskrivningar där beställaren beskriver kraven mot entreprenören och vilka krav som gäller mot Leksandsbostäder som beställare. Hela avtalskonstruktionen låg till grund för upphandlingen av energitjänsteprojektet och togs fram i ett tidigt skede av Leksandsbostäder i samarbete med Leksands kommun. Till hjälp anlitades en specialist inom området. Underlaget Sida 2 av 5
är väl genomarbetat och kvalitetssäkrat för att skydda och tydliggöra ansvaret för såväl entreprenör som beställare. Status på byggnader och tekniska installationer Under Fas 1 har 98 579 kvm (a-temp) av Leksandsbostäders fastighetsbestånd inventerats. Generellt är fastigheterna i relativt gott skick och de har utifrån förutsättningarna driftoptimerats väl. Det innebär att det initialt uppsatta projektmålet på 20 % energibesparingar inte uppnås, utan med de åtgärder som vi nu väljer att genomföra beräknar vi uppnå 15 % energibesparing. Utifrån denna inventering kan följande allmänna omdöme redovisas: Generellt är fastigheterna i relativt gott skick och de har utifrån förutsättningarna driftoptimerats väl Tekniska installationer är generellt sett gamla och slitna och har uppnått eller överskridit sin tekniska livslängd. För flertalet anläggningar finns inte längre reservdelar att tillgå Klimatskärmar är i behov av underhåll och förbättringar Värmeundercentraler är i behov av utbyte Behov av uppkoppling av flertal fastigheter för möjlighet till förbättrad kontroll och driftoptimering Befintliga ventilationsanläggningar i behov av utbyte Belysning och motorvärmare behöver uppgraderas Åtgärder I slutet av januari 2014 presenterade Caverion sitt åtgärdsförslag. Det omfattade 98 579 kvm (a-temp) och 121,2 Mkr. Omfattningen blev större än vi ursprungligen planerat. Därefter har ett omfattande arbete genomförts där vi har valt ut vilka åtgärder vi vill genomföra i projektet. De tyngst vägande kriterierna vid det arbetet har varit energieffektivisering och kostnadseffektivitet. Dock är det så att vi även föreslår åtgärder som inte i sig ger energieffektivisering men de är en förutsättning för andra åtgärders funktion. Det framarbetade slutliga åtgärdsförslaget omfattar 94 414 kvm (a-temp) och 41,4 Mkr och presenteras i bilaga 2. Priserna angivna i denna skrivelse är inklusive den kostnad icke avdragsgill moms utgör för Leksandsbostäder. När vi påbörjar genomförande av åtgärder i byggnaderna kommer det att tillkomma vissa kostnader som i avtalet inte ingår i entreprenaden. Det kan vara exempelvis anslutningsavgift till fjärrvärme, ommålning av innertak i samband med utbyte till mindre armaturer, etc. Vi tror att en rimlig uppskattning för denna typ av kostnader kan vara ca 5 % - 2 Mkr. Sida 3 av 5
Kategori Mkr Värmeinstallationer 12,4 Tappvatteninstallationer 2,7 Styr-, regler- och övervaknings-utrustning 5,9 Luftbehandlingsinstallationer 10,9 Mätvärdesinsamling 2,1 Klimatskärm 3,2 Elinstallationer 4,2 Totalt åtgärdsförslag Caverion 41,4 Tillkommande ÄTA 2,0 Totalt: 43,4 Tabell 1 Fördelning över åtgärdernas omfattning i (Mkr) per åtgärdskategori De åtgärder som vi valt att inte genomföra inom ramen för detta projekt utgör en mycket värdefull åtgärdsbank med de behov som finns i våra fastigheter och som vi behöver planera in att genomföra under åren från 2017 och framåt. Ekonomi Åtgärdsförslaget omfattar totalt 41,4 Mkr, inkl. moms. Av detta utgör 24,2 Mkr investeringar och 17,2 Mkr underhåll. Kriterierna för denna fördelning är avstämda med bolagets revisorer. Utöver detta tillkommer ÄTA (ändrings och tilläggsarbeten) med 2,0 Mkr, uppskattningsvis fördelat med 1,0 Mkr på underhåll och 1,0 Mkr investering. Vi planerar att genomföra detta projekt fördelat över en fyraårsperiod med start hösten 2014. Den ordinarie nivån för underhåll är ca 10,0 Mkr årligen. Vi planerar att utnyttja del av den för genomförande av underhållsåtgärderna inom projektet. Finansieringen av investeringsåtgärderna sker genom att använda det ordinarie avskrivningsutrymmet på 10,0 Mkr årligen. Underhållsbudget Investeringsutrymme 2014 3,0-2015 6,0 10,0 2016 6,0 10,0 2017 3,2 5,2 Totalt: 18,2 25,2 Tabell 2 Fördelning över åtgärdernas omfattning inkl. ÄTA i (Mkr) per år uppdelat på underhåll resp. investering Genomförandet av åtgärderna kan eventuellt komma att förskjutas i tid över ett årsskifte. Eftersom projektet pågår under flera år kommer åtgärderna under projektets gång att uppdateras till det för genomförandetidpunkten rådande nuläget. Det kommer i vissa fall innebära tillkommande åtgärder med viss fördyring, men även avgående åtgärder med minskade Sida 4 av 5
kostnader. Sammanfattningsvis beräknas totalramen kunna hållas för åtgärderna. Uppföljning av projektet kommer att redovisas för styrelsen kontinuerligt. Den inom projektet garanterade besparingen av energianvändning kommer med största sannolikhet att leda till minskade kostnader. Det minskade kostnadsutrymmet kan omvandlas till att finansiera underhåll eller investeringar. I vårt finansieringsförslag har vi dock valt att inte kalkylera med detta utrymme. Det innebär att det kan användas som en buffert inom projektet eller för omdisponering till andra behov. Initialt i upphandlingen av projektet sattes ett mål att pay-off tiden för åtgärderna totalt inte skulle överstiga 12 år. I det nu gällande åtgärdsförslaget är pay-off tiden 17 år om man enbart kalkylerar med besparingen på media. Orsaken till den relativt höga pay-off tiden är främst att hänföra till att de tekniska installationerna i våra fastigheter generellt är gamla och slitna och har uppnått eller överskridit sin tekniska livslängd. De måste helt enkelt bytas ut även om det i sig inte innebär en besparing på energikostnaden. I flertalet fall är de även en förutsättning för andra åtgärder som i sin tur genererar energibesparingar. Flertalet av åtgärderna innebär även en resursbesparing i tid. Det innebär att vi frigör tid för att kunna utföra viss skötsel och reparation i egen regi, vilket i sin tur medför besparing på köpta tjänster. Om vi kalkylerar med denna besparing så är pay-off tiden för åtgärderna totalt istället 12,8 år. Förslag till beslut Styrelsen beslutar att: uppdra till VD att teckna avtal med Caverion Sverige AB för igångsättande av Fas 2 o Fas 3 i energitjänsteprojektet. Planerad start av genomförande av Fas 2 under hösten 2014. projektet finansieras genom den ordinarie underhållsbudgeten samt det investeringsutrymme som avskrivningarna medger. Total ram för projektet, inkl. ÄTA, ska vara 43,4 Mkr. För Leksandsbostäder AB Pelle Lindqvist Fastighetschef Underlag Bilaga 1 Objektsammanställning med beräknade energibesparingar Bilaga 2 Åtgärdslista med detaljerade beskrivningar Sida 5 av 5