Skapa Lyckade Möten! Ü 7 nycklar för ett bra klimat Ü Effektiva telefonmöten
Varför ger så många möten så lite? Här får du: insikt i de två principer som förklarar varför så många möten ger så lite sju nycklar till ett gott mötesklimat koden för en bra start på möten tips och metoder för att ständigt förbättra möten lösningen för effektiva telefonmöten veta vad som krävs för service i världsklass Allt detta både för dig som mötesledare och mötesdeltagare.
bakgrund Bakgrund 3
Hur ser verkligheten ut? 40-60 procent av de möten jag går på skulle jag lika gärna kunna strunta i, för de ger mig ingenting. När vi jobbar med effektivitet i organisationer och frågar deltagare i våra utbildningar hur stor andel av de möten de har i veckorna som de helst skulle vilja slippa gå på är detta ett typiskt svar. Jag vet ju inte innan jag går på mötet om det kommer att ge mig någonting eller inte, men när jag suttit där någon kvart inser jag att jag lika gärna kunde använt tiden till något bättre. År efter år har vi hört det här i våra utbildningar och det fick oss intresserade av att klargöra: Vilka är nycklarna för att ha ett gott mötesklimat? Hur skapar man ett klimat där vi har kul ihop, är kreativa tillsammans, tar beslut och skapar konkreta resultat? Så här låter rösterna från verkligheten: Jag har så mycket möten varje vecka, 25-30 timmar vad ska jag göra åt saken? Har du något tips på hur vi kan förbättra stämningen på våra möten? Jag blir kallad på så mycket möten att jag inte har en chans i världen att hinna gå på dem. Våra möten är oförberedda. På våra telefonmöten vet man aldrig om folk lyssnar eller sitter och gör annat. Efter att ha utforskat detta område tillsammans med tusentals kursdeltagare kom vi fram till att det är två grundprinciper och sju nycklar som gör den stora skillnaden 4
två grund- principer
Grundprincip 1. Det är redan något som pratar till mötesdeltagarna! Samtidigt som man i mötesrummet pratar med varandra sitter mötesdeltagarna och pratar med sig själva. Det kallar vi den inre dialogen. Den värderar och kommenterar det som händer och det vi råkar ut för under dagen. Hur ofta händer det inte att vi sitter med på möten medan vi försöker göra en mental lista över allt vi ska hinna med på vägen hem från jobbet? Eller att vi är så upptagna med att tänka på det vi själva vill ha fram, så att vi inte lyssnar till det som blir sagt runt oss? Det här är en första avgörande grundprincip som man ofta bortser ifrån eller inte är medveten om. Människor sitter och pratar med sig själva hela tiden och detta påverkar till vilken grad möten fungerar. Hur människor pratar med sig själva påverkar hur de kommer att lyssna till det som sägs. Om man oreflekterat börjar lyssna på någon är det lätt hänt att man utvärderar det personen säger. Man lyssnar för att se om det passar in med vad man redan vet. Man lyssnar för att se om man håller med eller inte håller med. Denna process är ganska naturlig för människan och kräver inte särskilt mycket energi och fokus. Tyvärr hindrar den oss ofta från att ta bra och genomtänkta beslut eftersom den baserar sig på ett behov att hålla ställningarna och placera in människor och händelser i fack som är lätta att hantera. Det kräver mer energi och mer fokus att istället lyssna för att upptäcka någonting nytt, att lyssna för att lära något, att lyssna för att bidra eller föra saken framåt och komma till beslut. I de sju nycklarna nedan kommer du att få verktyg för att skifta människors lyssnade från det automatiskt värderande, ifrågasättande eller allmänt frånvarande lyssnandet till ett lyssnande som skapar riktning, engagemang och resultat. 6
Grundprincip 2. Klimatet avgör mötessuccén Vad är det egentligen som avgör hur det som sägs eller görs i en grupp upplevs av medlemmarna i gruppen? Det klimat som råder i gruppen. Ett grupp- eller mötesklimat kan vara gynnsamt i mindre eller högre grad med tanke på vad man vill uppnå i gruppen. Om något sägs i ett klimat där det råder misstänksamhet, maktkamp och otrygghet kommer det som sägs och görs att uppfattas därefter. Om man säger samma saker och gör samma saker i en grupp där det råder förtroende, nyfikenhet och prestigelöshet, kommer detta att upplevas på ett helt annat sätt. Det är inte vad som görs och sägs utan klimatet som är avgörande. En duktig medarbetare som har massor med energi, gedigen kunskap och vilja att lösa problem tappar snabbt sin vilja att försöka, om det råder ett klimat av uppgivenhet och misstänksamhet i arbetsgruppen! Så hur får man till ett gynnsamt klimat där mötesdeltagarna är närvarande både fysiskt och mentalt? Låt oss titta på de sju nycklarna som ger bra samarbete, hög energi och konkreta resultat på dina arbetsmöten. 7
7 nycklar för bra klimat två grundprinciper 8
De sju nycklarna för att skapa gynnsamt klimat Lita inte på att mötesklimatet skapar sig självt, man måste aktivt ta ställning för att skapa förutsättningarna! Nyckel 1. Välkomna! Se till att var och en verkligen känner sig välkommen till mötet. Att hälsa välkommen ordentligt kan korta startsträckan på mötet väsentligt. Det är lätt att tänka att det stjäl mötestid, men man får den tillbaks genom närvarande deltagare. Så självklart som det här är slarvas det väldigt ofta med detta. Känner du igen denna situation? Sju personer sitter samlade och väntar på den åttonde personen. Den åttonde personen kliver in genom dörren precis innan utsatt klockslag. Utan att ens lyfta blicken från papperet säger mötesledaren, otåligt och halvt frånvarande: Alla här då drar vi igång. Hur känns det för den nyanlända personen, som stressat och ruschat och precis lyckats hålla åtagandet att vara i tid? Det är så enkelt att säga Hej, välkommen. Kul att du är här! Det finns en mängd sätt att välkomna människor, men ögonkontakt och ett hej, ett handslag eller att på annat sätt uppmärksamma varandras närvaro är en självklar start. TIPS! Se människor i ögonen Le! Ta i hand Använd deltagarnas namn Även de som kommer sent behöver välkomnas! Tiden investerad i välkomnandet får du mångfalt tillbaka. Nyckel 2. Incheckning Hjälp varje mötesdeltagare att landa på mötet. Bli medveten om allas behov av att checka in. Detta innebär att säkerställa att var och en i mötesrummet är mentalt närvarande. Det som folk har varit med om innan mötet börjar kan ligga och störa i den inre dialogen och leda till att de inte är fokuserade på det som ligger framför dem. Kanske de hade trubbel med bilen på morgonen, eller kanske barnen inte ville till dagis just idag? Kanske det är extra mycket att göra just nu när så många har varit sjuka, så hälften 9
av de som är på mötet sitter och vrider sig i stolen och hoppas mötet går så snabbt som möjligt? När vi ska ut och resa med flyg checkar vi in innan vi kliver ombord på planet. Detsamma måste vi göra innan mötet kan komma igång ordentligt. Vid incheckningsdisken på flygplatsen lämnar vi ifrån oss tungt bagage och säkerställer att vi kommit rätt. Det finns olika sätt att sköta incheckningen på möten. En enkel fråga som Hur känns det idag? kan vara en bra start. TIPS! En bra incheckning skiftar fokus från egna tankar till mötet Ställ enkla frågor! Om deltagarna har rest: Gick det bra att hitta hit? Hur var resan? Lyssna och var intresserad, var själv helt närvarande Var medveten om mötesdeltagarnas inre dialog Uppmuntra deltagarna att sätta ord på det som snurrar i huvudet på dem! Nyckel 3. Syfte och mål Som mötesledare ska du tydligt klargöra syftet med mötet. Annars kommer individerna runt mötesbordet att ha sina personliga syften med mötet. Hur många informationsmöten glider inte över och blir diskussionsmöten, när syftet egentligen bara var att delge information kring tagna beslut? Hur ofta sker det inte att någon runt bordet börjar utvärdera varje enskilt förslag under en idé-generering? Eller att ett avstämningsmöte glider över och blir en utvärdering av arbetsformerna, när det egentliga syftet helt enkelt var en kort avstämning? Ja, listan kan göras hur lång som helst. Även om syftet var kommunicerat tydligt i inbjudan måste mötesledaren varje gång tydliggöra syftet och säkerställa att alla runt bordet är närvarande till det. Exempel på möten med olika syften är Informationsmöte för att mötesdeltagarna ska ta del av information Beslutsmöte för att fatta specifika beslut Brainstorm för att vara kreativ och generera idéer Diskussion - för att höra olika sidors syn på saken, för och emot, inför ett beslut 10
Problemlösning - för att lösa ett problem Utbildande möte för att deltagarna ska lära något nytt, eller Avstämningsmöte för att gå igenom tidigare kända punkter, för en kort avstämning. En del möten har också mål och de måste vara tydliga. Mål med möten är konkreta och mätbara, medan syften inte behöver vara det. Målet kan vara att fatta tre beslut. Målet kan vara att stämma av milstolparna i ett projekt. Målet kan vara att generera tio nya idéer kring ett problem eller att gå igenom de fyra sidorna med information som just publicerats på intranätet. Klargör syftet! Säkerställ att alla deltagare har förstått och är närvarande till syftet Klargör typen av möte: Diskussion, beslut etc Sätt tydliga mål för mötet. Nyckel 4. Praktiska frågor Klargör praktiska fakta och frågor helt kort i början av varje möte. Att få dessa saker ut ur världen lämnar utrymme i deltagarnas huvuden att fokusera på det som är väsentligt. Annars stannar det olösta som frågor i deras inre dialog. Exempel på praktiska frågor: Starttid/sluttid för mötet (eventuellt klargöra att vi inte kommer att dra över) Hur kommer dokumentation skapas/förmedlas kring detta möte? Kommer vi att ha raster? Finns det fika? Ska vi ha bensträckare? Hur fungerar den tekniska utrustningen? Nyckel 5. Grundregler Om mötesklimatet har glidit över och blivit mindre gynnsamt är det troligt att man saknar enkla grundregler för hur man ska agera tillsammans. Frånvaron av något så enkelt som grundregler kan ställa till stora problem. 11
Att sätta grundregler handlar om att tillsammans prata igenom hur vi kommer att arbeta för att skapa ett klimat som gynnar arbetet. Vissa av spelreglerna gäller så kallade hygienfaktorer, saker som vi egentligen inte skulle behöva nämna, men som vi ändå behöver sätta ord på, och bestämma oss för att följa, för att det andra ska fungera! Tips, grundregler: Vi startar och slutar våra möten i tid Vi kommer förberedda till mötet Vi är själva ansvariga för den egna energinivån Vi slår av mobiler under mötet - inga SMS Vi arbetar inte med mejl under mötet Vi använder datorn enbart för uppgifter som direkt kopplar till mötet. Spelreglerna kan också röra interaktion mellan människor. Det kan vara allmänna regler som att vi respekterar varandras olikheter. Det kan också handla om kommunikation: Vi pratar en i taget på mötet Var och en väntar på sin tur Vår feedback till varandra är öppen och ärlig Mötesledaren styr vem som får air time eller prattid på mötet Den som inte yttrar sig har därmed givit samtycke till beslut. En del ledningsgrupper har spelregler som behövs just för den gruppen, till exempel: Vi drar aldrig över våra fem minuter när vi ger vår uppdatering av läget och vi ser till att alltid ha frukt och kaffe tillgängligt på mötet. Spelreglerna gör en väsentlig skillnad för mötesklimatet och använder man dessa medvetet kan man komma allt närmare den optimala miljön för möten som gör skillnad. Nyckel 6. Roller Klargör vem som har vilka roller på mötet, redan i början. Kanske mötesledaren har en speciell roll kring beslut eller att styra mötet. Kanske finns det någon som har rollen att föra protokoll, kanske någon runt bordet sköter den tekniska utrustningen för mötet. När alla roller blir tydliga klargör man samtidigt vilken interaktion som ska ske under mötet. Roller i mötets efterarbete kan också behöva tydliggöras: Vem ser till att dokumentationen når ut till alla? Vem kallar till nästa möte? 12
Ha en bullshit-stopper! Vi lärde oss begreppet under ett uppdrag som facilitator i en grupp chefer från olika bolag. En av cheferna i gruppen berättade: I vår ledningsgrupp är vi ett oerhört kreativt gäng, vi har väldigt kul ihop och det är hög energi, men det gör naturligtvis också att vi ibland svävar ut, bort från agendan och börjar prata en massa strunt. Gruppen löste det genom att tillsätta en bullshit-stopper, som såg till att man åter fick fokus på agendan. Spelregeln var att när stoppern sade till återvände man till agendan utan att ifrågasätta. Behöver ni en bullshit-stopper i ert företag? Genom åren har vi tipsat om just denna roll och många har infört den, ofta med glimten i ögat. Jag viftar med en gul Post-it note, det är min signal, sade en deltagare nyligen. TIPS! Ha tydliga roller! Klargör roller även för uppföljning av mötet Behöver vi en bullshit-stopper? Kom ihåg att det som är uppenbart för dig kan vara osynligt för andra Roller i mötet kan vara annorlunda än roller vi har annars under arbetsdagen Nyckel 7. Arbetssätt Enformiga arbetssätt är tyvärr regel på de flesta möten och detta i sig blir ett hinder för att nå dit man vill. Att sitta runt bordet och prata är ett arbetssätt, men det kan varieras! Att ibland tala i par under mötet kan ge liv och energi då alla plötsligt deltar. Att resa sig upp och använda blädderblock och whiteboard ståendes på golvet är ett annat arbetssätt. Många använder PowerPoint med varierande resultat. Undvik PowerPoint-sjukan ( ju fler slides jag har, ju mer förberedd verkar jag ) och utmana dig själv genom att hitta nya media för att förmedla ditt budskap, och tänk på att det kan vara svårt för åhörarna att behålla koncentrationen och intresset om kommunikationen bara går en väg! När beslut ska fattas är det viktigt att klargöra vilket arbetssätt man då kommer att använda. Fem arbetssätt vid beslut, även kallade beslutsformer, är: 13
Majoritetsbeslut. Man röstar och det majoriteten vill blir beslutet. Eget beslut. Jag har redan tagit ett beslut och jag informerar helt enkelt gruppen om vilket beslut jag har tagit. Delegerat beslut. Mötesledaren delegerar till individ i gruppen att ta ett beslut, antingen själv direkt, eller grundat på information man tar fram från gruppen. Informerat beslut. Någon ber gruppen om information innan han/hon tar sitt beslut. Konsensusbeslut. Konsensusbeslut är en fantastisk beslutsform då den skapar förtroende, tillit och samförstånd i gruppen. Det gör det också enklare att efterleva beslut efteråt. Konsensus tar dock ibland mer tid än andra arbetsformer. Man kan träna en grupp i arbetsformen konsensus, så att man över tid snabbare och lättare når konsensusbeslut. Majoritetsbeslut pratar vi oss fram till, men konsensusbeslut lyssnar vi oss fram till. (Mer även om detta i seminarierna under Mötesmässan.) De sju nycklarna ovan är också användbara när du startar ett utvecklingssamtal eller om du får en ny medarbetare på ditt team. Använd nycklarna och ni får mer energi, initiativkraft och kreativitet så att ni kan ta beslut och skapa resultat. 14
bonus 1 - wilhelms tips om telefonmöten 7 nycklar för bra klimat 15
Bonus - tips kring telefonmöten! För några år sedan jobbade jag med ett telekommunikationsbolag och uppföljningen av deras internutbildning. Telefonmöten var, inte förvånande, en vanlig mötesform hos dem. En dag fick jag följande kommentar: Wilhelm - dina telefonmöten var ju oändligt mycket bättre än alla telefonmöten vi har själva. Till exempel visste man ju vem som pratade på dina möten eftersom alla sade förnamnet innan de började säga något. På våra telefonmöten vet jag ofta inte vem det är som talar. Något så enkelt som att säga sitt namn kan alltså påverka effektiviteten i mötet. Telefonmöten är en fantastisk arbetsform om man har satt upp ett gynnsamt klimat för mötet, precis som när man befinner sig i samma rum. Telefonmöten spar dessutom restid och är ett sätt att på kort tid med begränsad insats åstadkomma kraftfulla resultat. Förutom att täcka av de vanliga avsnitten kring mötets syfte, mål och annat nämnt ovan, är det speciella saker att tänka på här. Som mötesledare gör jag ofta såhär: Vid kallelsen sätter jag upp enkla spelregler för gruppen (skriftligt eller muntligt): Ring in 2-3 minuter innan mötet så att vi kan börja i tid Sitt på en lugn plats - ingen ringer in från en flygplats, ett tåg eller medan ni kör bil Ha fullt fokus på mötet som om vi satt i ett personligt samtal - inget mejlande samtidigt, inga avbrott. Sen ser jag till att också jag lever upp till spelreglerna! Vid samtalets/telefonmötets start ser jag till att nogsamt börja mötet på exakt utsatt tid tacka gruppen för att de är där i tid påminna om att sitta på en lugn plats och tydliggöra hur man ska hantera störningar - även om man sitter med telefonen så måste man visa för omgivningen att man är på ett möte förstärka vikten av fokus på mötet påminna om att inte ha några mejl framme på skärmen, även om det kan vara frestande ha tydlighet kring tider, till exempel säga att vi kommer att sluta fem minuter innan hel timme, så att man hinner runda av och vara på nästa möte i tid checka in litet med individerna, så att de landar på mötet 16
be alla säga sitt förnamn varje gång de pratar på mötet, så att vi alla vet vem som talar. Under själva mötet ställer jag med jämna mellanrum frågor till gruppen, till en individ i taget: Anders, vad tycker du om det här? Eva, du sade något i förra veckan som kunde vara intressant för gruppen, kan du berätta mer om det? Jag är väldigt tydlig med när jag talar och leder mötet, och när jag önskar respons från gruppen. Och ibland om Kalle säger något, kan jag fråga: Birgitta, vad tycker du om det Kalle just sade? Individerna kan då inte sitta och somna till på mötet utan behöver vara alerta. Med nya grupper du inte haft möten med tidigare, sluta gärna mötet 15 minuter innan utsatt tid första gångerna om möjligt. Det är ofta mycket uppskattat och nästa möte blir fokuserat. Summering: Vår förhoppning är att du har funnit innehållet denna minibok intressant och att du fått insikter, tips och idéer du kommer ha nytta av! Hast Utveckling AB Efter 12 år som kursledare/konsult inom ledarskap och personlig utveckling och 10 år i roller som ledare och chef i näringslivet startade Wilhelm Hast 2001 företaget Hast Utveckling. Wilhelm har sedan dess utbildat chefer och medarbetare i över en fjärdedel av Sveriges 100 största företag och skapat ett gediget utbud av utbildningar och seminarier, inom ledarskap, kommunikation och effektivt arbete. I Hast utveckling arbetar idag fem personer och flera fristående konsulter genomför uppdrag åt företaget. Läs mer om oss på www.hastutveckling.se Hitta Inspiration och Påfyllning på www.hastutveckling.se/mer 17
18