Innovationsupphandling av återanvändningssystem

Innovationsupphandling av återanvändningssystem Slutrapport FAS 1 Förstudie Pre-commercial public procurement of system for reuse Final report for phase 1 feasibility study 1

Projektsammanfattning: FAS 1 - Förstudie Denna slutrapport lämnas till framtidsgruppen/styrgruppen inom SAMSA samt VINNOVA som beslutsunderlag för beslut i respektive organisation om genomförande av FAS 2. Utfall SAMSA beslutade i slutet på april 2013 att verka för att genomföra förkommersiell upphandling av system för återanvändning som kan ersätta eller komplettera dagens återvinningscentraler (ÅVC). Projektet ska ses som ett utvecklingsprojekt för SAMSAs medlemmar, där syftet är att utveckla såväl beställarkompetens som förståelse för innovativa processer och därigenom stimulera FoU och tillväxt inom miljöteknikbranschen. Målet är att bidra till utveckling av en marknadsbaserad lösning på hur återanvändningsgraden kan öka för hushållsavfall som kommunerna har ansvar för och som idag lämnas in på traditionella ÅVC. Behovet för nya lösningar bedöms vara stort då återanvändningsgraden är låg. Såväl de miljömässiga som de ekonomiska vinsterna är stora om återanvändningen kan öka. Projektet förväntas genomföras i fyra faser. 1) Förstudie - fördjupad problem- och behovsformulering 2) Inbjudan och undersökning av lösningar 3) Pilottest 4) Underlag för kommersiell upphandling Föreliggande rapport är slutrapport för FAS 1. Det huvudsakliga syftet med denna fas har varit att verifiera behov och genomföra en möjlighetsanalys som vid positivt utfall ska ligga till grund för en genomförandeplan för kommande faser. Utfallet av FAS 1 har varit att förkommersiell upphandling av återanvändningssystem anses kunna genomföras. Till följd av denna bedömning har även en genomförandeplan för kommande faser utvecklats. SAMSA beslutade vid möte den 7 november att ge styrgruppen mandat att fatta beslut om kommande faser. Mål för projektet Målet för FAS 1 har varit att identifiera och verifiera behov, genomföra en möjlighetsanalys och om det anses lämpligt att gå vidare, även utveckla genomförandeplan för kommande faser. Målet anses uppfylld då behovsverifiering bekräftade och förtydligade den förväntade utmaningen hos SAMSAs medlemmar. Under möjlighetsanalysen fanns det inget som tydde på att förkommersiell upphandling inte skulle kunna vara ett lämpligt verktyg. Genomförandeplan har utvecklats och det finns en beredskap för FAS 2 och FAS 3. Syfte och mål Det övergripande syftet att utveckla såväl beställarkompetens som förståelse för innovativa processer och därigenom stimulera FoU är delvis uppfyllt i och med att genomförandet av FAS 1 genomfördes enligt ursprunglig plan med ett positivt resultat. Målet att bidra till utveckling av en marknadsbaserad lösning på hur återanvändningsgraden kan öka, har i viss mån nåtts i och med informationsspridning och kunskapsutveckling under FAS 1. Resultat och förväntade effekter Behovet för nya lösningar bedöms vara stort då återanvändningsgraden är låg med nuvarande system. De miljömässiga som de ekonomiska vinsterna är stora om återanvändningen kan öka. Visionen är att det i framtiden inte finns något avfall. System för återanvändning ska ta oss närmare visionen. 2

Förväntad effekt av FAS 1 var framför allt att få behov identifierade och öka förståelsen för samhällsutmaningen i att minska avfall och i innovationsupphandling. Effekten har uppnåtts. Upplägg och genomförande Projektet förväntas genomföras i fyra faser. 1) Förstudie - fördjupad problem- och behovsformulering 2) Inbjudan och undersökning av lösningar 3) Pilotanläggningar 4) Underlag för kommersiell upphandling Det har skett en marginell försening av FAS 1 och en förlängning av FAS 2, eftersom vissa moment tar längre tid än väntat. 1 februari 2014 Anbudsinbjudan publiceras 15 april 2014 sista anbudsdag 30 maj 2014 beslut/tilldelning 30 oktober 2014 slutredovisning av lösningar inför fas 3 Syfte och måluppfyllelse engelska The overall aim of developing purchasing skills and an understanding of innovative processes, to stimulate R & D is partially satisfied by the implementation of PHASE 1. The phase was carried out according to the original plan with a positive result. The aim to contribute to the development of a market-based solution for the reuse ratio to increase, has to some extent been achieved by spreading of information and increasing knowledge about reuse and procurement of innovations during PHASE 1. Resultat och förväntade effekter - engelska The need for new solutions is expected to be extensive as the reuse rate is low with the current system. The environmental and economic benefits are large if reuse may increase. The vision is that in the future there is no waste. Reuse systems will take us closer to this vision. Expected impact of PHASE 1 was mainly to get the needs identified and increase understanding of the societal challenge of reducing waste and the procurement of innovation. Effect is achieved. Upplägg och genomförande - engelska The project is expected to be implemented in four phases. 1) Feasibility study - deeper problems and needs formulation 2) Call and investigation of solutions 3) Pilot tests 4) Basis for commercial contracts There has been a slight delay in PHASE 1 and an extension of PHASE 2, since some moments take longer than expected. February 1, 2014 Call for tenders published April 15, 2014 - deadlines for submission May 30, 2014 - decision / award 30 October 2014 - final report on solutions for PHASE 3 3

Innehåll Projektsammanfattning: FAS 1 - Förstudie... 2 Utfall... 2 Mål för projektet... 2 Syfte och mål... 2 Resultat och förväntade effekter... 2 Upplägg och genomförande... 3 Syfte och måluppfyllelse engelska... 3 Resultat och förväntade effekter - engelska... 3 Upplägg och genomförande - engelska... 3 Bakgrund... 6 Syfte för hela projektet... 6 Mål för hela projektet... 6 Genomförandeplan för hela projektet... 7 FAS 1. Förstudie... 7 FAS 2. Inbjudan och undersökning av lösningar... 7 FAS 3. Pilottest... 7 FAS 4. Underlag för kommersiell upphandling... 7 Genomförande av FAS 1 - Förstudie... 8 Fördjupad behovsanalys... 8 Omvärldsanalys... 9 Behovsverifiering... 9 Möjlighetsanalys... 9 Genomförandeplanering... 10 Ekonomi... 10 Budget... 10 Resultat... 11 Genomförandeplan kommande faser... 12 Fas 2 Inbjudan och undersökning av lösningar... 12 Finslipa förfrågningsunderlag, annonsering och utvärdering... 12 Publicering och anbudstid... 13 Utvärdering I... 13 Utveckling... 13 Utvärdering II... 13 4

Fas 3 Pilottester... 13 Budget... 14 Budget för FAS 2... 14 Budget för FAS 3... 14 Tidsplan... 15 Ursprunglig tidsplan... 15 Tidsplan för FAS 2... 15 Tidsplan för FAS 3... 15 Upphandlande enhet... 15 Kommunikationsplan... 15 Syfte... 16 Mål... 16 Målgrupper och kanaler... 16 Kommunikation av anbudsinbjudan... 16 Projektorganisation... 16 Styrgrupp... 17 Projektledare... 17 Projektgrupp... 17 Kontaktuppgifter... 18 Litteraturlista... 19 Bilagor... 20 5

Bakgrund Vid SAMSAs möte den 30 april 2013 beslutades det att man gemensamt inom SAMSA ska verka för att genomföra en förkommersiell upphandling av ett nytt system för återanvändnings-/återbrukscentraler som kan ersätta eller komplettera dagens återvinningscentraler (ÅVC). Det konkreta målet med projektet är att aktivt bidra till utveckling av en marknadsbaserad konkret lösning på hur återanvändningsgraden kan öka väsentligt för det hushållsavfall som kommunerna har ett ansvar för och som idag lämnas in på traditionella ÅVC. Behovet för nya lösningar bedöms vara stort då återanvändningsgraden är mycket låg, samtidigt som vi måste arbeta oss upp i avfallshierarkin om vi ska skapa ett hållbarare samhälle. Såväl de miljömässiga som de ekonomiska vinsterna är stora om återanvändningen kan öka. Den första fasen av projektet är i och med denna rapport avslutad. SAMSA har vid möte den 7 november beslutat att ge Framtidsgruppen (som är identisk med styrgruppen för innovationsupphandlingen) mandat att gå vidare till FAS 2 i upphandlingen. Beslutet i sin helhet: 6. Rapport från framtidsgruppen Se bifogad PPP från Dolores Öhman. SAMSA beslutade att ge framtidsgruppen i uppdrag att gå vidare med FAS 2 i projektet Innovativ upphandling enligt redovisat tidsplan under förutsättning att VINNOVA medfinansierar. SAMSAmedlemmarna står för hälften av kostnaderna av FAS 2 utifrån antal medborgare. Denna slutrapport lämnas till framtidsgruppen samt VINNOVA som därefter fattar beslut om genomförande av FAS 2. Syfte för hela projektet Projektet ska ses som ett utvecklingsprojekt för SAMSA:s medlemmar. Syftet med projektet är att: ge medlemmarna möjlighet att arbeta sig upp i avfallshierarkin och avfallsminimera genom att aktivt bidra med utveckling av marknadsbaserade, effektiva lösningar som saknas idag och som kan köpas in efter projektet. utveckla beställarkompetensen hos medlemmarna för att skapa hållbarare affärer för såväl beställare som leverantörer. stimulera FoU och tillväxt inom miljöteknikbranschen genom att efterfråga och aktivt bidra till utveckling av innovation i upphandlingar. driva på en allmän utveckling inom branschen genom att tänka nytt och sprida goda exempel. Mål för hela projektet Målet med projektet är: att genom förkommersiell upphandling aktivt delta i utvecklingen av ny alternativt kompletterande lösning för att kraftigt öka återanvändningsgraden av det material som idag lämnas till traditionella ÅVC. stimulera den egna branschen genom att utveckla rollen som beställare. öka medvetenheten hos såväl privatpersoner som företag omkring avfallshierarkin och vikten av att vi tar oss upp i hierarkin. 6

att deltagande leverantörer vidareutvecklar eget FoU-arbete under processen. att vinnande företag utvecklar en ekonomiskt, socialt och ekologiskt hållbar tjänst eller produkt som kan implementeras i SAMSA-medlemmarnas organisation och spridas till andra som har ansvar för ÅVC eller liknande centraler idag, såväl nationellt och internationellt. Genomförandeplan för hela projektet Projektets ramverk anges i projektbeskrivningen som ligger som bilaga 1 Projektet planeras att genomföras i fyra faser. Varje fas utvärderas och projektet kan avbrytas om önskat resultat inte uppnås. Det ligger i processens natur att det finns en risk för misslyckande. FAS 1: Förstudie - fördjupad problem- och behovsformulering FAS 2: Inbjudan och undersökning av lösningar FAS 3: Pilottester FAS 4: Underlag för kommersiell upphandling FAS 1. Förstudie I den första fasen genomfördes en fördjupad problem- och behovsformulering. Under avsnitt Genomförande av fas 1 förstudie beskrivs det hur fasen har genomförts och vilka resultat som har uppnåtts. FAS 2. Inbjudan och undersökning av lösningar I den andra fasen bjuds intresserade in att lämna in förslag på lösningar. De inkomna förslagen med störst potential ges ett begränsat finansiellt stöd och rådgivande stöd från projektgruppen för att ta fram ett fördjupat lösningsförslag. Det utkast till Förfrågningsunderlag som utarbetas i förstudien anger tillsammans med denna slutrapport ramar för fasens genomförande. En detaljerad genomförandeplan för denna fas beskrivs under avsnittet Genomförandeplan kommande faser FAS 3. Pilottest De mest lovande av lösningarna av de som valdes ut till FAS 2 ges möjlighet att utveckla en fullskalig modell och testköra denna i olika miljöer, exempelvis i storstadsmiljö och i landsbygdsmiljö. Piloterna testas i nära samarbete med projektgruppen och SAMSA-medlemmarnas övriga experter inom ÅVC och återanvändning. Såväl process som resultat utvärderas. En lite mer utförlig genomförandeplan för denna fas beskrivs under avsnittet Genomförandeplan kommande faser FAS 4. Underlag för kommersiell upphandling På bakgrund av utvärdering av pilottest tas nytt upphandlingsunderlag fram som stöd till SAMSAs medlemmar som i nästa fas vill genomföra offentlig upphandling för kommersiellt införande. 7

Genomförande av FAS 1 - Förstudie Förstudien har i allt väsentligt genomförts enligt ursprunglig plan i projektbeskrivningen. Projektledaren har varit samlande och ansvarig för genomförandet. Projektgruppen har varit aktiv och bidragit med sin breda och djupa kompetens inom avfallsområdet, upphandlingsområdet och design-/innovationsområdet. Projektgruppen har träffats fyra gånger. Mötena har dokumenterats i minnesanteckningar som läggs som bilagor 2-5. Styrgruppen har hållits informerad och uppdaterad genom hela processen genom tät mailkontakt. För att skapa struktur, öppenhet och kommunikation har projektet samlats på en hemsida www.samsainnovation.se Samlad dokumentation från FAS 1 kommer att presenteras även på hemsidan. Innovationsupphandlingen har också utvecklats till ett forskningsprojekt. Hans Knutsson och Anna Thomasson, universitetslektorer och forskare i företagsekonomi, Public Management-gruppen på Ekonomihögskolan vid Lunds universitet följer, dokumenterar och kommer att publicera erfarenheter av projektet ur ett vetenskapligt perspektiv. Efter inbjudan till fem konsultföretag anlitades en konsult för upphandlingsstöd som har arbetat nära projektgruppen. Projektgruppen har haft en nära dialog med VINNOVA omkring genomförandet. Detta omfattar bland annat en pilot omkring processer för behovsidentifiering, framtagande av informativ tecknad film och deltagande vid Kvalitetsmässan i Göteborg. I förbindelse med Kvalitetsmässan gavs också möjlighet att träffa projektledare och representanter från de tre andra förkommersiella upphandlingarna som är igång och som VINNOVA finansierar. Viktigt erfarenhetsutbyte gjordes framför allt med ITS Kista-projektet som har kommit in i FAS 3 i sitt projekt. Erfarenhetsutbyte med Stockholms Stad har också skett i olika former. SAMSA har bland annat fått ta del av Stockholms Stads nyligen sammanställda rapport om framtidens ÅVC, med visst fokus på olika former av affärsmodeller. Rapporten har fungerat som ett bra stöd i utvecklingen av SAMSAs förfrågningsunderlag. Förstudien har genomförts enligt de faser som angavs i projektbeskrivningen. Nedan redovisas de aktiviteter som har genomförts i de olika faserna. Fördjupad behovsanalys I den fördjupade behovsanalysen skulle behov av nya lösningar konkretiseras. Behovsanalysen har framför allt omfattat en nulägesanalys där rapporter om ÅVC och närliggande ämnen har samlats in. Dessa omfattar såväl vetenskapliga publikationer som mer verksamhetsnära publikationer så som tidigare genomförda enkätundersökningar bland medborgare. Bland det mest centrala underlaget kan nämnas: Svenska Miljöinstitutets Förebygga avfall med kretsloppsparker - Analys av miljöpåverkan som analyserar effekterna av en av de mest moderna kretsloppsparkerna, Alelyckan i Göteborg som har lagt stor vikt vid att öka återanvändningen inom ramen för ÅVC. Avfall Sveriges Avfallsförebyggande i praktiken. En guide till hur kommuner kan arbeta med återbruk baserat på kommunala avfallsverksamheters gemensamma erfarenhet. Rapporten omfattar även en juridisk analys av återanvändningsområdet. Hässleholm Miljös beslutsunderlag till ny kretsloppspark som omfattar såväl användarundersökning som teknisk och geografisk analys, samt viss omvärldsbevakning. NSRs plockanalys av inlämnat material. Denna är inte avslutad, men har funnits tillgänglig som arbetsmaterial. En mer omfattande lista över underlagsrapporter finns i Litteraturlista 8

Vid VINNOVAs seminarium om Innovation på beställning genomfördes parallellt ett pilotprojekt med inbjudna externa konsulter som skulle testa olika metoder för behovsverifiering. SAMSAs projekt fungerade som case och resultatet har varit till stor nytta i behovsanalysen. Utöver dokumentstudier och VINNOVAs pilotprojekt har en heldagsworkshop med drygt 30 deltagare bidragit till att skärpa utmaningen. Deltagarna bjöds in för att skapa en blandning av offentlig, privat, ideell, stor och liten. Detta för att få in en bra bredd från olika perspektiv och branscher. Samlad dokumentation från workshoppen presenteras i Bilaga 6. Omvärldsanalys Omvärldsanalysen har till viss del överlappat behovsanalysen. En del av litteraturstudierna har omfattat omvärldsanalys och den genomförda workshoppen hade en viss inriktning på omvärldsanalys. I projektgruppen har även funnits deltagare som har varit involverade i Avfall Sveriges tidigare genomförda framtidsspaning och tagit med sig erfarenheter därifrån in i projektet. Det har även genomförts en mindre analys av andra förkommersiella upphandlingar. Denna tillsammans med en juridisk riskbedömning presenteras i Bilaga 7 Behovsverifiering Internt har en mindre enkätundersökning genomförts bland SAMSAs medlemmar för att kartlägga hur olika frågor prioriteras. Sammanfattning av enkäten presenteras i Bilaga 8. Detta har varit en del av den interna behovsverifieringen. Vid SAMSAs möte den 7 november presenterades projektet för medlemmarna och de bereddes möjlighet att ställa frågor och kommentera innan principbeslut fattades om nästa fas. Medlemmarna beslutade att ge styrgruppen mandat att besluta om nästa fas. Externt har innovationsupphandlingen bland annat presenterats på de upphandlingsbranschråd som SAMSA har tagit initiativ till där branschen finns representerad. Se http://www.samsa-innovation.se/dialog/ för mer information och dokumentation. Workshop och dialog med inbjudna deltagare har även fungerat som del i behovsverifieringen, tillsammans med den löpande dialogen mellan projektgruppens deltagare och styrgruppen. Möjlighetsanalys Möjlighetsanalysen omfattar analys av behovs- och omvärldsanalys samt behovsverifiering. Övergripande kan analysen sammanfattas med att det inte har framkommit något som tyder på att förkommersiell upphandling inte skulle kunna vara en lämplig framkomlig väg för att möta SAMSAs utmaningar. Analysen har gett svar på lämplig avgränsning för material. Lämpliga produkter till återbruk är, enligt Avfall Sveriges rapport Avfallsförebyggande i praktiken: 1. Fönster, dörrar och virke 2. Marksten, betongplattor, takplattor och tegel 3. Vitvaror och spisar 4. Hemelektronik och elprodukter 5. Skåp, kontorsmöbler, inne- och utemöbler 6. Kläder, mattor, gardiner, filtar och övrig textil 7. Badkar, cyklar, kastruller, verktyg och övriga metallprodukter 8. CD/DVD och plastleksaker 9. Toalettstolar, handfat och andra VVS produkter 10. Böcker och tidningar 9

Dessa produkter tillsammans med övrigt husgeråd och eventuellt även farligt avfall som kan omhändertas på ÅVC anses vara en lämplig avgränsning för en innovationsupphandling. Det bedöms dock viktigt att anbudslämnare kan lämna förslag på lösningar på delar av dessa produkter och att lösningen därför inte nödvändigtvis omfattar hela listan. I övrigt har det under processens gång blivit allt mer tydligt att det är avgörande för innovationsupphandlingens framgång att det hålls så enkelt och så öppet som möjligt, både i process och i kommande förfrågningsunderlag. Stor vikt bör därför läggas vid information och kommunikation. Detta bedöms vara en avgörande framgångsfaktor i projektet. Analysen bottnar i att varje begränsning också är en potentiell risk att man utesluter bra idéer. Det är viktigt att få in dessa även om några eventuellt visar sig vara för långt ifrån genomförbarhet och kommersialiserbarhet. Det är då möjligt att uppfånga idéerna och eventuellt låta dem mogna och utvecklas i mer passande forum. Genom de tidigare faserna har det också blivit bekräftat att det från SAMSAs sida framför allt är ökad återanvändning som är den stora utmaningen. Men även bättre sortering, kostnadseffektivitet och säkerhet är viktiga komponenter. Ur ett användarperspektiv är tillgänglighet avgörande. Det ska vara lätt att göra rätt. Det mer övergripande perspektivet att minska avfall och förbättra miljön är också tydligt för såväl SAMSA som användare. Genomförandeplanering I och med att möjlighetsanalysen har gett ett jakande svar på att det är lämpligt att gå vidare med en förkommersiell upphandling, så har förstudien också omfattat en genomförandeplanering för kommande faser. Centralt i genomförandeplaneringen är att stora delar av den övergripande möjlighetsanalysen har stöpts om och arbetats in i det utkast till förfrågningsunderlag som presenteras i bilaga 9. Genomförandeplanen omfattar även utvecklad kommunikationsplan och budget för kommande faser. Genomförandeplanen presenteras i detalj under rubriken Genomförandeplan kommande faser. Ekonomi Budget Under förstudien har budget lagts för senare faser. Denna presenteras under avsnitt Genomförandeplan för kommande faser Nedan presenteras budget för förstudiefasen, så som den såg ut i projektbeskrivningen. Budgeten baserades på att projektgruppen skulle delta aktiv. Projektledaren hade huvudansvar för genomförande av hela förstudien med stöd av projektgrupp samt anlitad extern expertis. 10

Kostnadsposter Kostnad Intern workshop med aktiviteter 30000 resor/studiebesök 20000 Dialogmöte 30000 Övrigt 10000 Summa: 90000 Externa konsulttjänster: Projektledare 270000 Request for information (RFI) / enkätstudie 70000 Marknadsanalys 50000 Juridisk rådgivning 20000 Summa: 410000 Uppskattade personalkostnader (projektgrupp) 250000 Totalkostnad: 750000 Projektledare anlitades externt och förväntades lägga ca 500 timmar på projektet. Projektgruppen bestod av sex personer. Gruppen förväntades lägga totalt ca 80 arbetstimmar per person fördelat på sex månader, vilket totalt ger ca 500 timmar. VINNOVA beviljade stöd på 500 000 för kostnader och de SAMSA-medlemmar som avsatte personalresurser till projektet stod för egen personals kostnader motsvarande totalt 250 000 kr. Resultat Projekttiden blev något längre än planerat och avslutades först i december 2013. Detta berodde framför allt på att uppstartsfasen var långsammare än väntat och projektets omfattning var något större än väntat. Förseningen har inte påverkat kostnaderna i projektet. Projektledare och projektgrupp har uppskattningsvis lagt den tid på projektet som sattes av. Genomförandet av förstudien håller sig inom budgetramarna och landar på en total kostnad av 488 237 kr exklusive lönekostnader för anställd personal, vilket innebär att 11 763 kr lämnas åter till VINNOVA. Kostnadsposterna omfördelades något utifrån hur förstudien utvecklades, men i det stora hela genomfördes förstudien enligt planen. Nedan redovisas kostnadsposterna (exklusive medlemmarnas personalkostnader) utifrån VINNOVAs uppställning: Tjänster 397750 Utrustning 0 Material 0 Immaterialrätt 0 Resor 27487 Indirekta kostn. 0 Övrigt 63000 Summa: 488237 11

Genomförandeplan kommande faser Genomförandeplanen för kommande faser fokuserar främst på FAS 2. Dels eftersom det är de närmast förestående. Men också för att FAS 3 är mycket svår att förutse i nuläget, eftersom mycket av den beror på vilken typ av förslag som kommer in och utvecklas i FAS 2. Fas 2 Inbjudan och undersökning av lösningar Avfallsområdet är komplext med en mängd tillstånd, lagstiftningar och miljömässiga risker att ta hänsyn till. Komplexiteten kan man inte bortse från, men den riskerar att skrämma bort potentiella anbudslämnare med utvecklingsbara idéer. För att balansera enkelhet och komplexitet är tanken att förfrågningsunderlag hålls så enkelt som anses möjligt, medan publicering av rapport, bilagor och förslag på vidare läsning samtidigt ger anbudslämnare goda möjligheter att fördjupa sig i området, utifrån behov och intresse. Så mycket som möjligt av bakgrundsmaterialet kommer därför att samlas under en flik på www.samsa-innovation.se Denna kan sedan fram till publicering fyllas på med ytterligare hänvisningar till fördjupning om så anses nödvändigt. Mycket kraft har i projektgruppen lagts ned på att hitta rätt i begrepp och i hur man ska förhålla sig till den avfallstrappa som ska styra avfallshanteringen. Eftersom återanvändning står i fokus i innovationsupphandlingen är det naturligtvis viktigt att få in det i förfrågningsunderlag. Samtidigt är det viktigt att inte på förhand utesluta lösningar som kan lyfta miljönyttan på andra sätt. Lösningen som efterfrågas ska därför: Bidra till ett minskat uttag av jungfruliga råvaror. Minska inflödet av material till ÅVC alternativt styra om flödet så att det snabbare lämnar kommunal avfallsverksamhet utan att kvalitet och säkerhet minskar. Dessa punkter utesluter inte andra sätt att öka miljönytta. Samtidigt infångar de syftet med att arbeta med återanvändning. Med jungfruliga råvaror menas sådana råvaror som bryts ur naturen för att föras in i vårt kretslopp och användas i produktion. Genom att använda återvunna råvaror som redan är i kretsloppet för att tillverka nya produkter eller genom att återanvända produkterna innan de blir avfall, minskar behovet av jungfruliga råvaror. Båda punkter knyter an till kommunernas ansvar för att arbeta förebyggande, sträva efter att uppnå uppsatta miljömål och skapa en kostnadseffektiv avfallshantering. Finslipa förfrågningsunderlag, annonsering och utvärdering Som ett första moment i FAS 2 finslipas förfrågningsunderlag, annons och utvärdering. Detta görs bland annat med utgångspunkt i de beslut som styrgrupp och VINNOVA fattar omkring FAS 2. Ramarna för utkast till förfrågningsunderlag och utvärdering fastlades primärt vid projektgruppsmötet den 21/11 2013 (Bilaga 5). Ett första utkast finns bifogat som Bilaga 9. Även ramarna för publicering fastlades vid det avslutande projektgruppsmötet. Förfrågningsunderlaget och eventuell annan central information översätts till engelska och publiceras i internationella forum. Ökade kommunikationsinsatser inleds redan innan publicering av anbudsinbjudan. Framför allt genom spridning via medlemmar och nätverk. En expertpanel sätts samma bestående av förslagsvis: Branschkunnig (vd från styrgruppen) Affärsmodells- och marknadspotentialskunnig (riskkapital eller liknande) 12

Hållbarhetskunnig (Naturskyddsföreningen eller liknande) Beteendevetare Branschkunnig och projektkunnig (projektgruppsdeltagare) Momentet avslutas med att styrgrupp presenteras för komplett förslag på anbudsinbjudan och godkänner publicering. Publicering och anbudstid Publicering sker brett, både på hemsida och i Tendsign eller liknande system. Frågor och svar hanteras via hemsida. Anbudstid beräknas till 2,5 månader. Utvärdering I Ett antal leverantörer väljs ut av expertpanel och kallas till muntlig presentation. Därefter utvärderar och rekommenderar expertpanel ett antal leverantörer och styrgrupp fattar beslut om vem som går vidare. Projektledare fungerar som koordinator i arbetet, men deltar inte i själva utvärderingen. Angående avgränsning av anbudslämnare är utgångspunkten är att alla med organisationsnummer ska få lämna anbud. Även enskilda personer, men då ska de informera om när och hur de har tänkt starta verksamhet. Anbud ska innehålla: Beskrivning av lösning (Vilka/vilket material? Hur? Beteendeförändring? Förväntad nytta?) Affärsmodell (Marknadsdrivande? Hur ska lösningen kommersialiseras?) Genomförandeplan för fördjupad förslagsformulering (aktiviteter/tidsplan, budget, vem gör vad?) Dessa delar ska vara centrala i utvärderingen tillsammans med den grundläggande utgångspunkten som nämnts tidigare. Utveckling Utvalda leverantörer får fem månader på sig att utveckla förslag. Som stöd får de ett fastställt belopp att använda. Alla utvalda är garanterade ett på förhand kommunicerat minimumbelopp. En del projekt kan dock få ett högre belopp om det bedöms lämpligt. Utöver får de tillgång till en mentor/rådgivare med branschkännedom (förslagsvis projektgruppsmedlem). Utvärdering II Efter fem månader ska utvalda leverantörer inkomma med en ny rapport som beskriver lösning, affärsmodell samt planering och beräknad budget för fullskaligt test i FAS 3. Basrapporten presenteras för draknäste (expertpanel) där leverantörerna även får äska ur den avsatta potten. (Potten i FAS 3 delas alltså inte nödvändigtvis lika. Olika förslag kan behöva olika resurser.) Draknästet efterföljs eventuellt av förhandling/dialog för att vässa lösningsförslag och leverantörssammansättning. Förslag kan innehålla brister som kan åtgärdas, men som leverantörerna inte själv har identifierat. Efter det lämnas ny rapport in. Denna bildar underlag för expertgruppens utvärdering och styrgruppens beslut om vem som ska gå vidare. Fas 3 Pilottester I FAS 3 väljs ett minde antal leverantörer ut för att göra fullskaliga test av lösningsförslagen. Var och hur testen genomförs styrs av SAMSA-medlemmarnas behov och möjligheter. Men framför allt av lösningarnas karaktär. 13

Det bedöms dock troligt att fullskalig test bör genomföras under ett år, så att en hel säsongscykel kommer med. Därefter ska test utvärderas. Budget Det finns en viss osäkerhet i budgeten då det är svårt att förutspå utvecklingen beroende på vilken typ av förslag som kommer in och hur många de är. Det ges därför utrymme för flexibilitet. Budget för FAS 2 Den enskilt största budgetposten blir det stöd som utvalda leverantörer får. Detta beräknas till minimum 100 000 SEK per leverantör och totalt max 1 000 000 SEK, vilket sätter ett naturligt tak på maximalt 10 antagna leverantörer. Posten kan dock bli väsentligt minde. Om exempelvis endast fem leverantörer antas och ingen av dem bedöms behöva ett större stöd, halveras posten. FAS 2 bedöms vara ungefär lika omfattande som FAS 1 för den del av projektgruppen som inte ingår i expertpanel eller fungerar som mentor/rådgivare. Omfattning av projektledning beräknas också vara lika stort i FAS 2 som i FAS 1. Färdigställande av förfrågningsunderlag, framtagning av annons, kvalificering och utvärdering är ofta mer omfattande och tidskrävande än förberedelsearbetet i en traditionell upphandling för den upphandlande enheten. Detta faktum är än mer sant vid en förkommersiell upphandling. Behovet av juridisk analys och praktisk upphandlingskompetens är mer betydande i FAS 2 då behovsinventering, analys, förarbete till förfrågningsunderlag och marknadsanalys ska omsättas till en praktiskt och väl fungerande upphandling med tillhörande utvärdering. Upphandlingsprocesstöd bedöms därför behövas i något ökad omfattning i jämförelse med FAS 2. Juridisk spetskompetens inom andra områden såsom immateriella rättigheter och patent kan också bli aktuellt att anlita. Förfrågningsunderlag och eventuellt annan central information ska översättas till engelska, vilket innebär viss kostnad för översättning. De i expertgruppen som inte är SAMSA-medlemmar förväntas ges ersättning för det jobb som läggs ned. Kommunikation omfattar en egen post då det kan bli nödvändigt både med experthjälp med hemsida och med viss annonsering i press. Leverantörsstöd 1000000 Projektledning 280000 Upphandlingsstöd 150000 Övriga juridiska tjänster 40000 Översättningstjänster 30000 Kommunikation 50000 Expertgrupp 100000 Resor 50000 Övrigt 50000 SUMMA (SEK): 1750000 Budget för FAS 3 I nuläget är det mycket svårt att uppskatta en budget för FAS 3, då de inte går att förutspå vilken typ av lösningsförslag som väljs ut. En nybyggnation av en traditionell ÅVC kostar normalt 10-30 miljoner beroende på storlek och utformning. Man får dock förvänta att en eventuell pilotanläggning innebär lägre 14

investeringskostnader än nybyggnation av ÅVC, eftersom kostnadseffektivitet är ett viktigt kriterium. Troligt är också att det inkommer förslag som inte innebär nya anläggningar eller som innebär förändringar i befintliga anläggningar. I båda fall kommer kostnaderna vara betydligt lägre än kostnaderna för en nybyggnation av ÅVC. Gissningsvis väljs två till tre leverantörer ut och får äska från en pott på 5-10 miljoner kronor i utvecklingsstöd. Tidsplan Tidsplanen har blivit något förskjuten i jämförelse med ursprunglig tidsplan. Förstudien tog en dryg månad längre än planerat och FAS 2 bedöms ta ca sex månader längre än ursprunglig tidsplan, vilket gör att FAS 3 inleds ett halvår senare än planerat. Detta främst för att övergångstid mellan faser och moment inom faserna har tagit längre tid än ursprungligen förväntat. I gengäld är det sannolikt att FAS 3 kan förkortas så att projektet trots allt avslutas enligt ursprunglig plan. Ursprunglig tidsplan Mars - april 2013 Maj oktober 2013 November 2013 mars 2014 April 2014 april 2016 maj 2016 september 2016 Projektbeskrivning FAS 1: Förstudie FAS 2: Inbjudan och undersökning av lösningar FAS 3: Pilottester Underlag för kommersiell upphandling Tidsplan för FAS 2 (Förutsatt att beslut kan fattas snabbt av SAMSAs framtidsgrupp och VINNOVA) 1 februari 2014 Anbudsinbjudan publiceras 15 april 2014 sista anbudsdag 30 maj 2014 (senast) beslut/tilldelning 30 oktober 2014 slutredovisning av lösningar inför fas 3 Tidsplan för FAS 3 December 2014 December 2015 Januari 2016 maj 2016 Genomförande av pilottester Utvärdering av pilottester och utveckling av underlag för kommersiell upphandling Upphandlande enhet Då SAMSA inte är upphandlande enhet, går SYSAV in som upphandlande enhet: Sydskånes Avfalls AB (SYSAV) - org. nr. 556187-0410 Referens: VD Håkan Rylander Kostnader och ansvar för FAS 2 fördelas enligt beslut vid SAMSA-mötet 2013-11-07. Kostnads- och ansvarsfördelning för FAS 3 avgörs efter hand som det tydliggörs vilken/vilka SAMSA-medlemmar som kommer att utföra pilottester tillsammans med utvalda leverantörer. Kommunikationsplan En grov kommunikationsplan utvecklades under förstudiefasen. Stora delar av den kommer i FAS 2 att återanvändas. Den kommer även att utvecklas då kommunikation bedöms vara avgörande för fasens framgång. I FAS 3 kommer kommunikation inte att vara lika avgörande. Därför är nedanstående plan framför allt framtagen med inriktning på FAS 2. 15

Syfte Det övergripande syftet med kommunikation är att sprida kunskap om projektet och inleda dialog med intressenter. I FAS 2 är syftet framför allt att nå ut till potentiella leverantörer och genom kommunikationen tydliggöra SAMSAs utmaning. Mål Det övergripande målet för kommunikationen i FAS 2 är att den på ett avgörande sätt ska bidra till att såväl kvantitet som kvalitet på inkomna anbud säkras. Kommunikationen ska också skapa en tydlig förståelse för utmaningens karaktär och processens ramar och mål, både internt och externt till andra intressenter. Detta görs blanda annat genom att ta hjälp av bildspråk och designprocess för att tydliggöra och öka förståelsen. Målgrupper och kanaler Internt är målgruppen primärt ledning och personal som direkt berörs. Sekundär målgrupp är organisationernas ägare (kommunerna i form av bolagsstyrelse, nämnd, etc.) samt övrig personal. Dessa nås genom befintliga nätverk och interna kommunikationsnätverk. Externt är målgruppen primärt potentiella leverantörer, men också beslutsfattare och andra intressenter. Potentiella leverantörer som redan är aktiva på avfallsmarknaden nås genom befintliga nätverk, branschorganisationer och kommunikation i fackpress. Kanaler för att nå andra potentiella leverantörer och andra intressenter kan bland annat vara VINNOVAs kommunikationskanaler, ägarkommunernas näringslivsavdelningars kommunikationskanaler, sociala medier och dagspress. Kommunikation av anbudsinbjudan Förfrågningsunderlag annonseras på Tendsign eller liknande. Det tas också fram en enklare sammanfattning av FFU som kan spridas i sociala medier, professionella nätverk etc. Svensk utgåva ska gälla, men den översätts också till engelska. Spridning ska också ske genom medlemmarnas nätverk och hemsidor. Under förstudien har en mailinglista bestående av drygt hundra personer framtagits som även kommer att användas. Det fasta minimumbeloppet som delas ut i ekonomiskt utvecklingsstöd till alla leverantörer som väljs ut, ska kunna kommuniceras, för att väcka intresse. Gemensamma kommunikationsinsatser under våren diskuteras med VINNOVA. Projektledaren ansvarar för att utveckla kommunikationsplanen ytterligare. Projektorganisation Projektorganisationen består förslagsvis av samma styrgrupp, projektledare samt projektgrupp som har genomför FAS1. Gruppen föreslås kompletteras av externt anlitat upphandlingsstöd Stefan Berglund som de facto har ingått i projektgruppen under stora delar av FAS 1. Projektgruppens sammansättning garanterar en både bred och djup förståelse för området. Alla projektdeltagare har varit involverade i olika former av utvecklingsprojekt. Anna Wilhelmsson Göthe har exempelvis varit involverad i utvecklingsprocessen av så kallade fyrfackskärl där man kan sortera fyra olika avfallsfraktioner i samma kärl. Dolores Öhman har de senaste fem åren ansvarat för upphandlingar i Hässleholm 16

Miljö. Dolores är också chef för kundtjänst och insamling och är projektledare för framtagning av kommunens nya renhållningsordning som inkluderar befintliga ÅVC. Projektledare Stefan Persson har mångårig erfarenhet av avfallsmarknaden och upphandlingsfrågor utifrån ett strategiskt perspektiv. Han arbetar också med frågor rörande näringslivsutveckling och designprocesser. Conny Olander från SVID bidrar till att bredda perspektivet och inkludera regionala tillväxt- och attraktionsfrågor, samt förståelse för och nätverk inom designområdet. Carina Eklund har varit drivande i Avfall Sveriges arbetsgrupp för att utveckla ÅVC. I projektet har bland annat ingått trendspaning och omvärldsanalys. Styrgrupp Håkan Rylander, vd Sysav Dan Valdemarsson, vd Nårab Kim Olsson, vd NSR Göran Sternsén, vd VMAB Projektledare Stefan Persson, Rhetikfabriken AB Projektgrupp Carina Eklund, avdelningschef Återvinning, Sysav Dolores Öhman, Chef för insamling och avfallsplanering, Hässleholms Miljö AB Björn Jacobsson, Affärsutvecklare NSR Fredrik Holmer, Avfallsingenjör, Renhållningen Kristianstad Anna Wilhelmsson Göthe, Driftchef, Lunds Renhållningsverk Conny Olander, Programansvarig Destination, Stiftelsen svensk industridesign, SVID Stefan Berglund, konsult, Den Bra Affären affärskonsult Sverige HB 17

Kontaktuppgifter uppdaterad 2013-12-11 Projektledare Stefan Persson, Rhetikfabriken Rhetikfabriken AB Klostergatan 1 211 47 Malmö stefan.persson@rhefab.se 0762-057638 Projektgrupp Carina Eklund, avdelningschef Återvinning, Sysav Dolores Öhman, Chef för insamling och avfallsplanering, Hässleholms Miljö AB Björn Jacobsson, affärsutvecklare NSR Fredrik Holmer, Avfallsingenjör, Renhållningen Kristianstad Anna Wilhelmsson Göthe, Driftchef, Lunds Renhållningsverk Conny Olander, Programansvarig Destination, Stiftelsen svensk industridesign, SVID Stefan Berglund, konsult, Den Bra Affären affärskonsult Sverige HB Carina.Eklund@sysav.se 040 635 2655 dolores.ohman@hassleholm.se 0451-26 82 71 Bjorn.Jacobsson@nsr.se 042-400 13 12 fredrik.holmer@kristianstad.se 0733-13 58 50 Anna.Wilhelmsson.Gothe@lund.se 046 35 53 96 conny.olander@svid.se 08-406 84 47 / 070-295 51 09 0723-980342 stefan.berglund@denbraaffaren.se Styrgrupp Håkan Rylander, vd Sysav Dan Valdemarsson, vd Nårab Kim Olsson, vd NSR Göran Sternsén, vd VMAB Hakan.Rylander@sysav.se 040-6351801 dan.waldemarson@narab.se 0435-29654 / 070-5472499 Kim.Olsson@nsr.se 042-4001310 goran.sternsen@vmab.se 0454-593 63 Upphandlande enhet Sydskånes Avfalls AB (SYSAV) org. nr. 556187-0410 Postadress Box 50344, 202 13 Malmö Besöksadress Spillepengsgatan 13, Malmö Referens: VD Håkan Rylander Hakan.Rylander@sysav.se 040-6351801 18

Litteraturlista Framtidens återvinningscentral Slutrapport, Tobias Ladhe m.f. Stockholms Universitet och Stockholms Stad, 2013-11-06 Förebygga avfall med kretsloppsparker - Analys av miljöpåverkan, Ljunggren Söderman M., Palm D., Rydberg T., IVL rapport B1958 IVL, Svenska Miljöinstitutet AB. 2011. Avfallsförebyggande i praktiken. En guide till hur kommuner kan arbeta med återbruk. Underlagsrapport. Rapport U2012:10, 2012 Varför besöker man återvinningscentraler? Andersen D., Wikstrand E., Miljö-bron/Hässleholm Miljö AB, 2012 Synen på återvinningscentraler. Simonson F., Weck J., Miljöbron/Hässleholm Miljö AB, 2012 Utformning, miljöpåverkan och servicenivå Louise Svensson m.f., Internationella Miljöinstitutet, Lunds Universitet för Hässleholms Miljö, 2013-03-08 PM - Grovavfall från hushållen i Helsingborg (arbetsmaterial), Sanita Vukicevic, NSR AB, Helsingborg, 10 oktober 2013 Kvartersnära återvinningscentraler, Avfall Sverige Rapport U2013:18, 2013 Swedish Waste Management 2012, Avfall Sverige, 2012 From waste management to resource efficiency Sweden s Waste Plan 2012 2017, Swedish Environmental Protection Agency, 2011 Municipal Waste Management in Sweden European Environment Agency, 2013 19

Bilagor Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4 Bilaga 5 Projektbeskrivning Minnesanteckningar_projektgrupp_förkommersiell_upphandling_130620 Minnesanteckningar_projektgrupp_förkommersiell_upphandling_130829 Minnesanteckningar_projektgrupp_innovationsupphandling_131014 Minnesanteckningar_projektgrupp_innovationsupphandling_131121 Bilaga 6 Dokumentation från workshop 131024 Bilaga 7 Bilaga 8 Bilaga 9a Bilaga9b SAMSA Risk och omvärldsanalys Innovationsupphandling Enkätundersökning SAMSA-medlemmar Tävlingsinbjudan - utkast Beskrivning av utmaningen - utkast 20