Organisatoriska förutsättningar för en god arbetsmiljö Annika Härenstam Psykologiska institutionen, Stockholms universitet
2016-03-11 Annika Härenstam
Samhället Vad vet vi? Arbetsmarknaden Branscher Organisationer Arbetsmiljö Hälsa, prestation 3 2016-03-11
Hur skapas arbetsmiljö? Vad som produceras (arbetsobjektet) utgör ramar, men hur arbetet är organiserat och med vilka resurser kan påverkas Organisatoriska förutsättningar (som formella och informella strukturer, resurser, logiker) Relationer, handlingar, praktiker Arbetsmiljö, hälsa Verksamhetens resultat Annika Härenstam
Vad innebär det att arbeta med människor? Är tidsbundet och rumsbundet Arbetet utförs i samverkan med klienten Direkt återkoppling av klienten Använder sig själv som verktyg Oförutsägbara situationer Svårt rationalisera med teknik Svårt att mäta resultat Meningsfullt och utvecklande
ARBETSMILJÖ i välfärdsyrken 1990 identifierades yrken inom skola, vård och omsorg som Friskyrken * 8 år senare hade dessa yrken fått kraftigt försämrade arbetsförhållanden* Sedan dess betraktas dessa yrken som problematiska ur arbetsmiljösynpunkt Jämförande forskning och utredningar visar på sämre arbetsmiljö i kvinnodominerade verksamheter jämfört med mansdominerade *Från Stockholms läns arbetshälsorapporter
Utveckling av välfärdsarbeten Före 1960-talet var omsorgsarbete till stor del obetalt i hemmen Kraftig expansion av skola, sjukvård, omsorg på 70-talet Få kvinnor arbetade heltid ett helt arbetsliv Organiserades för att möjliggöra att kombinera arbete och familj Innan New Public Management (före 1990), var styrningen och kontrollen uppifrån inte så detaljerad och resurstilldelningen ökade Tidigare fanns en högre grad av arbetsdelning (t ex fanns mer stödresurser som vårdbiträden, städare, vaktmästare, sekreterare etc). Utförs ofta av kvinnor, då som nu, i allt högre grad på heltid Vilken organisering och vilka strategier behövs idag för skapa god arbetsmiljö för heltidsarbetande kvinnor och män?
Den goda organisationen Ledarens egenskaper och kompetens Förändrade förutsättningar Handlingsutrymme Första linjens chef Anpassningar Goda jobb Välfungerande verksamhet Resurser/verktyg: Tydligt uppdrag Avgränsat ansvar Befogenheter Tillit Stöd Den strategiska ledningens ansvar Strukturer Relationer Arenor Språk Kultur Mål Resurser Härenstam 2010
DET ÄR MYCKET SOM RAMLAR NER Jämställdhet Miljö Lika i hela Lagar, riktlinjer och rekommendationer Kvalitetsreg It- processer HR- processer Arbets miljö Inköpsprocesser Chefen Tina Forsberg Kankkunen, Annika Härenstam Annika Härenstam
Andel av arbetstiden med onödiga arbetsuppgifter i olika typer av kommunala verksamheter (28 verksamheter i 7 kommuner) Annika Härenstam Version 090206
Generalister Översätta Dämpa stötar Stötta, Prioritera Balansera mål - medel Nu - morgondags och verksamhetsorientering Strategiska rummet Linjechefen Specialister Ramar, riktlinjer planer, visioner Framtids och omvärldsorientering Professioner Aktiviteter Erfarenheter Då Nu och aktivitets orientering Operativa rummet När kunskap och förståelse för varandras uppgifter och perspektiv saknas uppstår olika handlingslogiker, missförstånd och tillitsbrist Annika Härenstam Annika Härenstam
HUR FÅ IHOP DEN STRATEGISKA NIVÅN OCH VERKSAMHETSNIVÅN? Synkronisering! Dialog mellan nivåer för att uppnå gemensam syn på: Målen för verksamheten Vad som ska prioriteras Var man är (hur är det är nu) Vart man är på väg Hur man ska nå dit Men också insikt om att man har olika förutsättningar, funktioner och uppdrag Annika Annika Härenstam Härenstam
Fyra kartläggningar fyra instrument Hur har cheferna det? Vad gör chefer? Hur ser organisationen ut? Hur fungerar verksamheten? Återkoppling reflektion - dialog Handlingsplaner Åtgärder Uppföljning Ledningsgruppen äger frågan och är drivande! Annika Härenstam
Hur har cheferna det? De gynnade De försummade De uppskattade De utsatta Berntsson, W allin, Härenstam 2 012, 2 016 De uppbackade De klämda Annika Härenstam De fokuserade De motarbetade
De gynnade Överrepresentation av män och 55+ Teknisk service, verksamhetschef (expertchef) Mycket god arbetsmiljö Högst andel som anser att brukarnas behov tillgodoses och att effektiviteten ökat senaste året Mycket god hälsa, lite stress 2 1,5 1 0,5 0-0,5-1 - 1,5-2 Berntsson, W allin, Härenstam 2 012, 2 016 RB LK PP BP 2016-03- 11 LS MS PB
De uppskattade Får stöd och uppskattning Största gruppen (17%) 76% kvinnor, över 45 år, enhetschefer Få vill sluta eller byta arbetsplats Mycket god hälsa 9% redovisar stress (28% i hela studien, 66% i sämsta gruppen) Över 90% positiva och glada innan arbetet 2 1,5 1 0,5 0-0,5-1 - 1,5-2 RB LK PP BP LS MS PB Berntsson, Wallin, Härenstam 2012, 2016 2016-03-11
De försummade Lågt stöd från ledning Goda kontakter med personal Äldre chefer, förskola/skola Enhetschefer, verksamhetschefer Över hälften vill sluta Ofta överbelastning, ensamhetskänsla och sömnsvårigheter 2 1,5 1 0,5 0-0,5-1 - 1,5-2 RB LK PP BP LS MS PB Berntsson, Wallin, Härenstam 2012, 2016 2016-03-11
De klämda Lågt stöd Personalproblem Kvinnor, enhetschefer, äldreomsorg Majoritet vill sluta som chef Vanligt att man utför medarbetares uppgifter när belastning blir för stor Mycket dålig hälsa 2 1,5 1 0,5 0-0,5-1 - 1,5-2 RB LK PP BP LS MS PB Berntsson, Wallin, Härenstam 2012, 2016 2016-03-11
De gynnade De uppskattade De uppbackade De fokuserade De försummade De utsatta De klämda De motarbetade 1 0,8 0,6 0,4 0,2 Självskattad prestation 0-1 - 0,8-0,6-0,4-0,2 0 0,2 0,4 0,6 0,8 1-0,2-0,4 Hälsa och välbefinnande - 0,6-0,8-1 Erik Berntson, Annika Härenstam Erik Berntson 2014
Gör chefen rätt saker? Externt perspektiv ARIA arbetsinnehållsanalys Det är inte vad ledning och anställda vill göra utan vad man faktiskt gör som studeras Får chefen rätt stöd? Vad hindrar? Kerstin Waldenström Annika Härenstam Kerstin Waldenström
ANTAL UNDERSTÄLLDA/ ENHETSCHEF (MEDELVÄRDE ) Chefskvot Funktionshinder Äldreomsorg Förskola/skola Gymnasieskola Teknisk service 0 10 20 30 40 50 Corin mfl, Härenstam mfl CHEFiOS -projektet
Hur ser organisationen ut? KS Typexempel på en avskuren organisation FN FC VC? SC EC pers onal EC pers onal pers onal pers onal Tina Forsberg Kankkunen och Annika Härenstam Tina Forsberg Kankkunen
Exempel på en separerad organisation KS Statliga myndigheter Lagar FN FC VC? Verksamhet Ömsesidig stark relation Ömsesidig relation i övergripande frågor Selektiv svag relation SC EC pers onal EC pers onal pers onal pers onal Tina Forsberg Kankkunen och Annika Härenstam Tina Forsberg Kankkunen
EXEMPEL PÅ EN NÄTVERKANDE ORGANISATION Tina Forsberg Kankkunen och Annika Härenstam
25
HÅLLBART LEDARSKAP Mest stimulerande som chef: Utmaningar, Utveckling, kunna påverka, se andra växa Vad behövs för att vilja vara kvar som chef? Att bli lyssnad på, få gehör för idéer, förtroende Bättre balans krav och resurser Bättre administrativt stöd, bättre organisering, tydligt mandat, För att vilja vara kvar i organisationen: Karriär vägar Att högre chefer öppnar ögonen och ser medarbetarna och verksamheten, bättre lyhördhet för verksamhetens villkor Resultat från Rörlighetsprojektet Annika Härenstam, Linda Corin, Anna Cregård med flera
Från Suntarbetslivs hemsida Så här kan du minska administrationen Utgå från verksamheten och dess behov, istället för behoven hos uppdragsgivaren. Ifrågasätt nyttan av förändringar och nya krav. Anställ särskilda administratörer. Kräv att era chefer och förvaltningar, vid varje förändring och varje införande av ett nytt system, tänker över vilka konsekvenser förändringen får för de anställda i form av mer administration. För förvaltningschefer, andra högre tjänstemän och politiker: Lita på de professionella. Läkare, sjuksköterskor, poliser de är alla kvalificerade medarbetare med en specialistutbildning, och en alltför hård styrning av deras arbete signalerar misstroende från de styrandes sida. Källa: Boken Administrationssamhället av Anders Forsell och Anders Ivarsson Westerberg (Studentlitteratur 2014). 2016-03-11
VAD KAN ARBETSGIVARE GÖRA? Synliggöra hur det ser det ut i organisationen siffror, fakta Underlätta kommunikation mellan nivåer och funktioner Vad kan vi lära av jämförelser och goda exempel? Är skillnader motiverade utifrån verksamhetens behov? Får de oönskade konsekvenser för arbetsmiljön? Utveckla kunskap om strategier för att skapa god arbetsmiljö i OLIKA typer av verksamheter Tydliga målformuleringar Annika Härenstam
Vad kan man som chef göra? Det handlar om inflytande och kontakter! Sök stöd, bollplank, liera dig med andra (kollegor, högre chefer) Kräv dialog om uppdrag, mål, avgränsning, befogenheter, resurser Ställ frågan; hur får jag tillträde till arenor där beslut fattas? Hur kan jag beskriva verksamheten på ett konkret sätt? Hur kan konsekvenserna beskrivas av obalans krav och resurser? Vid återkommande, strukturella problem sök upp där kunskap och befogenheter finns att åtgärda Fastställ och förankra en handlingsplan och följ upp
Tack för uppmärksamheten! Mer att läsa: Se www.chefios.gu.se Rapporter finns på: http://www.vgregion.se/stressmedicin Finansiärer av forskningen: Vinnova, Forte, Afa försäkring, Göteborgs universitet Västra Götalandsregionen, Göteborg stad Annika Härenstam
Referenser Berntson E, Wallin L, Härenstam A (2012). Typical situations for managers in the Swedish public sector: Cluster analysis of working conditions using the job demands-resources model, International Public Management Journal, 15(1), 100-130. Björk, L. ; Bejerot, E. ; Jacobshagen, N. et al. (2013). I shouldn t have to do this: Illegitimate tasks as a stressor in relation to organizational control and resource deficits. Work & Stress. 27 (3) s. 262-277. Björk, L. ; Szücs, S. ; Härenstam, A. (2014). Measuring capacity to perform across local government services managers perceptions. International Journal of Public Sector Management. 27 (1) s. 26-38. Corin, L., Berntson, E., & Härenstam, A (2016). Managers Turnover in the Public Sector The Role of Psychosocial Working Conditions. Published online 14 January.. International Journal of Public Administration. Härenstam A (2010) Den samspelande och tydliga organisationen förutsättningar för chefer och anställda att skapa goda jobb. In Härenstam A & Bejerot B (eds), (2010). Sociala relationer i arbetslivet. Studier från föränderliga arbetsplatser. Malmö, Gleerups förlag. Härenstam A and the MOA Research Group (2005). Different development trends in working life and increasing occupational illness requires new working environment strategies. Work: A Journal of Prevention, Assessment and Rehabilitation, 24(39), 261-277. Kankkunen T F(2014). Access to networks in genderized contexts: the construction of hierarchical networks and inequalities in feminized, caring and masculinized, technical occupations. Gender, Work and Organization, 21, 340-352. Kankkunen, T. F. ; Bejerot, E. ; Björk, L. et al. (2014). New Public Management i kommunal praktik. ISM rapport. 2014 (15) s. 40. Kankkunen T & Härenstam A 2015): Från kvinnors arbetsmiljö till genus och arbetsmiljö, sid 125-142 i Angelika Sjöstedt Landén, Gunilla Olofsdotter & Malin Bolin; Sprickor, öppningar & krackeleringar- nya perspektiv på arbetsmiljö (http://miun.diva-portal.org/smash/get/diva2:878663/fulltext01.pdf), Wallin, L., Pousette, A., & Dellve, L. (2014). Span of Control and the Significance for Public Sector Managers' Job Demands: A Multilevel Study. Economic and Industrial Democracy, 35(3), 455 481. Waldenström K & Härenstam A (2008). How are Good and Bad Jobs Created? Case studies of employee, managerial and organizational factors and processes. Work Life in Transition, 2008:4; 1-50.
De uppbackade Minst brist i resurser Stöd från ledningen Brist i stöd från medarbetare Män, unga chefer. Teknisk förvaltning, funktionshinder Relativt låga belastningar och goda resurser. Medarbetarproblem sticker ut. Allmänt gott hälsotillstånd. Vill arbeta kvar 2 1,5 1 0,5 0-0,5-1 - 1,5-2 RB LK PP BP LS MS PB 2016-03-11
De isolerade Minst brukarproblem Minst positiva brukare Inga brukare? Expertchefer, män, teknisk förvaltning Relativt god arbetssituation Få belastningar Få underställda, bra gränssättning Låg arbetslust, låg energi och få som är nöjda med sitt arbete 2 1,5 1 0,5 0-0,5-1 - 1,5-2 RB LK PP BP LS MS PB 2016-03-11
De utsatta Belastande arbetssituation Höga brukarproblem Resursbrist, logikkonflikt Stöd från ledning Högst andel högskoleutbildade <44 år, förvaltningschefer, förskola/skola Tredje sämsta hälsoprofilen 2 1,5 1 0,5 Hög stress, låg energi, lite arbetslust 0-0,5-1 - 1,5-2 RB LK PP BP LS 2016-03- 11 MS PB
De motarbetade Höga belastningar Mycket lågt stöd Kvinnor, 45-55 år Högskoleutbildade Förvaltningschefer Många vill sluta som chef eller byta arbetsplats Hjälper utsatta medarbetare Stress, ohälsa, ensamhet 2 1,5 1 0,5 0-0,5-1 - 1,5-2 RB LK PP BP LS MS PB 2016-03-11